Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản tại công ty xuất nhập khẩu Intimex.doc

Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản tại công ty xuất nhập khẩu Intimex

Lời nói đầu

Xuất nhập khẩu là hoạt động xuất hiện từ lâu, sự năng động đa dạng và phức tạp đang thay đổi theo từng ngày, từng giờ Từ 30 doanh nghiệp những năm 80 đ-ợc phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, đến nay nớc ta đã có trên 2000 doanh nghiệp đợc trực tiếp kinh doanh Điều này đòi hỏi cơ chế điều hành xuất nhập khẩu của Nhà nớc phải luôn linh hoạt đảm bảo tính hiệu quả Và các doanh nghiệp Việt Nam cần phải năng động, sáng tạo và không ngừng đổi mới để theo kịp xu thế phát triển.

Trong chiến lợc phát triển hoạt động xuất nhập khẩu của nền kinh tế, Đảng và Nhà nớc ta đã xác định mặt hàng nông sản là mặt hàng xuất khẩu chiến lợc có khả năng tăng trởng cao Trong thời gian thực tập ở Công ty XNK Intimex em cũng thấy mặt hàng nông sản là mặt hàng xuất khẩu chủ lực, chiếm 95% kim ngạch xuất khẩu hàng năm của Công ty.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu hàng nông sản, với kiến thức kỹ thuật thơng mại quốc tế đợc học tập tại trờng và những gì tìm hiểu đợc trong thời gian thực tập ở Công ty Intimex em mạnh dạn chọn đề tài luận văn

tốt nghiệp Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất“Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất

khẩu hàng nông sản tại Công ty XNK Intimex”

Với đề tài này em muốn thử vận dụng những kiến thức đã học tập ở trờng để xem xét hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản ở Công ty XNK Intimex và thử đa ra những ý kiến cá nhân về giải pháp hoàn thiện quy trình này.

Mục đích nghiên cứu đề tài: Hệ thống hoá lý thuyết về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu và vận dụng vào phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản trong điều kiện kinh doanh thực tế của Công ty XNK Intimex Từ đó phân tích, đánh giá và xây dựng kiến nghị nhằm giải quyết vấn đề thực tế nảy sinh về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản tại Công ty XNK Intimex.

Đối tợng và phạm vi nghiên cứu: Trong luận văn này em tập trung nghiên cứu quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản hiện nay của Công ty XNK Intimex.

Phơng pháp nghiên cứu: Với đề tài mang tính bao quat và thực tế nên trong luận văn này em sử dụng nhiều phơng pháp nh phơng pháp quan sát, phơng

ơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty XNK Intimex.

Chơng 1

Cơ sở lý luận về hợp đồng xuất khẩu

của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng

1.1 Hợp đồng Thơng mại Quốc tế

1.1.1 Khái niệm, bản chất và vai trò của Hợp đồng Thơng mại Quốc tế

Khái niệm: Hợp đồng Thơng mại Quốc tế là sự thoả thuận giữa các đơng sự

có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó, một bên gọi là bên bán (Bên xuất khẩu) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua (bên NK) một tài sản nhất định gọi là hàng hoá Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.

Nh vậy chủ thể của hợp đồng là bên bán (bên xuất khẩu) và bên mua (bên nhập khẩu) Đối tợng là dịch vụ hoặc hàng hoá Bên bán phải giao hàng hoá cho bên mua, bên mua phải trả tiền cho bên bán một giá cân xứng với giá trị của hàng hoá đã đợc giao.

Bản chất: Bản chất của hợp đồng mua bán hàng hoá là sự thoả thuận của các

bên ký kết hợp đồng Điều cơ bản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thoả thuận không đợc cỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận đợc Hợp đồng Thơng mại Quốc tế giữ một vai trò quan trọng trong kinh doanh TMQT, có xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thoả thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó.

Vai trò: Nh vậy, hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của

mình và đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng nghĩa vụ của mình đã thoả thuận trong hợp đồng Hợp đồng càng quy định chặt chẽ chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu càng dễ thực hiện và càng ít xảy ra tranh chấp.

Việc ký hợp đồng cần xác định nội dung đầy đủ, chuẩn bị thận trọng và chu đáo.

1.1.2 Điều kiện hiệu lực của hợp đồng.

Theo luật TM Việt Nam, quy định Hợp đồng Thơng mại Quốc tế có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau:

- Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ t cách pháp lý Chủ thể bên nớc ngoài là thơng nhân và t cách pháp lý của họ đợc xác định căn

cứ theo pháp luật của họ Chủ thể Việt Nam phải là thơng nhân đợc phép hoạt động thơng mại trực tiếp với nớc ngoài.

- Hàng hoá theo hợp đồng là hàng hoá đợc phép mua bán theo quy định của nớc bên mua và nớc bên bán.

- Hợp đồng Thơng mại Quốc tế phải có nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán hàng hoá Các nội dung chủ yếu đó là : Tên hàng, số lợng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phơng thức thanh toán và thời hạn giao nhận hàng.

- Hợp đồng Thơng mại Quốc tế phải đợc lập thành văn bản.

1.1.3 Nội dung chủ yếu của Hợp đồng Thơng mại Quốc tế

Một Hợp đồng Thơng mại Quốc tế thờng có hai phần chính, những điều trình bày chung và các điều khoản của hợp đồng.

Phần trình bày chung bao gồm:

- Số liệu của hợp đồng( Contract No…): Đây không phải là nội dung pháp lý bắt buộc của hợp đồng nhng nó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra, giám sát, điều hành và thực hiện hợp đồng của các bên.

- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng: Nội dung này có thể để ở cuối của hợp đồng Nếu nh trong hợp đồng không có thoả thuận gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày ký kết.

- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng: Đây là phần chỉ rõ các chủ thể của hợp đồng, cho nên phải nêu rõ ràng, đầy đủ, chính xác: tên( theo giấy phép thành lập), địa chỉ, ngời đại diện, chức vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng.

- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng( General definition): Trong hợp đồng có thể sử dụng các thuật ngữ, mà các thuật ngữ này ở các quốc gia khác nhau có thể hiểu theo những cách khác nhau Để tránh những hiểu lầm, những thuật ngữ hay những vấn đề quan trọng phải đợc định nghĩa.

- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: Đây có thể là các hiệp định chính phủ đã ký kết, hoặc là các Nghị định th ký kết giữa các Bộ ở các quốc gia hoặc nêu ra sự tự nguyện thực sự của hai bên ký kết hợp đồng.

Nội dung cơ bản của các điều khoản trong Hợp đồng Thơng mại Quốc tế: - Điều khoản về tên hàng (Commodity): điều khoản này chỉ rõ đối tợng cần giao dịch, cần phải dùng các phơng pháp quy định chính xác tên hàng Nếu gồm nhiều mặt hàng chia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phải lập

bảng liệt kê (bản phụ lục) và phải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục thành một bộ phận của điều khoản tên hàng.

- Điều khoản về chất lợng (Quality): Trong điều khoản này quy định chất l-ợng của hàng hoá giao nhận và là cơ sở để giao nhận chất ll-ợng hàng hoá, đặc biệt khi có tranh chấp về chất lợng thì điều khoản chất lợng sẽ là cơ sở để kiểm tra, so sánh và giải quyết tranh chấp chất lợng, cho nên tuỳ vào từng loại hàng hoá mà có phơng pháp quy định chất lợng sao cho chính xác phù hợp và tối u Nếu dùng tiêu chuẩn hoá, tài liệu, kỹ thuật, mẫu hàng… để quy định chất lợng thì phải đợc xác nhận và trở thành một bộ phận không thể tách rời hợp đồng.

- Điều khoản về số lợng (Quantity): Quy định về số lợng hàng hoá giao nhận, đơn vị tính, phơng pháp xác định trọng lợng Nếu số lợng hàng hoá giao nhận quy định phỏng chừng phải quy định ngời đợc phép lựa chọn dung sai về số lợng và giá tính cho số lợng hàng cho khoản dung sai đó.

- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking): Trong điều khoản này phải quy định loại bao bì, hình dáng, kích thớc, số lớp bao bì, chất l-ợng bao bì, phơng thức cung cấp bao bì, giá bao bì Quy định về nội dung và chất lợng của ký mã hiệu.

- Điều khoản về giá cả (Price): Quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phơng thức quy định giá và quy tắc giảm giá (nếu có).

- Điều khoản về thanh toán (payment): Quy định phơng thức thanh toán, các loại tiền thanh toán, địa điểm thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán Đây là điều khoản rất quan trọng đựơc các bên quan tâm, nếu lựa chọn đợc các điều kiện thanh toán thích hợp sẽ giảm đợc chi phí và rủi ro cho mỗi bên.

- Điều khoản giao hàng (Shipment/ Delivery): Quy định số lần giao hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, phơng thức giao nhận…

- Điều khoản về trờng hợp miễn trách (Force majeure): Trong điều khoản này quy định các trờng hợp đợc miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng cho nên thờng quy định: Nguyên tắc xác định các trờng hợp miễn trách, liệt kê các điều kiện đợc coi là trờng hợp miễn trách và các trờng hợp không miễn trách Quy định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra trờng hợp miễn trách.

- Điều khoản khiếu nại (Claim): Quy định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại và nghĩa vụ của các bên khi khiếu nại.

- Điều khoản bảo hành (Warranty): Quy định thời hạn bảo hành, nội dung và trách nhiệm của mỗi bên trong mỗi nội dung bảo hành.

