http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN M CL C N i dung Ch OBO OK S CO M L i nói đ u ng I: S c n thi t c a vi c xác đ nh thành ph n tài li u h s hi n hành Khái ni m h s h s hi n hành Ý ngh a, tác d ng c a vi c xác đ nh thành ph n tài li u h s hi n hành đ i v i c quan đ n v cán b l p h s Ch ng II: Th c tr ng công tác l p h s hi n hành t i phòng qu n lý đ u th u - Công ty i n l c Hà N i Gi i thi u s l Qu n lý u th u c ch c n ng c a Công ty i n l c Hà N i Phịng Th c tr ng cơng tác l p h s hi n hành t i Phòng Qu n lý M t s nh n xét u th u D ki n danh m c h s Xác đ nh thành ph n tài li u h s hi n hành 2.1 Mô t nhi m v 2.2 Quy trình gi i quy t công vi c 2.3 D ki n thành ph n tài li u m t s lo i h s hi n hành K t lu n KIL Danh m c tài li u tham kh o http://kilobooks.com THÖ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN L I NĨI U 1.M c đích, ý ngh a đ tài: c ghi l i v n KIL OBO OKS CO M H u h t ho t đ ng c a c quan t ch c đ u đ b n.V n b n b ng ch ngch ng minh cho s t n t i phát tri n c a c quan Nó ln ch a đ ng nh ng thông tin quý báu ghi l i ho t đ ng, k t qu c a ho t đ ng đ ng th i thông tin nguyên li u cho m i ho t đ ng m i.Vì l đó, v n b n sinh không ph i ch đ dùng m t l n mà chúng c n đ ct ph p l i h s nh m b o v an toàn ph c v cho vi c khai thác s d ng hi n t i t ng lai.V n đ c ng đ c quy đ nh t i u 11 Pháp l nh l u tr qu c gia-2001 nh sau:”C quan, t ch c,cá nhân trình xây d ng, ban hành v n b n s d ng tài li u v n th ph i l p thành h s b o v an toàn”.Tuy nhiên th c t công tác v n ch a th c hi n m t cách tri t đ Tình tr ng h s ch a đ (T c ch t l c l p ph bi n hay có l p c ng ch đ có ng h s ch a đ m b o) Tình tr ng d n t i vi c gây m t mát, th t l c, khó tra tìm tài li u,gi m hi u su t cơng tác c a cán b toàn th c quan.Th y đ c t m quan tr ng c a công tác này,trong đ t th c t p th c t n m th Khoa L u tr h c Qu n tr v n phòng – Tr ng i h c Khoa h c Xã h i Nhân v n đ a vào m t n i dung nghiên c u là: nghiên c u xác đ nh thành ph n h s hi n hành t i c quan c th th c hi n đ c đ tài này, sinh viên ph i n m ch c nh ng ki n th c c b n c a môn h c nh : Công tác v n th , K th t so n th o v n b n, Hành h c đ i c ng,…nh m m c đích: Th nh t, đ tài giúp sinh viên n m ch c c ng c ki n th c h c v h s , l p h s , v n b n, … Sau đ sinh viên có d p tìm hi u tình hình th c t cơng tác ban hành v n b n, l p h s Qua có th so sánh đ i chi u gi a lý lu n th c ti n nâng cao h n n a nh n th c v ngh nghi p http://kilobooks.com THÖ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN V n d ng ki n th c h c đ th c hành k n ng nghi p v , rèn luy n tay ngh , t o th n l i cho viêc th c t p n m sau cơng tác sau Bên c nh đó, đ tài cịn d p rèn luy n thói quen nghiên c u khoa h c Nh KIL OBO OKS CO M sinh viên giúp h có m t phong cách h c t p m i: tìm tịi, sáng t o, ch đ ng h n v y v i m c đích trên, đ tài th c s la m t đ tài vô b ích c n thi t cho sinh viên Nhi m v nghiên c u: Nghiên c u, kh o sát ch c n ng, nhi m v , quy trình ho t đ ng c a c quan đ n v c th Nghiên c u lý lu n th c ti n h s , l p h s đ xác đ nh thành ph n tài li u c n có h s hi n hành Ngu n t li u ph Các ngu n t li u đ ng pháp nghiên c u c s d ng là: Giáo trình Lý lu n Ph cơng tác v n th c a Phó giáo s V pháp lu t h ng ng pháp ình Quy n; v n b n quy ph m ng d n; h s hi n hành c a công ty i n l c Hà N i m t s tài li u tham kh o khác Các ph ng pháp nghiên c u đ c s d ng là: ph ng pháp đ c, ph ng v n, li t kê, phân tích t ng h p s li u, logic… B c c niên lu n: B c c niên lu n g m có ba ph n là: l i nói đ u, k t lu n n i dung đ c chia làm ba ch Ch hi n hành Ch ng nh sau: ng I: s c n thi t c a vi c xác đ nh thành ph n tài li u h s ng II: th c tr ng l p h s hi n hành t i Phòng Qu n lý u th u- Công ty i n l c Hà N i Ch ng III: nghiên c u- d ki n thành ph n tài li u h s hi n hành http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN hồn thành đ tài nghiên c u nh n đ c a th y cô giáo khoa đ c bi t th y giáo - ng c s giúp đ t n tình i tr c ti p h tơi, bên c nh ph i k t i cán b v n phịng cơng ty ng d n i n l c Hà N i KIL OBO OKS CO M Tuy nhiên thi u kinh nghi m h n ch v m t th i gian nên vi t c a khơng tránh kh i thi u sót, tơi kính mong s nhân xét đóng góp ý ki n c a th y cô m i ng i Tôi xin chân thành c m n! http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN N I DUNG CH NG I S C