Đang tải... (xem toàn văn)
Đề tài: Phân tích nguyên tắc: Nhiệm vụ trách nhiệm quyền hạn phải tương xứng
Lời mở đầu Trong bối cảnh thời đại đặc trng bởi xu thế toàn cầu hoá về kinh tế với u thế là kinh tế tri thức và công nghệ với u thế là công nghệ cao đặc biệt là công nghệ thông tin thì việc phát triển con ngời, phát triển nguồn nhân lực là yếu tố quyết định nhất cho sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp. Thách thức lớn đó có tính cơ bản lâu dài mà sự nghiệp công nghiệp hoá là cuộc đua tranh về yếu tố con ngời, về việc phát triển trình độ nguồn nhân lực. Do đó việc phân bổ nguồn nhân sao cho cân đối và phù hợp với năng lực của họ là việc làm rất cần thiết đối với mỗi một doanh nghiệp khi tham gia vào nền kinh tế thị trờng. Đứng trớc tình hình đó thì các doanh nghiệp phải làm gì để có thể kinh doanh có hiệu quả nh một số doanh nghiệp điển hình hiện nay. Là một sinh viên của khoa quản lý doanh nghiệp hiện nay và sẽ là một nhà doanh nghiệp trong tơng lai em đã đợc học cách tổ chức quản lý một doanh nghiệp và em cũng đợc học tám nguyên tác chung về tổ chức do đó em xin mạnh dạn chọn nguyên tắc 3 làm đề tài cho bài viết của mình. Nội dung của nguyên tấc đó nh sau: Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phải tơng xứng . Vì giới hạn của đề tài nên em xin phép đợc chia bài viết của mình làm ba phần : Phần I : Những vấn đề cơ bản về tổ chức. Phần II : Phân tích nội dung và ý nghĩa của nguyên tắc: Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phải tơng xứng. Phần III : Sự vận dụng trong thực tế của doanh nghiệp. 1 Phần I : Những vấn đề cơ bản về tổ chức Trong bất kỳ một lĩnh vực nào, một ngành nào đó thì việc tổ chức một bộ máy quản lý là hết sức quan trọng bởi nó có tính quyết định nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể.Thực tế cho thấy khoa học về tổ chức và hoạt động có mối liên hệ tác động với nhau đặc biệt muốn quản lý tốt phải tổ chức tốt, muốn nói đến ngời lãnh đạo giỏi phải nói đến cách tổ chức. Vậy tổ chức là gì ? Khái niệm tổ chức trong lĩnh vực hoạt động xã hội không đơn giản bởi nó mang tính đa nghĩa và bất định vì vậy tuỳ theo bối cảnh, đối tợng và góc độ xem xét mà có thể hiểu theo nghĩa rộng hoạc hẹp với trạng thái tĩnh hay trạng thái động, là tổ chức điều khiển hay tổ chức thực hiện .Tổ chức xã hội hình thành và vận động theo ý chí của con ngời với hình thức đa dạng cứng hoặc mềm và có mối liên hệ tơng tác thờng đợc gọi là liên hệ hữu cơ. Tổ chức quản lý là một dạng tổ chức đIều khiển đối với các hoạt động khác nhau nh : Quản lý nhà nớc, Quản lý kinh doanh, Quản lý giáo dục Có rất nhiều định nghia khác nhau về tổ chức song định nghĩa dới đây đợc xem là chính xác và sát với khái niệm tổ chức quản lý đó là: Tổ chức là một cơ cấu( bộ máy hoạc hệ thống bộ máy) đợc xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng đợc hợp thức hoá trong đó các thành viên của nó thực hiện từng phần việc đợc phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung Sở dĩ tổ chức đợc hiểu nh trên bởi tổ chức không xuất hiện tự phát ngẫu nhiên mà nó đợc hình thành dựa trên một quyết định với mong muốn có chủ định của những ngời thành lập tổ chức nhằm thực hiện các hoạt động đã đạt tới mục tiêu đã chọn qua sự liên kết chặt chẽ các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân hợp thành. Tổ chức đợc xuất phát từ các nhiệm vụ cần tiến hành để đạt tới mục tiêu đẫ xác định không vì lý do nào khác và đồng thời cũng không phục vụ bất kỳ mục tiêu nào khác.Bên cạnh đó tổ chức còn có sự phân công lao động rành mạch nh: mỗi ngời, mỗi nhóm ngời phải hoàn thành một khâu, một phần nhiêm vụ và đợc liên kết với nhau trong cùng một tổng thể chung . Không chỉ có vậy mà tổ chức còn có cấu tạo rất hợp lý: gồm nhiều bộ phận hợp thành và có một cơ cấu điều 2 khiển thống nhất để vận hành cả guồng máy một cách nhịp nhàng và đại diện cho khối thồng nhất đó trong quan hệ với bên ngoài. Trong kinh doanh cần có sự phân biệt giữa tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức lao động. Tổ chức sản xuất là sự bố trí các công đoạn, các khâu trong cả dây chuyền nhằm thực hiện các chu trình kinh doạnh từ đầu vào đến đầu ra. Tổ chức quản lý là sự thiết lập và vận hành hệ thống cơ quan quản lý điều hành ở từng tổ chức sản xuất và trong cả doanh nghiệp. VD : Hội đồng quản trị, giám đốc, các phòng ban, tổ trởng tổ sản xuất Tổ chức lao động là sự phân công bố trí sử dụng lực lợng lao động với cách làm việc khoa học nhằm đạt đợc năng suất và hiệu quả cao. Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành: Chức năng, cơ cấu và cơ chế vận hành. Mỗi yếu tố của tổ chức mang tính động và có vai trò và tác dụng riêng quyết định nhiều hay ít hiệu lực của tổ chức quản lý. Trong đó chức năng là yếu tố hàng đầu quyết định sự tồn tại của tổ chức. Yếu tố cơ chế ( đặc biệt là các mối quan hệ) quyết định rất nhiều quá trình vận động bình thờng của tổ chức nếu không đúng sẽ gây nhiều vớng mắc, rối loạn có thể dẫn đến vô hiệu hoá tổ chức. Tóm lạI, công tác tổ chức là một việc làm hết sức quan trọng đối với mỗi một nhà quản lý và nó là yếu tố tất yếu dẫn đến sự thành công của doanh nghiệp. 3 Phần II : phân tích nội dung và ý nghĩa của nguyên tắc : Nhiệm vụ trách nhiệm quyền hạn phảI tơng xứng Trong bối cảnh hội nhập quốc tế diễn ra vừa có cơ hội, vừa có thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp nhà nớc nói riêng cần coi trọng yếu tố cạnh tranh không chỉ tại thị trờng trong nớc mà cả thị trờng n- ớc ngoài. Hiện tại nớc ta có khoảng hơn 5000 DNNN và các doanh nghiệp này đang sử dụng khoảng 75% tài sản cố định, 50- 70% tổng lơng tín dụng ngân hàng trong nớc, hơn 70% tổng số vốn vay nớc ngoài đóng góp hàng năm khỏang 39% GDP của cả nớc vì vậy việc đánh giá khả năng tổ chức của một doanh nghiệp và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp là hết sức quan trọng vì nó có ý nghĩa sống còn đối với sự cạnh tranh quốc gia bởi DNNN đợc coi là xơng sống của nền kinh tế do đó việc xác định rõ Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn tơng xứng là một yếu tố không thể thiếu trong việc tổ chức hoặc thành lập một công ty. Để lý giải cho điều trên thì trớc hết chúng ta phải lý giải rõ nhiệm vụ là gì ? 