TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ===***=== VŨ THỊ THU HUYỀN TÌM HIỂU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Thư viện Thông tin Người hướng dẫn khoa học ThS TTRẦN XUÂN BẢN HÀ NỘI - 2013 LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Xuân Bản – người tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em trình làm khóa luận Đồng thời em xin chân thành cảm ơn cán thư viện công tác thư viện tỉnh Ninh Bình tạo điều kiện thuận lợi cho em trình nghiên cứu khóa luận Em xin chân thành cảm ơn toàn thể thầy cô giáo trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, thầy cô khoa Công nghệ thông tin hết lòng dạy dỗ, bảo tạo điều kiện tốt cho em trình học tập Do điều kiện thời gian nghiên cứu vốn kiến thức nhiều hạn chế nên đề tài em không tránh khỏi thiếu sót định, em mong nhận lời nhận xét góp ý thầy cô giáo bạn để khóa luận em hoàn thiện Hà Nội, tháng năm 2013 Sinh viên Vũ Thị thu Huyền LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nội dung mà trình bày khóa luận tốt nghiệp kết trình nghiên cứu, tìm tòi học hỏi thân bảo giáo viên hướng dẫn Những kết nghiên cứu khóa luận chưa công bố công trình nghiên cứu Hà Nội, tháng năm 2013 Sinh viên Vũ Thị thu Huyền DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT - Công nghệ thông tin : CNTT - Cơ sở liệu : CSDL MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa mặt lý luận thực tiễn đề tài Bố cục khóa luận CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH VỚI VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 1.1 Khái quát thư viện tỉnh Ninh Bình 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 1.1.2 Chức nhiệm vụ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức trình độ cán thư viện 1.1.4 Nguồn lực thông tin 1.1.5 Người dùng tin nhu cầu tin 11 1.1.6 Sản phẩm dịch vụ thông tin 14 1.2 Vấn đề ứng dụng CNTT công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa thư viện tỉnh Ninh Bình 16 1.2.1 Khái niệm biên mục biên mục tự động 16 1.2.2 Khái niệm tra cứu tin hệ thống tra cứu tin tự động hóa 19 1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa 19 1.2.4 Tổng quan phần mềm CDS/ISIS 21 1.2.5 Lợi ích việc ứng dụng CNTT công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa 23 CHƯƠNG THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 25 2.1 Úng dụng CNTT công tác biên mục 25 2.1.1 Xây dựng sở liệu 25 2.1.3 Sản phẩm trình biên mục 32 2.1.4 Chuẩn biên mục tự động 34 2.2 Tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa 40 2.2.1 Cơ sở vật chất 40 2.2.2 Tổ chức tra cứu Internet 40 2.2.3 Tổ chức tra cứu CDS/ISIS 41 2.2.4 Đào tạo người dùng tin 44 CHƯƠNG NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ 46 3.1 Nhận xét 46 3.1.1 Ưu điểm 46 3.1.2 Tồn 47 3.2 Khuyến nghị 48 3.2.1 Nâng cao chất lượng CSDL sẵn có xây dựng CSDL 48 3.2.2 Ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện 49 3.2.3 Nâng cao lực ứng dụng công nghệ thông tin cho cán biên mục công tác tra cứu tin tự động hóa 50 2.2.4 Đào tạo người dùng tin 52 3.2.5 Một số khuyến nghị khác 53 KẾT LUẬN 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài “Công nghệ thông tin” cụm từ ngắn gọn mà hàm chứa nhiều ý nghĩa lớn lao, làm thay đổi cách đáng kể diện mạo đời sống xã hội Thực tiễn sống cho thấy, Công nghệ thông tin (CNTT) tác động đến hầu hết mặt, mảng hoạt động xã hội hẳn nhiên hoạt động bao hàm hoạt động thư viện - hoạt động mang tính xã hội sâu sắc Việc áp dụng tiến kĩ thuật tin học vào hoạt động cuả thư viện rút ngắn trình xử lý tài liệu Các thư viện trung tâm thông tin tiến hành giao lưu thông tin, giúp đỡ phát triển Nhìn chung việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến thúc đẩy mạnh mẽ phát triển quan thông tin thư viện Bởi vậy, vai trò thành tựu khoa học công nghệ hoạt động thông tin thư viện không ngừng tăng lên Thư viện tỉnh Ninh Bình nằm trung tâm thành phố Để đáp ứng tốt nhu cầu ngày đa dạng phong phú bạn đọc địa bàn tỉnh Ninh Bình, việc hoàn thiện sở vật chất, trang thiết bị, tăng cường đào tạo đội ngũ cán việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện thư viện đặc biệt quan tâm Với việc ứng dụng CNTT vào thư viện, Thư viện tỉnh Ninh Bình đạt số kết định việc tạo lập sản phẩm dịch vụ thông tin đại, hỗ trợ cho cán thư viện hoạt động từ nâng cao hiệu hoạt động thư viện Ứng dụng CNTT vào khâu công tác thư viện điều cần thiết có công tác biên mục tổ chức tra cứu tin tự động hóa Nhờ ứng dụng CNTT công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa thư viện quản lý tốt nguồn tài liệu tiết kiệm thời gian công sức cán nâng cao suất lao động nhanh chóng tạo sản phẩm để phục vụ tốt nhu cầu bạn đọc người dùng tin tiếp cận thông tin cách dễ dàng, nhanh chóng xác Nhận thấy vai trò quan trọng việc ứng dụng CNTT công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa em xin chọn đề tài: “Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa Thư viện tỉnh Ninh Bình” làm đề tài khóa luận Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Giới hạn nội dung công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa Thư viện tỉnh Ninh Bình - Về thời gian: Nghiên cứu phạm vi Thư viện tỉnh Ninh Bình từ năm 2005 đến Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 3.1 Mục tiêu - Bước đầu tìm hiểu việc ứng dụng CNTT công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa thư viện để thấy việc làm vấn đề tồn Từ có nhận xét đưa số kiến nghị, góp phần nâng cao chất lượng việc ứng dụng CNTT công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa Thư viện tỉnh Ninh Bình 3.2 Nhiệm vụ - Tìm hiểu vai trò ứng dụng CNTT hoạt động thư viện thông tin nói chung công tác biên mục, tra cứu tin tự động hóa nói riêng - Khảo sát trạng ứng dụng phần mềm CDS/ISIS công tác biên mục tra cứu tin tự động hóa Thư viện tỉnh Ninh Bình - Đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện tăng hiệu việc ứng dụng CNTT công tác biên mục tra cứu tin tự động hóa Thư viện tỉnh Ninh Bình Phương pháp nghiên cứu 4.1 Phương pháp luận Khóa luận nghiên cứu dựa phương pháp luận vật biện chứng, sở phân tích quan điểm đạo đường lối, sách Đảng Nhà nước công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, công tác thư viện 4.1 Phương pháp cụ thể Để thực đề tài em sử dụng phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu Dựa tài liệu đề cập đến nghiệp vụ thư viện, công tác biên mục ứng dụng CNTT công tác thư viện tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa, em tham khảo, phân tích - tổng hợp lý thuyết cần thiết để phục vụ nghiên cứu - Phương pháp quan sát (Khảo sát thực tế) Quan sát rút nhận xét sở vật chất trang thiết bị ứng dụng CNTT công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin Thư viện tỉnh Ninh Bình - Phương pháp vấn trao đổi Phỏng vấn, trao đổi với cán thư viện công tác biên mục việc ứng dụng CNTT công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa Ý nghĩa mặt lý luận thực tiễn đề tài 5.1 Ý nghĩa lý luận Khóa luận góp phần tìm hiểu, hoàn thiện vấn đề lý luận ứng dụng CNTT công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin thư viện, góp phần vào việc tự động hóa công tác thư viện 5.2 Ý nghĩa thực tiễn Trên sở tìm hiểu trạng ứng dụng CNTT công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa Thư viện tỉnh Ninh Bình, từ tìm nguyên nhân giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng CNTT công tác biên mục Thư viện tỉnh Ninh Bình Bố cục