Giải pháp thực hiện việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002 (1996) sang hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 (2000) tại Công ty Cơ khí Hà Nội.DOC

Giải pháp thực hiện việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002 (1996) sang hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 (2000) tại Công ty Cơ khí Hà Nội

Lời mở đầu

Trong tình hình toàn cầu hoá thị trờng và tự do hoá thơng mại hiện nay, một quốc gia muốn phát triển kinh tế với tốc độ nhanh và bền vững không còn cách nào tốt hơn là phát triển theo chiều sâu coi trọng yếu tố chất lợng Một doanh nghiệp, để có thể đứng vững, tồn tại và phát triển thì phải u tiên vấn đề "chất lợng" lên hàng đầu, chất lợng sản phẩm quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trên thơng trờng.

Ngành cơ khí chế tạo là ngành kinh tế kỹ thuật quan trọng tạo ra năng lực mới, là nguồn động lực và công cụ chủ lực tạo ra tiến bộ của mỗi quốc gia Trong sự nghiệp phát triển kỹ thuật, Đảng ta luôn coi Cơ khí là ngành trọng yếu Để thực hiện đợc mục tiêu của Đảng đề ra "đến năm 2020 đa nớc ta về cơ bản trở thành một nớc công nghiệp" thì ngành Cơ khí trong nớc phải đủ năng lực sản xuất đợc phần lớn thiết bị, máy móc cung cấp cho nền kinh tế quốc dân Chất l -ợng sản phẩm của ngành là cực kỳ quan trọng, góp phần thực hiện thắng lợi công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nớc, đi tắt đón đầu đa nền kinh tế nớc ta lên một tầm cao mới.

Hiện nay, tình trạng thiết bị của ngành cơ khí nớc ta đã quá cũ kỹ, công nghệ lạc hậu đi sau thế giới hàng chục năm Sản phẩm của ngành rất khó có thể đáp ứng đợc một cách đầy đủ cho ngành kinh tế trong nớc cũng nh trên thị trờng quốc tế.

Bên cạnh đó, năm 2002 hiệp định AFTA sẽ bắt đầu có hiệu lực đối với các nớc thành viên trong khối ASEAN Khi đó sản phẩm cơ khí nớc ta sẽ phải cạnh tranh với những sản phẩm cơ khí của cá nớc thành viên ngay tại thị trờng Việt Nam.

Xuất phát từ thực tiễn đó, em chọn đề tài: Giải pháp thực hiện việc“Giải pháp thực hiện việc

chuyển đổi hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002 (1996) sanghệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 (2000) tại Công ty Cơkhí Hà Nội” làm chuyên đề tốt nghiệp.

Chất lợng và quản lý chất lợng là những vấn đề rộng lớn, phức tạp liên quan đến nhiều yếu tố Trong khuôn khổ thời gian và mức độ nhất định của một chuyên đề thực tập tốt nghiệp, đề tài của em chỉ tập trung nghiên cứu ở góc đọc Theo đó, những vấn đề liên quan đến quản lý chất lợng sẽ đợc khai thác ở mức độ cần thiết để làm rõ nội dung nghiên cứu chủ yếu của đề tài.

Mặc dù thời gian thực tập thực tế, năng lực của em có hạn kinh nghiệm thực tiễn bản thân cha có,nhng với mong muốn góp phần nhỏ bé “Giải pháp thực hiện việctuỳ theo sức mình” vào công cuộc xây dựng phát triển đất nớc cũng nh công tác quản lý chất lợng của Công ty, em xin mạnh dạn đa ra giải pháp nhằm chyển đổi hệ thống quản lý chất lợng của Công ty.

Ngoài mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục các tài liệu tham khảo, chuyên đề gồm những nội dung cơ bản sau:

Phần thứ nhất:Một số vấn vấn đề lý luận cơ bản về chất lợng và quản lý chất

Phần thứ hai: Thực trạng của công tác xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý

chất lợng ISO 9002 tại Công ty Cơ khí Hà Nội.

Phần thứ ba: Giải pháp nhằm thực hiện việc chuyển đổi hệ thống quản lý

chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002 (1996) sang hệ thống quảnlý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 (2000).

Phần thứ nhất

Một số vấn đề lý luận cơ bản về chất lợng và quản lý chất lợng.

I Khái quát về chất lợng.

1 Chất lợng và đặc điểm của chất lợng.

1.1 Khái niệm về chất lợng.

Chất lợng là một khái niệm rất quen thuộc với con ngời, tuy nhiên khái niệm này lại đợc hiểu theo nhiều cách khác nhau, tuỳ thuộc từng ngời, từng hoàn cảnh cụ thể.

Theo Karl Marx: “Giải pháp thực hiện việcNgời tiêu dùng mua hàng hóa không phải là vì hàng hóa có giá trị mà là vì hàng hóa có giá trị sử dụng thoả mãn những mục đích xác định” Từ đó cho thấy chất lợng là thớc đo mức độ hữu ích của giá trị sử dụng biểu thị trình độ sử dụng của hàng hóa.

Xuất phát từ quan điểm của Karl Marx, các nhà kinh tế học XHCN trớc đây và những nhà kinh tế học của các nớc TBCN trong những năm 30 của thế kỷ 20 đã đa ra nhiều định nghĩa tơng tự Các định nghĩa của họ đứng trên quan điểm của các nhà sản xuất Họ cho rằng: “Giải pháp thực hiện việcChất lợng sản phẩm là đặc tính kinh tế kỹ thuật nội tại, phản ánh giá trị sử dụng và chức năng của sản phẩm đó đáp ứng đ-ợc nhu cầu định trớc cho nó trong những điều kiện nhất định về kinh tế xã hội và các đặc tính kinh tế kỹ thuật đó đợc phản ánh qua các tiêu chuẩn, các quy định”.

Nh vậy, sản phẩm có chất lợng là sản phẩm làm đúng các tiêu chuẩn, quy định Nhà sản xuất sẽ dễ dàng đánh giá sản phẩm nào đạt tiêu chuẩn, sản phẩm

nào không đạt tiêu chuẩn để có biện pháp phòng ngừa, nhng điều này lại cản trở việc cải tiến chất lợng làm cho chất lợng sản phẩm luôn bị lạc hậu so với thực tế, chất lợng sản phẩm tách ra khỏi ngời sử dụng.

Đứng về phía khách hàng - ngời tiêu dùng - lại có một số quan điểm sau:  Theo tổ chức kiểm tra chất lợng Châu Âu: “Giải pháp thực hiện việcchất lợng sản phẩm là mức

độ mà sản phẩm ấy đáp ứng đợc nhu cầu của ngời sử dụng”.

 Theo tiêu chuẩn AFNOR 50 - 109 của Pháp: “Giải pháp thực hiện việcchất lợng sản phẩm là năng lực của một sản phẩm hoặc một dịch vụ thoả nãm những nhu cầu của ngời sử dụng”.

 Theo Joseph M.Juran: “Giải pháp thực hiện việcchất lợng sản phẩm là sự thoả nãm nhu cầu thị trờng với chi phí thấp nhất”.

 Theo cơ quan kiểm tra chất lợng sản phẩm của Mỹ: “Giải pháp thực hiện việcchất lợng sản phẩm là toàn bộ đặc tính và đặc trng của một sản phẩm và dịch vụ nhằm thoả nãm những nhu cầu đã đặt ra”.

 Theo Philip B.Crosby: “Giải pháp thực hiện việcchất lợng có nghĩa là phù hợp với yêu cầu đòi hỏi do nhà quản trị đặt ra”.

Cách đánh giá chất lợng sản phẩm theo quan điểm ngời tiêu dùng không căn cứ vào tiêu chuẩn mà dựa vào độ thoả nãm của ngời tiêu dùng Điều này làm cho chất lợng sản phẩm dễ “Giải pháp thực hiện việctiếp cận” với nhu cầu ngời tiêu dùng nhng lại gây khó khăn cho nhà sản xuất trong việc đánh giá sản phẩm có đạt chất lợng hay không.

Nh vậy, tuỳ theo đối tợng sử dụng, khái niệm “Giải pháp thực hiện việcchất lợng” có ý nghĩa khác nhau Ngời sản xuất coi chất lợng là điều họ cần làm để đáp ứng các quy định và yêu cầu do khách hàng đề ra để đợc khách hàng chấp nhận Đối với khách hàng, chất lợng là sự thỏa mãn mà họ đạt đớc so với mong muốn (hay đặc tính sử dụng mà sản phẩm mang lại so với mong muốn) Nếu chúng ta cố gắng lợng hoá chất lợng thì có thể biểu hiện qua công thức:

Q = P/E Trong đó: Q : chất lợng sản phẩm P : đặc tính sử dụng E : độ mong đợi.

Đối với khách hàng, chất lợng sản phẩm còn so sánh với chất lợng sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh và đi kèm các yếu tố chi phí, giá cả, đồng thời do nền văn hoá trên thế giới khác nhau nên cách hiểu chất lợng sản phẩm của khách hàng cũng khác nhau.

Nhằm đa ra một cách nhìn đúng đắn, hợp lý hơn vê “Giải pháp thực hiện việcchất lợng”, tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO trong tiêu chuẩn ISO 8402 : 1994 đã đa ra định nghĩa chất lợng nh sau:

“Giải pháp thực hiện việcChất lợng là toàn thể những đặc tính của một thực thể có thể đáp ứng đợc những nhu cầu đã định và những nhu cầu phát sinh”.

Trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 : 2000 đã định nghĩa lại:

“Giải pháp thực hiện việcChất lợng là mức độ của một tập hợp các đặc trng để phân biệt vốn có đáp ứng các nhu cầu hay mong đợi đã đợc công bố, ngầm hiểu chung hay bắt buộc”.

Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lờng - Chất lợng Việt Nam đã đa ra định nghĩa: “Giải pháp thực hiện việcChất lợng của một sản phẩm nào đó là sự phù hợp với tất cả các tính chất biểu thị giá trị sử dụng phù hợp với nhu cầu xã hội trong điều kiện kinh tế xã hội

nhất định, bảo đảm yêu cầu của ngời sử dụng nhng cũng bảo đảm các tiêu chuẩn thiết kế và khả năng sản xuất của từng nớc” (TCVN_5814 : 1992).

1.2 Đặc điểm của chất lợng.

Từ các quan điểm trên, đặc điểm là từ định nghĩa của ISO, có thể rút ra một số đặc điểm về chất lợng nh sau:

Thứ nhất: Chất lợng đợc đo bởi sự thoả mãn nhu cầu Nếu có một lý do

nào đó ma sản phẩm không đợc chấp nhận thì đó đợc coi là sản phẩm có chất l-ợng kém, cho dù trình độ công nghệ để chế tạo sản phẩm đó có thể rất hiện đại Đây có thể coi là cơ sở để các nhà quản trị định ra chính sách, chiến lợc kinh doanh của mình.

Thứ hai: Do chất lợng đợc đo bởi sự thoả mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn

luôn biến động nên chất lợng cũng biến động theo thời gian, không gian, điều kiện sử dụng.

Thứ ba: Khi đánh giá chất lợng của một đối tợng, ta phải xét và chỉ xét

đến mọi định tính của đối tợng có liên quan đến sự thoả mãn nhng nhu cầu cụ thể Các nhu cầu này không chỉ từ phía khách hàng mà còn từ các bên có liên quan.

Th t: Nhu cầu có thể đợc công bố rõ ràng dới dạng các quy định, tiêu

chuẩn nhng cũng có nhng nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng Ngời sử dụng chỉ có thể cảm nhận chúng hoặc có khi chỉ phát hiện chúng trong quá trình sử dụng.

Thứ năm: Chất lợng không phải chỉ là thuộc tính của sản phẩm hàng hoá

mà còn có thể áp dụng cho một hệ thống, một quá trình.

Tuy nhiên những đặc trng trên mới chỉ phản ánh chất lợng theo nghĩa hẹp Khi nói đến chất lợng, chúng ta không thể bỏ qua các yếu tố giá cả và dịch vụ sau bán hàng, việc giao hàng đúng lúc, đúng chỗ Đó là những yếu tố mà khách hàng nào cũng quan tâm sau khi thấy sản phẩm mà họ định mua thoả nãm nhu cầu của họ Kết hợp các yêu tố đó, ta có khái niệm “Giải pháp thực hiện việcchất lợng toàn diện” (Total Quality)

Thoả mãn nhu cầu

Hình 1 Các yếu tố của “chất lợng toàn diện”.