- Phạt và bồi thờng thiệt hại (Penalty): Trong điều khoản này quy định các tr-ờng hợp phạt và bồi thtr-ờng, cách thức phạt và bồi thtr-ờng, giá trị phạt và bồi thtr-ờng Tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể có thể có riêng điều khoản phạt và bồi thờng hoặc đợc kết hợp với các điều khoản giao hàng, thanh toán…

- Điều khoản trọng tài (Arbitration): Quy định các nội dung: Ai là ngời đứng ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử và địa điểm tiến hành trọng tài, cam kết chấp hành tài quyết và phân định chi phí trọng tài.

Trên đây là các điều khoản chủ yếu cơ bản nhất của hợp đồng Tuy nhiên trong thực tế tuỳ vào từng hợp đồng cụ thể có thể thêm một số điều khoản khác nh: Điều khoản bảo hiểm, vận tải, cấm chuyển bán và các điều khoản khác nữa…

1.1.4 Phân loại Hợp đồng Thơng mại Quốc tế

Hợp đồng Thơng mại Quốc tế có thể phân loại nh sau:

- Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng có hai loại: ngắn hạn và dài hạn Hợp đồng ngắn hạn thờng đợc ký kết trong một thời gian tơng đối ngắn và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên về hợp đồng đó cũng kết thúc Hợp đồng dài hạn có thời gian thực hiện tơng đối dài mà trong thời gian đó việc giao hàng đợc thực hiện làm nhiều lần.

- Theo nội dung quan hệ kinh doanh có: hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng nhập khẩu Hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho 1 tổ chức hoặc thơng nhân nớc ngoài, thực hiện quyền chuyển giao quyền sử dụng hàng hoá sang cho 1 tổ chức hoặc thơng nhân nớc ngoài và nhận tiền hàng Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của 1 tổ chức hoặc thơng nhân nớc ngoài, thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng.

- Xét theo hình thức của hợp đồng có các loại: Hình thức văn bản và hình thức miệng Công ớc Viên 1980 (ISG) cho phép các thành viên sử dụng tất cả các hình thức trên ở Việt Nam, hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các hợp đồng thơng mại quốc tế Chỉ có các hợp đồng thơng mại quốc tế với hình thức văn bản mới có hiệu lực pháp lý, mọi bổ sung sửa đổi hợp đồng thơng mại quốc tế cũng cần phải làm bằng văn bản Th từ, điện báo và telex cũng đựơc coi là hình thức văn bản.

- Theo hình thức thành lập hợp đồng: Bao gồm hợp đồng một văn bản, và hợp đồng nhiều văn bản Hợp đồng một văn bản là hợp đồng trong đó ghi rõ nội dung mua bán, các điều kiện giao dịch đã thoả thuận và chữ ký của các bên Hợp đồng gồm nhiều văn bản: đơn chào hàng cố định của ngời bán và chấp nhận của ngời mua; đơn đặt hàng của ngời mua và chấp nhận của ngời bán; văn bản hợp đồng giữa các bên

1.2 tổ chức thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế

1.2.1 ý nghĩa của việc tổ chức thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế

Hợp đồng Thơng mại Quốc tế là hệ quả của một quá trình nghiên cứu thị tr-ờng, tiến hành giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng Thực hiện Hợp đồng Th-ơng mại Quốc tế là tự nguyện thực hiện các điều mà các bên đã thoả thuận và cam kết, có nghĩa là thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của các bên Việc thực hiện tốt các nghĩa vụ và quyền lợi của Hợp đồng Thơng mại Quốc tế có một ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi bên.

Thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp đợc đan kết chặt chẽ với nhau Thực hiện tốt một công việc là cơ sở để thực hiện các việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Và chúng ta cần hiểu rằng, thực hiện tốt một nghĩa vụ trong hợp đồng không những tạo điều kiện cho mình thực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo mà còn tạo điều kiện cho bên đối tác thực hiện tốt nghĩa vụ của họ Mà khi đối tác thực hiện tốt nghĩa vụ của họ có nghĩa là mình đã thực hiện tốt các quyền lợi của mình.

Khi thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng còn làm cơ sở để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện tốt các nghĩa vụ của họ trong hợp đồng.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, có thể nảy sinh nhiều tình huống Các tình huống phát sinh có thể do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình Nhng cũng có khi các bên đã thực hiện tốt mà các tình huống vẫn phát sinh là do trớc khi ký hợp đồng các bên không thể dự đoán hoặc lờng trớc đợc các sự kiện có thể xảy ra Các tình huống phát sinh có thể làm tăng chi phí hoặc gây ra các tổn thất cho mỗi bên Nhng dù sao khi phát sinh các tình huống, các bên đều phải tìm ra các giải pháp để giải quyết nhằm hạn chế các chi phí và tổn thất nhằm thực hiện hợp đồng có hiệu quả nhất.

Thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế là một quá trình phức tạp, các bên đều phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là các hệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ để tối u hoá quá trình thực hiện.

1.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.

Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các nội dung cơ bản sau: Chuẩn bị hàng xuất khẩu, kiểm tra hàng xuất khẩu, thuê phơng tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hoá, làm thủ tục hải quan, giao hàng lên phơng tiện vận tải, làm thủ tục thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có).

a Chuẩn bị hàng xuất khẩu:

Chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lợng, phù hợp về chất lợng, bao bì, ký mã hiệu và giao hàng đúng thời hạn quy định trong Hợp đồng Thơng mại Quốc tế.

Nh vậy, quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung: tập trung hàng hoá xuất khẩu, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu hàng hoá.

Tập trung hàng xuất khẩu

Tập trung thành lô hàng đủ về số lợng phù hợp về chất lợng và đúng thời điểm, tối u hoá đợc chi phí là một hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu Nhng tuỳ vào từng loại hàng với các đặc trng khác nhau mà quá trình tập trung hàng xuất khẩu cũng khác nhau để đảm bảo đợc hiệu quả của quá trình xuất khẩu Các doanh nghiệp xuất khẩu thờng tập trung hàng xuất khẩu từ các nguồn hàng xuất khẩu, là nơi có khả năng cung cấp hàng hoá đủ điều kiện cho xuất khẩu.

Quá trình tập trung hàng xuất khẩu có thể đợc mô tả trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1:Quá trình tập trung hàng xuất khẩu

Nhận dạng và phân loại nguồn hàng xuất khẩuNhu cầu hàng xuất khẩu

- Phân loại nguồn hàng xuất khẩu là phân chia sắp xếp nguồn hàng theo tiêu chuẩn cụ thể nào đó, tạo ra các nhóm nguồn hàng có các đặc trng tơng đối đồng nhất để có các lựa chọn và u tiên thích hợp với từng nguồn hàng để khai thác tối đa khả năng từ mỗi loại nguồn hàng Việc phân loại nguồn hàng có thể theo các tiêu thức nh: khối lợng nguồn hàng xuất khẩu (nguồn hàng chính, nguồn hàng phụ); theo đơn vị giao hàng; theo khu vực đại lý; theo mối quan hệ với nguồn hàng

- Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu: Muốn khai thác và phát triển kinh doanh phải nghiên cứu và tiếp cận nguồn hàng để có phơng thức và hệ thống thu mua hàng đợc tối u là những nội dung quan trọng của quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Đối tợng nghiên cứu là các nguồn hàng hiện hữu và tiềm năng, tiến hành phân loại nguồn hàng và tiến hành nghiên cứu theo các nội dung:

 Khả năng sản xuất của nguồn hàng

 Tiềm lực tài chính, khả năng kỹ thuật của nguồn hàng Ngoài ra:

 Năng lực quản lý

 Khả năng phát triển và đổi mới mặt hàng

Để nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu có thể sử dụng các thông tin qua các phơng tiện thông tin nh: Đài phát thanh, truyền hình, các báo, tạp chí, thông tin tuyên truyền, quảng cáo, niên giám thống kê, đơn chào hàng, báo cáo tổng kết năm, quý…

Việc nghiên cứu đòi hỏi ngời làm công tác nghiên cứu có kinh nghiệm trong việc thu thập, xử lí thông tin đảm bảo độ tin cậy, chính xác, kịp thời làm cơ sở đa ra các quyết định lựa chọn nguồn hàng và hình thức giao dịch phù hợp.

Lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu và hình thức giao dịch

Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩuNghiên cứu khái quát và chi tiết nguồn hàng xuất khẩu

- Các hình thức giao dịch hàng xuất khẩu

 Mua hàng xuất khẩu: Các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu có thể mua hàng xuất khẩu thông qua các đơn hàng và hợp đồng kinh tế, mua hàng không theo hợp đồng, mua qua đại lý.

 Gia công hoặc bán nguyên liệu thu mua hàng xuất khẩu  Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng xuất khẩu

 Xuất khẩu uỷ thác

 Tự sản xuất hàng xuất khẩu.

- Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu

Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu bao gồm hệ thống các chi nhánh, các đại lý, hệ thống kho, hệ thống vận chuyển, hệ thống thông tin, hệ thống quản lý, kỹ thuật, công nghệ, tập trung hàng xuất khẩu và hệ thống nguồn nhân lực thích hợp.

Tổ chức hợp lý hệ thống tập trung hàng xuất khẩu để đảm bảo cung cấp đúng hàng hoá đủ về số lợng, phù hợp về chất lợng, kịp thời và chi phí thấp là mục tiêu

Để hệ thống tập trung hàng xuất khẩu có hiệu quả, cần phải thiết kế và chỉ đạo các bộ phận của hệ thống thực hiện theo kế hoạch Cụ thể là:

 Thiết lập hệ thống các kênh thu mua( các chi nhánh, các đại lý…) hợp lý và chỉ đạo thu mua theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng hoặc theo từng khu vực đại lý khác nhau

 Tổ chức hệ thống kho hàng tại các điểm nút của kênh đảm bảo dòng vận chuyển của hàng cũng nh bảo quản tốt chất lợng hàng hoá.

