ĐỔI MỚI VAI TRÒ LÃNH ĐẠO TRONG THỰC THI CÔNG VIỆC CỦA TỔ CHỨC Lãnh đạo khái niệm quan trọng khoa học tổ chức, nhân Khái niệm lãnh đạo có nhiều cách đề cập góc độ khu vực công, khu vực tư lại hiểu theo nghĩa khác Trong viết này, khái niệm lãnh đạo hiểu theo phạm vi nói chung, theo nghĩa người đứng đầu nhóm, tổ chức Từ có vài kiến nghị "áp dụng thử" cho khu vực công Một nhiệm vụ lãnh đạo "tìm kiếm tham gia tự nguyện" cấp nhằm đạt mục tiêu tổ chức Lãnh đạo phải người có vai trò tiến trình gây ảnh hưởng dẫn dắt hành vi cá nhân hay nhóm người tổ chức hướng tới đạt mục tiêu đề Môn nhân đại đề cao vai trò lãnh đạo nên đối tượng nghiên cứu kỹ lưỡng Trách nhiệm khích lệ, động viên dẫn dắt nhóm cá nhân thực thi nhiệm vụ tổ chức mà hoàn toàn không cần phải có biện pháp cưỡng ép phải đặt lên vai người lãnh đạo, đơn giản cá nhân họ chịu trách nhiệm vạch kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát, đánh giá chịu trách nhiệm trước cấp hay trước vấn đề mang tính "lợi nhuận" tổ chức Tiêu chuẩn để cá nhân trở thành người lãnh đạo hoàn hảo cần có nhân tố: kỹ lãnh đạo, hiểu biết kỹ thuật(1), sáng suốt, hiểu biết, thể lực, ghi nhớ, sáng tạo, kiên định, nhẫn nại dũng cảm Tiêu chuẩn đặt vấn đề cho người lãnh đạo buộc phải suy nghĩ hành động theo hướng: việc hội tụ đủ tất nhân tố vừa nêu khó khả thi làm cách để người lãnh đạo dần hội tụ đủ nhân tố? Thông thường khó đạt tiêu chuẩn vị lãnh đạo khôn ngoan chọn phương án tiến dần để tiệm cận mẫu hình người lãnh đạo công việc phấn đấu để trở thành lãnh đạo có đủ yếu tố nêu Trong môi trường tổ chức, cá nhân người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm lúc vấn đề (mô tả theo mô hình đây): - Xác định nhiệm vụ điều hành để đạt nhiệm vụ tổ chức; - Xây dựng trì nhóm làm việc; - Xác định phát triển cá nhân tổ chức Mô hình: Ba vấn đề nêu có quan hệ tương hỗ, không vấn đề xem nhẹ cần yếu tố bị tụt hậu, chắn kết công việc tổ chức không đạt định hướng ban đầu Việc trì ổn định ba yếu tố giúp tổ chức nói chung cá nhân người lãnh đạo nói riêng thích nghi với thay đổi đột ngột môi trường điều kiện làm việc Đương đầu với yếu tố, đương nhiên cá nhân người lãnh đạo phải đặt cho câu hỏi: ta làm để đạt nhiệm vụ tổ chức? Ta làm để xây dựng trì nhóm làm việc? Và ta làm để xác định, phát triển cá nhân tổ chức? Một lãnh đạo sáng suốt chọn cách thức chung tay thực thi nhiệm vụ với đội ngũ song hành với định hướng, dẫn người lãnh đạo Để đáp ứng ba vấn đề đặt tổ chức, lãnh đạo cần tiến hành bước sau: - Đối với nhiệm vụ tổ chức: xác định nhiệm vụ ràng buộc, rào cản nhiệm vụ đó; thiết lập yếu tố ưu tiên, trình tự thực tổng hợp nguồn lực có; định; thiết lập nhóm công tác nhóm nhân viên có kiến thức, hiểu rõ công việc; theo dõi tiến độ, chuẩn mực quy định trì kỷ cương; đánh giá mục tiêu kết quả; điều chỉnh kế hoạch hoạt động (nếu cần thiết) - Đối với nhiệm vụ xây dựng trì nhóm làm việc: tạo liên đới chia sẻ công việc, kinh nghiệm thành viên nhóm; hướng dẫn đưa mô hình chuẩn cho nhóm; đáp ứng yêu cầu nhóm, đặc biệt khuyến khích phản hồi ý kiến góp