ĐÀO TẠO THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ VIÊN – ĐỀ XUẤT TỪ KINH NGHIỆM ĐÀO TẠO THẾ GIỚI VÀ VIỆT NAM (bài viết tham dự thuyết trình Hội thảo khoa học Xây dựng chương trình song ngày Thư ký Lưu trữ học, Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương, tháng 11.2013) Ths PHẠM Thị Diệu Linh Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội Gần 20 năm qua, nhiều sở đào tạo bậc khác bước mở rộng đào tạo cho hai vị trí làm việc thư ký văn phòng lưu trữ viên Mặc dù đa dạng phong phú sở đào tạo cung cấp hội học tập phong phú cho ngày nhiều đối tượng nhu cầu đào tạo không ngừng tăng lên Bên cạnh đó, xuất ngành thư ký văn phòng lưu trữ viên nhiều trường thuộc bậc học khác làm phong phú thêm thị trường đào tạo chưa hẳn đảm bảo tính phong phú sắc chương trình đào tạo, chí có phần trùng lắp đơn điệu Bài viết sau tập trung vào số gợi ý để xây dựng chương trình đào tạo thư ký văn phòng lưu trữ viên phù hợp với nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế Từ nhu cầu xã hội Theo số liệu báo cáo Tổng cục Thống kê, “tính đến thời điểm 01.01.2012, nước có gần 342 nghìn doanh nghiệp tồn tại, tăng 216.5 nghìn doanh nghiệp gấp 27 lần so với năm 2007 (125 nghìn doanh nghiệp)” Trong đó, có 313 nghìn doanh nghiệp hoạt động thực Tính đơn vị hành - nghiệp, nước có khoảng 5.2 triệu quan, doanh nghiệp thu hút khoảng 22.8 triệu lao động, tăng 38.5% so với năm 2007 Điều cho thấy, thị trường lao động nước cho ngành nghề đào tạo nói chung, thư ký văn phòng lưu trữ viên nói riêng mở rộng Danh mục 100 nghề nghiệp đắt giá Mỹ năm 2013 Tạp chí MoneyCareers công bố ghi nhận vị trí hàng đầu trợ lý, thư ký, quản trị liệu chuyên môn sức khỏe, y dược, công nghệ thông tin Hội thảo “Quản trị văn phòng – Từ lý luận đến thực tiễn” năm 2013 Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Trường phối hợp với Hội Các Nhà Quản trị Doanh nghiệp tổ chức kết luận công việc nghề nghiệp người làm văn phòng nói chung có vai trò quan trọng http://vneconomy.vn/20130107101535544P0C9920/buc-tranh-doanh-nghiep-duoi-goc-do-thong-ke.htm http://www.qdnd.vn/qdndsite/vi-vn/61/43/2/97/97/249334/Default.aspx http://money.usnews.com/careers/best-jobs/rankings/the-100-best-jobs phát triển doanh nghiệp, song lúc sở đào tạo đáp ứng nhu cầu nhân lực cho họ Quá trình khảo sát thực tiễn giảng viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội nhiều năm trực tiếp hướng dẫn thực tập vấn cựu sinh viên nhà tuyển dụng cho thấy: nguồn nhân lực đào tạo Khoa đáp ứng yêu cầu tuyển dụng kiến thức số kỹ nghề nghiệp, thiếu sáng tạo, linh hoạt khả thích ứng với môi trường làm việc đa dạng Như vậy, thực tiễn nước giới chứng tỏ rằng: thị trường lao động ngày mở rộng, nhận thức xã hội công việc trợ lý, thư ký, lưu trữ viên ngày nâng cao khả đáp ứng nhu cầu xã hội sở đào tạo hạn chế Điều đặt yêu cầu thách thức cho trường, có Trường Cao Đẳng Sư phạm Trung ương việc xây dựng thực chương trình đào tạo có chất lượng Đến kinh nghiệm đào tạo nước giới