Quản trị dự trữ (tồn kho) Quản trị dự trữ (tồn kho) Bởi: truonghoabinh vothituyet Các quan điểm đối lập tồn kho Chính sách tồn kho quan trọng khiến cho nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing quản lý tài phải làm việc để đạt thống Có nhiều quan điểm khác sách tồn kho, để có cân mục tiêu khác như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho tăng khả đáp ứng nhu cầu cho khách hàng Mục giải quan điểm đối chọi để thiết lập sách tồn kho Chúng ta khảo sát chất tồn kho công việc bên hệ thống tồn kho, xây dựng vấn đề hoạch định tồn kho kỹ thuật phân tích số vấn đề tồn kho Có nhiều lý để giải thích muốn tồn kho lại không muốn tồn kho? Tại giữ hàng tồn kho? Tồn kho cần thiết vấn đề quan trọng khối lượng hàng tồn kho giữ cho phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất - kinh doanh đơn vị Chúng ta giữ hàng tồn kho vài chi phí sau thấp: Chi phí chất lượng khởi động: Khi bắt đầu sản xuất lô hàng có nhiều nhược điểm giai đoạn đầu, công nhân học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có điều chỉnh Kích thước lô hàng lớn có thay đổi năm phế liệu Tồn kho cần thiết cho hiệu vận hành hệ thống sản xuất có nhiều lý việc ta không giữ hàng tồn kho Thành phẩm - Chuẩn bị lượng hàng trước giao hàng - Năng lực sản xuất có hạn - Sản phẩm để trưng bày cho khách hàng 1/10 Quản trị dự trữ (tồn kho) Bán thành phẩm - Vì khâu quản lý, kết hợp giai đoạn sản xuất lại - Sản xuất vận chuyển lô hàng lớn khiến cho tồn kho nhiều giảm chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu Vật liệu thô - Do số nhà cung cấp sản xuất vận chuyển vài vật liệu thô theo lô - Lượng đặt mua lớn làm tồn kho nhiều khấu trừ theo số lượng mua, giảm chi phí mua hàng Tại không giữ hàng tồn kho? Một số lý sau làm cho chi phí gia tăng lượng tồn kho cao Chi phí tồn trữ: Là chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ bảng 6-2 Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho lớn làm cản trở hệ thống sản xuất Thời gian cần để sản xuất, phân phối đơn hàng khách hàng gia tăng khả đáp ứng thay đổi đơn hàng khách hàng yếu Chi phí cho phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho lớn làm cản trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động cần đến để giải tỏa tắc nghẽn, giải vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất lịch trình phối hợp Chi phí chất lượng lô hàng lớn: Khi sản xuất lô hàng có kích thước lớn tạo nên tồn kho lớn Trong vài trường hợp, số bị hỏng số lượng chi tiết lô sản xuất có nhược điểm Nếu kích thước lô hàng nhỏ giảm lượng phẩm chất Bảng 6-: Những chi phí phát sinh trình tồn trữ Chi phí nhà cửa kho hàng: - Tiền thuê khấu hao - Thuế nhà đất - Bảo hiểm nhà kho Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện: - Tiền thuê khấu hao thiết bị, phương tiện - Chi phí nhiên liệu cho thiết bị, phương tiện hoạt động - Chi phí vận hành thiết bị Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý: - Chi phí lương cho nhân viên bảo quản - Chi phí quản lý điều hành kho hàng Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho: - Phí tổn việc vay mượn để mua hàng chi phí trả lãi vay - Phí bảo hiểm hàng hóa kho Chi phí khác phát sinh: - Chi phí hao hụt, mát vật liệu - Chi phí không sử dụng nguyên vật liệu - Chi phí đảo kho để hạn chế giảm sút chất lượng 2/10 Quản trị dự trữ (tồn kho) Bản chất tồn kho: Hai vấn đề quan trọng hoạch định tồn kho là: - Cần đặt hàng cho loại nguyên vật liệu ? 