Đang tải... (xem toàn văn)
Phương pháp thiết kế hệ thống
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Nhóm thực hiện: Bùi Xuân Thọ Hoàng Văn Trung Dương Đức Cường Vũ Quang I Đặt vấn đề Mục tiêu khảo sát: khảo sát cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ trung bình I Hiện trạng cửa hàng - Nhập: Nguồn hàng nhập cửa hàng chủ yếu qua mối là: Nhập hàng trực tiếp từ cơng ty hay xí nghiệp sản xuất sản phẩm cửa hàng cần(có hóa đơn chứng từ ban giao hàng hóa, tiền giấy tờ kèm sản phẩm khác đầy đủ) Nhập hàng gián tiếp thông qua người giao hàng(đa phần khơng có hóa đơn giao hàng,tiền giấy tờ khác dựa lòng tin cửa hàng người giao hàng chính) thông tin giao hàng lưu giấy tờ đơn giản gồm thơng tin tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị Mục tiêu hàng nhập: Các mặt hàng tiêu thu mạnh kỳ(theo tháng) Các mặt hàng hợp thị hiếu Từ nguồn nhập có giá thành nhập thấp Các mặt hàng sở sản xuất hay người giao hàng có lượng sản phẩm lỗi Các yếu tố sản phẩm chủ cửa hàng kiểm tra là: Số lượng sản phẩm Chất lượng sản phẩm Loại sản phẩm Giá thành sản phẩm cập nhật thay đổi giá nhập Xem xét thông số kỹ thuật Các giấy tờ kèm sản phẩm Các thông tin số lượng, chất lượng, giá nhập, nơi nhập lưu vào sổ theo dõi hàng Hóa đơn nhập hàng theo mẫu bảng 2.1 - Xuất: Theo thể thức trao nhận tiền hàng trực tiếp cửa hàng khách hàng chủ cửa hàng khơng có sổ thống kê sản phẩm xuất ra(đa phần khơng có hóa đơn bán hàng có hóa đơn bán hàng điền vào mẫu sau bảng 3.1) Các yếu tố kiểm tra trước xuất là: Số lượng, chất lượng, loại hàng Trang Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Các thông số kỹ thuật sản phẩm Các ý, đặc điểm sản phẩm Hoàn thiện giấy tờ kèm sản phẩm Thuế sản phẩm dựa thuế đánh vào cửa hàng theo mẫu 4.2 Các khách hàng nợ hàng lưu sổ nợ Các sản phẩm sau bán thay đổi lại số lượng sổ theo dõi hàng - Lưu theo dõi hàng: Các thông số số lượng, lượng hàng trả lại sản phẩm theo dõi hàng lưu lại sổ theo dõi hàng Các thông số thường chủ cửa hàng thống kê: Các mặt hàng bán chậm Các mặt hàng tồn theo dõi hàng lâu Các mặt hàng bị trả lại hay bảo hành nhiều - Khách hàng: Vì cửa hàng đa phần khách quen nên khách hàng chủ cửa hàng nhớ(tùy theo khách hàng có ưu đãi mua hàng khác nhau) Các yếu tố thống kê: Các yêu cầu khách hàng loại sản phẩm Các mặt hàng hợp thị hiếu Tổng hợp khách hàng quen cửa hàng II Ưu, nhược điểm phương thức hoạt động cũ cửa hàng - Ưu điểm: Cửa hàng hoạt động nhanh tích cực hoạt động nhập, xuất hàng hóa Các yếu tố kiểm tra yếu tố nhập, xuất, khách hàng, hay theo dõi hàng đầy đủ Do việc xuất, nhập hàng hóa đa phần dựa lòng tin tưởng cửa hàng người giao hàng cửa hàng khách hàng nên việc nhập hay xuất hàng đảm bảo Các thông tin sản phẩm lưu gốc liệu sổ lưu theo dõi hàng tiện việc tra cứu - Nhược điểm: + Nhập hàng Nhập hàng thông qua người giao hàng khơng có giấy tờ cần thiết để chứng tỏ hàng giao đảm bảo chất lượng, khơng có giàng buộc cửa hàng người giao việc chịu trách nhiệm sản phẩm Trang Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Không lưu lại sở sản xuất thường hay có hàng bị lỗi,một số thông tin khác sản phẩm hay khơng lưu lại nên việc tìm kiếm thơng tin số lúc gặp khó khăn Các thông tin sản phẩm thường thay đổi chuẩn quy định làm cho sổ theo dõi hàng khơng có chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu trở nên khó khăn + Xuất hàng Hàng hóa bàn giao theo thể thức trao đổi trực tiếp khơng có hóa đơn thường khơng kiểm