ứng dụng tổ chức cơ cấu công ty trong thực tiễn.doc

ứng dụng tổ chức cơ cấu công ty trong thực tiễn

Đề tài 16: Ứng dụng cơ cấu tổ chức công ty trong thực tiễnNhóm 9 – Lớp TM01 VB2CQ K10

“Một nguyên tắc cần tuân thủ khi tổ chức cơ cấu công ty là phải đảm bảo cho công ty được tổ chức theo một hình thức có thể làm tăng khả năng thực hiện các chức năng đã định của công ty.”

Phần nhận xét, đánh giá của thầy:

Đề tài 16: Ứng dụng cơ cấu tổ chức cơng ty trong thực tiễnNhĩm 9 – Lớp TM01 VB2CQ K10

I. TỞNG QUAN VỀ CƠ CẤU TỞ CHỨC CƠNG TY:

Lorsch cho rằng, trước hết phải phân biệt một cách chính xác “cơ cấu cơ bản” và "cơ chế vận hành" Khi nĩi đến cơ cấu cơ bản của một doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến những vấn đề chủ yếu như sự phân cơng trong nội bộ tổ chức việc sắp xếp nhiệm vụ cơng tác cho các phịng, ban khác nhau, làm thế nào để thực hiện sự điều hịa, phối hợp cần thiết nhằm bảo đảm thực hiện được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp Đáp án của những vấn đề này là: các doanh nghiệp thường dùng hình thức biểu đồ để thể hiện cơ cấu tổ chức (như biểu đồ về hệ thống tổ chức).

1.Yêu cầu của cấu trúc tổ chức :

 Cấu trúc tổ chức phải phản ánh các mục tiêu và các kế hoạch vì đó chính là cơ sở để phát sinh các hoạt động.

 Cấu trúc tổ chức phải phản ánh quyền hạn có thể sử dụng đối với việc quản lí một doanh nghiệp.

 Cấu trúc tổ chức phải phản ánh môi trường của mình Khi xây dựng cấu trúc tổ chức phải dựa trên các tiền đề: kinh tế, công nghệ… Nó được thiết kế ra để các thành viên của một nhóm cùng đóng góp sức lực, giúp cho những thành viên đạt được những mục tiêu một cách có hiệu quả trong môi trường luôn luôn có những thay đổi Với ý nghĩa đó, một cơ cấu tổ chức có hiệu quả không bao giờ tĩnh tại, không thể có một cơ cấu tổ chức nào tốt nhất có thể vận hành tốt trong mọi tình huống, mọi hoàn cảnh.

 Tổ chức bao gồm những con người, khi phân chia những nhóm hoạt động và xác định những mối quan hệ quyền hạn của một cơ cấu tổ chức phải tính đến những hạn chế và những thói quen của con người Điều này không có nghĩa rằng cơ cấu được thiết kế xoay quanh các cá nhân chứ không phải xoay quanh các mục tiêu và các hoạt động tương ứng Điều quan trọng là phải xem xét ai sẽ được đưa vào tổ chức.

2.Xây dựng cơ cấu tổ chức :2.1 Khác biệt hóa:

o Khác biệt hóa chiều dọc o Khác biệt hóa chiều ngang

Bất cứ một tổ chức nào đều phải trả lời một câu hỏi quan trọng: Ai là người ra quyết định? Câu trả lời là hầu như không tập trung vào một cá nhân hoặc thậm chí một nhóm người Câu trả lời xác đáng hơn cả được cho là chế độ thứ bậc ra quyết định quản trị.

Những hoạt động của một tổ chức cần được phân chia giữa các chức vụ (khác biệt hóa chiều dọc) và bộ phận (khác biệt hóa chiều ngang) khác nhau.

2.2 Phối hợp:

Đề tài 16: Ứng dụng cơ cấu tổ chức cơng ty trong thực tiễnNhĩm 9 – Lớp TM01 VB2CQ K10

Phối hợp các hoạt động để đảm bảo rằng chúng đáp ứng được các mục tiêu của tổ chức Khi bố trí sơ đồ tổ chức quản trị, cần phải tuân theo các nguyên tắc sau đây:

 Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hiệu quả  Sơ đồ phải có tính khoa học, dễ hiểu

 Đảm bảo thực hiện mục tiêu chương trình, kế hoạch mà dự án đã vạch ra  Thống nhất lãnh đạo Lãnh đạo đi đôi với kiểm tra.

