Chương III: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO Chương III: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO I. Khái niệm, phân loại và nguyên tắc kế toán hàng tồn kho: 1. Khái niệm: - Là một tài sản nằm trong khâu dự trữ của quá trình SXKD, là một loại tài sản ngắn hạn vì nó thường được bán đi trong vòng 1 năm hay 1 CKKD. - Giá trị hàng tồn kho = Tổng của các tài khoản (TK 151 + 152 + 153 + 154 + 155 + 156 + 157 + 158) ở trên bảng cân đối kế toán. TK 151: hàng mua đang đi đường TK 152: nguyên liệu, vật liệu TK 153: công cụ, dụng cụ TK 154: chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang TK 155: thành phẩm TK 156: hàng hóa HTK theo giá gốc mua HTK theo giá thị trường TK 157: hàng gửi đi bán TK 158: hàng hóa kho bảo thuế TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho 2. Phân loại theo chuẩn mực số 02: Theo chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; - Chi phí dịch vụ dở dang. 3. Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho: 1 Chương III: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO - Nguyên tắc giá gốc: giá gốc của tài sản bao gồm toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được tài sản và các chi phí khác liên quan để đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng và không điều chỉnh theo giá thị trường (hay chỉ lấy lịch sử). II. Ghi nhận HTK: 1. Ghi nhận giá trị HTK theo chuẩn mực số 02: - Chi phí mua bao gồm: + Giá mua. 2 Chương III: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO + Các loại thuế không được hoàn lại (NK, TTĐB, GTGT theo pp trực tiếp). + Chi phí VC, bốc xếp, kiểm dịch, BH, bảo quản trong quá trình mua. - Chi phí chế biến: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung (cố định + biến đổi). - Chi phí liên quan trực tiếp khác. VD: Chi phí thiết kế cho một đơn đặt hàng cụ thể Lưu ý: * Chi phí mua: - Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua (do hàng mua không đúng quy cách phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua - Chi phí bảo quản HTK không được tính vào giá gốc HTK trừ khi chi phí bảo quản này là cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản trong quá trình mua 2. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: a. Phương pháp kê khai thường xuyên: - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, tình hình nhập, xuất, tồn HTK trên sổ kế toán. - Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp mà trong kỳ theo dõi nghiệp vụ nhập hàng tồn kho, cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho  tính toán giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ (nói tóm lại nghiệp vụ này chỉ theo dõi thường xuyên nghiệp vụ nhập mà thôi). 3 Chương III: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO  Phương pháp này thì thông tin không liên tục bởi vì giá trị xuất đợi đến khi kiểm kê HTK cuối kỳ mới tính ra được  khi xuất kho thì không thể có số liệu để mà định khoản. Chú ý: Có người phát biểu rằng phương pháp kiểm kê định kỳ không kiểm soát tốt nội bộ về hàng tồn kho  sai. Vì kiểm soát hàng tồn kho tốt hay xấu là do con người chứ không phải là do phương pháp. 3. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: - Việc tính giá trị HTK xuất dùng được áp dụng theo một trong các PP sau: + Phương pháp thực tế đích danh (Specific Identification. + Phương pháp bình quân gia quyền (AVCO:Average Cost) + Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO: First in, First out) + Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO: Last in, First out) VD: Tại một doanh nghiệp có tài liệu sau về vật liệu X (1.000 đồng): I. Tình hình đầu kỳ: tồn kho 1.000m vật liệu X, đơn giá 25. II. Trong tháng 2 N, vật liệu X biến động như sau: 1. 