Đang tải... (xem toàn văn)
Sử dụng Excel để quản lý kế toán tiền mặt Công ty ABC bao gồm: Thu tiền mặt: Cập nhật thông tin của phiếu thu tiền mặt bao gồm: ngày thu, số chứng từ, nội dung thu, tài khoản đối ứng và số tiền thu.
Mơn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính CHƯƠNG 1: SỬ DỤNG EXCEL ĐỂ THIẾT KẾ CÔNG THỨC THU CHI TIỀN MẶT 1.1 YÊU CẦU QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ABC 1.1.1 Sử dụng Excel để quản lý kế tốn tiền mặt Cơng ty ABC bao gồm: Thu tiền mặt: Cập nhật thông tin phiếu thu tiền mặt bao gồm: ngày thu, số chứng từ, nội dung thu, tài khoản đối ứng số tiền thu Chi tiền mặt: Cập nhật thông tin phiếu chi tiền mặt bao gồm: ngày chi, số chứng từ, nội dung chi, tài khoản đối ứng số tiền chi Báo cáo tổng kết tiền mặt: bao gồm số dư đầu kỳ, số thu kỳ có phân theo tài khoản đối ứng, số chi kỳ có phân theo tài khoản đối ứng, tồn quỹ cuối kỳ Báo cáo theo ngày: Tương tự báo cáo tổng kết theo khoản thời gian từ ngày… đến ngày người sử dụng nhập vào Một số yêu cầu: Tài khoản đối ứng thu, chi phải có bảng tổng kết, khơng báo sai Nhập thông tin thu chi tiền mặt sheet Thu sheet Chi, chương trình tự động cập nhật tổng tiền thu chi theo tài khoản đối ứng, số tồn quỹ cuối kỳ Ngày nhập phải khoản từ đầu tháng đến cuối tháng, ngày sau phải lớn hay ngày nhập trước 1.1.2 Trong tháng có nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau: Số dư đầu tháng năm 2008 Cơng ty ABC Trong đó: TK 111: 3.00.000.000 (đơn vị tính: đồng) Các khoản thu sau: Phiếu thu số 001 (3/1) Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: 30.000.000đ Lớp: TH09HKTA Trang Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính Phiếu thu số 002 (5/1) Khách hàng toán nợ tháng trước tiền mặt: 500.000.000 Phiếu thu số 003 (8/1) Thu tiền bán hàng hoá tiền mặt công ty A trả, số tiền 165.000.000 đ (Thuế GTGT 15.000.000 đ) Phiếu thu số 004 (10/1) Thu hồi tạm ứng số tiền: 3.500.000 đ Phiếu thu số 005 (12/1) Thu hồi đầu tư chứng khoán ngắn hạn tiền mặt: 410.000.000 đ Phiếu thu số 006 (15/1) Thu hồi tiền ký quỹ ngắn hạn tiền mặt: 13.000.000 đ Phiếu thu số 007 (15/1) Khách hàng ứng trước tiền mặt: 25.000.000 đ Phiếu thu số 008 (20/1) Doanh thu hoạt động tài tiền mặt: 5.000.000 đ Phiếu thu số 009 (20/1) Thu nhập khác tiền mặt: 3.000.000 đ 10 Phiếu thu số 010 (25/1) Doanh thu bán sản phẩm tiền mặt: 17.600.000 đ (Thuế GTGT 1.600.000 đ) Các khoản chi sau: Phiếu chi 001 (1/1) trả lương cho công nhân viên 50.000.000đ PC số 002 (3/1) mua nguyên vật liệu tiền mặt, hàng nhập kho giá mua 60.000.000đ, thuế GTGT 6.000.000đ PC số 003 (5/1) Mua công cụ dụng cụ tiền mặt, hàng nhập kho giá mua 50.000.000đ, thuế GTGT 5.000.000đ C số 004 (6/1) Chi tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn 40.000.000đ C số 005 (9/1) Mua hàng hóa tiền mặt, hàng nhập kho doanh nghiệp, giá mua 10.000.000đ, thuế GTGT 1.000.000đ PC số 006 (12/1) Xuất quỹ tiền mặt trả nợ người bán 40.000.000đ PC số 007 (15/1) Xuất quỹ tiền mặt chi cho công tác đầu tư XDCB 20.000.000đ C số 008 (23/1) Chi tiền mặt mua nguyên vật liệu, cuối tháng hàng nhập kho, hóa đơn mua hàng đến doanh nghiệp giá mua chưa thuế 30.000.000đ, thuế GTGT 3.000.000đ Lớp: TH09HKTA Trang Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính C số 009 (25/1) xuất quỹ tiền mặt mua TSCĐ hữu hình sử dụng vào hoạt động SXKD, tài sản đầu tư nguồn vốn đầu tư XDCB, giá mua 100.000.000đ thuế GTGT 10.000.000đ 10 C số 010 (31/1) Xuất quỹ tiền mặt nộp vào ngân sách nhà nước 2.000.000.000đ * Yêu cầu: 1) Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh 2) Lên sổ nhật ký thu chi tiền 1.2 TẠO CÁC SHEET TRONG CHƯƠNG TRÌNH 1.2.1 Sheet THU - Với phần mềm excel, ta tạo sở