3/10 Quản trị dự trữ (tồn kho) - Khi tiến hành đặt hàng lại ? Hàng hóa tồn kho bao gồm nhu cầu nguyên vật liệu phụ thuộc lẫn nhu cầu nguyên vật liệu độc lập Trong tồn kho nhu cầu độc lập, nhu cầu tồn kho loại hàng tồn kho độc lập với nhu cầu tồn kho loại hàng khác Ví dụ hàng hóa thành phẩm vận chuyển cho khách hàng Nhu cầu loại hàng ước lượng thông qua dự báo đơn hàng khách hàng Mục đích chương đề cập đến định lượng đặt hàng điểm đặt hàng hàng hóa có nhu cầu độc lập Tồn kho có nhu cầu phụ thuộc bao gồm loại hàng mà nhu cầu phụ thuộc vào nhu cầu hàng hóa khác tồn kho Ví dụ: để lắp ráp xe đạp cần lốp xe, sườn xe, gi-đông, Nói chung, nhu cầu vật liệu phần tử tính toán ước lượng nhu cầu loại thành phẩm cần sử dụng chúng Các định lượng đặt hàng điểm đặt hàng lại cho hàng hóa tồn kho phụ thuộc khác biệt với tồn kho độc lập Những nguyên vật liệu, hàng hóa mua kiểm tra trước đưa vào kho dự trữ Đến lượt cần phải quản lý chúng, việc quản trị dự trữ bao quát ba phương diện: Quản trị vật dự trữ, quản trị kế toán quản trị kinh tế dự trữ Quản trị vật dự trữ Quản trị mặt vật chất dự trữ dựa vào việc tối ưu hóa lưu kho sản phẩm: diện tích số lượng cần thiết bao nhiêu? kho tàng có phương tiện nào, số có phương tiện vận chuyển nào?, cần phải mua chúng nào? Đáp án cho câu trả lời cho phép thấy khả sinh lợi khỏan đầu tư chấp nhận Quản trị tốt mặt vật chất dự trữ bảo đảm cho khách hàng doanh nghiệp "mức độ dịch vụ tốt" tạo lợi so với đối thủ Những nguyên tắc kho tàng Trong doanh nghiệp công nghiệp, người ta chia thành kho thành phẩm, kho nguyên vật liệu, kho phận linh kiện, kho dụng cụ đồ nghề.v.v Trong doanh nghiệp thương nghiệp bán buôn bán lẻ, hàng hóa dự trữ kho tạm giữ kho dự trữ, diện tích bán Những kho cần thiết, dự trữ phải bảo vệ chống ăn trộm, chống thời tiết xấu, chống nóng, ẩm chống biến dạng v.v Những sở dự trữ cần phải kín phù hợp với loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư cần bảo vệ Địa điểm kho dự trữ cần phải bố trí cho việc vận chuyển tối thiểu dễ dàng cho việc nhập, xuất hàng hóa 4/10 Quản trị dự trữ (tồn kho) Mã hóa phương pháp xếp đặt sản phẩm dự trữ Để thuận lợi cho công tác dự trữ tăng tốc độ giải phóng kho, cần thiết phải nhận dạng sản phẩm cách nhanh chóng Giải pháp đơn giản sử dụng tên gọi chúng, cách gọi tên thường sử dụng, đặc biệt chúng gồm dẫn kỹ thuật kích cỡ, doanh nghiệp thường sử dụng mã số (chẳng hạn như: 1234) chữ số cho mặt hàng dự trữ - Những phương pháp xếp đặt sản phẩm dự trữ Có nhiều phương pháp để xếp sản phẩm, chúng kết hợp với + Phương pháp: "Mỗi chỗ vật, vật chỗ mình" dành cho loại sản phẩm chỗ quy định Ưu điểm dễ dàng định vị sản phẩm, vật tư kho; xác định lượng dự trữ thừa hay thiếu cách nhanh chóng Nhưng măc nhược điểm không tận dụng diện tích kho tàng + Phương pháp phổ quát vị trí: "bất kỳ vật gì, chỗ nào" sử dụng vị trí trống lúc đưa hàng vào kho, sản phẩm có nhiều điạ Ưu điểm tận dụng diện tích kho tàng, khó mặt thông tin để định vị chỗ trống nhập kho tìm địa sản phẩm xuất kho + Phương pháp tần suất quay vòng: Loại hàng vào nhiều xếp chỗ thuận tiện + Phương pháp hai kho: Kho chia làm hai phận: Kho dự trữ cung ứng nhập kho cung cấp số lượng nhỏ cho kho phân phối từ xác lập đơn đặt hàng + Phương pháp vào trước trước (first in, first out FI FO) Quản trị kế toán dự trữ Nắm số lượng dự trữ: - Doanh nghiệp sử dụng phiếu kho để ghi chép vận động hàng hóa (nhập xuất) tính toán số lượng tồn kho (dự trữ cuối = dự trữ ban đầu + nhập - xuất) - Kiểm kê: Phiếu kho cho phép nắm hàng tồn kho mặt giấy tờ, tính mát hư hỏng tất dạng Để khắc 5/10 Quản trị dự trữ (tồn kho) phục điều này, quy định doanh nghiệp thực kiểm kê cách thường xuyên (kế toán), gián đoạn (ngoài kế toán) Việc kiểm kê sở để đánh giá dự trữ biểu thị bảng cân đối, cho phép nhà quản trị biết lúc tình hình dự trữ họ Việc kế toán dự trữ dễ dàng số lượng vật, có nhiều khó khăn giá trị Nắm giá trị dự trữ Việc nắm dự trữ mặt giá trị khó khăn, thông thường mặt hàng nhập vào có giá mua khác Vấn đề cần phải định giá cho chúng xuất kho theo giá nào? Về phương pháp sử dụng (xem thêm kế toán dự trữ): - Phương pháp nhận diện - Phương pháp giá bình quân gia quyền - Phương pháp FIFO - Phương pháp LIFO Cả bốn phương pháp phương pháp kế toán thừa nhận Tuy nhiên, lựa chọn phương pháp để áp dụng cần trọng tới ảnh hưởng phương pháp bảng tổng kết tài sản bảng kê lời lỗ doanh nghiệp Quản trị kinh tế dự trữ Chức dự trữ phải thực hai mục tiêu trái ngược nhau: - Mục tiêu an toàn: có dự trữ để tránh gián đoạn - Mục tiêu tài chính: giảm đến mức thấp mức dự trữ để giảm chi phí kho tàng Để giải điều đó, quản trị dự trữ cần trả lời hai câu hỏi: - Đặt hàng nào? - Số lượng lần đặt hàng bao nhiêu? Những khái niệm Dự trữ trung bình: dự trữ lưu lại bình quân doanh nghiệp thời gian định, dự trữ trung bình giảm số tái dự trữ tăng lên 6/10 Quản trị dự trữ (tồn kho) Dự trữ gắn với thời hạn cung ứng: dự trữ tối thiểu Nếu doanh nghiệp chờ lượng dự trữ xuống đưa đơn hàng cho nhà cung ứng, rới vào tình trạng gián đoạn dự trữ quãng thời gian gọi thời gian tái dự trữ Do vậy, vào lúc thực việc đặt hàng cần phải có dự trữ khối lượng hàng đủ để đáp ứng nhu cầu thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng Dự trữ tối thiểu đáp ứng nhu cầu Dự trữ an toàn dự trữ bảo hiểm Những chi phí liên quan đến dự trữ Khi thực dự trữ, doanh nghiệp cần phải tính toán ba loại chi phí: Chi phí tồn trữ:là chi phí có liên quan đến hoạt động thực tồn kho, bao gồm: 7/10 Quản trị dự trữ (tồn kho) Chi phí kho: Chi phí nhằm bảo đảm hàng hóa dự trữ, chi phí cho kho tàng (thuê khấu hao hàng năm nhà kho), chi phí khai thác kho (tiền lương bảo hiểm xã hội cho nhân viên kho, tiền thuê khấu hao hàng năm máy móc thiết bị, ánh sáng ), chi phí bảo dưỡng thiết bị, chi phí bảo hiểm, chi phí quản lý Chi phí sụt giá hàng trình dự trữ kho: phải phân biệt hai nguyên nhân sụt giá: - Sụt giá lỗi thời liên quan đến mặt hàng theo mốt công nghệ tiến triển nhanh - Sụt giá hư hỏng, chẳng hạn tai nạn chuyên chở, bay hơi, trộm cắp, bị phá loại gặm nhấm Chí phí đặt hàng: Đó chi phí cho lần DN bắt đầu trình mua để tái dự trữ Loại chi phí bao gồm chi phí có liên quan đến đơn hàng như: chi phí mẫu đơn sử dụng chi phí xử lý đơn đặt hàng, thư tín, điện thoại, lại, tiền lương bảo hiểm xã hội nhân viên mua (tìm người cung ứng, thương lượng, thảo đơn đặt hàng, thúc dục, nhắc nhở ), nhân viên kế toán (ghi chép, toán hóa đơn v.v), chi phí bố trí thiết bị, chi phí cho công tác kiểm tra số chất lượng hàng hóa Khi sản xuất lô hàng phát sinh chi phí cho việc chuyển đổi qui trình thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai đoạn Kích thước lô hàng lớn tồn kho vật tư lớn, đặt hàng lần năm chi phí đặt hàng hàng