LỜI NĨI ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày với bùng nổ thông tin, phát triển vượt bậc tri thức khoa học ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quan thông tin-thư viện thư viện trường đại học, từ việc bổ sung, xử lý, khai thác… đến lý tài liệu Ở trường đại học, thư viện đóng vai trị quan trọng Đó nơi cung cấp khối lượng thông tin lớn cho sinh viên, giảng viên, cán nghiên cứu, cán quản lý trường Thư viện trường đại học có mối quan hệ gắn bó mật thiết với hoạt động giáo dục - đào tạo Các hoạt động giảng dạy, học tập, tự đào tạo quan hệ sư phạm thầy trị ln cần đến kho tài liệu Chính vậy, việc nâng cao hiệu hoạt động xử lý thông tin, tổ chức cho bạn đọc khai thác tốt, tối đa nguồn tri thức nhân loại trung tâm thư viện quan tâm Trong nhiều năm qua, thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội đào tạo thầy giáo, giáo lĩnh vực: Tốn học, Vật lý, Sinh học, Văn học, Lịch sử… có đóng góp lớn thư viện Để phục vụ bạn đọc tốt khơng thể khơng kể đến công tác mô tả nội dung tài liệu mà khâu định từ khóa đóng vai trị vơ quan trọng Bởi giúp tạo nhiều điểm tiếp cận đến thơng tin tìm tin, định hướng giúp bạn đọc nắm bắt tra cứu thơng tin cách dễ dàng Để có tập hợp từ khóa xác, ngắn gọn, phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu đòi hỏi cán xử lý phải am hiểu kiến thức chuyên môn, hiểu nội dung, khía cạnh tài liệu Kết q trình định từ khóa ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu tìm tin bạn đọc Nhận thức tầm quan trọng công tác định từ khóa nên em chọn đề tài: “Tìm hiểu cơng tác định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp ngành Thư viện-thơng tin Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Tìm hiểu cơng tác định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2.2 Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu phạm vi thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, từ năm 2006 đến Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích: Đánh giá ưu điểm hạn chế cơng tác định từ khóa tài liệu thư viện Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác định từ khóa tài liệu thư viện 3.2 Nhiệm vụ: - Tìm hiểu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội gồm: Nguồn lực thông tin, người dùng tin nhu cầu tin họ thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội u cầu, vai trị cơng tác định từ khóa tài liệu - Nghiên cứu thực trạng cơng tác định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội Trên sở đánh giá mặt ưu điểm hạn chế cơng tác trên, tìm nguyên nhân đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác định từ khóa tài liệu Tình hình nghiên cứu Cơng tác định từ khóa tài liệu số nhà khoa học thư viện học nghiên cứu Có cơng trình nghiên cứu khác số thư viện chủ yếu khóa luận tốt ngiệp sinh viên Tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội có nhiều đề tài nghiên cứu lĩnh vực đề tài sinh viên Ngô Thị Hồng Diệp: Khảo sát cơng tác định từ khóa qua số sở liệu tư liệu trung tâm thông tin tư liệu khoa học công nghệ quốc gia, năm 1998 Hay đề tài sinh viên Trần Nhật Linh: Khảo sát từ khóa đa ngành khoa học tự nhiên thực tiễn công nghệ sử dụng, năm 1999 Đề tài “Tìm hiểu cơng tác định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội 2”là đề tài chưa có nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn 5.1 Ý nghĩa lý luận: Góp phần vào việc hồn thiện lý luận cơng tác định từ khóa tài liệu hoạt động thư viện góp phần vào việc hồn thiện cơng tác mơ tả nội dung tài liệu thư viện 5.2 Ý nghĩa thực tiễn: Trên sở tìm hiểu thực tiễn thấy cơng tác định từ khóa cịn tồn hạn chế định, ảnh hưởng đến chất lượng khai thác tài liệu bạn đọc Từ đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác định từ khóa tài liệu thư viện Phương pháp nghiên cứu 6.1 Phương pháp luận Khóa luận nghiên cứu dựa phương pháp luận vật biện