khóa luận Ngoài phần mục lục, lời mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung khóa luận gồm chương: Chương Thư viện tỉnh Ninh Bình với việc ứng dụng CNTT công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động Chương Thực trạng ứng dụng CNTT công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa Thư viện tỉnh Ninh Bình Chương Nhận xét khuyến nghị Ví dụ: Ta gõ Đoàn Phan Tân*Tin hoc hoạt động thông tin thư viện Sau kích đúp vào dòng danh sách câu hỏi máy đưa kết tương ứng cửa sổ CSDL Đánh giá Đây phương thức tìm tin áp dụng chủ yếu bạn đọc thư viện tỉnh Ninh Bình tới tiến hành tra cứu thao tác tiến hành đơn giản, bên cạnh kết thu nhanh xác Tìm tin có trợ giúp Cũng tương tự bước ta tìm tới menu chọn mục Guidded search hộp thoại xuất sau: Hình 6: Tìm tin có trợ giúp Các thành phần tìm tin xuất hình: +Trường tìm tin (Searchable fields) +Toán tử (Operators) (AND,OR,NOT) 43 + Câu hỏi trước (Previous Search) + Để kết tìm ta chọn phần xem kết tìm (Display) Khi kết thúc trình tra cứu có trợ giúp ta nhấn nút thoát Đánh giá Đây dạng tìm tin sử dụng nhiều trường, để sử dụng cần nhiều thao tác tra cứu nên cách thức áp dụng hoạt động tra tìm tài liệu bạn đọc Thư viện tỉnh Ninh Bình Tìm tin tự Đây kĩ thuật cho phép xác định yêu cầu tìm theo trường không đánh số xác định điều kiện mà ta mô tả thông qua biểu thức tìm Điểm lưu ý với phương thức tìm thường có dấu chấm hỏi (?) trước biểu thức tìm Ví dụ: ? Biểu thức tìm ? vl=’Đoàn Phan Tân, kết hợp với điều kiện năm xuất tài liệu năm 2001 Thực tế cho thấy, phương thức tìm (Tìm tin nâng cao, tìm tin có trợ giúp, tìm tin tự do) tìm tin nâng cao cách thức sử dụng nhiều thao tác máy mà kết đem lại tốt Bên cạnh đó, phương thức tìm tin có trợ giúp hay tìm tin tự cán thư viện hay bạn đọc sử dụng tính phổ cập hai hình thức không cao 2.2.4 Đào tạo người dùng tin Đào tạo người dùng tin nhân tố quan trọng góp phần thúc đẩy để phát triển ứng dụng CNTT hoạt động thông tin thư viện Bởi xu phát triển thư viện đại tài liệu quan thông tin thư viện cập nhật lưu giữ sở liệu nên để tìm thông tin sở liệu đòi hỏi người dùng tin phải có trình độ định 44 CNTT Do mục đích việc đào tạo người dùng tin để giúp họ tiếp cận tới nguồn tài liệu thư viện thông qua sở liệu cách dễ dàng Và biết cách sử dụng CNTT để tự đáp ứng nhu cầu tin yêu cầu khách quan Thực tế cho thấy rằng, số lượng người dùng tin Thư viện tỉnh Ninh Bình sử dụng CNTT để tìm tài liệu thấp Hầu hết, người dùng tin chưa có kỹ sử dụng CNTT để tra tìm tài liệu thư viện Một nguyên nhân công tác đào tạo người dùng tin sử dụng CNTT chưa quan tâm mức Phần đông bạn đọc đến thư viện tìm tài liệu thường sử dụng phương thức tìm tin truyền thống thông qua hộp, tủ mục lục tra cứu Tìm hiểu lý thức trạng đây, nhận thấy có hai lý đáng để luận giả cho vấn đề là: + Do chất lượng CSDL chưa tốt (chưa cập nhật liệu đầy đủ, thường xuyên liên tục) + Do bạn đọc không nắm hay nói cách khác mơ hồ cách thức tìm tin máy tính 45 CHƯƠNG NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ Từ trình khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác biên mục tổ chức tra cứu tin tự động hóa Thư viện tỉnh Ninh Bình, khoá luận xin đưa số nhận xét khuyến nghị sau: 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa mang lại hiệu thiết thực cho cán làm công tác biên mục tra cứu tin nói riêng hoạt động thư viện nói chung - Thư viện tỉnh Ninh Bình sử dụng phần mềm CDS/ISIS, chuẩn hóa công tác biên mục Quy tắc mô tả ISBD, Bảng phân loại DDC, tạo điều kiện để thư viện tổ chức, xếp thông tin cho dễ dàng truy cập trao đổi liệu nước - Công tác biên mục tiến hành tập trung phòng Nghiệp vụ - Bổ sung nên phận làm công tác biên mục vào hoạt động có nề