LỜI MỞ ĐẦU Thực tập cuối khoá giai đoạn cuối trình Đào tạo cử nhân hành Học viện Hành Quốc gia nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức thực tiễn, vận dụng kiến thức lý luận vào việc phân tích hoạt động quản lý nghiệp vụ để áp dụng vào công việc sau Là sinh viên năm cuối giới thiệu thực tập Hội nhà Doanh nghiêp trẻ Việt Nam vinh dự em Thông qua hoạt động cụ thể đơn vị thực tập gợi ý giảng viên hướng dẫn với giúp đỡ cơ, chú, anh, chị văn phịng, em mạnh dạn chọn đề tài “Tìm hiểu thể thức kỹ thuật trình bày văn Hội nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam” Sau em xin giới thiệu sơ qua đề tài mà chọn: Lý chọn đề tài - Đầu tiên, em thấy nghiệp vụ soạn thảo văn nội dung quan trọng Văn phịng - phận khơng thể thiếu quan Nghiệp vụ thực tốt phát huy trình độ, lực tổ chức giải quan hệ quan nhân viên Có thể nói Văn phịng nơi chuyển tải, thu thập, xử lý thông tin phản hồi nội bên quan theo yêu cầu lãnh đạo, góp phần hồn thiện bước công tác tổ chức điều hành thông tin đơn vị Nhận thức vai trò quan văn chương trình học, em muốn tiếp cận thực tế có khơng - Lý thứ hai khiến em chọn đề tài là: cơng việc soạn thảo văn học thời gian tháng thực tập Các nghiệp vụ quan công khai không số nội dung của: tài cơng, tổ chức cán bộ,… (phải học thời gian dài làm được, nhiều vấn đề cịn u cầu bảo mật chặt chẽ) - Và cuối cùng, có nhiều sinh viên làm vấn đề này, em lựa chọn vì: + Tuy lý thuyết giống quan lại có áp dụng khác nhau, + Cùng với việc nắm rõ kiến thức, lại giúp đỡ tận tình cán hành văn phịng, em mong báo cáo có độc đáo so với báo cáo khác lĩnh vực Mục đích đề tài - Thể đặc trưng nghiệp vụ soạn thảo văn Hội nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam Từ đó, thấy đóng góp hoạt động quan - Khơng vậy, báo cáo cịn đưa đề xuất việc hoàn thiện nghiệp vụ sở phát huy ưu điểm hạn chế tồn Phạm vi, giới hạn nghiên cứu Hoạt động quản lý ban hành văn (đặc biệt yếu tố thể thức kỹ thuật trình bày) Hội nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam Trên định hướng làm việc em Từ vấn đề nêu nguồn tài liệu, kết nghiên cứu, em xin trình bày cách cụ thể phần Bản báo cáo đúc kết kiến thức, kỹ mà em học trường, đồng thời kinh nghiệm mà em tiếp thu trình thực tập Do thời gian nghiên cứu, tìm hiểu ngắn kiến thức hạn chế nên báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận thông cảm, chia sẻ đóng góp ý kiến thầy, bạn! Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIỆP TRẺ VIỆT NAM 1.1 LỊCH SỬ RA ĐỜI CỦA HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIỆP TRẺ VIỆT NAM 1.1.1 Giới thiệu Hội nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam Hội nhà Doanh nghiệp trẻ (DNT) Việt Nam tổ chức xã hội - nghề nghiệp tự nguyện nhà DNT Việt Nam Hội đoàn kết, tập hợp nhà DNT Việt Nam không phân biệt thành phần kinh tế, lĩnh vực hoạt động, dân tộc, tôn giáo, phấn đấu phát triển thành đạt hội viên, tham gia đóng góp vào nghiệp phát triển kinh tế, xã hội đất nước mục tiêu “dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh” Điều lệ Hội nhà DNT Việt Nam nêu rõ mục đích Hội "Đồn kết tập hợp nhà DNT Việt Nam phấn đấu cho phát triển doanh nghiệp thành đạt hội viên, góp phần xây dựng phát triển lực lượng doanh nhân Việt Nam, đóng góp vào nghiệp phát triển kinh tế - xã hội đất nước" Hội nhà DNT Việt Nam (VIETNAM YOUNG ENTREPRENEURS’ ORGANIZATION) có trụ sở làm việc 64 Bà Triệu, Hồn Kiếm, Hà Nội Điện thoại: (84 – 4) 228 227; Fax: (84 – 8) 431 861 – Email: dnt@hn.vnn.vn – Website: http:// www.dntvn.org.vn 1.1.2 Quá trình hình thành tổ chức Hội nhà doanh nghiệp trẻ Việt Nam Mặc dù hình thành giới DNT nhân tố hoàn toàn lực lượng niên Việt Nam, từ đầu Đồn TNCS Hồ Chí Minh thông qua tổ chức Hội LHTN Việt Nam quan tâm đến cơng tác đồn kết, tập hợp lực lượng Tháng 8/1991, Trung ương Hội Liên hiệp niên (LHTN) Việt Nam tổ chức Gặp gỡ DNT toàn quốc lần thứ nhất, với gần 100 