 Tổ chức hệ thống vận chuyển, bốc dỡ phù hợp với từng loại hàng hoá, với số lợng thu mua, tối u hoá dòng vận chuyển hàng hoá với chi phí thấp nhất.

 Sắp xếp hệ thống quản lý, cán bộ công nhân viên có năng lực trình độ, có trách nhiệm và sáng tạo trong công việc phù hợp với từng vị trí công tác để phát huy đợc hiệu lực của hệ thống.

 Phát huy cao độ hệ thống thông tin: thu thập, phân loại, phân tích xử lý và đa ra các quyết định kịp thời, kiểm tra, giám sát và điều hành hệ thống, kịp thời

phát hiện những ách tắc, trì trệ và tình huống phát sinh để có biện pháp xử lý kịp thời đạt hiệu quả cao.

Bao gói hàng xuất khẩu:

Để đóng gói cho hàng xuất khẩu cần phải kế hoạch hoá nhu cầu bao bì Nghĩa là cần phải xác định đợc nhu cầu về bao bì tơng thích với số lợng hàng hoá cần bao gói và có kế hoạch để cung ứng bao bì phù hợp về chất lợng, đủ về số l-ợng và đúng về thời điểm.

- Yêu cầu và cơ sở khoa học để lựa chọn bao bì đóng gói:

 Yêu cầu đối với bao bì hàng xuất khẩu: Phải đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển; phải phù hợp với các điều kiện bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản; phải phù hợp với các tiêu chuẩn, luật lệ, quy định, tập quán và thị hiếu tiêu dùng của thị trờng xuất khẩu cũng nh tập quán của ngành hàng; cần hấp dẫn, thu hút khách hàng, hớng dẫn tiêu dùng, góp phần nâng cao chất lợng sản phẩm; cân đối giữa chi phí sản xuất với bao bì đóng gói, giữa chi phí bao bì với giá cả hàng hoá, giữa khối lợng bao bì và khối lợng hàng hoá.

 Các căn cứ để lựa chọn bao bì đóng gói:  Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết

 Căn cứ vào loại hàng cần bao gói  Căn cứ vào điều kiện vân tải

 Căn cứ vào các điều kiện pháp luật và tâp quán ngành hàng Nhu cầu về bao bì đợc xác định theo công thức sau:

Nsp: số lợng hàng hoá trong một bao gói

P: phần trăm số bao gói không đóng gói kèm theo lô hàng Nbb: Nhu cầu về bao bì

Có thể áp dụng 2 hình thức đóng gói hở hoặc đóng gói kín Đóng gói kín th-ờng đợc áp dụng trong đa số các trth-ờng hợp Khi đóng gói hàng hoá phải đảm bảo đúng kỹ thuật, đảm bảo thuận tiện và tối u trong bốc xếp vận chuyển và bảo quản.

Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.

Ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc hình vẽ đợc ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá Kẻ ký mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.

- Mục đích của kẻ ký mã hiệu là:

 Đảm bảo thuận lợi cho phơng pháp giao nhận

 Hớng dẫn phơng pháp, kỹ thuật bốc xếp, vận chuyển, bảo quản hàng hoá Kẻ ký mã hiệu trên bao bì ngoài cho hàng hoá xuất khẩu còn phải đảm bảo đợc các yêu cầu sau:

 Nội dung thông tin của ký mã hiệu phải đáp ứng đợc mục đích đề ra

 Phải kẻ ký mã hiệu ở chỗ dễ phát hiện và nhận ra ngay từ xa Phải dùng vật liệu và kỹ thuật kẻ ký mã hiệu đảm bảo đợc chất lợng của các ký mã hiệu, nhng không làm ảnh hởng đến chất lợng của hàng hoá.

- Nội dung ký mã hiệu bao gồm:

 Những nội dung thông tin cần thiết đối với ngời nhận hàng nh: tên ngời gửi, ngời nhận, trọng lợng, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng.

 Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển nh sau: Tên nớc và tên địa chỉ hàng đến, tên nớc và tên địa chỉ hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận tải, tên tàu, số hiệu của chuyến hàng đi.

 Những thông tin hớng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá nh: Chống ma, dễ vỡ, tránh ẩm…

 Mã số và mã vạch của hàng hoá…

b Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu

Trớc khi giao hàng, ngời xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về số l-ợng, chất ll-ợng, trọng ll-ợng, bao bì…( tức là kiểm nghiệm) Nếu hàng xuất khẩu là động vật, thực vật thì phải kiểm tra thêm khả năng lây bệnh, nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm tra vệ sinh

Việc kiểm tra hàng hoá đựơc thực hiện ở hai cấp:

- ở cơ sở: đơn vị sản xuất, trạm thu mua chế biến kiểm tra về số lợng, chất lợng, trọng lợng Kiểm tra ở cơ sở giữ vai trò quan trọng quyết định và có tác dụng triệt để nhất.

- ở các cửa khẩu: Có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra cơ sở.

Trong nhiều trờng hợp theo quy định của nhà nớc hoặc theo yêu cầu của ngời mua, việc giám định hàng hoá đòi hỏi phải đợc thực hiện bởi các tổ chức giám định độc lập nh Vinacontrol, Cafecontrol, hoặc các tiêu chuẩn của Việt Nam và quốc tế … Việc giám định đợc căn cứ vào hợp đồng và L/C Cơ quan giám định căn cứ vào đơn và L/C để giám định hàng hoá sau đó cấp các chứng th phù hợp Chứng th sẽ là một trong số những chứng từ quan trọng trong việc thông tin và giải quyết các tranh chấp sau này.

c.Thuê phơng tiện vận tải

Trong quá trình thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế, việc thuê phơng tiện vận tải phải dựa trên các căn cứ sau:

- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng TMQT Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CFR, CIF, Cpt, cip, des, deq, ddu, ddp thì ngời xuất khẩu phải tiến hành thuê phơng tiện vận tải Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là exw, fca, fas, fob thì ngời nhập khẩu phải tiến hành thuê phơng tiện vận tải.

- Căn cứ vào khối lợng hàng hoá và đặc điểm hàng hoá Khi thuê phơng tiện vận tải phải căn cứ vào khối lợng hàng hoá để tối u hoá tải trọng của phơng tiện, từ đó tối u hoá đợc chi phí đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá để lựa chọn phơng tiện đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển.

- Căn cứ vào điều kiện vận tải: Đó là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt Vận chuyển trên tuyến đờng đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục

- Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng TMQT nh: Quy định mức tải trọng tối đa của phơng tiện, mức bốc dỡ, thởng phạt bốc dỡ…

Để thuê tàu, doanh nghiệp XNK cần có đầy đủ thông tin về các hãng tàu trên thế giới, về giá cớc vận tải, các loại hợp đồng vận tải, các Công ớc và Luật lệ quốc tế và quốc gia về vận tải Có thể áp dụng hình thức trực tiếp đi thuê tàu hoặc uỷ thác việc thuê tàu cho một công ty hàng hải nh: công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht) công ty đại lý tàu biển Vosa, các đại lý tàu biển của n-ớc ngoài tại Việt Nam

Tuỳ vào các trờng hợp cụ thể, ngời xuất khẩu có thể lựa chọn thuê tàu chợ hay tàu chuyến.

Phơng thức thuê tàu chợ(Liner)

Quá trình thuê tàu chợ đợc tiến hành theo các bớc cơ bản nh sau:

- Xác định số lợng hàng cần chuyên chở, tuyến đờng chuyên chở, thời điểm giao hàng và tập trung hàng hoá cho đủ số lợng quy định của hợp đồng.

- Nghiên cứu các hãng tàu về các mặt: Lịch trình tầu chạy( hành trình của tầu, dự kiến ngày khởi hành, dự kiến tầu đến, cớc phí, uy tín của hãng tàu và các quy định khác).

- Lựa chọn hãng tàu vận tải.

- Lập bảng kê khai hàng và ký đơn xin lu khoang sau khi hãng tàu đồng ý nhận chuyên chở, đồng thời trả trớc phí vận chuyển.

- Tập kết hàng để giao cho tầu và nhận vận đơn Phơng thức thuê tàu chuyến(Voyage charter)

Quá trình thuê tàu chuyến bao gồm các nội dung sau:

- Xác định nhu cầu vận tải gồm: hành trình, lịch trình của tầu, tải trọng cần thiết của tầu, chất lợng tầu, đặc điểm của tầu.

- Xác định hình thức thuê tầu  Thuê một chuyến

 Thuê khứ hồi

 Thuê nhiều chuyến liên tục  Thuê bao cả tầu.

- Nghiên cứu các hãng tầu trên các nội dung: Chất lợng tầu, chất lợng và điều kiện phục vụ, mức độ đáp ứng nhu cầu về vận tải, giá cớc, uy tín để lựa chọn những hãng tầu có tiềm năng nhất.

- Đàm phán và ký hợp đồng thuê tầu với hãng tầu.

- Nội dung chủ yếu của một hợp đồng thuê tầu chuyến bao gồm: Tên chủ tầu và ngời thuê tầu.

 Quy định về con tầu(tuổi tàu, khả năng vận tải)  Thời gian tầu đến cảng xếp hàng.

 Trách nhiệm và miễn trách nhiệm của ngời chuyên chở.

d Mua bảo hiểm cho hàng hoá.