2.Quá trình hình thành chất lợng sản phẩm.

Chất lợng sản phẩm không chỉ đợc hình thành trong sản xuất mà nó là kết quả của nhiều quy trình liên tục từ khâu nghiên cứu thị trờng, thiết kế sản phẩm cho đến sử dụng và sau sử dụng sản phẩm Những giai đoạn này nối tiếp nhau, có quan hệ chặt chẽ, gọi là quá trình hình thành chất lợng sản phẩm

Giao hàng

Dịch vụ

Giá cả

Hình 2 Quá trình hình thành chất lợng sản phẩm.

ở mỗi quy trình trên đều phải chú trọng công tác quản lý chất lợng, có nh vậy mới đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm đến cùng Đồng thời phải chú trọng việc cải tiến, nâng cao chất lợng sản phẩm không ngừng để chất lợng sản phẩm ở quá trình sau cao hơn ở quá trình trớc.

3 Các yếu tố ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm.

Chất lợng sản phẩm chịu ảnh hởng bởi nhiều yếu tố khác nhau Ta có thể chia các yếu tố đó ra làm hai nhóm: nhóm yếu tố bên ngoài và nhóm yếu tố bên trong.

3.1 Nhóm yếu tố bên ngoài.

Tình hình thị trờng: Đây là nhóm yếu tố có tác động quyết định định

h-ớng của sản phẩm ở thị trờng này sản phẩm có thể đợc đánh giá là có chất lợng cao nhng lại không đợc đánh giá nh vậy ở thị trớng khác Quy luật của nền kinh tế thị trờng đó là: Bán cái thị trờng cần chứ không bán cái mà mình có Vì thế đòi hỏi doanh nghiệp phải đa ra từng loại sản phẩm phù hợp với từng loại thị

Tiến bộ khoa học - công nghệ: Ngày nay khoa học công nghệ phát triển

nh vũ bão, những phát minh mới liên tục ra đời nhằm phục vụ cho sản xuất và đời sống Sự tiến bộ của khoa học công nghệ đã đem lại những loại máy móc thiết bị hiện đại hơn, những quy trình sản xuất tinh vi hơn, hiệu quả hơn và chất lợng sản phẩm đem lại cũng cao hơn Tuy nhiên, trình độ chất lợng sản phẩm đạt đợc không thể vợt quá trình độ khoa học công nghệ trong từng thời kỳ; vì vậy tiến bộ khoa học công nghệ vừa là cơ sở tạo động lực thúc đẩy chất lợng nhng cũng là giới hạn của chất lợng sản phẩm.

Cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nớc: Chính sách vĩ mô tạo ra hành lang

pháp lý cho mọi hoạt động của doanh nghiệp Nếu chính sách vĩ mô đảm bảo phù hợp quy luật chung và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thì sẽ thúc đẩy tốt hơn sự phát triển của doanh nghiệp đồng thời thúc đẩy việc nâng cao chất lợng sản phẩm Ngợc lại, chính sách vĩ mô nếu không phù hợp sẽ làm suy giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói chung và chất lợng sản phẩm nói riêng.

Các yếu tố về phong tục tập quán, văn hoá, thói quen tiêu dùng: Các

yếu tố này sẽ ảnh hởng tới quan niệm của khách hàng về độ thoat mãn ma sản phẩm mang lại cho họ, từ đó ảnh hởng tới quan điểm của họ về chất lợng sản phẩm là cao hay thấp Tại những khu vực khác nhau về điều kiện địa lý, về điều kiện tự nhiên, điều kiện cuộc sống thì phong tục tập quán, thói quen tiêu dùng cũng khác nhau do đó quan niệm về chất lợng sản phẩm cũng khác nhau Mỗi khi thâm nhập vào một thị trờng nào đó, thì đây là yếu tố mà doanh nghiệp không thể không nghiên cứu để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của ngời tiêu dùng.

Đối với nhóm yếu tố bên ngoài, doanh nghiệp không thể thay đổi đợc, do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự thích ứng để có thể tồn tại Doanh nghiệp phải nghiên cứu thật kỹ các yếu tố bên ngoài, tìm ra quy luật vận động để sản phẩm luôn luôn có chất lợng cao, khẳng định vị trí và uy tín của mình trên thị tr-ờng.

3.2 Nhóm yếu tố bên trong.

Tập hợp các nhóm yếu tố bên trong doanh nghiệp cho ta một quy tắc gọi là quy tắc 4M Bao gồm:

Nguyên vật liệu (Marterial): Nguyên vật liệu đợc phản ánh trong cấu tạo

của sản phẩm Về mặt giá trị, giá trị của nguyên vật liệu đợc chuyển hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm Về mặt chất lợng, nguyên vật liệu là cơ sở vật chất để tạo nên chất lợng sản phẩm Không thể có sản phẩm có chất lợng cao từ nguyên vật liệu có chất lợng tồi Vì vậy cần phải tổ chức tốt công tác mua, bảo quản và cung ứng nguyên vật liệu để đảm bảo có nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất với chất lợng tối u - nghĩa là chất lợng nguyên vật liệu tốt nhất có thể trong điều kiện cho phép của doanh nghiệp

Công nghệ - kỹ thuật - máy móc thiết bị (Machines): Công nghệ càng

hiện đại, máy móc càng tiên tiến thì càng cho phép tạo ra sản phẩm có chất lợng

nghệ lạc hậu, máy móc thiết bị cũ kỹ thì sản phẩm không thể có chất lợng cao Từ đó đòi hỏi các nhà quản trị phải có kế hoạch cụ thể trong việc đổi mới công nghệ, hiện đại hoá máy móc, thiết bị.

Con ngời - Lao động (Men): Ngày nay, yếu tố con ngời có vai trò ngày

càng quan trọng hơn trong sản xuất kinh doanh Con ngời la yếu tố chủ động, nắm bắt công nghệ, vận hành máy móc Trình độ của ngời lao động cang cao thì việc làm chủ công nghệ, máy móc, thiết bị cũng tốt hơn tạo điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm Ngợc lại, trình độ của ngời lao động kém, việc tiếp thu tiến bộ khoa học trở nên khó khăn, không làm chủ đợc máy móc, thiết bị thì cho dù có trang bị máy móc hiện đại, sản phẩm làm ra cũng không thể có chất lợng cao đợc.

Trình độ - Phơng pháp tổ chức, quản trị doanh nghiệp (Methods):

- Trình độ tổ chức lao động - Trình độ tổ chức quản lý.

- Trình độ kiểm tra chất lợng sản phẩm.

- Trình độ tổ chức việc tiêu thụ, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu

Trình độ tổ chức quản trị doanh nghiệp tác động không nhỏ đến trình độ chất lợng sản phẩm đạt đợc Trình độ tổ chức - quản trị càng cao, phơng pháp quản trị càng thích hợp sẽ kết hợp các nguồn lực một cách hài hoà hơn, làm cho bộ máy sản xuất vận hành tốt hơn, từ đó chất lợng sản phẩm tạo ra cũng cao hơn Ngợc lại trình độ tổ chức quản trị kém sẽ không kết hợp tốt các nguồn lực vì mục tiêu chung, do đó chất lợng sản phẩm sẽ suy giảm.

Hình 3: Quy tắc 4M.

4 Vai trò của chất lợng sản phẩm.

Có lẽ không ai có thể phủ nhận vai trò quan trọng của chất lợng sản phẩm trong nền kinh tế cạnh tranh và đang toàn cầu hoá này.

4.2 Đứng về phía doanh nghiệp.

Chất lợng sản phẩm chính là uy tín, là sự sống còn của doanh nghiệp Doanh nghiệp sản xuất ra nhữnh sản phẩm có chất lợng cao với giá cả hợp lý thì sẽ đợc ngời tiêu dùng chấp nhận một cách rộng rãi, sản phẩm sẽ đợc tiêu phụ nhanh chóng, thị phần đợc mở rộng, uy tín đợc nâng cao Có thể nói rằng chất lợng sản phẩm luôn đi cùng với danh tiếng của doanh nghiệp.

4.3 Đứng về phía ngời tiêu dùng

Với giới hạn tiêu dùng là khả năng chi trả của mình,ngời tiêu dùng bao giờ cũng tìm cho minh nhữnh sản phẩm có chầt lợng cao nhất có thể Với nhiều ngời tiêu dùng thì ngày nay chất lợng không đơn thuần chỉ là độ bền mà còn là tính năng sử dụng, là tính an toàn, tính thẩm mỹ Sản phẩm nào thoả mãn các yêu cầu của ngời tiêu dùng thì sản phẩm đó có chất lợng Có nghĩa là sản có chất l-ợng cao sẽ đem lại cho ngời tiêu dùng sự an toàn, tiện lợi trong sở dụng và tiết kiệm tối đa chi phí sử dụng.

4.4 Đối với nền kinh tế.

Một nền kinh tế mà liên tục sản xuất ra những sản phẩm có chất lợng cao thì đó là nền kinh tế phát triển Những sản phẩm đó sẽ góp phần thúc đẩy nền kinh tế tăng trởng, lập nên một hàng rào phi thuế quan chống lại sự cạnh tranh của hàng ngoại nhập Với những sản phẩm có chất lợng cao sẽ góp phần tiết kiệm chi phí sử trong dụng, tiết kiệm đợc chi phí xã hội, làm giàu cho nền kinh tế quốc dân.

5 Các phơng hớng nâng cao chất lợng sản phẩm

Qua việc phân tích các nhân tố ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm, chúng ta nhận thấy rằng, có hai phơng hớng chủ yếu nâng cao chất lợng sản phẩm Đó là phơng hớng tác động vào các yếu tố bên ngoài và phơng hớng tác động vào các yếu tố bên trong.

5.1 Phơng hớng tác động vào các yếu tố bên ngoài.

Có thể khẳng định rằng đây là việc làm cần thiết của Chính phủ Bởi vì đối với bản thân các doanh nghiệp tham gia sản xuất kinh doanh trên thị trờng thì họ chỉ có thể tìm cách thích nghi với môi trờng bên ngoài mà thôi Vì vậy, đòi hỏi Nhà nớc phải có những chính sách, giải pháp hợp lý để tạo ra môi trờng kinh doanh thuận lợi, thúc đẩy sự phát triển của khoa học kỹ thuật, thúc đẩy sự đi lên của nền kinh tế để các doanh nghiệp tham gia trong nền kinh tế có điều kiện sản xuất ra những sản phẩm chất lợng cao, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu Tuy nhiên, trong khi tìm cách thích nghi với các yếu tố bên ngoài của môi trờng kinh doanh thì các doanh nghiệp cũng cần có sự tác động ngợc lại đối với môi trờng kinh doanh, đó là việc đa ra các kiến nghị với Nhà nớc về những điều cha phù hợp trong chính sách vĩ mô mà có ảnh hởng xấu đến quá trình sản xuất kinh doanh nói chung và việc duy trì, cải tiến chất lợng sản phẩm nói riêng.

Điều này giúp Nhà nớc có những thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lợng sản phẩm Có thể nói đây là mối liên hệ biện chứng, tác động qua lại lẫn nhau giữa lý luận và thực tiễn

5.2 Phơng hớng tác động vào các nhân tố bên trong.

Đây là việc làm chính của các doanh nghiệp Để nâng cao chất lợng sản phẩm, ngoài việc thích nghi tốt với môi trờng kinh doanh thì việc các doanh nghiệp cần làm là nắm bắt và vận dụng thật tốt quy tắc 4M đã nêu trên vào điều kiện thực tế tại doanh nghiệp mình Mỗi doanh nghiệp có cách làm khác nhau tuỳ thuộc điều kiện khác nhau: Có doanh nghiệp chọn cách tác động vào nguyên vật liệu (Materials), hoặc tác động vào máy móc thiết bị (Machines ); có doanh nghiệp lại chọn cách tác động vào yếu tố con ngời hoặc cũng có thể tác động vào phơng pháp quản lý (Methos).

