IV Giám đốc dự án 66 Bổ nhiệm Giám đốc dự án yếu tố vô quan trọng thành công dự án, điều quan trọng Giám đốc dự án bổ nhiệm phải làm việc theo chế độ nhiệm Giám đốc dự án bổ nhiệm từ nhiều nguồn - cán làm việc thường xuyên đơn vị thực hiện; cán thành viên thường xuyên nhóm quản lý dự án đơn vị thực hay phòng ban hay tổ chức khác đơn vị vay vốn; cá nhân đơn vị thực thuê riêng từ bên phủ; nhà tư vấn bên hay công ty tư vấn chuyên quản lý dự án (và chuyên điều hành trì trang thiết bị) Sau hoàn thành dự án, Giám đốc dự án chịu trách nhiệm thực dự án trở thành giám đốc điều hành sở thiết bị dự án A Chức trách nhiệm Giám đốc dự án 67 Là người chịu trách nhiệm thực hoàn thành dự án thời hạn, phạm vi ngân sách theo yêu cầu hoạt động kĩ thuật, Giám đốc dự án phải có đầy đủ trách nhiệm đây: Lập kế hoạch dự án Hoàn thành kế hoạch thực chi tiết cuối Điều phối dự án Phối hợp tất người tham gia dự án, nhà tư vấn, nhà cung cấp nhà thầu xây dựng/lắp đặt vào nhóm làm việc có phối hợp tốt Tuyển nhân đào tạo Tuyển nhân để cung cấp nhân viên cho đơn vị thực dự án, tiến hành đào tạo cần Thực dự án Quản lý hoạt động thực dự án khác Kiểm soát lập báo cáo quản lý dự án Thực hệ thống kiểm soát chi phí, lịch trình, hoạt động kĩ thuật thủ tục lập báo cáo Phối hợp hay liên kết Xây dựng thủ tục phối hợp hợp tác với đơn vị bên khác tham gia dự án chịu ảnh hưởng dự án, bao gồm quyền địa phương, nhóm tư nhân người sử dụng cuối Quản lý xung đột Giải xung đột bên tham gia dự án Quản lý thay đổi Kiểm soát thay đổi dự án, tiếp nhận xử lý yêu cầu thay đổi, thông báo cho tất bên tham gia dự án thay đổi phép Quản lý tài dự án Tổ chức cung cấp kinh phí kịp thời, kiểm soát chi phí, trì hệ thống kế toán hiệu 10 Thực theo quy định hiệp định vay vốn Đảm bảo làm theo tất yêu cầu điều khoản hiệp định vay 11 Chuyển giao thuê vận hành dự án Chuẩn bị thủ tục nguồn lực cho việc chuyển giao sở dự án hoàn thành 17 B Những phẩm chất Giám đốc dự án tốt 68 Một Giám đốc dự án tốt cần có nhiều phẩm chất cá nhân tốt: có mối quan hệ người khả lãnh đạo tốt; có ý thức công bằng; có khả hy sinh quyền lợi riêng; có kinh nghiệm thành công quản lý dự án tương tự; có cách nhìn chiến lược dự án; có hiểu biết tốt nguyên tắc, công cụ kỹ thuật quản lý dự án; thân cá nhân có quan tâm tới việc quản lý dự án; có khả bao quát tình hình biết giao trách nhiệm; có khả kiểm soát tình khó khăn phức tạp cách hiệu quả; sẵn sàng đối mặt với rủi ro, định, chịu trách nhiệm định Giám đốc dự án cần nổ, trung thực, không sợ đấu tranh, chín chắn, nghị lực, có khả truyền đạt tốt, thông minh, sáng suốt, đáng tin cậy, trung thành, và, yếu tố cuối không phần quan trọng, khoẻ mạnh thể xác không bị bệnh tật để thực nhiệm vụ đáp ứng thử thách công việc 18 V Quản lý thực dự án 69 Phần trình bày hoạt động Giám đốc dự án trình thực dự án việc chuẩn bị thực dự án; hoàn thành điều kiện để khoản vay có hiệu lực; thực điều khoản cho vay; mua sắm hàng hoá dịch vụ; giám sát công việc nhà tư vấn; giám sát phần việc xây dựng; kiểm soát chi phí, lịch trình kết kĩ thuật; nhận kinh phí giải ngân khoản vay; kiểm soát thay đổi dự án phối hợp với tổ chức bên A Chuẩn bị thực dự án 70 Khi bắt đầu giai đoạn thực dự án, Giám đốc dự án phải thành lập văn phòng dự án, tổ chức máy cán quản lý dự án phân công nhiệm vụ trách nhiệm, xây dựng hệ thống thông tin kế toán, có hành động thích hợp để khởi động hoạt động dự án khác Tổ chức Văn phòng quản lý dự án 71 Nếu có thể, nên đặt Văn phòng quản lý dự án (PMO) địa điểm thực dự án Trong trường hợp thực công trường dự án nằm vị trí hẻo lánh nên xem xét đặt văn phòng dự án thành phố gần nhất, nơi có chỗ ăn ở, dịch vụ công cộng, phương tiện vận chuyển thông tin liên lạc Nếu có nhiều điểm dự án thành lập văn phòng chi nhánh điểm Điều quan trọng Văn phòng dự án cán văn phòng phải sẵn sàng tiếp cận điểm dự án phải có đủ dịch vụ phương tiện thông tin liên lạc cần thiết cho dự án 72 Văn phòng dự án cần có đủ phương tiện cho nhu cầu làm việc nhân viên Văn phòng phải rộng rãi để có chỗ dùng giá vẽ, có phòng hội thảo kín, phòng làm việc riêng cho Giám đốc dự án, phòng họp kín, có khu đựng hồ sơ văn phòng, khu vực cất giữ đồ dùng văn phòng thiết bị văn phòng dụng cụ trường, phòng thử nghiệm cần, phòng in ấn, phòng thông tin khoảng trống tường để treo đồ thị, biểu đồ, lịch trình bảng tin Cần cung cấp cho Văn phòng dự án đầy đủ điều kiện sinh hoạt làm việc với chất lượng tốt điều hoà không khí hay lò sưởi, nước, điện, ánh sáng thoát nước Cần có khu vực đỗ xe khu vực cất đồ chung cần Có biện pháp bảo vệ nhà cửa, xe cộ khu vực kho phòng chống cháy tác động điều kiện thời tiết bất lợi gió, mưa, bụi lũ lụt Tổ chức bảo vệ phương tiện văn phòng, thiết bị, hồ sơ, khu vực kho phương tiện lại chống trộm cắp, hành động phá hoại thâm nhập người lạ Ngoài cần xếp để bảo vệ sức khoẻ cho cán nhân viên dự án, tiêm chủng dịch vụ y tế, kể sơ cứu cấp cứu Cần chuẩn bị sẵn thiết bị bảo vệ cá nhân đặc biệt (quần áo thiết bị) cho cán văn phòng dự án cần thiết Tuyển chọn đào tạo nhân cho dự án 73 Giám đốc dự án cần tuyển dụng nhân có đủ trình độ chuyên môn nên tránh, phạm vi có thể, áp lực buộc tuyển người chuyên môn cần thiết Tuy nhiên, có cán đủ trình độ chuyên môn cần tổ chức buổi nói chuyện định hướng hay đào tạo nhằm nâng cao kỹ 19 họ lĩnh vực chuyên môn định Một điểm vô quan trọng cán văn phòng dự án phải làm việc theo chế độ nhiệm suốt giai đoạn thực dự án 74 Các cách xếp cán cho văn phòng dự án thường điều động nhân biên chế đơn