liệu hình đặt tên sheet sheet thu Bao gồm: ngày thu, số chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng số tiền: 1.2.2 Sheet CHI - Tương tự sheet thu ta tạo sở liệu cho sheet chi gồm thông tin như: Kỳ kế toán, ngày chi, số chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng số tiền Như hình Lớp: TH09HKTA Trang Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính 1.2.3 Sheet TỔNG KẾT - Tạo sở liệu cho Sheet tổng kết sau: Số dư tồn đầu kỳ, nội dung chi, tài khoản đối ứng chi, nội dung thu, tài khoản đối ứng thu, số tiền thu, số tiền chi, tổng thu kỳ, tổng chi kỳ, tồn quỹ cuối kỳ Lớp: TH09HKTA Trang Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính Xem hình Lớp: TH09HKTA Trang Mơn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính 1.3 THIẾT LẬP CƠNG THỨC CHO CÁC SHEET 1.3.1 Thiết lập cơng thức cho Sheet THU 1.3.1.1 Định dạng màu cho sheet - Chọn khối từ A5 đến E50 Như hình - Sau chọn khối ta Vào menu Format / Conditional Formatting + Xuất hộp thoại Conditional Formating hình bên ta điền thơng tin hình vẽ cụ thể sau Lớp: TH09HKTA Trang Môn: Tin Học Ứng Dụng đây: chọn “cell value is” GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính chọn: “equal to” khung ta đánh công thức: =”” + Sau điền đầy đủ thông tin bảng Conditional Formating ta click chọn format Hộp thoại Format xuất hiện, Trong ngăn font, vị trí color ta chon màu cho chữ Xem hình bên Thích màu chọn màu em chọn màu nâu - Sau hoàn tất thao tác ngăn Font, ta click chọn tiếp ngăn patterns Chức ngăn tạo màu cho khối chọn Xem hình bên Lớp: TH09HKTA Trang Mơn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính Ở bảng màu cho bạn lựa chọn em chọn màu xanh Đây bảng màu cho bạn xem trước trước chọn OK + Sau chọn màu chữ, màu ta chọn OK Hộp thoại bên xuất - Chọn OK để hoàn tất Sau chọn OK khối từ A5 đến ô E50 có màu chữ màu nền, ta nhập liệu vào khơng có màu nền, cịn khơng nhập liệu có màu nền, minh hoạ hình ảnh sau: Lớp: TH09HKTA Trang Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính 1.3.1.2 Định dạng cột ngày chứng từ: - Khối từ ô A5 đến ô A50 nhập ngày tháng ngày nhập sau phải lớn ngày nhập trước Mời làm theo hướng dẫn hình vẽ gồm bước Bước 1: thiết lập công thức cho ô từ A5 đến A50 nhập ngày tháng.Thao tác thực sau Lớp: TH09HKTA Trang Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính Chọn khối từ ô A5 đến ô A50, vào Data / Validation, hình sau - Xuất hộp thoại Validation, hộp thoại gồm ngăn: Setting, Input Massage Error Alert, hình sau: Lớp: TH09HKTA Trang 10 Mơn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính + Ngăn Pattens chọn màu hình sau: Cho xem trước Chọn màu Hoàn thành thao tác, ta chọn OK, hộp thoại xuất Tiếp tục chọn OK, Khi chọn OK khối chấm cơng có màu chữ màu ta định dạng Nếu ta nhập liệu vào màu nền, hình sau: Lớp: TH09HKTA Trang 84 Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính 4.3.5 Định dạng ký tự chấm công Chọn khối từ Cell D5 đến AH16, vào Data / Validation, hình sau Khối chọn chọn “custom hộp thoại Data Validation, làm theo hướng dẫn hình sau: Xuất ” + Ngăn settings ta thực thao tác hình sau ta gõ công thức sau: =OR(D5= “X”,D5= “X”, D5= Lớp: TH09HKTA “CP”,D5= “KP”) Trang 85 Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính Sau ngăn Input Message để nhập câu nhắc, hình sau Nhập câu CHÚ Ý! Câu nhắc “Chỉ nhập X, O, CP, KP” Nhập chữ nhập sai để nhắc nhỡ Đến khung Error Alert nhập câu nhắc nhập sai,như hình sau: Yêu cầu nhập Lớp: TH09HKTA lại Trang 86 Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính Khi OK khối từ Cell D5 đến Cell AE16 nhập gia trị X, O, CP, KP Nêu nhập sai báo lỗi, hình sau: Nhập sai Hộp thoại nhắc nhỡ 4.3.6 Tính ngày công