HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO THỰC TẬP ĐỀ TÀI: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BÉ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Đơn vị thực tập : BÉ CÔNG NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn : Cử nhân Hoàng Việt Hà : Cö nh©n Hoµng ViÖt Hµ Sinh viên : Phạm Thị Bốn Líp : KH3A : Ph¹m ThÞ Bèn : KH3A HÀ NỘI – 2006 LỜI CẢM ƠN! Trong trình thực tập làm báo cáo em nhận giúp đỡ tận tình cán bộ, công chức Bộ Công nghiệp, giảng viên Hoàng Việt Hà thầy cô giáo quan khác Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN Phạm Thị Bốn PHẦN MỞ ĐẦU Trong năm qua kinh tế Việt Nam có chuyển biến rõ rệt Tỷ trọng ngành nông nghiệp giảm mạnh, tỷ trọng ngành công nghiệp dịch vụ tăng nhanh Quá trình chuyển dịch kinh tế phải kể đến đóng góp lớn ngành công nghiệp Việt Nam vai trò chủ đạo phát triển ngành Bộ Công nghiệp Tính đến nay, Bộ Công nghiệp có 50 năm hình thành phát triển Đây Bộ đánh giá trẻ, động, sáng tạo tạo nên nhiều bước đột phá quan trọng Năm 2005 lãnh đạo Bộ Công nghiệp, giá trị sản xuất công nghiệp toàn ngành đạt 416.863 tỉ đồng, tăng 17,2% so với năm 2004 Công tác quản lý Bộ đạt thành tựu đáng khích lệ Nhiều đề tài nghiên cứu Bộ chuyển sang trình dự án để triển khai Bộ đẩy mạnh hoạt động xây dựng rà soát, điều chỉnh chiến lược, quy hoạch ngành công nghiệp; hệ thống văn quy phạm pháp luật; tăng cường công tác quản lý, công tác giám sát đánh giá đầu tư hoạt động xây dựng; xây dựng triển khai thực chương trình tiết kiệm chống lãng phí có kết (năm 2005 khối đơn vị sản xuất tiết kiệm 1.230 tỷ đồng); đẩy mạnh việc hoàn thiện chế quản lý, giám sát hoạt động tài doanh nghiệp nhằm tháo gỡ kịp thời vướng mắc tạo điều kiện cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bảo toàn phát triển vốn; thực công tác tra, phê duyệt toán vốn đầu tư kịp thời Bộ tập trung đẩy mạnh công tác xếp, đổi doanh nghiệp nhà nước, có định xác định gía trị doanh nghiệp cho 105 doanh nghiệp phận doanh nghiệp cổ phần hoá; tổ chức xét duyệt chuyển sang công ty cổ phần cho 100 đơn vị đạt 149% kế hoạch năm 2005 tăng 10% so với kỳ năm trước Đẩy mạnh công tác hợp tác quốc tế với tổ chức quốc tế nước khác, tham gia tích cực vào đàm phán gia nhập WTO; thực tốt công tác tra, giải khiếu nại tố cáo Có thành tích bật kết thực hiệu chương trình cải cách hành Bộ đề Mục tiêu chương trình cải cách Bộ “thực bước đại hoá hành nhà nước phục vụ cho trình quản lý phát triển sản xuất” Để thực mục tiêu quan trọng Bộ có bước đột phá việc xây dựng sở hạ tầng cải tạo môi trường làm việc áp dụng theo chương trình 5S Nhật Bản Bên cạnh đó, ngày 27/02/2004 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ban hành QĐ 325/QĐ-TCCB thành lập Ban đạo triển khai chương trình xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 quan Bộ Công nghiệp Sau năm triển khai thực việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000, Bộ Công nghiệp có thay đổi công tác tổ chức, xếp chế độ làm việc đạt nhiều thành tựu to lớn Đây Bộ Việt Nam cấp tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 Tuy nhiên, chương trình ISO áp dụng vào Việt Nam điều mẻ, triển khai thực Bộ gặp không Ýt khó khăn lực, thãi quen đội ngò cán bộ, công chức- người trực tiếp thực thi chương trình Để tiếp tục phát huy kết đạt đưa số kiến nghị việc triển khai chương trình, viết mình, em xin chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm thực tốt quy trình ISO 9000 Bộ Công nghiệp Việt Nam” Việc nghiên cứu đề tài giúp cho sinh viên thấy thành tựu quan trọng việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO đồng thời phát huy trí sáng tạo sinh viên việc tìm tòi sáng kiến để thực tốt quy trình Trong phạm vi báo cáo, em xin chọn chương trình ISO 9000 đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu quan Bộ Công nghiệp Việt Nam Báo cáo hoàn thành dùa văn quy phạm pháp luật Nhà nước, Bộ Công nghiệp, báo cáo Bộ quan trọng tổng hợp kiến thức tìm tòi trải nghiệm thân em trình thực tập Bộ Công nghiệp Ngoài phần mở đầu kết luận, báo cáo chia thành chương: Chương I : Khái quát Bộ Công nghiệp Việt Nam; Chương II : Lý luận chung Bộ tiêu chuẩn ISO 9000; Chương III : Công tác triển khai thực chương trình ISO 9000 Bộ Công nghiệp; Chương IV : Mét số kiến nghị nhằm thực tốt chương trình ISO 9000 Bộ Công nghiệp PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ BỘ CÔNG NGHIỆP I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Công nghiệp Việt Nam ngành có 60 năm hình thành phát triển Kể từ đời nay, sản lượng toàn ngành không ngừng tăng nhanh chiếm tỷ trọng lớn kinh tế quốc dân Từ nước Việt Nam tuyên bố độc lập, Đảng Nhà nước ta trọng đến việc thiết lập máy quản lý kinh tế quốc dân Tại kỳ họp thứ năm Quốc hội khoá I ngày 20 tháng 09 năm 1955 nước Việt Nam dân chủ cộng hoà phê chuẩn đời Bộ Công thương- tiền thân Bộ Công Nghiệp sau Cùng với trình lịch sử dân téc, Bộ Công Nghiệp có 50 năm tồn phát triển Tuy nhiên giai đoạn lịch sử Bộ lại có tên gọi cấu tổ chức khác Bộ Công nghiệp giai đoạn đổi đất nước tái lập theo Nghị kỳ họp thứ ngày 21 tháng 10 năm 1995 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá IX (trên sở hợp ba Bé : Bộ công nghiệp nặng, Công nghiệp nhẹ, Năng lượng) II VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP Vị trí, chức Bộ Công nghiệp quy định rõ Nghị định số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng 05 năm 2003 Chính phủ Theo Bộ Công nghiệp quan Chính