ý trình thực thi nhiệm vụ; đưa gợi ý cho hợp tác hoá giải xung đột nội nhóm; ghi nhận thành công rút học từ thất bại - Đối với nhiệm vụ xác định phát triển cá nhân: xác định mục đích lợi ích cần đạt tương ứng với cá nhân; đánh giá kỹ cá nhân, mục tiêu giao nhiệm vụ; hướng dẫn, lắng nghe khích lệ; hỗ trợ, đảm bảo ghi nhận nỗ lực; đánh giá kết quả, khen thưởng trợ giúp để tiếp tục đào tạo công việc tương lai Qua nội dung nêu trên, thấy vai trò chủ động sáng tạo lãnh đạo khu vực công cần đề cao Việc đánh giá lực người lãnh đạo cần xem xét theo hướng giải nhiệm vụ tổ chức người lãnh đạo tổ chức Một yếu tố bị xem nhẹ dẫn đến sai lệch tiến tới đạt nhiệm vụ trì tồn tổ chức, dẫn đến khủng hoảng tiêu cực cho tổ chức triệt tiêu nhiệm vụ tổ chức Tham chiếu từ lý thuyết nêu cho thấy công vụ Việt Nam phải "vật lộn" với nhiều khó khăn việc tìm giải pháp tổng thể cụ thể cho việc phát triển công vụ, mà nội dung quan trọng cải cách tổ chức nâng cao lực cán bộ, công chức Muốn làm việc này, vai trò lãnh đạo tổ chức công tối quan trọng Trong thời gian tới, cá nhân lãnh đạo tổ chức khu vực công cần định hướng vào số việc sau: Thay đổi cung cách quản lý công chức, viên chức: chuyển từ tư quan liêu bao cấp - với mô hình tiếng "quản lý thời gian", sang quản lý nhân viên dựa kết chất lượng công việc (hiệu sản phẩm đầu ra) Người lãnh đạo giữ vai trò định hướng công việc, quy tụ, đoàn kết tập thể dẫn cần thiết cho nhân viên cấp Xác lập kế hoạch công việc theo định hướng tổ chức, phân công công việc thật khoa học nội tổ chức: việc lập kế hoạch chuẩn xác điều chỉnh (khi cần thiết) giúp người lãnh đạo tận dụng tối ưu nguồn lực, tránh lãng phí hoàn thành nhiệm vụ tổ chức hạn định Điểm tiền đề cho việc bố trí theo sở trường, lực cá nhân tâm tư, động lực thành viên tổ chức Theo sát, điều chỉnh (nếu cần thiết) tiến trình thực thi chất lượng hiệu công việc: với việc kiểm soát từ đầu cuối chu trình công việc cụ thể phải đảm đương nhiệm vụ quản lý tổ chức với tất yếu tố cấu thành, vai trò người lãnh đạo phát huy rõ nét trình Có theo sát từ đầu công việc định hướng tổ chức, người lãnh đạo đánh giá kết quả, chất lượng công việc công chức, viên chức thừa hành quyền tạo lập nên Đổi phương thức đánh giá, nhận xét công chức, viên chức quyền: việc đổi phương thức đánh giá trình thực thi công vụ công chức, viên chức sau khoảng thời gian (thông thường năm) nhân tố tạo động lực làm việc cho công chức, viên chức Việc lâu đánh giá công chức, viên chức hàng năm theo mẫu cứng nhắc, "vô hồn" tiền đề tạo cào bằng, bình quân chủ nghĩa nội tổ chức, gián tiếp làm thui chột động lực công việc hầu hết thành viên tích cực Lãnh đạo hết hiểu rõ lực, chất lượng công việc nhân viên quyền, vai trò lãnh đạo cần đề cao trao quyền nhiều Bên cạnh đó, lãnh đạo tổ chức phải tự soi để điều chỉnh hành vi phân công, đánh giá, ứng xử theo hướng người, việc, thời điểm, công bằng, công tâm, tôn trọng nhân phẩm, danh dự công chức, viên chức Trong trường hợp xảy ra, người lãnh đạo phải dũng cảm đứng chịu trách nhiệm họ hết người tin tưởng