vị thực dự án hay đơn vị khác bên vay vốn thời gian dự án, trực tiếp thuê cán địa phương hay chuyên gia nước để làm cán thường xuyên theo hợp đồng thuê tạm thời với thời hạn xác định Năng lực kỹ thuật phải tiêu chuẩn việc lựa chọn cán phải biết cách phân công nhân vào vị trí công việc mà họ sử dụng toàn tài lực 75 Nên tìm hiểu kỹ nhu cầu đào tạo cần, thực việc trước người đào tạo bị công việc choán hết thời Có thể thực việc đào tạo hình thức gửi đào tạo thức trường lớp đào tạo chỗ cán có khả đủ chuyên môn thực Chất lượng đào tạo nâng cao thêm cách cử cán tham dự hội thảo, lớp học hay chương trình đào tạo khác tổ chức có chuyên môn thích hợp với nhu cầu đào tạo tiến hành Xác định phân công trách nhiệm cho cán văn phòng dự án 76 Giám đốc dự án cần định rõ chức trách nhiệm phận khác văn phòng dự án cán bộ, nhân viên chủ chốt Phụ lục giới thiệu vài ví dụ chức cán văn phòng dự án Ngoài ra, nên có mô tả công việc cho vị trí đội ngũ cán văn phòng dự án chức năng, trách nhiệm mô tả công việc phải in tài liệu hướng dẫn thủ tục dự án cần cập nhật hay hiệu chỉnh thường xuyên theo thay đổi tình hình chung Phạm vi quyền định cán cần xác định rõ tài liệu hướng dẫn thủ tục dự án Xây dựng hệ thống ghi chép, lưu trữ cho dự án 77 Đồng thời với thành lập văn phòng dự án, Giám đốc dự án phải xây dựng đưa vào sử dụng hệ thống, thủ tục ghi chép lưu trữ hồ sơ hành dự án Phụ lục trình bày danh sách chi tiết số loại giấy tờ, tài liệu hồ sơ hành cần lưu trữ văn phòng dự án thời gian thực dự án 78 Cán phụ trách hành dự án có nhiệm vụ xây dựng thủ tục hành dự án Đây người chịu trách nhiệm nhận tất thư từ tài liệu đến, đánh số kiểm tra hay số tham chiếu cho tài liệu phân phát chúng tới cán thích hợp văn phòng dự án Nếu cần, cán hành quy định ngày mà tài liệu phải Văn phòng dự án xử lý, ghi rõ ngày tài liệu, thực theo dõi bước Cán hành phải tự kiểm tra để thấy công việc lưu trữ hoàn tất: toàn tài liệu đến tài liệu gửi lưu lại đầy đủ Khi dự án hoàn thành, cá hành xem xét định việc huỷ loại hồ sơ tài liệu dự án 79 Để kiểm soát việc chuyển xếp tất tài liệu dự án, người quản lý hành nên xây dựng áp dụng hệ thống đánh số tài liệu cụ thể Khi đánh số hồ sơ 20 tài liệu tham chiếu đến hay liên quan đến chi phí dự án, lịch trình phạm vi chứng từ hoá đơn hay chi tiêu, đề nghị thay đổi đơn đặt hàng, yêu cầu mua sắm, báo cáo nhân lực, v.v - nên sử dụng hệ thống mã số tài khoản dự án- xem thêm Phụ lục Đối với thư từ khác, yêu cầu rút tiền hay báo cáo dự án, cán quản lý hành dự án cần lập hệ thống đánh số cho phù hợp Kinh phí cần thiết cho công việc ban đầu 80 Các khoản kinh phí ban đầu cần cho dự án bên vay vốn hay Ngân hàng cung cấp Giám đốc dự án phải chuẩn bị sẵn yêu cầu thực cam kết rút kinh phí từ hai nguồn này, số trường hợp, từ nhà tài trợ khác Một việc cần làm khác Giám đốc dự án xem xét lại quy định thủ tục phân bổ kinh phí đối ứng bên vay vốn, đồng thời yêu cầu thủ tục rút khoản vay từ Ngân hàng hay nhà tài trợ khác thủ tục toán chi tiêu dự án Giám đốc dự án cần đảm bảo có sẵn kinh phí để giải ngân trước tiến hành công việc cần đến cam kết tài B Thực quy định để khoản vay có hiệu lực 81 Khoản vay phê chuẩn nghĩa rút tiền để chi tiêu cho dự án; điều thực sau khoản vay có hiệu lực Muốn khoản vay có hiệu lực, hiệp định vay thường quy định bên vay (không thiết tổ chức thực hiện) phải hoàn thành điều kiện hiệu lực khoản vay thời hạn xác định Việc bên vay không hoàn thành quy định dẫn đến kết Ngân hàng huỷ khoản vay, trừ Ngân hàng gia hạn ngày hoàn thành điều kiện hiệu lực khoản vay Mặc dù nhiệm vụ chủ yếu thuộc trách nhiệm bên vay, Giám đốc dự án cần giám sát công việc tiến hành để làm cho khoản vay có hiệu lực Nếu xuất nguy chậm trễ, Giám đốc dự án phải nhắc nhở người có trách nhiệm liên quan chậm trễ làm ảnh hưởng bất lợi đến việc hoàn thành dự án thời gian C Thuê giám sát công việc tư vấn 82 Một thực tiễn phổ biến đơn vị thực thuê tư vấn đủ chuyên môn để tiến hành hoạt động cụ thể chi phí cho dịch vụ thường tính sẵn khoản vay Trong giai đoạn thực dự án, nhà tư vấn thường thuê để lập thiết kế kỹ thuật chi tiết soạn thảo tài liệu mời thầu, thực hay hỗ trợ công đoạn xét thầu, giám sát xây dựng công trình dân thực số hoạt động dự án khác 83 Giám đốc dự án có trách nhiệm xác định phạm vi dịch vụ cần thiết, xây dựng điều khoản tham chiếu, giám sát công việc nhà tư vấn nghiệm thu kết Giám đốc dự án phải định xem nên sử dụng dịch vụ nhà tư vấn độc lập (tự làm chủ) hay dịch vụ công ty tư vấn Thuê dịch vụ tư vấn độc lập nhanh rẻ dịch vụ công ty tư vấn kinh nghiệm kiến thức nhà tư vấn độc lập thường hạn chế chuyên môn riêng Hơn nữa, rủi ro ốm đau, thương tật hay vấn đề khác ảnh hưởng đến tham gia liên tục nhà tư vấn cá nhân qua thời gian dài Ngoài ra, thường khó đánh giá kỹ 21 lưỡng công việc nhà tư vấn độc lập việc phối hợp vài nhà tư vấn độc lập không đơn giản Với công ty tư vấn, chi phí thường đắt thời gian hơn, họ có khả cung cấp trình độ chuyên môn rộng cung cấp dịch vụ liên tục kể trường hợp tư vấn giao nhiệm vụ bị ốm hay không đủ lực; dễ dàng đánh giá chất lượng công việc đảm bảo khả có sẵn dịch vụ tiếp tục trường hợp mở rộng, kể dịch vụ trụ sở công ty 84 Trong trình thu thập danh sách tư vấn ứng cử, Giám đốc dự án tìm kiếm thông tin tư vấn độc lập hay công ty tư vấn từ nguồn đây: Danh mục tư vấn Ngân hàng - từ danh mục đăng ký Ngân hàng cung cấp danh sách dài công ty tư vấn hay nhà tư vấn độc lập có kinh nghiệm thích hợp; Các hiệp hội nghề nghiệp, có, nước sở bên