Đang tải... (xem toàn văn)
Thiết kế, vẽ các lưu đồ (flowchart) chứng từ kế toán và giải thích
Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang A.MỞ ĐẦU I/LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Trong quá trình phát triển nền kinh tế ở bất kỳ quốc gia nào, doanh nghiệp cũng là một nhân tố quan trong góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển, giải quyết việc làm và tạo phúc lợi xã hội. Nhưng trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động như hiện nay, một doanh nghiệp muốn tồn tại, phát triển và đạt được lợi nhuận là điều không dễ dàng. Vì vậy, việc đổi mới cách thức quản lý, điều hành, tổ chức sản xuất và ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp là vấn đề được đặt lên hàng đầu. Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các doanh nghiệp thì một lượng lớn các thông tin về giao dịch như mua bán, trao đổi, công nơ hay việc tính lương cho công nhân, xuất kho vật tư, hàng hóa, các loại chi phí, các nghiệp vụ thanh toán…Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn, càng nhiều người thì số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng và phức tạp. Chính vì thế sẽ mất nhiều thời gian, công sức để quản lí và dễ dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lí, khai thác và xử lí các thông tin trên. Với một thực trạng như vậy thì việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang đến một giải pháp cho công tác quản lý, thông qua việc xây dựng hệ thống thông tin, qua đó tin học hóa ngày càng được mở rộng, luồng thông tin được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn, đầy đủ và bảo mật .Nhằm giúp cho mọi người có thêm nhiều tài liệu về hệ thống lưu đồ , chứng từ trong kế toán thì nhóm “NĂM CHÚ GẤU” quyết định chọn đề kế toán và tài “Thiết kế/Vẽ các lưu đồ (Flowchart) chứng từ giải thích” II/PHẠM VI NỘI DUNG: Tên đề tài: “Thiết kế/Vẽ các lưu đồ (Flowchart) chứng từ kế toán và giải thích” Tài liệu đề cập đến công tác quản lý, bán hàng, các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, việc tính lương, các khoản chi phí, nghiệp vụ phát sinh như: thu bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hang, chi phí sửa xe, chi phí nhân công trực tiếp, bán chịu hàng hóa, xuất nhập vật tư, hàng hóa…của các công ty. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 1 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang III/ TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG: Thiết kế hệ thống thông tin ở đây là công việc thiết kế và phân tích hệ thống thông qua các lưu đồ phân tích hoàn thiện công tác quản lý. Thông qua việc thiết kế chỉ rõ các chức năng cơ bản của hệ thống được xấy dựng và tiến hành làm việc như thế nào, chỉ ra các lưu đồ mô tả một cách chi tiết các chức năng của hệ thống. IV/ MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU: - - Thông qua việc nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin quản lý từ đó cơ cấu lại công tác tổ chức quản lý, với sự hỗ trợ của các phần mềm ứng dụng, các chương trình kế toán, doanh nghiệp có thể thay thế một số công đoạn thủ công bằng tin học hóa. Với sự hỗ trợ của máy tính, các thông tin về các quá trình sẽ được cập nhập và xử lý một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Từ việc cập nhật và xử lý thông tin sổ sách kế toán sẽ được lập một cách dễ dàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý quá trình hoạt động của công ty. IV/LỜI CAM ĐOAN : Nhóm “NĂM CHÚ GẤU” cam đoan nội dung trong bài là do các thành viên tự tìm tòi , tự vẽ và giải thích các lưu đồ. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 2 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang V/ BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC: Thời Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 6 Tuần 7 gian Công việc Nghiên cứu , Cả nhóm phân tích và chọn đề tài Tiến hành tìm lưu đô ̀/chứng từ từng cá nhân Cả nhóm Tập hợp , Chọn và Đưa ra những lưu đồ tốt nhất Cả nhóm Tiến hành vẽ lưu đồ trên máy Ngọc Anh,Hằng,Thủ y Viết giải thích cho từng lưu đồ Hiếu,Thúy Viết mở đầu và kết luận Thúy,Thủy,Hiếu Tiến hành lắp ráp toàn bộ bài Ngọc Anh,Hằng Kiểm tra lại và in bài Cả nhóm SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 3 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang B.NỘI DUNG Ghi chu : Bắt đầu hay kết thúc : Lưu trữ bằng tay : Chứng từ, Báo cáo : Xử lý bằng máy : Điểm nối trong cùng trang Lưu đồ : : Xử lý bằng tay : Chứng từ ,báo cáo trên giấy có nhiều liên :Sổ/Thẻ kế toán :Lưu trữ bằng computer :Đưa dữ liệu vào computer : Đường luân chuyển 1.LƯU ĐỒ QUY TRÌNH NHẬP VẬT TƯ HÀNG HÓA SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 4 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ quy trình nhập vật tư hàng hóa : SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 5 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang -Quy trình nhập vật tư hàng hóa được bắt đầu tại bộ phận yêu cầu vật tư .Bộ phận yêu cầu vật tư lập phiếu yêu cầu vật tư( công việc được xử lí thủ công bằng tay).Phiếu yêu cầu vật tư gồm 3 liên -Sau đó , phiếu yêu cầu vật tư đươc chuyển từ bộ phận yêu cầu vật tư sang bộ phận kí duyệt.Bộ phận kí duyệt tiến hành kiếm tra và kí duyệt (công việc được xử lí thủ công bằng tay).Sau khi kiểm tra và kí duyệt xong , thì 2 liên sẽ được chuyển lại bộ phận yêu cầu vật tư.Bộ phận yêu câu vật tư tiếp nhận và tiến hành lưu trữ trên giấy theo ngày. -1 liên còn lại được chuyển từ bộ phân kí duyệt sang bộ phận mua hàng.Tại đậy ,dựa vào phiếu yêu cầu vật tư ,bộ phận mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng (công việc được xử lí thủ công bằng tay).Phiếu yêu cầu vật tư, đơn đặt hàng được làm ra 6 liên .Sau đó , 1 liên yêu cầu vật tư , 1 liên đơn đặt hàng được lưu trữ trên giấy theo ngày tại bộ phận bán hàng .1 liên đơn đặt hàng được gửi đến cho người bán(công việc được xử lí thủ công bằng tay). -Tiếp đó , 3 liên còn lại sẽ được chuyển sang bộ phận nhận hàng.Bộ phận nhận hàng tiếp nhận các giấy tờ ,đồng thời tiến hành nhận hàng(công việc được xử lí thủ công bằng tay).Dựa vào các giấy tờ và số hàng nhận được , bộ phận nhận hàng tiến hành đối chiếu ,kiểm tra ,so sánh với đơn đặt hàng đã lập trước đó.(công việc được xử lí thủ công bằng tay).Sau đó , 3 liên này được photo thành 6 bản , mỗi loại 2 bản. 1phiếu yêu cầu vật tư được chuyển qua bộ phân yêu cầu vật tư để tiến hành lưu trữ trên giấy theo ngày. Đồng thời 1 phiếu nhập kho , 1 đơn đặt hàng được lưu trữ trên giấy theo ngày tại bộ phận nhận hàng (công việc được xử lí thủ công bằng tay) -3 phiếu còn lại gồm 1 đơn đặt hàng,1 phiếu nhập kho, 1phiếu yêu cầu vật tư được chuyển qua bộ phận kế toán phải trả.Tại đây,kế toán phải trả tiếp nhận,lưu 3 phiếu trên,đồng thời nhận hóa đơn bán hàng(công việc được thực hiện thủ công bằng tay).Kết hợp 2 việc trên,kế toán tiến hành kiểm tra ,ghi sổ và lưu(công việc được thực hiện thủ công bằng tay).Phiếu nhập kho,đơn đặt hàng,phiếu yêu cầu vật tư,hóa đơn mua hàng được lưu trữ trên giấy theo ngày tại bộ phận kế toán phải trả.Qúa trình kết thúc. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 6 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang PHÒNG KINH DOANH BỘ PHẬN BÁN HÀNG PHÒNG KẾ TOÁN THU QUỸ Bắt đầu KH ĐĐH Lệnh bán hàng 2.LƯU ĐỒ LUÂN Lệnh bán hàng A Phiếu xuất CHUYỂN CHỨNG TỪkho VỀ QUY Phiếu giao TOÁN DOANH THU hàng Kiểm tra hàng tồn kho kiểm tra& xét duyệt Phiếu xuất kho(2 liên) Lệnh bán hàng (3 liên) A HĐ GTGT kho Phiếu thu (3 liên) TRÌNH KẾ Thu tiền HĐ GTGT (3 liên) Xuất kho Phiếu thu (3 liên) Hình thức thanh toán KH Phiếu giao hàng (3 liên) chấp nhận bán chịu Phiếu thu (3 liên) Phiếu Thu (liên 1) SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 7 Ghi sổ Kết thúc Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 2.LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VỀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN DOANH THU Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ về quy trình kế toán doanh thu: - Khách hàng đưa đơn đặt hàng, phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt nếu được thì lập lệnh bán hàng gồm 3 liên: SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Sổ thẻ kế toán Page 8 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Liên 1: Giữ lại tại bộ phận kinh doanh để lưu; Liên 2: Giao cho bộ phận bán hàng; Liên 3: Giao cho phòng kế toán. - Bộ phận bán hàng nhận được lệnh bán hàng thì kiểm tra hàng tồn kho, nếu đủ hàng để bán thì quyết định bán. Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất kho gồm 2 liên: Liên 1: Giữ lại để lưu; Liên 2: Giao bộ phận kế toán; Sau đó bộ phận bán hàng tiến hành xuất kho và giao hàng cho khách hàng. Đồng thời lập phiếu giao hàng gồm 3 liên Liên 1: Giữ lại để lưu; Liên 2: Giao cho khsách hàng; Liên 3 : Giao cho bộ phận kế toán. - Phòng kế toán sau khi nhận được lệnh bán hàng do phòng kinh doanh chuyển sang, cùng với phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận bán hàng chuyển sang, kế toán lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: Giữ lại để lưu; Liên 2: Giao cho khách hàng; Liên 3: Giao cho thủ quỹ; Đồng thời xử lý hình thức thanh toán của khách hàng, nếu chấp thuận bán chịu thì kế toán sẽ ghi sổ công nợ và lưu lại để theo dõi công nợ. N ếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên. Sau đó chuyển cả 3 liên phiếu thu này sang thủ quỹ. - Thủ quỹ sau khi nhận được hóa đơn GTGT và phiếu thu gồm 3 liên do phòng kế toán chuyển sang, thủ quỹ xem xét và tiến hành thu tiền. Sau khi phiếu thu được duyệt xong và có đầy đủ các chũ ký hợp lệ, gửi các liên phiếu thu như sau Liên 1: Đưa cho phòng kế toán; Liên 2: Giao cho Khách hàng; Liên 3: Giữ lại để lưu; - Kế toán dựa vào phiếu thu ghi sổ và lưu. Qúa trình kết thúc. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 9 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 3.LƯU ĐỒ QUY TRÌNH XUẤT VẬT TƯ HÀNG HÓA SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 10 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ xuất vật tư: + Bộ phận sản xuất đề nghị xuất vật tư ( được ghi trong sổ, thẻ kế toán) sau đó lập chứng từ xin xuất. Chứng từ xin xuất được lập thành 3 liên: SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 11 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang - Liên 1 được giao cho phòng kế hoạch – vật tư - Liên 2 và 3 được giữ lại bộ phận sản xuất để lưu. + Phòng kế hoạch và vật tư sau khi nhận được chứng từ xin xuất trên giấy của phòng vật tư chuyển sang sẽ kiểm tra và đối chiếu chứng từ đó với sổ sách (bằng thủ công), đúng thì lập chứng từ xin xuất và chuyển qua phòng kế toán. + Phòng kế toán kiểm tra và lập phiếu xuất kho bằng thủ công. Chứng từ xuất kho được lập bằng giấy và lập thành 3 liên. - Liên 1 và 3 được giữ lại phòng kế toán để lưu - Liên 2 được chuyển qua phòng giám đốc để xét duyệt. + Phòng giám đốc sau xem xét và kí duyệt (bằng thủ công) sẽ chuyển liên 2 qua cho bộ phận thủ kho. + Phòng thủ kho sẽ ghi sổ xuất vật tư và giữ liên 2 của phiếu xuất kho để ghi thẻ kho (bằng máy tính ) và chuyển liên số 2 qua lại phòng kế toán để ghi sổ kế toán, vật tư hàng hóa. + Phòng kế toán dùng liên 2 của phòng thủ kho chuyển qua để ghi sổ kế toán vật tư – hàng hóa bằng máy tính và lưu trưc trên máy tinh. Chu trình xuất vật tư kết thúc. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 12 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 4.LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CỦA QUY TRÌNH MUA CHỊU HÀNG HÓA SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 13 Bài tập nhóm Ánh SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU GVHD:Th.s Nguyễn Quang Page 14 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Gỉai thích lưu đồ luân chuyển chứng từ của quy trình mua chịu hàng hóa: -Tại bộ phận mua hàng tiếp nhận phiếu yêu cầu từ bộ phận điều phối kho vận .Tại đây bộ phận mua hàng dựa vào tiến hành xác duyệt,lập đơn đặt hàng ,công việc này được xử lí thủ công bằng tay.Tại đây , phiếu yêu cầu sẽ được lưu trữ trên giấy theo năm tại bộ phân mua hàng. Đơn đặt hàng được lập ra thành 4 liên.1 liên được chuyển cho nhà cung cấp,1 liên được chuyển sang cho bộ phận kế toán. -3 liên đơn đặt hàng tại bộ phận mua hàng được chuyển sang bộ phận điều phận điều phối kho vận .Tại đây , nhà cung cấp cung cấp phiếu đóng gói, kết hợp với đơn đặt hàng, bộ phân điều phối kho vân tiến hành đối chiếu, nhận hàng, lập phiếu nhập kho, công việc này được xử lí thủ công bằng tay.Sau đó, 1 đơn đặt hàng , phiếu đóng gói được lưu trữ trên giấy theo năm tại bộ phận điều phối kho vận.1 liên của phiếu nhập kho được chuyển đến bộ phận mua hàng để lưu trữ . 2 liên còn lại của phiếu nhập kho được chuyển sang bộ phận kế toán -Tại bộ phận kế toán , dựa vào 1 liên đơn đặt hàng được chuyển qua, 1 phiếu nhập kho, và hóa đơn từ nhà cung cấp , bộ phận kế toán tiến hành nhập dữ liệu bằng máy tính.Máy tính tiến hành xử lí dữ liệu ,ghi nhận thông tin mua hàng.Tập tin được lưu trữ ở máy tính.Sau đó xuất ra 1 phiếu nhập kho, 1 đơn đặt hàng,1 hóa đơn mua hàng. 3 phiếu này tạo nên bộ chứng từ mua hàng và được lưu trữ trên giấy theo tên tại bộ phận kế toán.Qúa trình kết thúc. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 15 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 5.LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CỦA QUY TRÌNH MUA VÀ NHẬP VẬT TƯ HÀNG HÓA SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 16 Bài tập nhóm Ánh SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU GVHD:Th.s Nguyễn Quang Page 17 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Gỉai thích lưu đồ luân chuyển chứng từ của quy trình mua và nhập vật tư hàng hóa: -Quy trình mua và nhập vật tư hàng hóa được bắt đầu tại bộ phận sản xuất -Đầu tiên, tại bộ phận sản xuất , căn cứ vào sổ , thẻ để biết được yêu cầu sản xuất của khách hàng, tiếp đến lập kế hoạch sản xuất và công việc này được xử lí thủ công bằng tay -Bản kế hoạch tại bộ phận sản xuất được chuyển qua bộ phân kế hoạch vật tư để kiểm tra và đối chiếu , công việc được xử lí thủ công bằng tay -Dựa vào bản kế hoạch đã được kiểm tra , thủ kho sẽ tiến hành cân đối trong kho , công việc này được xử lí thủ công bằng tay -Tiếp đến dựa vào việc cân đối trong kho và bảng báo giá từ nhà cung cấp gửi tới thì tại phòng kế hoạch vật tư tiến hành kế hoạch đàm phán với nhà cung cấp, sau đó phòng kế hoạch vật tư tiến hành lập đơn đặt hàng , công việc này được xử lý bằng máy tính. -Đơn đặt hàng tại bộ phận kế hoạch vật tư được chuyển qua bộ phận giám đốc để xét duyệt , công việc này được xử lý thủ công bằng tay . -Sau khi đơn đặt hàng được xét duyệt sẽ được chuyển từ bộ phận giám đốc sang phòng kế toán để tiến hành lập phiếu chi , công việc này được xử lí thủ công bằng tay. -Phiếu chi được chuyển từ phòng kế toán sang phòng kế hoạch vật tư để tiến hành đi mua hàng , công việc này được xử lý thủ công bằng tay. Tại đây nhà cung cấp sẽ tiếp nhận và cung cấp hàng cho công ty -Hàng sẽ được kiểm nhận tại bên kiểm nhận và cho ra biên bản kiểm nhận , công việc này được xử lí thủ công bằng tay -Biên bản kiểm nhân được chuyển qua phòng kế toán , phòng kế toán căn cứ vào đó để tiến hành lập phiếu nhập kho -Phiếu nhập kho từ phòng kế toán được chuyển qua bộ phận thủ kho để tiến hành nhập kho hàng hóa , công việc được thực hiện thủ công bằng tay.Tại đây liên 2 được giữ để ghi vào thẻ kho và dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán tại phòng kế toán,công việc này được SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 18 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang thực hiện thủ công bằng tay và được lưu trữ bằng giấy theo ngày tại phòng kế toán .Và cuối cùng kết thúc. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 19 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 6.LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CỦA QUY TRÌNH CHI TẠM ỨNG CÔNG TÁC SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 20 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Gỉai thích lưu đồ luân chuyển chứng từ của quy trình chi tạm ứng tiền công tác cho nhân viên: -Nhân viên đưa ra đề nghị tạm ứng tiền công tác thông qua giấy đề nghị tạm ứng và các chứng từ có liên quan khác -Các giấy tờ và chứng từ đó được chuyển qua Thủ Trưởng để xét duyệt chi, công việc này đươc xử lí thủ công bằng tay -Sau khi được thủ trưởng xét duyệt chi thì các chứng từ và giấy tờ đó được chuyển qua kế toán trưởng , tại đây kế toán trưởng tiến hành duyệt chi , và được xử lí thủ công bằng tay. -Tiếp đến ,các chứng từ từ kế toán trưởng sẽ được chuyển qua kế toán trực tiếp. Tại đây kế toán trực tiếp sẽ căn cứ vào đó để tiến hành lập phiếu chi , công việc này được xử lí bằng máy tính. -Sau đó phiếu chi từ kế toán trực tiếp được chuyển qua kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt , công việc này được xử lí thủ công bằng tay .Đồng thời phiếu chi này sẽ được chuyển qua thủ quỹ . -Thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi được chuyển qua để tiến hành chi tiền ,công việc này được xử lí thủ công bằng tay.Phiếu chi tiền được lập , liên 3 được làm căn cứ ghi sổ quỹ. Đồng thời liên 2 được chuyển qua kế toán chi tiết. Kế toán chi tiết dùng đó làm căn cứ để ghi sổ kế toán và được lưu trữ theo ngày tại bộ phận kế toán trực tiếp. Cuối cùng kết thúc. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 21 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 7.LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CỦA QUY TRÌNH NHẬP HÀNG SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 22 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Gỉai thích lưu đồ luân chuyển chứng từ của quy trình nhập hàng: -Quy trình nhập hàng được băt đầu tại bộ phận mua hàng -Bộ phận mua hàng đề nghị nhập kho thông qua các chứng từ có liên quan, công việc này được xử lí thủ công bằng tay. -Sau đó các chứng từ này được chuyển từ bộ phận mua hàng sang bộ phận kiểm nghiệm chất lượng làm căn cứ để tiến hành kiểm nghiệm , công việc này được xử lí thủ công bằng tay -Biên bản kiểm nghiệm được chuyển từ bộ phận kiểm nghiệm chất lượng sang bộ phận thủ kho .Tại đây thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho , công việc này được xử lí bằng máy tính -Phiếu nhập kho từ bộ phận thủ kho được chuyển qua giám đốc , kế toán trưởng để tiến hành xét duyệt ,công việc này được xử lí thủ công bằng tay -Phiếu nhập kho sau khi được xét duyệt, 1 liên sẽ chuyển qua thủ kho để thủ kho làm căn cứ nhập kho và ghi số lượng thực nhập, đồng thời liên 3 sẽ làm căn cứ ghi thẻ kho và liên 3 được chuyển qua bộ phận kế toán chi tiết để làm căn cứ ghi sổ , công việc này xử lí bằng máy tính.Qúa trình kết thúc. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 23 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 8.LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CỦA VIỆC XUẤT HÀNG SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 24 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ của việc xuất hàng: -Tại bộ phận có nhu cầu hàng, lập phiếu đề nghị xuất kho, công việc này được xử lí thủ công bằng tay, xuất ra được phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. -Giấy yêu cầu lĩnh vật tư được chuyển từ bộ phận có nhu cầu hàng sang bộ phận giám đốc , kế toán trưởng để tiến hành xét duyệt,công việc này được xử lí thủ công bằng tay. Sau khi xét duyệt xong , dựa vào đó xuất ra lệnh xuất kho -Lệnh xuất kho sẽ được chuyển từ bộ phận giám đốc , kế toán trưởng sang bộ phận thủ kho. Thủ kho dựa vào lệnh xuất kho tiến hành lập phiếu xuất kho ,công việc này xử lí bằng máy tính.Lệnh xuất kho được xuất ra gồm 3 liên -3 liên của phiếu xuất kho được chuyển sang bộ phận giám đốc , kế toán trưởng để xét duyệt,công việc này được xử li thủ công bằng tay.Sau khi xét duyệt xong , 1 liên của phiếu xuất kho được chuyển sang bộ phận có nhu cầu hàng để lưu trữ. Bộ phận có nhu cầu hàng tiến hành ghi sổ bộ phận sử dụng và tiến hành lưu trữ trên giấy theo ngày. -liên 3 của phiếu xuất kho được chuyển qua thủ kho để thủ kho tiến hành nhập kho và ghi số lượng thực nhập , công việc này được thực hiện bằng máy. Và dựa vào liên 3 , thủ kho tiến hành lập thẻ kho , công việc này được thực hiện bằng máy tính. -Liên còn lại của phiếu xuất kho sẽ được chuyển qua bộ phận kế toán chi tiết.Dựa vào phiếu xuất kho , kế toán chi tiết tiến hành ghi sổ và được lưu trữ trên giấy theo ngày tại bộ phận kế toán chi tiết . Qúa trình kết thúc. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 25 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 9.LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THANH TOÁN LƯƠNG SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 26 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ: Phòng tổ chức bắt đầu đề nghị thanh toán lương ,công việc này được thực hiện thủ công bằng tay. Dựa vào bảng thanh toán lương và các chứng từ khác từ phòng tổ chức để thủ trưởng, kế toán trưởng duyệt chi, công việc này được thực hiện bằng thủ công. Khi bảng thanh toán lương và các chứng từ khác ở phòng tổ chức được thủ trưởng, kế toán trưởng duyệt chi xong thì thủ trưởng, kế toán trưởng chuyển bảng thanh toán lương và các chứng từ khác sang cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán nhận bảng thanh toán lương và các chứng từ khác được duyệt chi từ thủ trưởng, kế toán trưởng chuyển sang và tiến hành lập phiếu chi, công việc này được thực hiền bằng thủ công. Phiếu chi từ kế toán thanh toán được chuyển sang cho thủ quỹ. Dựa vào phiếu chi từ kế toán thanh toán chuyển sang thi thủ quỹ tiến hành thanh toán lương, công việc này được thực hiện bằng thủ công. Sau khi thủ quỹ thanh toán lương xong thì thủ quỹ lập ra phiếu chi chuyển sang cho thủ trưởng, kế toán trưởng ký duyệt, công việc này được thực hiện bằng thủ công, đồng thời thủ quỷ ghi phiếu chi này vào sổ quỷ, công việc này được thực hiện bằng máy tính và phiếu chi đã ký duyệt bởi thủ trưởng, kế toán trưởng được chuyển sang kế toán thanh toán. Đồng thời bảng thanh toán lương từ thủ quỹ được chuyển sang cho công nhân viên. Dựa vào bảng thanh toán lương từ thủ quỷ thì công nhân viên nhận tiền và ký vào bảng tính tiền lương, công việc này được thực hiện bằng thủ công Khi công nhân viên nhận tiền và ký vào bảng tính tiền lương xong thi công nhân viên chuyển sang cho kế toán thanh toán. Dựa vào phiếu chi từ thủ trưởng, kế toán trưởng đã ký duyệt và bảng tính tiền lương của công nhân viên chuyển sang thì kế toán thanh toán ghi vào sổ, công việc này SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 27 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang được thực hiền bằng thủ công và tiến hành lưu trữ bằng máy tính, kết thúc quá trình thanh toán lương. 10.LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI TIỀN QUA NGÂN HÀNG SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 28 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ: SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 29 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Bắt đầu, người có nhu cầu thanh toán đề nghị thanh toán lương, công việc này được thực hiền bẳng thủ công và chuyển chứng từ đề nghị thanh toán sang kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị. Dựa vào chứng từ đề nghị thanh toán từ người có nhu cầu thanh toán chuyển sang thì kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị duyệt chi và lập ra các chứng từ phiếu chi chuyển sang kế toán thanh toán. Sau khi nhận các phiếu chi từ kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị thì kế toán thanh toán bắt đầu lập ủy nhiệm chi, công việc này được thực hiện bằng thủ công Các chứng từ ủy nhiệm chi kế toán thanh toán chuyển sang kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị để duyệt, công việc này được thực hiện bằng thủ công. Đồng thời kế toán thanh toán chuyển chứng từ ủy nhiệm chi sang thủ quỹ. Sau khi nhận ủy nhiệm chi từ kế toán thanh toán, thủ quỷ xác nhận vào ủy nhiệm chi, công việc này được thực hiện bằng thủ công. Sau khi xác nhận vào ủy nhiệm chi thủ quỹ ghi vào giấy báo nợ và chuyển sang kế toán thanh toán. Công việc này được thực hiện bằng thủ công Dựa vào giấy báo nợ từ thủ quỹ chuyển sang kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và lưu trữ, kết thúc quá trình chi tiền qua ngân hàng. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 30 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 11.LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THU TIỀN MẶT SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 31 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ: Người nộp tiền bắt đầu đề nghị nộp tiền, công việc này được thực hiện bằng máy tính và tạo các chứng từ đề nghị thu tiền chuyển sang kế toán thanh toán. Dựa vào giấy đề nghị thu tiền kế toán thanh toán lập ra phiếu thu, công việc này được thực hiền bằng thủ công và tạo các chứng từ phiếu thu chuyển sang kế toán trưởng , thủ trưởng đơn vị. Sau khi nhận được phiếu thu từ kế toán thanh toán chuyển sang thì thủ trưởng, kế toán đơn vị duyệt, công việc này được thực hiện bằng thủ công. Sau khi duyệt xong kế toán trưởng , thủ trưởng đơn vị chuyển phiếu thu sang kế toán tổng hợp. Dựa vào phiếu thu đã duyệt từ kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị, kế toán tổng hợp tiến hành nhập quỹ, công việc này được thực hiện bằng thủ công và tạo ra chứng từ gồm 2 liên: − Liên 1: kế toán tổng hợp chuyển sang kế toán thanh toán. Sau khi nhận liên 1 từ kê toán thanh toán chuyển sang, kế toán thanh toán ghi liên 1 vào sổ kế toán công việc này được thực hiện bằng thủ công và tiến hành lưu trữ theo cách phân loại ngày − Liên 2: kế toán thanh toán ghi liên 2 vào sổ chi tiết thu tiền − Kết thúc quá trình thu tiền mặt SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 32 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 12.LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ BÁN CHỊU VÀ THU TIỀN NGAY SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 33 Bài tập nhóm Ánh SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU GVHD:Th.s Nguyễn Quang Page 34 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ: Nhà phân phối bắt đầu lập ra chứng từ đơn đặt hàng và chuyển sang ban xuất Dựa vào đơn đặt hàng từ nhà phân phối ban xuất tiến hành xét duyệt đơn đặt hàng của khách hàng, công việc này được thực hiện bằng thủ công và tiến hành tạo ra chứng từ đơn đặt Nếu ban xuất xét duyệt được thì tiến hành lập hợp đồng kinh tế( cấp hạn mức tín dụng), công việc này được thực hiện bằng máy. Còn nếu không duyệt được thì chuyển sang nhà phân phối lập lại đơn đặt hàng từ đầu. Sau đó ban xuất lưu trữ hợp đồng kinh tế theo cách phân loại ngày đồng thời tạo 2 phiếu xuất kho : phiếu xuất kho số 1 được chuyển sang cho ban tài chính- khách hàng và phiếu số 2 tiến hành lưu trữ theo cách phân loại ngày. Dựa vào phiếu xuất kho từ ban xuất chuyển đến , ban tái chính- khách hàng tiến hành xét duyệt phiếu xuất kho và lập hóa đơn, công việc này được thực hiện bằng thủ công. Sau đó hóa đơn số 1 và 2 được ban tài chính- khách hàng lưu trữ theo cách phân loại ngày, còn hóa đơn 3 đơn đặt, phiếu xuất