Trong kinh doanh thơng mại quốc tế thờng gặp phải nhiều rủi ro mang lại nhiều tổn thất nặng nề, do đó những ngời kinh doanh TMQT thờng mua bảo hiểm cho hàng hoá để giảm bớt rủi ro có thể xảy ra.

Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá cần dựa vào các căn cứ sau:

- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng TMQT Theo đó thì ngời bán phải mua bảo hiểm trong các trờng hợp nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện daf, des, deq, ddu, ddp ngoài ra ngời bán còn phải mua bảo hiểm cho hàng hoá ở điều kiện tối thiểu (điều kiện C) trong trờng hợp điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CIF và CIP.

- Căn cứ vào tính chất hàng hoá vận chuyển: Nếu lô hàng có giá trị lớn lại dễ chịu tác động quá trình bốc xếp vận chuyển làm h hỏng, hao hụt để tránh rủi ro cần bảo hiểm ở điều kiện A mới đáp ứng nhu cầu Nhng những hàng hoá khó có thể bị h hỏng, mất mát cho dù có những tác động từ bên ngoài thì có thể bảo hiểm ở điều kiện thấp hơn hoặc không cần bảo hiểm.

- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển: Các yếu tố tác động trong quá trình bốc dỡ, vận chuyển, chuyển tải là các yếu tố tạo nên rủi ro cho hàng hoá mà chúng ta cần xem xét, phân tích để quyết định lựa chọn loại hình bảo hiểm cho thích hợp.

Có nhiều điều kiện bảo hiểm khác nhau, trên thế giới và Việt Nam hiện nay thờng áp dụng ba điều kiện bảo hiểm chính sau:

- Điều kiện bảo hiểm A (institute cargo clause A): bảo hiểm mọi rủi ro - Điều kiện bảo hiểm B (institute cargo clause B ): bảo hiểm có bồi thờng tổn thất riêng.

- Điều kiện bảo hiểm C (institute cargo clause C ): bảo hiểm không bồi th-ờng tổn thất riêng.

Nghiệp vụ mua bảo hiểm:

Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá, doanh nghiệp cần tiến hành những bớc sau:

- Xác định nhu cầu bảo hiểm: Doanh nghiệp phải phân tích để xác định nhu cầu bảo hiểm cho hàng hoá bao gồm xác định giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm.

- Xác định loại hình bảo hiểm Các doanh nghiệp thờng sử dụng hai loại hình bảo hiểm chính: Hợp đồng bảo hiểm chuyến và hợp đồng bảo hiểm bao.

 Hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage Policy) là hợp đồng bảo hiểm cho một khối lợng hàng hoá chuyên chở từ địa điểm này đến địa điểm khác, đợc ghi trong hợp đồng bảo hiểm.

 Hợp đồng bảo hiểm bao (Open policy) là hợp đồng bảo hiểm cho một khối lợng hàng vận chuyển trong nhiều chuyến kế tiếp nhau (thờng thời hạn là 1 năm) Còn từng chuyến hàng khi giao hàng xuống tàu, doanh nghiệp XNK chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là “Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuấtGiấy báo bắt đầu vận chuyển”.

- Lựa chọn công ty bảo hiểm.

- Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy tờ chứng nhận bảo hiểm.

e Làm thủ tục hải quan

Theo luật pháp Việt Nam hiện hành, hàng hoá khi đi qua cửa khẩu Việt Nam (xuất khẩu hay nhập khẩu) đều phải làm thủ tục hải quan Quy trình làm thủ tục hải quan đối với hàng xuất nhập khẩu bao gồm các bớc chính sau:

- Khai và nộp tờ khai hải quan: Đối với hàng hoá xuất khẩu ngời khai hải quan phải khai và nộp tờ khai hải quan đối với hàng hoá chậm nhất 08 giờ trớc khi phơng tiện vận tải xuất cảnh cùng với các chứng từ khác tạo thành hồ sơ hải quan Ngời khai hải quan có thể trực tiếp đến cơ quan hải quan để khai hoặc sử dụng hình thức khai điện tử.

Hồ sơ hải quan bao gồm:  Tờ khai hải quan

 Hoá đơn thơng mại, B/L, P/L, C/O  Hợp đồng mua bán hàng hoá

 Giấy phép của cơ quan nhà nớc có thẩm quyền đối với hàng hoá xuất khẩu mà theo quy định của pháp luật phải có giấy phép.

 Các chứng từ khác đối với những mặt hàng theo quy định của pháp luật phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan.

Hồ sơ hải quan đợc nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở hải quan Trong một số trờng hợp đặc biệt có thể gia hạn nộp một số chứng từ cho đến trớc thời điểm kiểm tra thực tế hàng hoá của hải quan.

- Xuất trình hàng hoá: ngời xuất khẩu đa hàng hoá đến địa điểm quy định để kiểm tra thực tế hàng hoá Có ba hình thức kiểm tra thực tế hàng hoá.

 Miễn kiểm tra thực tế đối với hàng hoá của chủ hàng có quá trình chấp hành tốt pháp luật hải quan, với các trờng hợp mặt hàng xuất khẩu thờng xuyên, hàng nông sản, hải sản xuất khẩu

 Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với lô hàng xuất khẩu là nguyên liệu sản xuất, hàng xuất khẩu và gia công xuất khẩu, hàng cùng chủng loại, hàng đóng gói đồng nhất Đối với hàng kiểm tra đại diện, thời gian không quá 8 giờ làm việc.

 Kiểm tra toàn bộ lô hàng của chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan, lô hàng có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan.

Trong quá trình kiểm tra thực tế hàng hoá, nếu doanh nghiệp không nhất trí với các kết luận của cơ quan hải quan, thì có thể yêu cầu trng cầu giám định và dựa vào kết quả giám định để xác định đúng mã số và chất lợng hàng hoá.

- Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan: Sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan và thực tế hàng hoá, hải quan sẽ có quyết định cho thông quan hay không hay có điều kiện gì khác Trách nhiệm của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định trên.

Trong trờng hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã đợc phép thông quan, trong thời hạn năm năm cơ quan hải quan đợc phép áp dụng biện pháp kiểm tra sau thông quan.

f Giao hàng với phơng tịên vận tải:

Trong kinh doanh TMQT có nhiều phơng thức vận tải Mỗi phơng thức có quy trình giao nhận hàng hoá khác nhau Đối với xuất khẩu có các phơng thức giao hàng sau:

Giao hàng với tàu biển: Đây là phơng thức rất quan trọng bởi hàng xuất khẩu của nớc ta chủ yếu giao bằng đờng biển Khi giao hàng ngời xuất khẩu phải tiến hành theo các bớc sau:

- Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng kê hàng hoá chuyên chở cho ngời vận tải để đổi lấy cơ sở xếp hàng

- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng - Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng.

- Khi hàng đợc bốc dỡ lên tàu cần thờng xuyên giám sát để nắm chắc số lợng hàng giao và giải quyết kịp thời các vớng mắc phát sinh.

- Sau khi giao nhận hàng xong lấy biên lai thuyền phó để xác nhận hàng đã giao xong trong đó xác nhận: Số lợng hàng hoá, tình trạng hàng hoá, cảng đến

- Trên cơ sở hoá đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn đờng biển, điều quan trọng là phải lấy đợc vận đơn đờng biển hoàn hảo.

Giao hàng khi chuyên chở bằng container:

- Nếu hàng hoá đóng đủ một container thì ngời xuất khẩu tiến hành theo các bớc sau:

 Căn cứ vào số lợng hàng giao, đăng ký mợn hoặc thuê container tơng thích với số lợng hàng giao vận chuyển container rỗng về địa điểm đóng hàng.

 Làm thủ tục hải quan, mời hải quan kiểm hoá đến xếp hàng vào container, niêm phong kẹp chì cho các container

 Giao hàng cho bãi (hoặc trạm) container để nhận biên lai xếp hàng  Đổi biên lai xếp hàng lấy vận đơn.

- Nếu hàng hoá không đủ một container thì ngời xuất khẩu vận chuyển hàng đến bãi container do ngời chuyên chở chỉ định để giao cho ngời chuyên chở Việc giao hàng đợc coi là hoàn thành khi hàng đợc giao cho ngời chuyên chở hoặc ngời đại diện cho ngời chuyên chở.

Giao hàng cho ngời vận tải đờng sắt:

Tơng tự nh giao hàng chuyên chở bằng container Giao hàng cho ngời vận tải đờng bộ:

Nếu giao tại cơ sở ngời bán thì ngời bán phải chịu trách nhiệm bốc và xếp hàng lên xe do ngời mua chỉ định đến Nếu hàng đợc giao tại cơ sở của ngời chuyên chở việc giao hàng coi là hoàn thành sau khi hàng đã đợc giao cho ngời chuyên chở hoặc ngời đại diện.

Giao hàng cho ngời vận tải đờng hàng không:

Ngời xuất khẩu liên hệ với bộ phận giao nhận, vận chuyển hàng hoá đến trạm giao nhận chỉ định làm thủ tục hải quan giao cho ngời vận tải hàng không và nhận vận đơn.

g Thủ tục thanh toán

Thanh toán là nội dung rất quan trọng trong hoạt động TMQT, chất lợng của công việc này có ảnh hởng quan trọng đến hiệu quả kiểm tra của hoạt động kinh doanh Đối với nhà xuất khẩu, mục đích của quá trình thanh toán là khi giao

nhận hàng sẽ đảm bảo chắc chắn thanh toán đợc tiền hàng Còn đối với nhà nhập khẩu là khi thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo chắc chắn đợc nhận hàng theo đúng yêu cầu của hợp đồng đã thoả thuận.