sốt mặt hàng cửa hàng bán ra, đặc điểm loại hàng bán cho khách hàng gây ảnh hưởng tới việc bảo hành hay vấn đề sau bàn giao sản phẩm + Lưu theo dõi hàng Các thông tin nhập vào thường thay đổi khơng có chuẩn quy định làm cho sổ theo dõi hàng khơng có chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu gặp khó khăn + Khách hàng Khơng kiểm sốt lượng khách đến với cửa hàng Không đánh giá khách hàng tiềm cho cửa hàng Khi sảy trục trặc sản phẩm khách hàng khó việc kiểm tra sản phẩm hay đề ưu đãi cho lớp khách hàng Các yếu tố đánh giá đủ lại không lưu lại nên xem lại cần III Mục tiêu phương án giải quyết(để khắc phục nhược điểm cửa hàng) Để khắc phục nhược điểm mơ hình hoạt động cũ cửa hàng ta phải phân chia hệ thống hoạt động bước sau: a Quản lý danh mục: Các danh mục cần quản lý: Khách hàng Hàng Nhà cung cấp hàng Danh sách khách hàng nhập vào gồm thông tin sau: Tên khách hàng Địa Số điện thoại(nếu có) Bảng mẫu danh sách 1.1 Danh sách hàng nhập vào gồm thông tin sau: Tên hàng Trang Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Loại hàng Đơn vị Số lượng Giá nhập Giá bán Ghi Bảng mẫu danh sách 1.2 Danh sách nhà cung cấp hàng nhập vào gồm thông tin sau: Tên nhà cung cấp Địa Số điện thoại Bảng mẫu danh sách 1.3 b Nhập hàng: Nhập hàng từ nguồn cung cấp người giao hàng sở sản xuất nhập vào một khung quy định mang đầy đủ thông tin sản phẩm nhập(theo mẫu hóa đơn nhập( mẫu 2.1) Các thông tin điền vào lấy từ danh sách hàng, nhà cung cấp, từ theo dõi hàng có xuất mặt hàng hay nhà cung cấp sản phẩm thơng tin sản phẩm nhà cung cấp thêm vào theo danh sách (bảng 1.2 bảng 1.3) Các thông tin nhập vào bảng nói lưu lại qua sổ theo dõi nhập hàng định kỳ (bảng 2.2) Và sau nhập số lượng mặt hàng thay đổi sổ theo dõi hàng bảng 4.0 thông tin hàng lưu kho hàng lưu bảng thông qua thông tin kho bảng kho bảng 4.1 c Xuất hàng: Khi giao hàng nhân viên giao hàng điền đầy đủ thông tin giao dịch vào hóa đơn mẫu(bảng 3.1) Các thơng tin sản phẩm tìm danh sách (bảng 1.2)để giới thiệu cho khách hàng thông tin khách hàng mua hàng tìm danh sách khách (bảng 1.1) để có ưu đãi cần thiết Nếu có xuất khách hàng thơng tin khách thêm vào theo danh sách (bảng 1.1) Thông tin hàng trả lại kiểm tra dựa vào bảng 3.1 lưu vào sổ theo dõi hàng bảng 4.0 Các thông tin nhập vào bảng nói lưu lại qua sổ theo dõi xuất hàng theo định kỳ (theo mẫu bảng 3.2) để có định sản phẩm kinh doanh tới phương thức hoạt động cửa hàng Thuế sản phẩm định từ hóa đơn thuế cửa hàng bảng 4.2 Khi xuất số lượng mặt hàng thay đổi sổ theo dõi hàng bảng 4.0 d Thống kê, báo cáo: Trang Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Mọi thông số tìm kiếm đễ dàng Các thơng số thống kê là: Danh sách khách hàng mua nhiều thống kê dựa vào danh sách xuất Danh sách nhà cung cấp sản phẩm bị lỗi dựa vào sổ theo dõi hàng danh sách hàng hóa Danh sách mặt hàng bán chạy thống kê dựa vào danh sách xuất Danh sách mặt hàng bị lỗi nhiều dựa vào sổ theo dõi hàng danh sách hàng hóa Danh sách mặt hàng tồn theo dõi hàng nhiều dựa vào sổ theo dõi hàng Các thông tin cần thiết cửa hàng IV Xác lập dự án Lên kế hoạch Việc cần làm: Theo dõi hoạt động cửa hàng (thời gian từ 2-3 ngày) Đưa đánh giá cách thức để giải vấn đề tồn trịn cửa hàng(thời gian thực ngày) Tìm hiểu bảng biểu cửa hàng(thời gian thực 3-4 ngày) Tạo lập sơ đồ luồng liệu(thời gian thực ngày) V Khảo sát Môi trường Bài toán quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ vận hàng chủ cửa