VI Trao đổi ngân hàng đơn vị thực dự án A Nhu cầu thường xuyên tham khảo ý kiến 129 Một yếu tố vô quan trọng thiết lập mối quan hệ trao đổi chặt chẽ thường xuyên đơn vị thực Ngân hàng Những trao đổi ý kiến giúp tất bên làm việc có hiệu để hoàn thành nghĩa vụ tương ứng họ theo hiệp định vay hay dự án đồng thời nhanh chóng xác định giải vấn đề cản trở việc thực dự án Điều quan trọng khác Giám đốc dự án, để có trí hay phê chuẩn Ngân hàng vấn đề dự án định, cần nộp đầy đủ tài liệu cung cấp tất thông tin theo yêu cầu để giúp Ngân hàng hành động cách sáng suốt nhanh chóng B Các chuyến nhóm công tác Ngân hàng 130 Theo định kỳ, Ngân hàng cử nhóm công tác tới trao đổi với đơn vị thực để đánh giá tổng quan tiến độ dự án Ngoài ra, Ngân hàng sẵn sàng cử nhóm công tác đặc biệt để trợ giúp đơn vị thực vấn đề khác liên quan đến thực dự án, chẳng hạn mua sắm, lập báo cáo dự án, đánh giá kỹ thuật giải ngân 131 Giám đốc dự án phải chuẩn bị đầy đủ để đón tiếp nhóm công tác Ngân hàng: hỗ trợ hành cho nhóm công tác, chẳng hạn phương tiện liên lạc, sở văn phòng, yêu cầu, hỗ trợ nghiệp vụ thư ký Chuẩn bị sẵn hồ sơ tài liệu dự án phục vụ cho việc xem xét lại; lên chương trình thảo luận với nhân viên Ngân hàng, cán phủ cán dự án tổ chức hẹn lịch làm việc; xếp chuyến thăm công trường dự án; cung cấp thông tin hỗ trợ yêu cầu để giúp nhóm công tác thực nhiệm vụ Sau đó, phải gửi biên thảo luận hay ghi nhớ thoả thuận cho người tham gia họp cần tiến hành hành động tiếp nối để thực vấn đề nhóm công tác thoả thuận 132 Dưới danh sách nhóm công tác Ngân hàng tới bên vay vốn hay đơn vị thực giai đoạn thực dự án nhóm công tác bắt đầu dự án/ định hình dự án nhóm công tác đánh giá nhóm công tác quản lý hành dự án đặc biệt nhóm công tác báo cáo hoàn thành dự án nhóm công tác xem xét lại dự án nước nhóm công tác giải ngân khoản vay nước nhóm công tác giải ngân Xem thêm Phụ lục 13 nhóm công tác 37 C ẹịnh hướng cho cán đơn vị thực 133 Ngay thành lập văn phòng dự án, nên tổ chức giới thiệu định hướng dự án cho cán văn phòng Việc làm có ý nghĩa cán văn phòng dự án chưa tham gia vào chuẩn bị thẩm định dự án Phần giới thiệu định hướng thực với trợ giúp nhân viên Ngân hàng bao gồm nội dung đây: mục tiêu mục đích dự án; phạm vi, phần công việc địa điểm dự án; lịch trình thời gian dự án; điều khoản hiệp định vay thoả thuận dự án; tổ chức quản lý dự án; chi phí dự án nguồn tài trợ; chiến lược mua sắm hàng hoá dịch vụ, bao gồm quy định Ngân hàng; thủ tục tổ chức làm việc với đơn vị bên ngoài, tổ chức cá nhân tham gia vào dự án; lợi ích kinh tế xã hội từ dự án Ngoài định hướng này, cán đơn vị thực dự án mời tham dự vào lớp học/hội thảo lĩnh vực khác thực dự án Ngân hàng tổ chức, trụ sở Ngân hàng hay nước vay 38 VII Thuê vận hành dự án 134 Chuyển giao vận hành dự án mốc quan trọng dự án đòi hỏi phải có lập kế hoạch chuẩn bị thủ tục từ ban đầu để hoàn thành khâu vận hành thử chuyển giao công trình, thiết bị hoàn thành cho (những) người sử dụng A Chuyển giao trách nhiệm vận hành dự án 135 Trách nhiệm chung hoàn thành trang thiết bị, công trình dự án thuộc Giám đốc dự án Tuy nhiên, người tham gia dự án khác tư vấn, nhà cung cấp nhà thầu, chịu trách nhiệm tính hoàn thiện phần việc riêng biệt họ Có thời điểm cụ thể, trách nhiệm Giám đốc dự án nhà thầu dự án chấm dứt chuyển sang cho đơn vị vận hành hay (những) người sử dụng cuối Việc chuyển giao trách nhiệm thường bao gồm yếu tố sau: Các yếu tố vật chất Các yếu tố vật chất bao gồm thiết bị riêng lẻ (nếu không lắp đặt công trình, trang thiết bị xây dựng), hệ thống thiết bị lắp đặt, sở xây dựng, dụng cụ hàng hoá khác phần sở xây dựng, phụ tùng, thiết bị phụ, dụng cụ đặc biệt, nhiên liệu đặc biệt dầu nhờn Các yếu tố hành Các yếu tố hành bao gồm vẽ xây dựng, vẽ, hướng dẫn hay sách hướng dẫn vận hành bảo dưỡng thiết bị hệ thống, giấy