vay nước thành viên Ngân hàng; Liên đoàn quốc tế kỹ sư tư vấn (FIDIC), hòm thư P.O 86, CH 1000, Lausanne 12 Chailly, Thuỵ Sĩ; điện thoại: 21-335-003; Telex No: 24698 FIDI CH; Các đại sứ quán, lãnh quán văn phòng thương mại nước thành viên Ngân hàng nước bên vay Cần nhớ nhà tư vấn từ nước hợp lệ xem xét để chọn cho dự án Ngân hàng tài trợ Các thủ tục lựa chọn nhà tư vấn 85 Giám đốc dự án phải chuẩn bị đầy đủ cho việc tuyển chọn tư vấn Về vấn đề này, Ngân hàng có quy định cụ thể phải thực chặt chẽ- quy định trình bày Hướng dẫn sử dụng tư vấn Ngân hàng phát triển Châu đơn vị vay vốn, tháng năm 1979 Cũng tham khảo ấn phẩm khác Ngân hàng: Hướng dẫn cho đơn vị sử dụng tư vấn Nếu đơn vị không thực quy định thủ tục dẫn tới khả chậm trễ Ngân hàng phê chuẩn hợp đồng, chí khiến Ngân hàng từ chối tài trợ 86 Có thể xảy trường hợp thủ tục quy định Ngân hàng mâu thuẫn với thủ tục quy định bên vay hay đơn vị thực Khi đó, Giám đốc dự án cần nỗ lực tối đa để tìm giải pháp chấp nhận được, cần, xin trợ giúp người có trách nhiệm cao Nếu giải xung đột áp dụng thủ tục quy định Ngân hàng bên vay chấp nhận thủ tục ký kết hiệp định vay vốn 87 Các tư vấn độc lập thường lựa chọn sở trình độ chuyên môn theo thủ tục đơn giản Giám đốc dự án chuẩn bị danh sách ứng cử viên thích hợp từ số nước thành viên Ngân hàng xác định khả nguyện vọng tham gia công việc ứng cử viên Sau Giám đốc dự án chấm tư vấn, chủ yếu tiêu chuẩn chuyên môn đàm phán giá với nhà tư vấn đứng đầu tiếp tục đạt thỏa thuận Hình biểu diễn bước lựa chọn tư vấn độc lập, trình cần ý vào điểm mà Giám đốc dự án phải Ngân hàng phê chuẩn trước tiến hành bước 22 Hình Trình tự lựa chọn tư vấn độc lập Xây dựng Các điều khoản tham chiếu (TOR) Lập danh sách tư vấn trình độ chuyên môn Soạn thảo hợp đồng Có Có Ngân hàng phê chuẩn TOR, Danh sách nhà tư vấn Dự thảo Hợp đồng Gửi giấy mời thể nguyện vọng sẵn sàng tham gia Chấm điểm xếp hạng tư vấn Đàm phán với tư vấn cao điểm Ngân hàng phê chuẩn hợp đồng đàm phán Thông báo cho tư vấn không chọn Thực hợp đồng Nộp hợp đồng ký cho Ngân hàng 23 88 Việc lựa chọn công ty tư vấn theo trình tự phức tạp bao gồm kiểm tra chi tiết kinh nghiệm khả công ty từ danh sách dài công ty có chuyên môn lĩnh vực xem xét Kết kiểm tra chọn lọc danh sách ngắn gồm từ năm đến bảy công ty có phạm vi hoạt động đủ rộng coi đủ điều kiện thích hợp để mời cung cấp dịch vụ 89 Các công ty danh sách ngắn mời gửi đề xuất kỹ thuật, không kèm đề xuất giá Đánh giá xếp hạng đề xuất kỹ thuật dựa sở kỹ thuật, công ty xếp hạng mời đến đàm phán giá Nếu không đạt thỏa thuận nào, đàm phán chuyển sang công ty xếp hạng đứng tiếp theo, tiếp tục Hình trình tự lựa chọn công ty tư vấn Tương tự với tư vấn độc lập, trình cần lưu ý điểm mà Giám đốc dự án phải có phê chuẩn Ngân hàng trước tiến hành bước Giải thích hướng dẫn chi tiết việc lựa chọn công ty tư vấn nêu Phụ lục Giám sát tư vấn 90 Rất cần giám sát chặt chẽ tư vấn Bất kỳ sai sót nghiêm trọng hoạt động nhà tư vấn có ảnh hưởng bất lợi đến việc thực dự án sau Các thủ tục giám sát tư vấn bao gồm kiểm tra trực tiếp, tức xem xét lại thiết kế kiểm tra chỗ, hay thông qua thảo luận đợt đánh giá báo cáo tình hình hoạt động nhà tư vấn, đánh giá hoạt động tư vấn báo cáo tiến độ định kỳ Cần định rõ cán chịu trách nhiệm kiểm tra báo cáo tư vấn viên để báo cáo xem xét cách nhanh chóng có phản hồi kịp thời cho nhà tư vấn 91 Khi tư vấn đến trường, Giám đốc dự án cần chuẩn bị cung cấp đầy đủ hỗ trợ hậu cần hành nhằm giúp tư vấn ổn định sống nhanh chóng thoải mái bắt đầu công việc thời gian sớm Những hỗ trợ thường bao gồm cộng trợ lý, nhà ở, phương tiện làm việc lại Cũng cần giới thiệu vắn tắt toàn dự án cung cấp thông tin số liệu cần thiết cho tư vấn Cần xác định rõ kênh trao đổi tư vấn văn phòng dự án, đơn vị thực hiện, đơn vị vay vốn bên tham gia dự án khác trình tự, thủ tục liên quan tới luồng thông tin D Mua sắm hàng hoá thuê công trình dân 92 Chi phí cho hàng hoá (máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ cung cấp, v.v.) công trình dân (bao gồm lắp đặt thiết bị) khoản chi tiêu dự án việc mua sắm trình kéo dài Chậm trễ mua sắm thường nguyên nhân gây chậm trễ cho dự án Giám đốc dự án phải lập kế hoạch mua sắm cẩn thận Ngoài ra, theo quy định Giám đốc dự án phải nộp kế hoạch hợp đồng mua sắm cho Ngân hàng 93 Hình thể bước mua sắm hàng hoá; hình trình tự thuê dịch vụ nhà thầu xây dựng/lắp đặt Cần lưu ý bước cần Ngân hàng phê chuẩn trước tiến hành bước Phụ lục 10 hướng dẫn chi tiết mua sắm hàng hoá dịch vụ xây dựng/lắp đặt thông qua đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) Có thể tham khảo tài liệu khác Ngân hàng mua sắm liệt kê trang 7, từ số đến số 13 24 Hình Trình tự lựa chọn công ty tư vấn Xây dựng Điều khoản tham chiếu Chuẩn bị danh sách dài tư vấn Soạn giấy mời tham gia đề xuất Lập danh sách ngắn tư vấn Có Có Ngân hàng phê chuẩn Ngân hàng phê chuẩn Soạn thảo hợp đồng Xây dựng tiêu chí đánh giá Có Ngân hàng phê chuẩn Gửi giấy mời tham gia Sao thông tin cho Ngân hàng Có Ngân hàng phê chuẩn Nhận đề xuất Đánh giá đề xuất Lựa chọn tư vấn Có Ngân hàng phê chuẩn Đàm phán hợp đồng Có Ngân hàng phê chuẩn Thực hợp đồng Gửi thông tin cho Ngân hàng Thông báo cho tư vấn không lựa chọn nêu hiệp định vay 25 Hình Trình tự mua sắm hàng hoá theo ẹấu thầu cạnh tranh quốc tế Chuẩn bị danh sách hàng hoá cần mua Có Ngân hàng phê chuẩn Chuẩn bị tài liệu mời thầu Có Ngân hàng phê chuẩn Gửi thư mời thầu thu tài liệu đấu thầu Báo các thủ tục quảng cáo cho Ngân