giao nhiệm vụ lãnh đạo tổ chức Trên thực tế, tượng "tranh công, đổ lỗi" xảy nhiều nơi, nhiều cấp công vụ Việt Nam việc khắc phục yếu thực sớm chiều Lý liên quan mật thiết tới tính hệ thống, văn hoá, tổ chức, đánh giá công chức không dựa đề cao kết công việc, yếu tố kỷ luật việc thực thi công vụ ghi dấu ấn sâu đậm qua thời gian dài thời kỳ "quan liêu, bao cấp" Ghi chú: (1) Kỹ năng, kỹ thuật ngành nghề, lĩnh vực công việc theo tiêu chuẩn cần phải có Tài liệu tham khảo: Armstrong, M (2006) A Handbook of Human Resource Management Practice 10th ed., Kogen Page Ltd., London (UK) Vai trò người lãnh đạo Mỗi người lãnh đạo đưa yêu cầu, thực tế đưa hai thông điệp: nội dung, tức người lãnh đạo muốn thực hiện, hai cách thức, tức cách thức mà nhà lãnh đạo đưa yêu cầu Thông điệp thứ hai quan trọng không thông điệp cung cấp hoàn cảnhvăn hóa cho người nhận thông điệp, nhân viên Bất kể tổ chức người ta có tâm lý chung "trăm nghe không thấy" Người ta thật tin chứng kiến Và khuôn mẫu có tầm ảnh hưởng lớn cách sử xự người lãnh đạo Hơn tất cả, chuẩn mực để người nhìn vào Chính người lãnh đạo người làm nên phong cách ứng xử nơi làm việc Hơn hết, họ thiết lập nên giá trị thực tế tổ chức, cụ thể mối quan hệ khách hàng, với nhà cung cấp hay đối tác Nếu nhà lãnh đạo tin khách hàng thật gánh nặng thường mang đến phiền toái tất yếu nhân viên phản ánh quan điểm thông qua dịch vụ nghèo nàn, thiếu tinh tế không cải tiến Nhưng nhà lãnh đạo đặt khách hàng lên vị trí ưu tiên hàng đầu, giả sử sẵn sàng rời họp nội điện thoại với khách hàng mong đợi nhân viên họ quan tâm chu đáo dịch vụ không ngừng cải thiện Hàng ngày, tổ chức, doanh nghiệp kiếm nhiều tiền hay tiêu hao nguồn vốn trực tiếp định nhà lãnh đạo, mà hàng ngàn định toàn thể nhân viên Những định hàng ngày mang tính trực tiếp vậy: định chiết khấu, nhận hàng bán trả lại, lựa chọn nhà cung cấp, sản xuất hàng tồn kho, phối hợp nhiều định Và thật lý tưởng tất người định hướng vào mục tiêu tương lai chung Muốn vậy, nhà lãnh đạo phải đưa tranh rõ ràng cụ thể tốt Chính điều định hướng cho nhân viên đưa định hàng ngày cho phù hợp Liệu nhà cung cấp đáp ứng tiêu sản lượng hay không, sách khách hàng thực hóa việc thâm nhập thị trường hay không, sách giá ảnh hưởng đến hình ảnh mà doanh nghiệp xây dựng Ngay mục tiêu hoàn hảo cho doanh nghiệp trở nên vô giá trị không chuyển thành mụch tiêu hữu, rõ ràng đáp ứng cho cá nhân Công việc thường gọi "sự liên kết", nghĩa nhà lãnh đạo phải đảm bảo cá nhân phải quan tâm đến, đánh giá có yêu cầu đóng góp thích hợp vào định hướng chung toàn doanh nghiệp Mối tương quan cá nhân tập thể không tự nhiên mà thành mà đòi hỏi quan sát nắm bắt khả vị trí cá nhân quy trình hoạt động chung tổ chức để hướng mục tiêu cho cá nhân thực hỗ trợ mục tiêu chung toàn thể tổ chức Nếu không làm điều thất bại nhân viên mà sai lầm nhà lãnh đạo Vai trò nhà lãnh đạo, quản lý công sở hành nhà nước, số biện pháp cụ thể để nâng cao suất LĐ, kỹ mà nhà lãnh đạo v quản lý công sở cần có Vai trò nhà lãnh đạo, quản lý công sở hành nhà nước Lao động