đại biểu, phần đông niên sản xuất kinh doanh giỏi tham dự Tháng 10/1993 “Gặp DNT toàn quốc lần thứ 2” tổ chức thành phố Hồ Chí Minh, với 148 đại biểu nhà doanh nghiệp trẻ tiêu biểu nhiều địa phương nước tham dự Đồng chí Nơng Đức Mạnh (khi Chủ tịch Quốc hội, Tổng Bí thư Đảng CS Việt Nam) tham dự động viên niên tích cực tham gia mặt trận kinh tế Qua lần tổ chức gặp gỡ này, Trung ương Hội LHTN Việt Nam khẳng định nhu cầu tập hợp nhà DNT xúc Năm 1992, câu lạc DNT Quận - Hồ Chí Minh (thuộc Uỷ ban Hội LHTN Việt Nam Quận 5) câu lạc DNT thành lập Việt Nam Năm 1993, câu lạc DNT Hà Nội đời (thuộc Uỷ ban niên thành phố Hà Nội) Tháng 10/1994 Hội DNT Hồ Chí Minh (trực thuộc Uỷ ban Hội LHTN Việt Nam Hồ Chí Minh) thành lập Hội DNT địa phương Việt Nam Tháng 8/1994, Trung ương Hội LHTN Việt Nam đạo thành lập câu lạc DNT Việt Nam đặt quản lý Trung tâm Giải việc làm niên, thuộc Trung ương Hội LHTN Việt Nam Khẳng định định hướng tập hợp giới DNT hoạt động Hội LHTN Việt Nam, tháng 11/1994 Ban vận động thành lập Hội DNT Việt Nam trực thuộc Trung ương Hội LHTN Việt Nam thành lập theo Quyết định số 140 QĐ/TWH Để chuẩn bị cho đời Hội DNT Việt Nam hỗ trợ công tác tập hợp DNT địa phương, ngày 23/2/1995 Uỷ ban lâm thời Hội DNT Việt Nam có tư cách pháp nhân riêng, nằm đạo trực tiếp Đoàn Chủ tịch UBTW Hội LHTN Việt Nam thành lập theo Quyết định số 40 QĐ/TWH Chủ tịch Hội LHTN Việt Nam Uỷ ban lâm thời (UBLT) tiến sĩ kinh tế Nguyễn Tiến Quân (khi Tổng Giám đốc Trung tâm hỗ trợ phát triển doanh nghiệp quốc doanh, Quyền Chủ tịch Hội đồng TW liên minh Hợp tác xã Việt Nam) làm Chủ tịch mắt vào tháng 4/1995 Hồ Chí Minh gặp gỡ DNT toàn quốc lần thứ UBLT Trung ương Hội LHTN Việt Nam tổ chức Sự đời hoạt động UBLT Hội DNT Việt Nam tạo sắc thái cho phong trào DNT Việt Nam Trong năm 1995 - 1996 cơng tác đồn kết, tập hợp DNT đẩy mạnh, hàng loạt câu lạc DNT tỉnh, thành phố thành lập (tổng số có 15 tỉnh, thành là: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phịng, Thanh Hoá, Nghệ An, Đà Nẵng, Đắk Lắk, Gia Lai, Khánh Hồ, Phú n, Tây Ninh, Long An, Sóc Trăng, Tiền Giang, Cà Mau) Do Chính phủ có chủ trương tạm dừng việc thành lập Hội từ tháng 10/1996 (Thơng báo số 5030/CCHC ngày 7/10/1996 Văn phịng Chính phủ), kế hoạch UBLT tổ chức Đại hội thành lập Hội DNT Việt Nam vào cuối năm 1996 không thực Đây nguyên nhân khiến cơng tác đồn kết, tập hợp DNT bị suy giảm, phong trào DNT vào lúng túng khơng có lối tổ chức, hội viên DNT hoang mang tư tưởng, có người giảm sút lòng tin vào chủ trương phát triển đội ngũ doanh nhân trẻ Việt Nam Các câu lạc DNT hoạt động khó khăn hội viên bị ảnh hưởng tư tưởng, số câu lạc ngừng hoạt động Đây thời kỳ khó khăn phong trào DNT Đầu năm 1998, Ban Bí thư Trung ương Đồn, Đoàn Chủ tịch UBTW Hội LHTN Việt Nam UBLT Hội DNT Việt Nam định tổ chức Đại hội toàn quốc nhà DNT Việt Nam thành lập Hội đồng nhà DNT Việt Nam, phá vỡ bế tắc tổ chức, tạo hướng xung lực cho phong trào DNT Tháng 8/1998, 230 đại biểu từ 53 tỉnh, thành phố, đại diện cho giới DNT nước dự Đại hội toàn quốc nhà DNT Việt Nam, hiệp thương cử Hội đồng nhà DNT Việt Nam, quan điều phối hoạt động DNT toàn quốc Đại hội toàn quốc nhà DNT Việt Nam tập hợp qui mô lớn từ trước đến giới DNT Việt Nam Đại hội thể đoàn kết, thống nhất, tiềm sức mạnh giới DNT Việt Nam Đại hội tiếp thêm khí sức mạnh cho phong trào DNT, khẳng định vị trí vai trị nịng cốt Đồn, Hội phong trào DNT Việt Nam Sau Đại hội, địa phương đồng loạt khôi phục đẩy mạnh công tác tập hợp lực lượng nhà DNT, cuối năm 2002 phát triển Hội, câu lạc DNT 31 tỉnh, thành phố Các hoạt động phong trào DNT sôi nổi, phong phú: từ hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhà DNT đến hoạt động hỗ trợ phát triển doanh nghiệp, hoạt động tôn vinh DNT xuất sắc, hoạt động xã hội, Tháng 11/2002, đồng ý Thủ tướng Chính phủ, Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ Hội nhà DNT Việt Nam