kho số 1 ban tài chính- khách hàng chuyển sang bộ phận kho. Dựa vào hóa đơn số 3 từ ban tài chính- khách hàng chuyển đến thì bộ phận kho tiến hành xem xét đối chiếu về mặt số học trên chứng từ, công việc này được thực hiện bằng thủ công. Sau đó bộ phận kho giao hàng và ký trên phiếu xuất kho, công việc này được thực hiện bằng thủ công. Sau khi giao hàng và ký trên phiếu xuất kho xong thì bộ phận kho photo chứng từ phiếu xuất kho để lưu trữ theo cách phân loại ngày. Đồng thời bộ phận kho chuyển tất cả đơn đặt, phiếu xuất kho số 1 và hóa đơn sang cho kế toán. Dựa vào tất cả đơn đặt, phiếu xuất kho số 1 và hóa đơn từ bộ phận kho chuyển đến thì kế toán tiến hành nhận phần hàng và kết chuyển sổ, công việc này được thực hiện bằng thủ công SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 35 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Sau đó tất cả đơn đặt, phiếu xuất kho số 1 và hóa đơn được kế toán, sổ thu tiền, sổ nhật ký bán hàng và sổ chi tiết các khoản nợ phải thu, công việc này được thực hiện bắng máy tính và kế toán tiến hành lưu trữ, kết thúc quá trình bán chịu và thu tiền ngay. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 36 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 13.LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ MUA HÀNG SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 37 Bài tập nhóm Ánh SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU GVHD:Th.s Nguyễn Quang Page 38 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ: Bắt đầu, phòng kế hoạch tiến hành lập đơn đặt hàng, công việc này được thực hiện bằng máy tính. Dựa vào chứng từ đơn đặt hàng phòng kế hoạch tiến hành phê duyệt xác nhận đơn, công việc này được thực hiện bằng thủ công, sau đó lưu trữ đơn đặt hàng theo cách phân loại ngày. Đồng thời phòng kế hoạch chuyển phê duyệt xác nhận đơn sang nhà cung cấp. Sau khi xử lý đơn đặt hàng của công ty từ phòng kế hoạch xong thì nhà cung cấp chuyển sang ban nhập. Sau đó ban nhập nhận hàng hóa với hóa đơn và photo, công việc này được thực hiện bằng thủ công và tiến hành kiểm tra hóa đơn và lập biên bản nhận hàng, công việc này được thực hiện bằng thủ công. Ban nhập đã chuyển chứng từ hóa đơn đã ký nhận sang cho bộ phận kho đồng thời 3 chứng từ biên bản nhận hàng được ban nhập lưu trữ theo cách phân loại ngày. Dựa vào hóa đơn đã ký nhận từ ban nhập chuyển sang, bộ phận kho tiến hành nhập giao dịch vật tư, hàng hóa nhập kho, công việc này được thực hiện bằng thủ công. Sau đó bộ phận kho ghi vào bảng kê nhập vật tư theo hóa đơn; lập ra chứng từ đơn đặt hàng, hoá đơn, biên bảng nhận hàng và 3 phiếu nhập vật tư. Khi đó bộ phận kho lưu trữ phiếu nhập vật tư số 1và 2 theo cách phân loại ngày, đồng thời bộ phân kho chuyển phiếu nhập vật tư số 3 sang cho kế toán. Dựa vào phiếu nhập vật tư số 3 từ bộ phận kho chuyến đến, kế toán tiến hành nhập phần mua hàng, công nợ phải trả và kết chuyển số cái, công việc này được thực hiện bằng máy tính. Sau đó kế toán ghi sổ theo dõi hàng nhập vào sổ cái mua hàng, công việc này được thực hiên bằng máy. Đồng thời kế toán lưu trữ đơn đặt hàng, hóa đơn, biên bản nhận hàng theo cách phân loại ngày và kết thúc quá trình mua hàng. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 39 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 14.LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ QUYẾT TOÁN CÔNG TRÌNH BẰNG CHUYỂN KHOẢN SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 40 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ: Bắt đầu, ngân hàng xí nghiệp nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng khác chuyển đến, công việc được thực hiện bằng thủ công. Sau khi nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng khác chuyển đến thì ngân hàng của xí nghiệp lập giấy báo Có Các chứng từ liên quan do ngân hàng khác chuyển đến được ngân hàng của xí nghiệp ghi vào sổ chi tiết tài khoản tại ngân hàng. Đồng thời ngân hàng của xí nghiệp chuyển các chứng từ liên quan do ngân hàng khác chuyển đến sang cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán nhận giấy báo có và các chứng từ liên quan do ngân hàng khác chuyển đến từ ngân hàng của xí nghiệp. Sau đó kế toán thanh toán kiểm tra đối chiếu chứng từ, công việc này được thực hiện bằng thủ công. Sau khi kiểm tra đối chiếu chứng từ xong thì kế toán thanh toán ghi các chứng từ do ngân hàng khác chuyển đến vào sổ tiền gửi ngân hàng, công việc này được thực hiện bằng máy tính, và chuyển sang kế toán thanh toán Khi đó kế toán liên quan ghi vào sổ chi tiết, công việc nay được thực hiện bằng máy tính và chuyển sang kế toán tổng tổng hợp. Dựa vào sổ chi tiết mà kế toán liên quan chuyển sang, kế toán thanh toán tiến hành nhập vào máy, công việc này được thực hiện bằng máy tính và chuyển sang kế toán thanh toán tổng hợp Kế toán thanh toán tiến hành bằng máy tính và kết thúc quá trình quyết toán công trình bằng chuyển khoản. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 41 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 15.LƯU ĐỒ QUY TRÌNH BÁN BÊ TÔNG VÀ THU HOÀN ỨNG SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 42 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ quy trình bán bê tông và thu hoàn ứng: + Người nộp tiền đề nghị nộp tiền và các chứng từ liên quan. Các chứng từ liên quan được chuyển cho bộ phận KTTT kiểm tra chứng từ. Nếu không duyệt thì bộ phận KTTT chuyển trả lại cho người nộp tiền xem lại các chứng từ sai. Nếu duyệt thì bộ phận KTTT tiếp nhận tiền và các chứng từ liên quan đến việc nộp tiền. + Sau khi nhận tiền và các chứng từ liên quan đến việc nộp tiền thì bộ phận KTTT sẽ lập phiếu thu. Sau khi lập phiếu thu xong thì bộ phận KTTT sẽ có phiếu thu tiền và các chứng từ liên quan đến việc nộp tiền. Sau khi lập phiếu thu xong sẽ chuyển qua bên bộ phận kế toán trưởng. + Bộ phận kế toán trưởng tiếp nhận phiếu thu ký duyệt. Nếu không hợp lệ (không ký duyệt) sẽ trả lại cho bên bộ phận KTTT và bộ phận KTTT sẽ bàn giao trao trả lại cho người nộp tiền. Nếu KTT ký duyệt (làm thủ công) thì sẽ lập ra các phiếu thu trên giấy có nhiều liên và chuyển qua bên bộ phận giám đốc. + Bộ phận giám đốc xem xét phiếu thu ký duyệt (bằng thủ công) và chuyển các phiếu thu vừa ký duyệt qua bên bộ phận thủ quỹ. + Bộ phận thủ quỹ tiếp nhận phiếu thu để thu tiền và xác nhận vào phiếu thu (bằng thủ công) sau đó ghi vào sổ quỹ và lưu lại trên máy tính. Bộ phận thủ quỹ và bộ phận KTTT sẽ đối chiếu trực tiếp từ sổ quỹ và sổ theo dõi tiền mặt của công ty. + Sau khi thu tiền và xác nhận vào phiếu thu thì bộ phận kế toán có liên quan ghi vào sổ chi tiết và KTTH nhập số liệu vào máy. + Kiểm tra đối chiếu gián tiếp từ sổ chi tiết và máy tính giữa hai bộ phận KT liên quan và KTTH. Kiểm tra gián tiếp, đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ theo dõi tiền mặt của 2 SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 43 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang bộ phận KT liên quan và KTTT. Tiếp tục đối chiếu từ sổ quỹ ( bộ phận thủ quỹ) và sổ thẽo tiền mặt ( bộ phận KTTT) Chu trình bán bê tông và thu hoàn ứng kết thúc SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 44 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 16.LƯU ĐỒ QUY TRÌNH THANH TOÁN SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 45 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ quy trình thanh toán -Người bán: + Người bán gửi hóa đơn bằng giấy cho bộ phận kế toán – vật tư. Bộ phận kế toán vật tư nhận hóa đơn và chuyển qua bộ phận kế toán thanh toán. + Bộ phận kế toán thanh toán nhận hóa đơn và ghi nhận nợ phải trả ( công việc xử lý thủ công) + Bộ phận mua hàng lập báo cáo hợp đồng kinh tế trên giấy sau đó chuyển qua bộ phận thanh toán để bổ sung thêm vào ghi nhận nợ phải trả. + Hóa đơn tại bộ phận kế toán – vật tư được tính đơn giá sau đó được ghi vào phiếu nhập kho và ghi nhận hàng tồn kho.( công việc xủ lý thủ công) -Kho: + Bộ phận kho gửi phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán – vật tư. + Bộ phận kế toán vật tư tiếp nhận phiếu nhập kho và chuyển qua cho bộ phận kế toán thanh toán để ghi nhận nợ phải trả và lưu trữ trên giấy với cách phân loại theo ngày. + Bộ phận kế toán thanh toán sau khi ghi nhận nợ phải trả sẽ làm báo cáo sổ kế toán trên giấy và dựa vào sổ kế toán vừa làm xong đê lập chứng từ thanh toán ( bằng thủ công ). Từ chứng từ thanh toán bộ phận kế toán thanh toán sẽ làm phiếu chi, ủy nhiệm chi trên giấy và ghi giảm nợ phải trả. + Bộ phận mua hàng làm giấy đề nghị thanh toán gửi qua kế toán trưởng. + Kế toán trưởng kiểm tra và xét duyệt bằng thủ công sau đó lập chứng từ đã duyệt chuyển qua cho tổng giám đốc kiêm tra và xét duyệt lại và lập chứng từ đã duyệt bằng giấy. Chứng từ đã duyệt được tổng giám đốc xét duyệt được giao cho vộ phận tài vụ hay ngân hàng. + Bộ phận tài vụ hay ngân hàng thực hiện thanh toán chứng từ mua hàng đã duyệt bằng thủ công sau đó lâp chứng từ đã thanh toán chuyển qua cho bộ phận kế toán thanh toán. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 46 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang + Bộ phận kế toán thanh toán nhận chứng từ đã thanh toán từ bộ phận tài vụ hay ngân hàng để ghi nhận giảm nợ phải trả và lưu lại trên giấy và theo cách phân loại theo ngày. Chu trình thanh toán kết thúc. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 47 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 17.LƯU ĐỒ QUY TRÌNH THU TIỀN MẶT SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 48 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ quy trình thu tiền mặt: + Người nộp tiền đề nghị nộp tiền, sau đó nộp tiền và các chứng từ có liên quan đến. Người nộp tiền lưu lại việc nộp tiền trên giấy và giao các chứng từ liên quan cho bộ phận kế toán tiền mặt. + Bộ phận kế toán tiền mặt nhận các chứng từ liên quan đến việc nộp tiền của khách hàng kiểm tra và lập phiếu thu. Phiếu thu được lập trên giấy và lập thành 3 liên và gửi qua cho bộ phận kế toán trưởng. + Kế toán trưởng và giám đốc nhận phiếu thu từ bộ phận kế toán tiền mặt phê duyệt phiếu thu và lập phiếu thu và chuyển qua cho thủ quỹ. + Thủ quỹ thu tiền và xác nhận phiếu thu gồm 3 liên từ kế toán trưởng và giám đốc. - Liên 1 được giao cho bộ phận kế toán tiền mặt. - Liên 2 được giao cho bộ phận kế toán công nợ - Liên 3 được lưu lại bộ phận thủ quỹ. Liên 3 được giữ lại và ghi nhận vào sổ quỹ (thực hiên bằng máy) và lưu lại trên máy. + Liên 2 chuyển cho bộ phận kế toán công nợ và ghi vào sổ cho tiết công nợ.(thực hiện bằng máy) + Liên 1 chuyển cho bộ phận kế toán tiền mặt và ghi vào sổ chi tiết tiền mặt. Từ sổ chi tiết tiền mặt kế toán tiền mặt ghi nhận vào bảng tổng hợp thu tiền mặt và được lưu trên máy. Bảng tổng hợp thu tiền mặt sau khi được hoàn thành và lưu thì được chuyển qua cho bộ phận kế toán tổng hợp + Bộ phận kế toán tổng hợp nhận thông tin từ bộ phận kế toán tổng hợp sẽ làm CTGS (trên máy tính) và sau đó ghi nhận lại trên sổ cái TK 111. Chu trình thu tiền mặt kết thúc SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 49 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 18.LƯU ĐỒ QUY TRÌNH CHI TIỀN MẶT SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 50 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ quy trình chi tiền mặt: - Người nhận tiền đưa ra đề nghị thanh toán tiền thông qua giấy đề nghị thanh toán. - Giấy đề nghị thanh toán được chuyển sang cho Kế toán trưởng xét duyệt chi công việc này được xử lý thủ công bằng tay đồng thời Kế toán trưởng lập lệnh chi. - Căn cứ vào lệnh chi do Kế toán trưởng chuyển sang Kế toán thanh toán lập phiếu chi, phiếu chi được lập thành 3 liên, công việc này được xử lý bằng máy tính. Tiếp đến, phiếu chi từ kế toán thanh toàn chuyển lại cho Kế toán trưởng lưu trữ theo ngày tại bộ phận của mình. Đồng thời 1 liên của phiếu chi này được chuyển sang cho Thủ quỹ. - Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi được chuyển qua để tiến hành chi tiền, công việc này được xử lý thủ công bằng tay. Phiếu chi tiền được lập, lien 3 được làm căn cứ ghi sổ quỹ. Đồng thời liên 2 được chuyển qua kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán dùng đó làm căn cứ để ghi sổ kế toán và được lưu trữ tại bộ phận của mình theo ngày. Cuối cùng kết thúc. 19.LƯU ĐỒ QUY TRÌNH NHẬP KHO HÀNG HÓA SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 51 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ quy trình mua hàng nhập kho: SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 52 Bài tập nhóm Ánh - GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giám đốc sẽ kiểm tra và nếu đồng ý thì ký duyệt vào giấy đề nghị tạm ứng hoặc đơn đặt hàng rồi chuyển sang phòng kế toán. - Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, đơn đặt hàng từ phòng vật tư chuyển sang kế toán kiểm tra và tiến hành lập phiếu chi, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay. Tiếp theo, thủ quỹ kiểm tra phiếu chi và tiến hành việc chi tiền cho bộ phận mua hàng. - Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết (phiếu yêu cầu mua vật tư, đơn dặt hàng) bộ phận mua hàng tiến hành mua vật tư theo yêu cầu, kèm theo hóa đơn giao hàng và biên bản giao nhận hàng hóa. - Thủ kho tiến hành nhận vật tư đồng thời cùng với phòng vật tư kiểm tra chất lượng, chủng loại sau đó ký vào phiếu nhập kho và ghi vào thẻ kho. - Sau đó bộ phận mua hàng chuyển phiếu mua hàng và các chứng từ gốc có liên quan đến việc mua hàng lên phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán hoàm ứng. - Căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng, phòng