hàng Xét thầu đề xuất đơn vị thắng thầu Có Ngân hàng phê chuẩn Hợp đồng với đơn vị thắng thầu Nhận lắp đặt hàng hoá 26 Báo cáo kết cho Ngân hàng Hình Trình tự mua sắm cho công trình dân Hợp đồng cung cấp hàng hoá phức tạp kỹ thuật theo ẹấu thầu cạnh tranh quốc tế (có sơ tuyển trước) Chuẩn bị số phạm vi hợp đồng công trình dân cần có Có Ngân hàng phê chuẩn Chuẩn bị tài liệu sơ tuyển Có Ngân hàng phê chuẩn Chuẩn bị tài liệu mời thầu Ngân hàng phê chuẩn Báo các thủ tục quảng cáo cho Ngân hàng Gửi nhận hồ sơ sơ tuyển Có Chấm hồ sơ sơ tuyển Lập danh sách công ty sơ tuyển Ngân hàng phê chuẩn Có Gửi Thư mời thầu Thông báo cho công ty không đạt yêu cầu qua sơ tuyển Chấm đề xuất đơn vị thắng thầu Ngân hàng phê chuẩn Trao hợp đồng Có Báo cáo kết cho Ngân hàng 27 94 Trong số trường hợp đặc biệt, số phương pháp mua sắm khác (không phải đấu thầu quốc tế cạnh tranh) lại kinh tế hiệu như: Mua thị trường quốc tế Đấu thầu cạnh tranh nước Mua trực tiếp/đàm phán/bỏ thầu đơn lẻ Mua đơn vị trực thuộc Đấu thầu hạn chế/lặp lại đơn đặt hàng Mua thiết bị cho đơn vị vay vốn phụ tư nhân Mua sắm khoản vay cho tổ chức tài trợ phát triển Cơ sở cho phương pháp với điều kiện thủ tục áp dụng chúng trình bày phần III Hướng dẫn mua sắm theo khoản vay Ngân hàng phát triển Châu phần X Hướng dẫn sách, thực tiễn thủ tục liên quan đến mua sắm theo khoản vay Ngân hàng phát triển Châu E Giám sát xây dựng công trình hay lắp đặt thiết bị 95 Giám đốc dự án người chịu trách nhiệm tổng thể giám sát xây dựng công trình dân hay lắp đặt thiết bị cần đảm bảo thường xuyên/ liên tục có hoạt động kiểm tra độc lập công việc nhà thầu công trường Việc kiểm tra cán kỹ thuật đơn vị thực hay tư vấn phụ trách thiết kế kỹ thuật chi tiết giám sát xây dựng tiến hành 96 Quá trình kiểm tra xác minh việc thực nhà thầu theo quy cách kĩ thuật tôn trọng tiêu chuẩn thực tiễn xây dựng quốc tế Ví dụ, đoàn kiểm tra phải kiểm tra thiết bị nhận so với vẽ phê chuẩn hay công trình dân hoàn thành so với kế hoạch thiết kế kĩ thuật duyệt Ngoài cần kiểm tra nguyên vật liệu để xác định xem có với tiêu chuẩn kĩ thuật quy định không Một số phần khác nên kiểm tra việc xem xét thông qua hướng dẫn vận hành bảo dưỡng thiết bị, giấy tờ bảo hành, danh sách phụ tùng, vẽ xây dựng yêu cầu toán phần theo tiến độ Giám sát chặt chẽ tiến độ thực tế công việc sở so sánh với lịch trình xây dựng, nên sử dụng biểu đồ hay sơ đồ PERT-CPM 97 Thường thường, điều khoản quy định hợp đồng nhấn mạnh vào trách nhiệm nhà thầu trì tổ chức quản lý thích hợp áp dụng thực tiễn quản lý thích hợp đắn Trách nhiệm bao gồm yêu cầu: không thay đổi cán quản lý công trường nhà thầu chưa phê chuẩn chủ dự án nhà thầu phải xây dựng sử dụng biện pháp quản lý chất lượng Giám đốc dự án hay cán văn phòng dự án không nên can thiệp hay làm chồng chéo với phần trách nhiệm Các thủ tục giám sát kiểm soát công việc nhà thầu trình bày phần L trang 34 F Thực điều khoản quy định dự án 98 Ngoài điều khoản quy định khoản vay chuẩn hiệp định vay có số quy định liên quan đến việc thực dự án mà bên vay hay đơn vị thực 28 phải áp dụng; thông thường, quy định nêu Lịch trình hiệp định vay Mục tiêu chúng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực dự án giúp đảm bảo đạt mục tiêu lợi ích dự án Chính vậy, Giám đốc dự án phải cố gắng thực quy định cách có hiệu kịp thời 99 Thực tế cho thấy việc thực quy định dự án nhiều bị chậm, chí trở nên khó khăn hay làm có tình bất ngờ Trong tình vậy, Giám đốc dự án cần báo cáo vấn đề cho Ngân hàng để vạch giải pháp thoả đáng, chẳng hạn áp dụng phương án khác mà đạt mục đích mục tiêu ban đầu G Kiểm soát chi phí 100 Các mục tiêu chủ yếu kiểm soát chi phí để giúp dự án thực phạm vi ngân sách có lưu ý lúc vào vấn đề mặt chi phí xảy nhằm có biện pháp giải hay giảm thiểu chi phí Công cụ cho mục tiêu việc giám sát chặt chẽ chi tiêu dự án so sánh chi tiêu với dự trù chi phí ngân sách dự án Các biện pháp kiểm soát chi phí bao gồm áp dụng thủ tục giao quyền mua sắm hàng hoá dịch vụ; kiểm soát giải ngân cho nhà tư vấn, nhà cung cấp nhà thầu dựa kết hoàn thành tốt hợp đồng; kiểm soát yêu cầu thay đổi nội dung dự án; kiểm soát chi phí hành (ví dụ: lại, sử dụng xe cộ, chi phí điện thoại liên lạc khác); kiểm soát chi tiêu nhân sự, ví dụ kiểm soát công việc nhân viên dịch vụ 101 Hàng tháng, Giám đốc dự án cần lập dự toán chi phí cần thiết để hoàn thành dự án cần liên tục phổ biến thông tin chi phí cho tất bên có liên quan Giám đốc dự án nên xây dựng mẫu dự toán, lập bảng kê báo cáo cam kết chi phí dự án đảm bảo thông tin thường xuyên cập nhật Giám đốc dự án cần tổ chức họp định kỳ kiểm soát chi phí giao nhiệm vụ kiểm soát chi phí cho cán chuyên môn kiểm soát chi phí hay cho cán văn phòng dự án với trình độ chuyên môn thích hợp khác 102 Giám đốc dự án nên nắm rõ ảnh hưởng hình thức toán hợp đồng khác đến hệ thống kiểm soát chi phí Trong hợp đồng có giá cố định, nhà thầu giao hàng hoá thực công việc mức giá thoả thuận gánh chịu rủi ro chi phí gia tăng Với hợp đồng có mức giá thay đổi khó quản lý mức giá thoả thuận ban đầu điều chỉnh theo biến động phận chi phí hợp đồng 103 Hợp đồng theo giá đơn vị dạng hợp đồng toán cho nhà thầu tính sở khối lượng đơn vị công việc thực (ví dụ, đô la mét khối đất đào) Điều khoản tham chiếu hợp đồng theo giá đơn vị cho biết ước tính khối lượng loại công việc thực Để kiểm soát đầy đủ chi phí cho hợp đồng theo giá đơn vị, Giám đốc dự án phải kiểm tra khối lượng công việc thực tế hoàn thành trước toán cho nhà thầu 104 