N THI T C A VI C XÁC NH THÀNH PH N KIL OBO OKS CO M TÀI LI U TRONG H S HI N HÀNH Khái ni m h s h s hi n hành 1.1 H s Nh nói nh ng v n b n ch a đ ng nh ng thông tin v m i ho t đ ng c a c quan t ch c c n đ c t p h p l i nh ng h s Nh v y h s gì? Có ph i m i v n b n đ u có th đ chung m t h s ? H s c n nói lên u gì? Tr s 110/2004/N l i nh ng câu h i Kho n 7;8 i u Ngh đ nh - CP ngày 08/4/2004 v cơng tác v n th c a Chính Ph có đ nh ngh a nh sau:”H s m t t p v n b n, tài li u có liên quan v i v m t v n đ , m t s vi c, m t đ i t ng c th ho c có m t (hay m t s ) m chung nh tên lo i v n b n, c quan, t ch c ban hành v n b n, th i gian hay nh ng đ a m khác, hình thành trình theo dõi gi i quy t công vi c thu c ph m vi ch c n ng nhi m v c a m t c quan,t ch c hay c a m t cá nhân.L p h s vi c t p h p s p x p v n b n, tài li u hình thành trình theo dõi gi i quy t công vi c thành h s theo nguyên t c ph Trong giáo trình Lý lu n Ph ng pháp nh t đ nh” ng pháp Công tác V n th , PGS V ng ình Quy n có đ nh ngh a nh sau: “H s m t t p v n b n hay m t v n b n có liên quan v m t v n đ , s vi c (hay m t ng gi i quy t v n đ s vi c ho c đ i) hình thành trình c k t h p l i có nh ng m gi ng v hình th c nh lo i v n b n, tác gi , th i gian ban hành” “L p h s t p h p nh ng v n b n hình thành q trình gi i quy t cơng vi c c a c quan,t ch c, cá nhân theo t ng v n đ , s vi c ho c theo đ c m khác c a v n b n, đ ng th i s p x p biên m c chúng theo ph khoa h c” Nh v y c hai đ nh ngh a ta th y có nh ng m chung sau: ng pháp http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYEÁN Th nh t, h s đ cl p t t c c quan, t ch c, cá nhân mà q trình gi i quy t cơng vi c h có s n sinh v n b n H s ph n ánh trình ho t đ ng c a c quan, t ch c, cá nhân KIL OBO OKS CO M Th hai, h s t p h p v n b n có th m t hay nhi u v n b n khác chúng có m i liên h m t thi t v i S l ng v n b n h s ph thu c vào s s n sinh v n b n q trình gi i quy t cơng vi c Th ng m t h s ch a đ ng nhi u v n b n đ gi i quy t m t công vi c c n ph i ti n hành qua nhi u công đo n khác liên quan đ n nhi u ng i l v n b n s n sinh nhi u chúng đ u đ c t p h p l i h s Nh ng c ng có nh ng h s ch có m t v n b n mà v n b n ph n ánh tr n v n m t v n đ Và tiêu chí c a vi c l a ch n v n b n h s m i liên h gi a v n b n này.m i liên h gi a v n b n h s đ c t o b i tiêu chí nh : ph n ánh m t s vi c, v n đ hình thành trình gi i quy t cơng vi c đó, ngồi chúng cịn đ ck th pl ib i nh ng đ c tr ng nh : v tên lo i v n b n, v tác gi , v c quan giao d ch, v th i gian, v đ a d (đ i v i h s cá nhân liên quan v m t ng i) Trong đ c tr ng đ c tr ng v n đ đ c tr ng c b n nh t đ c tr ng tiêu chu n c a l p h s T đ c tr ng ta th y h s đ nh : h s công vi c, lo i h s (h s đ c phân làm nhi u lo i khác c k t h p l i có nh ng m gi ng v hình th c nh tên lo i, tác gi , th i gian, đ a d , c quan giao d ch) Ngồi th c t cịn phân h s thành h s hi n hành h s l u tr (đ cl p v n th hay đ c khôi ph c l u tr t nh ng v n b n r i l ) Vi c phân lo i h s đ ta có th so sánh lo i h s v i đ có th tìm ph ng pháp t i u nh t đ gi gìn, b o v nh m m c đích cu i cung có th tra tìm d dàng ph c v cho khai thác s d ng tài li u có hi u qu nh t 1.2 H s hi n hành http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Nh trình bày, khái ni m h s hi n hành khái niêm dùng đ phân bi t v i lo i h s đ s đ c khôi ph c l u tr V m t lý thuy t, h c l p t i khâu v n th , song song v i q trình gi i quy t cơng vi c c a v ch t l c l p nh v y s d m b o cao nh t yêu c u KIL OBO OKS CO M cán b công nhân viên H s đ ng, h n ch t i đa tình tr ng m t mát, th t l c tài li u Tuy nhiên th c t , trình gi i quy t cơng vi c c a mình, thói quen, r t cán b l p h s cơng vi c Vì v y vào l u tr cán b l u tr l i ph i làm m t đ ng tác phân đ nh kh i v n b n bó gói đ l p thành h s Khái ni m h s hi n hành đ l p c dùng v i ngh a đ ch h s đ khâu v n th , b t đ u t công vi c b t đ u đ c c gi i quy t cho t i cơng vi c k t thúc Vi c phân lo i h s hi n hành c ng s d ng tiêu chí c a h s nói chung Ngồi ra, h s hi n hành theo m t ngh a h p h n ch h s công vi c – h s l p theo tiêu chí v n đ , ph n ánh q trình gi i quy t cơng vi c Bên c nh cách phân lo i h s trên, h s hi n hành đ c phân lo i d a vào n i dung công vi c mà h s ph n ánh.theo cách h s đ c phân theo m t ho t đ ng c a c quan Các lo i h s hi n hành là: H s nguyên t c:là t p h p b n