nếp, nâng cao hiệu lao động - Chức sử dụng lại thông tin nhập tài liệu phân hệ bổ sung vào công việc biên mục chi tiết giúp cán biên mục tiết kiệm thời gian công sức, nâng cao suất lao động, nhập lại thông tin xử lý tài liệu - Bằng chức in phích (phiếu), in thư mục mà cán thư viện dễ dàng tạo sản phẩm thông tin từ sở liệu có, 46 cập nhật biểu ghi mô tả tài liệu đưa vào hệ thông mục lục, ấn phẩm - Phần mềm CDS/ISIS cho phép thiết kế mẫu biên mục cho loại hình tài liệu, cán cần nhập liệu phù hợp vào trường biểu ghi xây dựng sẵn - Với việc ứng dụng phần mền CDS/ISIS tra cứu tìm kiếm tài liệu thuận lợi theo từ khóa, nhan đề, tên tác giả,… - Khả tìm kiếm tài liệu nhanh chóng xác Đặc biệt, nguồn lực thông tin trung tâm kết nối mạng mạng Internet toàn cầu - Yêu cầu người dùng tin cần có kiến thức tin học truy cập sử dung CSDL 3.1.2 Tồn Bên cạnh ưu điểm trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác thư viện Thư viện tỉnh Ninh Bình gặp số hạn chế như: - Thư viện phận phụ trách công nghệ thông tin nên việc tìm hiểu, nghiên cứu kỹ ứng dụng phần mềm để khai thác tối đa khả mà mang lại công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin chưa cao Khi máy tra cứu tin đại đòi hỏi nguồn nhân lực quản trị hệ thống phải có trình độ - Hiện tượng nhập trùng biểu ghi sở liệu thư mục còn, kể sai sót đánh máy sai tả nhập biểu ghi ảnh hưởng tới chất lượng tìm kiếm tài liệu (Bởi phần mềm CDS/ISIS khả kiểm tra trùng) Bộ máy tra cứu tin đại tồn số nhược điểm: - Xây dựng CSDL tốn đòi hỏi phải có kinh phí lớn Nếu đầu tư đồng lại gây khó khăn qua trình sử dụng 47 - Số lượng máy tính cài đặt phần mềm CDS/ISIS phòng đọc điện tử phục vụ cho trình tra cứu tin bạn đọc ít.Chất lượng CSDL chưa tốt (chưa cập nhật liệu đầy đủ, thường xuyên liên tục) - Người dùng tin muốn tìm thông tin nhanh, thông tin chất lượng cao phải có kiến thức kĩ tìm kiếm thông tin Để làm điều đòi hỏi thư viện phải tổ chức công tác đào tạo người dùng tin thật tốt Tuy nhiên, Thư viện tỉnh Ninh Bình, công tác đào tạo người dùng tin chưa trọng 3.2 Khuyến nghị 3.2.1 Nâng cao chất lượng CSDL sẵn có xây dựng CSDL Hiện nay, thư viện tỉnh Ninh Bình có 87.730 tài liệu, 60 đầu báo, tạp chí số tài liệu khác Thư viện tỉnh Ninh Bình xây dưng CSDL SACH, để phục vụ bạn đọc tra cứu Điều chưa tương xứng với tiềm vốn tài liệu thư viện Thư viện cần đẩy mạnh xây dựng thêm CSDL để đưa vào sử dụng :  CSDL ấn phẩm định kỳ  CSDL trích  CSDL toàn văn Thư viện tỉnh Ninh Bình nên sử dụng hết tính phần mềm CDS/ISIS như: tính mặc định,… Thư viện tỉnh Ninh Bình sử dụng phần mền CDS/ISIS Trên thực tế, phần mềm quản trị CSDL bên cạnh ưu điểm hạn chế phần mền tỏ lạc hậu (không hỗ trợ thống kê, không quản lý số liệu, khả kiểm tra trùng) không phù hợp xu phát triển thư viện Bên cạnh đó, thị trường có nhiều phần mền quản trị thư viện tích hợp có tính vượt trội so với CDS/ISIS 48 nhiều quan thông tin thư viện đưa vào sử dụng ví dụ phần mền Verbrary, phần mền Libol, phần mền Ilib, phần mền Elib,… Bên cạnh đó, trường hợp thư viện định chuyển đổi sang sử dụng phần mền thư viện cần có chiến lược hoạch định cụ thể để chuyển CSDL từ phần mềm CDS/ISIS sang phần mềm 3.2.2 Ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Phần mềm tích hợp quản trị thư viện cụm chương trình viết để giải công đoạn khác thư viện, tổ chức theo kiểu modul nhằm giải nhóm thao tác, modul có quan hệ mật thiết với nhau, kết modul coi đầu vào modul Thư viện tỉnh Ninh Bình nên hướng tới phần mềm công ty Việt Nam viết cung cấp như: phần mềm TVĐT Libol (Công ty Tinh Vân), Ilib (Công ty CMC), Vebrary (Công ty Lạc Việt), Elib (Công ty VNNetsoft),… phần mềm tích hợp, đại, thân thiện, tiện dụng giá phù hợp với quan thông