chứng, sở phân tích quan điểm đạo đường lối, sách Đảng Nhà nước công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, công tác thư viện 6.2 Phương pháp cụ thể Đề tài tiến hành dựa sở sử dụng phương pháp cụ thể sau: - Quan sát, tìm hiểu thực tế - Phân tích, tổng hợp tài liệu có liên quan - Phương pháp thống kê tốn học Bố cục khóa luận Ngồi lời nói đầu, kết luận bố cục khóa luận bao gồm chương: Chương 1: Khái quát cơng tác định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội Chương 2: Thực trạng cơng tác định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội Chương 3: Nhận xét khuyến nghị Chương KHÁI QT VỀ CƠNG TÁC ĐỊNH TỪ KHĨA TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 1.1 Khái quát thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Lịch sử hình thành phát triển thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội gắn liền với phát triển trường Trường Đại học Sư phạm Hà Nội thành lập từ năm 1967 theo định số 128/CP, ngày 14/8/1967 hội đồng phủ Trường có nhiệm vụ đào tạo giáo viên khoa học tự nhiên cho trường phổ thông đặt Cầu giấy, Từ Liêm, Hà Nội Từ năm 1967 – 1975, trường gồm khoa tự nhiên: Khoa Toán, Khoa Vật lý, Khoa Hóa, Khoa Sinh – Kỹ thuật nơng nghiệp, Khoa Kỹ thuật Công nghiệp Khoa Cấp Trường đào tạo hàng ngàn giáo viên cán giáo dục Nhiều cán bộ, sinh viên tham gia trực tiếp kháng chiến chống Mỹ cứu nước Nhiều cán thực tập, bồi dưỡng, đào tạo nước ngồi Trường đóng góp quan trọng vào phát triển ngành khoa học nghiệp giáo dục nước nhà Ngày 11/10/1975, Bộ trưởng Bộ Giáo dục định số 872 QĐ việc cải tạo xây dựng Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Trường Đại học Sư phạm Hà Nội để trường hồn chỉnh, có khoa đào tạo giáo viên cấp khoa học xã hội, Khoa đào tạo giáo viên cấp khoa học tự nhiên chuyển trường Đại học Sư phạm Hà Nội lên Xn Hịa, Sóc Sơn, Hà Nội.Từ đó, trường bước vào giai đoạn xây dựng phát triển toàn diện Đến nay, trường Đại học Sư phạm Hà Nội phát triển quy mô đào tạo, số lượng sinh viên tăng lên đáng kể Trước trường chủ yếu đào tạo ngành khoa học trở thành trường đào tạo đa ngành đa cấp Trường gồm có 11 khoa, mơn trực thuộc, 10 phịng, đợn vị trực thuộc Và đào tạo: - Cử nhân khoa học ngành Sư phạm cử nhân khoa học bản, kỹ thuật, công nghệ - Thạc sĩ khoa học chuyên ngành khoa học quản lý giáo dục - Tiến sĩ Trong đó: + 12 ngành cử nhân Sư phạm: Tốn, Vật lý, Hóa học, Sinh học, Kỹ thuật, Ngữ văn, Giáo dục tiểu học, Giáo dục mầm non, Giáo dục công dân, Giáo dục công dân – Giáo dục quốc phịng, Kỹ thuật nơng nghiệp (Sư phạm cơng nghiệp Sư phạm kinh tế gia đình), Thể dục thể thao Giáo dục quốc phòng + 11 ngành cử nhân khoa học: Tin học, Vật lý, Hóa học, sinh học, Văn học, Tiếng Anh, Lịch sử, Việt Nam học, Thư viện – Thông tin, Tiếng Trung Quốc + chun ngành thạc sĩ: Tốn Giải tích, vật lý chất rắn, Lý luận phương pháp dạy học Vật lý, Sinh học thực nghiệm, Giáo dục học bậc tiểu học, Lý luận văn học, Vật lý lý thuyết, Vật lý tốn, Khoa học máy tính + chun ngành nghiên cứu sinh: Tốn Giải tích Giáo dục tiểu học Hiện Nhà trường có đội ngũ cán giảng viên mạnh số lượng lẫn chất lượng, người giỏi trình độ chuyên môn lực sư phạm Số lượng cán Nhà trường có 538, gồm : Giảng viên cao cấp, 123 Giảng viên chính, 187 Giảng viên, Phó Giáo sư, 43 Tiến sỹ, 160 Thạc sỹ, nhà giáo nhân dân, 13 Nhà giáo ưu tú Mục tiêu Nhà trường: Là sở đào tạo giáo viên cho trường phổ thông đáp ứng yêu cầu phát triển giáo dục giai đoạn đẩy mạnh cơng nghiệp hóa, đại hóa hội nhập quốc tế, đồng thời đào tạo, bồi dưỡng giảng viên cho trường đại học, cao đẳng Là sở đào tạo cử nhân đa ngành, đa lĩnh vực phục vụ cho việc phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội Là trung tâm nghiên cứu khoa học giáo dục, khoa học ứng dụng, cầu nối chuyển giao công nghệ vào thực tiễn giáo dục, văn hóa kinh tế Sinh viên tiếp thu tri thức khoa