v n b n c a c quan t ch c có th m quy n quy đ nh v m t m t, m t l nh v c công tác nh t đ nh dùng làm c n c đ gi i quy t công vi c hàng ngày H s nguyên t c giúp cán b làm vi c không trái v i Hi n pháp, Pháp lu t quy đ nh c a c quan c p H s công vi c (h s hi n hành ) h s mà tài li u h s ph n ánh v q trình gi i quy t cơng vi c c a cán đ th c thi ch c n ng nhi m v đ c giao H s tài h s th hi n thu chi tài c quan t ch c H s xây d ng c b n h s v xây m i, c i t o, k thu t, tài c a cơng trình,…v tr s làm vi c c a c quan http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN H s máy móc trang thi t b h s v xu t x , b o hành, b o trì, máy móc thi t b t i c quan, t ch c H s trình ký h s đ trình lên c p xin ý ki n, phê t v m t c phê t s tr thành h s công vi c KIL OBO OKS CO M v n đ H s trình ký n u đ L p h s hi n hành có tác d ng qu n lý ch t ch v n b n tài li u hình thành trình gi i quy t cơng vi c, gi gìn bí m t c a c quan; nâng cao hi u su t ch t l ng công tác c a cán b toàn th c quan; va t o thu n l i cho công tác l u tr h s phát huy h t vai trị c a cơng tác l p h s c n đ m b o yêu c u nh : h s ph i ph n ánh ch c n ng nhi m v c a c quan đ n v hình thành h s ; ph i đ m b o m i liên h khách quan gi a v n b n; v n b n h s ph i giá tr ; đ m b o y u t th th c v n b n; h s ph i đ c biên m c rõ ràng Do v y l p h s ph i nhi m v c a m i cán b gi i quy t công vi c ch có h m i n m rõ cơng vi c làm c ng nh s s n sinh v n b n gi y t H s b ng ch ng ch ng minh cho h at đ ng c a cán b Tuy nhiên l p h s m t công vi c không h đ n gi n mà cịn mang tính k thu t nghi p v cao Vì th th c t vi c xác đ nh thành ph n tài li u h s nhi u t n t i nh l n x n, thi u v n b n , phá v m i liên h khách quan s n có Ý ngh a, tác d ng c a vi c xác đ nh thành ph n tài li u h s hi n hành đ i v i c quan đ n v cán b l p h s 2.1 i v i cán b l p h s : Thành ph n tài li u h s đ c hi u toàn b y u t v n b n c u thành nên h s đ tr l i cho câu h i: g m lo i nào? c a ai? Mang n i dung gì? http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Xác đ nh thành ph n tài li u h s t c đ m b o yêu c u c b n c a công vi c l p h s :ph n ánh ch c n ng nhi m v c a c quan, công vi c c a cán b ; đ m b o m i liên h khách quan gi a v n b n … KIL OBO OKS CO M Giúp cán b lo i b nh ng tài li u trùng th a, không thu c h s Cán b có th ki m soát t t v n b n tài li u c a tránh m t mát th t l c; tra tìm d dàng thu n l i Do h có th hồn thành t t cơng vi c vi c c a Tài li u b ng ch ng c a ho t đ ng, v y thành xác đ nh thành ph n tài li u h s t t s cho m t h s có ch t l ng, b ng ch ng ch ng minh s hoàn thành nhi m v c a cán b cu c ki m tra, tra 2.2 i v i c quan, đ n v : Xác đ nh thành ph n tài li u h s t t s h n ch tài li u trùng th a nh v y s góp ph n t o thu n l i công tác l u tr nh : t o thu n l i cho phân lo i(không n m đ c thành ph n h s s không phân lo i đ c); xác đ nh giá tr tài li u; ti t ki m giá t , nhân s , ti n c a …c a c quan, đ n v M t khác, c ng góp ph n ch ng minh s minh b ch ho t đ ng c a c quan đ n v Là c n c đ xét thi đua khen th ng Và cịn nhi u ý ngh a khác n a Nhìn chung vi c xác đ nh thành ph n tài li u h s có ý ngh a l n lao đ i v i không ch cán b mà đ i v i c đ n v , c quan Do v y c n th c hi n t t công tác CH NG II TH C TR NG CÔNG TÁC L P H T I PHÒNG QU N LÝ Gi i thi u s l Phịng Qu n lý Cơng ty nghi p nhà n S HI N HÀNH U TH U – CÔNG TY I N L C HÀ N I c ch c n ng c a Cơng ty i n l c Hà N i u th u: i n l c Hà N i đ c thành l p b i Quy t đ nh thành l p doanh c s 381NL/TCCB-L ngày 08/07/1995 c a B N ng L ng V i ch c n ng kinh doanh thu c ngành n, nh : kinh doanh n n ng v n http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN hành l i n; kh o sát thiêt k l i n; xây l p n; cung c p d ch v liên quan đ n ngành n… Phòng Qu n lý đ u th u đ c l p nên v i ch c n ng là: Tham m u, đ KIL OBO OKS CO M xu t giúp Giám đ c Công ty qu n lý, ch đ o công tác đ u th u tồn Cơng ty m t s cơng vi c khác đ c giao; t ch c th c hi n h ng d n, ki m tra, đôn đ c đ n v th c hi n Th c tr ng công tác l p h s hi n hành t i Phòng Qu n lý th u: Công tác l p h s hi n hành c a công ty đ nhà n c t i v n b n Pháp l nh L u tr u c th c hi n theo quy đ nh c a Qu c gia 2001; Ngh đ nh s /2004/N - CP ngày 08/04/2004 v công tác v n th c a Chính ph v nb nh ng d n khác ng th i công ty c ng ban hành nh ng quy đ nh quy trình riêng đ phù h