Vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại Vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại Bởi: Nguyễn Thị Hương +) Khái niệm: Quản trị mua hàng trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành kiểm soát hoạt động mua hàng doanh nghiệp thương mại nhằm thực mục tiêu bán hàng Quá trình mua hàng trình phân tích để đến định mua hàng gì? ai, với số lợng gí Đây trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành chu kì, liên quan đến việc sử dụng kết phân tích yếu tố quản lí, cung ứng +Mục tiêu quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại: Do mua hàng khâu đầu tiên, hoạt động kinh doanh, điều kiện để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu mục tiêu hoạt động mua hàng đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, mua hàng với chi phí thấp - Đảm bảo an toàn cho bán thể trước hết hàng mua phải đủ số lượng cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu khách hàng khách hàng người tiêu dùng sản phẩm công ty bán Công ty có tồn hay không phụ thuộc vào khách hàng Cuối đảm bảo cho việc mua hàng, vận chuyển gặp rủi ro ( giao hàng chậm, ách tắc khâu vận chuyển ) Chẳng hạn vào thời điểm đó, mặt hàng lên” sốt ” mà theo tính toán doanh nghiệp hàng vào thời điểm việc giao hàng chậm doanh nghiệp hội thu lợi nhuận “siêu ngạch ” dẫn đến tình doanh nghiệp khách hàng uy tín họ bị giảm sút 1/8 Vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại - Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể chỗ hàng phải có chất lượng mà khách hàng chấp nhận Quan điểm phổ biến sản xuất, lưu thông tiêu dùng cần có hàng hoá có chất lượng tối ưu có chất lượng tối đa Chất lượng tối đa mức chất lượng mà hàng hoá đáp ứng tốt nhu cầu người mua người bán hay người sản xuất thu nhiều lợi nhuận Còn chất lượng tối đa mức chất lượng đạt cao doanh nghiệp sử dụng yếu tố đầu vào để tạo sản phẩm, mức chất lượng cao thấp chất lượng tối ưu trình độ sử dụng yếu tố đầu vào doanh nghiệp chưa tối ưu - Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng Doanh nghiệp hạ giá bán thấp đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng phía Chi phí mua hàng giá bán mà thể chỗ mua hàng đâu, ai, số lượng để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển thấp Các mục tiêu lúc thống thông thường để đạt người phải hy sinh khác hay thứ khác Chẳng hạn thường xảy mâu thuẫn chất lượng giá cả, chất lượng tốt giá cao ngược lại Ngoài mục tiêu mua hàng mâu thuẫn với mục tiêu chức khác Vì xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng tổng thể mục tiêu doanh nghiệp tuỳ điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ưu tiên mục tiêu mua hàng đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực vào việc hoàn thành mục tiêu chung doanh nghiệp +) Vai trò quản trị mua hàng Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp thể chỗ phải tổ chức, đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng cho mua đợc hàng thường xuyên, đặn kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu số lượng, cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá hợp lí Quản trị mua hàng đợưc phản ánh thông qua việc phân tích bước trình mua hàng việc phân tích, lựa chọn để đến định mua hàng Đây trình phức tạp lặp đi, lặp lại thành chu kì Nó liên quan đến việc sử dụng kết phân tích yếu tố quản lí cung ứng như: đánh giá môi trường chung tương lai; thực trạng cung cầu hàng hoá thị trường; cu cấu thị trường sản phẩm; giá hành dự báo; thời hạn giao hàng điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi suất nước ngoài; chi phí lưu kho hàng loạt vấn đề khác Tổ chức tốt việc mua hàng sở để thực mục tiêu quản trị mua hàng nói rộng doanh nghiệp Nội dung quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại Để triển khai có hiệu hoạt động mua hàng, khai thác tốt nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, nhà quản trị mua hàng cần thực tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng trình phân tích, lựa chọn đến định mua, 2/8 Vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại mua ?, mua ?, mua ?, giá điều kiện toán ? Một người tiêu dùng mua hàng có định song trình mua hàng doanh nghiệp bao gồm khâu đặt lựa chọn lớn góc độ nhà doanh nghiệp với Đây trình phức tạp lặp đi, lặp lại thành chu kì, liên quan đến việc sử dụng kết phân tích, yếu tố quản lí cung ứng đánh giá môi trường chung, triển vọng, thực trạng cung - cầu hàng hoá thị trường cấu thị trường sản phẩm với thực trạng thực tiễn thương mại, giá hành dự báo, thời hạn giao hàng điều khoản, tình hình vận tải chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất nớc ước, chi phí lưu kho hàng loạt vấn đề khác Để trình mua hàng tốt nhà quản trị mua hàng cần thực tốt trình mua hàng Sơ đồ trình mua hàng doanh nghiệp Xác định nhu cầu mua hàng: Mua hàng hoạt động xuất phát từ nhu cầu trước mua hàng nhà quản trị phải xác định nhu cầu mua hàng doanh nghiệp thời kì Thực chất giai đoạn trả lời cho câu trả lời mua mua Để xác định xem cần mua doanh nghiệp phải nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm nhu cầu khách hàng để thoả mãn Nghiên cứu thị trường giúp cho doanh nghiệp xác định nhu cầu, từ xác định tổng cung hàng hoá, kế hoạch tạo nguồn mua hàng Đồng thời xác định cụ thể lượng cung khu vực, chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng 3/8 Vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán doanh nghiệp, tạo lợi nhuận hợp pháp, hiệu Nhu cầu mua hàng xác định trước hết vào nhu cầu bán doanh nghiệp kì kinh doanh Trên thực tế ngời ta thường dựa vào công thức cân đối M + D dk = B + D ck + Dhh Trong : M- Lượng hàng hoá cần mua vào toàn kì kinh doanh B – Lượng hàng bán ( theo kế hoạch ) doanh nghiệp kì D dk- Lợng hàng hoá tồn kho doanh nghiệp đầu kì kinh doanh D ck – Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kì kinh doanh Dhh: Định mức hao hụt ( có ) Từ công thức cân đối xác định nhu cầu mua vào kì nh sau: M = B + D ck – D dk Công thức dùng để xác định nhu cầu mua vào mặt hàng Tổng lượng hàng mua vào doanh nghiệp tổng lượng hàng mua vào mặt hàng Việc xác định nhu cầu mua hàng giúp doanh nghiệp có đợc lượng hàng tối u mà doanh nghiệp mua từ tìm lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp Tìm lựa chọn nhà cung cấp Thực chất để trả lời câu hỏi mua Để thực mục tiêu doanh nghiệp phải tìm lựa chọn nhà cung cấp Câu hỏi đặt doanh nghiệp tìm đâu Có nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại tìm kiếm nhà cung cấp tiềm tàng Doanh nghiệp tìm kiếm nhà cung ứng thông qua bạn hàng, hội chợ, triển lãm, tạp chí, phương tiện truyền thông, qua mạng Khi lựa chọn nhà cung cấp cần vận dụng cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên có nhà cung cấp ” Muốn phải nghiên cứu toàn diện kĩ nhà cung cấp trước đưa định chọn lựa, phải đánh giá khả tiềm ẩn họ việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ với chi phí vận tải nhỏ ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, 4/8 Vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại làm tăng lợi nhuận Vì việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa quan trọng nhà quản trị Có nhiều quan điểm khác lựa chọn nhà cung cấp Quan điểm truyền thống cho phải thường xuyên chọn nhà cung cấp có mớicó thể lựa chọn nhà cung cấp với giá đem lại với chi phí thấp Họ thường thay đổi nhà cung cấp biện pháp: thường xuyên tính toán lựa chọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho lần cấp hàng Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn người cấp hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo giá hợp lý Để xác định lựa chọn nhà cấp hàng phải có số liệu số lượng người, giá cả, chất lượng, chủng loại, điều kiện toán, hình thức tiền tệ toán, giảm giá người cung cấp cụ thể đồng thời phải thu thập, phân tích số liệu quãng đờng, phương thức toán phương tiện vận chuyển, hệ thống kho tàng, phương thức kiểm tra, giao nhận hàng hoá Ngoài cần phải xem xét kỹ thuật nguyên vật liệu cung ứng, tuổi thọ nguyên vật liệu, tin cậy ngời cấp hàng, tính rõ ràng minh bạch người cung cấp từ tìm kiếm nhà cung cấp tối ưu Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp sẵn có thị trường người cung cấp xuất Những người cung cấp xuất thường tự tìm đến giới thiệu xin cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp có nhu cầu Con đường tìm đến nhà cung cấp trực tiếp gián tiếp Doanh nghiệp tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu Qua phân tích nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh cân nhắc người cấp hàng, doanh nghiệp chọn người cấp hàng cho Các nguyên tắc lựa chọn đặt cân nhắc là: + Nếu lựa chọn nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua nhiều doanh nghiệp có lợi mua hàng với giá ưu đãi, lâu dài trở thành khách hàng truyền thống lại có hạn chế rủi ro cao nhà cung cấp gặp rắc rối đủ hàng hàng cung cấp cho doanh nghiệp trường hợp doanh nghiệp không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, bị ép giá + Ngược lại lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho có ưu điểm giảm độ rủi ro, tránh đợc ép giá lại có hạn chế không giảm giá mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định giá chất lượng không 5/8 Vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại cao nhà quản trị cần có lựa chọn hợp lý Ngoài nhà quản trị cần ý đến vấn đề sau: + Đối với mặt hàng mà doanh nghiệp sẵn có nhà cung ứng ( tức mặt hàng doanh nghiệp kinh doanh ) việc có cần phải tìm kiếm nhà cung cấp hay không cần phải dựa nguyên tắc “ nhà cung cấp làm cho hài lòng tiếp tục mua hàng họ ” + Đối với hàng hoá đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh doanh nghiệp trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ nhà cung cấp mặt sau Sự đánh giá thực tiêu chuẩn theo thứ tự ưu tiên mà doanh nghiệp quy định, phương pháp dùng để đánh giá thường xuyên nhà cung cấp doanh nghiệp Tuỳ thuộc vào mặt hàng, vị trí thang sản phẩm mà doanh nghiệp định có phải lựa chọn kĩ nhà cung cấp hay không, mức độ Sau lựa chọn đợc nhà cung cấp tốt doanh nghiệp nên tiến hành thương lượng đặt hàng Thương lượng đặt hàng Sau có tay nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành thương lượng đặt hàng để đến kí kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp Trong đó, thương luợng giữ vị trí quan trọng ảnh hưởng tới định mua hàng Mục tiêu trình thương lượng bao gồm: - Các tiêu chuẩn kĩ thuật hàng hoá cần mua mẫu mã, chất lượng, phương tiện phương pháp kiểm tra - Giá giao động gía giá thị trường lúc giao hàng có biến động - Xác định phương thức toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… xác định thời hạn toán Khi tham gia đàm phán thương lượng với đối tác, doanh nghiệp phải lựa chọn nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả giao tiếp tốt Có vậy, doanh nghiệp đạt mục đích đàm phán Sau thoả thuận điều kiện bước thương lượng chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng văn Đây sở để bên thực theo xảy tranh chấp chứng để đưa trọng tài kinh tế Hợp đồng đơn hàng phải lập thành nhiều ( hai bản) Hợp đồng mua hàng phải thể nội dung sau: 6/8 Vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại Tên, địa bên mua- bán người đại diện cho bên Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hoá Đơn giá phương định giá Phương pháp điều kiện giao nhận Điều kiện vận chuyển Phung thức điều kiện toán( thời hạn toán, hình thức phương thức toán, điều kiện ưu đãi toán có) Theo dõi kiểm tra giao nhận hàng: Việc giao nhận hàng đợc thực sở hợp đồng nhiên cần đôn đốc, thúc giục nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, làm gián đoạn trình lưu thông Cần giám sát, theo dõi toàn trình giao hàng xem bên cung cấp có thực điều kiện ghi hợp đồng không Cụ thể : + Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận : làm tốt khâu hay không ảnh hởng đến kinh doanh sau doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn chặn hàng hoá phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín công ty + Kiểm tra số lượng : vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng Nếu sai sót kí vào biên nhận hàng + Kiểm tra chất lượng : vào hợp đồng mua hàng đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lượng Nếu phát hàng hoá đơn hàng không phù hợp hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên báo cho người cung cấp Sau làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vào biên nhập hàng, kho giữ bản, kế toán giữ bản, gửi cho người cung cấp, đến trình thu mua kết thúc Đánh giá kết thu mua: Sau lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết hiệu mua hàng Cơ sở việc đánh giá mục tiêu mua hàng xác định 7/8 Vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại từ đầu mức độ phù hợp hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng mục tiêu tài doanh nghiệp Có thể xảy hai trờng hợp : + Trờng hợp : Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa người cung cấp đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh đầu vào ổn định Như định mua hàng doanh nghiệp có kết có hiệu + Trờng hợp : Nếu không thoả mãn định mua hàng doanh nghiệp sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm khắc phục sai sót để tránh phạm phải sai lầm Việc đánh giá kết mua hàng phải làm rõ thành công mặt tồn hoạt động mua hàng, đo lường đóng góp thành viên, phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm cá nhân phận Trên tất trình mua hàng doanh nghiệp, hoạt động quản trị gắn liền với bước trình từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc Bất kể sai sót nhà quản trị ảnh hưởng đến kết mua hàng, từ ảnh hưởng đến kết bán doanh nghiệp 8/8 ... kinh doanh, nhà quản trị mua hàng cần thực tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng trình phân tích, lựa chọn đến định mua, 2/8 Vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại mua ?, mua. .. việc mua hàng sở để thực mục tiêu quản trị mua hàng nói rộng doanh nghiệp Nội dung quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại Để triển khai có hiệu hoạt động mua hàng, khai thác tốt nguồn hàng. .. đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực vào việc hoàn thành mục tiêu chung doanh nghiệp +) Vai trò quản trị mua hàng Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp thể chỗ phải tổ