Có nhiều phơng thức thanh toán trong TMQT, ở đây chúng ta chỉ nghiên cứu một số phơng thức thanh toán mà các doanh nghiệp Việt Nam thờng áp dụng.

Thanh toán bằng phơng thức trả tiền mặt:

Ngời mua thanh toán cho ngời bán bằng tiền mặt khi ký hợp đồng hoặc đặt hàng(CWD) hoặc trớc khi giao hàng(CBD) hoặc khi ngời bán giao hàng(COD) hoặc khi ngời bán xuất trình chứng từ(CAD) Phơng thức này tuy đơn giản nhng trong thanh toán quốc tế hiện nay ít dùng vì rủi ro cao và hiệu quả thấp.

Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu:

Là phơng thức thanh toán trong đó, ngời bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng sẽ ký phát hối phiếu đòi tiền ngời mua, uỷ thác cho ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên tờ hối phiếu đó Có hai loại nhờ thu là nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ:

Nhờ thu phiếu trơn là phơng thức ngời bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở ngời mua không kèm theo điều kiện gì Theo phơng thức này ngời bán giao hàng, lập bộ chứng từ gửi hàng thẳng cho ngời mua Sau đó ngời bán ký hối phiếu đòi tiền ngời mua và nhờ ngân hàng thu hộ tiền của hối phiếu đó Theo ph-ơng thức này rất bất lợi cho ngời bán vì việc trả tiền nhanh chậm phụ thuộc hoàn toàn vào thiện ý của ngời mua Nên chỉ áp dụng khi hai bên thực sự tin tởng nhau.

Nhờ thu kèm chứng từ là phơng thức mà ngời bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, lập bộ chứng từ thanh toán và nhờ ngân hàng thu hộ tiền với điều kiện là ngời mua phải trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì mới giao chứng từ để họ nhận hàng Có hai loại là nhờ thu trả tiền ngay(D/P) và nhờ thu chấp nhận trả tiền(D/A) Phơng thức này có bảo đảm hơn cho ngời bán trong vấn đề thu tiền hàng nhng vẫn đặt ngời bán vào thế bất lợi nếu ngời mua không muốn nhận hàng nên từ chối nhận chứng từ Thời gian thu tiền về qua chậm, vốn của ngời bán bị ứ đọng nhiều.

Thanh toán bằng phơng thức tín dụng th:

Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ Doanh nghiệp xuất khẩu phải nhắc nhở, đôn đốc ngời mua mở th tín dụng (L/C) đúng hạn Khi đợc thông báo về việc mở L/C cần kiểm tra kỹ lỡng L/ C về nội dung Cơ sở để kiểm tra là các điều khoản của hợp đồng mà các bên đã

ký kết Nội dung của L/C phải phù hợp với nội dung của hợp đồng Nếu nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng mà ngời xuất khẩu vẫn cứ chấp nhận và thực hiện giao hàng theo hợp đồng thì ngời xuất khẩu sẽ không thanh toán đợc tiền Ngợc lại nếu thực hiện theo yêu cầu của L/C thì vi phạm hợp đồng Do đó khi phát hiện thấy nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng hoặc trái với luật lệ, tập quán của các bên, hoặc không có khả năng thực hiện, ngời xuất khẩu phải đề nghị ngời nhập khẩu và ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C Chỉ khi L/C đã đ-ợc sửa đổi cho phù hợp ngời xuất khẩu mới có thể tiến hành các hoạt động tiếp theo đợc Sau khi đã kiểm tra L/C và L/C hoàn toàn phù hợp thì ngời xuất khẩu tiến hành giao hàng và thành lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất trình cho ngân hàng mở L/C thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền.

h Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

Trong quá trình thực hiện hợp đồng rất dễ xảy ra các tranh chấp, khiếu nại sẽ giúp các bên giải quyết nhằm thoả mãn các nhu cầu của nhau Đồng thời qua khiếu nại các tranh chấp đợc giải quyết, đảm bảo quyền lợi của các bên mà không làm mất uy tín của nhau cũng nh chi phí của mỗi bên.

Việc khiếu nại có thể xảy ra giữa hai bên mua bán, cũng có thể là giữa ngời mua hoặc ngời bán với ngời chuyên chở và/hoặc công ty bảo hiểm.

Để khiếu nại, ngời khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại, bằng chứng về sự vi phạm và các bằng chứng khác có liên quan Khi nhận đợc hồ sơ khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ tìm các giải pháp để giải quyết một cách thoả đáng nhất.

1.2.3 Các chứng từ thờng sử dụng trong thực hiện hợp đồng

Chứng từ là những văn bản chứa đựng thông tin dùng chứng minh sự việc làm cơ sở cho việc thanh toán, khiếu nại, đòi bồi thờng và giải quyết các thủ tục khác…

Những chứng từ cơ bản trong việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu:

- Hoá đơn thơng mại: là chứng từ cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán Nó là yêu cầu của ngời bán đòi hỏi ngời mua phải trả trị giá tiền hàng đã đợc ghi trên hoá đơn Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, phơng thức thanh toán, phơng thức chuyên chở hàng Hoá đơn thơng mại thờng đợc lập làm nhiều bản và đợc dùng để: Xuất trình cho ngân hàng, cho công ty bảo hiểm, hải quan…

- Bảng kê chi tiết và phiếu đóng gói bảng kê chi tiết hàng hoá trong kiện hàng đảm bảo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hoá.

 Vận đơn đờng biển, biên lai thuyền phó, giấy gửi hàng đờng biển…  Vận đơn đờng sắt khi hàng đợc chuyên chở bằng đờng sắt

 Vận đơn hàng không khi hàng hoá đợc chuyên chở bằng máy bay - Chứng từ bảo hiểm (nếu có)

 Giấy chứng nhận bảo hiểm

1.3 Giám sát và điều hành hợp đồng

1.3.1 Khái niệm, vai trò của giám sát và điều hành hợp đồng

Một hợp đồng thờng quy định hoặc ngầm quy định một loạt nghĩa vụ và bổn phận của mỗi bên tham gia kí kết hợp đồng Những ràng buộc này kéo theo hàng loạt các hoạt động và công việc mà cả hai bên sẽ cam kết thực hiện Thực hiện thành công một hợp đồng chủ yếu phụ thuộc vào các vấn đề nghĩa vụ của mỗi bên có đợc thi hành trôi chảy trong một thời hạn đã định hay không Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo rằng mỗi bên có thực hiện các nghĩa vụ của mình và cần biết rõ bên kia có đang thực hiện các nghĩa vụ của mình nh đã quy định trong hợp đồng hay không.

Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên cần phải thực hiện ở những điểm khác nhau trong giai đoạn thực hiện hợp đồng, nh vậy cần thiết lập một hệ thống nhắc nhở về các nghĩa vụ hợp đồng tại các điểm thích hợp để có thể thực hiện đúng các nghĩa vụ trong hợp đồng Đồng thời một công vịêc cũng không kém phần quan trọng là phải thiết lập một hệ thống thu thập các thông tin về thực hiện hợp đồng của bên đối tác Thông qua đó phải theo dõi tiến độ và thời gian biểu cả các công đoạn để có thể nhắc nhở đối tác tại các thời điểm thích hợp nhằm đạt kết quả cao và tối u hoá quá trình thực hiện hợp đồng.

Nh vậy, về thực chất, giám sát hợp đồng là một hệ thống báo sớm, cảnh tỉnh về các công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cả hai bên tránh đợc sự chậm trễ hoặc sai sót trong việc thực hiện hợp đồng.

Khi cả hai bên thực hiện trung thành các nghĩa vụ hợp đồng thì thông thờng kết quả hợp đồng sẽ đợc thực hiện một cách thoả đáng với cả hai bên Tuy nhiên, trong thực tế, có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà lúc xây dựng hợp đồng không tính trớc đợc Nh việc các bên hiểu theo các cách khác nhau một điều khoản hợp đồng hay những sự cố xảy ra ngoài ý muốn của các bên nên hợp đồng không thực hiện đựơc và thờng thì các hợp đồng đều có các điều khoản “Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất mở ” mà các bên sẽ quyết định trong quá trình thực hiện hợp đồng Do đó các bên phải có sự điều hành trớc những thay đổi đó.

Điều hành hợp đồng là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề không tính đợc hoặc không giải quyết đợc một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng và do vậy không đợc chuẩn bị để đa vào các quy định và điều kiện của hợp đồng.

Giám sát hợp đồng liên quan đến việc nhận dạng và theo dõi các sự kiện và hành động Nó cũng lu ý đến vịêc quản lý ở những điểm mấu chốt của vấn đề đang đợc đặt ra và tổ chức hàng loạt hoạt động giám sát xung quanh các sự kiện đó nhằm phòng ngừa những rủi ro Hoạt động giám sát còn tạo ra những dữ liệu thông tin quan trọng cho hoạt động điều hành hợp đồng.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng thờng xuyên xuất hiện các tình huống phát sinh Điều hành hợp đồng là nhằm giải quyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm đợc nếu có Giám sát và điều hành hợp đồng là hoạt động không thể thiếu đ-ợc trong quá trình thực hiện hợp đồng.

1.3.2 Những nội dung và phơng pháp giám sát và điều hành hợp đồng

Việc giám sát và điều hành hợp đồng đòi hỏi phải xác định những thành phần chủ yếu trong hợp đồng có tính chất sống còn đối với việc thực hiện hợp đồng thành công Nhìn chung, các điều khoản hợp đồng cần giám sát chặt chẽ là :

Để tiến hành giám sát hợp đồng ngời ta sử dụng một loạt các phơng pháp nh: hồ sơ theo dõi hợp đồng, phiếu giám sát hợp đồng, phiếu chỉ số giám sát hợp đồng, và các phơng pháp sử dụng máy điện toán Trong đó phiếu giám sát hợp đồng đựơc sử dụng nhiều hơn cả.