phủ, thực chức quản lý Nhà nước công nghiệp, bao gồm : khí, luyện kim, điện, lượng mới, lượng tái tạo, dầu khí, khai thác khoáng sản, hoá chất (bao gồm hoá dựơc), vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm công nghiệp chế biến khác phạm vi nước; quản lý nhà nước doanh nghiệp có vốn nhà nước ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật III CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP Cơ cấu tổ chức Bộ công nghiệp bao gồm tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước tổ chức nghiệp trực thuộc Bộ: Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước: a Vụ Cơ khí, Luyện kim Hoá chất; b Vụ Năng lượng Dầu khí; c Vụ Công nghiệp tiêu dùng thực phẩm; d Vụ Kế hoạch; e f g h i j k l m Vụ Tài chính- Kế toán; Vô Khoa học, Công nghệ; Vụ hợp tác quốc tế; Vụ Pháp chế; Vụ Tổ chức cán bộ; Cục Công nghiệp địa phương; Cục Kỹ thuật an toàn công nghiệp; Thanh tra; Văn phòng Các Tổ chức nghiệp thuộc Bộ: a b c d e f Viện Nghiên cứu chiến lược, sách công nghiệp; Viện Nghiên cứu Cơ khí; Viện Nghiên cứu Mỏ Luyện kim; Viện Nghiên cứu Điện tử - Tin học – Tự động hoá; Viện Công nghệ thực phẩm; Viện nghiên cứu Dầu thực vật – Tinh dầu – Hương liệu – Mỹ phẩm; g Trung tâm Tin học; h Báo Công nghiệp ViệtNam; i Tạp chí Công nghiệp Ngoài ra, Bộ Công nghiệp có hệ thống trường cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, đào tạo nghề tổ chức nghiệp khác IV QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP Quy chế làm việc Bộ thực theo định số 2514/QĐ-VP ngày 02/10/2003 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp Trong đó: Nguyên tắc làm việc Bộ: 1.1 Bộ Công nghiệp quan Chính phủ, hoạt động theo chế độ thủ trưởng, đề cao tinh thần tập thể, khuyến khích phát huy lực trách nhiệm cá nhân công việc 1.2 Mét người, đơn vị giao thực nhiều việc Mỗi việc giao cho đơn vị người chịu trách nhiệm thực Đơn vị, cá nhân giao chủ trì giải công việc phải tổ chức, phối hợp, huy động nguồn lực để hoàn thành công việc 1.3 Các đơn vị xử lý công việc theo nguyên tắc chủ động sở bàn bạc, trao đổi, tham khảo ý kiến với đơn vị, nhân có liên quan để định tự chịu trách nhiệm Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, đơn vị phối hợp có trách nhiệm hợp tác chặt chẽ với đơn vị chủ trì để hoàn thành tốt công việc chung Bộ 1.4 Thực phối hợp công tác trao đổi thông tin Lãnh đạo Bộ với Thủ trưởng đơn vị giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đựoc pháp luật quy định Chế độ trách nhiệm: 2.1 Bộ trưởng chịu trách nhiệm chung hoạt động Bộ chịu trách nhiệm trước Trung ương Đảng, Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước Bộ 2.2 Thứ trưởng giúp Bộ trưởng đạo số lĩnh vực công tác thuộc chức quản lý Nhà nước Bộ theo phân công Bộ trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng pháp luật nhiệm vụ phân công 2.3 Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ chất lượng, hiệu quả, tiến độ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị 2.4 Cán bộ, công chức chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị tiến độ, chất lượng, hiệu tong công việc giao 2.5 Ngoài trách nhiệm quy định Khoản 1,2,3,4 Điều này, cán bộ, công chức có nghĩa vụ thực quy định pháp luật cán bộ, công chức; quy định quan Bộ kỷ luật lao động, phòng chống cháy nổ, trật tự an toàn, vệ sinh môi trường; thực nếp sống văn minh văn hoá sở CHƯƠNG II LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 I KHÁI NIỆM VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000: Khái niệm Tổ chức ISO có tên đầy đủ The International Organization for Standardization thành lập hoạt động từ ngày 23/02/1947, thành viên tổ chức tiêu chuẩn quốc gia trăm nước giới Trụ sở ISO đặt Geneve (Thụy Sỹ) ISO tổ chức phi phủ Nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu xây dựng, công bố tiêu chuẩn (không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực khác Gần hiểu tổ chức thành lập nhằm xúc tiến thương maị quốc tế cách đặt tiêu chuẩn quốc tế Ngoài tiêu chuẩn sản phẩm ISO đưa tiêu chuẩn quản lý chất lượng môi trường: ISO 9000; ISO 14000; ISO 16000 ISO 9000 tiêu chuẩn quốc tế hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm tiêu chuẩn đơn lẻ : ISO 9000 : 2000, ISO 9001 : 2000, ISO 9004 : 2000, ISO 19011 : 2000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 soát xét ban hành phiên hàng năm Cho đến hai lần soát xét cho đời phiên bản: Phiên ISO 9000 vào năm 1987 quy định chất lượng nội hệ thống chất lượng (QC- Quality Control), tức quản lý chất lượng nội doanh nghiệp Phiên thứ hai vào năm 1994 ISO 9000 bao gồm ISO 9001- 1994, ISO 9002 – 1994 ISO 9003 – 1994 Bộ tiêu chuẩn xây dung sở phiên quy định kỹ bảo đảm chất lượng (QA- Quality Assurance) Phiên nhằm vào nhà sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm thị trường, làm cho khách hàng tin tưởng Phiên thứ ba vào năm 2000 bao gồm ISO 9000 ISO 9001 quy định quản lý chất lượng (QM- Quality Management) Khác với phiên nhận thông tin phản hồi từ khách hàng sản xuất theo yêu cầu khách hàng sản xuất theo yêu cầu khách hàng ISO 9000 phiên ba áp dụng không doanh nghiệp, mà cho tất loại hình tổ chức khác Như Thái Lan, ISO 9000 áp dụng bệnh viện, trường trung học phổ thông Đối với trường trung học phổ thông mục tiêu chất lượng tỷ lệ học sinh thi đậu vào trường đại học tiếng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 giúp tổ chức nhiều loại hình, quy mô áp dụng vận hành hệ thống quản lý chất