năm thấp Chi phí mua hàng: Loại chi phí phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm DN giá mua Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn làm tăng chi phí tồn trữ chi phí mua hàng thấp chiết khấu theo số lượng cước phí vận chuyển giảm Chi phí thiếu hàng: khoản bị thiệt hại không đủ hàng kho, thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất thành phẩm cho khách hàng, chịu khoản chi phí giảm sút doanh số bán hàng, gây lòng tin khách hàng Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất bao gồm chi phí phá vỡ qui trình sản xuất dẫn đến doanh thu, lòng tin khách hàng Loại chi phí gồm: • Doanh thu bị thiếu hàng doanh nghiệp không thỏa mãn nhu cầu vật tư, hàng hóa • Thiệt hại gián đoạn sản xuất thiếu nguyên vật liệu Chi phí gián đoạn tính số ngưng sản xuất, số tiền bõ lỡ hội kiếm cộng thêm phần hình ảnh, nhãn hiệu doanh nghiệp (chẳng hạn: lòng tin khách hàng) Loại chi phí khó ước 8/10 Quản trị dự trữ (tồn kho) lượng, dể khắc phục tình trạng này, người ta phải có dự trữ bổ sung hay gọi dự trữ an toàn Các loại chi phí có mối quan hệ qua lại với nhau, lượng đặt hàng nhiều chi phí đặt hàng thấp chi phí lưu hàng lại tăng hàng kho nhiều Mặt khác, đặt hàng nhiều khả bị mật doanh thu thấp, chi phí thiếu hàng thấp Mục tiêu quản lý kinh tế dự trữ làm tối thiểu chi phí toàn dự trữ Các nhà quản trị doanh nghiệp muốn kiểm soát hàng cung ứng phải quan tâm đến hai vấn đề sau: Một là: Xác định mức mà hàng tồn kho cần bổ sung thêm, nghĩa xác định phải đặt hàng Hai là: Xác định số lượng lần đặt hàng Nếu đặt hàng đủ nhu cầu lúc làm giảm tối đa chi phí tồn kho Xác định mức tái đặt hàng Hàng tồn kho đến mức doanh nghiệp cần phải đặt để bổ sung? Trả lời câu hỏi xác định mức tái đặt hàng số lượng giá trị Mục tiêu việc xác định điểm tái đặt hàng nhằm hạn chế tối đa chi phí lưu kho thiệt hại thiếu hàng Mức tái đặt hàng phụ thuộc vào ba yếu tố: thời gian chờ đợi, mức dự trữ an toàn mức sử dụng dự kiến hàng ngày • Thời gian chờ đợi số ngày tính từ ngày đặt hàng nhận hàng đặt • Mức dự trữ an toàn số lượng (hoặc giá trị) hàng tồn kho dự phòng cho trường hợp hàng đặt đến trễ sử dụng nhiều dự kiến • Mức sử dụng dự kiến hàng ngày mức sử dụng bình quân kỳ năm Mức tái đặt hàng xác định sau: Ví dụ 5-1:Một doanh nghiệp xác định mức tái đặt hàng cho mặt hàng A, có tài liệu sau: - Thời gian chờ đợi: 20 ngày - Mức sử dụng dự kiến hàng ngày: 50 đơn vị - Mức dự trữ an toàn: 400 đơn vị 9/10 Quản trị dự trữ (tồn kho) Mức tái đặt hàng mặt hàng A là: 400 + (50 x 20) = 1.400 đơn vị Kết có nghĩa kho 400 đơn vị mặt hàng A doanh nghiệp đặt mua bổ sung hợp lý Nếu hàng đặt không bị chậm trễ mức sử dụng hàng ngày dự kiến lần đặt sau không cần có mức dự trữ an toàn Mức tái đặt hàng trường hợp 50 x 20 = 1.000 đơn vị 10/10 ... vào kho dự trữ Đến lượt cần phải quản lý chúng, việc quản trị dự trữ bao quát ba phương diện: Quản trị vật dự trữ, quản trị kế toán quản trị kinh tế dự trữ Quản trị vật dự trữ Quản trị mặt vật... đánh giá dự trữ biểu thị bảng cân đối, cho phép nhà quản trị biết lúc tình hình dự trữ họ Việc kế toán dự trữ dễ dàng số lượng vật, có nhiều khó khăn giá trị Nắm giá trị dự trữ Việc nắm dự trữ mặt... định, dự trữ trung bình giảm số tái dự trữ tăng lên 6/10 Quản trị dự trữ (tồn kho) Dự trữ gắn với thời hạn cung ứng: dự trữ tối thiểu Nếu doanh nghiệp chờ lượng dự trữ xuống đưa đơn hàng cho nhà cung