kế toán kiểm tra và thanh toán hoàn ứng cho bộ phận mua hàng, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay. Sau đó nhập dữ liệu vào máy, công việc nay được thực hiện bằng máy tính và lưu trữ. Cuối cùng kết thúc. 20.LƯU ĐỒ QUY TRÌNH THANH TOÁN TIỀN SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 53 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ quy trình thanh toán tiền: SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 54 Bài tập nhóm Ánh - GVHD:Th.s Nguyễn Quang Kế toán phải trả lập chuyển bộ chứng từ và giấy đề nghị thanh toán tiền mua vật tư, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay. Sau đó, bộ chứng từ và giấy đề nghị thanh toán từ kế toán phải trả được chuyển sang kế toán trưởng xét duyệt chi. - Kế toán trưởng kiểm tra và xét duyệt chi, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay và đồng thời chuyển bộ chứng từ và giấy đề nghị thanh toán sang cho kế toán tiền mặt. - Kế toán tiền mặt nhận bộ chứng từ và lập phiếu chi, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay. Phiếu chi được chuyển sang kế toán trưởng phê duyệt, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay, đồng thời phiếu chi cũng được chuyển sang cho thủy quỹ. - Căn cứ vào phiếu chi do kế toán tiền mặt chuyển sang thủ quỹ tiến hành chi tiền, ký và đóng dấu, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay. Phiếu chi được viết thành 3 liên, 1 liên được gửi cho kế toán phải trả, 1 liên gửi cho kế toán tiền mặt, liên còn lại được giữ lại làm căn cứ ghi sổ và lưu, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay và lưu trữ theo ngày tại bộ phận của mình. - Căn cứ vào phiếu chi do thủ quỹ chuyển sang kế toán phải trả tiến hành ghi sổ và lưu, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay và lưu trữ tại bộ phận của mình theo ngày. - Kế toán tiền mặt cũng căn cứ vào phiếu chi do thủ quỹ chuyển sang để ghi sổ và lưu, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay, và lưu trữ cùng với bộ chứng từ và giấy đề nghị thanh toán theo ngày. Cuối cùng kết thúc. 21.LƯU ĐỒ QUY TRÌNH CHI PHÍ SỬA XE SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 55 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ quy trình chi chi phí sửa xe: - Lái xe lập biên bản báo hỏng và kiểm tra sửa chữa trình phòng kỹ thuật xem xét. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 56 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang - Trưởng đội xe lập phiếu đề nghị sửa chữa, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay. - Phiếu đề nghị sửa chữa được trình lên giám đốc phê duyệt, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay. Giám đốc duyệt ký lệnh sửa chữa và lựa chọn nhà cung cấp. - Nhà cung cấp cung cấp bảng giá khối lượng sửa chữa, công việc này được thực hiện bằng máy tính; đồng thời duyệt giá tương ứng khối lượng sửa chữa, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay. Nhà cung cấp tiến hành sữa chữa và lập bảng kê khối lượng sửa chữa kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng giao phòng kỹ thuât. - Căn cứ vào bảng kê khối lượng sửa chữa và hóa đơn giá trị gia tăng do nhà cung cấp gửi qua phòng kỹ thuật tiến hành nghiệm thu. - Trưởng đội xe lập giấy đề nghị thanh toán kèm theo biên bản báo hỏng và kiểm tra sửa chữa, phiếu đề nghị sửa chữa, biên bản nghiệm thu của phòng kỹ thuật nộp cho phòng kế toán vật tư xét duyệt. - Tại đây, kế toán vật tư phải rà xét lại các chứng từ nếu đã đầy đủ và hợp lý kế toán vật tư trình giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt. - Kế toán thanh toán căn cứ trên giấy tờ đã phê duyệt đầy đủ tiến hành lập phiếu chi và lưu trữ toàn bộ chứng từ thanh toán theo ngày tại bộ phận của mình. Cuối cùng kết thúc. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 57 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 22.LƯU ĐỒ CHU TRÌNH XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU BAN QUẢN LÝ CÔNG TRƯỜNG SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU PHÒNG VẬT TƯ BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KHO HÀNG PHÒNG KẾ TOÁN Page 58 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Bắt đầu A Nhập liệu vào máy Đề nghị cấp vật tư Phiếu yêu cầu cấp vật tư Xét duỵê t Phiếu xuất kho A Tổ chức thi công và kiểm tra Bảng tổng hợp khối lượng NVL Kiểm tra và xuất kho NVL Bảng kê phiếu xuất Kiểm tra đối chiếu Thẻ kho Nhập liệu vào máy Biên bản nghiệm thu khối lượng Báo cáo và sổ sách liên quan Xét duỵê t Bảng quyết toán vật tư Kiểm tra và đối chiếu với các phần hành khác D KT Giải thích lưu đồ • Quy trình bắt đầu. Khi có nhu cầu, Ban Quản lý công trường đề nghị cấp vật tư và lập thủ công Phiếu yêu cầu cấp vật tư. Phiếu yêu cầu vật tư được chuyển qua Phòng Vật tư Ban Giám Đốc để xét duyệt thủ công. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 59 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang • Nếu không duyệt, Phòng Vật tư sẽ trả lời Ban quản lý Công trường . Nếu duyệt, Phòng sẽ lập Phiếu xuất kho và chuyển sang bộ phận kho hàng. • Bộ phận kho hàng kiểm tra và xuất kho NVL chuyển sang Ban Quản lý Công Trường đồng thời lập thủ công Thẻ kho. • Ban quản lý công trường sau khi nhận NVL sẽ tổ chức thi công và kiểm tra, sau đó lập Bảng Tổng hợp khối lượng NVL. Bảng Tổng hợp khối lượng NVL được chuyển sang Phòng Vật tư Ban Giám đốc để xét duyệt thủ công. • Nếu không duyệt, Phòng sẽ trả lời Ban quản lý Công trường. Nếu duyệt, Phòng sẽ lập thu công Bảng quyết toán vật tư và chuyển sang Phòng kế toán. Phòng kế toán phản ánh nghiệp vụ xuất kho NVL tại bộ phận kho hàng và nhập dữ liệu vào máy tính, sau đó lập Bảng kê phiếu xuất. Đồng thời Phòng kế toán nhận Bảng Tổng hợp khối lượng NVL, tiến hành kiểm tra, đối chiếu và nhập liệu vào máy tính, từ đó lập thủ công báo cáo và sổ sách có liên quan, kiểm tra và đối chiếu với các phần hành khác và lưu trên giấy theo ngày. Quy trình kết thúc. 23.LƯU ĐỒ THU TIỀN QUA NGÂN HÀNG Ngân hàng SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán công nợ Page 60 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang o Bắt đầu Lập giấy báo có và chuyển các chứng chỉ có giá Nhận giấy báo có và các chúng chỉ có gía do ngân hàng chuyển đến Giấy báo có, sec Kiểm tra, đối chiếu Ghi sổ theo dõi công nợ Kiểm tra, đối chiếu chứng từ Ghi sổ chi tiết TGNH Chứng từ ghi sổ D Kết thúc Giải thích lưu đồ Quy trình bắt đầu. Ngân hàng lập thủ công giấy báo có và các chứng chỉ có giá và chuyển cho kế toán tiền gửi ngân hàng. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 61 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Kế toán tiền gửi ngân hàng nhận giấy báo có và các chứng chỉ có giá do ngân hàng chuyển đến, sau đó lập thủ công giấy báo có, sec đồng thời chuyển qua cho kế toán công nợ và tiến hành kiểm tra, đối chiếu chứng từ thủ công, ghi sổ chi tiết TGNH thủ công, lập Chứng từ ghi sổ thủ công và lưu trên giấy theo ngày. Kế toán công nợ tiến hành kiểm tra, đối chiếu thủ công và ghi sổ theo dõi công nợ thủ công. Quy trình kết thúc. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 62 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang C.KẾT LUẬN Với việc xây dựng một hệ thống các chu trình luân chuyển chứng từ kế toán trong kinh doanh khiến các doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong quá trình quản lý và duy trì hoạt động của công ty. Việc xây dựng hệ thống thông tin các chu trình luân chuyển chứng từ tại công ty phải dựa trên các chu trình thực tế tại công ty. Đề công tác quản lý đạt được hiệu quả cao, công ty cần phải có chính sách đầu tư hợp lý, ứng dụng công nghệ một cách rộng rãi, cần phải có một đội ngũ nhân viên được đào tạo một cách chuyên nghiệp nắm rõ các quy trình trong hệ thống. Vì thời gian nghiên cứu có hạn, nên bài báo cáo của nhóm có thể còn nhiều sai sót, nhưng nhóm hy vọng ừ bài báo cáo này sẽ đưa ra một cái nhìn tổng quát về vai trò của việc thiết kê, xây dựng hẹ thống thông tin trong các hoạt động kin doanh của công ty. Để bài báo cáo được hoàn thiện hơn, nhóm kính mong sẽ nhận được sự góp ý nhận xét của thầy SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 63 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Tài liệu học tập Accouting Information Systems –Ths.Nguyễn Quang Ánh 2.Sách Hệ thống thông tin kế toán 3.Tài liệu tham khảo của Ths.Nguyễn Quang Ánh 4.Tài liệu của các công ty 545, Công ty cổ phần dệt may hòa thọ ....v.v 5.Tài liệu luận văn về các quy trình kế toán 6.Tài liệu về kế toán SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 64 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 65 [...]... bằng thủ công Khi bảng thanh toán lương và các chứng từ khác ở phòng tổ chức được thủ trưởng, kế toán trưởng duyệt chi xong thì thủ trưởng, kế toán trưởng chuyển bảng thanh toán lương và các chứng từ khác sang cho kế toán thanh toán Kế toán thanh toán nhận bảng thanh toán lương và các chứng từ khác được duyệt chi từ thủ trưởng, kế toán trưởng chuyển sang và tiến hành lập phiếu chi, công việc này... và lập ra các chứng từ phiếu chi chuyển sang kế toán thanh toán Sau khi nhận các phiếu chi từ kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị thì kế toán thanh toán bắt đầu lập ủy nhiệm chi, công việc này được thực hiện bằng thủ công Các chứng từ ủy nhiệm chi kế toán thanh toán chuyển sang kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị để duyệt, công việc này được thực hiện bằng thủ công Đồng thời kế toán thanh toán. .. kế toán tổng hợp Dựa vào phiếu thu đã duyệt từ kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị, kế toán tổng hợp tiến hành nhập quỹ, công việc này được thực hiện bằng thủ công và tạo ra chứng từ gồm 2 liên: − Liên 1: kế toán tổng hợp chuyển sang kế toán thanh toán Sau khi nhận liên 1 từ kê toán thanh toán chuyển sang, kế toán thanh toán ghi liên 1 vào sổ kế toán công việc này được thực hiện bằng thủ công và. .. chuyển sang kế toán thanh toán Dựa vào giấy đề nghị thu tiền kế toán thanh toán lập ra phiếu thu, công việc này được thực hiền bằng thủ công và tạo các chứng từ phiếu thu chuyển sang kế toán trưởng , thủ trưởng đơn vị Sau khi nhận được phiếu thu từ kế toán thanh toán chuyển sang thì thủ trưởng, kế toán đơn vị duyệt, công việc này được thực hiện bằng thủ công Sau khi duyệt xong kế toán trưởng... tờ đó được chuyển qua kế toán trưởng , tại đây kế toán trưởng tiến hành duyệt chi , và được xử lí thủ công bằng tay -Tiếp đến ,các chứng từ từ kế toán trưởng sẽ được chuyển qua kế toán trực tiếp Tại đây kế toán trực tiếp sẽ căn cứ vào đó để tiến hành lập phiếu chi , công việc này được xử lí bằng máy tính -Sau đó phiếu chi từ kế toán trực tiếp được chuyển qua kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt... Nguyễn Quang Giải thích lưu đồ: SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 29 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang Bắt đầu, người có nhu cầu thanh toán đề nghị thanh toán lương, công việc này được thực hiền bẳng thủ công và chuyển chứng từ đề nghị thanh toán sang kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị Dựa vào chứng từ đề nghị thanh toán từ người có nhu cầu thanh toán chuyển sang thì kế toán trưởng, thủ... sang cho kế toán thanh toán Dựa vào phiếu chi từ thủ trưởng, kế toán trưởng đã ký duyệt và bảng tính tiền lương của công nhân viên chuyển sang thì kế toán thanh toán ghi vào sổ, công việc này SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 27 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang được thực hiền bằng thủ công và tiến hành lưu trữ bằng máy tính, kết thúc quá trình thanh toán lương 10.LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG... sang sẽ kiểm tra và đối chiếu chứng từ đó với sổ sách (bằng thủ công), đúng thì lập chứng từ xin xuất và chuyển qua phòng kế toán + Phòng kế toán kiểm tra và lập phiếu xuất kho bằng thủ công Chứng từ xuất kho được lập bằng giấy và lập thành 3 liên - Liên 1 và 3 được giữ lại phòng kế toán để lưu - Liên 2 được chuyển qua phòng giám đốc để xét duyệt + Phòng giám đốc sau xem xét và kí duyệt (bằng... toán chuyển chứng từ ủy nhiệm chi sang thủ quỹ Sau khi nhận ủy nhiệm chi từ kế toán thanh toán, thủ quỷ xác nhận vào ủy nhiệm chi, công việc này được thực hiện bằng thủ công Sau khi xác nhận vào ủy nhiệm chi thủ quỹ ghi vào giấy báo nợ và chuyển sang kế toán thanh toán Công việc này được thực hiện bằng thủ công Dựa vào giấy báo nợ từ thủ quỹ chuyển sang kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết... được giữ để ghi vào thẻ kho và dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán tại phòng kế toán, công việc này được SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 18 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang thực hiện thủ công bằng tay và được lưu trữ bằng giấy theo ngày tại phòng kế toán Và cuối cùng kết thúc SVTH:Nhóm 5 CHÚ GẤU Page 19 Bài tập nhóm Ánh GVHD:Th.s Nguyễn Quang 6.LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CỦA QUY ... sang kế toán tổng tổng hợp Dựa vào sổ chi tiết mà kế toán liên quan chuyển sang, kế toán toán tiến hành nhập vào máy, công việc thực bằng máy tính chuyển sang kế toán toán tổng hợp Kế toán toán... Giải thích lưu đồ quy trình toán -Người bán: + Người bán gửi hóa đơn bằng giấy cho phận kế toán – vật tư Bộ phận kế toán vật tư nhận hóa đơn chuyển qua phận kế toán toán + Bộ phận kế toán toán... bảng toán lương chứng từ khác phòng tổ chức thủ trưởng, kế toán trưởng duyệt chi xong thủ trưởng, kế toán trưởng chuyển bảng toán lương chứng từ khác sang cho kế toán toán Kế toán toán nhận