Các biện pháp kiểm soát chi phí Giám đốc dự án bao gồm: lựa chọn hình thức toán thích hợp để đưa vào hợp đồng, đảm bảo lập dự trù xác (chi phí 29 hay số lượng) phục vụ cho mục đích lập ngân sách xác định tính hợp lệ đơn dự thầu, đảm bảo điều khoản tham chiếu cho dịch vụ thiết kế chi tiết quy định rõ kỹ sư tư vấn phải lựa chọn giải pháp có hiệu mặt chi phí quy cách thiết kế cho thiết bị công trình xây dựng/lắp đặt, giám sát chặt chẽ chi tiêu dự án so với ngân sách so với việc hoàn thành phần công việc dự án H Rút kinh phí từ khoản vay 105 Nhìn chung, định nguồn vay phân bổ khoản vay cho phần việc dự án thường đưa từ giai đoạn tiền phê chuẩn chu trình dự án nêu rõ hiệp định vay Tuy nhiên, thủ tục rút khoản vay lại đơn vị thực tài trợ định thỏa thuận sau khoản vay phê chuẩn trước thời điểm dự kiến lần giải ngân theo dự án 106 Ngân hàng mong muốn số tiền rút từ khoản vay sát với chi tiêu thực tế dự án Bên cạnh đó, Ngân hàng phải kiểm tra khoản chi tiêu phù hợp với mục đích khoản vay sở có cân nhắc đầy đủ tính kinh tế hiệu Do vậy, Ngân hàng thiết lập hệ thống quy định, theo yêu cầu rút tiền từ tài khoản vay phải kèm theo tài liệu hỗ trợ thích hợp 107 Hệ thống rút tiền từ khoản vay bao gồm bốn hình thức giải ngân tiêu chuẩn: (i) thủ tục toán trực tiếp (direct payment); (ii) thủ tục hoàn trả lại (reimbursement); (iii) cam kết trả (commitment); (iv) tạm ứng Những thủ tục hướng dẫn chi tiết Hướng dẫn giải ngân khoản vay- tài liệu thường gửi tới đơn vị thực với thư giải ngân sau ký hiệp định vay Trong ấn phẩm có mẫu chuẩn đơn xin rút tiền tài liệu phải gửi kèm, báo cáo toán ngân hàng thương mại yêu cầu hoàn trả chi phí đơn xin sửa đổi thư tín dụng, v.v 108 Một điểm cần lưu ý: Giám đốc dự án phải bổ nhiệm cán chịu trách nhiệm việc rút tiền cho dự án với chức giám sát việc chuyển tiền rút bên vay theo khoản phân bổ ngân sách phê chuẩn soạn đơn xin rút tiền từ nguồn bên ngoài, kể từ Ngân hàng Một trách nhiệm khác chuẩn bị cập nhật kế hoạch giải ngân viết báo cáo định kỳ để giúp Giám đốc dự án xem xét thường xuyên tình hình sử dụng ngân sách Những công việc phải thực lúc việc rút tiền chậm cản trở tiến độ thực đặn dự án Giám đốc dự án phải hiểu rõ việc rút khoản vay phụ thuộc vào ngày hết hạn khoản vay quy định hiệp định vay sau thực khoản giải ngân I Kiểm soát thay đổi dự án 109 Giám đốc dự án cần xây dựng thủ tục cụ thể xem xét phê chuẩn thay đổi dự án Phải nghiên cứu kỹ lưỡng thay đổi đề xuất đánh giá cẩn thận tác động đến chi phí, lịch trình chất lượng kỹ thuật ảnh hưởng chúng tới lợi ích kỳ vọng dự án Trong trường hợp thay đổi làm thay đổi dự án tổng thể cách đáng kể phải Ngân hàng phê chuẩn 30 110 Cũng nên định thủ tục hành chi tiết bước thực thay đổi đơn đặt hàng theo hợp đồng đơn vị thực nhà cung cấp hay nhà thầu Nên có mẫu yêu cầu thay đổi đơn hàng xem Phụ lục 11 ví dụ mẫu Mọi yêu cầu thay đổi phải ghi vào sổ đăng ký/ghi chép tình hình thay đổi đơn hàng, lưu vào hồ sơ riêng đánh số tài liệu để kiểm soát theo hệ thống đánh số định Cần xác định ngày tạm dừng để hoàn thành số liệu Số kiểm soát phải theo hệ thống mã số dự án (xem Phụ lục 4) Ghi thứ tự yêu cầu thay đổi đơn hàng vào sổ đăng ký nêu rõ kết cuối vào sổ đăng ký hồ sơ thay đổi đơn hàng Mọi sửa đổi hợp đồng phải tham chiếu chéo tới sổ sách hồ sơ J Phối hợp với đơn vị thực hỗ trợ khác 111 Giám đốc dự án phải phối hợp với cá nhân hay tổ chức bên máy dự án- thường người tham gia phần việc thực dự án hành động họ quan trọng thành công dự án Giám đốc dự án phải làm việc với bên bị ảnh hưởng hay hưởng lợi từ dự án Ngân hàng nhà tài trợ khác, văn phòng ngân sách quan lập kế hoạch quốc gia, tài chính, quan có hợp đồng đơn vị vay vốn, đơn vị thực khác giám đốc phận đơn vị này, ban điều phối dự án, tổ chức sử dụng cán họ, dân cư địa phương chịu ảnh hưởng từ dự án công chúng nói chung 112 Một số vấn đề gặp phải thực dự án nằm tầm kiểm soát trực tiếp Giám đốc dự án Để phòng ngừa vấn đề này, điều quan trọng phải cân nhắc mối liên hệ hệ thống bên Một cách làm đưa tổ chức hay quan có liên quan vào trình lập kế hoạch cho dự án, hay thường xuyên thông báo cho họ vấn đề nảy sinh cần đến tham gia họ K Giám sát kiểm soát dự án 113 Giám sát dự án gồm việc xem xét lại, tra kiểm soát công việc tiến hành giai đoạn thực dự án Giám sát dự án hoạt động tích cực, chủ động liên tục Giám đốc dự án để đảm bảo dự án hoàn thành thời gian phạm vi ngân sách cho; dự án hoàn thành đáp ứng yêu cầu chất lượng quy cách kĩ thuật Phần trình bày số điểm dự án cần giám sát Các vấn đề liên quan tới công tác giám sát kiểm soát dự án gồm việc xem xét từ trình lập kế hoạch dự án đến phát triển hệ thống giám sát kiểm soát dự án, mặt cần giám sát kiểm soát thời gian, chi phí kỹ thuật dự án 114 Các đặc điểm dự án phải giám sát kiểm soát liên tục bao gồm: Các kế hoạch công việc dự án, để đánh giá tính hiệu lực kế hoạch xác định vấn đề có khả phát sinh Tổ chức dự án, bố trí nhân hoạt động cán nhằm đảm bảo có nhân viên với đủ trình độ chuyên môn lực khu vực chức đây: 31 (a) (b) lập lịch trình phân tích lịch trình; ước tính chi phí, lập dự trù ngân sách, phân tích chi phí hạch toán chi phí; (c) phân tích tình hình thực dự án; (d) quản lý hành cho dự án (quản lý số liệu, kiểm soát thư từ giao dịch lập báo cáo); (e) quản lý hợp đồng; (f) quản lý kỹ thuật xây dựng; (g) quản lý tài sản Kiểm soát kỹ thuật để đảm bảo thực quy cách kỹ thuật chủ dự án Giám sát tư vấn, đảm bảo tư vấn thực điều kiện hợp đồng Hoạt động mua sắm, đảm bảo mặt