bảo hành, danh mục danh sách phận, danh sách phụ tùng, danh sách dụng cụ đặc biệt Các yếu tố kiểm soát vật chất Các yếu tố kiểm soát vật chất bao gồm phương tiện bảo đảm công việc, thiết bị hàng hoá khỏi trộm, phá huỷ hành động phá hoại, chống hoả hoạn bảo dưỡng thiết bị phương tiện Những công nhân, cán điều hành đào tạo phải sẵn sàng vận hành phương tiện dự án hoàn thiện 136 Toàn công trình vật chất hoàn thành chuyển giao theo hợp đồng tài liệu dự án chuyển giao vài hạng mục riêng lẻ cho (những) người sử dụng trước sau ngày chuyển giao công việc theo lịch trình Chỉ chuyển giao phần hoàn thành, kiểm tra, chạy thử Giám đốc dự án chấp nhận; số trường hợp số sai sót nhỏ nhà thầu thỏa thuận sửa chữa sau chuyển giao Thông thường, có giai đoạn sau hoàn thành phần xây dựng/ lắp đặt: nhà thầu chịu trách nhiệm công trình đồng thời với trình nghiệm thu để chấp nhận vận hành thử Các yếu tố hành kiểm soát vật chất chuyển giao với hạng mục thiết bị riêng lẻ công việc xây dựng cho người điều hành Các cá nhân, phận tham gia chuyển giao gồm Giám đốc dự án, cán văn phòng dự án, tư vấn giám sát xây dựng, nhà thầu lắp đặt/xây dựng đại diện kĩ thuật nhà chế tạo cung cấp thiết bị hệ thống quy định hợp đồng, nhân viên vận hành Các đại diện kĩ thuật, theo quy định hợp đồng, đến công trường để kiểm tra 39 thiết bị trước khởi động, giám sát khởi động vận hành thử, hướng dẫn vận hành bảo dưỡng cho nhân viên vận hành 137 áp dụng thủ tục để chuyển giao trách nhiệm: Kiểm tra thiết bị, nguyên vật liệu lắp đặt thiết bị theo hợp đồng; Kiểm tra công trình dân phù hợp với thiết bị lắp đặt theo hợp đồng; Cung cấp nhiên liệu tiện ích (điện, nước) cho khởi động vận hành chạy thử trình vận hành thật sau chuyển giao; Khởi động thiết bị hệ thống vận hành chạy thử hoạt động vận hành; Chấp nhận chuyển giao thiết bị, hệ thống sở cho bên vận hành; Chuyển giao thiết bị dự phòng, phụ tùng, dụng cụ đặc biệt nhiên liệu dầu nhờn đặc biệt cho đơn vị vận hành; Chuyển giao tài liệu dự án cho đơn vị vận hành gồm: (a) vẽ xây dựng vẽ kỹ thuật phê chuẩn; (b) sách hướng dẫn hướng dẫn vận hành bảo dưỡng; (c) giới thiệu thiết bị danh mục phận, danh sách phần thiết bị, danh sách phụ tùng, v.v (d) giấy chứng nhận hoàn thành giấy bảo hành; (e) giấy bảo chứng, đơn bảo hiểm khiếu nại Phụ lục 14 bao gồm hướng dẫn chuyển tiếp từ thực dự án đến vận hành B Tư vấn đào tạo cho nhân viên vận hành 138 Trách nhiệm tuyển nhân để vận hành phương tiện hoàn thiện thuộc đơn vị vận hành- không thiết đơn vị thực Giám đốc dự án hỗ trợ nêu yêu cầu chuyên môn, vị trí, công việc nhân viên vận hành phương tiện 139 Trong nhiều trường hợp, Giám đốc dự án tham gia xây dựng tổ chức đào tạo, hướng dẫn vận hành dự án Chương trình đào tạo tư vấn đào tạo xây dựng thực Trong vài trường hợp, đề nghị đại diện hãng chế tạo đề xuất chương trình thích hợp với mặt hàng mà họ cung cấp Các nhà tư vấn đào tạo xây dựng chương trình đào tạo thức đào tạo chỗ, tư vấn thiết bị đào tạo, liệt kê tài liệu tham khảo đồ dùng cần thiết cho đào tạo, giới thiệu sở đào tạo thích hợp tìm kiếm cán đào tạo hay hướng dẫn có đủ trình độ chuyên môn 140 Phải tổ chức đào tạo trước hoàn thành dự án Điều tạo cho học viên hội quan sát sở từ xây dựng lắp đặt thiết bị với hệ thống 40 ... hướng dẫn có đủ trình độ chuyên môn 140 Phải tổ chức đào tạo trước hoàn thành dự án Điều tạo cho học viên hội quan sát sở từ xây dựng lắp đặt thiết bị với hệ thống 40 ... (d) giấy chứng nhận hoàn thành giấy bảo hành; (e) giấy bảo chứng, đơn bảo hiểm khiếu nại Phụ lục 14 bao gồm hướng dẫn chuyển tiếp từ thực dự án đến vận hành B Tư vấn đào tạo cho nhân viên vận hành... vực khác thực dự án Ngân hàng tổ chức, trụ sở Ngân hàng hay nước vay 38 VII Thuê vận hành dự án 1 34 Chuyển giao vận hành dự án mốc quan trọng dự án đòi hỏi phải có lập kế hoạch chuẩn bị thủ tục