học tiên tiến, rèn luyện môi trường sư phạm chuẩn bị kỹ nghề nghiệp đạt chuẩn quốc gia khu vực, sẵn sàng thích ứng với phát triển xã hội Trường Đại học Sư phạm Hà Nội đặt phương hướng phấn đấu đến năm 2020 trở thành trường Đại học đa ngành, đa lĩnh vực, trung tâm nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ động nước Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội hình thành từ trường thành lập Trước thành lập thư viện nghèo nàn, lạc hậu, đội ngũ cán cịn ít, tài liệu phục vụ học tập, giảng dạy chưa nhiều không đáp ứng hết nhu cầu bạn đọc Trải qua 45 năm xây dựng phát triển thư viện trở thành trung tâm thông tin tư liệu, phục vụ đắc lực cho việc học tập nghiên cứu khoa học cán bộ, giảng viên sinh viên toàn trường , đáp ứng yêu cầu đào tạo đa ngành đa lĩnh vực Nhà trường.Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào mặt hoạt động, đặc biệt việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 vào công tác quản lý tài liệu quản lý người dùng tin qua mạng cục 1.1.2 Chức nhiệm vụ Chức năng: Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội có chức năng: Đảm bảo việc thu thập, lưu trữ phổ biến, cung cấp tài liệu, thông tin khoa học lĩnh vực khoa học khoa học giáo dục, đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy nghiên cứu khoa học cán bộ, giảng viên sinh viên trường Nhiệm vụ : -Phục vụ cho sinh viên làm đề tài nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, khóa luận -Tư vấn giúp cán bộ, giáo viên, sinh viên tra tìm tài liệu, hỗ trợ đắc lực cho công tác giảng dạy học tập cán bộ, giảng viên, sinh viên toàn trường -Thu thập, bổ sung, trao đổi xử lý tài liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết phục vụ nhu cầu tra cứu tìm tin bạn đọc -Tổ chức xếp, lưu trữ bảo quản tài liệu trường bao gồm loại hình ấn phẩm vật mang tin - Cung cấp sản phẩm dịch vụ thông tin, phục vụ cho công tác tìm kiếm khai thác tài liệu người dùng tin -Lập kế hoạch tổ chức thực việc: Mua, tiếp nhận, trao đổi , bổ sung loại tài liệu, tài liệu điện tử… nhằm phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học -Mở rộng hợp tác quốc tế, hội mở rộng nguồn tin, bổ sung vốn tài liệu, phát triển sở vật chất 1.1.3 Cơ cấu tổ chức nguồn nhân lực Cơ cấu tổ chức thư viện gồm có phịng ban với chức nhiệm vụ riêng Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội thành lập đội ngũ có gần 10 người Đến nay, đội ngũ cán thư viện gồm có 18 người: 02 Thạc sĩ, 03 theo học thạc sĩ chuyên ngành Thư Viện Khoa học máy tính, 08 cử nhân ngành Thư viện thơng tin, 01 cử nhân ngoại ngữ, 02 cao đẳng tin học 03 trung cấp thư viện Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội gồm: - Ban Chủ nhiệm thư viện gồm có: Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm - Tổ nghiệp vụ - Tổ phòng đọc: gồm có + Phịng đọc tổng hợp (hơn 300 chỗ ngồi dành cho người dùng tin + Phòng tra cứu (hoạt đơng theo phương thức kho mở) + Phịng báo, tạp chí luận văn + Phịng báo tạp chí hàng ngày + Phòng đọc đa phương tiện Tổ phòng mượn, gồm có: + Phịng mượn tài liệu tham khảo + Phịng mượn giáo trình Ban chủ nhiệm Tổ nghiệp vụ bổ sung Phòng nghiệp vụ bổ sung Phòng đọc tổng hợp Tổ phịng đọc Phịng đọc báo tạp chí Phòng tra cứu Tổ phòng mượn Phòng đa phương tiện Phịng mượn giáo trình Phịng mượn tài liệu tham khảo Hình 1: Sơ đồ cấu tổ chức thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1.1.4 Cơ sở vật chất Về trụ sở : Khi tách trường Đại học Sư phạm Hà Nội trường Đại học Sư phạm Hà Nội sở hạ tầng nằm trọn đơn nguyên nhà 10 Đến nay, thư viện có trụ sở làm việc khang trang với tổng diện tích sử dụng 2.250m2 bố trí khu vực: Nhà đa tầng nhà 10.Tại khu nhà đa tầng thư viện làm việc tầng tầng tầng có máy điều hịa nhiệt độ (đảm bảo điều kiện tốt cho việc bảo quản phục vụ bạn đọc cách tốt nhất) Tầng gồm có phịng ban chủ nhiệm thư viện, phòng sách tham khảo