CHƯƠNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL 7.1 CƠ SỞ DỮ LIỆU Cơ sở liệu Excel gồm: • • Trường (Field): thuộc tính đối tượng Ví dụ: Họ tên, Giới tính, Ngày sinh, HSL, …vv Bản ghi (Record): giá trị trường tương ứng Ví dụ: Nguyễn Văn A, Nam, 23/04/1978, 3.67, …vv 7.2 SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU 7.2.1 Hiển thị chức FORM • • Chọn File/Options/Chọn Customize Ribbon Tại Choose commands from: chọn All commands, phần bạn chọn Form/Nhấn Add/Chọn Tab nhấn OK 7.2 SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU • • • • 7.2.2 Chức form Bước 1: Bôi đen vùng sở liệu Bước 2: Thực Data/Form Bước 3: Thực chức hộp thoại Nhập Xóa ghi Xóa ghi Tìm đến ghi trước Tìm đến ghi Tìm theo điều kiện Đóng hộp thoại form 7.3 QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Bôi đen vùng liệu cần đặt điều kiện nhập • Chọn Data/Data Validation/Data Validation Xuất hộp thoại: Chọn mức độ quy định nhập liệu Đặt quy tắc nhập liệu Hiển thị lời nhắc di chuyển đến vùng nhập 7.3 QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • - Thẻ Settings: Allow: + Any value: giá trị + Whole number: quy định cho liệu kiểu số + Decimal: quy định cho liệu kiểu thập phân + List: Dữ liệu nhập vào theo danh sách (nhập vào source bôi đen vùng danh sách) + Date: quy định cho liệu kiểu ngày + Time: quy định cho liệu kiểu thời gian + Text length: quy định theo chiều rộng liệu kiểu ký tự + Custom: quy tắc xác định theo công thức, bắt đầu dấu = 7.3 QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • - Thẻ Input Message Show input message when cell is selected: Tích chọn di chuyển chuột vào hiển thị lời nhắc - Title: Tiêu đề hộp thoại thông báo Input Message: Nội dung thông báo 7.3 QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • - Thẻ Error Alert Show error alert after invalid data is entered: Tích chọn để hiển thị thông báo lỗi liệu nhập vào không quy định nhập - Style: Chọn mức độ quy định +STOP: mức độ cao nhất, không cho nhập liệu vi phạm quy tắc + WARNING: cho phép nhập liệu vi phạm quy tắc người dùng nhấn YES + INFORMATION: cho nhập liệu vi phạm quy tắc người dùng nhấn OK - Title: tiêu đề cửa sổ thông báo Error Message: Nội dung thông báo nhập liệu vi phạm quy tắc 7.4 SẮP XẾP CSDL • • Bước 1: Chọn vùng CSDL Bước 2: Chọn Data\Sort Xuất hộp hội thoại: 7.5 SỬ DỤNG AUTOFILTER, ADVANCED FILTER 7.5.1 Chức AutoFilter Auto Filter tính cho phép người dùng lọc ghi thỏa mãn điều kiện Để thực lọc ta thực sau: • • Bước 1: Bôi đen vùng CSDL (cả hàng tiêu đề) Bước 2: Chọn Data/Filter Tại trường có điều kiện lọc, kích chọn: 10 7.8 NHÓM HÀM CSDL CÚ PHÁP CHUNG: DTên hàm(database, field, criteria) Trong đó: - D Tên hàm hàm: DAVERAGE, DSUM, DMAX, DMIN, DCOUNT, DCOUNTA - database: vùng sở liệu bao gồm tên trường ghi - field: thứ tự xuất tên trường sở liệu, địa ô chứa tên trường tên trường đặt cặp dấu “”, trường tham gia tính toán - criteria: vùng điều kiện để thực tính toán, vùng vùng trực tiếp gián tiếp 26 7.8 NHÓM HÀM CSDL DSUM (database, field, criteria) * Ý nghĩa: Sử dụng để tính tổng trường field theo điều kiện, field phải có liệu kiểu số * Ví dụ: Dựa vào Bang luong, tính tổng Thực lĩnh người có giới tính nữ thực lĩnh lớn triệu: 27 7.8 NHÓM HÀM CSDL DMAX(database, field, criteria) Ý nghĩa: Sử dụng để đưa giá trị lớn trường field theo điều kiện, field phải có liệu kiểu số DMIN(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Sử dụng để đưa giá trị nhỏ trường field theo điều kiện, field phải có liệu kiểu số DAVERAGE(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Sử dụng để đưa trung bình cộng trường field theo điều kiện, field phải có liệu kiểu số 28 7.8 NHÓM HÀM CSDL DCOUNT(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Đếm số ghi trường field theo điều kiện, field phải có liệu kiểu số * Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ thực lĩnh lớn triệu: 29 7.8 NHÓM HÀM CSDL DCOUNTA(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Đếm số ghi trường field theo điều kiện, liệu trường đếm kiểu số, ký tự, …vv * Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ thực lĩnh lớn triệu: 30 7.9 CHỨC NĂNG CONSOLIDATE • Chức Consolidate cho phép tổng hợp liệu nhiều sheet sheet Book khác Với điều kiện CSDL có cấu trúc giống nhau, kết lưu sheet * Thao tác thực chức Consolidate - Bước 1: Đặt trỏ vị trí ô cần để bảng tổng hợp, thực lệnh Data/Tại Data Tools chọn Consolidate - Bước 2: Xuất hộp hội thoại: 31 7.9 CHỨC NĂNG CONSOLIDATE * Function: - Sum: tính tổng Average: tính trung bình cộng Max: tính giá trị lớn Min: tính giá trị nhỏ Count: Đếm số ghi • Reference: vùng liệu tham gia tổng hợp • Browse: thêm vùng liệu liệu tệp khác • All reference: hiển thị vùng liệu tham gia tổng hợp 32 7.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT Để thực việc tạo bảng tổng hợp Pivot Table, bạn thực bước sau: - Bước 1: Bôi đen bảng CSDL - Bước 2: Chọn Insert/Pivot Table/Pivot Table Xuất hộp thoại: Chọn vị trí lưu bảng Pivot Chọn vùng liệu 33 7.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT Xuất bảng có dạng: 34 7.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT • Một số khái niệm: + Report Filter:Chọn trường lọc liệu bảng Pivot + Column Labels: Kéo trường hiển thị dạng cột bảng Pivot + Row Lables: Kéo trường hiển thị dạng hàng bảng Pivot + Values: Trường tham gia trình tính toán (sử dụng hàm Function) 35 7.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT Ví dụ: Tính tổng thực lĩnh theo Chức vụ Phòng ban, lọc theo giới tính 36 7.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT Chú ý: Có thể thay đổi trường việc kéo thả, thay đổi hàm tính toán cách tích chọn vào phần Sum of Thực lĩnh Values, chọn Value Field Settings Xuất hộp hội thoại: 37 7.11 TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART Pivot Chart chức cho phép tổng hợp liệu dạng biểu đồ Để thực chức này: • • Bước 1: Bôi đen vùng liệu cần tạo biểu đồ Thực Insert/Pivot Table/Pivot Chart Chọn vùng lưu biểu đồ Pivot Chọn vùng liệu 38 7.11 TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART + Report Filter: Những Field thêm vào vùng này, dùng để lọc toàn liệu nguồn Nói cách khác, PivotChart hiển thị liệu thỏa mãn điều kiện Report Filter + Axis Field: Chọn trường hiển thị biểu đồ theo trục hoành (nằm ngang) + Legend Field: trường hiển thị giải theo trục tung (nằm dọc) + Value: Tính toán trường để hiển thị liệu biểu đồ mặc định hàm SUM Bạn chọn hàm khác việc tích vào trường vùng Value, chọn Value Field Settings (giống Pivot Table) 39 7.11 TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART Mặc định hàm SUM Chọn hàm khác việc tích vào trường vùng Value, chọn Value Field Settings (giống Pivot Table) Ví dụ: Biểu đồ tổng thực lĩnh theo chức vụ, hiển thị theo phòng ban 40 [...]... các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó 24 7. 7 HÀM SUBTOTAL Function_num Hàm tính toán Tính toán cả các giá trị ẩn (bằng Không tính toán các giá trị ẩn (bằng Hide) Hide) 1 101 AVERAGE 2 102 COUNT 3 103 COUNTA 4 104 MAX 5 105 MIN 6 106 PRODUCT 7 1 07 STDEV 8 108 STDEVP 9 109 SUM 10 110 VAR 11 111 VARP 25 7. 8 NHÓM HÀM CSDL CÚ PHÁP CHUNG: DTên hàm(database, field, criteria) Trong... những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 17 7.5.2 ADVANCED FILTER a Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện gián tiếp: Ví dụ: + Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5 triệu: + Điều kiện lọc ra những người ở phòng "Kế hoạch" và Thực lĩnh khác 6 triệu: 18 7. 5.2 ADVANCED FILTER b Sử dụng tính năng Advanced Filter • • Bước 1: Bôi... trị 22 7. 