DUY TRÌ VÀ QUẢN LÝ CÁC KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ HUYỆN Ở BẮC GIANG – NHU CẦU VÀ GIẢI PHÁP * (bài viết công bố Tọa đàm khoa học có chủ đề “Quản lý nhà nước công tác lưu trữ Bắc Giang theo tinh thần Luật Lưu trữ”, Bắc Giang, tháng 11 năm 2013) Ths PHẠM Thị Diệu Linh Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQG HN Cấp huyện Việt Nam hình thành tương đối sớm có vị trí quan trọng việc thiết lập hệ thống cấu hành địa phương Song song với tồn đơn vị hành cấp huyện quan nhà nước cấp làm xuất nhiều tài liệu lưu trữ quan trọng, phản ảnh phần lịch sử địa phương nhiều giai đoạn khác Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 Bộ Nội vụ công nhận tồn kho lưu trữ lịch sử huyện, tạo điều kiện để quan hành cấp quan tâm tới công tác lưu trữ, đồng thời cho phép người dân tiếp cận tốt với tài liệu có giá trị lịch sử Tuy vậy, Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2011 không công nhận cấp huyện đơn vị hành cần tổ chức kho lưu trữ lịch sử Điều gây nhiều xáo trộn việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp Trong trường hợp Bắc Giang, công tác lưu trữ cấp huyện quan tâm từ thời kỳ đầu quyền hành sau giải phóng năm 1954 Sự quan tâm lãnh đạo ngành lưu trữ Bắc Giang đặt tảng quan trọng cho công tác lưu trữ cấp huyện Đến nay, huyện thành phố trực thuộc tỉnh Bắc Giang thiết lập sở Bài viết dựa kết luận văn thạc sĩ “Các giải pháp nâng cao hiệu lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội”, thực năm 2009 PGS Vương Đình Quyền hướng dẫn số liệu cung cấp cán bộ, lãnh đạo Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, kỷ yếu “Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, 65 năm xây dựng, phát triển trưởng thành” * quan trọng công tác lưu trữ từ người tới điều kiện vật chất Song, quy định Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2011 khiến cho công tác lưu trữ cấp “đóng băng tạm thời” mà chưa có giải pháp tháo gỡ Bài tham luận sau đề cập tới số gợi ý để khắc phục tình trạng NHU CẦU QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN Việc quản lý khai thác tài liệu lưu trữ cấp huyện Bắc Giang xuất phát từ thực tiễn sau đây: 1.1 Khối lượng tài liệu lớn, có giá trị quan trọng Số liệu thống kê Kỷ yếu “Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang – 65 năm xây dựng, phát triển trưởng thành” cho thấy lưu trữ lịch sử cấp huyện cũ Bắc Giang bảo quản hàng vạn hồ sơ tài liệu hình thành nhiều giai đoạn khác nhau, có huyện lưu giữ hồ sơ từ năm 1940 đến Điều chứng tỏ lưu trữ huyện lưu giữ khối lượng lớn nguồn lực thông tin khứ quan trọng, gắn liền với hình thành, phát triển địa phương hoạt động quan nhà nước qua nhiều thời kỳ Việc tăng cường quản lý tổ chức khai thác, sử dụng hiệu nguồn tài liệu giúp cho quan quản lý nhà nước có thêm thông tin hữu ích cho hoạt động tại, đồng thời phục vụ tốt cho công tác biên soạn lịch sử địa phương 1.2 Thiếu hành lang pháp lý Mặc dù kho lưu trữ lịch sử huyện theo quy định Thông tư 21/2005/BNV Bộ Nội vụ ban hành phát huy vai trò tích cực việc bảo tồn phần di sản địa phương thông qua hoạt động chuyên môn tích cực mà Bắc Giang điển hình, Luật Lưu trữ Việt Nam không công nhận vị trí lưu trữ huyện hệ thống lưu trữ nhà nước Việt Nam Điều không gây lãng phí nguồn lực người, sở vật chất,… mà tạo hiểm họa cao cho tài liệu lưu trữ bảo quản cấp Vì thế, quyền địa phương mà trước hết Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang cần có hoạt động tích cực để bảo vệ di sản có MỘT SỐ HƯỚNG GIẢI PHÁP CHO TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN TẠI BẮC GIANG 2.1 Duy trì công tác kiểm tra hướng dẫn Trước hết, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh cần tham mưu cho Sở Nội vụ để đạo cho Phòng Nội vụ huyện bảo tòan nguyên trạng kho tài liệu lưu trữ cấp huyện, đồng thời có tác động tích cực UBND huyện để phân bổ kinh phí phù hợp nhằm trì chế độ bảo quản ổn định tài liệu Với tài liệu tiếp tục hình thành từ UBND, HĐND quan chuyên môn khác, Chi cục cần có hướng dẫn để lưu trữ thuộc văn phòng UBND huyện tiếp tục thực thu thập, chỉnh lý với tư cách lưu trữ hành quan 2.2 Xây dựng danh mục tài liệu quan trọng cấp huyện Trên sở họat động tích cực lưu trữ huyện, Chi cục cần xây dựng danh mục thống kê tài liệu quan trọng, có giá trị lịch sử cấp huyện để quản lý danh mục, tiến tới bố trí kho tàng để thu thập bảo quản 2.3 Thành lập phân kho bảo quản tập trung Việc quản lý tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Trong đó, phương án lâu dài cho tài liệu quý giá bảo quản kho lưu trữ huyện phải bảo quản tập trung quan có thẩm quyền Cho nên, Chi cục cần có tham mưu với Sở Nội vụ đạo cho Trung tâm lưu trữ tỉnh tiến hành thu thập tài liệu quan trọng cấp huyện bảo quản trung tâm Trong trường hợp chưa thể bảo quản tập trung khó khăn khoảng cách địa lý, Chi cục thành lập phân kho Trung tâm lưu trữ tỉnh để bảo quản cho phù hợp Nhìn chung, quản lý tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cấp huyện nhu cầu thiết Để làm điều này, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang cần nỗ lực việc tiếp cận với bên liên quan đển thực giải pháp từ ngắn hạn tới dài hạn thời gian đợi hướng dẫn từ Trung ương ... phân kho Trung tâm lưu trữ tỉnh để bảo quản cho phù hợp Nhìn chung, quản lý tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cấp huyện nhu cầu thiết Để làm điều này, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc. .. trọng Số liệu thống kê Kỷ yếu “Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang – 65 năm xây dựng, phát triển trưởng thành” cho thấy lưu trữ lịch sử cấp huyện cũ Bắc Giang bảo quản hàng vạn hồ sơ tài liệu hình thành... cập tới số gợi ý để khắc phục tình trạng NHU CẦU QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN Việc quản lý khai thác tài liệu lưu trữ cấp huyện Bắc Giang xuất phát từ thực tiễn sau đây: 1.1