Mọi sở đào tạo Việt Nam hay quốc gia khác giới tuân thủ nguyên tắc lý luận giáo dục học đại khẳng định thành công chương trình đào tạo thể vấn đề sau: 2.1 Mục tiêu đào tạo rõ ràng Mục tiêu đào tạo cần xây dựng tuyên bố rõ từ tên gọi chương trình đào tạo Đối với ngành đạo tạo mà sản phẩm đầu vị trí công việc cụ thể mục tiêu đào tạo phải cho thấy vị trí phổ biến mà người học đảm nhận sau hòan thành chương trình Việc công bố mục tiêu đào tạo rõ ràng ý nghĩa định hướng cho trình đào tạo, mà làm tăng khả cạnh tranh sở đào tạo bối cảnh ngày có nhiều đơn vị tham gia thực chương trình thư ký lưu trữ Do vậy, ủng hộ định hướng xây dựng chương trình đào tạo cho vị trí làm việc nhân lực tương lai Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương, tên gọi chương trình ngành “Thư ký văn phòng” hợp lý Tuy vậy, tên gọi chương trình “Lưu trữ học” bậc đào tạo cao đẳng cần cân nhắc thêm, lẽ Lưu trữ học tên gọi ngành khoa học, tên gọi vị trí làm việc Bảng mô tả công việc Hiệp hội chuyên gia hành quốc tế (International Association of Administrative Professionals, viết tắt IAAP) công bố danh mục 25 vị trí làm việc liên quan tới hành – văn phòng – lưu trữ 4 http://www.iaap-hq.org/ Mỗi vị trí làm việc danh mục có yêu cầu cụ thể lực làm việc, bao gồm kiến thức, kinh nghiệm kỹ Phần lớn vị trí làm việc danh mục xuất Việt Nam có nhu cầu chuyên nghiệp hóa đội ngũ nhân viên hành IAAP tổ chức đào tạo cung cấp nhân viên hành chuyên nghiệp từ lễ tân tới thư ký điều hành đẳng cấp quốc tế nên tài liệu họ công bố có giá trị tham khảo cho trình đào tạo nhiều quốc gia Những công bố sở quan trọng để xác định mục tiêu cho chương trình đào tạo nhân viên hành chính, vừa đáp ứng nhu cầu nước, vừa tiệm cận với tiêu chuẩn giới Bảng mô tả công việc IAAP nhấn mạnh yếu tố quan trọng lực vị trí làm việc hành – văn phòng – lưu trữ kỹ tác nghiệp lực làm việc môi trường đa văn hóa Điều phù hợp với lực đào tạo nhân lực bậc cao đẳng Việt Nam sản phẩm quan trọng mà chương trình đào tạo cần hướng tới Bảng mô tả công việc IAAP danh mục ngành nghề quan quản lý lao động nhiều quốc gia giới cho thấy việc đào tạo sử dụng nhân viên hành (trong có thư ký văn phòng lưu trữ viên) tập trung theo hướng chuyên sâu chuyên môn vị trí cụ thể Vì thế, trường cao đẳng đào tạo lĩnh vực Châu Âu Mỹ hướng đến đào tạo nhân viên hành cho chuyên môn cụ thể hành y tế, hành công, hành giáo dục,… Do vậy, mục tiêu đào tạo thư ký văn phòng lưu trữ viên cần ý đáp ứng nhu cầu hệ thống quan chuyên môn 2.2 Nội dung cân đối kiến thức kỹ Trên sở mục tiêu rõ ràng, nội dung đào tạo chương trình cần ý tỷ lệ hợp lý khối kiến thức, kiến thức kỹ Rõ ràng chương trình đào tạo bậc cao đẳng cần trọng tới kỹ hành chính, đó, theo ý kiến tôi, tỷ lệ kiến thức nghiệp vụ với thực hành kỹ tối thiểu phải 50:50 Theo đó, số lượng môn học có thực hành cần gia tăng tỷ trọng số thực hành môn học cần bổ sung Đây nhiệm vụ tương đối khó khăn, lẽ việc thiết kế môn học với cấu trúc hợp lý kiến thức – kỹ đòi hỏi người thực