6 CHỨC NĂNG SUBTOTAL • • • • • • • Add subtotal to: Chọn trường mà thực hiện tính toán trên dữ liệu của trường đó Replace current subtotals: Tích chọn để thay thế Subtotal hiện tại Page break between group: Đặt dấu ngắt trang giữa các nhóm Summary below data: Kết quả tổng hợp để cuối mỗi nhóm Remove all: Xóa bỏ chức năng Subtotal Nhấn OK: Chấp nhận các thiết lập Cancel: Bỏ qua 23 7. 7 HÀM SUBTOTAL... khác hàng 14 7. 5.2 ADVANCED FILTER a Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện trực tiếp: Ví dụ 1: + Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 15 7. 5.2 ADVANCED FILTER a Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện trực tiếp: Ví dụ 1: + Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5 triệu: 16 7. 5.2 ADVANCED... hiện tính toán, vùng này có thể là vùng trực tiếp hoặc gián tiếp 26 7. 8 NHÓM HÀM CSDL 1 DSUM (database, field, criteria) * Ý nghĩa: Sử dụng để tính tổng trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số * Ví dụ: Dựa vào Bang luong, tính tổng Thực lĩnh của những người có giới tính nữ hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 27 7.8 NHÓM HÀM CSDL 2 DMAX(database, field, criteria) Ý nghĩa: Sử dụng... Chọn vùng dữ liệu 33 7. 10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT Xuất hiện bảng có dạng: 34 7. 10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT • Một số khái niệm: + Report Filter:Chọn trường lọc dữ liệu trên bảng Pivot + Column Labels: Kéo trường hiển thị dưới dạng cột trong bảng Pivot + Row Lables: Kéo trường hiển thị dưới dạng hàng trong bảng Pivot + Values: Trường tham gia quá trình tính toán (sử dụng các hàm trong Function) 35 7. 10 TẠO CÁC BẢNG... chứa ký tự mà bạn gõ vào 12 7. 5.1 Auto Filter + Custom Filter: tùy chọn khác, hiển thị hộp thoại: Tại vị trí 1 tích chọn vào hộp thả, xuất hiện các tùy chọn như trên, gõ giá trị vào vị trí 3, nếu có hai điều kiện đồng thời thì tích chọn And, điều kiện hoặc thì tích chọn Or và chọn tại vị trí 2, gõ giá trị vào vị trí số 4 • • * Hủy lọc: Để hủy tính năng lọc, chọn Data/Filter 13 7. 5.2 ADVANCED FILTER a Thiết... trung bình cộng trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số 28 7. 8 NHÓM HÀM CSDL 5 DCOUNT(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Đếm số bản ghi trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số * Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 29 7. 8 NHÓM HÀM CSDL 6 DCOUNTA(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Đếm số bản ghi trên... Consolidate - Bước 2: Xuất hiện hộp hội thoại: 31 7. 9 CHỨC NĂNG CONSOLIDATE * Function: - Sum: tính tổng Average: tính trung bình cộng Max: tính giá trị lớn nhất Min: tính giá trị nhỏ nhất Count: Đếm số bản ghi • Reference: vùng dữ liệu tham gia tổng hợp • Browse: thêm vùng dữ liệu nếu dữ liệu ở tệp khác • All reference: hiển thị vùng dữ liệu tham gia tổng hợp 32 7. 10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT Để thực hiện việc tạo... kiện gián tiếp hoặc trực tiếp) Unique records only: tích chọn này để giữ lại một bản ghi nếu trùng nhau Nhấn OK 20 7. 6 CHỨC NĂNG SUBTOTAL • • Bước 1: Sắp xếp vùng CSDL, sắp xếp theo trường phân nhóm Bước 2: Bôi đen vùng CSDL đã được sắp xếp, chọn Data/Subtotal Xuất hiện hộp hội thoại: 21 7. 6 CHỨC NĂNG SUBTOTAL At each change in: Chọn trường đã tham gia phân nhóm Use function: Chọn hàm tham gia tổng hợp ... ghi (Record): giá trị trường tương ứng Ví dụ: Nguyễn Văn A, Nam, 23/04/1 978 , 3. 67, …vv 7. 2 SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU 7. 2.1 Hiển thị chức FORM • • Chọn File/Options/Chọn Customize Ribbon Tại... thông báo nhập liệu vi phạm quy tắc 7. 4 SẮP XẾP CSDL • • Bước 1: Chọn vùng CSDL Bước 2: Chọn DataSort Xuất hộp hội thoại: 7. 5 SỬ DỤNG AUTOFILTER, ADVANCED FILTER 7. 5.1 Chức AutoFilter Auto Filter... tính 24 7. 7 HÀM SUBTOTAL Function_num Hàm tính toán Tính toán giá trị ẩn (bằng Không tính toán giá trị ẩn (bằng Hide) Hide) 101 AVERAGE 102 COUNT 103 COUNTA 104 MAX 105 MIN 106 PRODUCT 1 07 STDEV