Nếu doanh nghiệp chọn cách tác động vào nguyên liệu, thì cần phải ghi nhớ một điều là: “Giải pháp thực hiện việcKhông thể có những sản phẩm tốt từ những nguyên vật liệu tồi”, do vậy khi chọn mua nguyên vật liệu cần phải chọn những nguyên vật liệu “Giải pháp thực hiện việctối u”, nghĩa là đáp ứng tốt nhu cầu của sản xuất, làm ra những sản phẩm có chất lợng cao nhất trong điều kiện cho phép Có thể nói rằng tác động vào nguyên liệu bằng cách nghiên cứu để thay thế, sử dụng nguyên vật liệu đúng ph-ơng pháp, đúng kỹ thuật là điều có thể làm trớc tiên để nâng cao chất lợng sản phẩm trong khi doanh nghiệp cha có điều kiện thực hiện các phơng pháp khác.

Nếu doanh nghiệp chọn các tác động vào máy móc - Thiết bị thì cần có sự đầu t trang bị dây truyền công nghệ hiện đại Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có điều kiện đầu t cho máy móc - thiết bị một cách thờng xuyên, liên tục vì điều kiện này đòi hỏi một nguồn lực tài chính rất lớn Doanh nghiệp phải sản xuất - kinh doanh thực sự có lãi, thu hồi vốn nhanh, khấu hao đầy đủ thì mới có thể đảm bảo đợc nguồn tài chính cho đầu t vào máy móc -thiết bị, hiện đại hoá công nghệ sản xuất nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm

Khi đã hiện đại hoá máy móc - thiết bị nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm thì không thể không nhắc tới yếu tố con ngời Mỗi doanh nghiệp cần duy trì và liên tục đầu t phát triển một đội ngũ lao động vững vàng về kiến thức chuyên môn và giàu kinh nghiệp thực tế để có thể làm chủ máy móc công nghệ, làm ra những sản phẩm chất lợng cao, đáp ứng tốt những nhu cầu thị trờng.Và ngày nay, đầu t phát triển yếu tố con ngời thực sự là một phơng hớng đầu t chiến lợc của mọi nền kiểm tra nói chung và của doanh nghiệp nói riêng.

Có nguyên vật liệu tốt, có máy móc thiết bị hiện đại, có đội ngũ lao động lành nghề nhng cần phải có sự phối kết hợp giữa các yếu tố đó một cách nhuần nhuyễn, nhằm đạt đợc mục tiêu kinh doanh và mục tiêu chất lợng đã đề ra.Vì vậy đòi hỏi phải có phơng pháp quản lý sản xuất kinh doanh và quản lý chất lợng thật tốt để tạo ra những sản phẩm có chất lợng phù hợp nhu cầu ngời tiêu dùng, áp dụng một phơng pháp quản lý chất lợng khoa học, một hệ thống quản lý chất

lợng tiên tiến, hiện đại đó cũng là một điều cần thiết trong quá trình phấn đấu nâng cao chất lợng sản phẩm của mỗi doanh nghiệp.

Vì vậy, cần ghi nhớ rằng các yếu tố trong quy tắc 4M không tách rời nhau hoàn toàn mà chúng có tác động ảnh hởng qua lại lẫn nhau Trong quá trình phấn đấu nâng cao chất lợng sản phẩm không thể chỉ vì tập trung vào một yếu tố này mà bỏ qua các yếu tố còn lại.

II Một số vấn đề cơ bản về quản lý chất lợng sản phẩm.1 Sơ lợc quá trình hình thành và phát triển của quản lý chất lợng.

S phát triển của quản lý chất lợng trên thế giới trong giai đoạn sản xuất nhỏ thì vấn đề từ vật t đến sản xuất đều do một nhóm ngời là ông chủ, do sản xuất nhỏ nên nhu cầu thị trờng không lớn nên vấn đề chất lợng sản phẩm cha đợc đặt nên một cách nghiêm túc.

Sự phát triển của quản lý chất lợng trên thế giới trong giai đoạn sản xuất t bản thì do nhu cầu thị trờng thay đổi đã có những bộ phận chuyên trách từ khâu thiết kế đến quản lý điều hành sản xuất, lo lắng mối quan hệ giữa sản xuất và thị trờng Chất lợng sản phẩm đợc quan tâm một cách thích đáng Sau đó do phân công lao động xã hội nên vấn đề năng suất lao động gắn liền với chất lợng thì công tác quản lý chất lợng đợc chú ý hơn Đồng thời nhờ đợc chuyên môn hoá trong sản xuất và quản lý nên đội ngũ làm công tác quản lý chất lợng ngày càng đông đảo và khoa học quản lý chất lợng ra đời.

Quản lý chất lợng ở nớc ta trong giai đoạn trớc năm 1986, tình hình chất l-ợng rất kém, bấp bênh không ổn định do chúng ta thực hiện công tác kế hoạch hoá những điều kiện để thực hiện kế hoạch lại không có nên năng suất chất lợng kém Đồng thời do chúng ta chạy theo số lợng với mục đích hoàn thành kế hoạch nên ít chú ý tới chất lợng.

Trong giai đoạn hiện nay chúng ta có quyết định QĐ159TTg ban hành năm 1973 về quản lý chất lợng cùng với văn bản này chúng ta có hai văn bản về tiêu chuẩn hoá là nghị định 123 và quyết định 290 ban hành năm 1974 Do vậy chúng ta đã đạt đợc một số kết quả là:

Hình thành và phát triển tiêu chuẩn hoá - Đo lờng - Thanh tra kiểm trachất lợng.

Đẩy mạnh đợc hoạt động, thanh tra, kiểm tra nhà nớc về chất lợng, hìnhthành hoạt động mơi ở Việt Nam nh đăng ký chất lợng.

Quản lý chất lợng ở nớc ta từ năm 1987 đến nay, đất nớc ta chuyển sang một giai đoạn mới của sự phát triển: giai đoạn xây dựng nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng XNCH Tình hình mới đòi hỏi phải kịp thời thay đổi nội dung và phơng thức tiến hành quản lý chất lợng của nớc ta.

Trong thời kỳ này chúng ta có một số văn bản mới về quản lý chất lợng: - Chỉ thị 222HĐBT ban hành năm 1988: Chỉ thị này còn nhiều hạn chế - Pháp lệnh chất lợng hàng hoá ban hành 1990: Khắc phục đợc hạn chế

Chỉ thị 222 có 4 biện pháp điều khiển chất lợng, thanh tra xử lý, cải tiến hệ thống tiêu chuẩn, tiến hành công tác đánh giá và công nhận phòng thử nghiệm.

Pháp lệnh về chất lợng hàng hoá: Quy tránh nhiệm của doanh nghiệp tới đâu, của Nhà nớc tới đâu, trách nhiệm của ngời sản xuất, ngời lu thông, phân phối tới đâu.

Ban hành TCVN hình thành cơ sở nghiên cứu và áp dụng trong thời kỳ này chúng ta là thành viên và tham gia chính thức vào tổ chức ISO 9000 vào năm 1986.

2 Khái niệm của quản trị chất lợng.

2.1 Những nhận thức còn tồn tại.

Các doanh nghiệp khi sản xuất sản phẩm bán ra thị trờng thờng lấy chỉ tiêu lợi nhuận là chỉ tiêu quan trọng nhất mà không chú ý tới lợi ích của khách hàng Các doanh nghiệp chú ý tơi chất lợng mà thờng chạy theo số lợng, không quan tâm tới việc cải tiến chất lợng đồng thời cho việc quản lý chất lợng bằng biện pháp kiểm tra Mặt khác, các nhà lãnh đạo cho rằng việc nâng cao chất lợng sản phẩm bằng việc cải tiến trang thiết bị công nghệ

2.2 Đổi mới nhận thức về quản lý chất lợng.

Các yêu cầu trong quản lý chất l ợng.

Trong nền kinh tế thị trờng chất lợng đợc coi là vấn đề có tầm quan trọng hàng đầu, vừa là chiến lợc của sự phát triển vừa là vấn đề tổng hợp phức tạp cần đợc lu tâm và xử lý hàng ngày trong việc kết hợp hài hoà các biện pháp khoa học kỹ thuật, công nghệ, kinh tế, xã hội, hành chính tổ chức và giáo dục t tởng đạo đức Trong quản lý chất lợng thì vấn đề đầu tiên cần đợc quan tâm đến là vấn đề con ngời và các cơ chế cần thiết để đảm bảo và cải tiến chất lợng, khi xem xét tới vấn đề chất lợng cần chú ý kết hợp các yếu tố truyền thống và hiện đại, các kinh nghiệm trong nớc và nớc ngoài đối với viêc đổi mới quản lý chất lợng Việc đổi mới quản lý chất lợng cần đảm bảo tính sống động, linh hoạt để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng coi việc phòng ngừa làm chính để đảm bảo chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp ngày càng đợc nâng cao.

Đổi mới nhận thức về quản lý chất lợng - các quan niệm về quản lý chất l-ợng.

Đã từ lâu, chất lợng sản phẩm đợc xác định là đối tợng quản lý của doanh nghiệp của nền kinh tế quốc dân Để đảm bảo và nâng cao chất lợng là trách nhiệm của doanh nghiệp nhng Nhà nớc sẽ phải ban hành và kiểm tra tiêu chuẩn cấp Nhà nớc thông qua việc áp dụng các biện pháp đăng ký chất lợng, ngăn cấm sản xuất hàng giả Ngày 27/12/1990 Nhà nớc ban hành pháp lệnh về chất lợng hàng hoá Khi chuyển sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc dẫn đến tất yếu khách quan phải đổi mới về quản lý chất lợng.

Theo quan điểm mới hiện đang tồn tại nhng định nghĩa khác nhau về quản trị chất lợng Có thể nêu một số quan điểm nh sau:

Tại Anh: Quản lý chất lợng sản phẩm là ứng dụng các biện pháp, thủ tục,

kiến thức khoa học kỹ thuật nhằm đảm bảo cho các sản phẩm đang hoặc sẽ sản xuất phù hợp với thiết kế, với yêu cầu trong hợp đồng kinh tế bằng con đờng hiệu quả nhất, kinh tế nhất.

Tại Mỹ: Quản lý chất lợng sản phẩm là một hệ thống hoạt động tốt nhất,

kinh tế nhất của những bộ phận khác nhau trong một đơn vị kinh tế, chịu trách nhiệm triển khai các thông số chất lợng, duy trì mức chất lợng, đã đạt và nâng cao nó nhằm đảm bảo sản xuất và sản xuất một cách kinh tế nhất và bao giờ cũng thoả mãn nhu cầu thị trờng.

Tại Nhật: Quản lý chất lợng sản phẩm nghĩa là nghiên cứu, thiết kế, triển

khai sản xuất và bảo dỡng sản phẩm có chất lợng, sản phẩm phải kinh tế nhất, có ích nhất và bao giờ cũng thoả mãn nhu cầu ngời tiêu dùng.

Theo ISO 9000 : 2000: Quản lý chất lợng là các hoạt động có phối họp để

định hớng và kiểm soát một tổ chức về chất lợng Trong đó tổ chức ở đây đợc hiểu là nhóm ngời và phơng tiện có sự sắp xếp bố trí trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ

Nhng tựu chung lại thì: Quản trị chất lợng có tính thống nhất, đồng bộ, mục đích của quản lý chất lợng là đảm bảo và nâng cao chất lợng sản phẩm và dịch vụ trong suốt chu kỳ sống của sản phẩm nhằm thoả mãn nhu cầu của ngời tiêu dùng.

Nh vậy đối với nớc ta quan niệm đổi mới quản lý chất lợng thể hiện ở những nội dung sau:

Đảm bảo và nâng cao chất lợng là trách nhiệm của mọi ngời mọi bộ phận trong doanh nghiệp đồng thời quản lý chất lợng là quản lý toàn bộ quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm để làm sao sản phẩm và dịch vụ đến tay ngời tiêu dùng một cách tốt nhất, hiệu quả và thoả mãn nhất.

3 Nguyên tắc của quản lý chất lợng

Nguyên tắc 1: Định hớng khách hàng.