1)Nhiệm vụ xét cho cùng là sự thể chế hoá của chức năng, là công việc phải làm do sự phân công và đợc ấn định thời gian hoàn thành. Không chỉ thế khi nhệm vụ đợc giao cho bộ phận hoặc cá nhân nào phải gắn với trách nhiệm mà bộ phận hoặc cá nhân đó phải bảo đảm hoàn thành. Cá nhân đó cần xác định và hiểu rõ mình phải chịu trách nhiệm về mặt nào và đến đâu ? Ai là ngời chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm trớc ai ? Chỉ khi nhận rõ trách nhiệm mỗi ngời mới tận tâm tận lực, dám nghĩ, dám làm và dám chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Và do đó chỉ giao nhiệm vụ khi xét thấy ngời thực hiện có đủ khả năng. Có 4 loai trách nhiệm: - Trách nhiệm tập thể Trách nhiệm cá nhân - Trách nhiệm liên đới Trách nhiệm cuối cùng Trách nhiệm tập thể đợc thực hiện trong cơ chế quyết định tập thể. VD : Chế độ làm việc của hội đồng quản trị, các phòng banTrong đó mọi thành viên tham gia quyết định phải cùng chịu trách nhiệm kể cả thiểu số bất đồng tránh trờng hợp lấy số đông để áp đảo số ít để giành phần thắng về mình. 4 Trong chế độ thủ trởng ( hệ thống điều hành) phải xác định trách nhiệm cá nhân của ngời phụ trách cũng nh của ngời đợc phân công. Đối với những bộ phận, những ngời có liên quan cần xác định trách nhiệm liên đới tức là một phần trách nhiệm gián tiếp. Trách nhiệm cuối cùng là sự chia sẻ trách nhiệm chung đói với kết quả thực hiện cuối cùng theo mục tiêu của cả doanh nghiệp chủ yếu nhằm động viên tinh thần và ý thức làm chủ hơn là chịu trách nhiệm cụ thể. Trách nhiệm cụ thể có nghĩa là phải chịu xử lý về hành chính hoặc về pháp lý có trờng hợp phải bồi thờng thiệt hại đã gây ra. 2) Quyền hạn là một phần quyền lực đợc giao để có thể thực thi một nhiệm vụ với trách nhiệm phải bảo đảm hoàn thành. Giao quyền hạn có nghĩa là sự phân định quyền lực tơng xứng với trách nhiệm phải đảm bảo vừa đủ, không thừa, không thiếu và phải rõ ràng. Có nh vậy thì cá nhân đó mới phát huy đợc khả năng của mình. Ngợc lại nếu giao quyền hạn không đủ sẽ không thể qui đợc trách nhiệm hậu quả là cấp trên phải tụ gánh lấy trách nhiệm lẽ ra đợc san sẻ tạo ra sự tập trung quá mức, hạn chế tính chủ động sáng tạo của cấp dới do đó dễ sinh tệ quan liêu và lỏng lẻo kỷ cơng. Còn nếu giao quá nhiều quyền hạn sẽ tạo cơ hội cho sự lộng quyền, chuyên quyền vì vậy dễ xảy ra các vi phạm vô nguyên tắc mà khó xác định đợc trách nhiệm. Nhng còn nguy hiểm hơn là ngời tổ chức không xác định đợc rõ quyền hạn của từng cá nhân tạo ra tình trạng không kiểm soát đợc hành động của cấp dới dẫn đến những hậu quả: -Hoặc là không hoàn thành đợc nhiệm vụ, không qui đợc trchs nhiệm do không sử dụng quyền hạn cần có. - Hoặc là tuỳ tiện lạm dụng quyền lực, lấn sân vào can thiệp vợt cấp Chính vì những điều trên mà một nhà nghiên cứu quản lý đã nhấn mạnh rằng : Lãnh đạo chính là chỗ phải biết phân định quyền lực cho nên một nhà quản lý muốn tổ chức tốt, muốn cho việc kinh doanh của mình đạt hiệu quả thì luôn luôn phải xác định đợc rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân trong công ty và cân đối với khả năng làm việc của họ để từ đó có thể phân công hoặc giao phó cho 5 họ một công việc phù hợp với khả năng tránh để trờng hợp ngời có khả năng thì không phát huy đợc hết tài năng của mình còn ngời không có khả năng thì lại giao việc quá cao làm cho họ không thể làm đợc do đó hiệu quả sản xuất không cao. Tuy nhiên trong thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng xác dịnh đợc đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn tơng xứng cho nên ngời quản lý cũng luôn phải đặt ra câu hỏi để tự kiểm nghiệm mình : - Đã giao cho cấp dới đủ quyền hạn cần thiết cha, còn thiéu quyền hạn gì để họ có thể hoàn thành trách nhiệm ? Có quyền hạn nào giao quá mức không ? - Cấp dới đã sử dụng đúng quyền hạn đợc giao cha ? Những điểm nào quy định cha đủ rõ ? -Khi thấy cấp dới vợt quá quyền hạn có kiên quyết xử lý ngăn chặn và khắc phục hậu quả hay không ? -Bản thân mình có ra những quyết định thuộc quyền hạn của cấp dới mà lẽ ra họ có thể tự quyết định không ? -Bản thân có tự cho phép mình vợt quá quyền hạn đợc giao hay không ? Nếu một tổ chức luôn đặt ra cho mình những câu hỏi trên để khẳng định xem cách tổ chức của mình đã hợp lý cha thì chắc rằng họ sẽ thu đợc kết quả cao trong công tác quản lý và đây là cơ sở để duy trì kỷ cơng và để làm tốt công tác cán bộ tạo ra sức mạnh của tổ chức. Tóm lại, tất cả các cơng vị trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp nhất định phải đợc xác dịnh rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ trong tổ chức để làm rõ phạm vi trách nhiệm của từng cán bộ quản lý trong doanh nghiệp. Và mỗi cán bộ quản lý trong doanh nghiệp muốn hoàn thành đợc nhiệm vụ của mình thì nhất thiết phải có đầy đủ những kiến thức của cơng vị công tác tơng ứng. Có nh vậy tổ chức đó mới vững mạnh và có hiệu quả cao. Phần III. Sự vận dụng trong thực tế của doanh nghiệp Từ những phân tích và lý luận trên em xin đa ra một dẫn chứng thực tế của một doanh nghiệp làm việc có hiệu quả thông qua cách tổ chức của họ đợc minh chứng qua sơ đồ dới đây: Trong sơ đồ trên có sự phân công nhiệm vụ nh sau: 6 1) Phòng tổ chức- lao động- tiền lơng: _ Trởng phòng : trực tiếp phụ trách công tác cán bộ, khen thởng, kỷ luật _ Phó phòng: trực tiếp phụ trách công tác bảo hộ lao động có nhiệm vụ lập kế hoạch và giải quyết chế độ trang bị bảo hộ lao động. _ Ba cán bộ định mức lao động: + Xây dựng và triển khai các định mức lao động trong toàn công ty. + Nghiên cứu , vận dụng các hình thức tổ chức lao động. + Lập báo cáo thể hiện các định mức lao động. + Hớng dẫn các phòng ban ghi chép phản ánh số liệu ban đầu về năng suất lao động, sử dụng lao động theo mẫu qui định. + Lập báo cáo về lao động, tiền lơng gửi lên tổng công ty và các cơ quan có liên quan. _ Một cán bộ quản lý, lu trữ hồ sơ có nhiệm vụ: + Quản lý toàn bộ hồ sơ cán bộ công nhân viên của công ty + Định kỳ bổ xung hồ sơ, ghi chép nhận xét đầy đủ chính xác. + Theo dõi , lu trữ công văn, tài liệu của từng phòng _ Một cán bộ BHXH có nhiệm vụ: Giải quyết chế độ về hu, thai sản, tử tuất, bồi dỡng. 2) Phòng kinh tế kế hoạch: _Trởng phóng có trách nhiệm lãnh đạo phòng thực hiện nhiệm vụ đợc giao, có quyền đề nghị giám đốc tăng cờng bổ xung cán bộ cho phù hợp với nhiệm vụ _ Phó phòng có nhiệm vụ: + Giúp trởng phòng về các lĩnh vực thuộc các chức năng của phòng. + Đặc trách công tác: Kế hoạch tác nghiệp các đội, điều độ sản xuất, thông tin kịp thời và định kỳ tình hình sản xuất của công ty. _ Tổ kinh tế kế hoạch: + Giải quyết các thủ tục nhận hàng, xuất hàng, báo hàng, giao dịch thực hiện hợp đồng. + Lập dự toán công trình, tham gia quyết toán công trình. _ Tổ điều độ sản xuất: 7 + Lập kế hoạch sản xuất cho các đội. + Điều độ tổng hợp đồng bộ sản phẩm kế hoạch + Thông tin sản xuất định kỳ. + Phụ trách các đội sản xuất. Nh vậy phòng kinh tế kế hoạch có vai trò quan trọng vì nó chính là nơi tiếp nhận thầu các công trình về bàn giao