hàng mua đáp ứng yêu cầu dự án tuân theo hướng dẫn thủ tục Ngân hàng nhà tài trợ khác Các thủ tục giải ngân, đảm bảo thực toán xác thời gian đảm bảo tôn trọng hướng dẫn thủ tục Ngân hàng nhà tài trợ khác rút khoản vay Xây dựng công trình dân lắp đặt thiết bị, đảm bảo thực hoạt động xây dựng lắp đặt phù hợp với tiêu chuẩn thỏa thuận yêu cầu hợp đồng Các thủ tục chuyển giao vận hành bao gồm lập kế hoạch chi tiết thiết bị hệ thống khởi động; cung cấp nhiên liệu nguyên vật liệu khác cần thiết cho việc kiểm tra vận hành hoạt động tương lai; vận hành thử thiết bị hệ thống; tập hợp hướng dẫn vận hành bảo dưỡng, danh sách phụ tùng, hệ thống kiểm soát dự trữ phụ tùng, vẽ xây dựng; đào tạo công nhân vận hành bảo dưỡng hay người sử dụng cuối khác; chuyển giao sở hoàn thiện cho người sử dụng cuối gồm toàn tài sản lắp đặt, dụng cụ đặc biệt, phụ tùng trang thiết bị; hoàn chỉnh yêu cầu hành giấy chứng nhận hoàn thành, chứng từ khế ước bảo hành, hồ sơ bảo hiểm khiếu nại L Các thủ tục giám sát kiểm soát dự án 115 Giám đốc dự án cán dự án cần giám sát liên tục tiến độ hoạt động dự án khác Một vài hoạt động cần kiểm tra định kỳ mắt xác nhận tiến độ thực Nếu thiết kế chi tiết tiến hành trụ sở nhà tư vấn nước ngoài, Giám đốc dự án cử đại diện đến thường trực hay tổ chức chuyến công tác định kỳ cho đại diện Giám đốc dự án nên định kỳ kiểm tra vẽ thiết kế tính toán kỹ thuật (ví dụ giai đoạn hoàn thành thiết kế 30 phần trăm, 60 phần trăm, 90 phần trăm cuối cùng) Đối với thiết bị quan trọng chế tạo nhà máy, Giám đốc dự án cử cán hay ký hợp đồng thuê dịch vụ hỗ trợ bên để thực kiểm tra, việc kiểm tra thiết 32 bị mắt, yêu cầu thêm báo cáo văn bản, Cần giám sát chặt chẽ việc nộp báo cáo tư vấn nhà thầu báo cáo phải đọc kỹ Các cán dự án quan trọng, Giám đốc dự án, phó giám đốc dự án, giám đốc công trường dự án nên có sổ nhật ký hay nhật trình để cung cấp thông tin sau: lao động, thiết bị nguyên vật liệu đến sử dụng công trường; công việc hoàn thành ngày; vấn đề hay nguy cơ, biện pháp tiến hành hay kế hoạch vạch để khắc phục vấn đề (bao gồm vấn đề kỹ thuật an toàn vấn đề ảnh hưởng đến nhân trang thiết bị bên khu vực dự án); câu hỏi quan trọng đặt câu trả lời hay giải pháp thực ảnh hưởng đến thời gian hợp đồng, chi phí hay chất lượng hoạt động; kế hoạch công việc cho ngày tiếp theo; người đến công trường, bao gồm mục đích kết kiểm tra; nói chuyện điện thoại quan trọng; kiểm tra công trường cán dự án; điều kiện công trường: thời tiết, điều kiện đất, v.v phù hợp Nên chụp ảnh công trường dự án để cung cấp tài liệu thường xuyên, hình ảnh tình hình, chất lượng tiến độ dự án Chụp trước dự án bắt đầu sau tiến hành theo định kỳ trình thực Tất ảnh có tên hay giới thiệu ngắn gọn, cần ghi ngày xếp chúng theo trình tự - ảnh chụp chứng vô giá việc giải tranh chấp hay khiếu nại hợp đồng phận quan trọng báo cáo 116 Giám đốc dự án cần thành lập kênh liên lạc rõ ràng (thư nhắn, thư, điện thoại đài) để liên hệ với tư vấn, nhà cung cấp nhà thầu, với đơn vị thực hỗ trợ bên Giám đốc dự án cần tích cực, chủ động tìm kiếm biện pháp giải vấn đề dự án từ quan có thẩm quyền cao tổ chức bên lưu trữ lại kết trao đổi với tổ chức bên 117 Để kiểm soát dự án, Giám đốc dự án nên tận dụng hệ thống kiểm soát kế toán dự án Hệ thống kiểm soát dự án điển hình tạo điều kiện đánh giá lịch trình, đo lường tiến độ hoạt động, theo dõi thiết bị nguyên vật liệu, giám sát chi phí, dự báo chi phí Còn hệ thống kế toán dự án bao gồm sổ sách kế toán đề cập phần Những hệ thống thường vi tính hoá dự án lớn thực tay dự án nhỏ 118 Một vai trò quan trọng hệ thống kiểm soát dự án báo động sớm cho ban quản lý dự án vấn đề có khả xảy Hệ thống không cung cấp thông tin chi phí xác cung cấp thông tin kịp thời quan trọng cho công tác quản lý dự án Hầu hết thông tin chi phí dựa vào hệ thống hạch toán chi phí dự án Các thông tin thu thập, phân loại báo cáo theo hệ thống mã hiệu cấu phân chia công việc WBS, hệ thống kiểm soát dự án sử dụng hệ thống mã hiệu để giám sát chi phí, lập lịch trình giám sát lịch trình cho việc lập kế hoạch tương lai Dưới minh họa loại thông tin mà hệ thống cung cấp: 33 Hệ thống kiểm soát dự án cung cấp cho hệ thống hạch toán chi phí dự án thông tin sau: (a) Các đơn hàng đặt mua thiết bị nguyên vật liệu (đã đặt chưa giao hàng); (b) Các yêu cầu toán từ tư vấn hay nhà thầu; (c) Các bảng ngày công làm việc để toán lương cho cán văn phòng dự án hay cho người đơn vị trực thuộc Hệ thống hạch toán chi phí dự án cung cấp cho hệ thống kiểm soát dự án thông tin sau: (a) Chi tiêu từ ngày lập báo cáo cuối đến ngày báo cáo tổng chi tiêu tính đến tại; (b) Lương trả cho cán văn phòng dự án, tập hợp từ báo cáo bảng ngày công làm việc; (c) Thực trạng chi tiêu thực tế so với dự trù ngân sách; (d) Tiền sẵn có cho toán dự án; (e) Các khoản phải toán theo đơn đặt mua thiết bị nguyên vật liệu chưa nhận thiết bị nguyên vật liệu 119 Có số công cụ kỹ thuật tiêu chuẩn cho Giám đốc dự án giám sát kiểm tra việc thực dự án- công cụ kỹ thuật để kiểm soát chi phí lịch trình giới thiệu chi tiết Phụ lục 12 nối tiếp sau kỹ thuật lập kế hoạch kiểm soát dự án trình bày Phụ lục Với cách lập kế hoạch chi tiết ban đầu có gộp chi phí lịch trình, công tác giám sát kiểm soát định kỳ so sánh (thường hàng tháng) tiến độ chi tiêu thực tế với ước tính ngân sách ban đầu 120 Phụ lục 12 miêu tả cách tính chi phí tiến độ dự án so với chi phí dự trù ban đầu tổng chi phí hoàn thành Tính toán tiến độ dự án ngày cụ thể đòi hỏi phải tính giá trị