phòng nghiệp vụ bổ sung; tầng gồm phòng đọc tổng hợp, phòng tra cứu, phòng đa phương tiện, phịng báo, tạp chí luận văn Cịn khu nhà 10 thư viện làm việc tầng tầng tầng đơn nguyên Các phịng có hệ thống máy tính nối mạng Trang thiết bị : Bao gồm: Hệ thống bàn ghế, giá sách, tủ mục lục, điều hòa phù hợp cho việc phục vụ người dùng tin thư viện công tác quản lý tài liệu Với việc ứng dụng công nghệ thơng tin q trình tin học hóa hoạt động thư viện, thư viện trang bị hệ thống máy tính hầu hết phịng Hệ thống máy tính kết nối mạng LAN mạng internet, bao gồm có 46 máy tính Trong đó, 25 máy phục vụ đọc, máy tra cứu, lại 14 máy phục vụ cho công tác chuyên môn Hệ thống cổng từ Đầu đọc mã vạch phòng đọc phòng mượn Các loại máy in, bao gồm 02 máy in lazer, 01 máy in barcode, 01 máy in màu máy photocopy để phục vụ cho việc in tài liệu bạn đọc có yêu cầu 10 Tuy nhiên, với cách phân công cán không nắm vững lĩnh vực khoa học Thư viện phân công công việc theo ngôn ngữ 05 cán có 04 cán định từ khóa tài liệu việt văn, 01 cán định từ khóa tài liệu ngoại văn Thư viện nên có phân công công việc khoa học để đảm bảo chất lượng cơng tác định từ khóa tài liệu 2.3.3 Cơng cụ định từ khóa Bộ từ khóa thư viện Quốc gia Việt Nam sử dụng làm cơng cụ kiểm sốt từ vựng cơng tác định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội Bộ từ khóa phần lớn đáp ứng nhiệm vụ công tác định từ khóa thư viện Việc kiểm sốt từ khóa từ khóa có chức cung cấp hệ thống từ vựng tương đối ổn định, từ khóa kiểm sốt đảm bảo tính khoa học, súc tích, ngắn gọn, đơn nghĩa Tuy nhiên, từ khóa hạn chế, chưa đáp ứng đầy đủ nhiệm vụ cơng tác định từ khóa tài liệu chuyên sâu thư viện 2.3.4 Phương tiện kỹ thuật Để phục vụ cho công tác xử lý tài liệu nói chung cơng tác định từ khóa tài liệu nói riêng, phịng Nghiệp vụ - Bổ sung trang bị 06 máy vi tính, máy tính kết nối mạng LAN mạng internet Với hệ thống máy tính nối mạng cán thư viện tham khảo, học hỏi cách định từ khóa thư viện khác, với việc kết nối mạng cán thư viện tiến hành kiểm tra biểu ghi tương ứng với tài liệu thư viện Quốc hội Mỹ để thực với sách ngoại văn Căn vào đề mục chủ đề (Bằng tiếng Anh) cán chọn yếu tố đặc trưng nội dung tài liệu sau dịch đặc trưng sang ngơn ngữ từ khóa tiếng Việt Như vậy,với phương thức tiết kiệm thời gian công sức cán thư viện 71 Chương 3: NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ Qua khảo sát thực trạng công tác định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, để hồn thiện cơng tác định từ khóa thư viện khóa luận xin đưa số nhận xét khuyến nghị sau: 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm Quy trình định từ khố thực theo quy trình khoa học, cán nắm vững phương pháp luận xử lý phương thức định từ khoá phương pháp luận xử lý từ vựng Việc định từ khóa sở liệu tất cán thư viện thực nên kiểm tra lẫn nhau, trao đổi rút kinh nghiệm Việc sử dụng từ khoá Thư viện Quốc gia làm cơng cụ kiểm sốt từ vựng quy trình định từ khố tài liệu thư viện tạo thống việc sử dụng ngơn ngữ tư liệu ngơn ngữ tìm tin từ khoá thư viện Hiệu tra cứu thơng tin cao người dùng tin tìm đầy đủ tài liệu nhanh chóng, thuận tiện, tránh tượng tin nhiễu tin sở liệu Phần lớn từ khóa tuân thủ theo quy tắc chung cách trình bày Các từ khóa đảm bảo tính đắn mặt khoa học, tính súc tích, đại đơn nghĩa 3.1.2 Tồn ngun nhân Bên cạnh ưu điểm cơng định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội tồn hạn chế: Với hệ số xác Kcx =66,2%, chất lượng định từ khoá thư viện mức thấp, dẫn đến tượng nhiễu tin, hiệu việc 72 tìm thơng tin thoả mãn nhu cầu người dùng tin mức thấp Nguyên nhân tượng : - Trong q trình xử lý từ vựng cán khơng tuân thủ tuyệt đối quy tắc xử lý từ vựng, số cán chưa sử dụng công cụ kiểm sốt từ khóa q trình kiểm sốt từ Ví dụ: Tài liệu 40: Từ khóa: Địa lý kinh tế sửa thành địa kinh tế - Khơng thống việc sử dụng từ khóa