cho các đội sản xuất. 3) Phòng vật t - thiết bị: _ Trởng phòng: quản lý mọi hoạt động điều hành của phòng về vật t và máy móc thiết bị, chịu trách nhiệm về số lợng, chất lợng, vật t, máy móc. _ Tổ tiếp liệu có nhiệm vụ cung ứng vật t đầy đủ bảo đảm các quy định về tổ chức hàng hoá thanh toán và nhập kho. _ Tổ thiết bị : cung ứng đầy đủ kịp thời máy móc thiết bị cho mình khi có yêu cầu. _ Tổ kho: bảo quản toàn bộ vật t, phụ tùng, sản phẩm trong kho và phát hiện những mất mát h hỏng về vật t thuộc kho mình quản lý. 4) Cơ cấu phòng tổ chức tài chính- kế toán _ Kế toán trởng: giám sát toàn bộ hoạt động tài chính của công ty. Quản lý và kiểm tra toàn bộ công việc hạch toán của nhân viên trong phòng, là tham mu đác lực cho giám đốc. _ Phó phòng : thay mặt kế toán trởng giải quyết toàn bộ công việc khi kế toán tr- ởng đi vắng đồng thời còn tham mu cho kế toán trởng trong mọi lĩnh vực. _ Một kế toán tiền lơng và BHXH : tiến hành tính tiền lơng và BHXH phải trả cho CBCNV toàn công ty. _ Một kế toán phụ trách các dội sản xuất: Hàng ngày các kế toán đội cập nhập chứng từ và cuối tháng báo cáo về phòng tài chính kế toán của công ty. _ Một thủ quỹ làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt . Tiến hành ghi sổ cuối ngày, đối chiếu sổ của thủ quỹ với thu, chi tiền mặt của kế toán quỹ. 5) Cơ cấu tổ chức phòng kỹ thuật: 8 _ Trởng phòng: có nhiệm vụ chỉ đạo, quản lý, phân công, kiểm tra công việc của từng thành viên trong phòng đồng thời quản lý theo hệ dọc về mặt kỹ thuật sản xuất dới công ty. _ Phó phòng: phụ trách kỹ thuật, máy móc, chất lợng. 6) Cơ cấu phòng tổ chức hành chính- y tế: _ Đồng chí trởng phòng và đồng chí phó phòng phụ trách công tác lơng văn phòng. _ Hai đồng trí làm công tác văn th và đánh máy. _ Hai đồng trí làm công tác tạp vụ, cấp dỡng. Nh vậy qua sơ đồ phân tích trên ta thấy trong ban giám đốc phó tổng giám đốc có mối quan hệ với nhau và đây là mối quan hệ theo chiều dọc tạo ra sự phân phối trong quản lý. Cơ cấu tổ chức kết hợp trực tuyến chức năng nh trên đã làm cho hoạt động của bộ máy công ty linh hoạt, đạt đợc hiệu quả cao hơn trong quản lý.Đây là một doanh nghiệp điển hình trong việc tạo ra một mô hình tổ chức có hiệu quả ở Việt Nam mong rằng các doanh nghiệp của ta nên tham khảo cách tổ chức trên để giúp cho việc kinh doanh của mình đạt đợc kết quả cao hơn. 9 Kết luận Từ những phân tích và ứng dụng thực tế trên đây có thể nói sự ra đời và phát triển của doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế đặc biệt là nền kinh tế thị trờng nh hiện nay do đó đòi hỏi chất lợng đội ngũ cán bộ quản lý nói chung và cán bộ sản xuất kinh doanh nói riêng phải đợc chuyên sâu trên từng lĩnh vực nhất định. Nhng góp phần quan trọng và quyết định hơn cả vào sự phát triển của doanh nghiệp thì đòi hỏi doanh nghiệp phải có một ngời lãnh đạo giỏi và biết cách tổ chức tốt tức là phải biết xác định rõ ràng và đúng đắn nguyên tắc: Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn phảI tơng xứng --------------------------------------------- TàI liệu tham khảo 1) Lý thuyết quản trị kinh doanh- ĐHKTQD _NXB khoa học và kỹ thuật của tiến sĩ Mai Văn Bu và thạc sĩ Phan Kim Chiến. 2) Giáo trình tổ chức quản lý trờng ĐHQLKD của kỹ s, thạc sý Phạm Quang Lê 3) Tạp chí tàI chính DN số ra tháng 5/ 2003 10