Chất lợng sản phẩm và dịch vụ do khách hàng xem xét, quyết định Các chỉ tiêu chất lợng sản phẩm và dịch vụ mang lại giá trị cho khách hàng và làm cho khách hàng thoả mãn, a chuộng phải là trọng tâm của hệ thống quản lý Doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng của mình vì thế không những chỉ đáp ứng mà còn phấn đấu đạt cao hơn sự mong đợi của khách hàng

Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo.

Vai trò của ngời lãnh đạo rất quan trọng Họ phải thiết lập đợc sự thống nhất đồng bộ giữa mục đích, đờng lối, môi trờng nội bộ doanh nghiệp Lãnh đạo vừa là ngời có tầm nhìn chiến lợc cao, chỉ đạo, tham gia xây dựng hệ thống, huy động đợc sức mạnh tổng hợp của mọi thành viên vừa phải là ngời biết lắng nghe ý kiến đóng góp, công nhận sự cống hiến, sức sáng tạo của mọi thành viên trong công việc.

Nguyên tắc 3: Phát triển nội lực.

Huy động ngồn nhân lực đây là cội rễ của doanh nghiệp, việc huy động con ngời một cách đầy đủ sẽ tạo cho họ kiến thức và kinh nghiệm để sử dụng vì lợi ích của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 4: Phơng pháp quá trình.

Chất lợng sản phẩm đợc hình thành trong suốt quá trình sản xuất Chính vì vậy, quản lý chất lợng một cách hiệu quả là phải tìm tòi, phát hiện và tác động vào những yếu tố ảnh hởng tới kết quả của toàn bộ quá trình đó.

Nguyên tắc 5: Tính hệ thống.

Không thể giải quyết bài toán chất lợng theo từng yếu tố tác động đến chất lợng một cách riêng lẻ mà phải xem xét toàn bộ các yếu tố tác động đến chất l -ợng một cách đồng bộ có hệ thống.

Nguyên tẵc 6: Cải tiến liên tục.

Cải tiến liên tục là mục tiêu đồng thời cũng là phơng pháp của mọi doanh nghiệp Trong cơ chế thị trờng, để duy trì vị trí tơng đối của mình trong các cuộc cạch tranh và muốn vợt lên phía trớc thì doanh nghiệp phải có tốc độ cải tiến nhanh hơn.

Nguyên tăc 7: Quyết định dựa trên sự kiện.

Mọi quyết định và hành động của hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh muốn có hiệu quả phải đợc xây dựng dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin Việc đánh giá phải đợc bắt nguồn từ chiến lợc của doanh nghiệp, các quá trình quan trọng, các yếu tố đầu vào và kết quả của các quá trình đó.

Nguyên tắc 8: Phát triển quan hệ hợp tác.

Các doanh nghiệp cần phải tạo dựng mối quan hệ nội bộ với bên ngoài doanh nghiệp để đạt đợc mục tiêu chung, trên cơ sở cùng có lợi Các bên quan hệ cần chú ý đến những yêu cầu quan trọng bảo đảm sự thành công của quan hệ, cách thức giao lu có sự thích ứng với điều kiện thay đổi.

Các nguyên tắc trên đây đã đợc vận dụng triệt để khi xây dựng các hình thức quản lý chất lợng hiện đại nh ISO 9000, TQM.

4 Chức năng của quản lý chất lợng.

Quản trị chất lợng chính là chất lợng của quản lý vì vậy nó là tập hợp của các chức năng quản lý Toàn bộ quá trình quản lý đợc mô tả trong “Giải pháp thực hiện việcVòng tròn chất lợng” (PDCA).

Hình 4: Vòng tròn quản lý chất lợng

P - Plan: Hoạch định chất lợng: Đây là giai đoạn đầu của quản lý chất

l-ợng Hoạt động này đợc chính xác, đầy đủ sẽ giúp định hớng tốt các yêu cầu hoạt động tiếp theo bởi vì tất cả các khâu sau phụ thuộc vào hoạch định chất l-ợng, nó là chức năng quan trọng nhất cần đợc u tiên hàng đầu hiện nay.

Action: A

Check: C

Plan: P

Do: D

Nội dung của hoạch định chất lợng là:

- Xác lập mục tiêu chất lợng tổng quát và chính sách chất lợng - Xác định khách hàng và nhu cầu của khách hàng.

- Phát triển đặc điểm của sản phẩm thoả mãn nhu cầu của khách hàng - Phát triển quá trình có khả năng tạo ra những đặc điểm của sản phẩm Hoạch định chất lợng cho phép:

- Định hớng phát triển chất lợng chung cho toàn doanh nghiệp theo một h-ớng thống nhất.

- Khai thác sử dụng có hiệu quả hơn các nguồn lực và tiềm năng trong dài hạn, góp phần giảm chi phí cho chất lợng.

- Giúp doanh nghiệp chủ động thâm nhập và mở rộng thị trờng.

- Tạo điều kiện nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị tr-ờng.

D - Do: Tổ chức thực hiện: Đây là quá trình điều khiển các hoạt động tác

nghiệp thông qua các hoạt động nhằm đảm bảo chất lợng theo đúng yêu cầu đã đề ra Nhiệm vụ và mục đích trong bớc này là:

- Đảm bảo mọi ngời thực hiện kế hoạch và thực hiện chúng một cách rõ ràng.

- Giải thích cho mọi ngời biết chính xác nhiệm vụ kế hoạch chất lợng cần thực hiện.

- Tổ chức chơng trình đào tạo, giáo dục đối với việc thực hiện kế hoạch - Cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết để kiểm soát chất lợng.

C - Check: Kiểm tra: Để đáp ứng mục tiêu kế hoạch đã đề ra thì trong tổ

chức thực hiện cần tiến hành hoạt động kiểm tra, kiểm soát chất lợng Kiểm tra chất lợng là hoạt động theo dõi, thu nhập, phát hiện và đánh giá những trục trặc, khuyết tật của quá trình, sản phẩm, dich vụ trong mọi khâu xuyên suốt chu kỳ sống của sản phẩm.

Những nhiệm vụ chủ yếu của kiểm tra chất lợng là:

- Đánh giá tình hình thực hiện chất lợng và xác định mức chất lợng thực tế của doanh nghiệp.

- So sánh mức chất lợng thực tế so với kế hoạch.

- Phân tích các thông tin về chất lợng làm cơ sở cho cải tiến chất lợng - Tiến hành các thông tin nhằm khắc phục các sai lệch đảm bảo đúng yêu cầu khi kiểm tra các kết quả thực hiện kế hoạch cần đánh giá hai vấn đề sau:

 Mức tuân thủ nghiêm túc kế hoạch đã vạch ra.

 Tính chính xác, đầy đủ và khả thi của bản thân kế hoạch.

Nếu mục tiêu không đạt đợc có ý nghĩa là 1 hoặc 2 điều kiện không thoả mãn Cần xác định rõ nguyên nhân để đa ra biện pháp thực hiện.

Thông thờng có hai loại kiểm tra là kiểm tra thờng kỳ, định kỳ và kiểm tra cuối cùng vào cuối năm kinh doanh Mục đích là:

- Xác định những hoạt động mà đảm bảo chất lợng có hiệu quả và xem xét

- Phát hiện những khách hàng nào không thực hiện tốt, những vấn đề nào xuất hiện bất ngờ.

- Tìm ra những vấn đề, yếu tố cần hoàn thiện trong chính sách, kế hoạch chất lợng của năm tới.

A - Action: Hoạt động điều chỉnh và cải tiến: Hoạt động này làm cho

các hoạt động của hệ thống doanh nghiệp có khả năng thực hiện đợc nhng tiêu chuẩn chất lợng, đồng thời đa ra chất lợng phù hợp với tình hình mới thoả mãn nhu cầu ở mức cao hơn.

Các công việc chủ yếu là:

- Xác định nhng đòi hỏi cụ thể về cải tiến chất lợng (CTCL) từ đó xây dựng các dự án CTCL.

- Cung cấp các nguồn lực cần thiết nh tài chính, kỹ thuật, lao động.

- Động viên, đào tạo và khuyến khích quá trình thực hiện dự án CTCL khi chỉ tiêu không phù hợp cần phân tích nguyên nhân thuộc về khách hàng hay quá trình tổ chức thực hiện khi tiến hành hoạt động cải tiến cần phân biệt rõ để loại trừ hậu quả và nguyên nhân của hậu quả, phải loại bỏ nhng nguyên nhân khi chúng còn đang ở dạng tiềm năng Quá trình cải tiến thực hiện theo các bơc sau:

 Thay đổi quá trình giảm khuyết tật  Thực hiện công nghệ mới.

 Phát triển sản phẩm mới, đa dạng hoá sản phẩm.

Yêu cầu đặt ra đối với CTCL là tiến hành cải tiến đặc điểm của sản phẩm, đặc điểm của quá trình nhằm giảm những sai sót trong thực hiện và giảm khuyết tật Mục tiêu của CTCL là nhằm đạt tới mức phù hợp hoàn toàn và phế phẩm bằng không.

5 Nội dung của quản lý chất lợng trong doanh nghiệp.

5.1 Quản lý chất lợng trong khâu thiết kế.

Đây là phân hệ đầu tiên trong quản lý chất lợng Những thông số kinh tế kỹ thuật thiết kế đã đợc phê chuần là tiêu chuẩn chất lợng quan trọng mà sản phẩm sản xuất ra phải tuân thủ Chất lợng thiết kế sẽ tác động trực tiếp tới chất l-ợng của mỗi sản phẩm Để thực hiện mục tiêu đó cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tập hợp, tổ chức phối họp giữa các nhà thiết kế, các cán bộ quản lý Marketing, tài chính, cung ứng để thiết kế sản phẩm Thiết kế là quá trình nhằm đảm bảo thực hiện đặc điểm của sản phẩm để thoả mãn nhu cầu khách hàng.

- Đa ra các phơng án khác nhau về đặc điểm của sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

- Thử nghiệm và kiểm tra các phơng án chọn ra phơng án tối u - Quyết định các đặc điểm đã lựa chọn.

5.2.Quản lý chất lợng trong khâu cung ứng.

Mục tiêu của quản lý chất lợng trong khâu cung ứng nhằm đáp ứng 5

- Đúng các đặc tính kinh tế kỹ thuật cần thiết của nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành thờng xuyên liên tục, giảm thiểu các chi phí có liên quan.

Muốn lựa chọn các nhà cung ứng trớc tiên cần phải đánh giá khả năng về nguồn nguyên vật liệu đáp ứng đợc đợc những đòi hỏi về chất lợng, tính ổn định về mặt chất lợng do hệ thống chất lợng của ngời cung ứng tạo ra.

5.3 Quản lý chất lợng trong khâu sản xuất.

Mục đích là đảm bảo khai thác, huy động tối đa có hiệu quả các quy trình công nghệ, các thiết bị, con ngời hiện có để sản xuất ra sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn, hợp đồng ký kết, phát hiện ngay các sai sót, loại bỏ các sản phẩm hỏng trong từng khâu vơi chi phí thấp nhất.

5.4 Quản lý chất lợng trong khâu phân phối tiêu dùng.

Mục đích của khâu này nhằm đảm bảo thoả mãn khách hàng nhanh nhất, thuận tiện với chi phí thấp nhất nhờ đó tăng uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp Ngoài mục tiêu trên các doanh nghiệp còn thu đợclợi nhuận từ các hoạt động dịch vụ sau bán hàng Vì vậy những năm gần đây công tác đảm bảo chất l-ợng trong giai đoạn này đợc doanh nghiệp chú ý mở rộng phạm vi tính chất các hoạt động dịch vụ.

III Hệ thống quản lý chất lợng 1 Khái niệm.

Để có thể cạnh tranh trên thị trờng và duy trì chất lợng có hiệu quả kinh tế cao, đạt đợc mục tiêu đã đề ra, công ty phải có chiến lợc, mục tiêu đúng đắn Từ chiến lợc, mục tiêu này phải có một chính sách chất lợng hợp lý, một cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực phù hợp, trên cơ sở này xây dựng một hệ thống quản lý chất lợng có hiệu quả và hiệu lực Hệ thống này phải xuất phát từ quan điểm “Giải pháp thực hiện việchệ thống”, đó là tập hợp các yếu tố có liên quan và tơng tác lẫn nhau để thoả mãn một mục tiêu chính sách đã định, hệ thống quản lý chất lợng phải đồng bộ, giúp doanh nghiệp cải tiến chất lợng, thoả mãn khách hàng và các bên có liên quan.