p h n v i tình hình th c t c a cơng ty, b n Quy trình qu n lý luân chuy n v n b n d c ban hành kèm theo Quy t đ nh s 442/Q - LHN – P01 ngày 23/01/2006 c a V n phịng cơng ty M c c a quy trình có quy đ nh c th v cơng tác l p h s nh sau: H s công vi c tồn b nh ng cơng v n gi y t , tài li u có liên quan ch t ch v i trình gi i quy t công vi c, t b t đ u đ n k t thúc M i v n b n, tài li u đ tra c u đ u ph i l p h s ; nh ng v n b n giao d ch không liên quan đ n cơng vi c c a cơng ty khơng đ h s Tài li u có h s cơng vi c bao g m t p h p h s trình kí v m t công vi c (đ i v i công vi c ph i trao đ i nhi u l n) Ho c h s trình kí Trách nhiêm c a đ n v cá nhân công ty: t t c cán b công nhân viên ch c đ c giao gi i quy t cơng vi c c th ph i có trách nhi m l p h s cơng vi c gi i quy t; tr ng phòng ban đ n v có trách nhi m t ch c th c hi n vi c l p danh m c h s ch đ o cán b đ n v l p h s ti n hành gi i quy t công vi c theo quy đ nh http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN c g m có 17 h s tài li u có th i h n b tài li u có th i h n b tài li u có th i h n b / b tài li u, bao g m: o qu n lâu dài o qu n t m th i o qu n 03 n m Duy t Ngày….tháng12n m2007 Chánh V n phòng Ký tên đóng d u KIL OBO OKS CO M B n danh m 01 h s / b 05 h s / b 11 h s / b * Chú thích: - P16: Phịng Qu n lý u th u; - VTSX: V t t s n xu t; - VTTBL: V t t thi t b l ; - PTSX: Ph ng ti n s n xu t; - VTXDCB: V t t xây d ng c b n; - KTAT: K thu t an toàn; - XL: Xây l p * Lý gi i : (1): s th t h s đ c đánh b ng ch s A-r p (2): ký hi u h s g m ch vi t t t c a Phòng Qu n lý u th u theo quy đ nh P16 kèm theo s th t c a h s (3): Th t lo i h s tên lo i h s Các lo i h s công vi c đ c chia theo lo i công vi c nh đ u th u hay ho t đ ng khác Trong h s đ u th u l i chia thành lo i gói th u khác nh danh m c h s nêu M t gói th u t ng ng v i m t b h s Cịn lo i cơng viêc khác t ong ng v i m t h s Tuy nhiên Phòng ch y u h s đ u th u h s khác ch chi m m t t l nh (4): Th i h n b o qu n c a h s theo quy đ nh c a nhà n c công ty Theo quy đ nh h s th u có th i h n b o qu n 03 n m (5): Ng il ph s Phòng Qu n lý u th u danh m c h s l p cho m t phòng (6): Ghi nh ng thông tin v h s nh chuy n t n m tr c sang… http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN (8): T ng h p nh ng thông tin v b n danh m c h s nh :có h s ,th i h n v nh vi n có bao nhiêu,lâu dài có bao nhiêu, t m th i có bao nhiêu, n m c th có bao nhiêu… KIL OBO OKS CO M ây b n danh m c h s c b n, n u n m ho t đ ng c a Phịng có phát sinh ta c n l p m t b n danh m c h s b sung B n danh m c h s s c n c cho cán b l p h s c n c đ cán b l u tr có c s đ thu th p tài li u m t cách đ y đ , góp ph n qu n lý ch t ch h s ,tài li u c a Phòng Xác đ nh thành ph n tài li u h s hi n hành: 2.1 Mô t nhi m v : Ch c n ng nhi m v c a Phòng Qu n lý Quy u th u đ c quy đ nh c th t i nh c th v ch c n ng, nhi m v c th c a phòng thu c Công ty i n l c Hà N i ban hành kèm theo Quy t đ nh s 2874 EVN/ LHN – TCL ngày 22/6/2004 c a Giám đ c Công ty i n l c Hà N i Theo quy đ nh Phịng có ch c n ng, nhi m v c b n sau: V ch c n ng: Phịng có ch c n ng tham m u, đ xu tgiúp Giám đ c Công ty qu n lý, ch đ o công tác đ u th u tồn Cơng ty m t s công vi c khác đ v th c hi n c giao; t ch c th c hi n h ng d n, ki m tra, đôn đ c đ n V nhi m v c b n: Phịng có nh ng nhi m v c b n là: 2.1.1 C n c k ho ch n m, hàng tháng c a Công ty l p k ho ch công tác khoa h c đáp ng yêu c u hàng tháng c a Công ty, th c hi n k ho ch đ ra; 2.1.2 Th c hi n th t c đ u th u mua s m v t t , thi t b theo quy đ nh c a Công ty T ng công ty c a Nhà n c; Th c hi n th t c đ u th u xây l p thu c ngu n v n s a ch a l n th c hi n t i Công ty theo phân c p Theo Quy ch u th u đ c ban hành kèm theo ngh đ nh s 88/1999/N - CP ngày 01/9/1999 c a Chính Ph , t i u 14 Hình th c l a ch n nhà th u, ta http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN có hình th c là: đ u th u r ng rãi, đ u th u h n ch , ch đ nh th u, chào hàng c nh tranh, mua s m tr c ti p t th c hi n mua s m đ c bi t Các gói th u đ c th c hi n d i ba ph ng th c đ u th u m t túi h KIL OBO OKS CO M s (trong đ u th u mua s m hàng hoá xây l p) - nhà th u n p h s d th u m t túi h s ; đ u th u hai túi h s - nhà th u n p đ xu t giá đ xu t k thu t hai túi h s n p m t th i m; đ u th u hai giai đo n – nhà th u n p h s d th u vào hai th i m khác nhau, l n m t đ th o lu n k thu t tài chính, l n hai đ th c kí k t h p đ ng c s th ng nh t u ki n l n m t V ph m vi đ u th u ta có hình th c đ u th u n c đ u th u qu c t (có s tham gia c a nhà th u qu c t ) V n i dung cơng vi c đ u th u ta có lo i cơng vi c th u là: đ u th u mua s m v t t thi t b (đ u th u ph ng ti n s n xu t; v t t s n xu t; đ u th u k thu t an toàn; v t t thi t b l ; v t t thi t b kh i; v n chuy n trang thi t b ); đ u th u xây l p (đ u th u xây d ng c b n; đ u th u xây l p); cơng vi c khác.