tổ chức Đại hội thống mặt tổ chức hệ thống Hội, câu lạc DNT địa phương, ngành thức thành lập Hội nhà DNT Việt Nam, tổ chức đại diện cho giới DNT Việt Nam 1.2 CHỨC NĂNG, NGUYÊN TẮC, NHIỆM VỤ HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIỆP TRẺ VIỆT NAM 1.21 Chức Hội nhà doanh nghiệp trẻ Việt Nam * Hội nhà DNT Việt Nam có chức chính: - Đại diện cho lực lượng DNT Việt Nam quan hệ nước theo qui định pháp luật; bảo vệ quyền, lợi ích đáng, hợp pháp hội viên - Hỗ trợ nhà DNT Việt Nam phát triển nghề nghiệp, hợp tác đầu tư, phát triển kinh doanh, học tập nâng cao kiến thức chun mơn, kinh nghiệm trình độ quản lý, điều hành doanh nghiệp - Bồi dưỡng nâng cao nhận thức trị cho hội viên; đồn kết, tập hợp phát triển lực lượng DNT; phát huy vai trò nguồn lực giới DNT Việt Nam - Là diễn đàn cung cấp, trao đổi thông tin, ý kiến nhà DNT với quan Đảng, Nhà nước, tổ chức xã hội doanh nghiệp khác * Điều kiện để trở thành hội viên Hội là: Công dân Việt Nam từ 18 đến 45 tuổi, thành viên lãnh đạo, đại diện cho doanh nghiệp tổ chức kinh tế thành lập đăng ký hoạt động theo pháp luật Việt Nam, tán thành Điều lệ Hội, tự nguyện xin gia nhập Hội, xét kết nạp làm hội viên Hội 1.2.2 Nguyên tắc hoạt động Hội nhà doanh nghiệp trẻ Việt Nam * Hội nhà DNT Việt Nam hoạt động theo nguyên tắc: - Tự nguyện, tự quản, tự chủ tài - Hiệp thương dân chủ thống hành động - Đoàn kết, tương trợ hợp tác bình đẳng * Mơ hình tổ chức Hội gồm có Uỷ ban Trung ương Hội Hội, câu lạc DNT theo tỉnh, thành, ngành Từ sau Đại hội lần thứ I, hệ thống tổ chức Hội phát triển mạnh Đến tháng 8/2003 bao gồm 37 Hội, câu lạc cấp tỉnh, thành, ngành với tổng số 500 hội viên, doanh nghiệp hội viên điều hành có qui mơ tổng lao động 600.000 người, tổng doanh thu năm tương đương gần tỷ USD Hội nhà DNT Việt Nam trở thành tổ chức liên kết doanh nhân doanh nghiệp lớn thứ Việt Nam qui mô hội viên mạng lưới tổ chức, đồng thời đánh giá tổ chức động nhất, có tốc độ phát triển hội viên nhanh 1.2.3 Nhiệm vụ Hội nhà doanh nghiệp trẻ Việt Nam * Căn mục đích, chức Hội, hoạt động Hội nhà DNT Việt Nam tập trung theo nhiệm vụ qui định Điều lệ gồm: - Đoàn kết, tập hợp nhà DNT Việt Nam nước, hỗ trợ hội viên mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khác - Tổ chức hoạt động hỗ trợ hội viên nâng cao trình độ quản lý, điều hành doanh nghiệp, phát triển hoạt động kinh doanh, phát triển doanh nghiệp - Phản ánh nhu cầu, nguyện vọng, đề xuất, kiến nghị nhà DNT Việt Nam với Đảng, Nhà nước, Đoàn niên tổ chức hữu quan chủ trương, sách vấn đề liên quan đến giới DNT Việt Nam - Bảo vệ quyền lợi ích đáng, hợp pháp hội viên; chăm lo phát triển lực lượng DNT cho đất nước - Tổ chức hướng dẫn cho hội viên tham gia hoạt động xã hội chương trình hoạt động niên Hội Liên hiệp niên Việt Nam - Tổ chức hoạt động giao lưu, hợp tác với tổ chức doanh nghiệp, tổ chức kinh tế nước theo quy định pháp luật, góp phần tích cực vào q trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế * Căn nhiệm vụ qui định Điều lệ triển khai thực Nghị Đại hội lần thứ I Hội nhà DNT Việt Nam, Hội phát động phong trào "Ba xung kích xây dựng kinh tế, hai tình nguyện phát triển cộng đồng" giới DNT nước Các hoạt động phong trào bao gồm chương trình: - Xung kích đổi cơng nghệ - Xung kích chủ động hội nhập kinh tế quốc tế - Xung kích xây dựng cơng trình kinh tế niên - Tình nguyện giúp niên lập nghiệp - Tình nguyện sống cộng đồng Trong lĩnh vực xây dựng định hướng phát triển đội ngũ nhà DNT Việt Nam, Hội triển khai nhiều hoạt động có hiệu cao, có tác động trực tiếp đến giới DNT đông đảo niên toàn xã hội 1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIÊP TRẺ VIỆT NAM 1.3.1 Mơ hình tổ chức Để đảm bảo tính thống tổ chức hoạt động niên Việt Nam, Hội DNT phải tổ chức nằm mặt trận đoàn kết niên Việt Nam Đồn TNCS Hồ Chí Minh làm nịng cốt lãnh đạo Như vậy, xác định nguyên tắc tổ chức Hội DNT phải thành