lượng, Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hệ thống mở, tuỳ theo tổ chức áp dụng mà đưa sách chất lượng Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 áp dụng phương pháp quản lý doanh nghiệp tổ chức việc quản lý chất lượng sản phẩm việc tiêu chuẩn hoá sản phẩm Phân loai: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên năm 2000 gồm tiêu chuẩn chủ yếu sau: Bé ISO 9000:2000 – Mô tả sở hệ thống quản lý chất lượng quy định thuật ngữ cho hệ thống quản lý chất lượng Bé ISO 9001:2000 – Quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức cần chứng tỏ lực việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thoả mãn khách hàng Bộ ISO 9001: 2000 quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức (Thay cho bé ISO 9001/9002/9003: 94) Bé ISO 9004: 2000 – Hướng dẫn cải tiến việc thực hệ thống quản lý chất lượng Bé ISO 19011 :2001 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng hệ thống quản lý môi trường ISO 9001 : 2000 tiêu chuẩn quốc tế đưa yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng, tiêu chuẩn mà Bộ Công nghiệp áp dụng cấp chứng nhằm xây dựng quy trình xử lý công việc khoa học II NHỮNG YÊU CẦU CHẤT LƯỢNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 Phạm vi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 rộng, từ tổ chức đến cá nhân Đối với tổ chức áp dụng ISO 9000 có nghĩa là: Viết cần phải làm Mô tả hệ thống chất lượng: Thủ tục quy trình cho phòng ban, hướng dẫn công việc cá nhân Làm viết: Nghĩa sản xuất, kinh doanh theo quy trình, theo hướng dẫn công việc Đánh giá làm: Đối chiếu việc làm, kết làm so với nội dung mô tả Điều chỉnh khác biệt; Khắc phục, phòng ngõa Với lý lẽ cần đặt trên, tiêu chuẩn ISO 9000 cần thoả mãn số yêu cầu sau đây: Yêu cầu quản lý chất lượng: 1.1 Yêu cầu tổng quát: a Các quan phải tổ chức phận văn thư quan; b Cơ quan phải ban hành quy chế công tác văn thư quy chế công tác lưu trữ quan; c Cơ quan phải xây dung sách chất lượng cho công tác văn thư; d Cơ quan phải đảm bảo nhân lực cho công tác văn thư; e Cơ quan phải đảm bảo phương tiện cần thiết đại cho công tác văn thư; f Cơ quan phải tổng kết đánh giá hoạt động mặt công tác văn thư 1.2 Yêu cầu tài liệu chất lượng Thực tiêu chuẩn ISO 9000 quan phải có tài liệu hệ thống quản lý chất lượng; a Hồ sơ chủ trương nâng cao chất lượng hoạt động quan nói chung công tác văn thư quan; b Hồ sơ ý kiến đạo quan quản lý nhà nước chuyên ngành văn thư; c Các văn quy phạm pháp luật liên quan kỹ thuật thẩm quyền ban hành văn bản; chế độ công tác văn thư; tiêu chuẩn trang thiết bị cho công tác văn thư; d Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 phiên 2000; e Một sổ tay chất lượng Sổ tay chất lượng gồm: Chính sách chất lượng: Nội dung sách chất lượng đưa mục tiêu thực hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 Cụ thể: + Đảm bảo thực công việc giao yêu cầu nội dung tiến độ thời gian; + Đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ cho tất cán bộ, công chức đạt theo yêu cầu chức danh quy định; + Thực nghiêm túc chế độ làm việc theo trách nhiệm, quyền hạn, phương thức, phương pháp quy định, công bố văn bản; + Bổ sung nguồn lực tạo môi trường làm việc tốt để cán bộ, công chức phát huy trí tuệ, lực, đạt suất chất lượng cao công việc giao - Mục tiêu chất lượng: + Công tác văn thư đảm bảo quy định pháp luật; + Công tác xử lý văn đảm bảo nhanh chóng, kịp thời xác; + Văn dược ban hành có chất lượng cao; + Quản lý tài liệu tốt - Hệ thống chất lượng: + Giới thiệu chung quan; + Cấu trúc hệ thống chất lượng: phạm vi, hệ thống văn quản lý chất lượng đáp ứng chương ISO 9001 :2000, trách nhiệm lãnh đạo đáp ứng yêu cầu chương ISO 9001 :2000, quy trình nghiệp vụ, quy trình đánh giá kiểm tra, khắc phục phòng ngõa; + Danh mục tài liệu Hệ thống chất lượng quan đối chiếu với yêu cầu ISO 9001 : 2000 Yêu cầu trách nhiệm thủ trưởng quan CHƯƠNG III CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP I TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ISO Ở TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM Những nét khái quát việc thực chương trình ISO 9000 Thế giới Tính đến cuối năm 2003 có 500.125 chứng ISO 9001 : 2000 đựơc cấp 149 nước Tại nước giới tiêu chuẩn ISO 9000 áp dụng rộng rãi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế cộng đồng Châu Âu, chứng ISO 9000 điều kiện bắt buộc cho sản phẩm đưa thị trường thị trường chấp nhận Mặt khác chứng ISO 9000 bảo đảm uy tín nhà sản xuất, nhà kinh doanh, nhà cung cấp dịch vụ Tuy nhiên việc áp dụng ISO 9000 nước giới lĩnh vực sản xuất, kinh doanh không giống Hiện nay, xã nước Châu Âu áp dụng tiêu chuẩn 16949 Bộ tiêu chuẩn 16949 kết hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 QC (Quality Control) Tại Mỹ, nhiều hãng sản xuất ô tô áp dụng tiêu chuẩn QS 9000 Tiêu chuẩn QS 9000 kết hợp tiêu chuẩn ISO 9000 : 1994 QC Còn lại doanh ngiệp, tổ chức kinh tế khác, phổ biến áp dụng rộng rãi tiêu chuẩn ISO 9000 Nhưng để doanh nghiệp thực quản lý chất lượng tốt họ có 5S (Seiri, Seisou, Seiton, Seiktsu, Shitsukei) phát triển mạnh, trước, sau áp dụng ISO 9000 Những nơi thực 5S sau thực việc ứng dụng ISO 9000 thuận lợi Tính đến tháng năm 2002 có tới 29.626 quan, tổ chức Nhật Bản áp dụng ISO 9000 Tại Nhật, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế lĩnh vực sản xuất kinh doanh, số lĩnh vực khác áp dụng ISO 9000, quan Chính phủ, trường học Ví dô : Trường Morioka Chuo High School Tại khối ASEAN, nước