hàng nhân viên bán hàng môi trường bán hàng trực tiếp VI Cơ cấu tổ chức: Chủ cửa hàng Nhân viên bán hàng VII Chức nhiệm vụ vị trí: Chủ cửa hàng: Chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hóa nhập vào số lượng, chất lượng kèm theo thông tin sản phẩm nhập vào người chủ cửa hàng tham gia trực tiếp (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, thống kê )vào thông tin danh sách nhập hàng Chịu trách nhiệm giám sát việc xuất hàng cửa hàng người kiểm tra thông qua bảng thống kê hóa đơn bán hàng thời gian định kỳ thay đổi thơng tin Kiểm tra thông tin tổng hợp để đề chiến lược phát triển Chịu trách nhiệm việc nhập xuất sản phẩm vào theo dõi hàng Người chủ cửa hàng làm trực tiếp thông tin bảng theo dõi hàng bảng 4.0 Trang Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Là người xem và thay đổi thêm thông tin hệ thống Nhân viên bán hàng: Người phép tìm kiếm thơng tin sản phẩm bảng theo dõi hàng để biết thông tin trung sản phẩm bán ra(số lượng, chất lượng, xuất sứ, loại, mã hàng ) Các thông tin nhân viên bán hàng sử lý trực tiếp(thêm, sửa, xóa) hóa đơn bán hàng (bảng 2.1)sau bàn giao sản phẩm có nhiệm vụ thêm vào bảng thồng kê hóa đơn bán hàng định kỳ bảng 3.3(chỉ thêm, sửa, xóa mới) Nhân viên bán hàng có niệm vụ nhận lại sản phẩm bị lỗi tham gia trực tiếp vào bảng 1.3 dựa thông tin có từ bảng theo dõi hàng để điền vào bảng Các thông tin trung: Thông tin bảng theo dõi hàng gồm thông tin mã hàng, tên hàng, số lượng còn, chất lượng, xuất sứ VIII Hệ thống: Tính năng: Các thơng tin bán hàng nhập hàng kiểm kê chuẩn xác sản phẩm vào kiểm sốt tồn phầm Bất kỳ giao dịch có hóa đơn chứng từ chuẩn cửa hàng đảm bảo Các thông tin bán hàng cập nhật rõ ràng giúp cho việc kiểm tra giám sát cửa hàng hoàn tồn dễ dàng, tránh thất Các thơng tin cần thiết trước có tốn thống kê có ý nghĩa với cửa hàng khách hàng tiềm cho cửa hàng, khách hàng lâu dài cửa hàng, sở sản xuất hay bị lội, quy chế cho sản phẩm v.v Đây mặt mạnh hệ thống giúp cửa hàng luốn nhập mặt hàng có chất lượng tốt có cách thức giao tiếp với khách hàng hợp lý Khảo sát nghiệp vụ toán Bài toán giải nghiệp vụ sau: Quản lý danh mục Hóa đơn bán lẻ Danh mục khách hàng(bảng 1.1) Hóa đơn nhập Danh mục hàng hóa(bảng 1.2) Hóa đơn nhập Danh mục nhà cung cấp sản phẩm(bảng 1.3) Nhập hàng 1.Có hóa đơn Lập phiếu nhập(bảng 2.1) sửa Sổ theo dõi hàng (bảng 4.0) lưu 2.Người giao hàng Sổ nhập(bảng 2.2) Trang Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Xuất hàng 1.Khách hàng sửa Lập hóa đơn bán(bảng 3.1) lưu 2.Biên lai thuế Sổ theo dõi hàng (bảng 4.0) Sổ xuất(bảng 3.2) Thống kê, báo cáo 1.Hóa đơn bán 2.Hóa đơn nhập 3.Sổ xuất Các danh sách thống kê 4.Sổ nhập 5.Sổ theo dõi hàng Các biểu mẫu 3.1 Bảng biểu mẫu nhập hàng STT Tên khách Điện thoại Địa Bảng 1.1: Bảng nhập danh sách khách hàng Mã hàng Tên hàng Loại Đơn vị Ghi Bảng 1.2: Bảng nhập danh sách hàng Trang Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Mã ncc Tên nhà cung cấp Điện thoại Địa Bảng 1.3: Bảng nhập danh sách nhà cung cấp sản phẩm Bảng 2.1: Bảng nhập hàng Bảng 2.2: Bảng mẫu liệu sổ theo dõi nhập Trang Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Bảng 3.1: Bảng xuất hàng Bảng 3.2: Bảng mẫu liệu sổ theo dõi xuất Bảng 4.0: Bảng mẫu liệu sổ theo dõi hàng Trang Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Mã kho Địa Tên kho Hình 4.1: Bảng mẫu kho hàng Bảng 4.2: Bảng mẫu thuế Trang 10 Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Giúp