phần Hội LHTN Việt Nam "Hội LHTN Việt Nam tổ chức xã hội rộng rãi niên tổ chức niên Việt Nam yêu nước theo tư tưởng Hồ Chí Minh" "Đồn TNCS Hồ Chí Minh thành viên tập thể có vai trị nịng cốt hoạt động Hội" Căn vào phân tích theo qui định hành luật pháp tổ chức DNT cịn câu lạc trực thuộc tổ chức Hội LHTN Việt Nam "Tổ chức sở Hội" Tuy nhiên phát triển thành Hội DNT, có tư cách pháp nhân riêng có quan hệ với Hội LHTN Việt Nam thành viên tập thể (Điều 9, Điều lệ Hội LHTN Việt Nam, NXB Thanh niên 1996), quan hệ phù hợp với qui định Nhà nước (Chỉ thị 01) việc không phép thành lập Hội Hội Bởi câu lạc DNT bước phát triển ban đầu Hội DNT phương thức hoạt động Hội DNT có nhiều câu lạc thành viên, nội dung đề tài sâu mơ hình Hội DNT, mơ hình câu lạc dẫn xuất từ mơ hình Hội vận dụng Sơ đồ khung mơ hình tổ chức Hội DNT thiết kế hình vẽ (Xem trang sau) SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HỘI DOANH NGHIỆP TRẺ ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỘI HỘI DOANH NGHIỆP TRẺ (ĐH đại biểu toàn thể) HỘI LHTN VIỆT NAM BAN CHẤP HÀNH • Chủ tịch • Các Phó Chủ tịch • Tổng thư ký • Các uỷ viên CÁC TIỂU BAN CHỨC NĂNG (Đào tạo, Hội viên, công tác xã hội ) BAN THƯ KÝ thư ký • Các Phó Tổng thư ký • Các uỷ viên • Tổng CÁC TỔ CHỨC VÀ ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC (CLB, Chi hội, đơn vị kinh tế Hội) VĂN PHÒNG THƯỜNG TRỰC (Chuyên trách) DNT HỘI VIÊN DNT HỘI VIÊN HỘI VIÊN HỘI VIÊN HỘI VIÊN 10 2.2 YÊU CẦU KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN Khi soạn thảo VB phải tuân theo yêu cầu định, yêu cầu nội dung yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày Trong đề tài nghiên cứu em xin trình bày yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày VB Hiện nay, yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày VB quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân quy định Thông tư liên tịch Bộ Nội vụ - Văn phịng Chính phủ số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày VB VB pháp luật khác Sau em xin trình bày cách chung thể thức kỹ thuật trình bày VB Hội nhà DNT Việt Nam – đơn vị em thực tập 2.2.1 Tiêu đề văn (quốc hiệu, tiêu ngữ) Như trình bày cấu tổ chức (thuộc chương I), Hội nhà DNT Việt Nam phải tổ chức nằm mặt trận đoàn kết niên Việt Nam Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh làm nịng cốt lãnh đạo Vì vậy, phần tiêu đề văn thực theo định số 547/QĐ-TWĐTN ngày 28/10/1999 BCH TWĐTN Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định thể lọai, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Theo định VB Hội nhà DNT Việt Nam ban hành khơng có phần tiêu đề quy định thông tư 55 2.2.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức đặt góc trái trang đầu VB, rõ ràng, xác quy định thành lập, viết đầy đủ, không viết tắt Minh hoạ: HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIỆP TRẺ VIỆT NAM UỶ BAN TRUNG ƯƠNG -*** 17 Tuy nhiên, số VB Hội nhà DNT Việt Nam, tên quan ban hành VB đôi lúc cịn chưa thống Có VB lại ghi tên quan ban hành lên dòng trên, tên quan chủ quản ghi dịng dưới, hoặc: phía tên quan ban hành VB dấu ( -*** -) số VB lại minh hoạ theo nhiều cách khác như: ***, o0o - 2.2.4 Số ký hiệu văn Số VB ghi chữ số Ả rập, đánh từ 01 ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm; số 10 phải viết số đằng trước Số ký hiệu VB trình bày bên tên quan ban hành VB, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng Minh hoạ: - VB hành có tên loại: Số:…/viết tắt tên loại VB-viết tắt tên quan ban hành Số:…/QĐ-HDNTVN (Quyết định Hội DNT Việt Nam) Số:…/BC-HDNTVN (Báo cáo Hội DNT Việt Nam) - VB khơng có tên loại (công văn): Số:…/viết tắt tên quan ban hành-viết tắt tên đơn vị soạn thảo Số:…/HDNTVN-VP (Công văn Hội DNT Việt Nam văn phòng soạn thảo) Việc đánh số ký hiệu VB Hội nhà DNT Việt Nam trình bày chi tiết, giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm VB dễ dàng, thuận tiện 22.4 Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn - Địa danh ngày tháng năm viết quốc hiệu, viết cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ nghiêng Các số dùng chữ số Ả rập, ngày 10 tháng phải viết thêm số đằng trước Minh hoạ: Hà Nội, ngày … tháng … năm 2008 Yếu tố giúp cho nơi nhận VB theo dõi địa điểm quan ban hành nhằm liên hệ giao dịch công tác cho thuận lợi theo dõi thời gian ban 18 hành Các VB Hội nhà DNT Việt Nam soạn thảo thực theo quy định Thông tư đưa 2.2.5 Tên loại trích yếu nội dung văn Tên loại VB tên loại VB quan ban hành; trích yếu câu ngắn gọn hay cụm từ phản ánh khái quát nội dung VB Cả hai yếu tố phản ánh đầy đủ rõ nét VB mà quan ban hành Minh hoạ: - Đối với VB có tên loại, trích yếu nội dung văn trình bày tên loại VB, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm QUYẾT ĐỊNH Tặng khen cho cán Văn phịng Hội tiêu biểu có thành tích xuất sắc năm 2007 - Đối với cơng văn, trích yếu nội dung cơng văn trình bày số, ký hiệu VB, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12, dáng đứng ngiêng bắt đầu cụm từ viết tắt V/v… Về… Số:…/HCNDNTVN – VP "V/v Nâng lương cán công chức năm 2007" 2.2.6 Nội dung bố cục văn - Nội dung VB: Đây phần trọng tâm VB Tuỳ theo nội dung loại VB mà phần trình bày theo “văn điều khoản” “văn xuôi pháp luật” - Bố cục VB: Tuỳ theo quy mơ VB hành mà VB bố cục theo nhiều cách khác Lưu ý: Nội dung VB viết chữ thường, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng (Minh hoạ: Theo tinh thần…) Các Điều viết chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng đậm (Minh hoạ: Điều 1.Tặng khen của…) Các Khoản víết chữ thường, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng (Minh hoạ: Khoản Đối với thành viên Hội…) Về yếu tố thể thức này, số VB quan ban hành chưa thống cụ thể Chẳng hạn, Điều theo quy định phải viết đứng đậm, viết số Ả rập, 19 sau số dấu chấm vàiVB lại không đồng vậy, có VB mà Điều ghi chữ số La mã, lại có gạch chân bên dưới… 2.2.7 Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Đây yếu tố đảm bảo giá trị pháp lý, đảm bảo hiệu lực VB Trong VB quan ban hành, yếu tố thể thức trình bày rõ ràng, đáp ứng quy định theo Thông tư đưa Minh hoạ: - Đối với VB ban hành theo thẩm quyền chung phải ký thay mặt (TM.), viết chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 13 – 14 TM UỶ BAN TW HỘI CÁC NHÀ DNT VIỆT NAM CHỦ TỊCH Phương Hữu Việt - Đối với VB ban hành theo thẩm quyền riêng: Chỉ ghi chức vụ, không ghi quyền hạn, viết chữ in hoa, dáng đứng, cỡ chữ 13 – 14 CHỦ TỊCH Phương Hữu Việt 2.2.8 Con dấu - Dấu thành phần biểu tính chân thực, tính pháp lý VB, chống giả mạo VB, giả mạo giấy tờ - Nguyên tắc đóng dấu: Dấu phải đóng ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 – 1/4 bên trái chữ ký Dấu phải đóng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ Khơng đóng dấu khơng Tại Hội nhà DNT Việt Nam, việc đóng dấu nhìn chung đảm bảo yêu cầu mà thông tư đưa ra, quy trình bảo quản sử dụng dấu tuân 20 thủ nghiêm ngặt Tuy nhiên, có VB đóng dấu chưa sắc nét (nguyên nhân mực dấu mờ, chưa ý để đổ mực kịp thời), điều nhỏ làm giảm tính mỹ quan VB Yêu cầu đặt cán làm công tác văn thư cần phải ý tới vấn đề 2.2.9 Nơi nhận Yếu tố trình bày cụ thể rõ ràng VB mà Hội nhà DNT Việt Nam ban hành Minh hoạ: - Phần “Nơi nhận” cuối VB: Xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận VB với mục đích trách nhiệm cụ thể Nơi nhận: Nơi nhận: - Như Điều 2; - Như trên; - Vụ TCCB VPTW Đoàn; - TTĐCT UBTW Hội LHTN VN; - Các Hội, CLBDNT tỉnh, thành; ngành; - Lưu: VT, VP - Lưu: VT, VP (Đối với Quyết định) (Đối với Công văn) Mặc dù vậy, yếu tố tồn số VB mà phần nơi nhận lại có nét gạch chân phía Điều khơng ảnh hưởng lớn đến nộidung hình thức VB xét cách chung lại khơng tn theo quy định Thông tư - Nơi đề gửi: Đây yếu tố đặc thù công văn, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu trình, phiếu gửi….Yếu tố bắt đầu chữ: “Kính gửi…”, viết chữ thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng Minh hoạ: Kính gửi: Đại diện lãnh đạo Báo Hà Nội 21 2.2.10 Dấu mức độ khẩn, mật Dấu mức độ khẩn có mức độ: Khẩn, thượng khẩn, hoả tốc Dấu mức độ mật có mức độ: Mật, tối mật, tuyệt mật Việc đóng dấu người ký ban hành VB quy định Văn thư đóng dấu mực dấu đỏ vào khoảng trống số ký hiệu VB theo quy định pháp luật 2.2.11 Các thành phần thể thức khác - Địa quan, tổ chức, địa Email, địa Website, số điện thoại, số fax…được trình bày cuối VB gạch ngang suốt vùng trình bày để phân tách với VB; viết chữ in thường, cỡ chữ 11 – 12, kiểu chữ đứng Mọi chi tiết xin liên hệ: VP UBTW Hội DNT Việt Nam 64 Bà Triệu – Hoàn Kiếm – Hà Nội; SĐT: (04)8228227; fax: 04-9431861; Email: dnt@hn.vnn.vn - Trường hợp VB có phụ lục kèm theo VB phải có dẫn phụ lục - Số trang VB trình bày giữa, đầu trang giấy (phần header) góc phải cuối trang giấy (phần footer) chữ số Ả rập, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng -… Nhìn chung, thành phần thể thức khác Hội nhà DNT Việt Nam áp dụng linh hoạt, tạo cho VB có tính khoa học tính thẩm mỹ cao 2.2.12 Bản - Các thành phần thể thức trình bày trang giấy, sau phần cuối VB sao, đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày VB Tuy nhiên, việc VB thường thấy Hội, phần lớn hoạt động liên quan đến VB Hội thường soạn thảo, ban hành nhận VB Trên vấn đề thể thức kỹ thuật trình bày VB mà em học tìm hiểu văn phịng Hội nhà DNT Việt Nam Thơng thường VB có yếu tố bắt buộc phải có, yếu tố liệt kê từ 22 đến (tiêu đề VB; tên quan, tổ chức ban hành VB; số ký hiệu VB; địa danh, ngày tháng năm ban hành VB; tên loại trích yếu nội dung VB; nội dung bố cụ VB; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu; nơi nhận) Các yếu tố từ 10 đến 12 (dấu mức độ khẩn, mật; thành phần thể thức khác; sao) yếu tố có khơng, tuỳ thuộc vào tính chất loại VB 2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIỆP TRẺ VIỆT NAM 2.3.1 Ưu điểm Trong trình thực tập Hội nhà DNT Việt Nam, em tìm hiểu tình hình thực tế thực hành số khâu nghiệp vụ soạn thảo VB, in ấn tài liệu… Trong khoảng thời gian tháng làm việc người cán quan giúp em có nhận thức rõ ưu điểm nghiệp vụ Cụ thể sau: - Hội nhà DNT Việt Nam có cán làm cơng tác hành VP đào tạo bản, quy; có kinh nghiệm làm việc lâu năm; có kiến thức vững vàng; có tinh thần trách nhiệm cao; nhanh nhẹn, tháo vát nên công việc ln hồn thành nhanh chóng, khơng có tình trạng tồn đọng VB từ ngày sang ngày khác - Hệ thống VB ngày hoàn thiện, thống nội dung kỹ thuật trình bày; đáp ứng ứng yêu cầu quản lý nhà nước, phát huy hiệu hoạt động quản lý hiệu hoạt động quan - Hầu hết VB ban hành có tính bố cục rõ ràng, dễ hiểu đảm bảo yếu tố thể thức bắt buộc theo quy định Thông tư 55/2005/TTLL– BNV–VPCP ngày 06/5/2005 - Tất khâu xử lý VB đến cấp trên, cấp thực kịp thời xác 23 - Khi soạn thảo, người soạn thảo bước đầu trọng tới vấn đề thể thức Các công văn, định, tờ trình… ban hành quan đánh số, ký hiệu cụ thể xếp khoa học, nên việc tìm kiếm VB thuận tiện nhanh chóng - Phần lớn VB trình bày theo vị trí quy định yếu tố thể thức, phù hợp với bố cục loại VB mà nhà nước quy định - Việc soạn thảo ban hành VB thực tương đối tốt nên thời gian qua trường hợp VB ban hành sai, trái thẩm quyền hay có nội dung khơng phù hợp với quy định pháp luật - Công tác quản lý, sử dụng dấu hiệu quả, theo quy định pháp luật - Công tác bảo mật VB bảo đảm Đã phần đáp ứng nhu cầu sở vật chất phục vụ cho công tác soạn thảo VB (máy vi tính, máy in, máy fax, máy phơtơ, máy điện thoại, máy… trang bị đầy đủ đại) Những mặt tích cực việc soạn thảo ban hành VB Hội nhà DNT Việt Nam góp phần quan trọng vào thành cơng quan Giúp cho việc giao lưu, trao đổi, liên hệ, giải công việc…giữa quan với quan, tổ chức khác kịp thời, xác Bên cạnh cịn đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý thời đại bùng nổ thông tin nay, từ làm tăng hiệu lực hiệu hoạt động quan 2.3.2 Những tồn Bên cạnh mặt đạt được, trình soạn thảo ban hành VB UBTW Hội nhà DNT Việt Nam tồn số vấn đề sau: - Trong số không VB, cỡ chữ thường không theo quy định nhà nước; vị trí yếu tố thể thức đặt không theo quy định loại VB; khung giấy soạn thảo VB không thống làm giảm tính cân đối việc trình bày VB - Quy định kiểu chữ chưa tuân thủ nghiêm ngặt (ví dụ: Tên quan ban hành VB theo quy định kiểu chữ đứng đậm; tên quan chủ quản kiểu chữ 24 đứng có số VB quan ban hành lại làm ngược lại theo quy định Một ví dụ khác, tên quan ban hành VB sử dụng ký hiệu khác như: -*** -, *** -o0o -) không thống văn - Vẫn tồn số VB mà yếu tố thể thức không tuân thủ Thông tư 55 (ví dụ: Trong đề gửi, phần “nơi nhận” theo quy định khơng có gạch chân bên nhiều VB ban hành quan lại có gạch chân) - Mặc dù quan trang bị thiết bị đại phục vụ cho cơng tác VP máy tính, máy in, máy photo, phần mềm quản lý văn bản, tài liệu… nhiên, máy móc có lỗi (các máy tính bị lỗi mạng, máy in bị hỏng mực in chưa đều…) cán VP khơng tự sửa được, phải nhờ cán tin học đến sửa, đơi công việc ứ đọng lại - Ban lãnh đạo quan chưa thường xuyên tiến hành thẩm tra VB ban hành … Những tồn ảnh hưởng không nhỏ tới công tác truyền đạt thông tin hiệu làm việc quan Những tồn cần phải giải kịp thời để nâng cao hiệu quản lý tạo điều kiện cho việc ban hành thực thi VB thuận tiện 25 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIỆP TRẺ VIỆT NAM 3.1 Phương hướng Dựa vào nội dung trình bày trên, em xin đề xuất số phương hướng nhằm hồn thiện cơng tác sau: - Trước thực tế soạn thảo ban hành VB Hội nhà DNT Việt Nam, ta thấy rằng: Bên cạnh việc cử cán học tập, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ soạn thảo VB cần phải nâng cao hiệu công tác đào tạo cán bộ, công chức phục vụ cho hoạt động VP - VP cần hỗ trợ mặt kinh phí, đầu tư sở vật chất (trang bị cơng cụ, phương tiện máy móc) nhằm đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách bình thường, việc ban hành soạn thảo VB thuận tiện nhanh chóng - Có quy định cụ thể tổ chức nhân sự, công tác xây dựng VB - tiêu chuẩn cán công chức trình độ soạn thảo VB (về biên chế, điều kiện, tổ chức cán bộ…) tạo điều kiện để lựa chọn cán có lực trình độ thực nhiệm vụ - Tăng cường học tập, trao đổi kinh nghiệm xây dựng ban hành VB cán quan (đặc biệt cán làm nghiệp vụ này) với quan nhà nước cấp với quan khác -… 3.2 Giải pháp - UBTW Hội nhà DNT Việt Nam cần phải quan tâm tới công tác soạn thảo ban hành VB Cần thu thập thông tin để đưa nội dung VB sát với thực tế, có tính khả thi cao Đồng thời phải đạo, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra, đôn đốc đơn vị, tổ chức thực 26 - Có kế hoạch, chương trình việc soạn thảo ban hành VB - Cần có hoạt động bỗi dưỡng thường xuyên để không ngừng nâng cao lực chuyên môn nắm bắt kịp thời thay đổi quy định pháp luật thể thức kỹ thuật trình bày VB - Đơn đốc cán bộ, nhân viên cố gắng tập trung giải công việc ngày, hạn chế để tồn đọng VB, tránh tình trạng phải đăng ký số trước VB ban hành Điều tránh chậm trễ giải công việc, tránh sơ hở làm phát sinh tiêu cực xử lý công việc - Chấn chỉnh lại việc lập hồ sơ công tác văn thư, cán VP nên xây dựng danh mục hồ sơ hàng năm để quản lý tốt VB, tài liệu hình thành trình làm việc Tài liệu giữ gìn đầy đủ, khơng bị thiếu, thất lạc, từ hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ có giá trị - Cán bộ, nhân viên thuộc phịng phải có tinh thần tự học hỏi, bổ sung kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ cho - Tăng cường tổ chức kiểm tra giải VB đến Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý phải theo dõi việc xử lý VB, thống kê báo cáo cho lãnh đạo quan biết VB tồn đọng, chưa giải để lãnh đạo biết có biện pháp chấn chỉnh, xử lý kịp thời - Ban lãnh đạo quan phải thường xuyên tiến hành thẩm