Điều hành hợp đồng phải tập trung giải quyết những vấn đề sau: - Sự thay đổi về quy định chất lợng hàng hoá trong hợp đồng.

- Cách giải quyết khi giao hàng không phù hợp với quy định trong hợp đồng.

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty XNK Intimex trongthời gian qua.

Công ty xuất nhập khẩu Intimex, tiền thân là tổng công ty xuất nhập khẩu nội thơng và hợp tác xã đợc thành lập ngày 10/ 08/ 1979 theo quyết định 217/TTg của Thủ tớng Chính phủ ngày 23/ 06/1979 có sự đề nghị của Bộ Nội thơng và sự nhất trí của Bộ Ngoại thơng (nay là Bộ Thơng mại) Sự ra đời của công ty gắn với mục đích kinh doanh là thông qua hoạt động trong các lĩnh vực thơng mại, sản

xuất, dịch vụ, du lịch, khách sạn, hợp tác đầu t liên doanh liên kết để khai thác vật t, nguyên liệu nhằm đẩy mạnh sản xuất tạo ra hàng hoá để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu, tạo việc làm và thu nhập cho ngời lao động, góp phần phát triển nền kinh tế quốc gia.

Ngày 8/ 03/ 1993, căn cứ quyết định số 388/ HĐBT và theo đề nghị của Tổng giám đốc công ty, Bộ trởng Bộ Thơng mại quyết định tổ chức lại tổng công ty thành hai công ty trực thuộc là: Công ty xuất nhập khẩu Nội thơng và hợp tác xã Hà Nội và công ty xuất nhập khẩu Nội thơng và hợp tác xã TP Hồ Chí Minh Sau đó công ty đã đợc Bộ Thơng mại quyết định sáp nhập những công ty khác vào công ty Intimex: Tháng 3/ 1995 sáp nhập công ty thơng mại dịch vụ Việt Kiều, Tháng 6/1999 sáp nhập công ty Nông sản III, tháng 6/2003 sáp nhập công ty Đông lạnh thuỷ sản Hoằng Trờng Thanh Hoá, tháng 7/2003 sáp nhập xí nghiệp nuôi tôm Thanh Hoá.

Công ty xuất nhập khẩu Intimex hiện nay đợc thành lập theo Quyết định số 206/TM_TCCB ngày 20/ 03/ 1995 và số 496/TM_TCCB ngày 08/ 06/1995 của

Trụ sở chính đặt tại số nhà 96 Trần Hng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Hiện nay, Công ty xuất nhập khẩu Intimex là công ty Nhà nớc độc lập, là một trong những công ty có quy mô lớn của Bộ Thơng mại, có phạm vi hoạt động rộng khắp trên cả ba miền đất nớc Bắc, Trung, Nam, có các đơn vị trực thuộc 11 tỉnh thành trong cả nớc, kinh doanh, sản xuất đa ngành nghề Những năm trớc đây chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu, ba năm trở lại đây kinh doanh nội địa đã đợc rất coi trọng và đợc đầu t chiều sâu bằng hệ thống chuỗi siêu thị Công ty có nhiều bạn hàng truyền thống, tin cậy trong và ngoài nớc Thơng hiệu Intimex có uy tín trên thị trờng trong nớc và quốc tế Chính vì vậy kim ngạch xuất nhập khẩu năm 2004 đã vợt trên 100 triệu USD, doanh số đã vợt trên 300 tỷ đồng.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng và nhiệm vụ hiện tại của công ty.

a Cơ cấu tổ chức hiện tại:

Về cơ cấu tổ chức, công ty xuất nhập khẩu Intimex là một pháp nhân kinh tế độc lập, trực thuộc Bộ Thơng mại Tổ chức bộ máy của công ty hiện tại gồm có Văn phòng công ty - 96 Trần Hng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội với 4 phòng kinh doanh, 6 phòng quản lý và 19 đơn vị trực thuộc gồm:

1 Chi nhánh Intimex Tp Hồ Chí Minh, 61 Nguyễn Văn Giai, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh.

2 Chi nhánh Intimex Đồng Nai, số1 Hùng Vơng, Xuân Lộc, Đồng Nai 3 Chi nhánh Intimex Đà Nẵng, số 2 Paster Đà Nẵng.

4 Chi nhánh Intimex Nghệ An, số7B Mai Hắc Đế, Tp Vinh 5.Trung tâm thơng mại Intimex, 28 - 32 Lê Thái Tổ, Hà Nội 6.Chi nhánh Intimex Hải Phòng, số 41 Điện Biên Phủ, HảI phòng 7 Chi nhánh Intimex tại Moscow, Moscow177334, Bardina4.

8.Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp Intimex Tây Ninh, 343D, Cách mạng Tháng

11 Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp Intimex Đồng Nai 12 Xí nghiệp thơng mại dịch vụ, Xuân Diệu, Hà Nội 13 Xí nghiệp may Intimex, thị trấn Văn Điển, Hà Nội 14 Nhà máy chế biến thuỷ sản Hoằng Trờng, Thanh Hoá 15 Nhà máy chế biến tinh bột sắn,Thanh Chơng, Nghệ An 16 Xí nghiệp thuỷ sản Intimex, Thanh Hoá.

17 Trại nuôi điệp, Văn Đồn, Quảng Ninh.

18 Xí nghiệp xe máy Intimex, 11B Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội 19 Xí nghiệp nuôi tôm Thanh Hoá.

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty XNKIntimex

(Nguồn: Phòng tổ chức Công ty XNK Intimex)

b.Chức năng và nhiệm vụ hiện tại của công ty.

- Về chức năng của công ty, theo điều 6, chơng 2, điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty xuất nhập khẩu Intimex quy định: công ty đợc phép kinh doanh và xuất khẩu tất cả các mặt hàng do Chính phủ và Bộ Thơng mại quy định Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh gồm: xuất khẩu trực tiếp, nhận uỷ thác xuất khẩu nhập khẩu trực tiếp, nhập khẩu uỷ thác, bán buôn bán lẻ hàng hoá trên

Ban giám đốc cty

thị trờng cả nớc Tổ chức sản xuất, lắp ráp, gia công, liên doanh liên kết hợp tác đầu t với các tổ chức trong và ngoài nớc để tạo ra hàng xuất khẩu và tiêu dùng trong nớc Đồng thời kinh doanh dịch vụ du lịch, nhà hàng, khách sạn, kiều hối, vận tải, kho bãi, chuyển tải, chuyển khẩu và tạm nhập tái xuất hàng hoá.

Việc thực hiện các chức năng này là nhằm đạt đợc mục đích sản xuất hàng hoá đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu, tạo việc làm và thu nhập cho ngời lao động, góp phần phát triển nền kinh tế Quốc gia.

- Về nhiệm vụ của công ty, đợc quy định tại điều7, chơng 3, điều lệ về tổ chức và hoạt động gồm:

Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh dài hạn theo đúng luật pháp hiện hành của nhà nớc và hớng dẫn của Bộ Thơng mại

Xây dựng phơng án kinh doanh phát triển các ngành hàng theo kế hoạch và mục tiêu chiến lợc của công ty.

Nghiên cứu nâng cao năng suất lao động và xây dựng tiến bộ kỹ thuật, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lợng sản phẩm cho phù hợp với thị trờng.

Chấp hành luật pháp nhà nớc, thực hiện các chế độ, chính sách tài chính của nhà nớc và nghĩa vụ thuế đối với nhà nớc.

Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết đối với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc.

Quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên chức theo luật pháp, chính sách của nhà nớc và sự phân cấp quản lý của Bộ để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo cho đời sống, tạo điều kiện cho ngời lao động làm việc, thực hiện phân phối công bằng, dân chủ.

Bảo vệ và đảm bảo vệ sinh môi trờng, giữ gìn trật tự an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội theo quy định của luật pháp trong phạm vi quản lý của công ty 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua

2.2.1Tình hình kinh doanh của công ty trong thời gian qua

Hoà cùng với xu thế hội nhập phát triển chung của toàn đất nớc, từ năm1999 đến năm 2004 Công ty XNK Intimex không ngừng phấn đấu, nỗ lực phát triển sản xuất, kinh doanh XNK, nội địa trong nhiều lĩnh vực Kết quả thực hiện những

chỉ tiêu kế hoạch quan trọng nh kim ngạch XNK, doanh thu, nộp ngân sách đều vợt mức kế hoạch.

Từ bảng số liệu 2.1 ta thấy rằng mặc dù gặp nhiều khó khăn và thử thách nhng với sự đoàn kết, nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, sự lãnh đạo của ban giám đốc, ban chấp hành đảng uỷ và sự hỗ trợ của các cấp các ngành có liên quan, đặc bịêt là Bộ Thơng Mại,trong những năm qua, mọi chỉ tiêu kế hoạch bộ giao công ty đều hoàn thành vợt mức kế hoạch.

Trong thời gian qua hoạt động kinh doanh, sản xuất của công ty đã chuyển biến toàn diện cả về lợng và chất Xuất khẩu từ chỗ có vị trí thứ yếu nay đã giữ vị trí chủ yếu trong kinh doanh XNK Chỉ trong vòng 4 năm qua quy mô kinh doanh của công ty đã tăng lên nhanh chóng( gấp gần 3 lần), trong đó xuất khẩu tăng gấp 3 lần, doanh thu tăng gần gấp 2 lần.