Theo ISO 9000 : 2000: “Giải pháp thực hiện việcHệ thống quản lý chất lợng là tập hợp các yếu tố

có liên quan lẫn nhau hay tơng tác để thiết lập chính sách và mục tiêu và để đạt đợc các mục tiêu đó để định hớng và kiểm soát về chất lợng đối với một nhóm ngời và phơng tiện có sự sắp xếp bố trí trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ”.

2 Yêu cầu của hệ thống

Hệ thống quản lý chất lợng phải đáp ứng một số yêu cầu sau:

- Hệ thống quản lý chất lợng đợc xây dựng phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh cụ thể, sản phẩm cụ thể, sản phẩm cụ thể Lĩnh vực kinh doanh khác nhau, sản phẩm khác nhau thì hệ thống quản lý chất lợng cũng phải khác nhau.

- Hệ thống quản lý chất lợng phải có cấu trúc rõ ràng Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng yếu tố cấu thành nhng phải đảm bảo phối hợp nhịp nhàng, hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận đó.

- Hệ thống quản lý chất lợng phải phù hợp với điều kiện làm việc và thích ứng với môi trờng bên ngoài đồng thời phải là một hệ thống mở, mọi yếu tố cấu thành phải gắn bó chặt chẽ với môi trờng kinh doanh.

- Hệ thống quản lý chất lợng cần đợc thể hiện dới dạng văn bản.

- Hệ thống quản lý chất lợng phải đảm bảo có sự hiểu biết của mọi bộ phận, mọi thành viên, trong doanh nghiệp.

3 Một số hệ thống quản lý chất lợng hiện có.

3.1 Hệ thống quản lý chất lợng ISO 9000.

Do tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (Intemational Standardization Organization) ban hành lần đầu tiên năm 1987 Đến nay đã qua một số lần sửa đổi, bổ sung vào các năm: 1992, 1994, 1996 và 2000 Trong phạm vi đề tài này xin đợc giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 1996 (bộ tiêu chuẩn ISO 9000 : 2000 sẽ đợc giới thiệu cụ thể ở phần sau) Trong đó có 3 tiêu chuẩn là:

- ISO 9001: hệ thống quản lý chất lợng - mô hình áp dụng trong doanh nghiệp: thiết kế - sản xuất - kinh doanh - dịch vụ.

- ISO 9002: hệ thống quản lý chất lợng - mô hình áp dụng trong doanh nghiệp: sản xuất - kinh doanh - dịch vụ.

- ISO 9003: hệ thống quản lý chất lợng - mô hình áp dụng trong doanh nghiệp: kinh doanh - dịch vụ.

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có thể coi là tập hợp các kinh nghiệp quản lý chất lợng tốt nhất đã đợc thực thi tại nhiều quốc gia, khu vực và đợc chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia của nhiều nớc Đó là hệ thống các văn bản đợc quy định những tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lợng mang tính quốc tế Hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9000 thực chất là nhằm đảm bảo cho các sản phẩm đ-ợc sản xuất ra với chất lợng đúng nh thiết kế Mỗi tổ chức khi áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9000 cần ghi nhớ phơng châm hoạt động của hệ thống là “Giải pháp thực hiện việcViết những gì sẽ làm và làm những gì đã viết”.

3.2 Hệ thống quản lý chất lợng QS 9000.

Đây là hệ thống quản lý chất lợng do các công ty sản xuất ô tô lớn là: Chrysler, Ford, General Motors xây dựng Trớc đây, mỗi công ty có hệ thống quản lý chất lợng riêng của mình cùng các tài liệu đánh giá Tháng 12/1992 họ đã kết hợp các sổ tay quản lý chất lợng và phơng pháp đánh giá của các nhà sản

xuất để cho ra đời tài liệu “Giải pháp thực hiện việcCác yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lợng” QS 9000 (Quality system requirement) Mục tiêu của QS 9000 là xây dựng các hệ thống quản lý chất lợng cơ bản đem lại sự cải tiến liên tục, nhấn mạnh đến phòng ngừa khuyết tật và giảm sự biến động, lãng phí trong dây truyền sản xuất

3.3 Hệ thống quản lý chất lợng Q Base.

Tổ chức chứng nhận hàng đầu New Zealand là Telare đã nhận ra đợc những khó khăn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đó là khó khăn về tài chính, thời gian và hiệu quả trong việc thực hiện ISO 9000 Telare đã đa ra một hệ thống quản lý chất lợng vẫn sử dụng các nguyên tắc cơ bản của tiêu chuẩn ISO 9000 (chủ yếu là ISO 9001 và ISO 9002) nhng đơn giản và dễ áp dụng hơn Hệ thống quản lý chất lợng này gồm những yêu cầu cơ bản mà bất kỳ một công ty nào cũng cần áp dụng để đảm bảo giữ đợc lòng tin trớc khách hàng về chất lợng sản phẩm hoặc chất lợng dịch vụ Hệ thống này là Q-Base.

IV Những vấn đề cơ bản của hệ thống đảm bảo chất lợng ISO 9000.1 ISO 9000 là gì ?

Là tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá (Internatioal Organzation for Standardization), đợc thành lập năm 1946 trên phạm vi toàn thế giới, trụ sở chính đặt tại Geneve, Thuỵ sĩ ISO hoạt động trên nhiều lĩnh vực nh văn hoá, khoa học, kĩ thuật, kinh tế, môi trờng có khoảng hơn 200 ban kĩ thuật có nhiệm vụ biên soạn và ban hành ra các tiêu chuẩn Cho đến nay, các ban kĩ thuật đã ban hành hơn 12000 tiêu chuẩn bao gồm các tiêu chuẩn kĩ thuật và các tiêu chuẩn về quản lí Tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kĩ thuật TC 176 ban hành lần đầu tiên vào năm 1987 Hiện nay có hơn 120 nớc tham gia vào tổ chức quốc tế này Việt nam tham gia vào ISO từ năm 1987.

1.2 ISO 9000

ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lí và đảm bảo chất l-ợng, đợc quốc tế công nhận Bộ tiêu chuẩn này nói cho ngời cung cấp biết làm thế nào để đạt đợc chất lợng đã xác định và thoả mãn khách hàng thông qua hệ thống quản lí chất lợng Đồng thời nó cũng đòi hỏi lãnh đạo và đội ngũ thực hiện ở mọi cơng vị kết hợp với nhau.

2 Triết lí quản trị của bộ ISO 9000

Theo giáo s Mỹ Jonh L.HRADESKY (trong quyển Total Quanlity Management, Handbook, Mc Graw Hill , Inc.,1995) thì triết lí chung của bộ ISO 9000 gồm 4 điểm nh sau:

1 Mục tiêu tổng quát của bộ ISO 9000 là nhằm tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lợng để thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng.

2 Các đặc trng kĩ thuật đơn thuần không thể đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm đối với nhu cầu của khách hàng Các điều khoản về quản trị của bộ ISO 9000 sẽ bổ xung thêm vào các đặc trng kĩ thuật của sản phẩm nhằm thoả mãn một cách tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng.

3 Bộ ISO 9000 nêu ra những hớng dẫn (guidelines) đối với hệ thống chất lợng cho việc phát triển có hiệu quả, chứ không áp đặt một hệ thống chất lợng chuẩn đối với toàn bộ các doanh nghiệp.

4 Hệ thống chất lợng một doanh nghiệp bị chi phối bởi tầm nhìn, văn hoá, cách quản trị, cách thực hiện, ngành công nghiệp, loại sản phẩm hay dịch vụ Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có hệ thống chất lợng đặc trng phù hợp với từng hoàn cụ thể.

Có thể nói rẳng bộ ISO 9000 hoàn toàn không chứa đựng những điều khoản cụ thể, chi tiết đến mức để có thể áp dụng ngay đợc vào các doanh nghiệp.

Bốn triết lý quản trị cơ bản của bộ ISO 9000 có thể nh sau:

 Chất lợng sản phẩm do hệ thống chất lợng quản trị quyết định  Làm đúng ngay từ đầu, chất lợng nhất, tiết kiệm nhất, chi phí nhất  Đề cao quản trị theo quá trình và ra quyết định dựa trên sự kiện, dữ liệu.

 Chiến thuật hành động: “Giải pháp thực hiện việcLấy phòng ngừa làm chính”

3 Quá trình hình thành và phát triển.

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lí chất lợng, đợc tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế ban hành lần đầu tiên vào năm 1987 Quá trình hình thành và phát triển của tiêu chuẩn ISO 9000 đợc mô tả tóm tắt nh sau:

Quá trình hình thành và phát triển của bộ tiêu chuẩn ISO 9000

1955 Quy định về đảm bảo chất lợng của NATO AC/250(Accredited Committee).

1969 Bộ tiêu chuẩn của Anh MD 25

Bộ tiêu chuẩn của Mĩ MIL STD 9858 A.

Thừa nhận lẫn nhau về các hệ thống đảm bảo chất lợngcủa các nhà thầu phụ thuộc vào các nớc thành viên củaNATO (AQAP – Alied quality Assurance Protocols) 1972 Hệ thống đảm bảo chất lợng của các công ty cung ứng

thiết bị cho quốc phòng (DEFSTAND – Vơng quốc Anh)BS 4778 , BS 4891

1978 Bộ tiêu chuẩn BS 5750

1979 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000

1994 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đợc soát xét lần 1

2000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đợc soát xét lần 2

4 Những tiêu chuẩn của bộ ISO 9000.

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm 23 tiêu chuẩn nh sau:

ISO 8402: Các thuật ngữ về quản trị chất lợng và đảm bảo chất lợng Có thể nói tiêu chuẩn này bao gồm hầu hết các định nghĩa quản trọng nhất của quản trị.

ISO 9001: Hệ thống chất lợng để đảm bảo chất lợng trong hoạch định về thiết kế, về sản xuất, về lắp đặt và dịch vụ.

ISO 9002: Hệ thống chất lợng để đảm bảo chất lợng trong quá trình sản xuất, lắp đặt và dịch vụ.

ISO 9003: Hệ thống chất lợng để đảm bảo chất lợng trong quá trình kiểm tra cuối cùng và thử ngiệm.

ISO 9000 –1: Hớng dẫn lựa chọn hoặc ISO 9001 hay ISO 9002, cũng có thể chọn ISO 9003 để áp dụng vào doanh nghiệp.

ISO 9000 –2: Hớng dẫn chung về việc áp dụng các tiêu chuẩn đảm bảo chất lợng nh ISO 9001, ISO 9002 và ISO 9003.

ISO 9000 –3: Hớng dẫn việc áp dụng ISO 9001 đối với sự phát triển, cung ứng và bảo trì phần mềm sử dụng trong quản trị.

ISO 9000 – 4: áp dụng các tiêu chuẩn về đảm bảo chất lợng để quản trị độ tin cậy của sản phẩm.

ISO 9004 – 1: Hớng dẫn chung về quản trị chất lợng và các yếu tố của hệ thống chất lợng.

ISO 9004 – 2: Hớng dẫn về quản trị chất lợng các dịch vụ trong và sau quá trình kinh doanh.

ISO 9004 – 3: Hớng dẫn về quản trị chất lợng các nguyên liệu đầu vào của quá trình.

ISO 9004 – 4: Hớng dẫn về quản trị chất lợng đối với việc cải tiến chất l-ợng trong doanh nghiệp

ISO 9004 – 5: Hớng dẫn về quản trị chất lợng đối với kế hoạch chất

ISO 10011 – 1: Hớng dẫn việc đánh giá (audit) hệ thống chất lợng áp dụng trong doanh nghiệp.

ISO 10011 – 2: Các chỉ tiêu chất lợng đối với chuyên gia đánh giá hệ thống chất lợng (Auditor of Quanlity System).