Malaisia, Thái Lan Singabo,việc ứng dụng ISO 9000 phổ biến tổ chức kinh tế, doanh nghiệp Hiện Chính phủ nước bắt buộc quan nhà nước áp dụng rộng rãi tiêu chuẩn ISO 9000.Trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ , Lưu trữ quốc gia Malaysia ứng dụng ISO 9000 số phận phòng đọc xưởng tu bổ phục chế tài liệu Nhìn chung việc ứng dụng ISO 9000 nước giới chủ yếu lĩnh vực sản xuất, kinh doanh yêu cầu thị trường trở thành điều kiện cho viêc hàng hoá nước thâm nhập vào thị trường nước kia.Từ tiêu chuẩn ISO 9000 nước đưa tiêu chuẩn khác để phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ lĩnh vực khác Một số nét việc áp dụng chương trình ISO 9000 Việt Nam Ở nước ta, viêc nghiên cứu áp dụng ISO 9000 thực mạnh mẽ doanh nghiệp : Công ty Dệt may Hà Nội, Công ty Xây dựng Hồng Hà, Nhà máy Xi măng Nghi Sơn, Công ty nguyên liệu Thuốc Lá Bắc, Công ty Thông tin tín hiệu đường sắt Hà Nội, Công ty 26 Bộ Quốc Phòng, Công ty trách nhiêm hữu hạn Huy Thành, Công ty in Hàng Không, Công ty cổ phần Thực phẩm Nghệ An, Công ty gang thép Thái Nguyên, Nhà máy chế biến thực phẩm Đồng Văn (tỉnh Hà Nam),… Tại doanh nghiệp yếu tố sản phẩm, vấn đề chất lượng sản phẩm thoả mãn khách hàng đưa lên hàng đầu Cho nên doanh nghiệp, việc áp dụng ISO 9000 có mục tiêu rõ ràng nâng cao chất lượng hệ thống quản lý chất lượng để nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng Ngoài lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ doanh nghiệp tổ chức kinh tế, việc nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 nghiên cứu ứng dụng vào hoạt động dịch vụ công hoạt động quan số quan Nhà nước nhằm bước cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động quản lí hoạt động chuyên môn nghiệp vụ Được Ban đạo Cải cách hành Chính phủ khuyến khích, số quan Nhà nước ứng dụng ISO 9000 Tổng cục Tiêu chuẩn- Đo lường – Chất lượng, Viện quản lý kinh tế Trung ương, Sở Giao thông công chánh thành phố Hồ Chí Minh, Uỷ ban nhân dân QuậnII (Tp Hồ Chí Minh), Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hoà Có quan ứng dụng ISO 9000 cho tất hoạt động đơn vị, cá nhân hoạt động quan : Bé Công nghiệp, Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, Cục thuế Tp Hồ Chí Minh, Sở Công nghiệp Hà Nội Có quan áp dụng ISO 9000 số khâu dịch vụ công, Văn phòng UBND Tp Hà Nội, Văn phòng UBND Tp Hồ Chí Minh, Văn phòng UBND Quận I Tp Hồ Chí Minh Hiện ngành y tế ngành giáo dục ngiên cứu để áp dụng ISO 9000 quan đơn vị bệnh viện, trường phổ thông Riêng quan, tổ chức áp dụng ISO 9000 ứng dụng riêng cho hoạt động công tác văn thư Hoạt động công tác văn thư mặt hoạt động phục vụ cho hoạt chung hệ thống chất lượng quan Trong hàng loạt quy trình đưa áp dụng ISO 9000 có quy trình thuộc nội dung hoạt động công tác văn thư Ví dô: - Tại văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh, ứng dụng ISO 9000 cho khâu cấp giấy phép đầu tư, hoạt động văn thư đề cập việc cung cấp hồ sơ, tài liệu cho việc xét duyệt cấp giấy phép đầu tư cho nhanh chóng - Tại văn phòng UBND thành phố Hà Nội có đề án ứng dụng ISO 9000 dịch vụ hành vào ba lĩnh vực (tiếp dân, quản lý lưu trữ xử lý công văn đến) Nội dung hoạt động văn thư đề án đề cập quy trình xử lý văn quản lý tài liệu, cung cấp hồ sơ, tài liệu, cho dịch vụ hành công đựơc nhanh chóng - Tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn áp dụng ISO 9000 cho quy trình kiểm soát tài liệu, quy trình tiếp nhận, xử lý văn - Tại Bộ Công nghiệp áp dụng quy trình ISO cho quy trình quản lý tài liệu, quy trình xử lý văn đến, quy trình xây dựng văn quy phạm pháp luật Bộ, quy trình rà soát hệ thống hoá văn quy phạm pháp luật III QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP Các bước tiến hành a) Xây dựng văn pháp lý Ngày 27 tháng 02 năm 2004 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ban hành Quyết định số 325/QĐ-TCCB thành lập Ban đạo triển khai chương trình xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000tại quan Bộ Công Nghiệp đồng chí Bộ trưởng làm Trưởng ban, đồng chí Thứ trưởng thướng trực làm Phó ban, Chánh Văn phòng Bộ Uỷ viên thường trực, uỷ viên gồm đồng chí Vụ trưởng, Chánh tra Bộ, Tổ chuyên viên giúp việc Ban Chỉ đaoj thành lập Ngày 02 tháng 04 năm 2004, Bộ trưởng Bộ công nghiệp ban hành Quyết định số 612/QĐ-VP, Ban hành Quy chế hoạt động Ban cỉ đạo triển khai chương trình xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000(gọi tắt Ban Chỉ đạo) Tổ chuyên viên giúp việc Ban đạo Căn vào Quyết định Bộ, Văn phòng Bộ, Vụ Thanh tra Bộ tổ chức Tổ chuyên viên giúp việc thực tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đơn vị b) Học tập, phổ biến ISO 9001: 2000 Việc xây dựng thực tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 công việc toàn thể cán bộ, công chức Cơ quan; quy tình ISO cán bộ, công chức (hoặc phận công việc) xây dựng lên; Cơ quan tư vấn, Ban Chỉ đạo Tổ chuyên viên giúp việc làm nhiệm vụ tham mưu tư vấn nghiệp vụ; công tác truyền đạt, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người phải đặt vào vị trí quan trọng hàng đầu Bộ Công nghiệp tổ chức nhiều khoá học, họp, hội nghị, hội thảo mời giảng viên Trung tâm suất Việt Nam , Tổ chức hợp tác kỹ thuật Đức (GTZ), Công ty QUASEI đến truyền đạt nội dung, yêu cầu, bước thực ISO để tất cán bộ, công chức tang quan nắm vững triển khai thực hiện; tài liệu liên quan đưa lên mạng nội để người khai thác, sử dụng c) Lập chương trình kế hoạch triển khai chương trình ISO 9001: 2000 