tra VB để tìm sai sót cịn tồn tại, tổ chức lại máy làm việc cách khoa học phù hợp với yêu cầu quan Bên cạnh đó, phịng, ban quan phải có tinh thần trách nhiệm giúp đỡ hồn thành tốt cơng việc giao -… Với phương hướng giải pháp nêu trên, hy vọng em đóng góp phần việc nâng cao hiêu nghiệp vụ soạn thảo ban hành VB Hội nhà DNT Việt Nam 27 KẾT LUẬN Mặc dù thời gian thực tập ngắn (chỉ tháng) giúp em học hỏi nhiều điều bổ ích cơng tác Văn phịng, đặc biệt cơng tác soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức nói chung Hội nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam nói riêng Trong khoảng thời gian thực tập, em nắm vấn đề văn bản, thực tiễn tìm hiểu quy trình soạn thảo ban hành, thấy mặt tích cực, mặt hạn chế q trình soạn thảo đơn vị mà thực tập, từ rút số phương hướng, giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác Bên cạnh vấn đề nêu trên, đợt thực tập tạo cho em có kỹ năng, kinh nghiệm định để áp dụng vào cơng việc sau tốt nghiệp trường – mà theo em nghĩ, điều cần thiết sinh viên Kết thúc thời gian thực tập, em xin chân thành cảm ơn đến Ban lãnh đạo Học viện; cô giáo chủ nhiệm Lưu Thị Thanh Hà, Lớp KH6-TC32; cơ, chú, anh, chị Văn phịng Hội nhà DNT Việt Nam tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đợt thực tập vừa qua Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn tới thầy giáo – PGS.TS Hoàng Văn Chức - người hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành tốt báo cáo này! 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật (được ban hành năm 1996 sửa đổi, bổ sung năm 2002) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư Thông tư liên tịch Bộ Nội vụ - Văn phịng Chính phủ số 55/2005 TTLTBNV-VPCP ngày 06/5/2005 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Quyết định số 547/QĐ-TWĐTN ngày 28/10/1999 Ban chấp hành TW Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức VB Đồn TNCS Hồ chí Minh Giáo trình kỹ thuật xây dựng ban hành văn Học viện Hành Quốc gia Điều lệ Hội nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam Website: http:// www.dntvn.org.vn Các văn ban hành Hội nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam 29 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Tuy nhiên, số VB Hội nhà DNT Việt Nam, tên quan ban hành VB đơi lúc cịn chưa thống Có VB lại ghi tên quan ban hành lên dòng trên, tên quan chủ quản ghi dịng dưới, hoặc: phía tên quan ban hành VB dấu ( -*** -) số VB lại minh hoạ theo nhiều cách khác như: ***, o0o - 18 Tên loại VB tên loại VB quan ban hành; trích yếu câu ngắn gọn hay cụm từ phản ánh khái quát nội dung VB Cả hai yếu tố phản ánh đầy đủ rõ nét VB mà quan ban hành 19 Kính gửi: Đại diện lãnh đạo Báo Hà Nội 21 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIỆP TRẺ VIỆT NAM 26 - VP cần hỗ trợ mặt kinh phí, đầu tư sở vật chất (trang bị công cụ, phương tiện máy móc) nhằm đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách bình thường, việc ban hành soạn thảo VB thuận tiện nhanh chóng 26 - Tăng cường học tập, trao đổi kinh nghiệm xây dựng ban hành VB cán quan (đặc biệt cán làm nghiệp vụ này) với quan nhà nước cấp với quan khác 26 - … 26 ... CỦA HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIỆP TRẺ VIỆT NAM 1.1.1 Giới thiệu Hội nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam Hội nhà Doanh nghiệp trẻ (DNT) Việt Nam tổ chức xã hội - nghề nghiệp tự nguyện nhà DNT Việt Nam Hội. .. NHIỆM VỤ HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIỆP TRẺ VIỆT NAM 1.21 Chức Hội nhà doanh nghiệp trẻ Việt Nam * Hội nhà DNT Việt Nam có chức chính: - Đại diện cho lực lượng DNT Việt Nam quan hệ nước theo... tịch lãnh đạo Hội 15 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN TẠI HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHỆP TRẺ VIỆT NAM 2.1 TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VB phương tiện ghi tin truyền đạt thông