Ví dụ: Tài liệu từ khóa người lớn tuổi tài liệu 14 từ khóa người cao tuổi -Nhiều trường hợp để từ khố q rộng Ví dụ: Tài liệu 31: Từ khóa: Hóa hữu cơ, hóa học từ khóa hóa học từ khóa rộng -Một số trường hợp để từ đồng nghĩa Ví dụ: Tài liệu 17 sử dụng hai từ khóa marketing tiếp thị -Một số trường hợp việc định từ khóa cịn thiếu chưa phản ánh hết nội dung tài liệu: Ví dụ: Tài liệu 11: Thiếu từ khóa phương diện nội dung: Nghiên cứu, chế tạo -Từ khóa dài, phức tạp Ví dụ: Tài liệu 42: Từ khóa: Từ điển thuật ngữ tốn học phải tách thành từ khóa: Từ điển thuật ngữ, tốn -Một số trường hợp cịn sai lỗi tả q trình nhập máy 73 Ví dụ: Tài liệu 32: Từ khóa: Vật lý gnuyên tử sửa thành vật lý nguyên tử Với hệ số đầy đủ Kđđ = 74%, tỷ lệ từ khoá phán ánh đầy đủ đặc trưng nội dung tài liệu chưa cao, dẫn đến tượng tin, nguyên nhân tình trạng chủ yếu cán khơng phân tích xác chủ đề tài liệu Đối với tập từ khoá vào trường biểu ghi MARC, tồn từ khố trình bày trường 653, khơng sử dụng thị phân biệt từ khố chính, từ khố phụ, loại từ khoá đặc biệt (từ khoá nhân vật, từ khố địa lý,…) Như khơng trích từ khố chính, loại từ khố đặc biệt để xây dựng bảng tra phụ trợ sản phẩm thư mục Bên cạnh đó, kết q trình tìm tin khơng có ưu tiên từ khố Từ năm 2006 đến cán phòng Nghiệp vụ - Bổ sung có thay đổi Sự khơng ổn định cán ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng định từ khóa tài liệu Trong phịng Nghiệp vụ - Bổ sung có 05 cán có 01 cán có khả xử lý sách ngoại văn trình độ ngoại ngữ cán cịn hạn chế Điều gây khó khăn cho cơng tác định từ khóa cơng tác xử lý tài liệu 3.2 Khuyến nghị Để nâng cao hiệu cơng tác định từ khóa tài liệu, khóa luận xin đưa số khuyến nghị sau: 3.2.1 Nâng cao lực cán thư viện Cán thư viện chủ thể hoạt động thông tin thư viện, vậy, trình độ chun mơn phẩm chất người cán thư viện quy định chất lượng hiệu hoạt động Định từ khóa tài liệu 74 cơng đoạn quan trọng trình xử lý nội dung tài liệu chất lượng định từ khóa tài liệu phụ thuộc vào trình độ chun mơn Các cán đảm nhiệm cơng tác định từ khóa tài liệu người có trình độ cao, 5/5 cán có trình độ từ đại học trở lên Tuy nhiên, trình độ ngoại ngữ tin học khơng đồng Để cơng định từ khóa tài liệu đạt chất lượng cao cần đào tạo tiếp tục cho cán kỹ kiến thức sau: - Về kiến thức chuyên môn: Thư viện cần cử cán tham gia thường xuyên khóa tập huấn, hội thảo vấn đề chuyên mơn nghiệp vụ nói chung cơng tác định từ khóa tài liệu nói riêng Thư viện Quốc gia , Hiệp hội thư viện trường Đại học Cao đẳng phía Bắc tổ chức Tuy nhiên, bên cạnh việc cử cán học tập nâng cao trình độ cần có sách sử dụng đội ngũ cách hợp lý, tránh để lãng phí nguồn nhân lực để họ gắn bó lâu dài với thư viện Cần tiến hành tổ chức buổi hội thảo, thảo luận chuyên môn nhằm trao đổi kinh nghiệm, Các buổi thảo luận, hội thảo cung cấp thông tin liên quan đến nghiệp vụ Vì cán thư viện cung cấp thông tin cập nhật, biện pháp hữu hiệu để đảm bảo kiến thức chuẩn nghiệp vụ, thống việc áp dụng phương pháp quy tắc riêng công tác định từ khóa tài liệu thư viện Cử cán tham gia khố đào tạo trình độ sau đại học sở đào tạo, nhằm nâng cao lực xử lý cán - Về trình độ ngoại ngữ: Trong thành phần nguồn lực thông tin thư viện có số lượng lớn tài liệu ngoại văn, chủ yếu tiếng Nga tiếng Anh Để định từ khóa xác với nguồn tài liệu đòi hỏi cán phải có trình độ định ngoại ngữ 75 Trong 05 cán thư viện có 01 cán định từ khóa tài liệu ngoại văn điều cho thấy trình độ ngoại ngữ cán thấp Thư viện nên tạo điều kiện cho cán tham gia khóa học ngoại ngữ để nâng cao trình độ ngoại ngữ cán Bên cạnh đó, cán thư viện phải tự hồn thiện mình, trau dồi trình độ ngoại ngữ thân - Kiến thức tin học: Trong thời đại thơng tin ngồi kiến thức chun mơn địi hỏi người cán có kiến thức tin học Việc ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng hầu hết lĩnh vực, thư viện công nghệ thông tin áp dụng với việc ứng dụng phần mềm libol công tác xử lý nội dung tài liệu nói chung cơng tác định từ khóa tài liệu nói riêng Với việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin đỏi hỏi cán thư viện ngồi kiến thức nghiệp vụ cịn phải có kiến thức tin học Cán phải hiểu tính phần mềm mà sử dụng Qua q trình khảo sát cho thấy, số từ khóa cịn sai lỗi tả q trình nhập máy, cán thư viện cần trọng trình chỉnh lý, hiệu đính phần tả nhập liệu Để nâng cao hiệu công tác định từ khóa tài liệu cán thư viện phải thường xuyên học hỏi nâng cao kiến thức tin học, phần mềm 3.2.