Quyết định số 612/QĐ-VP Bộ Công nghiệp quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm Tổ chuyên viên giúp việc Ban đạo, gồm: xây dựng chương tình công tác, kế hoạch làm việc Ban đạo; nghiên cứu soạn thảo văn liên quan xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Việc kiểm tra thực kế hoạc theo lịch trình, giám sát chặt chẽ chế độ thông tin báo cáo d) Chế độ làm việc, họp, thông tin, báo cáo triển khai thực chương trình ISO 9001: 2000 Các họp Ban đạo, gồm họp bất thường Nội dung họp Tổ chuyên viên giúp việc Ban đạo chuẩn bị Trưởng ban đạo triệu tập chủ trì phiên họp định kỳ tháng lần.Ban đạo bên tư vấn kiểm điểm tình hình triển khai thực chương trình xây dựng áp dông tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Cơ quan Bé; Họp bất thường Ban đạo Trưởng ban đạo Phó trưởng ban đạo uỷ quyền định triệu tập vào yêu cầu thực tế ủy viên đề nghị; Các Uỷ viên Ban đạo tham dù đầy đủ họp Ban Trường hợp không tham mưu gửi ý kiến văn gửi qua mạng nội vấn đề có liên quan; Các họp Ban đạo, tình hình công việc mời chuyên gia giúp việc tham dù; Hàng tuần, cuộchọp giao ban Bộ, Uỷ viên thường trực báo cáo Trưởng ban Chỉ đạo phó trưởng ban đạo uỷ vquyền tình hình triển khai thựchiện chương trình đơn vị đề xuất, kiến nghị vấn đề vướng mắc Chế độ thông tin báo cáo Báo cáo định kỳ theo hàng tháng hàng tuần, Uỷ viên Ban đạo thựchiện nhiệm vụ báo cáo, thông tin tinh fhình triển khai thực chương trình xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đơn vị phụ trách, Tổ chuyên viên giúp việc Bao đạo tổng hợp báo cáo Báo cáo đột xuất: Khi có vấn đề đột xuất phát sinh phạm vi chức nhiệm vụ phân công, uỷ viên Ban đạo Trưởng Tổ chuyên viên giúp việc phải báo cáo với Ban đạo Phó trưởng ban Chỉ đạo đòng thời đề xuất giải Thành tựu đạt a) Về việc thực hiện, triển khai quy trình: Sau xây dựng quy trình vào hoạt động thời gian, Bộ Công nghiệp tiến hành đánh giá trạng hệ thống quản lý chất lượng quan bao gồm Văn phòng , Thanh tra Vụ chức trực thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước vào tháng 3/2004 Qua việc đánh giá, Trung tâm suất ưu điểm số tồn việc thực Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Bộ Trung tâm cho nhiều hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 chưa xây dựng Ví dụ Bộ chưa xây dựng ban hành sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, số tay chất lượng, đánh gia chất lượng nội Từ 46 quy trình ISO đựơc xây dựng năm 2004, đến tháng 7/2005, Cơ quan Bộ xây dựng 52 quy trình 46 quy trình tác nghiệp quy trình hệ thống Đó hệ thóng văn quản lý chất lượng sau: Sổ tay chất lượng Chính sách mục tiêu chất lượng Quy định Chi tiêu nội Quy trình Quản lý tài liệu Quy trình Xem xét lãnh đạo hệ thống chất lượng Quy trình Đánh giá chất lượng nội Quy trình Xử lý công văn đến Quy trình Cải tiến chất lượng Quy trình Nghiên cứu chế, sách phát triển ngành công nghiệp Quy trình Cấp giấy phép XNK tiền chất sử dụng lĩnh vực công nghiệp Quy trình Thẩm tra, thẩm định dự án đầu tư ngành công nghiệp Quy trình Cấp giấy phép sản xuất thuốc điếu Quy trình Cấp giấy phép kinh doanh, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp Quy trình Quản lý hồ sơ Quy trình Lập chương trình tra, kiểm tra thực chương trình Quy trình Tiếp dân Quy trình Xử lý khiếu nại, tố cáo Quy trình Quản lý đầu tư xây dựng dự án điện độc lập Quy trình Cấp giấy phép hoạt động điện lực Quy trình Tổ chức quản lý kinh phí hành nghiệp Quy tình Quản lý tài sản công hoạt động mua sắm, lý điều chuyển tài sản đơn vị trực thuộc Bộ Quy trình Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tổng hợp tình hình tài doanh nghiệp Quy trình Ra Quyết định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hoá Quy trình Quyết toán kinh phí hành nghiệp Quy trình Tổ chức, nghiên cứu, dự báo xu hướng xây dựng chiến lược hợp tác quốc tế Quy trình Giải thủ tục đoàn Quy trình Cấp hạn ngạch xuất nhập nguyên liệu sản xuất vật liệu nổ công nghiệp Quy trình Tổ chức thực xúc tiến đầu tư nước xúc tiến thương mại quốc tế Quy trình Xây dựng xúc tiến dự án FDI Quy trình Soạn thảo đàm phán ký kết điều ước quốc tế hội nhập kinh tế quốc tế Quy trình Tuyển sinh trường Cao đẳng, THCN trực thuộc Bộ Quy trình Xây dựng giao kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức hàng năm cho đơn vị Quy trình Thi tuyển công chức đơn vị thuộc Bộ Quy trình Xây dựng văn quy phạm pháp luật Bộ Quy trình Phổ biến giáo dục pháp luật Quy trình Mua sắm tài sản Trong số quy trình có quy trình chung mà cán bộ, công chức quan Bộ phải nắm vững để thực Ví dô : Quy trình quản lý tài liệu (QT02), quy trình quản lý hồ sơ (QT 12) , quy trình đánh giá chất lượng nội (QT 04) Các quy trình tác nghiệp xây dựng theo phương châm cửa, giảm thủ tục hành chính, điển hình quy trình : Quy trình cấp giấy phép hoạt động điện lực (QT17), Quy trình cấp giấy phép xuất nhập tiền chất sử dụng lĩnh vực công nghiệp (QT 08), Quy trình cấp hạn ngạch nhập, xuất nguyên liệu sản xuất vật liệu nổ công nghiệp (QT 24), Quy trình tiếp dân (QT 15) Mỗi quy trình minh hoạ sơ đồ đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng Mục tiêu chất lượng Bộ : Hiện đại hoá Cơ quanBộ, áp dụng tiến khoa học ký thuật, công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý cung cấp nhanh chóng, xác hiệu dịch vụ cho khách hàng Các quy trình đưa lên mạng nội để cán bộ, công chức quan thực Ngoài ra, khách quan đến công tác tự tìm hiểu khai thác quy trình ISO 9000 thông