ISO 10011 – 3: Quản trị các chơng trình đánh giá hệ thống chất lợng trong doanh nghiệp.

ISO 10012 – 1: Quản trị các thiết bị đo lờng sử dụng trong các doanh nghiệp.

ISO 10012 – 2: Kiểm soát các quản trị đolờng.

ISO 10013: Hớng dẫn việc triển khai sổ tay chất lợng trong doanh nghiệp ISO 10014: Hớng dẫn đối với việc xác định hiệu quả kinh tế của chất lợng trong doanh nghiệp.

ISO 10015: Hớng dẫn về giáo dục và đào tạo thờng xuyên trong doanh nghiệp để cải tiến chất lợng nhằm đảm bảo chất lợng đối với ngời tiêu dùng.

 Để hiểu đợc mối quan hệ giữa các tiêu chuẩn ta có thể chia bộ tiêu

chuẩn ra làm 5 nhóm:

Nhóm 1 – Tiêu chuẩn các thuật ngữ là ISO 8402, rất quan trọng Nếu không nắm vững các thuật ngữ thì sẽ vô cùng khó khăn khi nghiên cứu các tiêu chuẩn khác.

Nhóm 2 – Nhóm tiêu chuẩn về đảm bảo chất lợng gồm ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003

ISO 9001 là tiêu chuẩn đảm bảo chất lợng khi thiết kế, lặp kế hoạch ISO 9002 là tiêu chuẩn đảm bảo chất lợng trong sản xuất.

ISO 9003 là tiêu chuẩn đảm bảo chất lợng khi kiểm tra, thử nghiệm

Nhóm 3 – Nhóm tiêu chuẩn hớng dẫn về quản trị chất lợng trong tổ chức, gồm ISO 9004 – 1/ 2/ 3/ 4/ 5/ 6/ 7.

Nhóm 4 – Nhóm tiêu chuẩn hớng dẫn về đảm bảo chất lợng trong doanh nghiệp, gồm ISO 9000 – 1/ 2/ 3/ 4.

Nhóm 5 – Nhóm tiêu chuẩn về kiểm soát , đánh giá hệ thống chất lợng và giáo dục đào tạo Nhóm này gồmcác tiêu chuẩn ISO 10011 – 1 / 2 / 3, ISO 10012 – 1 / 2, ISO 10013, ISO 10014, ISO 10015.

Hình 5: Quan hệ giữa các tiêu chuẩn của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:

Ngoài ra còn một nhóm tiêu chuẩn về “Giải pháp thực hiện việcHệ thống quản trị môi trờng – ems – ISO 14000”.

Mỗi nhóm tiêu chuẩn có ý nghĩa riêng biệt của nó trong việc đảm bảo chất lợng Chấp nhận áp dụng bộ ISO 9000, tức là đảm bảo với ngời tiêu dùng rằng chất lợng sản phẩm hay dịch vụ của nhà cung ứng sẽ đáp ứng mọi yêu cầu của họ thông qua các hoạt động quản trị của doanh nghiệp.

Những tiêu chuẩn trên xác định một mức chuẩn các đặc trng và các đặc tr-ng hiện hữu trotr-ng hệ thốtr-ng quản trị của tổ chức, rằtr-ng chất lợtr-ng đợc xây dựtr-ng theo một quá trình và đảm bảo đem lại kết quả nh mong muốn của ngời tiêu

5 ý nghĩa, mục đích của bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9000, doanh nghiệp không chỉ đem lại lòng tin cho khách hàng và nâng cao uy tín của doanh nghiệp mà còn tăng thu lợi nhuận nhờ sử dụng tối u nguồn lực, tiết kiệm chi phí, cải tiến các quá trình

Theo tính toán của các nhà quản lý, khi cha áp dụng ISO 9000, chi phí chất lợng ở các doanh nghiệp thờng chiếm 25% - 40% doanh thu Chi phí này th-ờng đợc trang trải chủ yếu cho việc xử lý sản phẩm không phù hợp (65%), cho việc lặp kế hoạch chất lợng, thu thập dữ liệu, kiểm soát các quá trình sản xuất kinh doanh và phân tích báo cáo (35%), và phần chi cho công tác phòng ngừa th-ờng là rất nhỏ (5%) Hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9000 sẽ giảm đáng kể chi phí chất lợng nhờ nhận biết, giải quyết và ngăn ngừa các sai lỗi nảy sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhờ giảm chi phí bảo hành hoặc sửa chữa sau bán hàng Tất nhiên mức độ giảm thực tế ở mỗi doanh nghiệp còn tuỳ thuộc vào tính hiệu quả của chính hệ thống của họ.

áp dụng ISO 9000, tức là đầu t vào công tác phòng ngừa và làm đúng ngay từ đầu hay nói cách khác tăng chi phí phòng ngừa để giảm chi phí cho việc xử lý sản phẩm không phù hợp, kém chất lợng hay phế phẩm Lợi ích này thờng có tác dụng ngay và có thể nhìn thấy đợc, đã đợc hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam khai thác một cách triệt để và hiệu quả thể hiện qua các buổi báo cáo và phỏng vấn của lãnh đạo các doanh nghiệp đã đợc chứng nhận ISO 9000.

Lợi ích vật chất của việc áp dụng ISO 9000 là không nhỏ, nhng việc thay đổi nếp nghĩ, nếp làm, nếp giao tiếp và truyền đạt thông tin của tất cả mọi ngời trong doanh nghiệp, từ ngời lãnh đạo cao nhất đến ngời lao động là lợi ích lâu dài và không thể tính hay đếm đợc Việc lãnh đạo cao nhất không cần lo chuyện sự vụ hàng ngày mà có thể giành thời gian cho việc hoạch định chiến lợc, việc cán bộ quản lý không phải nhắc nhở và khiển trách nhân viên về những lỗi vặt vãnh vì đã có quy trình và hớng dẫn cụ thể, và việc mọi ngời đều có thể đóng góp ý kiến cho việc cải tiến hoạt động của hệ thống là lợi ích mà chỉ có những doanh nghiệp đã áp dụng mới có thể nhận biết đợc.

Đối với các cơ sở đã có những biện pháp quản lý khá tốt, việc áp dụng các nguyên tắc quản lý chất lợng theo các tiêu chuẩn quốc tế nói chung, theo ISO 9000 nói riêng sẽ giúp các cơ sở này cập nhật với trình độ quản lý của khu vực, quốc tế và mở rộng thị trờng trong nớc hoặc xuất khẩu Đối với các cơ sở còn yếu kém, việc áp dụng trên sẽ đem lại một luồng sinh khí mới giúp các cơ sở này tìm ra hớng đi đúng, góp phần tạo nên sự ổn định và phát triển trong giai đoạn cạnh tranh khốc liệt sắp tới khi Việt Nam chính thức tham gia AFTA, APEC và tiến tới tham gia WTO

6 Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000.

Thực hiện các biện pháp phòng ngừa, tạo nền móng cho sản phẩm có chất lợng, cơ sở cho việc không ngừng cải tiến: Một hệ thống quản lí chất lợng phù

hợp với ISO 9000 sẽ giúp doanh nghiệp quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hệ thống và có kế hoạch, giảm thiểu và loại trừ các chi phí phát sinh sau khi kiểm tra, chi phí bảo hành và làm lại Cải tiến liên tục hệ thống chất l-ợng, nh theo yêu cầu của tiêu chuẩn, sẽ dẫn đến cải tiến liên tục chất lợng sản phẩm Nh vậy, hệ thống chất lợng rất cần thiết để cung cấp các sản phẩm có chất lợng.

Giúp xác định đợc các lĩnh vực cần cải tiến: hạn chế lỗi, khuyết tật, giảm chu trình về thời gian, tăng năng suất và giảm giá thành Thực hiện hệ thống chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9000 giúp doanh nghiệp tăng năng suất và giảm giá thành Hệ thống chất lợng theo ISO 9000 sẽ cung cấp các phơng tiện giúp cho mọi ngời thực hiện công việc đúng ngay từ đầu và có sự kiểm soát chặt chẽ qua đó sẽ giảm khối lợng công việc làm lại và chi phí xử lý sản phẩm sai hỏng và giảm đợc lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực và tiền bạc Đồng thời, nếu công ty có hệ thống chất lợng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ giảm đợc chi phí kiểm tra tiết kiệm đợc cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

Tăng tính cạnh tranh, là công cụ để mở rộng thị trờng Hệ thống chất lợng phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9000 ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt nh hiện nay Có đợc hệ thống chất lợng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ đem lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh vì thông qua việc chứng nhận hệ thống chất lợng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 doanh nghiệp sẽ có bằng chứng đảm bảo với khách hàng là sản phẩm họ sản xuất ra phù hợp với chất lợng mà họ đã cam kết Trong thực tế, phong trào áp dụng ISO 9000 đợc định hớng bởi ngời tiêu dùng, những ngời luôn mong muốn đợc đảm bảo rằng sản phẩm mà họ mua về có chất lợng nh chất lợng mà nhà sản xuất đã khẳng định Một số hợp đồng mua hàng ghi rõ, sản phẩm mua phải kèm theo chứng nhận hệ thống chất lợng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 Một số doanh nghiệp đã bỏ lỡ cơ hội kinh doanh chỉ vì họ thiếu giấy chứng nhận ISO 9000.

Tăng uy tín của doanh nghiệp về đảm bảo chất lợng: áp dụng hệ thống chất lợng theo ISO 9000 sẽ cung cấp bằng chứng khách quan để chứng minh cho khách hàng thấy rằng các hoạt động của doanh nghiệp đều đợc kiểm soát Hệ thống chất lợng còn cung cấp những dữ liệu để sử dụng cho việc xác định hiệu quả quá trình, các thông số về sản phẩm, dịch vụ nhằm không ngừng cải tiến hiệu quả hoạt động và nâng cao sự thoả mãn khách hàng.

Hạn chế phụ thuộc vào các cá nhân.

Tạo lòng tin cho lãnh đạo và các bên có liên quan Biện pháp đào tạo rất có hiệu quả

PHần thứ hai

Thực trạNg của côNg tác xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002 tại côNg ty cơ khí Hà nội

I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Tên công ty : Công ty Cơ khí Hà Nội

Tên giao dịch quốc tế : HAMECO (Hanoi Mechanical Company)Địa chỉ : 24 đờng Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội

Tel : 04.8584475 - 04.8584416Fax : 04.8583268

1 Quá trình hình thành.

Sau cuộc kháng chiến chống Pháp thắng lợi, Đảng và Nhà nớc đã chủ tr-ơng đa miền Bắc trở thành hậu phtr-ơng lớn cho miền Nam Vì vậy một loạt các nhà máy, cơ sở kinh tế ra đời, trong đó có Nhà máy Công Cụ Số 1 (tiền thân của Công ty Cơ khí ngày nay) Ngày 26/11/1955, Nhà máy Công Cụ Số 1 đ ợc quyết định thành lập và xây dựng, đến ngày 12/4/1958 mới chính thức khánh thành và đi vào hoạt động Ngày nay là Công ty Cơ khí Hà Nội, một doanh nghiệp nhà n -ớc thuộc Tổng công ty máy và Thiết bị công nghiệp, Bộ Công nghiệp.

Hơn 40 năm hình thành và phát triển, Công ty Cơ khí Hà Nội luôn nhận đ-ợc sự quan tâm, chỉ đạo, giúp đỡ của Đảng, Chính phủ, Bộ chủ quản cũng nh các cấp, các ngành Trung ơng và địa phơng để đứng vững và phát triển.

2 Quá trình phát triển.

Quá trình phát triển của Công ty Cơ khí Hà Nội có thể chia thành các giai đoạn sau:

2.1 Giai đoạn 1958 - 1965.

Trong thời gian này, Nhà máy Công Cụ Số 1 (từ đây đợc gọi là Công ty Cơ khí Hà Nội) đi vào hoạt động với nhiệm vụ khai thác công suất thiết kế, đào tạo đội ngũ công nhân, đảm bảo tự lựa sản xuất trên dây chuyền công nghệ sản xuất

các máy công cụ với độ chính xác cấp 2 để trang bị cho ngành cơ khí non trẻ của Việt Nam: máy tiện T26, máy bào B726, máy khoan K125, máy bơm phục vụ nông nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu khôi phục và phát triển kinh tế Năm 1965, kết thúc kế hoạch 5 năm lần thứ nhất, Công ty đã phát huy đợc 1.065 sáng kiến hợp lý sản xuất, áp dụng 140 biện pháp kỹ thuật mới tăng năng suất lao động Giá trị sản lợng năm 1965 gấp 8 lần năm 1958 Tập thể Công ty nhiều lần đợc tuyên dơng, nhiều công nhận đợc phong tặng "Anh hùng lao động".