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên Trong q trình định từ khóa tài liệu, gặp phải tình khó xử lý, chủ đề thuộc chuyên môn sâu, để hiểu nội dung tài liệu, đặc biệt việc định từ khóa tài liệu ngoại văn, cán cần nhờ giúp đỡ đội ngũ cộng tác viên Cán thư viện cần mở rộng mạng lưới cộng tác viên có chun mơn sâu, 76 cộng tác viên ngành ngoại ngữ, cộng tác viên khoa Nhà trường, … Cán thư viện cần có giúp đỡ cộng tác viên đọc phần về: Nhan đề, lời giới thiệu, giải tóm tắt tài liệu, mục lục, kết luận, …Và phần văn tài liệu mà chưa xác định chủ đề tài liệu Phương thức cán thư viện cần có giúp đỡ đội ngũ cộng tác viên giảng viên khoa trường Họ người có trình độ chun mơn sâu lĩnh vực, trợ giúp đắc lực cho cán thư viện Tuy nhiên, với phương thức cán thư viện phối hợp với cộng tác viên mà thư viện quen biết khơng có liên kết, phối hợp chặt chẽ với khoa.Vì vậy, để có liên kết chặt chẽ thư viện khoa nhà trường cần có đạo cấp 3.2.3 Áp dụng phương thức định đề mục chủ đề cơng tác định từ khóa tài liệu Nhược điểm ngơn ngữ từ khóa từ khóa có giá trị tìm tin ngang Tất từ khóa trình bày trường 653 mà khơng phân biệt từ khóa chính, từ khóa phụ, từ khóa nhân vật, từ khóa địa lý, …điều gây tượng nhiễu tin Với phương thức định đề mục chủ đề đề phương thức xử lý có xu hướng sử dụng rộng rãi thư viện trung tâm thông tin nước mạnh Cũng giống ngơn ngữ từ khố cho phép hệ thống hoá tài liệu theo đối tượng nghiên cứu, nhiên khắc phục nhược điểm ngơn ngữ từ khố giảm độ nhiễu tin Nếu ngơn ngữ từ khố loại ngơn ngữ hậu kết hợp, đặc trưng nội dung tài liệu có giá trị tìm tin ngang ngơn ngữ đề mục chủ đề loại ngôn ngữ tiền kết hợp, ngơn ngữ mà ký hiệu, tổ hợp từ, câu diễn đạt theo mối liên hệ kết hợp, có cấu trúc ổn định 77 Về phương thức trình bày đề mục chủ đề biểu ghi MARC, thành phần đề mục chủ đề trình bày trường trường 650 - đề mục chủ đề cho phép người dùng tin tìm tin theo đề mục chủ đề với cấu trúc chặt chẽ, đồng thời cho phép tìm theo trường độc lập, có ý nghĩa từ khố Như ngơn ngữ đề mục chủ đề tìm tin tự động hố gần bao hàm ngơn ngữ từ khố Bên cạnh đó, với ngôn ngữ đề mục chủ đề, đối tượng nghiên cứu thuộc chủ đề đặc biệt (tên nhân vật, tên địa lý,…) trình bày trường riêng (610 - chủ đề tên người, 651 - chủ đề tên địa lý), tạo điều kiện thuận lợi cho việc trích liệu để xây dựng bảng tra cứu phụ trợ ấn phẩm thơng tin thư mục phương pháp tự động hố Với ưu ngôn ngữ đề mục chủ đề, thư viện nên áp dụng phương thức định đề mục chủ đề định từ khóa tài liệu Đối với phương tiện kiểm soát đề mục chủ đề Trong điều kiện nước ta chưa có bảng đề mục chủ đề thức dùng chung cho tất hệ thống thư viện, thư viện sử dụng bảng từ khố làm cơng cụ kiểm soát thành phần đề mục chủ đề Tiến tới, thư viện nghiên cứu áp dụng khung đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội (LCSH) làm phương tiện kiểm sốt Có thể sử dụng nguyên tài liệu gốc, dịch tiếng Việt cải biến cho phù hợp với nhiệm vụ thư viện 3.2.4 Trao đổi kinh nghiệm với thư viện khác Chất lượng công tác định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội cịn thấp Thư viện cần có trao đổi, giao lưu, học hỏi kinh nghiệm với thư viện khác kiến thức nghiệp vụ nói chung cơng tác định từ khóa tài liệu nói riêng Thư viện cần tổ chức cho cán buổi tham