người lãnh đạo, quản lý ko tạo giá trị vậ chất trực tiếp mà tiền đề cần thiết để phát triển xã hội Khi xã hội ngày phát triển, phân công lao động xã hội ngày cao vai trò lãnh đạo, quản lý ngày quan trọng đề cao Trong quan, công sở hành chính, sản phẩm người lãnh đạo, quản lý định hành Loại lao động đc pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền mang nét lao động trí óc đặc biệt, có tính chủ động sáng tạo C Mác chia lao động trí óc nói chung làm loại: - Loại 1: Có sản phầm gắn liền với thân người lao động trí óc Đó báo, tranh ảnh, nhạc, sách… - Loại 2: Gắn liền với người lao động nghệ sĩ vai diễn, nhà giáo bục giảng… - Loại 3: Có sản phẩm phát minh khoa học, sáng chế quan trọng… Lao động người lãnh đạo, quản ký đầy đủ đặc điểm loại lao động trí óc nói biểu nhiều công việc cụ thể khác VD: Khi ban hành định hành chính, lao động người lãnh đạo, quản lý loại lao động trí óc thứ Khi đạo hoạt động thực tế người lãnh đạo, quản lý lao động giống nhà giáo bục giảng loại lao động thứ Khi đưa đề án cải tiến mới, lao động người lãnh đạo quản lý mng đặc diểm loại lao động thứ Kết hợp loại lao động vừa khoa học, vừa nghệ thuật, cho thấy lực người lãnh đạo, quản lý Trách nhiệm nhà lãnh dạo, quản lý phải liên kết thành viên quan công sở thành thể thống dẫn cho quan, công sở hoạt động để đạt đc mục tiêu đề tốt nhất, hiệu Một số biện pháp để nâng cao suất lao động: Xem xét lại việc tổ chức quản lý để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, hội thách thức khâu, phận, vấn đề quan trọng công sở, quan Đổi tổ chức quản lý cho phù hợp với thời kì Sử dụng nhân lực có hiệu quả, trọng từ khâu tuyển chọn, bố trí sử dụng lao động, bảo đảm lao động có trình độ phù hợp với lực Tăng cường đào tạo đạo tạo lại đến nâng cao trình độ, kỹ người quản lí lao động; tạo môi trường làm việc thân mật, cởi mở nhằm làm cho nhân viên gắn bó với tổ chức, phát huy sáng kiến, tăng khả làm việc theo nhóm Chú trọng đầu tư thiết bị, công nghệ phù hợp, lựa chọn công nghệ phù hợp với điều kiện, khả tổ chức, ý đến yếu tố dài hạn thân thiện với môi trường Tạo lập môi trường, bao gồm môi trường tự nhiên, kinh tế, trị, xã hội, pháp lí, công nghệ điều kiện cho tổ chức hoạt động thuận lợi Tạo bầu không khí quan thật thoái mái, người hòa đồng với Khuyến khích hay hình phạt tài cho nhân viên Kích thích tư sáng tạo thành viên công sở Nói chung, suất lao động tiêu chất lượng có vai trò quan trọng tổ chức toàn kinh tế Để nâng cao suất lao động, nỗ lực toàn diện nhiều mặt thường xuyên liên tục tổ chức, công sở, cần có hỗ trợ Chính phủ cấp quyền theo tinh thần hướng vềtổ chức, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động Những kỹ mà nhà lãnh đạo quản lý công sở cần có - Kỹ lập kế hoạch kỹ quản lý thời gian: Kế hoạch công việc biện pháp quan trọng để tổ chức khoa học lao động người lãnh đạo, quản lý Muốn kế hoạch hóa công việc tốt cần phân loại công việc thích hợp Người lãnh đạo, quản lý có kinh ngiệm biết lựa chọn công việc để giải cho phù hợp với yêu cầu thực tế, kịp thời xác Khi đặt câu hỏi