Hộp thoại báo sai Bây ta tiến hành chấm công cho nhân công ty dựa vào số ngày làm họ Như hình sau Lớp: TH09HKTA Trang 87 Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính 4.3.6.1 Tính tổng số ngày cơng Tại cell AI5 ta nhập vào công thức =COUNTIF(D5:AE5, “X”)+COUNTIF(D5:AE5, “O”)/2, minh hoạ hình sau: Vị trí đặt cơng thức: Ta copy cơng thức đến AI16 Như hình sau Lớp: TH09HKTA Trang 88 Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính 4.3.6.2 Tính tổng số ngày nghỉ có phép Tại cell AJ5 ta nhập vào cơng thức =COUNTIF(D5:AE5, “CP”), minh hoạ hình sau: Vị trí đặt công thức Ta copy công thức đến ô AJ16 Như hình sau Lớp: TH09HKTA Trang 89 Mơn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính 4.3.6.3 Tính tổng số ngày nghỉ khơng có phép Tại cell AK5 ta nhập vào cơng thức =COUNTIF(D5:AE5, “KP”), hình sau: Vị trí đặt cơng thức Ta copy cơng thức đến AK16 Như hình sau Lớp: TH09HKTA Trang 90 Mơn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính 4.4 THIẾT LẬP CƠNG THỨC CHO SHEET TỔNG HỢP NGHỈ CĨ PHÉP (THNGHICP) + Tại Sheet Bảng chấm công ta Copy khối từ AJ5 đến AJ16,như hình sau: Ta copy khối từ AJ5 đến AJ16 Như hình Tại Sheet Tổng hợp nghỉ có phép (THNGHIP), đặt trỏ ô E5 nhấp phải chuột chọn Paste Special, hình sau: Lớp: TH09HKTA Trang 91 Mơn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính Sau chọn Paste Special hộp thoại sau xuất Trong hộp thoại sau ta click chọn values, hình sau: Chọn values Hồn tất ta chọn OK, chọn OK từ cell E5 đến E16 có giá trị hình sau: Lớp: TH09HKTA Trang 92 Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính + Tính tổng ngày nghỉ có phép Tại cell P5 ta nhập vào công thức =SUM(D5:O5), hình sau: Vị trí dặt cơng thức Ta copy cơng thức đến P16, hình sau Lớp: TH09HKTA Trang 93 Môn: Tin Học Ứng Dụng 4.5 GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính THIẾT LẬP CƠNG THỨC CHO SHEET LƯƠNG (LUONG) 4.5.1 Thiết lập công thức cho cột thưởng Tại cell E6 ta lập cơng thức =IF((BCCONG!AJ5+BCCONG!AK5)=0,10%*LUONG!D6,0),như hình sau: Vị trí đặt cơng thức Ta copy cơng thức đến ô E17 Minh họa hình ảnh Lớp: TH09HKTA Trang 94 Mơn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính 4.5.2 Thiết lập công thức cho cột Lương Phụ Trội (LPT) Tại cell F6 ta lập công thức =IF((BCCONG!AJ5-22)>0,(BCCONG!AJ522)*2*LUONG!D6/22,0), hình sau: Vị trí đặt cơng thức Copy cơng thức đến F17 Như hình sau Lớp: TH09HKTA Trang 95 Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính 4.5.3 Thiết lập cơng thức cho cột Phạt Tại cell G6 ta nhập công thức =BCCONG!AK5*3*LUONG!D6/22+IF((THNGHIP!P5-12)>0, (THNGHIP!P5-12)*LUONG!D6/22,0), hình sau: Đặt cơng thức G6 Ta copy cơng thức đến G17 Như hình sau Lớp: TH09HKTA Trang 96 Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính 4.5.4 Thiết lập cơng thức cho cột Thực Lỉnh Tại cell H6 ta nhập công thức = D6+E6+F6-G6, hình sau: Cơng thức đặt vị trí Ta tiếp tục copy công thức đến ô H17 Như hình sau Lớp: TH09HKTA Trang 97 Mơn: Tin Học Ứng Dụng Lớp: TH09HKTA GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính Trang 98 ... Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính Phiếu thu số 002 (5/1) Khách hàng toán nợ tháng trước tiền mặt: 500.000.000 Phiếu thu số 003 (8/1) Thu tiền bán hàng hoá tiền mặt công ty A trả, số tiền. .. 006 (15/1) Thu hồi tiền ký quỹ ngắn hạn tiền mặt: 13.000.000 đ Phiếu thu số 007 (15/1) Khách hàng ứng trước tiền mặt: 25.000.000 đ Phiếu thu số 008 (20/1) Doanh thu hoạt động tài tiền mặt: 5.000.000... Phiếu thu số 009 (20/1) Thu nhập khác tiền mặt: 3.000.000 đ 10 Phiếu thu số 010 (25/1) Doanh thu bán sản phẩm tiền mặt: 17.600.000 đ (Thu? ?? GTGT 1.600.000 đ) Các khoản chi sau: Phiếu chi 001