quan, thực tế thư viện trường Đại học 78 lớn để học hỏi, thảo luận, chia sẻ kinh nghiệm tiên tiến giúp cán thư viện bổ sung, hồn thiện chun mơn nghiệp vụ 3.2.5 Tổ chức cơng việc Tổ chức công việc hợp lý nâng cao chất lượng định suất công tác định từ khóa tài liệu Cơng tác định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội thực 05 cán phòng Nghiệp vụ - Bổ sung Công việc phân bố cho 05 cán bộ, điều giúp cán nắm tất kiến thức nghiệp vụ Tuy nhiên, trình độ cán khâu không sâu dẫn đến chất lượng xử lý nội dung tài liệu chất lượng công tác định từ khóa khơng đảm bảo Hiện thư viện, cơng tác định từ khóa tài liệu phân công theo mảng ngôn ngữ, 05 cán 04 cán xử lý tài liệu tiếng việt, 01 cán xử lý tài liệu ngoại văn Toàn sách ngoại văn thực cán khối lượng tài liệu ngoại văn thư viện chiếm phần lớn tài liệu tiếng Anh tiếng Nga Việc phân công công việc không hợp lý, Các cán khác cần phải tự hoàn thiện trình độ ngoại ngữ để định từ khóa với tài liệu ngoại văn Để cơng tác định từ khóa tài liệu đạt chất lượng cao, thư viện nên phân công công việc cho cán theo lĩnh vực chủ đề tài liệu Mỗi cán đảm nhiệm lĩnh vực để hiểu kiến thức ngành từ sâu vào việc phân tích chủ đề tài liệu 79 KẾT LUẬN Cùng với phát triển thời đại, việc đại hóa, tự động hóa hoạt động Thư viện thông tin Việt Nam trở thành xu tất yếu Thực việc tìm tin ngơn ngữ từ khóa người dùng tin nhận thơng tin nhanh chóng tài liệu Tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà nội 2, công tác định từ khóa tài liệu cơng tác xử lý nội dung tài liệu trọng Công tác thực cán có trình độ chun mơn cao, có kinh nghiệm, trang bị máy vi tính, cơng cụ kiểm sốt Cán thư viện có sáng tạo riêng việc định từ khóa với việc áp dụng phương pháp quy tắc vào tình cụ thể Kết cơng tác định từ khóa tài liệu đạt hiệu chất lượng tương đối cao Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt số hạn chế định cơng tác định từ khóa thư viện gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu tìm tin Tìm giải pháp thích ứng hiệu cơng việc địi hỏi nỗ lực cố gắng cán thư viện quan tâm ban chủ nhiệm thư viện, lãnh đạo Nhà trường để cơng tác định từ khóa tài liệu nói riêng cơng tác xử lý nội dung tài liệu nói chung đạt kết cao Việc hồn thiện cơng tác định từ khóa tài liệu công tác xử lý nội dung tài liệu giúp cho thư viện phát triển tương lai 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo hoạt động Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, 2012 Bộ từ khoá(2005), Thư viện Quốc gia Việt Nam, Hà Nội Trần Xuân Bản, Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Luận văn Thạc sĩ khoa học Thư viện, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội Ngơ Thị Hồng Diệp (1998), khảo sát cơng tác định từ khóa qua số sở liệu tư liệu Trung tâm Thông tin Tư liệu khoa học công nghệ quốc gia, Khóa luận tốt nghiệp đại học, Đại học văn hóa Hà Nội, Hà Nội Vũ Dương Thúy Ngà, Vũ Thúy Bình, Định chủ đề định từ khóa tài liệu, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Nghị định số 128/CP ngày 1/8/1967 phủ việc thành lập trường Đại học Sư phạm Hà Nội Trần Thị Quý, Nguyễn Thị Đào (2007) Xử lý thông tin hoạt động Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Lê Văn Viết (2001), Cẩm nang nghề thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 10 Trang web phần mềm Libol thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2: http://192.168.0.1/Libol 11 Website trường Đại học Sư phạm Hà nội 2: http://www.hpu2.edu.vn 81 LỜI CẢM ƠN Trước tiên, em xin gửi lời cảm sâu sắc tới Thạc sĩ Tạ Thị Mỹ Hạnh – Giảng viên ngành Thư viện thông tin – Khoa công nghệ thông tin – Trường Đại học Sư phạm Hà Nội quan tâm, tận tình bảo, giúp đỡ tạo điều kiện giúp em hoàn thành khóa luận Em xin chân thành cảm ơn tồn thể thầy cô giáo khoa công nghệ thông tin hết lòng dạy dỗ, tạo điều kiện tốt cho em trình học tập thời