(Trong hình th c cơng vi c đ c tr ng đ l p h s th u Tuy nhiên thành ph n h s l i tu thu c vào ph ng th c đ u th u hình th c l a ch n nhà th u quy trình th t c c a chúng khác v y tài li u s n sinh khác nhau) 2.1.3 Tham gia th m tra trình t k ho ch đ u th u, h s m i th u,th m đ nh k t qu đ u th u, n i dung h p đ ng v i Nhà th u c a d án đ n v khác ch trì, trình ng i có th m quy n phê t (theo quy đ nh có m t s gói th u khơng thu c ch c n ng nhi m v c a Phòng mà thu c ch c n ng c a Ban Qu n lý D án nên Phòng ch m t b ph n tham gia m t s khâu nh t đ nh) 2.1.4 Th c hi n nhi m v ph bi n, h ng d n, ki m tra, đôn đ c đ n v th c hi n n i dung theo ch c n ng,nhi m v c a phòng; báo cáo kip th i v i Giám đ c tình hình th c hi n t i đ n v ; http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 2.1.5 Th c hi n m t s công vi c khác đ c giao Trên nh ng ch c n ng nhi m v c b n c a Phòng Qu n lý th u Nh v y v c b n nhi m v c a phòng đ u c chia làm ba lo i công vi c KIL OBO OKS CO M sau: th nh t qu n lý cơng viêc c a phịng (l p k ho ch, đôn đ c, ki m tra…); th hai kh i công vi c chuyên môn (t ch c đ u th u tham gia ph i k t h p công tác v i phòng ban ch c n ng); th ba th c hi n công vi c khác đ c giao N m ch c lo i công vi c c a Phịng c ng nh quy trình, th t c gi i quy t công vi c giúp ta có th bi t đ ph n tài li u h s s đ c lo i h s , c ng nh thành c l p n m đ có th th c hi n m t cách d dàng công tác l p danh m c h s h s hi n hành 2.2 Quy trình, th t c gi i quy t cơng vi c (q trình hình thành tài li u m t h s ) Nh trình bày, Phịng Qu n lý u th u m t phịng chun mơn c a Cơng ty có nhi m v th c hi n ba lo i công vi c qu n lý ho t đ ng, th c hi n nghi p v chuyên môn công vi c đ c giao xác đ nh thành ph n tài li u h s m t cách xác nh t ta c n n m ch c quy trình, th t c gi i quy t công vi c mà h s ph n ánh (vì đ ng s n sinh tài li u h s ).Sau quy trình, th t c gi i quy t công vi c c a m t s lo i cơng vi c c a Phịng 2.2.1 i v i công tác qu n lý: hàng ngày c a Phịng th c hi n tơt cơng tác Phịng c n làm cơng vi c c th nh trình bày sau: ây cơng tác qu n lý công vi c ph n mô t cơng vi c Quy trình gi i quy t nh Th nh t, c n c k ho ch công tác n m, k ho ch công tác tháng c a công ty ch c n ng nhi m v c a Phòng, Tr ng phòng (hay cán b đ c giao) d ki n k ho ch công tác n m, k ho ch công tác quý, k ho ch cơng tác tháng, http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN k ho ch tu n c a Phịng g i cho V n phịng Cơng ty, b ph n có trách nhi m t ng h p trình Giám đ c phê t Th hai, Tr ng phòng nh n k ho ch đ c Giám đ c phê t, t KIL OBO OKS CO M ch c tri n khai th c hi n k ho ch l p, ti n hành ki m tra đôn đ c nh c nh cán b , cơng nhân viên phịng th c hi n ti n đ Th ba, th c hi n công tác t ng k t, giao ban hàng tháng, quý, tu n nh m đánh giá k t qu đ t đ th i đ ph 2.2.2 ng h c, tìm h n ch , t n t i tìm cách kh c ph c; đ ng ng th c hi n th i gian t i i v i công tác đ u th u: cơng tác Phịng tham gia th c hi n v i hai t cách, là ng t cách ng i đ ng t ch c đ u th u gói th u v i i tham gia t ch c đ u th u v i phịng ban chun mơn khác Theo quy đ nh t i Quy trình Cơng tác u th u t i cơng ty ta có trình t th c hi n đ i v i hai lo i công vi c đ u th u mua s m v t t thi t b đ u th u xây l p nh sau: 2.2.2.1 Trình t th c hi n đ i v i đ u th u mua s m v t t thi t b Trách nhi m Ti n trình Phịng k ho ch K ho ch v t t thi t b Phòng k ho ch; L p k ho ch đ u th u Các b c nv đ c phân công Giám đ c Phê t k ho ch đ u th u n v t v n; Phòng qu n lýđ u th u; nv đ c phân công L p H s m i th u http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Giám đ c Phê t H s m i th u Thông báo m i th u KIL OBO OKS CO M Phòng qu n lý đ u th u; Phòng b o v ; nv đ c phân công Phát hành H m i th u Giám đ c s Nh n H s d th u M th u Thành l p T chuyên gia xét th u T chuyên gia xét th u Xét th u (báo cáo xét th