phải có trình độ chuyên gia Cho nên, Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương cần có sách thu hút hợp lý đội ngũ chuyên gia Bên cạnh đó, đề cập trên, việc trọng tới nâng cao lực làm việc môi trường đa văn hóa đòi hỏi phải thiết kế nội dung tương đối rộng kiến thức kinh tế - xã hội – văn hóa Việc xác định rõ vị trí khối kiến thức nội dung chương trình lựa chọn môn học phù hợp thúc đẩy lực nhận thức tính liên thông chương trình với chuyên ngành khác, từ tạo nên tính linh động chương trình đào tạo 2.3 Phương pháp đào tạo phù hợp Nếu chương trình trọng đào tạo kỹ phương pháp đào tạo phải thực giúp ích cho phát triển kỹ nghề nghiệp Một thực tế phổ biến Việt Nam nhiều môn học có tên gọi kỹ thực chất phương pháp đào tạo thực theo hình thức truyền đạt kiến thức Điều không làm sai lệch mục tiêu đào tạo trường mà làm giảm uy tín chất lượng nhân lực sau tốt nghiệp Bất kỳ sở đào tạo chuyên ngành đòi hỏi phải có hệ thống phòng thực hành đáp ứng yêu cầu tối thiểu trình đào tạo Chương trình đào tạo thư ký văn phòng lưu trữ viên có mục tiêu rõ ràng nên cần xây dựng song song với việc chuẩn bị điều kiện sở vật chất cho trình đào tạo Các môn học như: Kỹ làm việc nhóm, Kỹ sử dụng thiết bị văn phòng, … cần có hệ thống phòng học phòng thực hành tương ứng cho hoạt động dạy học Trong đó, môn học trọng thực hành đòi hỏi lớp học với số lượng sinh viên vừa đủ (không 50 người) để đảm bảo khả điều phối, tương tác huấn luyện giảng viên Đáp ứng nhu cầu đào tạo kỹ có chất lượng, thân đội ngũ giảng viên phải có kỹ giảng dạy đạt hiệu cao Một chương trình đào tạo cụ thể hóa kịch giảng dạy môn học cụ thể, giảng viên cần đảm bảo hoạt động thực hành hợp lý tương ứng với nội dung chuyên môn Cho nên, xác định rõ phương pháp đào tạo để thực chương trình giúp giảng viên có bước chuẩn bị hợp lý cho trình thực Kết luận: việc xây dựng chương trình đào tạo song ngành thư ký văn phòng lưu trữ viên cần lực thực tế sở đào tạo tình hình triển khai chương trình tương tự Việt Nam giới Theo đó, tên gọi chương trình cần cho thấy rõ mục tiêu đào tạo cần có phân biệt cụ thể hai chương trình đào tạo Tính liên thông tính chuyên biệt hai chương trình cần thể rõ việc thiết kế môn học chuyên sâu ngành học Sự thành công chương trình đào tạo thể rõ nội dung thiết kế phù hợp theo mục tiêu với tỷ trọng thích đáng môn học cung cấp kỹ Do vậy, góp ý chuyên gia chương trình đào tạo thư ký văn phòng lưu trữ viên cần thiết ... trình đào tạo có chất lượng Đến kinh nghiệm đào tạo nước giới Mọi sở đào tạo Việt Nam hay quốc gia khác giới tuân thủ nguyên tắc lý luận giáo dục học đại khẳng định thành công chương trình đào tạo. .. nghiệp, song lúc sở đào tạo đáp ứng nhu cầu nhân lực cho họ Quá trình khảo sát thực tiễn giảng viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà... hành (trong có thư ký văn phòng lưu trữ viên) tập trung theo hướng chuyên sâu chuyên môn vị trí cụ thể Vì thế, trường cao đẳng đào tạo lĩnh vực Châu Âu Mỹ hướng đến đào tạo nhân viên hành cho