tin tư liệu, thư viện Việt Nam Các phần mềm tuân theo tiêu chuẩn quốc tế thư viện; có khả hỗ trợ tiếng Việt hỗ trợ đa ngôn ngữ cách triệt để; có khả tích hợp liệu số, tích hợp mã vạch; đảm bảo tính liên thông thư viện nước quốc tế; có khả chuyển đổi sở liệu từ CDS/ISIS Nhưng qua khảo sát thực tiễn số thư viện áp dụng phần mềm trên, hầu hết phần mềm có hạn chế định việc giải số toán ứng dụng quan thông tin, thư viện Vì thế, lựa chọn phần mềm cho thư viện mình, thư viện tỉnh Ninh Bình cần xem xét tới độ ổn định phần mềm thành công việc triển khai phần mềm thư viện sử dụng Để làm điều Thư viện tỉnh Ninh Bình cần có hợp tác, cộng tác chặt chẽ với nhà thiết kế, triển khai phần mềm ứng dụng chuyên gia Thông 49 tin - Thư viện để có phần mềm Thư viện điện tử vừa đại, vừa thích hợp với điều kiện thư viện Ngoài ra, lựa chọn phải xuất phát từ thực trạng hoạt động, khả tài đặc biệt khả quản lí, điều hành phát triển thư viện Thư viện tỉnh Ninh Bình nên tham khảo kĩ thực tiễn ứng dụng quan thông tin - thư viện Việt Nam tiêu biểu như: Thư viện Quốc gia Việt Nam; Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia; Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia; trung tâm Thông tin - Thư viện khác,… để có sách đắn Bởi lẽ quan có học kinh nghiệm tốt ứng dụng mặt khác lần thay đổi thêm phần mềm ứng dụng lần khó khăn, tốn thời gian, công sức, kinh phí 3.2.3 Nâng cao lực ứng dụng công nghệ thông tin cho cán biên mục công tác tra cứu tin tự động hóa Đội ngũ cán bốn yếu tố cấu thành Thư viện, yếu tố quan trọng định đến công tác Biên mục tài liệu Để nâng cao chất lượng công tác biên mục việc nâng cao trình độ cho cán biên mục nhu cầu tất yếu * Bổ sung cán Thư viện có trình độ công nghệ thông tin Trong thư viện, có cán có trình độ thông tin mặt mạnh thư viện để giải vấn đề phức tạp gặp phải Hiện nay, Thư viện chưa có cán có trình độ đại học công nghệ thông tin Do Thư viện cần bổ sung thêm cán có trình độ CNTT làm phận phòng điện tử * Bổ sung thêm cán cho phận biên mục Thư viện có 03 cán phòng biên mục, 01 người làm nhiệm vụ nhập liệu 02 cán làm nhiệm vụ xử lý tiền máy Với hai cán này, công tác biên mục không đảm bảo chất lượng 50 chuyên môn hóa công việc Do Thư viện cần bổ sung thêm cán cho phận để đảm bảo chất lượng công tác biên mục công tác biên mục tự động * Cử cán học nâng cao trình độ Chất lượng đội ngũ cán biên mục ảnh hưởng đến công tác biên mục tài liệu thư viện lớn Để nâng cao trình độ cho cán biên mục nói riêng cán công tác khác nói chung việc cử cán học nâng cao trình độ cần thiết Tuy nhiên bên cạnh việc cử cán học nâng cao trình độ cần có sách sử dụng đội ngũ cách hợp lý, tránh để lãng phí nguồn nhân lực để họ gắn bó lâu dài với Thư viện * Thường xuyên để cán tham gia hội nghị, hội thảo ngành thư viện nói chung, công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin ứng dụng công nghệ thông tin hai công tác Đây biện phát hữu hiệu để nâng cao trình độ cho cán biên mục góp phần nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin thư viện Thức chất việc đưa ứng dụng tin học vào công tác thông tin thư viện lúc có lợi đem lại thành công Sự ngộ nhận khả “Thần kỳ” hay “Vạn năng” máy tính dẫn đến sai lầm to lớn Người ta sẵn sang đầu tư hàng đống tiền vào việc mua sắm thiết bị đắt tiền hay máy tính đời có công suất hàng triệu phép tính giây mà không hiểu cỗ máy vô tri vô giác Việc ứng dụng tin học hiệu đòi hỏi yếu tố là: Con người, Sản phẩm, qui trình nghiệp vụ Nếu thư viện không kết hợp đầy đủ yếu tố đó, đầu tư không đến đâu mà lãng phí Bởi nói điều quan trọng 51 yếu tố người, thư viện phải phá vỡ vòng luẩn quẩn, phải ý thức đầy đủ vấn đề trước nghĩ tới việc tiến hành ứng dụng CNTT 2.2.4 Đào tạo người