cho cửa hàng dễ dàng theo dõi việc nhập hây rút xu hàng hóa đánh giá khác Có chức thêm, sửa, xóa tìm kiếm b) Đầu vào Đầu vào chức phiếu nhập cửa hàng(biểu mẫu 2.1), sổ kho(mẫu 4.0), sở danh mục lập hàng hóa nhà cung cấp c) Đầu Đầu chức nhập vào sở liệu nhập 1.3 Quản lý xuất hàng a) Mục tiêu Nhằm đơn giản hóa chức bán hàng in phiếu xuất cửa hàng để xác định xuất xứ sản phẩm cửa hàng cung cấp để phục vụ cho cơng việc bảo hành Xác định yêu cầu vận chuyển, bảo hàng Có chức thêm, sửa, xóa tìm kiếm b) Đầu vào Đầu vào in phiếu xuất xuất hóa đơn xuất(mẫu 3.1), sổ kho(mẫu 4.0) Đầu vào bảo hành bao gồm: hóa đơn xuất(mẫu 3.1) cửa hàng, sổ theo dõi hàng (mẫu 4.0) Đầu vào vận chuyển hóa đơn xuất(mẫu 3.1) c) Đầu Đầu quản lý xuất hai sở liệu xuất bảo hành 1.4 Quản lý hàng a) Mục tiêu Quản lý thơng tin chung hàng hóa có cửa hàng(kho)như: số lượng, giá nhập, giá xuất Các mặt hàng có thời gian kho lâu lưu vào danh sách tồn kho Có chức thêm, sửa, xóa tìm kiếm b) Đầu vào Đầu vào chức phiếu nhập(mẫu 2.1), phiếu xuất(mẫu 3.1), danh sách bảo hành c) Đầu Cơ sở liệu quản lý hàng hóa quản lý tồn kho 1.5 Tìm kiếm, thống kê a) Mục tiêu Giúp người dung nhanh chóng tìm thấy thơng tin mà họ cần tìm b) Đầu vào Đầu vào chức tất sở liệu lập từ chức Trang 13 Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 c) Đầu Danh sách thông mặt khác mà người dùng cần tìm Sơ đồ luồng liệu Hình 2.1: Sơ đồ ngữ cảnh Hình 2.2: Sơ đồ mức đỉnh Trang 14 Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Hình 2.3: Sơ đồ mức đỉnh ql danh mục Hình 2.4: Sơ đồ mức đỉnh ql nhập hàng Trang 15 Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Hình 2.5: Sơ đồ mức đỉnh ql xuất hàng Trang 16 Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Hình 2.6: Sơ đồ mức đỉnh ql theo dõi hàng Trang 17 Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Sơ đồ liên kết tập thực thể Khách hàng Stt Tên khách Địa Hàng Mã hàng Tên hàng Đơn vị Loại n Nhà cung cấp Mã ncc Tên ncc Địa SĐT n n Số lượng Đơn giá c ó Thu ộc Thuộ c Số lượng Giá nhập Giá xuất c ó Số lượng Đơn giá Thuộ c n Hóa đơn xuất Số đơn xuất STT Ngày lập Theo dõi hàng Mã theo dõi hàng Địa Tên theo dõi hàng Hóa đơn nhập Số hóa đơn Mã ncc Ngày lập n Hình 3.1: Sơ đồ liên kết tập thực thể Trang 18 Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 n Thố ng kê Khách hàng Stt Tên khách Địa n Hàng Mã hàng Tên hàng Đơn vị Loại 1 Theo dõi xuất Số lượng Đơn giá c ó Hóa đơn xuất Số đơn xuất STT Ngày lập n Thố ng kê 1 Tổn g hợp n Nhà cung cấp Mã ncc Tên ncc Địa SĐT Tổn g hợp Thuộ c Theo dõi nhập Số lượng Đơn giá Theo dõi hàng Số lượng Giá nhập Giá xuất Tổn g hợp n lưu n Hóa đơn nhập Số hóa đơn Mã ncc Ngày lập n Theo dõi hàng Mã theo dõi hàng Địa Tên theo dõi hàng Hình 3.2: Sơ đồ liên kết tập thực thể mức hạn chế Trang 19 Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Hình 3.2: Sơ đồ liên kết tập thực thể chuẩn hóa Trang 20 ... cần có hệ thống xuất hàng bao gồm: Xuất In phiếu xuất Bảo hành Vận chuyển Các thông tin cửa hàng cần phải tìm kiếm thống kê để người có ảnh hưởng tới hệ thống xem thơng tin cần thiết. Ta... tin cần thiết trước có tốn thống kê có ý nghĩa với cửa hàng khách hàng tiềm cho cửa hàng, khách hàng lâu dài cửa hàng, sở sản xuất hay bị lội, quy chế cho sản phẩm v.v Đây mặt mạnh hệ thống giúp... Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008 Là người xem và thay đổi thêm thông tin hệ thống Nhân viên bán hàng: Người phép tìm kiếm thơng tin sản