2.2 Giai đoạn 1966 - 1975.

Đây là giai đoạn vừa sản xuất vừa chiến đấu của cán bộ công nhân Công ty Ngoài những mặt hàng chủ truyền thống, Công ty còn đợc giao nhiệm vụ sản xuất một số mặt hàng phục vụ quốc phòng nh: phụ tùng xe vợt Trờng Sơn, nòng súng cối 602, ống phóng hoả tiễn C36, pháo phản lực Cachiusa

2.3 Giai đoạn 1976 - 1986.

Đây là thời kỳ ổn định sản xuất, cùng cả nớc xây dựng Chủ nghĩa xã hội Công ty đợc giao nhiệm vụ phục vụ những công trình có tầm cỡ lớn của cả nớc nh: tham gia xây dựng lăng Bác; công trình phân lũ sông Đáy; tham gia xây dựng thuỷ điện Hoà Bình Thời kỳ này, khả năng sản xuất của Công ty cũng đợc tăng lên Đến năm 1977, số lợng máy công cụ đã đạt 1.200 máy/năm; đến năm

Cùng với những biến đổi lớn và những khó khăn chung của cả nớc, thời kỳ này, Công ty cũng gặp nhiều khó khăn trong sản xuất và kinh doanh Tình trạng trì trệ trong sản xuất và thua lỗ trong kinh doanh kéo dài Cán bộ công nhân Công ty đã phải cố gắng rất nhiều nhằm khắc phục khó khăn, tìm kiếm hợp đồng, đa dạng hoá sản phẩm, đẩy mạnh những biện pháp: sử dụng vốn hợp lý, đẩy nhanh tiến độ và đồng bộ cho sản xuất, kiện toàn công tác quản lý chất lợng, bảo quản máy móc thiết bị, tăng cờng quản lý quản lý Những biện pháp tích cực đó đã góp phần tháo gỡ khó khăn và tạo đà phát triển cho những giai đoạn sau.

2.5 Giai đoạn 1996 - 2000.

Những năm gần đây, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty đã đợc cải thiện Bên cạnh việc sản xuất những mặt hàng truyền thống là máy công cụ, Công ty đã áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào việc kỹ thuật số hoá các sản phẩm máy công cụ, đó là máy tiện T18A - CNC đợc điều khiển bằng kỹ thuật số Đồng thời công Công ty còn nhận đợc các hợp đồng gia công, chế tạo, sửa chữa các thiết bị công nghiệp, phụ tùng, thiết bị sản xuất đờng, xi măng, thép cán

Tất cả đều nhằm mục đích tạo công ăn việc làm, ổn định đời sống cán bộ công nhân và phát triển sản xuất

II Một số đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Công ty 1 Đặc điểm về bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh:

Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh và quản lý chất lợng đợc biểu hiện theo sơ đồ sau:

H×nh 6: Bé m¸y qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh vµ qu¶n lý chÊt lîng

1.1 Giám đốc Công ty.

- Chịu trách nhiệm trớc nhà nớc và pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

- Đề ra chính sách chất lợng cho công ty.

- Quyết định xây dựng và xen xét theo định kỳ các hoạt động của hệ thống đảm bảo chất lợng.

- Quyết định mọi nguồn lực đảm bảo cho hoạt động của hệ thống quản lý chất lợng.

- Xây dựng chiến lợc phát triển và kế hoạch hàng năm của công ty, cán bộ, đào tạo và đào tạo lại, tuyển dụng lao động.

- Quyết định mua và bán các sản phẩm, dịch vụ của công ty phù hợp cơ chế thị trờng và pháp luật.

1.2 Đại diện lãnh đạo về chất lợng.

a Chức năng: Đợc Giám đốc uỷ quyền và Phó giám đốc phụ trách kỹ thật trực tiếp điều hành để tổ chức sản xuất và điều hành hệ thống quản lý chất lợng sản phẩm, công tác 5S và tác phong làm việc trong toàn công ty.

b Nhiệm vụ và quyền hạn.

- Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về việc xây dựng, điều hành, kiểm tra thực hiện hệ thống đảm bảo chất lợng, công tác 5S và tác phong làm việc trong toàn công ty.

- Đợc quuyền đình chỉ tạm thời các hoạt động vi phạm nghiêm trọng các quy trình quản lý chất lợng sản phẩm trong công ty khi Giám đốc đi vắng.

- Đợc quyền thay mặt công ty trong quan hệ đối ngoại với các cơ quan chức năng quản lý, hớng dẫn liên quan đến hệ thống quản lý chất lợng.

1.3 Phó giám đốc kinh tế - đối ngoại - xuất nhập khẩu.

a Chức năng: Đợc Giám đốc uỷ quyền phụ trách các hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu và đối ngoại của công ty, điều hành các hoạt động của công ty khi Giám đốc đi vắng.

+ Công tác đối ngoại và kinh doanh thơng mại.

- Chỉ đạo xây dựng các phơng án kinh doanh xuất nhập khẩu - Thay mặt Giám đốc điều hành công việc khi Giám đốc đi vắng.

1.4 Phó giám đốc phụ trách sản xuất.

a Chức năng: Đợc Giám đốc uỷ quyền tổ chức điều hành, thực hiện kế hoạch sản xuất, vật ta, cơ điện theo mục tiêu đã định.

b Trách nhiệm - quyền hạn:

- Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc trong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động sản xuất, vật t, cơ điện.

- Ký lệnh sản xuất và các văn bản, quy chế, quy định liên quan đến điều hành sản xuất, vật từ, cơ điện của công ty.

- Xây dựng phơng án tổ chức sản xuất, sắp xếp lao động hợp lý.

- Đề ra những giải pháp kỹ thuật và xử lý các hiện tợng phát sinh gây ách tắc trong sản xuất và phục vụ sản xuất.

- Có quyền đình chỉ các hoạt động vi phạm nghiêm trọng nội quy, quy chế trong sản xuất, phục vụ sản xuất trớc khi báo cáo Giám đốc.

1.5 Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật.

a Chức năng: Giúp Giám đốc quản lý các lĩnh vực kỹ thuật, khoa học, công nghệ, môi trờng, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp và quản lý chất lợng sản phẩm.

b Nhiệm vụ - quyền hạn:

- Đề ra những giải pháp kỹ thuật và xử lý các hiện tợng phát sinh gây ách tắc trong sản xuất và phục vụ sản xuất.

- Có quyền đình chỉ, sau đó báo cáo giám đốc xử lý đối với các hoạt động vi phạm nghiêm trọng các quy định về quy trình, quy phạm, gây mất an toàn lao động, giảm chất lợng sản phẩm, thiết bị.

1.6 Phó giám đốc kiêm giám đốc xởng máy công cụ.

a Chức năng: Trực tiếp điều hành và kiểm tra công việc sản xuất của xởng máy công cụ, là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về các mặt quản lý, tổ chức, điều hành, sử dụng các tiềm năng lao động, thiết bị và các nguồn lực khác đợc giao, thực hiện các nhiệm vụ do Công ty phân công.

b Nhiệm vụ - quyền hạn:

- Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về: thực hiện kế hoạch đợc giao, thời gian hoàn thành, các yêu cầu về mặt công nghệ, chế tạo, chất lợng sản phẩm

- Sử dụng lao động, thiết bị và các phơng tiện cần thiết, phân công điều hành sản xuất đảm bảo năng suất, chất lợng sản phẩm và thời gian quy định.

- Có quyền đình chỉ, sau đó báo cáo giám đốc xử lý đối với các hoạt động vi phạm nghiêm trọng các quy định về quy trình, quy phạm, gây mất an toàn lao động, giảm chất lợng sản phẩm, thiết bị

1.7 Phó giám đốc phụ trách nội chính.

a Chức năng: Đợc giám đốc công ty uỷ quyền quản lý, điều hành các hoạt động nội chính, đời sống và xây dựng cơ bản.

b Nhiệm vụ - quyền hạn:

- Chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về việc điều hành, giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc các lĩnh vực: quản trị, bảo vệ, y tế và xây dựng cơ bản.

- Xây dựng và đề xuất phơng án tổ chức bộ máy, sắp xếp lao động trong công tác đợc phân công phụ trách.

1.8 Trởng của mỗi phòng ban, bộ phận.

Chịu trách nhiệm trớc giám đốc các phó giám đốc phụ trách về hoạt động của mỗi đơn vị mình Mỗi đơn vị sẽ duy trì sơ đồ tổ chức riêng của mình, trong đó nêu rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân trong phạm vi nhiệm vụ của họ Trởng của mỗi bộ phận đồng thời là điều phối viên chính của hệ thống đảm bảo chất lợng.

1.9 Các phân xởng sản xuất.

Công ty Cơ khí Hà Nội có tổng diện tích là 120000m2 đợc phân bố nh sau: - Nhà xởng sản xuất đợc xây dựng phục vụ cho các công đoạn công nghệ sản xuất có diện tích 35520m2 Trong đó:

+ Xởng gia công áp lực nhiệt luyện : 1728m2 + Trung tâm điều hành sản xuất : 600m2

+ Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh vật t chế tại máy : 1728m2

+ Xí nghiệp lắp đặt đại tu và bảo dỡng thiết bị công nghiệp : 6360m2 + Phòng cơ điện : 1296m2

- Văn phòng chính 3 tầng với tổng diện tích mặt bằng : 486m2

- Diện tích nhà có mái che còn lại gồm nhà kho, nhà làm việc, trạm y tế có diện tích là: 6620m2..

- Các công trình kiến trúc phục vụ cho sản xuất: + Diện tích đờng bê tông, đờng nhựa : 9955m2 + Tháp làm lạnh : 256m2 + Bể nớc ngầm : 100m2 + Giếng khoan : 70m2 +Bể ngầm tuần hoàn : 50m2

Với vị trí địa lý thuận lợi, diện tích mặt bàng dùng cho sản xuất rộng rãi, giúp Công ty có thể đảm bảo đợc hầu hết các công việc gia công cơ khí; từ tạo phôi chế tạo phụ tùng chi tiết máy đến việc lắp ráp toàn bộ các máy công cụ, các thiết bị một cách đồng bộ Nó cho phép Công ty có thể đảm bảo tốt hơn chất l-ợng các sản phẩm của mình trong sản xuất và khí sản phẩm trở thành hàng hóa đa ra thị trờng tiêu thụ bởi các khâu hầu hết đợc chế tạo ngay tại Công ty không phải gia công bên ngoài Công ty có điều kiện hơn trong công tác quản lý sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, giảm giá thành, cải tiến chất lợng sản phẩm.

1.10 Phòng quản lý chất lợng sản phẩm và môi trờng (QLCL SP & MT).

Phòng QLCL SP & MT là phòng chuyên trách kiểm tra chất lợng từ đầu vào đến đầu ra, mọi lĩnh vực, mọi khâu của quá trình sản xuất, phạm vi hoạt

+Kiểm tra chất l ợng đầu vào.

Phòng QLCL SP & MT có trách nhiệm đảm bảo các vật t, sản phẩm đầu vào đều đã đợc kiểm tra thử nghiệm, đánh dấu nhận biết và kết luận chất lợng tr-ớc khi nhập kho Nguyên vật liệu mua vào đợc bảo quản trong kho, thủ kho th-ờng xuyên kiểm tra khu vực đợc phân công quản lý nhằm phát hiện và hạn chế những tác động xấu của môi trờng đến chất lợng nguyên vật liệu, đảm bảo an toàn cháy nổ.