dự trù phần việc hay công việc dự án thực hoàn thành so sánh giá trị với tổng dự trù toàn công việc dự án lập lịch trình phải hoàn thành vào ngày Sự chênh lệch (gọi thay đổi lịch trình) cho biết giá trị lịch trình bị vượt hay chậm vào ngày (từ đô la hay đơn vị đo khác chuyển đổi qua đồ thị đơn vị thời gian) Để xác định thực trạng chi phí, cần so sánh tổng giá trị dự trù công việc hoàn thành tính với giá trị thực tế công việc hoàn thành (tức là, giá trị thực tế khoản chi tiêu đến ngày đó) Sự chênh lệch (gọi thay đổi chi phí) cho biết mức độ chi vượt hay chưa chi hết thời điểm Phụ lục 12 hướng dẫn bước tính toán lại chi phí hoàn thành dự án 121 Một số mối quan tâm ngày lớn Giám đốc dự án Ngân hàng kiểm soát công việc dự án đơn vị trực thuộc thực (tức tổ chức bên vay thực hiện, chẳng hạn Phòng công trình công cộng) Những công việc dự án đơn vị bắt buộc thực thường công việc có giá trị nhỏ; phân tán rộng địa lý hay nằm vùng hẻo lánh nhìn chung sử dụng nhiều lao động Một số vấn đề gặp phải thường liên quan đến khối lượng công việc cần thực hiện, tính xác ước tính chi phí ban đầu, kiểm soát số lượng chi phí nguyên vật liệu sử dụng công việc, thực lịch trình thời gian, chất lượng hạn báo cáo cán dự án từ địa điểm dự án hẻo 34 lánh Giám sát chặt chẽ dự án đòi hỏi phải nhiều thời gian kết đẩy chi phí lên cao hơn; nhiên, Giám đốc dự án cần thực giám sát công việc Ngoài việc phê duyệt thiết kế ước tính chi phí thông thường đề cập trên, cách tốt để kiểm soát kinh phí thực đợt kiểm tra công trường thường xuyên (có thể hàng tháng) với cán có trình độ chuyên môn nhằm xác minh tiến độ chi tiêu 122 Giám sát mặt kỹ thuật dự án đòi hỏi phải có loạt hành động lập kế hoạch kỹ lưỡng Các hợp đồng với tư vấn, nhà cung cấp nhà thầu phải quy định rõ ràng họ chịu trách nhiệm chất lượng kỹ thuật công việc Ngoài hợp đồng cần xác định biện pháp kiểm soát công việc kỹ thuật tra bên định bên vi phạm phải áp dụng biện pháp để sửa chữa yếu hệ thống kiểm soát hay thiếu sót chất lượng công trình Tuy nhiên, điều quan trọng thông số kỹ thuật hoạt động phải thật rõ ràng đầy đủ hợp đồng 123 Thông thường, việc Giám đốc dự án lập kế hoạch để kiểm tra chất lượng, lập danh sách nội dung cần tra, hoàn thiện báo cáo kết kiểm tra đánh giá hoạt động để đảm bảo thực theo điều khoản hợp đồng gọi biện pháp đảm bảo chất lượng (Quality Assurance- QA) Ngược lại, biện pháp kiểm soát chất lượng (Quality Control- QC) bao gồm kiểm tra mắt vẽ thiết kế chi tiết, thiết bị nguyên vật liệu chế tạo, đóng gói hàng hoá trước gửi hàng, kiểm tra mặt hàng giao hàng kiểm tra lần lắp đặt công trường dự án Các biện pháp kiểm soát chất lượng bao gồm vận hành thử trước chuyển giao hoạt động tương tự khác, kể hành động sửa chữa sau thiếu sót Phải thực tất biện pháp đảm bảo chất lượng kiểm soát chất lượng suốt thời gian dự án để đảm bảo sản phẩm cuối thực kế hoạch đáp ứng quy cách kỹ thuật bắt buộc 124 Để kiểm soát chi phí dự án, tiến độ chất lượng kỹ thuật, trước tiên Giám đốc dự án cần phân tích chênh lệch chi phí tiến độ dự án cách tính toán biểu diễn đồ thị Phụ lục 12 Cần phân tích khác biệt qua giai đoạn trước sử dụng với kết để xác lập xu hướng, chẳng hạn tăng liên tục vượt chi phí hay giảm giá liên tục Ví dụ, thời điểm định, dự án vượt trước lịch trình chi phí lại bị vượt quá- qua điều tra cho thấy nhà thầu đẩy nhanh công việc giai đoạn đó, nói cách khác trình tự lịch trình bị thay đổi tạm thời, dẫn đến chênh lệch- điều dàn xếp công việc quay trở lại lịch trình ban đầu Giá hàng hoá đặt mua bị leo thang làm vượt chi phí cho dự án Còn chênh lệch chất lượng kỹ thuật xác định thông qua kiểm tra thiết bị công trình mắt hay cho chạy thử chiếu theo thông số tiêu chuẩn kĩ thuật quy định 125 Theo dõi chênh lệch cấu phân chia công việc (WBS) (xem Phụ lục 4) giúp tìm phần công việc cụ thể gây sai lệch kế hoạch chi phí, lịch trình chất lượng kỹ thuật Từ Giám đốc dự án cần yêu cầu giám đốc chức xác định nguyên nhân sai lệch Qua đó, vấn đề 35 trình thực dự án phát trách nhiệm giải phân công nhanh chóng Tất nhiên tất sai lệch chi phí lịch trình gây đình trệ nghiêm trọng sai lệch ảnh hưởng tới mũi hoạt động phải giải 126 Một số biện pháp giải tăng suất, phân công công nhân giám đốc có kỹ tốt đến khu vực có vấn đề, nới lỏng yêu cầu lịch trình hay kỹ thuật, điều chỉnh ngân sách lịch trình, có chuẩn bị trước, thiết lập luồng phối hợp thông tin tốt người tham gia dự án người tham gia dự án với tổ chức hay nhân bên Có thể không giải tất vấn đề- vài vấn đề cần phải có điều chỉnh lịch trình, phạm vi công việc, hay chí chấp nhận mức chất lượng kỹ thuật thấp M Lập báo cáo tiến độ dự án 127 Trong giai đoạn lập kế hoạch thực chi tiết, Giám đốc dự án cần quy định lịch trình thủ tục lập báo cáo để đáp ứng yêu cầu Ngân hàng, đơn vị vay vốn, tổ chức bên khác đơn vị thực Như đề cập trước đây, thông tin cần thiết cho báo cáo tiến độ thay đổi tuỳ theo chất dự án; hình thức mức độ chi tiết báo cáo biến đổi tuỳ theo cấp quản lý nhận báo cáo Điều ngụ ý báo cáo cho Giám đốc dự án cần tiết so với báo cáo tổng hợp gửi cho cán cấp cho Ngân hàng Nếu để phục vụ cho mục tiêu kiểm soát, Giám đốc dự án cần thông tin đủ chi tiết để giúp Giám đốc dự án xác định vấn đề dự án tự tìm cách giải 128 Nên trao đổi mức độ chi tiết báo cáo chu kỳ báo cáo với nhóm nhận báo cáo- người sử dụng cuối cùng; Ngân hàng nêu yêu cầu giai đoạn đầu trình thực dự án Yêu cầu báo cáo từ tư vấn nhà thầu cần quy định rõ hợp đồng ký với đối tượng Nhìn chung, báo cáo cho tất cấp nên cung cấp thông tin về: công việc hoàn thành giai đoạn lập báo cáo, chẳng hạn thiết kế kỹ thuật chi tiết, chuẩn bị hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ thầu, chọn đơn vị thắng thầu công trình xây dựng; thực tế hay khả kế hoạch hay lịch trình ban đầu bị lệch nguyên nhân; chi tiêu dự án, giải ngân khoản vay; phân tích vấn đề bao gồm khả ảnh hưởng đến chi phí hay lịch trình (ví dụ, nguyên nhân chậm trễ mua sắm giải ngân, khó khăn thu thập thông tin từ trường, hay nhân viên dự án đủ trình độ chuyên môn); việc thực theo điều khoản tài liệu cho vay vốn bên vay đơn vị thực hiện; tình hình tài dự án; kế hoạch thực cho giai đoạn lập báo cáo tiếp theo; đề xuất hoạt động từ đơn vị bên 36 [...]