 Hợp tác thực hiện nhiệm vụ chung.

 Sơ đồ cho thấy nhiệm vụ, chức năng và mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy tổ chức.

 Trách nhiệm gắn liền quyền lợi.

3.Chi phí hành ch ánh :

Khi thiết kế xây dựng cơ cấu tổ chức thì việc hoạch định sự kiểm soát tài chính là rất quan trọng, trong đó bao gồm: cơ sở tài chính như việc đầu tư kinh doanh, các tài sản cố định, … và cơ sở thị trường về các yếu tố kinh tế.

Mặc dù đến nay, rất nhiều giám đốc vẫn sử dụng một cách rộng rãi các loại biểu đồ, nhưng nếu chỉ cĩ cơ cấu cơ bản thì khơng đủ mà cần phải thơng qua cơ chế vận hành để tăng cường cơ cấu cơ bản, đảm bảo thực hiện ý đồ của cơ cấu cơ bản Cơ chế vận hành là trình tự điều khiển, hệ thống thơng tin, chế độ thưởng phạt cũng như các chế độ đã được quy phạm hĩa Việc xác lập và tăng cường cơ chế vận hành sẽ làm cho cơng nhân viên hiểu rõ rằng, cái mà doanh nghiệp yêu cầu và mong muốn ở họ là cái gì? Một cơ chế vận hành tốt sẽ khích lệ cơng nhân viên đồng tâm hiệp lực, gắng sức thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp Điều đĩ cũng cĩ nghĩa là cơ chế vận hành đem lại nội dung và sức sống cho cơ cấu cơ bản của doanh nghiệp.

II. CÁC CẤP ĐỢ CỦA CƠ CẤU TỞ CHỨC CƠNG TY:

Cơ cấu tổ chức của cơng ty bao gồm 3 cấp độ sau:

- Cấp độ cơ cấu vĩ mơ: là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trị của từng cá nhân trong cơng ty.

- Cấp độ cơ cấu vi mơ: là cách quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà các cá nhân trong cơng ty nắm giữ.

- Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành của tổ chức, quá trình quản lý sự phát triển của cơng ty, hệ thống văn hĩa cơng ty và hệ thống quản lý hoạt động cơng ty.

Cơng ty sẽ khơng thực hiện cĩ hiệu quả các chức năng của mình nếu 3 cấp cơ cấu này khơng được thiết lập một cách đúng mức để hỗ trợ cho hoạt động của cơng ty Ngồi ra, khi đánh giá hoạt động của một cơng ty hoặc khi thành lập một cơng ty mới ta cũng cần phải xem xét 3 cấp độ cơ cấu này.

III. CÁC HÌNH THỨC CƠ CẤU TỞ CHỨC CƠNG TY:

Đề tài 16: Ứng dụng cơ cấu tổ chức cơng ty trong thực tiễnNhĩm 9 – Lớp TM01 VB2CQ K10

1 Tổ chức theo chiều dọc:

1.1 Tầm kiểm sốt (Span of Control)

Phạm vi kiểm soát là số lượng thuộc cấp báo cáo trực tiếp với nhà quản trị Con số này tuỳ thuộc loại hoạt động, loại người thuộc cấp và khả năng người chỉ huy Tuy nhiên, theo kinh nghiệm, một cấp chỉ huy có nhiều hơn 7 thuộc cấp trực tiếp sẽ gặp khó khăn và khi con số đó quá 12 thì sẽ vượt quá tầm kiểm soát.

Về mặt tổ chức: Tầm kiểm soát có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian

trong một doanh nghiệp Tầm kiểm soát rộng sẽ ít tầng nấc trung gian và ngược lại tầm quản trị hẹp sẽ có nhiều tầng nấc trung gian.

Cấu trúc cao: Là dạng cấu trúc liên kết với Tập trung Trong cấu trúc này thì tầm kiểm

soát thấp nhưng lại quá nhiều cấp bậc nên dễ dẫn đến những tình trạng sai lệch về thông tin.