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, thị trờng nhiều biến động phức tạp, đặc biệt là xuất khẩu nông sản tíêp tục gặp khó khăn, nhng hoạt động xuất khẩu của công ty trong thời gian qua vẫn tăng trởng với tốc độ cao và vững chắc Tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu của công ty từ chỗ chỉ đạt 4.6 triệu USD năm 1990 tới nay đã đạt trên 137 triệu USD (2004).

Mặt hàng xuất khẩu: Hiện nay các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty bao gồm: hàng nông sản thực phẩm, thuỷ sản, thủ công mỹ nghệ và công nghệ thực phẩm Trong đó mặt hàng nông sản tiếp tục tăng chiếm 92% kim ngạch xuất khẩu, giữ vai trò chủ đạo trong hoạt động xuất khẩu của công ty.

Về nhập khẩu:

Với chủ trơng tiếp tục đẩy mạnh nhập khẩu để tạo sự cân đối trong công tác XNK, trong năm 2004 kim ngạch NK của công ty đạt 75 triệu USD và bằng 230% so với năm 2003.

Về mặt hàng NK: Công ty tiếp tục thực hiện định hớng phát triển NK nhóm hàng vật t, nguyên liệu và trang thiết bị máy móc Đối với hàng tiêu dùng, công ty tập trung vào việc NK các mặt hàng phục vụ trực tiếp cho kinh doanh siêu thị Trong nhóm hàng vật t nguyên liệu, trang thiết bị máy móc và hàng tiêu dùng, nhóm hàng vật t nguyên liệu đạt doanh số cao nhất Việc tăng kim ngạch NK trong lúc vẫn đạt mức tăng trởng rất cao về xuất khẩu trong tình hình cạnh tranh biến động và khó khăn nh hiện nay là một nỗ lực vợt bậc của công ty.

Về doanh thu:

Năm 2004 tổng doanh thu của công ty đạt 3.004 tỷ đồng, tăng 215% so với năm 2003 và bằng 211% so với kế hoạch cả năm trong đó doanh thu nội địa(bao gồm doanh thu bán buôn và doanh thu bán lẻ trên thị trờng nội địa) đạt 950 tỷ đồng, chiếm hơn 26% tổng doanh thu Trong cơ cấu doanh thu nội địa, doanh thu bán buôn đạt 247 tỷ đồng(bằng 103,78% so với năm 2003) và doanh thu bán lẻ đạt 100 tỷ đồng(bằng 163,93% so với năm 2003)

Doanh số bán lẻ của Công ty trong năm 2004 tăng mạnh do Công ty đã đa vào khai thác hai siêu thị mới là siêu thị Hào Nam và siêu thị Lạc Trung Kinh doanh siêu thị phát triển đã có tác dụng thúc đẩy chiến lợc phát triển mạng lới bán buôn của Công ty Vì vậy, sau 5 năm thực hiện định hớng kinh doanh siêu thị đã ngày càng khẳng định: kinh doanh siêu thị là một định hớng quan trọng trên bớc đờng phát triển mạng lới kinh doanh nội địa của Công ty.

Về các dự án đầu t phát triển:

Để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức thực hiện các dự án đầu t theo hớng: Đẩy nhanh tiến độ, hoàn thành sớm vịêc xây dựng đa vào khai thác sử dụng, u tiên những dự án có hiệu quả rõ rệt và thuận lợi huy động vốn Bên cạnh phơng thức tự đầu t, mở rộng việc liên doanh, liên kết để nhanh

chóng khai thác các nguồn lực của công ty, đảm bảo đủ vốn thực hiện dự án, tăng hiệu quả tổ chức quản lý dự án, nhất là quá trình đa dự án vào khai thác sử dụng.

Hoạt động xúc tiến th ơng mại:

Nhằm tạo điều kiện và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã đặc biệt quan tâm đến hoạt động xúc tiến thơng mại, luôn tích cực tham gia vào các hoạt động xúc tiến thơng mại do Bộ Thơng Mại, Phòng Thơng Mại và Công Nghiệp VN và Sở Thơng Mại HN tổ chức Công ty đã tham gia vào các hội chợ triển lãm trong và ngoài nớc nhằm mục đích tìm kiếm và mở rộng thị trờng xuất khẩu nh: Hội chợ hàng nông sản IZmir tại Thổ Nhĩ Kỳ, các hội chợ thơng hiệu nổi tiếng tại VN… Đồng thời, công ty cũng rất chú trọng đến việc bảo vệ và phát triển thơng hiệu tại thị trờng trong nớc và quốc tế nh: nâng cao chất lợng hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng logo, website giới thiệu công ty và khuếch trơng thơng hiệu trên các phơng tiện thông tin đại chúng, tiến hành đăng ký độc quyền thơng hiệu Intimex tại VN và một số thị trờng quốc tế Năm 2004, công ty đã vinh dự đón nhận giải thởng “Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuấtSao vàng Đất Việt” dành cho thơng hiệu nổi tiếng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và dịch vụ.

2.2.2 Tình hình xuất khẩu hàng nông sản của Công ty XNK Intimex

Xuất phát từ tầm quan trọng và yêu cầu phải tăng cờng hoạt động xuất khẩu của chính phủ và Bộ Thơng Mại, trong những năm gần đây Công ty XNK Intimex đã tập trung toàn lực để phát triển kinh doanh xuất khẩu, lấy việc tăng tr-ởng xuất khẩu là nhiệm vụ chính của hoạt động kinh doanh Kết quả là kim ngạch xuất khẩu trong tổng kim ngạch XNK trong thời gian gần đây đã tăng một cách đáng kể Với việc tăng nhanh kim ngạch xuất khẩu đã là thay đổi cơ bản cơ cấu của kim ngạch XNK trong đó phần xuất khẩu chiếm tới trên 65%, đạt 137 triệu USD và bằng 179% so với năm 2003, đóng góp đáng kể vào việc tăng doanh số kinh doanh của công ty trong thời gian qua.

Bảng 2.3: Cơ cấu hàng xuất khẩu của công ty từ năm 2001-2004

Đơn vị: Triệu USD

(Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2004 của Công ty XNK Intimex)

Qua bảng trên ta thấy mặt hàng nông sản chiếm gần 92% kim ngạch xuất khẩu của công ty.

Nông sản chiếm vị trí hết sức quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của Việt Nam và có ý nghĩa kinh tế XH vô cùng to lớn đối với đời sống nông dân Vì thế, chính phủ đã đa ra nhiều u đãi và biện pháp thúc đẩy xuất khẩu nông sản Mặt khác nông sản là mặt hàng xuất khẩu truyền thống của Công ty XNK Intimex, nên công ty đã có nhiều kinh nghiệm để loại trừ bớt rủi ro khi kinh doanh mặt hàng này Trong cơ cấu mặt hàng xuất khẩu, tỷ trọng xuất khẩu nông sản tiếp tục tăng, chiếm 92% kim ngạch xuất khẩu, vẫn giữ vai trò chủ đạo trong hoạt động xuất khẩu của công ty.

Các ph ơng thức xuất khẩu chủ yếu:

Trong những năm trớc đây, phơng thức xuất khẩu chủ yếu của công ty chỉ là xuất khẩu uỷ thác và xuất khẩu theo phơng thức hàng đổi hàng thì nay công ty đang thực hiện xuất khẩu mặt hàng nông sản theo cả ba phơng thức: xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu uỷ thác và xuất khẩu theo phơng thức hàng đổi hàng Trong đó, phơng thức xuất khẩu trực tiếp đóng vai trò quan trọng nhất chiếm tỷ trọng gần 90% tổng kim ngạch xuất khẩu nông sản của công ty.

Bảng 2.4: Tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu nông sản của Công ty XNK Intimex theo các phơngthức xuất khẩu trong năm 2004

(Nguồn: Phòng tổ chức Công ty XNK Intimex)

Sở dĩ tỉ trọng xuất khẩu trực tiếp cao là vì xuất khẩu trực tiếp là phơng thức mang tính chủ động, thờng mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn so với các phơng thức khác Hơn nữa, khi xuất khẩu nông sản theo phơng thức trực tiếp công ty còn thúc đẩy hoạt động kinh doanh nội địa, tạo ra nhiều mối quan hệ kinh tế trong nớc, tạo ra công ăn việc làm cho nhân viên trong các công ty thụôc chi nhánh của địa phơng Tuy nhiên phơng pháp xuất khẩu này cũng tỏ ra kém hiệu quả đối với các kế hoạch nhập khẩu ở nớc không có nguồn ngoại tệ dồi dào vì vậy công ty còn sử dụng phơng thức xuất khẩu hàng đổi hàng để mở rộng thị tr-ờng xuất khẩu nông sản của mình sang các nớc khác thuộc Đông Âu và Liên Xô cũ Trong thời gian gần đây, công ty đã thực hiện xuất khẩu cà phê theo phơng thức này sang Singapo để đổi lấy một số loại hàng khan hiếm ở trong nớc nh (linh kiện điện tử…) Phơng thức xuất khẩu uỷ thác đợc công ty sử dụng nhiều trong thời gian cuối những năm 80 đầu 90 giờ đây có xu hớng giảm mạnh Trong tổng kim ngạch xuất khẩu nông sản của công ty trong năm 2004 thì xuất khẩu trực tiếp là 109,6 triệu USD và chiếm 87,7% tổng kim ngạch xuất khẩu nông sản Xuất khẩu uỷ thác chỉ chiếm 0,45 triệu USD bằng 0,36% tổng kim ngạch xuất khẩu nông sản Điều này thể hiện rõ khả năng trong chuyên môn kinh doanh xuất khẩu của công ty.