... định các vấn đề có khả năng phát sinh 2 Tổ chức dự án, bố trí nhân sự và hoạt động của cán bộ nhằm đảm bảo có nhân viên với đủ trình độ chuyên môn và năng lực trong các khu vực chức năng dưới đây: 31 (a) (b) 3 4 5 6 7 8 lập lịch trình và phân tích lịch trình; ước tính chi phí, lập dự trù ngân sách, phân tích chi phí và hạch toán chi phí; (c) phân tích tình hình thực hiện dự án; (d) quản lý hành chính... thiết kế và tính toán kỹ thuật (ví dụ các giai đoạn hoàn thành thiết kế 30 phần trăm, 60 phần trăm, 90 phần trăm và cuối cùng) Đối với các thiết bị quan trọng đang được chế tạo tại nhà máy, Giám đốc dự án có thể cử cán bộ hay có thể ký hợp đồng thuê dịch vụ hỗ trợ bên ngoài để thực hiện kiểm tra, hoặc ngoài việc kiểm tra thiết 32 bị bằng mắt, có thể yêu cầu thêm các bản báo cáo bằng văn bản, Cần giám... dụng cùng hệ thống mã hiệu để giám sát chi phí, lập lịch trình và giám sát lịch trình và cho việc lập kế hoạch trong tương lai Dưới đây là minh họa về các loại thông tin mà mỗi hệ thống có thể cung cấp: 33 1 Hệ thống kiểm soát dự án có thể cung cấp cho hệ thống hạch toán chi phí dự án các thông tin sau: (a) Các đơn hàng đặt mua thiết bị và nguyên vật liệu (đã đặt nhưng chưa được giao hàng); (b) Các yêu... lịch trình và chất lượng kỹ thuật cũng như ảnh hưởng của chúng tới lợi ích kỳ vọng của dự án Trong trường hợp những thay đổi này làm thay đổi dự án tổng thể một cách đáng kể phải được Ngân hàng phê chuẩn 30 110 Cũng nên định ra các thủ tục hành chính chi tiết về các bước thực hiện thay đổi đơn đặt hàng theo hợp đồng giữa đơn vị thực hiện và nhà cung cấp hay nhà thầu Nên có mẫu yêu cầu thay đổi đơn hàng... chức hay cơ quan có liên quan vào quá trình lập kế hoạch cho dự án, hay ít nhất là thường xuyên thông báo cho họ về những vấn đề nảy sinh có thể cần đến sự tham gia của họ K Giám sát và kiểm soát dự án 1 13 Giám sát dự án gồm việc xem xét lại, thanh tra và kiểm soát công việc đang được tiến hành trong giai đoạn thực hiện dự án Giám sát dự án là hoạt động tích cực, chủ động và liên tục của Giám đốc dự án... chuẩn Trao hợp đồng Có Báo cáo kết quả cho Ngân hàng 27 94 Trong một số trường hợp đặc biệt, một số phương pháp mua sắm khác (không phải đấu thầu quốc tế cạnh tranh) lại kinh tế và hiệu quả hơn như: 1 2 3 4 5 6 7 Mua trên thị trường quốc tế Đấu thầu cạnh tranh trong nước Mua trực tiếp/đàm phán/bỏ thầu đơn lẻ Mua của đơn vị trực thuộc Đấu thầu hạn chế/lặp lại đơn đặt hàng Mua thiết bị cho đơn vị vay vốn... chất lượng Giám đốc dự án hay cán bộ văn phòng dự án không nên can thiệp hay làm chồng chéo với phần trách nhiệm này Các thủ tục giám sát và kiểm soát công việc của nhà thầu được trình bày ở phần L trang 34 F Thực hiện các điều khoản quy định của dự án 98 Ngoài các điều khoản quy định của khoản vay chuẩn trong hiệp định vay còn có một số quy định liên quan đến việc thực hiện dự án mà bên đi vay hay đơn... đốc công trường của dự án nên có sổ nhật ký hay nhật trình để cung cấp các thông tin sau: 1 lao động, thiết bị và nguyên vật liệu đến và sử dụng tại công trường; 2 công việc đã hoàn thành trong ngày; 3 các vấn đề hay nguy cơ, và các biện pháp tiến hành hay các kế hoạch được vạch ra để khắc phục những vấn đề này (bao gồm các vấn đề kỹ thuật và an toàn và các vấn đề ảnh hưởng đến nhân sự và các trang... rủi ro về bất kỳ chi phí gia tăng nào Với các hợp đồng có mức giá thay đổi sẽ khó quản lý hơn bởi mức giá đã thoả thuận ban đầu được điều chỉnh theo biến động của các bộ phận chi phí trong hợp đồng 1 03 Hợp đồng theo giá đơn vị là một dạng hợp đồng trong đó thanh toán cho nhà thầu được tính trên cơ sở khối lượng đơn vị công việc đã thực hiện (ví dụ, đô la trên mét khối đất đã đào) Điều khoản tham chiếu... ban đầu, kiểm soát số lượng và chi phí nguyên vật liệu sử dụng trong công việc, thực hiện đúng lịch trình thời gian, chất lượng và sự đúng hạn của các báo cáo của cán bộ dự án từ các địa điểm dự án hẻo 34 lánh Giám sát chặt chẽ những dự án như thế này đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và kết quả là đẩy chi phí lên cao hơn; tuy nhiên, Giám đốc dự án vẫn cần thực hiện giám sát công việc Ngoài việc phê duyệt ... kỹ sư tư vấn (FIDIC), hòm thư P.O 86, CH 1000, Lausanne 12 Chailly, Thuỵ Sĩ; điện thoại: 21 -33 5-0 03; Telex No: 24698 FIDI CH; Các đại sứ quán, lãnh quán văn phòng thương mại nước thành viên Ngân... sát lịch trình cho việc lập kế hoạch tương lai Dưới minh họa loại thông tin mà hệ thống cung cấp: 33 Hệ thống kiểm soát dự án cung cấp cho hệ thống hạch toán chi phí dự án thông tin sau: (a) Các... đặc biệt (quần áo thiết bị) cho cán văn phòng dự án cần thiết Tuyển chọn đào tạo nhân cho dự án 73 Giám đốc dự án cần tuyển dụng nhân có đủ trình độ chuyên môn nên tránh, phạm vi có thể, áp lực