dùng tin Cũng giống việc nâng cao lực ứng dụng CNTT cho cán biên mục công tác tra cứu tin tự động hóa việc đào tạo người dùng tin nhân tố quan trọng góp phần thúc đẩy để phát triển ứng dụng CNTT hoạt động thông tin – thư viện Thực tế cho thấy rằng, số lượng người dùng tin thư viện tỉnh Ninh Bình sử dụng CNTT để tìm tài liệu thấp Hầu hết, người dùng tin chưa có kỹ sử dụng CNTT để tra tìm tài liệu thư viện Những giải pháp cụ thể góp phần giải thực trạng là:  Thư viện tỉnh Ninh Bình cần thường xuyên mở lớp học bồi dưỡng người dùng tin cách thức sử dụng công nghệ thông tin việc tra cứu tiếp cận tới nguồn tài liệu thư viện  Hướng dẫn chi tiết thông tin sở liệu cách thức sử dụng phần mềm để tra tìm tin  Cần có buổi tọa đàm trao đổi thẳng thắn cán thư viện người dùng tin để giải đáp thắc mắc mà người dùng tin chưa rõ hay chưa biết  Biên soạn hướng dẫn đặt cạnh hệ thống tra cứu tin để hỗ trợ cho việc tìm tin tốt Ví dụ: Dán hướng dẫn cách thức sử dụng tra cứu tin bên cạnh máy tính, tiết bước tiến hành công tác tra cứu tin Công tác đào tạo người dùng tin công tác thiếu hoạt động thông tin - thư viện 52 3.2.5 Một số khuyến nghị khác  Về kinh phí Kinh phí vấn đề quan trọng ứng dụng công nghệ thông tin Vì kinh phí cấp cho thư viện hạn chế nên thư viện nhiều không sử dụng đồng bồ giải pháp công nghệ, chẳng hạn phải cân nhắc nâng cấp phần mềm hay sử dụng phần mềm miễn phí để quản lý tài liệu số ; kinh phí để trang bị sở vật chất,… Kinh phí phục vụ hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức hệ thống tra cứu tin chủ yếu sở văn hóa thể thao du lịch cấp Vì vậy, thư viện cần có kiến giải hợp lý để có khoản đầu tư cho thư viện Như thay đổi phần mền khác, phần mềm CDS/ISIS cũ lạc hậu thư viện sử dụng, Thư viện khai thác nguồn đầu tư hỗ trợ từ bên tài trợ tổ chức quốc tế, doanh nghiệp Thư viện cần có nguồn kinh phí thường xuyên để chủ động thực kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức hệ thống tra cứu tin  Cơ sở vật chất - Cần trang bị thêm hệ thống máy tính công tác Thư viện nói chung công tác nghiệp vụ nói riêng, gặp bất cập chỗ hệ thống máy tính có 15 máy tra tìm tài liệu phòng điện tử tổng số 1745 thẻ bạn đọc sử dụng thư việc chưa đủ Phòng điện tử có máy cài đặt CDS/ISIS cần phải bổ sung thêm vào máy khác để bạn đọc tra tìm tài liệu - Trang bị máy chủ cho thư viện để nhanh chóng khắc phục cố sảy thư viện chủ động vận hành - Xây dựng Website riêng cho Thư viện, tạo cổng kết nối với Thư viện quan bên ngoài, tạo điều kiện cho việc trao đổi biểu ghi thư mục 53 với quan thông tin Thư viện khác hỗ trợ đắc lực cho công tác biên mục Đây giải pháp cần phải thực sớm đưa vào thực tế - Nâng cấp hạ tầng sở thông tin: Thư viện có mạng Internet, nhiên nhiều đường truyền không tốt, truy cập được, gây ảnh hưởng tới công tác biên mục tài liệu cán tham khảo cách biên mục Thư viện khác ảnh hưởng đến bạn đọc tra tìm tài liệu Vì cần có hạ tầng sở thông tin mạng Internet với đường truyền tốc độ cao để nâng cao chất lượng công tác Biên mục Thư viện tra cứu tin tự động hóa  Tổ chức quản lý Tổ chức công việc cách hợp lý nâng cao chất lượng suất công tác biên mục tài liệu Để nâng cao chất lượng công tác biên mục, việc chuyên môn hóa cán khâu công tác biên mục cần thiết Có thể phân công phận cán tiến hành biên mục mô tả, phận khác làm công tác phân loại biên mục chủ đề để nâng cao chất lượng biên mục tài liệu Cụ thể Thư viện tỉnh Ninh Bình có 03 cán làm việc phòng nghiệp vụ cần thêm cán để đạt hiệu công việc cao Cần có phận phụ trách công nghệ thông tin để nghiên cứu kỹ phần mềm để khai thác tối đa lợi ích mang lại, sử dụng công nghệ cách hợp lý  Chia sẻ nguồn lực thông tin Bằng cách chia sẻ nguồn lực thông tin với quan