Mặt hàng, kim ngạch, khối l ợng và giá cả.

Bảng 2.5: Kim ngạch xuất khẩu nông sản của công ty

Qua biểu trên ta thấy rằng mặt hàng cà phê và hạt tiêu là hai mặt hàng chủ yếu trong xuất khẩu nông sản của công ty trong những năm vừa qua đặc biệt là cà phê Năm 2004 mặt hàng cà phê xuất khẩu đạt 233.900 tấn, kim ngạch đạt 102

triệu USD, bằng 257% về lợng và 197% về trị số so với năm 2003, còn mặt hàng hạt tiêu số lợng xuất khẩu đạt 17.700 tấn với kim ngạch 23 triệu USD, bằng

Nhìn chung giá nông sản của Công ty so với giá của các Công ty khác là ngang nhau Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia thị trờng xuất khẩu nông sản thờng gặp phải sự ép giá của các thơng nhân nớc ngoài vì chúng ta chủ yếu xuất khẩu hàng thô, đặc biệt ngời nông dân khi thấy loại cây nào mang lại lợi nhuận cao là đổ xô vào trồng loại cây đó, làm cho sản lợng tăng vọt, cung lớn hơn cầu do đó mà khách hàng có cơ hội ép giá Và để cạnh tranh nhau thì các doanh nghiệp trong nớc ra sức hạ giá để bán đợc hàng miễn là còn có lãi.

Thị tr ờng:

Là một trong những công ty có truyền thống về buôn bán quốc tế tại VN, công ty Công ty XNK Intimex có thị trờng hoạt động rất rộng Từ sau khi bạn hàng truyền thống mất đi, do sự tan rã của Liên Xô và các nớc XHCN Đông âu, Công ty đã có nhiều cố gắng tìm hiểu và mở rộng quan hệ với các thị trờng mới và đạt đợc những kết quả khả quan, cũng do sớm tham gia vào thị trờng xuất khẩu nông sản nên đến nay công ty đã có đợc một thị trờng xuất khẩu ổn định và đa dạng Các thị trờng chủ yếu về nông sản của công ty hiện nay bao gồm Singapo, Mỹ, liên minh châu Âu

- Thị trờng Đông Bắc á: Các nớc trong nhóm thị trờng Đông Bắc á bao gồm: Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Triều Tiên, Đài Loan, Hồng Kông.

Nhóm thị trờng này có đặc điểm là các quốc gia có trình độ phát triển tơng đối đồng đều và đặc biệt cao nh các nớc Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông mà lại có vị trí thuận lợi nên tiềm năng về thị trờng này là rất lớn Mặt khác do thu nhập bình quân đâù ngời cao nên khách hàng ở nhóm nớc này rất khó tính trong việc lựa chọn hàng hoá.

Trong nhóm thị trờng này, Nhật Bản là một thị trờng đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty vì ngời dân Nhật có thu nhập rất cao Nhng đồng thời họ cũng rất

khó tính trong việc lựa chọn hàng hoá tiêu dùng và các rào cản về tiêu chuẩn chất lợng mang tính xã hội khác cũng cản trở rất nhiều đối với hàng hoá của công ty Để có thể thâm nhập và tạo dựng vị thế của mình tại thị trờng này công ty cần phải tiến hành tốt hơn nữa các hoạt động quảng cáo và xúc tiến thơng mại, thực hiện thành công quá trình định vị khách hàng để từ đó có thể định vị đợc sản phẩm vào thị trờng Nhật Bản.

Ngoài ra, trong khu vực này còn có một thị trờng đặc biệt quan trọng có tầm vóc và quy mô rất lớn, đó là Trung Quốc, quốc gia có số dân đông nhất thế giới Trung Quốc là bạn hàng rất quen thuộc của công ty trong cả lĩnh vực xuất khẩu và nhập khẩu.

- Thị trờng ASEAN.

Hiệp hội các nớc Đông Nam á (ASEAN) cho tới nay đã quy tụ đợc tất cả10 n-ớc trong khu vực và đợc đánh giá là khu vực có nền kinh tế phát triển năng động nhất thế giới Nổi bật nhất trong khu vực có thể kể đến Singapore, Thái Lan, Malaysia, các quốc gia này có tầm quan trọng rất lớn đối với sự phát triển của toàn hiệp hội Hiện tại kim nghạch xuất khẩu của công ty sang thị trờng này đang ngày càng gia tăng theo các năm.

Nhng công ty nói riêng và tất cả các doanh nghiệp nớc ta nói chung sẽ phải đối mặt với một thách thức rất lớn, đặc biệt là các doanh nghiệp tham gia xuất nhập khẩu, đó là việc thực hiện các quy định trong tiến trình gia nhập AFTA, sẽ có rất nhiều những quy định khắt khe hơn đối với hàng hoá xuất khẩu và sản phẩm của công ty sẽ phải chấp nhận một áp lực cạnh tranh nặng nề hơn các đối thủ cạnh tranh ngay chính tại khu vực này Đây không chỉ là thách thức mà còn là cơ hội phát triển cho công ty khi mà mọi sản phẩm của tất cả các quốc gia đều bình đẳng hơn trên thị trờng Tất cả các động thái cạnh tranh sẽ lành mạnh và sòng phẳng hơn trên thơng trờng.

- Thị trờng EU

EU là một trong ba trung tâm kinh tế thế giới, các quốc gia ở thị trờng này đều có trình độ phát triển kinh tế rất cao, thu nhập bình quân đầu ngời cao nhất thế giới chính vì thế nên yêu cầu đối với hàng nhập khẩu cũng cao hơn ở các khu vực khác Nhìn chung là rất khó có thể xâm nhập vào thị trờng này, nhng công ty

cung bớc đầu tìm đợc chỗ đứng cho mình trên một số quốc gia EU với những hàng hoá có thế mạnh của công ty.

Khách hàng ở EU là những khách hàng đặc biệt khó tính và đòi hỏi rất cao đối với chất lợng của sản phẩm do vậy những hàng hoá xuất khẩu sang EU sẽ gặp phải những khó khăn rất lớn, để khắc phục chúng công ty cần phải có những phân tích đánh giá chất lợng hàng hoá đầu vào một cách chuẩn mực, đồng thời cũng phải có kế hoạch xây dựng một chiến lợc marketing quảng cáo và xúc tiến thơng mại sâu và rộng trên thị trờng EU sao cho mọi khách hàng đều biết đến và tin tởng vào sản phẩm của công ty.

- Thị trờng Nga và Đông Âu.

Đây là nhóm thị trờng xuất khẩu truyền thống của công ty từ những năm trớc đây, nhng trong một số năm trở lại đây khủng hoảng kinh tế ở khu vực này đã khiến cho kim nghạch xuất khẩu của công ty sang thị trờng này giảm sút Trong thời gian tới công ty cần phải chú trọng hơn nã vào công tác quảng cáo và xúc tiến thơng mại, tìm lại những bạn hàng thân quen, gây dựng lại thị trờng vốn là một điểm mạnh của công ty.

2.3 Thực trạng quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản tại Công ty XNK Intimex

Sau khi giao dịch đàm phán và hợp đồng đã đợc kí kết, công ty tiến hành thực hiện hợp đồng Đây là giai đoạn mà công ty cần có những kế hoạch cụ thể để thực hiện đồng thời xử lý các sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào để kịp tiến độ giao hàng và đáp ứng đợc các yêu cầu của khách hàng.

Về mặt lí thuyết, nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá có hai khâu liên hệ mật thiết với nhau Thu mua huy động hàng từ các đơn vị trong nớc và kí kết hợp đồng xuất khẩu với nớc ngoài.

Trên thực tế, tại Công ty XNK Intimex nghiệp vụ xuất khẩu nông sản thì hai quá trình đựơc tiến hành song song: Quá trình kí kết thực hiện hợp đồng kinh tế (hợp đồng nội) với các đơn vị cung ứng hàng nông sản trong nớc và quá trình ký kết hợp đồng xuất khẩu (hợp đồng ngoại thơng).

Thông thờng khách hàng của Công ty là khách hàng quen thuộc nên Công ty thờng kí hợp đồng theo hình thức gián tiếp có nghĩa là khách hàng gửi đơn đặt hàng với các điều khoản chủ yếu Nếu hai bên nhất trí thì cùng kí làm thành một

hợp đồng Sau khi hợp đồng đã đợc kí kết, công ty phải tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu theo quy trình sau:

Sơ đồ 2.2: Quy trình xuất khẩu hàng nông sản của Công ty XNK Intimex

(Nguồn: Phòng tổ chức Công ty XNK Intimex)

2.3.1 Chuẩn bị hàng xuất khẩu:

Là trách nhiệm chủ yếu và cơ bản nhất của ngời bán.Trong lĩnh vực xuất khẩu nông sản công ty không phải là ngời sản xuất trực tiếp mà chỉ là đơn vị thuần tuý tiến hành nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu Cho nên trong giai đoạn chuẩn bị này, công ty sẽ tiến hành công việc theo ba bớc sau:

Tập trung hàng hoá :

Vì không phải là ngời trực tiếp sản xuất nên công ty căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu để thu mua hàng Công ty thờng thu mua hàng thông

Chuẩn bị hàng xuất khẩu Kiểm tra chất lợng hàng xuất khẩu

Làm thủ tục hải quan

Thanh toán

Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có) Mua bảo hiểm cho hàng hoá (CIF) Thuê phơng tiện vận tải (CNF/CIF)

Giao hàng