Cấu trúc cao và phẳng(Tall and Flat Structures)

Đề tài 16: Ứng dụng cơ cấu tổ chức cơng ty trong thực tiễnNhĩm 9 – Lớp TM01 VB2CQ K10Cấu trúc phẳng: Là dạng cấu trúc liên kết với phân quyền Trong cấu trúc này thì tầm

kiểm soát khá rộng nhưng bù lại rất ít cấp bậc

Quan hệ giữa tầm cỡ công ty và số cấp trật tự:

Số cấp trật tự

1000 2000 3000 10,000

Số nhân viên

1.2 Ứng dụng thực tế:

Công ty cổ phần đầu tư thương mại dịch vụ Việt Song Long

- Lĩnh vực hoạt động: Xây dựng dân dụng, công nghiệp San lấp mặt bằng Mua bán vật liệu xây dựng, hàng lương thực – thực phẩm Trồng rừng, trồng cây công nghiệp Đại lý ký gửi hàng hoá Dịch vụ thương mai Kinh doanh nhà (xây dựng, sữa chữa nhà trang trí nội thất), xây lắp đường dây và trạm biến áp đến cấp điện áp35KW Xây dựng thủy lợi Xây dựng cầu đường, bến cảng và công trình cấp – thoát nước.

- Cấu trúc cao.

- Phi tập trung hoá quyền lực.

Đề tài 16: Ứng dụng cơ cấu tổ chức công ty trong thực tiễnNhóm 9 – Lớp TM01 VB2CQ K10

(Trích từ: http://www.vietsonglong.com.vn/?do=/public/introduction/id_5/)

Giới thiệu chung

Tên Công ty : CTY CP ĐT XD TM DV VIỆT SONG LONG

Tên viết tắt : VISOLOCO.LTD

Trụ sở chính : 302 Cộng Hoà, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh Điện thoại : 08 - 4341643/4341644

Fax : 08 – 4341645

Email : vietsonglongvn@yahoo.com.vn

Đề tài 16: Ứng dụng cơ cấu tổ chức cơng ty trong thực tiễnNhĩm 9 – Lớp TM01 VB2CQ K10

Website : www.vietsonglong.com.vn Mã số Thuế : 0301529862

Vốn điều lệ : 700.000.000.000 (Bảy trăm tỷ)

Tài khoản : 102010000138976 Ngân hàng cơng thương chi nhánh 12

- Cho phép các nhà Quản trị cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho các quyết định chiến lược - Các tổ chức Công ty trực thuộc sẽ thích ứng với các điều kiện địa phương, sự động viên và

nâng cao trách nhiệm cấp quản lí thấp hơn

- Các nhà quản trị cấp thấp hơn được giao quyền ra các quyết định quan trọng, rút ngắn thời gian để đưa một sản phẩm ra thị trường

ược điểm :

- Quá nhiều cấp trực tuyến gây cản trở việc truyền thông và phối hợp giữa các nhân viên và các chức năng.

- Thông tin từ cấp cao có thể bị bóp méo hoặc bị cắt xén một phần khi được truyền đến các nhà quản trị ở cấp bộ phận và cấp công ty.

- Quá nhiều quản trị cấp trung gian, các chi phí lương, văn phòng, các thư kí sẽ là các khoản chi khổng lồ

Công ty CP Đầu tư xây dựng VIWASEEN - HUẾ:

- Lĩnh vực hoạt động: Tư vấn, đầu tư, lập và triển khai thực hiện đầu tư và kinh doanh nhà ở, đơ thị và khu cơng nghiệp Xây lắp các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp Tư vấn, đầu tư xây dựng và kinh doanh các hệ thống cấp thốt nước, vệ sinh mơi trường Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng,

- Cấu trúc phẳng - Tập trung quyền lực

Đề tài 16: Ứng dụng cơ cấu tổ chức công ty trong thực tiễnNhóm 9 – Lớp TM01 VB2CQ K10

(Trích từ: http://www.viwaseen-hue.com.vn/tabid/62/Default.aspx)

Giới thiệu chung:1 Tên Công ty:

- Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG VIWASEEN - HUẾ

- Tên tiếng Anh: VIWASEEN - HUE INVESTMENT AND CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY

- Tên viết tắt: VIWASEEN - HUẾ

* Trụ sở chính : Số 05 Lý Thường Kiệt - Thành phố Huế - Tỉnh Thừa Thiên Huế.