thông tin thư viện có chức năng, nhiệm vụ tạo điều kiện thực tốt công tác biên mục Thư viện Ví dụ kết hợp xây dựng sở liệu dùng chung cho thư viện, công tác biên mục tiến hành lặp lặp lại tài liệu xử lý Thư viện thành viên Như nâng cao hiệu công tác biên mục có ứng dụng công nghệ thông tin 54 KẾT LUẬN Việc ứng dụng thành tựu cách mạng khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin làm thay đổi mặt sản xuất nhiều ngành nghề xã hội, có ngành Thông tin - Thư viện Tại thư viện tỉnh Ninh Bình, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa làm thay đổi nhiều khâu công tác thư viện Kết cán Thư viện làm việc với suất, chất lượng cao hơn, quản lý tốt vốn tài liệu Thư viện giúp bạn đọc sử dụng tài liệu Thư viện hiệu Tuy số hạn chế định, song tương lai, với nỗ lực thư viện quan tâm lãnh đạo Thư viện, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác biên mục tổ chức tra cứu tin đạt hiệu cao hơn, thiết thực Chính phát triển Thư viện góp phần vào phát triển tỉnh 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 01 Lê Văn Bai (2003), “Vài suy nghĩ đại hóa thư viện”, Tập san thư viện (2), tr.15-17 02 Trần Xuân Bản (2011), Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Luận văn thạc sĩ khoa học thư viện, Trường Đại học Văn hóa, Hà Nội 03 Tạ Thị Mỹ Hạnh (2011), Nâng cao hiệu qủa ứng dụng công nghệ thông tin thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Luận văn thạc sĩ khoa học thư viện, Trường Đại học Văn hóa, Hà Nội 04 Phạm Thị Hòa (2011), Ứng dụng công nghệ thông tin công tác xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội, Luận văn thạc sĩ khoa học thư viện, Trường Đại học Văn hóa, Hà Nội 05 Cao Minh Kiểm (2010), Biên mục tự động, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội 06 Trương Đại Lượng (2008), “Xu hướng phát triển OPAC thư viện”, Tạp chí Thư viện Việt Nam (3), tr.11-14 07 Vũ Dương Thúy Ngà (2009), Phân loại tài liệu; Giáo trình dùng cho sinh viên đại học cao đẳng ngành Thư viện thông tin học, Đại học Quốc Gia Hà Nội, Hà Nội 08 Vũ Dương Thúy Ngà, Vũ Thúy Bình (2008), Định chủ đề định từ khóa tài liệu; Giáo trình dùng cho sinh viên đại học cao đẳng ngành Thư viện - Thông tin học, Đại học Quốc Gia Hà Nội, Hà Nội 09 Phan Huy Quế (1998), Biên soạn giải tóm tắt tài liệu, Bộ Khoa học Công nghệ Môi trường, Trung tâm Thông tin tư liệu Khoa học Công nghệ Quốc Gia, Hà Nội 56 10 Vũ Văn Sơn (2000), Giáo trình biên mục mô tả, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 11 Phạm Minh Tâm (2006), “Một số ý kiến biên mục MARC 21 Việt Nam”, Tạp chí Thư viện Việt Nam (1), tr.10-14 12 Đoàn Phan Tân (2009), Tin học tư liệu; Giáo trình dùng cho sinh viên ngành Thông tin - Thư viện Quản trị Thông tin, Đại học Quốc Gia Hà Nội, Hà Nội 13 Đào Thị Uyên (2003), Tăng cường hoạt động thư viện tỉnh Ninh Bình thời kỳ công nghiệp hóa – đại hóa đất nước, Luận văn thạc sĩ khoa học thư viện, Trường Đại Học Văn Hóa, Hà Nội 15 Lê Văn Viết (2001), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hóa thông tin, Hà Nội 57 [...]...CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH VỚI VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 1.1 Khái quát về Thư viện tỉnh Ninh Bình 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Thư viện tỉnh Ninh Bình được thành lập năm 1992 Khi mới thành lập thư viện chỉ là một kho sách nhỏ, trang thiết bị hết sức khiêm tốn,... vấn đề này và giao cho phòng nghiệp vụ - bổ sung đảm nhiệm 24 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH Ngày nay, với sự phát triển bùng nổ của ngành công nghệ thông tin và viễn thông, các hệ thống thư viện trong nước và trên thế giới đang trong thời kỳ đẩy mạnh quá trình tin học hoá, ứng dụng các