lựa chọn: Cần giái việc gì? Tại cần phải giải việc đó? Gải ntn? Cách làm tốt nhất? Nơi giải đâu? Khi giải xong? Có thể kéo dài ko? Giao việc cho hợp lý?? Đồng thời việc phân bố thời gian làm việc hợp lý Người lãnh đạo cần có thời gian để giao tiếp, để nghe đt, để công tác sở, tham gia họp, để làm công tác lễ tân, nghiên cứu văn bản, nghỉ ngơi, giải trí… Tỷ lệ thời gian phân bố cho công việc cần đc phân bố cho ko nhiều cho loại mà ko đủ thời gian cho loại khác - Lập biểu đồ theo dõi công việc: Biểu đồ giúp cho ng lãnh đạo, quản lý bao quát đc toàn công việc time định Đây bảng ghi chép tất hoạt động phận quan, công sở với dẫn công việc thực hiện, ng phụ trách công việc Qua biết đc công việc có đc phân bố phân hay ko? Nếu có bị tắc nghẽn công việc ng lãnh đạo, quản lý phát kịp thời tắc nghẽn đâu cách sớm Biểu đồ theo dõi đc hoạt động cán bộ, cho công việc đc tiến hành đơn vị Lập biểu đồ theo dõi công việc phân bổ thời gian hợp lý giúp ng lãnh đạo, quản lí hợp lý hóa lao động Giúp việc thiết lập trật tự công việc đầu tư thời gian hợp lý cho khâu quan trọng Giải đc mqh giải công việc Giúp ng lđ, ql tìm hiểu nguyên nhân thành công hay thất bại công việc Kết hợp việc lập biểu đồ phân bổ thời gian hợp lý loại bỏ đc công việc làm nhiều thời gian, đẩy nhanh cường độ thực công việc cách tập trung giải khâu chủ yếu, ko để khâu quan trọng dừng lại lâu - Tổ chức hệ thống văn thông tin phục vụ cho công tác lãnh dạo quản lý: Hệ thống văn giấy tờ phục vụ cho công việc ng lđ, ql phải đc tổ chức cách khoa học theo số nguyên tắc ngiệp vụ cần thiết Có hệ thống vb theo nd mà ng lđ, ql đc phân công theo dõi liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan công sở + Về kế hoạch + Về thi đua + Về nhân + Về tài + Về chuyên môn ngiệp vụ + Về sách chung… Cũng xếp VB theo đơn vị mà ng lđ, ql cần theo dõi vùng địa lí Các tài liệu vb giúp nhà lđ, ql quán xuyến đc hđ yếu quan công sở Một số y/c nghiệp vụ cần ý: + Các loại tài liệu phải bảo quản đk tốt, dễ tìm, dễ thấy, tránh thất lạc mát + Các thông tin cần thiết đc cung cấp đầy đủ nhanh chóng Muốn đảm bảo y/c ta phải áp dụng công nghệ tin học, sử dụng công cụ phương tiện tiên tiến để lưu trữ Kỹ giao tiếp lãnh đạo, quản lý(116đ phải giao tiếp giải công việc, để thực nhiều mục tiêu khác Giao tiếp y/c chủ quan với mục tiêu tìm hiểu làm quen với công việc mới, gặp gỡ cán bộ, nhân viên đc giao để động viên, tiếp xúc lí xã giao Cũng có TH giao tiếp nhằm trao đổi thông tin, kiểm tra kết công việc Có giao quy điịnh chung chức năng, nhiệm vụ quan Vai trò giao tiếp hoạt động quản lý điều hành Giao tiếp hoạt động quản lý điều hành đóng vai trò vô quan trọng trình quản lý, điều hành, yếu tố để đảm bảo hiệu cho công việc quản lý, giúp nhà quản lý thực thành công mục tiêu mà đề cho tổ chức Giao tiếp có vai trò lớn : Tạo nên mối quan hệ thống ý chí cá nhân, phận tổ chức Tạo nên hiểu biết, gần gũi cá nhân, từ tạo nên thống cao nhằm giải tốt mục tiêu chung mà tổ chức đề Đây yếu tố quan trọng hàng đầu giao tiếp Tạo nên gắn bó thành viên tổ chức Trong tổ chức, mối quan hệ lợi ích cá nhân tập thể lúc kết hợp hài hòa phù hợp với nhau, nhờ vào hoạt động giao tiếp mà người lãnh đạo điều hành dung hòa mối quan hệ lợi ích cá nhân với lợi ích mục tiêu chung tổ chức Bằng giao tiếp tổ chức, điều hòa, phối hợp hoạt động cá nhân tổ chức cách phù hợ theo mục tieeuc àm tổ chức đề Giao tiếp công cụ để trao đổi thông tin hoạt động quản lý điều hành, tổ chức, đặc biệt quan hành chính, việc trao đổi thông tin quản lý yếu tố thiếu để thực đồng công việc, giao tiếp có vai trò lớn Bên cạnh đó, giao tiếp công cụ để người lãnh đạo, quản lý thực công tác kiểm tra công việc, trao đổi thông tin với cấp để điều khiển hoạt động cho nhân viên, điều khiển hướng dẫn họ thực nhiệm vụ đề Giao tiếp công cụ hữu hiệu nhà quản lý để tiếp thu ý kiến công dân định hành mình, từ nhà lãnh đạo đề giải pháp thích hợp, kịp thời cho định Đánh giá mức độ thành công hay thất bại định hành đề thực tế sống người dân Giao tiếp tốt tạo nên môi trường thuận lợi, thích hợp cho cá nhân phát triển Việc tạo dựng môi trường giao tiếp gần gũi cá nhân tổ chức công việc quan trọng nhà quản lý, đặc biệt quan hành nhà nước vấn đề quan trọng Xét khía cạnh hành hoạt động quan hành nhà nước nhằm mục tiêu cao nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, nâng cao chất lượng dịch vụ công Và thực công tác giao tiếp tốt góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ công người dân tham gia vào hoạt động quản lý hành nhà nước, kiểm tra, giám sát, ý kiến trình thi hành định hành chính, điều giúp phát huy tính dân chủ nhân dân Một hoạt động chủ yếu quan trọng quan quản lý hành nhà nước hoạt động tiếp công dân, lắng nghe ý kiến phản hồi, đánh giá người dân trình hoạt động làm việc quan Khi vai trò giao tiếp trở nên quan trọng, phương tiện thiết yếu để người dân bày tỏ ý kiến lên quan hành nhà nước, từ phát huy tính dân chủ, quyền làm chủ nhân dân Như vậy, vai trò giao tiếp hoạt động quản lý điều hành quan hành nhà nước đa dạng, thể nhiều khía cạnh khác Nó yếu tố để đảm bảo thành công, hiệu làm việc khả đáp ứng dịch vụ công quan nhà nước yêu cầu nhân dân Tuy vậy, để đảm bảo hoạt động giao tiếp mang lại hiệu cao người tiến hành giao tiếp phải ý đến số yếu tố mang tính kỹ khả nghe, khả nói… phẩm chất mà nhà lãnh đạo phải có muốn thực thành công mục tiêu quản lý đề cho tổ chức Ngoài nhà lãnh đạo, quản lý cần có thêm kỹ như: - Kỹ định - Kỹ thuyết trình - Kỹ lắng nghe - Kỹ đàm phán - Kỹ vấn - Kỹ … ... mà sai lầm nhà lãnh đạo Vai trò nhà lãnh đạo, quản lý công sở hành nhà nước, số biện pháp cụ thể để nâng cao suất LĐ, kỹ mà nhà lãnh đạo v quản lý công sở cần có Vai trò nhà lãnh đạo, quản lý... Human Resource Management Practice 10th ed., Kogen Page Ltd., London (UK) Vai trò người lãnh đạo Mỗi người lãnh đạo đưa yêu cầu, thực tế đưa hai thông điệp: nội dung, tức người lãnh đạo muốn... hết thành viên tích cực Lãnh đạo hết hiểu rõ lực, chất lượng công việc nhân viên quyền, vai trò lãnh đạo cần đề cao trao quyền nhiều Bên cạnh đó, lãnh đạo tổ chức phải tự soi để điều chỉnh hành