gian thực khóa luận tốt nghiệp Với vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu khóa luận mà cịn hành trang q báu để em bước vào đời cách vững tự tin Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban chủ nhiệm anh chị công tác thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em thực khóa luận tốt nghiệp Cảm ơn tới bạn đồng khóa gia đình động viên, giúp đỡ tơi q trình học tập thời gian thực khóa luận Trong trình thực khóa luận trình độ sinh viên cịn hạn chế khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận bảo của q thầy đóng góp ý kiến tồn thể bạn để khóa luận hoàn thiện Em xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, tháng năm 2013 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hiền 82 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan khóa luận kết nghiên cứu cá nhân tôi, đề tài nghiên cứu không trùng lặp với đề tài nghiên cứu khác Đề tài có trích dẫn số nội dung số tác giả khác để bổ sung cho khóa luận Tơi xin phép xin trân trọng cảm ơn Hà Nội, tháng năm 2013 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hiền 83 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Tình hình nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn Phương pháp nghiên cứu Bố cục khóa luận Chương KHÁI QT VỀ CƠNG TÁC ĐỊNH TỪ KHĨA TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 1.1 Khái quát thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.2 Chức nhiệm vụ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức nguồn nhân lực 1.1.4 Cơ sở vật chất 10 1.1.5 Nguồn lực thông tin 11 1.1.6 Người dùng tin nhu cầu tin 16 1.1.6.1 Người dùng tin 16 1.1.6.2 Nhu cầu tin 16 1.2 Khái quát công tác định từ khóa tài liệu thư thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 18 1.2.1 Các khái niệm 18 1.2.2 Cơng cụ định từ khóa thư viện 20 1.2.3 Yêu cầu công tác định từ khóa tài liệu thư viện 21 1.2.4 Vai trị cơng tác định từ khóa tài liệu hoạt động Thơng tin – thư viện thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 28 Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC ĐỊNH TỪ KHĨA TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 30 84 2.1 Quy trình định từ khóa 30 2.1.1 Phân tích chủ đề tài liệu 31 2.1.2 Dịch đặc trưng sang ngôn ngữ từ khóa tự phương pháp xử lý từ vựng 33 2.1.3 Kiểm soát từ 34 2.1.4 Trình bày từ khóa theo quy định 37 2.2 Chất lượng công tác định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 39 2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng cơng tác định từ khóa tài liệu thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 69 2.3.1 Cán định từ khóa 69 2.3.2 Tổ chức công việc 70 2.3.3 Công cụ định từ khóa 71 2.3.4 Phương tiện kỹ thuật 71 Chương NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ 72 3.1 Nhận xét 72 3.1.1 Ưu điểm 72 3.1.2 Tồn nguyên nhân 72 3.2 Khuyến nghị 74 3.2.1 Nâng cao lực cán thư viện 74 3.2.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên 76 3.2.3 Áp dụng phương thức định đề mục chủ đề cơng tác định từ khóa tài liệu 77 3.2.4 Trao đổi kinh nghiệm với thư viện khác 78 3.2.5 Tổ chức công việc 79 KẾT LUẬN 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 85 ... học 29 Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC ĐỊNH TỪ KHĨA TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2. 1 Quy trình định từ khóa Quy trình định từ khóa tài liệu thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà. .. lượng công tác định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội Để đánh giá chất lượng cơng tác định từ khố tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, khóa luận tiến hành khảo... cầu tin họ thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội u cầu, vai trị cơng tác định từ khóa tài liệu - Nghiên cứu thực trạng cơng tác định từ khóa tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội Trên