* Ban quản lý các dự án VIWASEEN-Huế * Chi nhánh công ty - Xí nghiệp Tư vấn Thiết kế * Trung tâm giao dịch Bất động sản

* Chi nhánh công ty - Xí nghiệp xây lắp.

3 Giấy phép kinh doanh : số 3103000081do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Thừa Thiên Huế cấp ngay

06/7/2006

Đề tài 16: Ứng dụng cơ cấu tổ chức cơng ty trong thực tiễnNhĩm 9 – Lớp TM01 VB2CQ K10

Ưu điểm:

- Tập trung hoá các quyết định cho phép phối hợp tốt hơn các hoạt động tổ chức cần thiết để theo đuổi chiến lược chung của công ty

- Giảm quá tải thông tin.

- Tăng mức độ động viên và tin tưởng, tăng tính linh hoạt và giảm chi phí hành chánh.

- Các quyết định phù hợp với mục tiêu tổng quát của công ty - Lãnh đạo mạnh, tập trung cho phép ra quyết định nhanh.

ược điểm :

- Cơ cấu đơn giản chỉ phù hợp với những công ty có quy mô nhỏ và vừa, không phù hợp với những tập đoàn có quy mô lớn hay các công ty đa quốc gia

2 Tổ chức theo chiều ngang:

2.2.1 Cơ cấu tổ chức đơn giản (Simple Structure)

Cấu trúc đơn giản là một trong những dạng cấu trúc đầu tiên thường thấy trong các tổ chức nhỏ hiện nay Dạng cấu trúc này thường thấy ở các tổ chức kinh doanh những chủng loại sản phẩm đơn giản, rất hẹp và là dạng của tổ chức trong đĩ nhà quản trị - người chủ ra hầu hết các quyết định và giám sát mọi hoạt động Các thành viên chủ yếu hợp tác dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị.

Ưu điểm:

- Nhanh chĩng tận dụng các cơ hội của thị trường

- Cho phép thơng tin trực tiếp và nhanh, do đĩ những chiến lược sản phẩm mới cĩ thể được thực hiện một cách nhanh chĩng.

- Cho phép loại trừ những rắc rối trong hợp tác giữa các bộ phận và cá nhân.

Nhược điểm:

- Cĩ mức độ chính thức hĩa thấp nên các cá nhân khơng hiểu biết một cách rõ ràng những trách nhiệm và nghĩa vụ của họ và điều này thường dẫn tới những sự xung đột và nhầm lẫn trong tổ chức.

- Do thiếu các quy định nên các cá nhân trong tổ chức cĩ thể hành động chỉ vì quyền lợi cá nhân từ đĩ cĩ thể dẫn tới sự suy giảm về động viên và sự thỏa mãn, cũng như dẫn tới việc sử dụng khơng cĩ hiệu quả các nguồn lực của tổ chức,

- Tạo ra ít cơ hội thăng tiến cho các thành viên trong tổ chức, gây ra những khĩ khăn trong tuyển mộ và duy trì nguồn nhân lực cĩ chất lượng cao.

Đề tài 16: Ứng dụng cơ cấu tổ chức công ty trong thực tiễnNhóm 9 – Lớp TM01 VB2CQ K10

Ứng dụng trong thực tế:

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN TÂN TOÀN CẦU

(Trích từ: http://doanhnghieptrephuyen.com.vn/?show=advert&catid=8&contentid=4)

2.2.2 Cơ cấu tổ chức chức năng (Functional Structure)

- Là sự tập hợp nhân sự trên cơ sở kinh nghiệm và chuyên môn chung, bởi vì các nhân lực này sử dụng các nguồn tài nguyên giống nhau.

- Là các bộ phận quản lý cấp dưới nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng ban khác nhau.

- Thích hợp khi công ty bắt đầu phát triển, quy mô hoạt động mở rộng, số lượng nhân sự tăng lên đáng kể.

Trong cơ cấu này, vai trò của từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung Quản lý của từng bộ phận chức năng: sản xuất, bán hàng, tài chính, marketing sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại với giám đốc - người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động trong công ty và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty

Đề tài 16: Ứng dụng cơ cấu tổ chức công ty trong thực tiễnNhóm 9 – Lớp TM01 VB2CQ K10

- Có sự chuyên môn hoá sâu sắc hơn, nhiệm vụ được phân định rõ ràng, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ hơn Từ đó, phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng

- Những người trong cùng bộ phận chuyên môn có thể học hỏi lẫn nhau, nâng cao tay nghề Đồng thời sẽ tạo động lực thúc đẩy mỗi cá nhân tự đầu tư học tập, nghiên cứu, phát triển bản thân.