u) Phòng qu n lý đ u th u; nv đ c phân công H i đ ng xét t k t qu đ u 10 Th m đ nh k t qu xét th u Phê t th u; Giám đ c Phòng qu n lý đ u th u; 11 nv đ 12 th u 13 c phân công Thông báo trúng th u, không trúng H i đ ng xét t k t qu đ u Th Giám đ c Ký k t h p đ ng Nh v y, n u đ ng th o h p đ ng c phân công t ch c đ u th u Phịng th c hi n cơng vi c c a nh sau: c n c k ho ch c a Phòng K ho ch, l p k ho ch đ u th u c th , trình giám đ c phê t; n u đ c ch p thu n l p h s m i th u, trình Giám đ c phê t; ti n hành thông báo m i th u phát hành h s m i th u; th m đ nh k t qu xét th u c a t xét th u sau trình Giám đ c phê t; thông báo trúng th u, không trúng th u cho đ n v d th u; c n http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN c b n th ng th o h p đ ng v n b n tr c l p d th o h p đ ng kinh t ; qu n lý toàn b tài li u c a gói th u c a phịng t chuyên môn nh t chuyên gia xét th u, h i đ ng xét t k t qu đ u th u đ i t ch c Phịng tham gia th c hiên công vi c KIL OBO OKS CO M N u không ng c giao nh : l p h s d th u theo s phân công, thông báo m i th u, tham gia th m đ nh k t qu đ u th u, thông báo trúng th u, không trúng th u cho đ n v d th u Cơng tác c a Phịng ln ln đ t m i liên h v i phòng ban khác (nh phịng k thu t, tài k tốn) 2.2.2.2 Th t c đ u th u xây l p Các b c Trách nhi m Ti n trình Ban Qu n lý D án L p t nv đ c phân cơng trình k ho ch đ u th u Giám đ c Phê t k ho ch đ u th u nv đ c phân công L p H s m i th u nv t v n Ban Qu n lý D án nv đ c phân cơng Trình t H s m i th u Ban Qu n lý D án nv đ c phân công Th m đ nh H s m i th u Phòng qu n lý đ u th u nv đ Giám đ c c phân công Phê t H s m i th u http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN nv đ c phân công Thông báo m i th u Ban Qu n lý D án c phân công Nh n H s d th u KIL OBO OKS CO M nv đ Phát hành H s m i th u Ban Qu n lý D án M th u Giám đ c Thành l p T chuyên gia xét th u T chuyên gia xét th u nv đ 1 Xét th u c phân công Th m đ nh k t qu xét th u Phòng qu n lý đ u th u Phê t k t qu xét th u Giám đ c H i đ ng xét t k t qu đ u th u nv đ Thông báo trúng th u Ban Qu n lý D án nv đ c phân công Ban Th ng th o h p đ ng Qu n lý D án Giám đ c Trong tr b c phân công Ký k t h p đ ng ng h p Phòng có nhi m v th c hi n cơng vi c c 11 m t s công vi c khác đ b c5 c giao n u có 2.2.2.3 M t khác đ i v i gói th u mua s m tr c ti p ch đ nh th u mua s m hàng hoá c ng nh ch đ nh th u xây l p quy trình có thay đ i khơng có cơng đo n thơng báo đ u th u r ng rãi báo chí, đ ng th i h s ch đ nh th u c ng đ c phát hành cho nhà th u d ki n; ti p theo nhà th u chào th u; Ban qu n lý d án đánh giá b n chào th ng th o th c hi n h p http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN đ ng; Giám đ c phê t cu i ký k t h p đ ng Phịng có nhi m v đ u m i ki m tra, t ng h p báo cáo lãnh đ o Công ty v v n đ ch đ nh th u; th m tra trình t k t qu đ i v i gói th u ch đ nh th u mua s m v t t KIL OBO OKS CO M thi t b xây l p thu c ph m vi ph i trình Tuy nhiên m i ch quy trình thu n N u tiêu chu n có thay đ i c n ph i trình t nhi u l n hayv i gói th u hai giai đo n th t c lúc tr nên vơ ph c t p 2.2.3 Th c hi n nhi m v khác đ c giao: Nh ti n hành tham gia t p hu n, ph bi n công tác đ u th u theo quy đ nh c a T ng công ty, Cơng ty Cơng vi c khơng mang tính chât th ng xuyên nh hai lo i công vi c (ví d có v n b n c p m i ban hành quy đ nh m i v ch c n ng nhi m v c a phòng, hay m l p t p hu n v công tác đ u th u mà công vi c không ph i n m c ng có Trên tồn b quy trình th t c c b n th c hi n cơng vi c c a Phịng T v n b n s đ c hình thành đ ghi nh n k t qu c a lo i ho t đ ng N m rõ thao tác ta có th d dàng xác đ nh thành ph n tài li u h s 2.3 D ki n thành ph n tài li u m t s lo i h s hi n hành Nh trình bày, h s hi n hành c a Phòng đ c l p theo đ c tr ng công vi c V y v i cơng vi c quy trình th t c gi i quy t cơng vi c ta có nhóm h s hi n hành thành ph n tài li u nh sau: 2.3.1 Nhóm m t: H s nguyên t c t p h p b n v n b n c a c quan t ch c có th m quy n quy đ nh v m t m t, m t l nh v c công tác nh t đ nh dùng làm c n c đ gi i quy t công vi c hàng ngày H s nguyên t cgiúp cán b làm vi c không trái v i Hi n pháp, Pháp lu t c quan c p Nh v y ta có quy đ nh c a c quan sau: th nh t quy đ nh c a Nhà n c: th hai quy đ nh c a T ng công ty ng d n m u c a công ty i n l c Vi t Nam; v n b n h http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN N u v n b n ta có th l p chúng thành m t h s Tr ng h p v n b n tài li u nhi u ta l p v n b n c a m i c quan m th s KIL OBO OKS CO M 2.3.2 Nhóm hai: h s cơng vi c: h s l p theo cơng vi c c a Phịng Ta có lo i h s sau: (1) H s k ho ch công tác: lo i h s g m có h s k ho ch cơng tác n m; h s công tác quý; h s công tác tháng (Theo t ng tháng n m); k ho ch công tác tu n; tài li u lo i h s nh sau: + H s k ho ch công tác n m bao g m: k ho ch, v n b n phân cơng cơng vi c c a Phịng, k ho ch b sung n u có; báo cáo t ng k t cơng tác n m (vì h s c a m t phòng); + H s k ho ch công tác quý, m i quý m t h s ho c có th g p làm m tn us l ng v n b n ít: k ho ch, v n b n phân công công vi c quý, biên b n h p giao ban, báo cáo t ng k t quý + H s k ho ch công tác tháng bao g m: k ho ch, v n b n phân công công vi c tháng c a Phòng, k ho ch b sung n u có; báo cáo t ng k t cơng tác tháng; biên b n h p giao ban Ngồi có th k m thêm v n b n giao nhi m v công tác tu n (do l ng v n b n s l ng ít) N u tài li u có th g p ba lo i h s thành m t h s k ho ch ho t đ ng c a Phịng v n b n v n ph n ánh công tác qu n lý ho t đ ng c a Phòng (2) H s đ u th u: nh trình bày lo i h s l p theo gói th u M i gói th u m t b h s m t b h s bao g m h s pháp lý (c s pháp lý đ th c hi n đ u th u) h s d th u nhà th u tham d gói th u tham d n p Xét v m t thành ph n tài li u h s ta chia làm lo i sau: + H s trình Giám đ c phê t k t qu gói th u ch đ nh th u: - T trình v lý do, n i dung gói th u, n i dung c a d th o h p đ ng http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - B n v n b n (kèm theo): quy t đ nh phê t giá tr d toán ch đ nh th u (th u mua s m thi t b khơng có v n b n này); h s ch ng minh t cách, n ng l c nhà th u; h s m i ch đ nh th u; b n chào ban đ u c a nhà đ c kí t t kèm theo biên b n th ng th o h p đ ng KIL OBO OKS CO M th u; d th o h p đ ng đ c hai bên ký - Quy t đ nh c a Giám đ c phê t k t qu đ u th u - H s d th u c a nhà th u(b n g c) + H s gói th u v t t thi t b : g m h s pháp lý h s d th u H s pháp lý g m: - Quy t đ nh phê t k ho ch đ u th u; - K ho ch đ u th u đ c giám đ c phê t; - T trình Giám đ c phê t h s m i th u; - Quy t đ nh phê t h s m i th u; - H s m i th u; - T trình Giám đ c v vi c đ ng báo m i th u n i dung đ ng báo m i th u; - Thông báo m i th u; - Danh sách nhà th u n p h s d th u; - Biên b n m th u; - Quy t đ nh thành l p t chuyên gia xét th u; - Báo cáo xét th u; - Báo cáo th m đ nh k t qu xét th u; - Phê t k t qu đ u th u; - Thông báo trúng th u; - Biên b n th ng th o h p đ ng; http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - H p đ ng đ c ký k t - Ngồi cịn có cơng v n trao đ i gi a nhà th u công ty v n i dung đ u th u nh chào gi m giá gói th u, làm rõ h s m i th u; gi y u quy n ng th o, ký k t h p đ ng, tiên l ng k thu t kèm theo gói th u… KIL OBO OKS CO M th H s d th u c a nhà th u (m i nhà th u m t h s ) + H s đ u th u xây l p: Th m đ nh H s m i th u: - Biên b n th m đ nh H s m i th u; - T trình trình ng i có th m quy n phê t H s m i th u; - D th o H s m i th u; - Quy t đ nh c a c p có th m quy n phê t H s m i th u Th m đ nh k t qu đ u th u: - Thành l p T chuyên gia xét th u; - Báo cáo xét th u; - Biên b n xét th u; - Biên b n th m đ nh k t qu đ u th u; - T trình trình c p có th m quy n phê t; - Quy t đ nh c a c p có th m quy n phê t k t qu đ u th u + Ngoài đ i v i gói th u t ch c đ u th u hai giai đo n, hai túi h s thành ph n tài li u c a có thêm lo i tài li u nh : v n b n th m đ nh th u giai đo n hai (đ i v i th u hai giai đo n); v n b n th m đ nh k thu t, d tốn tài chính…(th u hai túi h s ) Trên d ki n thành ph n tài li u lo i h s c b n c a Phòng Qu n lý u th u Theo ta th y thành ph n tài li u c a lo i h s c a phòng r t đa d ng Nó bao g m đa d ng lo i hình tài li u nh : v n b n, tài li u khoa h c k thu t (b n v , b n tính tốn, d tốn) …c a phịng ban http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Cơng ty, nhà th u, có th c T ng công ty… nhi u công đo n khác c a gói th u, đ ph n ánh trình gi i quy t th t c đ u th u thu c KIL OBO OKS CO M ch c n ng nhi m c a Phịng K T LU N Tóm l i vi c xác đ nh thành ph n tài li u h s hi n hành có vai trị r t quan tr ng không ch v i cán b l p h s mà c v i đ n v l p h s toàn th c quan Nh phân tích ph n ta th y tài li u đ c sinh song hành v i q trình gi i quy t cơng vi c, m t khác