Những vật t, sản phẩm có yêu cầu sản xuất gấp đợc Giám đốc hay Phó giám đốc phụ trách ký lệnh cho phép cấp phát trớc thì sau khi cấp phát phòng QLCL SP & MT vẫn phải có trách nhiệm kiểm tra lô vật t, sản phẩm đó Trờng hợp phát hiện vật t không phù hợp thì phải thu hồi ngay số vật t đã phát và các sản phẩm đã đợc chế tạo từ số vật t đó.

Những vật t nguyên vật liệu sản phẩm mua trực tiếp của các nhà sản xuất có đầy đủ chứng chỉ về chất lợng sản phẩm do cơ quan có thẩm quyền về chất l-ợng cấp hoạc nhà cung ứng thực hiện bảo hành sản phẩm đó thì đợc miễn kiển tra thực nghiệm đầu vào trừ những trờng hợp nghi vấn.

Để có sản phẩm có chất lợng tốt "phải làm đúng và làm tốt ngay từ đầu", công tác thu mua và quản lý vật t đã đợc đơn vị thực hiện tốt

+Quản lý chất l ợng trong khâu thiết kế.

Do đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo nhiệm vụ nhà nớc giao và làm theo hợp đồng sản xuất, khâu thiết kế của công ty còn cha đạt yêu cầu nh mong muốn Việc kiểm soát thiết kế chủ yếu là từ cấp trên và các chuyên gia của đối tác đảm nhiệm Công ty đang khắc phục để hoàn thiện hệ thống của mình theo tiêu chuẩn ISO 9001 (Mô hình có đảm bảo cả khâu thiết kế) và đa vào áp dụng vào cuối năm nay.

+Kiểm tra chất l ợng sản phẩm trong quá trình sản xuất.

Kiểm tra chất lợng sản phẩm trong từng công đoạn của sản xuất không những là trách nhiệm của nhân viên phòng QLCL SP & MT mà còn là trách nhiệm của từng công nhân có sự đôn đốc, giám sát của các nhân viên phòng QLCL SP & MT nhằm cho sản phẩm đáp ứng đợc những yêu cầu đặt ra

2 Đặc điểm về lao động.

Con ngời là nhân tố có tính quyết định đối với sự thành công hay thất bại trong quá trình sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Tại Công ty Cơ khí Hà Nội, do đặc điểm là ngành sản xuất công nghiệp, công việc lao động nặng nhọc, đòi hỏi phải sức khoẻ, vì thế đa số lao động ở Công ty là nam giới Số nữ chủ yếu là làm việc tại các phòng ban nghiệp vụ Công ty đã thành lập và đi vào hoạt động với một thời gian tơng đối lâu dài nên lực lợng lao động của Công ty nhiều ngời đã gắn bó lâu năm với Công ty, đã từng đợc đào tạo tại Liên Xô, Tiệp Khắc, Đức Thời gian sau này, lực lợng lao động cũng đợc đào tạo và đào tạo lại dới nhiều hình thức khác nhau: thông qua các buổi học chuyên môn, cử đi

học, đi tìm hiểu kinh nghiệm thực tế, đào tạo thông qua Trờng học Công nghệ chế tạo máy của Công ty.

Theo báo cáo lao động ngày 7/4/2001, thực trạng lao động tại Công ty có thể tóm tắt nh sau:

* Số lợng lao động:

Tổng số lao động : 919 ngời

Lao động gián tiếp : 254 ngời - 27,64% Lao động trực tiếp : 665 ngời - 72,36% * Trình độ lao động:

Đại học - cao đẳng : 150 ngời - 6,32% Trung học chuyên nghiệp : 75 ngời - 8,16% Công nhân kỹ thuật bậc 5 trở lên : 361 ngời - 39,28% Công nhân kỹ thuật bậc 5 trở xuống : 175 ngời - 19,54% Bảo vệ, y tế, lao động phổ thông : 152 ngời - 16,54%

3 Đặc điểm về máy móc thiết bị.

Trang thiết bị, máy móc là một bộ phận quan trọng trong tài sản cố định của các doanh nghiệp nó phản ánh năng lực sản xuất hiện có, phản ánh trình độ khoa học kỹ thuật và có ảnh hởng lớn đến chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp.

Hiện nay, ngành cơ khí Việt Nam nói chung và Công ty Cơ khí Hà Nội nói riêng đều không có điều kiện để có thể hiện đại hoá một cách đồng bộ các máy móc, thiết bị sản xuất, vì vậy công nghệ sản xuất đã lạc hậu so với thế giới Hệ thống máy móc thiết bị của Công ty phần lớn là do Liên Xô (cũ) chế tạo và lắp đặt từ ngày thành lập Một phần nhỏ còn lại là đợc sản xuất ở trong nớc và nhập từ Đức, Hungari, Trung Quốc, Hà Lan Trải qua thời gian dài sử dụng, số máy móc, thiết bị này đã cũ kỹ, lạc hậu, hết thời hạn khấu hao từ lâu nhng Công ty vẫn phải sử dụng Tình hình máy móc, thiết bị của Công ty đợc biểu hiện qua

Năm 1997, Công ty đã tiến hành đầu t mới, cải tạo nhà xởng, thiết bị nh: lắp đặt cân điện tử 40 tấn, búa máy 750 kg, máy dò khuyết tật cho sản phẩm đúc, máy vi tính cho một số phòng ban chức năng.

Năm 1998, Công ty đã tận dụng nhiều nguồn vốn để đầu t sửa chữa thiết bị cũ, trang bị cho xởng kết cấu thép đi vào hoạt động Công ty cũng đã đầu t máy lốc tôn 2,5 ly, máy khoan cỡ lớn với đờng kính mũi khoan đến 100mm, máy hàn và nhiều thiết bị khác đồng thời đa vào hoạt động dàn cẩu 15 và 50 tấn.

Năm 1999, Công ty đã tổ chức đại tu 37 thiết bị, chế tạo mới 5 thiết bị, di chuyển và lắp đặt 350 tấn thiết bị phụ vụ cho chơng trình đầu t, sắp xếp lại theo yêu cầu của sản xuất Ngoài ra, hàng năm công tác duy trì, bảo dỡng máy móc, thiết bị vẫn đợc tiến hành đều đặn.

Năm 2000, Công ty bắt đầu thực hiện dự án đầu t chiều sâu nâng cao năng lực sản xuất bằng việc đầu t cho xởng đúc và đã đi vào hoạt động từ tháng 6/2001.Cũng theo yêu cầu của việc áp dụng ISO 9002, Công ty cũng đã trang bị thêm một số loại máy móc, thiết bị trong công tác kiểm tra chất lợng sản phẩm đúc, máy xét nghiệm cơ - lý - hoá của nguyên vật liệu đầu vào nhằm đảm bảo cho sản xuất sản xuất ra hạn chế đợc sai sót.

4 Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty.

Nguyên vật liệu là một trong 4 yếu tố của chất lợng sản phẩm (quy tắc 4M) Nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm Sản phẩm có chất lợng cao hay không phụ thuộc phần lớn vào nguyên vật liệu đợc sử dụng Vì vậy, Công ty Cơ khí Hà Nội rất thận trọng trong việc mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo tuân thủ theo các yêu cầu về mặt kỹ thuật và yêu cầu ISO 9002 (quy trình 6) Nguyên vật liệu đợc sử dụng tại Công ty chủ yếu là gang, thép, ngoài ra còn một số loại phụ liệu khác Bảng 3 sẽ cho thấy một số loại nguyên vật liệu chính của Công ty.

Bảng 2: Một số loại nguyên vật liệu chính của HAMECO

STTChủng loạiGiá mua (đ/kg)Nơi sản xuất

Thép định hình5000Nga, Việt Nam

Quy trình mua nguyên vật liệu của Công ty hoàn toàn tuân thủ theo các yêu cầu của ISO 9002 nh sau:

Bớc 1: Định mức vật t và hàng mua ngoài theo thiết kế của sản phẩm đợc phòng kỹ thuật gửi về pgòng điều độ sản xuất để tập hợp và lập dự trù vật t theo từng kỳ kế hoạch sản xuất, sau đó chuyển cho phòng vật t để cung ứng Trờng hợp có nhu cầu gấp vật t đặc biệt, không thông dụng trong công ty, đơn vị có nhu cầu lập dự trù, đa phòng điều độ sản xuất xác nhận, gửi Giám đốc duyệt và chuyển trực tiếp cho phòng vật t để mua.

Bớc 2: Sau khi nhận dự trù vật t từ phòng điều độ sản xuất, trởng phòng vật t đối chiếu số lợng vật ta theo yếu cầu và vật t sẵn có, lập danh mục các vật t cần mua, chuyển lại phòng điều độ sản xuất xác nhận, trình giám đốc duyệt và liên hệ với các nhà cung ứng để mua.

Bớc 3 : Đối với những vật t dự trù cho sản phẩm truyền thống, sản xuất theo kế hoạch dài hạn, trởng phòng vật t liên hệ với các nhà cung ứng trong danh sách để ký hợp đồng cung cấp cho cả kỳ kế hoạch, trong đó thoả thuận việc cung

ứng có thể chia thành từng giai đoạn trớc mỗi giai đoạn cung ứng, phòng vật t sẽ báo cho nhà cung ứng bằng "giấy báo nhu cầu vật t" để nhà cung ứng chuẩn bị và giao hàng đúng hạn.

Bớc 4: Đối với những vật t cho sản phẩm đơn chiếc, sản xuất theo hợp đồng, trởng phòng vật t dựa vào dự trù của đơn vị yêu cầu để viết phiếu mua vật t, giao cho cán bộ, nhân viên thực hiện hoặc gửi đơn hàng đến các nhà cung ứng Trong trờng hợp này, nếu các nhà cung ứng trong danh sách không có loại cần mua, phòng vật t đợc phép mua của những nhà cung ứng ngoài danh sách.

Bớc 5: Sau khi nhận đợc bản báo giá của bên cung ứng cho loại vật cần mua, nhân viên mua hàng phải xem xét và nếu cần thì lấy mẫu để kiểm tra, sau đó báo cáo trởng phòng Trờng hợp đa hàng vào Công ty cha có hoá đơn mua hàng, nhân viên mua hàng sử dụng "Phiếu đề nghị cho vật t vào cổng cha có hoá đơn".

Bớc 6: Trởng phòng vật t đánh giá các bản chào giá của các nhà cung ứng theo nguyên tắc:

- Nếu vật t của các nhà cung ứng đã có tên trong "Danh sách các nhà cung ứng" chấp nhận đợc về giá và chất lợng thì u tiên chọn báo giá của họ để giám đốc duyệt.

- Đối với nhà cung ứng cha có tên trong danh sách, báo giá sẽ đợc chọn đề nghị duyệt mua khi có nhiều điểm trội hơn so với những báo giá khác về giá, các chỉ tiêu kỹ thuật và các điều kiện thơng mại khác sau lần cung ứng đầu tiên, đánh giá lựa chọn theo hớng dẫn chọn nhà cung ứng mới, trình giám đốc duyệt và đa họ vào "Danh sách các nhà cung ứng".

Bớc 7: Trong trờng hợp không mua đợc vật t theo yêu cầu:

- Trởng phòng vật t có trách nhiệm tìm loại vật t tơng đơng và đề nghị thay thế.

- Trởng phòng kỹ thuật có trách nhiệm xem xét Nếu thấy vật t thay thế không thích hợp thì ghi rõ "Không đồng ý thay thế" Nếu thích hợp thì hớng dẫn công nghệ sử dụng, trình phó giám đốc kỹ thuật sản xuất duyệt để phòng vật t mua.

- Trờng hợp cần thiết, phó giám đốc kỹ thuật sản xuất quyết định và ký duyệt mà không cần đa qua phòng kỹ thuật.

- Các trờng hợp thay thế vật t đều phải đợc thông báo và đợc khách hàng chấp nhận bằng văn bản.

Bớc 8: Trờng hợp thực hiện hợp đồng mà do thoả thuận, khách hàng có cung cấp vật t thì theo đúng quy trình 7 - Kiểm soát sản phẩm do khách hàng cung cấp.

Bớc 9: Nhân viên phòng vật t phải đảm bảo đủ hồ sơ, chứng từ có liên quan đến vật t về số lợng, chất lợng và chuyển cho phòng kiểm tra trớc khi nhập