tin cần thiết khác hình cảm ứng nối mạng đặt tiền sảnh quan Bé b) Chương trình 5S Chương trình 5S nội dung hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 mà quan Bộ Công nghiệp triển khai Theo Quyết định số 612/QĐ-VP Bộ trưởng Bộ Cộng nghiệp trưởng ban đạo 5S Cơ quan Bé Ở Vụ, Thanh tra,Văn phòng Bộ tổ chức tổ chuyên viên giúp việc để triển khai chương trình 5S 5S chữ đầu tiếng Nhật “SERI”, ‘SEITON”, “SEISO”, “SEIKETSU”và”SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt “sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “săn sóc “và “sẵn sàng” Bé Công nghiệp tổ chức líp bồi dưỡng nội dung 5S cho toàn thể cán bộ, công chức quan, định người có trách nhiệm tham gia Ban đạo triển khai hoạt động 5S Trên sở quy định đề 5S, Bộ thực chương trình 5S đạt thành tựu sau: Thực Seiri- Sàng lọc Bộ tiến hành sàng lọc văn giấy tờ tạo không gian hữu dụng hiệu quả, loại bỏ thứ không cần thiết làm việc Thực Seiton- Sắp xếp Việc xếp tài liệu Bộ theo phương châm dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra với nguyên tắc; Vào trước trước; Mỗi đồ vật bố trí vị trí riêng; Nhận biết đồ vật vị trí qua hệ thống nhãn, thẻ nhận biết; Đặt đồ vật cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm; Đặt đồ vật cho dễ lấy dễ vận chuyển; Để riêng đồ vật chuyên dụng với đồ vật dùng chung Các vật dụng dùng thường xuyên đặt gần người sử dụng; Tài liệu vật dụng tuyệt đối không để tủ, sàn nhà; Những trang thiết bị cũ, háng phải giao nép Phòng Quản trị để lý tiêu huỷ; 10 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ban hành Quyết định quy định việc giao nép hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan nhằm giảm bớt diện tích chiếm chỗ làm việc; 11 Từng bước trang thiết bị văn phòng (bàn, tủ, giá đựng tài liệu…) thống toàn quan theo kiểu dáng thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn ISO; 12 Các văn quy phạm pháp luật, văn quản lý nhà nước quan quản lý nhà nước chuyên ngành, Bộ công nghiệp đưa lên mạng tin học nội quan để người sử dụng, khai thác nhằm giảm thiểu diện tích lưu trữ hồ sơ; 13 Thành lập tủ sách phòng đọc quan (giao phòng lưu trữ làm đầu mối) để cung cấp thông tin cần thiết cho cán bộ, công chức làm việc; giảm thiểu diện tích lưu trữ hồ sơ nguyên tắc tài liệu tham khảo cho cán bộ, công chức; 14 Lên kế hoạch dẹp bỏ bàn nước, giảm bớt tiếp khách phòng làm việc, tổ chức nơi uống nước, hót thuốc, tiếp khách vào địa điểm định; 15 Quy định thống vị trí xếp đặt trang thiết bị bàn làm việc cho cán công chức; 16 Cán bộ, công chức lĩnh vực phải thông thạo phần việc biết việc người khác để thay cần thiết Đảm bảo công chức vắng mặt đồng nghiệp phải biết tài liệu giải để chỗ nào; Cán bộ, công chức trang bị file tài liệu ngăn xếp theo trình tự 1,2,3 (hoặc tương ứng với màu đỏ, vàng ,xanh): khoang 1(hoặc màu đỏ) đựng tài liệu giải quyết; khoang (hoặc màu vàng) đựng tài liệu giải xong, khai thác tra tìm; khoang (hoặc màu xanh) đựng tài liệu giải xong, Ýt tra tìm cần nép vào lưu trữ quan Tài liệu xếp bàn làm việc chuyên viên theo trình tự từ ngoài, từ trái qua phải Thực Seiso- Sạch Mọi ngưòi quan thực vệ sinh nơi làm việc hàng ngày đến 10 phót, loại bỏ thứ không cần thiết ngày, không để lưu đến ngày hôm sau Từng phòng làm việc phải lập lịch biểu phân công người trực nhật hàng ngày Vào cuối giê chiều thứ hàng tuần tổng vệ sinh toàn quan Cơ quan hợp đồng thuê công ty chuyên trách có kinh nghiệm chuyên môn vệ sinh bảo dưỡng nội thất thực vệ sinh trụ sở quan theo lịch xác định Xây dựng thãi quen không vứt rác thường xuyên, làm vệ sinh nơi làm việc Thực Seiketsu- Săn sóc Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc mức độ cao nhằm trì ngăn nắp nơi làm việc Bộ Công nghiệp thực quy định lịch làm vệ sinh hàng ngày, hàng tuần; tăng cường kiểm tra chéo đơn vị quan để học tập, rút kinh nghiệm, đánh giá việc thực vệ sinh ngăn nắp công sở quan Thực Shitsuke- Sẵn sàng Đây mục tiêu Bộ Công nghiệp hướng tới nhằm làm cho người thực 5S cách tự giác thãi quen Đến nay, qua thời gian thực chương trình ISO 9000, Bộ Công nghiệp có nhiều chuyển biến rõ rệt: Các Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ xây dựng chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc khoa học, cán bộ, công chức làm việc theo chức năng, nhiệm vụ quy định, suất lao động bước nâng cao Chế độ báo cáo công tác tuần, tháng, quý thành nếp Môi trường làm việc quan cải thiện rõ rệt Tại phòng làm việc hồ sơ tài liệu xếp lưu khoa học, môi trường làm việc xây dựng cách sẽ, thoáng đãng Tại tầng làm việc xây dựng phòng nước với hệ thống sở vật chất đầy đủ đảm bảo không gian tốt cho giê giải lao sau giê làm việc căng thẳng Hệ thống máy móc Bộ bảo quản định kỳ đảm bảo vận hành liên tục Công tác làm vệ sinh Bộ thực tốt Tất tài liệu không cần thiết đem hệ thống máy huỷ ban công Tại xây dựng ý thức không vứt rác bừa bãi bàn phòng làm việc Đội ngò nhân viên dọn vệ sinh Bộ làm việc hiệu tiết kiệm đựoc lớn thời gian cho cán bộ, công chức vào việc dọn dẹp vệ sinh c) Về công tác chuẩn bị nguồn lực cần thiết cho việc thực quy trình c.1) Công tác cán bộ: Các chuyên viên Bộ thường xuyên đựơc cử học líp kiến thức văn bản, quản lý hành Học viện Hành Quốc gia, đảm bảo nắm bắt nhanh chóng đòi hỏi cải cách hành nhà nước c.2) Về sở hạ tầng: Hiện toàn Bộ kết nối 100% mạng Lan, mạng diện rộng Chính phủ, đảm bảo thông tin nhanh chóng chất lượng đến tận tay cán bộ, công chức Tại phận văn thư trang bị máy in kim in