n u khơng có cán b không th th c hi n công vi c c a (ví d n u khơng đ ho ch s khơng th th c hi n gói th u đ c phê t k c) M t h s có đ thành p n tài li u c n thi t c n c đ xem xét đánh giá s hồn thành cơng vi c c a cán b c ng nh tính minh b ch ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a cơng ty (ví d n u khơng có đ ng báo m i th u gói th u chào giá c nh tranh tr thành ch đ nh th u y n u tr giá gói th u v t kh i quy đ nh c a ch đ nh th u s vi ph m pháp lu t, gây thi t h i cho công ty) Bên c nh đó, xác đ nh thành ph n tài li u h s s qu n lý đ y đ , ch t ch v n b n, tài li u, cung c p m t cách đ y đ nh t thông tin cho b c n s d ng nâng cao hi u su t công tác c a cán b , đ ng th i t o cho h m t thói quen làm vi c khoa h c – làm vi c v i tài li u cách làm vi c có c n c có c s tác phong c a m t n n kinh t phát tri n Ngồi ra, cịn ti t ki m ti n c a công s c cho cán b l u tr Công ty công tác thu th p b sung, phân lo i, xác đ nh giá tr , b o qu n… Tuy nhiên th c t không ph i công vi c d dàng b i cịn b tác đông b i nhi u y u t ch – khách quan là: V y u t ch quan: th nh t ki n th c v h s , l p h s c a cán b (h cán b chuyên môn nên không đ c trang b nh ng ki n th c m t http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN cách đ y đ , đ c bi t l i v i cơng vi c có tính ch t ph c t p m t khó kh n r t l n); th hai thói quen làm vi c c a cơng nhân viên ch c n c ta – làm vi c mà không c n l p h s , thói quen x u mà ta c n kh c c ta gia nh p WTO; KIL OBO OKS CO M ph c đ c bi t giai đo n hi n n V khách quan quy đ nh c a nhà n c ch c th đ y đ đ c bi t khơng có ch tài đ ràng bu c (n u cán b không l p h s công vi c c ng khơng c ); bên c nh cơng tác v n ch a nh n đ c s quan tâm m t cách đ n c a lãnh đ o c quan (thái đ coi nh công tác l p h s ) Vì th cơng tác v n ch a đ c th c hi n m t cách nghiêm túc Tình tr ng khơng l p h s , tài li u ph bi n; hay h s không đ m b o yêu c u nh không th th c, thi u v n b n, trùng th a, không đ c s p x p, biên m c khoa h c… Trong th i gian th c t p m t tháng t i Công ty sát công tác l p h s h s t i Phòng Qu n lý i n l c tơi có d p kh o u th u Tuy nhiên h n ch v th i gian, m c đ ti p c n tài li u h n ch ph n l n tài li u c a Phòng tài li u m t, bên c nh ki n th c nhi u h n ch nên th c hi n đ tài m i ch b c đ u ti p c n đ a d ki n v danh m c h s c ng nh thành ph n tài li u h s hi n hành c a Phòng Qu n lý r t mong s u th u tơi ng h góp ý ki n c a t t c th y cô b n “Công cha, ngh a m , n th y” qua xin g i l i c m n chân thành t i th y PGS.TS Xuân Chúc – ng tồn th cán b v n phịng Cơng ty i th y tr c ti p h ng d n tôi, i n l c Hà N i t n tình giúp đ đ tơi có th hoàn thành đ tài nghiên c u c a http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Danh m c tài li u tham kh o V ng ình Quy n: Lý lu n ph ng pháp công tác v n th NXB i KIL OBO OKS CO M h c Qu c qia Hà N i, 2005 Danh m c h s công vi c gói th u v t t s n xu t c a Phòng Qu n lý u th u – Công ty i n l c Hà N i, n m 2004 M c l c tài li u c a m t s h s Phòng Qu n lý u th u – Công ty i n l c Hà N i Ngh đ nh s 110/2004/N Chính Ph - CP ngày 08/4/2004 v công tác v n th c a Pháp l nh Lu tr Qu c gia s … c a U ban Th ng v Qu c h i Quy ch u th u ban hành kèm theo ngh nh s 88/1999/N - CP ngày 01/9/1999 c a Chính ph , s a đ i, b sung theo Ngh đ nh s 14/2000/N - CP ngày 05/5/2000 c a Chính ph Quy đ nh ch c n ng nhi m v c b n c a phịng ban thu c Cơng ty ban hành kèm theo quy t đ nh s 2748 EVN/ LHN – TCL ngày 22/6/2004 c a Phòng T ch c Lao đ ng – Công ty i n l c Hà Nơi Quy trình qu n lý ln chuy n v n b n ban hành kèm theo quy t đ nh s 442/Q Hà N i - LHN – P01 ngày 23/01/2006 c a V n phòng Công ty Quy t đ nh s 381 NL/ TCCB – L nghi p nhà n c c a B N ng l ng i nl c ngày 08/ 7/ 1995 thành l p doanh ... s l Phịng Qu n lý Cơng ty nghi p nhà n S HI N HÀNH U TH U – CÔNG TY I N L C HÀ N I c ch c n ng c a Cơng ty i n l c Hà N i u th u: i n l c Hà N i đ c thành l p b i Quy t đ nh thành l p doanh c... y thành xác đ nh thành ph n tài li u h s t t s cho m t h s có ch t l ng, b ng ch ng ch ng minh s hoàn thành nhi m v c a cán b cu c ki m tra, tra 2.2 i v i c quan, đ n v : Xác đ nh thành ph n tài. .. có th d dàng xác đ nh thành ph n tài li u h s 2.3 D ki n thành ph n tài li u m t s lo i h s hi n hành Nh trình bày, h s hi n hành c a Phòng đ c l p theo đ c tr ng công vi c V y v i công vi c quy