- Về mặt tâm lý, những người cùng bộ phận sẽ hiểu biết lẫn nhau và chia sẻ những mối quan tâm về công việc, giúp đỡ nhau hoàn thành công việc.

- Tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng.

- Các nhà quản trị sẽ dễ dàng kiểm soát hơn các hoạt động của tổ chức với các nhóm chuyên môn hóa các nhiệm vụ khác nhau và được quản lý tách biệt nhau.

- Viêc đào tạo và phát triển nhân viên có hiệu quả cao hơn vì chương trình huấn luyện được dựa vào các loại kỹ năng chuyên môn tiêu chuẩn Giám chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo.

Nhược điểm:

- Không có hiệu quả trong các công ty có quy mô lớn Khi hoạt động của công ty tăng về qui mô, số lượng sản phẩm thì sự tập trung của người quản lý đối với lĩnh vực chuyên môn sẽ bị dàn trải, sẽ làm giảm mối quan tâm tới các sản phẩm cụ thể và nhóm khách hàng của từng sản phẩm

- Đối với hiệu quả sản xuất – kinh doanh của toàn công ty, khó xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận chức năng Chỉ có cấp quản lý cao nhất có trách nhiệm về hiệu quả cuối cùng của toàn công ty.

- Cơ cấu chức năng làm các thành viên có tầm nhìn hẹp về tổ chức của mình Họ chỉ biết về chuyên môn cụ thể của bộ phận mình mà không hiểu rõ hoạt động của các chức năng khác trong tổ chức

- Mỗi bộ phận có chức năng, chuyên môn, những chuẩn mực đánh giá khác nhau nên sẽ gặp nhiều khó khăn khi cần có sự hợp tác, phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức.

- Quá chuyên môn hóa và tạo ra cách nhìn hẹp hòi với các cán bộ chủ chốt Hạn chế sự phát triển của người quản lý chung.

Ứng dụng vào thực tế:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY BISOLUTION

Đề tài 16: Ứng dụng cơ cấu tổ chức công ty trong thực tiễnNhóm 9 – Lớp TM01 VB2CQ K10

(Trích từ : http://www.bisolutiongroup.com/modules.php?name=CMS&mcid=20)

Công ty Giải pháp Thông tin Doanh nghiệp – BISolution thành lập ngày 10 tháng 08 năm 2006 theo quyết định số 0102021767 của Sở Kế hoạch & Đầu tư Thành phố Hà Nội Có thể nói đây là thời điểm các doanh nghiệp trong nước và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam đang có nhu cầu rất lớn trong xây dựng các giải pháp quản trị tài nguyên doanh nghiệp Để thực hiện được điều đó đỏi hỏi các công ty phải đầu tư một khoản tài chính đáng kể và xây dựng đội ngũ nhân viên hội tụ đủ năng lực chuyên môn, phẩm chất thiết yếu nhất trong từng lĩnh vực Điều này là không khả thi đối với phần lớn các công ty khi khởi nghiệp chỉ với số vốn hạn chế cộng với một đội ngũ nhân viên khiêm tốn Hơn thế nữa, nếu xét trên quan điểm “chuyên sâu tạo nên sự khác biệt” thì trong một số trường hợp, thuê các công ty chuyên nghiệp thực hiện các hợp đồng dịch vụ cho từng loại công việc sẽ mang lại lợi ích to lớn về hiệu quả đầu tư tài chính cũng như đào tạo kinh nghiệm thực tế cho nhân viên Nắm bắt được nhu cầu trên như một xu hướng tất yếu của sự phát triển các doanh nghiệp trong kỷ nguyên của thông tin và với phương châm “chúng tôi chỉ bán cái bạn cần chứ không bán cái chúng tôi có”, tập thể lãnh đạo, nhân viên Công ty chúng tôi luôn không ngừng phấn đấu nhằm phát triển

BISolution trở thành một trong những công ty hàng đầu Việt Nam về cung cấp các giải pháp quản trị tài nguyên doanh nghiệp và các dịch vụ công nghệ thông tin.