laze, có hệ thống máy phô tô máy quét tốc độ cao Hệ thống giá sách, bìa hồ sơ để tài liệu đạt tiêu chuẩn trang bị đầy đủ Việc áp dụng quy trình ISO 9000 tiến hành cách thường xuyên, liên tục trở thành thãi quen hệ thống kiến thức cần thiết nhận thức cán bộ, công chức quan Việc triển khai thực chức quản lý nhà nước công nghiệp đơn vị trực thuộc Bộ theo quy định Chính phủ Bộ ương đối tốt, có lưu công việc thực Bộ thiết lập máy quản lý gọn,tinh có trình độ, nhiệt tình làm tảng tốt cho việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 Các quy trình ISO 9001 : 2000 quy trình mở, bổ sung, sửa đổi cho phù hợp hệ thống chất lượng quốc tế, gắn liền với nhiệm vụ cải cách hành quan Bộ Thông qua công tác đánh giá thực trạng quan để đề mức độ phù hợp yếu tố hệ thống chất lượng theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 để xác định giải pháp, tiến độ xây dựng triển khai thực Công tác kiểm tra, theo dõi chất lượng văn Bộ tiến hành thường xuyên có nhiều đạo kịp thời việc sửa chữa thiếu sót công tác xây dựng ban hành văn Đến tháng 7/2005, Bộ mời Đoàn đánh giá Trung tâm Chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn QUACERT thuộc Tổng cục Đo lường chất lượng để tiến hành đánh giá thức làm thủ tục cấp chứng chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Đoàn đánh giá đưa kết luận : Cơ quan Bộ Công nghiệp đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 có đủ điều kiện để cấp chứng phù hợp với tiêu chuẩn Những tồn trình thực chương trình ISO 9000 Bộ Công nghiệp Cùng với thành tựu đạt trình thực ISO 9000, Bộ số hạn chế sau: Chưa quy định rõ, đầy đủ văn nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu lực cán chủ chốt đơn vị Việc quản lý tài liệu, văn pháp quy, quy phạm pháp luật quy định công văn, giấy tờ hồ sơ đơn vị chưa thực khoa học hợp lý Trang thiết bị, hệ thống sở vật chất chưa thật đầy đủ đáp ứng yêu cầu chất lượng ISO CHƯƠNG IV MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT QUY TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP Mặc dù thành tựu việc thực quy trình ISO 9000 Bộ Công nghiệp lớn, song để hạn chế tồn nêu, phát huy thành tích đạt báo cáo em xin đưa số giải pháp sau: 1.Tăng cường hệ thống sở vật chất phòng làm việc Hiện hệ thống văn tài liệu Phòng, Ban Bộ lớn hệ thống giá kệ thiếu dẫn đến việc xếp tài liệu chưa thực khoa học, gây khó khăn tìm kiếm sử dụng Vì đòi hỏi Bộ cần tăng thêm hệ thống giá kệ, tủ, file thích hợp để đựng tài liệu Trang bị thêm hệ thống máy phô tô kỹ thuật số đảm bảo giải công việc nhanh gọn Hiện nay, Bộ có máy ký thuật số máy phô tô thường, đến máy kỹ thuật số bị háng dẫn đến tình trạng ùn tắc công việc lớn Bé Một số máy in phòng làm việc cò gây khó khăn định làm việc Tăng thêm nguồn kinh phí cho phận hoạt động Nâng cao hiệu làm việc đội ngò cán bộ, công chức Hiện nay, đa số cán bộ, công chức có trình độ lực cao, nhiên tỷ lệ đào tạo ngành nghề Ýt Điều gây không Ýt khó khăn cho trình giải công việc Vì vậy, Bộ cần xếp kế hoạch hợp lý tạo điều kiện cho cán công chức bồi dưỡng thêm kiến thức đặc biệt kiến thức quản lý hành nhà nước Cần bố trí thời gian để tất cán bộ, công chức có buổi sinh hoạt, nhận xét trình thực ISO 900 để có tham gia ý kiến tạo cho việc thực đạt hiệu cao Chế độ phụ cấp Bộ thấp chưa động viện hết khả lòng nhiệt tình làm việc Đây đòi hỏi Bộ cần có ý kiến để tham gia đóng góp vào dự thảo chế độ tiền lương cho cán bộ, công chức Đối với Ban đạo chương trình ISO Cần có quy định chặt chẽ phương pháp làm việc Ban đạo để theo dõi sát tình hình có định kịp thời đảm bảo dự án ISO Bộ triển khai theo kế hoạch hiệu Đa sè cán bộ, công chức thuộc Ban đạo thực ISO phải làm nhiều việc lúc, khó dành nhiều thời gian cho việc triển khai ISO Để thực tốt chương trình cần có quy định chặt chẽ nhiệm vụ, quyền hạn cán bộ, công chức phải có quy định bắt buộc thời gian dành cho việc thực chương trình ISO Cần định 01 thư ký ISO Về công tác văn thư Bộ phận văn thư số Vụ chức chưa thực đáp ứng yêu cầu Vì cần tổ chức nhiều buổi tập huấn đặc biệt buổi tập huấn thể thức văn đấp ứng yêu cầu đề Mức độ phù hợp hệ thống văn có chưa thực đảm bảo Vì cần có kế hoạch xây dựng hệ thống văn quản lý tài liệu phù hợp Cần kiện toàn phận văn thư chuyên trách, bổ sung đủ biên chế trình độ chuyên môn văn thư cho công tác văn thư quan Quan tâm đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ văn thư chuyên trách KẾT LUẬN Quá trình tham gia thực tập Bộ Công nghiệp vinh dự may mắn lớn em Tại Bộ, lý thuyết thu nhận được, em áp dụng kiến thức trang bị ghế nhà trường vào thực tiễn Kiến thức chương trình ISO thu nhận lớn em thực tiễn hoạt động Bộ Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ nói riêng quan hành nhà nước nói chung góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý quan nhà nước, nâng cao chất lượng phục vụ hành hệ thống quản lý nhà nước Bên cạnh góp phần khắc phục thiếu sót nhược điểm công tác văn thư quan nhà nước từ trước đến nay, góp phần thực cải cách hành quốc gia Bên cạnh lợi Ých thu , áp dụng ISO 9000 có số khó khăn : lực cản tổ chức thay đổi cách thức quản lý, khó trì nhiệt tình cán công chức chương trình suốt thời gian áp dụng Vì đòi hỏi quan cần dành nhiều kinh phí, thời gian công sức để xây dựng, đăng ký chứng nhận, trì cải tiến hệ thống chất lượng; quýêt tâm nỗ lực từ phía lãnh đạo toàn thể cán công chức quan Quá trình đảm bảo thành công Ban lãnh đạo quan tin vào lợi Ých việc áp dụng chương trình ISO 9000 Trên khái quát kiến thức thu nhận trình thực tập Tuy chưa đầy đủ trình thực tập phần mang lại hiểu biết khả tự tin thân thực tập Hy vọng với giải pháp đề nguồn tài liệu tham khảo để Bộ xem xét có nhiều giải pháp hữu dụng nhằm nâng cao chất lượng chương trình ISO9000 Trong trình làm báo cáo kiến thức thực tế Ýt báo cáo bứơc nhìn ban đầu quy trình Rất mong đóng góp thầy cô bạn để báo cáo em hoàn chỉnh Người thực Phạm Thị Bốn [...]