phần... quan trọng tác động đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa  Tổ chức công việc Việc tổ chức quản lý một cách khoa học và hiệu quả sẽ là yếu tố để đảm bảo quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đạt kết quả tốt Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được hiệu quả, nhất là nhiều tính năng của phần mềm chưa được sử dụng, một trong những... Như vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của thư viện Nếu công tác biên mục không chính xác, khó tìm được những thông tin có giá trị hoặc mất tin dẫn đến tài liệu bị “chết” trong kho không được sử dụng Nhận thức rõ vai trò và ý nghĩa của công tác biên mục tài liệu, ngay từ đầu Thư viện đã chú ý... mền CDS/ISIS trong chính những lĩnh vực hoạt động công tác thư viện trong đó có công tác biên mục 1.2.5 Lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa - Trợ giúp các cơ quan Thông tin Thư viện tổ chức tốt toàn bộ nguồn tài liệu của cơ quan mình một cách có hệ thống, khoa học và hiện đại Điều này không chỉ giúp cho các cơ quan thông tin thư viện quản... lượng của công tác biên mục cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục cũng như tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa Để thực hiện công tác biên mục đạt chất lượng cao, trước hết người cán bộ biên mục cần có tinh thần trách nhiệm với công việc, cần có sự tâm huyết với nghề nghiệp Người cán bộ biên mục cũng cần có kiến thức, kỹ năng về công tác biên mục cũng như về tin học như:... hợp trong quản lý thư viện, hình thành các thư viện điện tử,… Hệ thống thư viện công cộng của Việt Nam cũng không năm ngoài xu hướng đó Tuy nhiên, với Thư viện tỉnh Ninh Bình, với tư cách là một thư viện nằm trong hệ thống các thư viện công cộng, quá trình tin học hoá vẫn đang ở giai đoạn đầu Hiện nay ở thư viện mới chỉ sử dụng phần mềm CDS/ISIS trong biên mục tự động và tổ chức bộ máy tra cứu tự động. .. và tổ chức bộ máy tra cứu tự động hoá Do vậy, trong đề tài này việc tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện, cụ thể là phần mềm CDS/ISIS, trong biên mục tự động và tổ chức bộ máy tra cứu tin tự động hoá 2.1 Úng dụng CNTT trong công tác biên mục 2.1.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu Hiện nay, Thư viện tỉnh Ninh Bình đã xây dựng được cơ sở dữ liệu là: CSDL SACH Các công đoạn để tiến hành xây dựng một... Thăng Long - Hà Nội,… 1.2 Vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại thư viện tỉnh Ninh Bình 1.2.1 Khái niệm biên mục và biên mục tự động  Khái niệm biên mục Hiện nay trên thế giới có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm biên mục tài liệu Theo quan điểm của Liên Xô (cũ), biên mục tài liệu được hiểu là chỉ bao gồm biên mục mô tả tài liệu, tức là chỉ... gian và công sức của cán bộ biên mục với các tài liệu đã được biên mục tại các cơ quan thông tin thư viện 1.2.2 Khái niệm về tra cứu tin và hệ thống tra cứu tin tự động hóa  Khái niệm tra cứu tin Là tập hợp công đoạn kỹ thuật và logic với mục đích cuối cùng tìm được các tài liệu hay thông tin về chúng hoặc những sự kiện, sự kiện riêng biệt về các vấn đề nói đến  Khái niệm về hệ thống tra cứu tin tự động ... biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa em xin chọn đề tài: Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin công tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa Thư viện tỉnh Ninh Bình làm... tra cứu tin tự động hóa 23 CHƯƠNG THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 25 2.1 Úng dụng. .. tác biên mục tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa thư viện tỉnh Ninh Bình 16 1.2.1 Khái niệm biên mục biên mục tự động 16 1.2.2 Khái niệm tra cứu tin hệ thống tra cứu tin tự động hóa