... văn, giấy tờ và hồ sơ tại các đơn vị chưa thực sự khoa học hợp lý Trang thiết bị, hệ thống cơ sở vật chất chưa thật sự đầy đủ đáp ứng yêu cầu của chất lượng ISO CHƯƠNG IV MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT QUY TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP Mặc dù những thành tựu trong việc thực hiện quy trình ISO 9000 tại Bộ Công nghiệp là rất lớn, song để hạn chế những tồn tại đã nêu, phát huy những thành tích đã... KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP I TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ISO Ở TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM 1 Những nét khái quát về việc thực hiện chương trình ISO 9000 ở trên Thế giới Tính đến cuối năm 2003 đã có 500.125 chứng chỉ ISO 9001 : 2000 đã đựơc cấp ở 149 nước Tại các nước trên thế giới bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp, các tổ chức... nông thôn áp dụng ISO 9000 cho quy trình kiểm soát tài liệu, quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản - Tại Bộ Công nghiệp áp dụng quy trình ISO cho quy trình quản lý tài liệu, quy trình xử lý văn bản đi và đến, quy trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ, quy trình rà soát và hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật III QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP 1 Các bước... trong quá trình thực hiện chương trình ISO 9000 tại Bộ Công nghiệp Cùng với những thành tựu đạt được trong quá trình thực hiện ISO 9000, tại Bộ cũng còn một số hạn chế sau: Chưa quy định rõ, đầy đủ bằng văn bản nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu năng lực của các cán bộ chủ chốt trong đơn vị Việc quản lý tài liệu, các văn bản pháp quy, quy phạm pháp luật quy định công văn, giấy tờ và hồ sơ tại các... học tập, rút kinh nghiệm, đánh giá việc thực hiện vệ sinh ngăn nắp công sở của cơ quan Thực hiện Shitsuke- Sẵn sàng Đây là mục tiêu Bộ Công nghiệp đang hướng tới nhằm làm cho mọi người thực hiện 5S một cách tự giác như một thãi quen Đến nay, qua thời gian thực hiện chương trình ISO 9000, Bộ Công nghiệp đã có nhiều chuyển biến rõ rệt: Các Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ đã xây dựng chức năng, nhiệm vụ, lề... triển ngành công nghiệp Quy trình Cấp giấy phép XNK tiền chất sử dụng trong lĩnh vực công nghiệp Quy trình Thẩm tra, thẩm định dự án đầu tư các ngành công nghiệp Quy trình Cấp giấy phép sản xuất thuốc lá điếu Quy trình Cấp giấy phép kinh doanh, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp Quy trình Quản lý hồ sơ Quy trình Lập chương trình thanh tra, kiểm tra và thực hiện chương trình Quy trình Tiếp dân Quy trình Xử... hàng Các quy trình trên được đưa lên mạng nội bộ để cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện Ngoài ra, khách ngoài cơ quan đến công tác có thể tự tìm hiểu khai thác quy trình ISO 9000 và các thông tin cần thiết khác tại màn hình cảm ứng nối mạng đặt tại tiền sảnh cơ quan Bé b) Chương trình 5S Chương trình 5S là một nội dung trong hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 mà cơ quan Bộ Công nghiệp đang triển... ISO tại Bộ được triển khai theo đúng kế hoạch và hiệu quả Đa sè các cán bộ, công chức thuộc Ban chỉ đạo thực hiện ISO đều phải làm nhiều việc cùng lúc, vì thế khó có thể dành nhiều thời gian cho việc triển khai ISO Để thực hiện tốt chương trình này cần có quy định chặt chẽ nhiệm vụ, quyền hạn của từng cán bộ, công chức và phải có quy định bắt buộc về thời gian dành cho việc thực hiện chương trình ISO. .. trình Tuyển sinh đối với các trường Cao đẳng, THCN trực thuộc Bộ Quy trình Xây dựng và giao kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức hàng năm cho các đơn vị Quy trình Thi tuyển công chức tại các đơn vị thuộc Bộ Quy trình Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Quy trình Phổ biến và giáo dục pháp luật Quy trình Mua sắm tài sản Trong số các quy trình đó có các quy trình chung mà mọi cán bộ, công. .. quan Việc triển khai thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công nghiệp tại các đơn vị trực thuộc Bộ theo quy định của Chính phủ và Bộ là ương đối tốt, có lưu được các công việc đã được thực hiện Bộ đã thiết lập được bộ máy quản lý gọn,tinh có trình độ, nhiệt tình làm nền tảng tốt cho việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 Các quy trình ISO 9001 : 2000 là quy trình mở, luôn được ... Bộ Công nghiệp Việt Nam; Chương II : Lý luận chung Bộ tiêu chuẩn ISO 9000; Chương III : Công tác triển khai thực chương trình ISO 9000 Bộ Công nghiệp; Chương IV : Mét số kiến nghị nhằm thực tốt. .. CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP I TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ISO Ở TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM Những nét khái quát việc thực chương trình. .. nhằm thực tốt chương trình ISO 9000 Bộ Công nghiệp PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ BỘ CÔNG NGHIỆP I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Công nghiệp Việt Nam ngành có