2. 3. 4. 5. Ngày 3: xuất 600m để sản xuất sản phẩm. Ngày 7: thu mua nhập kho 1.600 m, giá mua ghi trên hóa đơn 44.000. Trong đó, thuế GTGT 4.000; chi phí vận chuyển, bốc dỡ chi bằng tiền mặt 378 (trong đó thuế GTGT là 18). Ngày 15: xuất 500m để tiếp tục chế tạo sản phẩm. Ngày 24: xuất 1.100m cho sản xuất sản phẩm. Ngày 28: thu mua nhập kho 400m, giá mua đơn vị chưa thuế GTGT 10% là 25. Yêu cầu: Tính giá xuất kho từng lần xuất theo các phương pháp FIFO, LIFO, và bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Biết doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Theo phương pháp FIFO: - Ngày 3: xuất kho 600m, đơn giá 25  giá trị xuất = 15.000 - Ngày 15: xuất kho 500m trong đó 400m có đơn giá 25, 100 m có đơn giá = 25,225  giá trị xuất =12.522,5 4 Chương III: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO - Ngày 24: xuất kho 1.100m với đơn giá 25,225  giá trị xuất = 1.100*25,225 =27.747,5 * Theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân = =25,12 - Ngày 3: xuất kho 600m, đơn giá 25,12  giá trị xuất = 15.072 - Ngày 15: xuất kho 500m đơn giá 25,12  giá trị xuất =12.560 - Ngày 24: xuất kho 1.100m với đơn giá 25,12  giá trị xuất = 1.100*25,12 =27.632 * Theo phương pháp LIFO (nhập sau xuất trước): hàng tồn kho xuất ra được tính theo giá của lô hàng nhập sau cùng, nếu không đủ về mặt số lượng thì lấy tiếp giá của lô hàng nhập trước lô hàng sau cùng và cứ như vậy tính ngược lên theo thời gian. Ngày Nghiệp vụ Số lượng Đơn giá (đồng/kg) Ngày 1 Tồn đầu kỳ 1.000m 25 Ngày 3 Xuất kho 600m Ngày 7 Nhập kho 1.600m 25,225 Ngày 15 Xuất kho 500m Ngày 24 Xuất kho 1100m Ngày 28 Nhập kho 400m 25 - Ngày 3: xuất kho 600m, đơn giá 25  giá trị xuất = 15.000 Tổng tiền (đồng) 25.000 40.360 10.000 - Ngày 15: xuất kho 500m đơn giá 25,225  giá trị xuất =12.612,5 - Ngày 24: xuất kho 1.100m với đơn giá 25,225  giá trị xuất = 27.747,5 Ưu nhược điểm của các phương pháp hàng tồn kho: phương pháp LIFO, FIFO rất mất công nếu doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ xuất – tức là cứ mỗi lần xuất kho thì cứ phải tính giá xuất kho  quá tốn công. Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ khỏe hơn nhưng nhược điểm là đến cuối kỳ với tính ra được giá xuất, với lại đơn giá của bình quân gia quyền cả kỳ áp dụng cho cả kỳ  không phản ánh được sự biến động của giá cả hàng hóa. III. Kế toán từng loại hàng tồn kho: 1. Kế toán NVL và công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kế thường xuyên: Chứng từ hạch toán: - Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Phiếu kê mua hàng 5 Chương III: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Tài khoản sử dụng: TK 151 TK 152 TK 153 Trình tự nhập kho: Hóa đơn mua hàng, hóa đơn giá vốn, biên bản kiểm kê  phiếu nhập kho  thủ kho nhập kho  thẻ kho (thẻ kho này chỉ cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn và mỗi NVL khác nhau sẽ có mỗi thẻ kho để theo dõi) Phòng kế toán sẽ tổng hợp vào các sổ chi tiết và tổng hợp. - Đơn vị : ............................ Mẫu số S09 - DNN Địa chỉ : ............................ (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ: .............................. Tờ số........................................... - Tên nhãn hiệu,quy cách,vật tư:............................................................ - Đơn vị tính:....................................................................................... - Mã số:............................................................................................. Số hiệu Số Ngày TT tháng Nhậ p Xuất A B C D chứng từ Ngày Diễn giải Số lượng nhập xuất Nhập Xuất Tồn E F 1 2 3 Cộng cuối kỳ x Ký xác nhận của kế toán G x - Sổ này có ....trang, đánh từ trang 01 đến trang....... - Ngày mở sổ: ........ Ngày ....... tháng ......... năm ........ Sự khác nhau giữa thẻ kho và sổ chi tiết NVL: ở sổ thẻ kho không có ghi giá trị kho tiết thì có. Kế toán trưởng Giám đốc NVL còn sổThủchi (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: a. Nguyên vật liệu: (i). Khái niệm: Là đối tượng lao động được sử dụng kết hợp với tư liệu lao động dưới sự tác động của của sức lao động để tạo ra s.phẩm 6 Chương III: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO (ii). Phân loại:  Theo công dụng của vật liệu trong sản xuất : Nguyên vật liệu chính Vật liệu phụ Chính hay phụ thì khi xuất kho để sản xuất thì để hạch toán vào TK 621. Nhiên liệu Phụ tùng thay thế, sữa chữa Vật liệu khác.  Theo nguồn cung cấp: Nguyên vật liệu mua ngoài Vật liệu tự chế biến Vật liệu thuê ngoài gia công Nguyên, vật liệu nhận góp vốn liên doanh Nguyên, vật liệu được cấp… Cách xác định giá trị NVL: - Nguyên vật liệu mua ngoài: Giá trị ban đầu = giá mua + chi phí khác + thuế (NK, TTĐB, GTGT theo pp trực tiếp - Nguyên vật liệu tự sản xuất: Giá trị ban đầu = tổng giá thành sản xuất hợp lý - Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công: GTBĐ = giá trị NVL chưa gia công + chi phí gia công + chi phí khác (như CP vận chuyển) - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: GTBĐ = giá trị hợp lý + chi phí khác ≠ giá gốc và giá trị thị trường vì đây là giá trị trao đổi giữa hai bên có hiểu biết về tài sản đó. 7 Chương III: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO b. Công cụ dụng cụ: (i). Khái niệm: Là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng đối với TSCĐ. (ii). Phân loại:  Theo giá trị và thời gian sử dụng: Loại phân bổ một lần (100% giá trị) Loại phân bổ nhiều lần (phân bổ dần giá trị)  Theo mục đích sử dụng: Công cụ, dụng cụ Bao bì luân chuyển Đồ dùng cho thuê Câu hỏi: phân biệt NVL và CCDC? NVL CCDC - Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. - Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. - Vì nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh  cho nên giá trị của nó chuyển toàn bộ vào thành phẩm - Giá trị công cụ dụng cụ được chuyển dịch dần dần vào thành phẩm. 8 3. Sơ đồ kế toán nhập – xuất NVL và công cụ dụng cụ phục vụ SXKD: a. Theo phương pháp kiểm kê thường xuyên: Lưu ý: trong trường hợp CCDC thuộc loại phân bổ nhiều lần Mức phân bổ tt lần cuối = Giá trị CCDC phân bổ - Tổng mức phân bổ các lần trước Giá trị PL thu hồi khi báo hỏng, số bồi thường  Trường hợp có phát sinh CKTM, GGHM, hoặc trả lại hàng:  Kế toán NVL và CC, DC thuê ngoài gia công:  Kế toán NVL và CC, DC tự chế biến:  Kế toán vật tư thừa, thiếu so với hóa đơn: - Đối với khâu mua: Vật tư thừa, thiếu trong khâu mua được xử lý tùy thuộc vào phương thức mua bán (nhận hàng, chuyển hàng hay thời điểm chuyển giao quyền sở hữu đối với vật tư): • TH VT thừa so với HĐ: - Nếu thuộc về trách nhiệm của bên bán: Về nguyên tắc thì DN sẽ không xử lý đối với phần vật tư thừa so với hóa đơn hay hợp đồng mua bán mà 2 bên đã thỏa thuận. Trong trường hợp này DN sẽ chỉ nhập kho theo số lượng ghi trên hóa đơn. Phần VT thừa trả lại ngay hoặc vì lý do khách quan DN có thể giữ hộ cho bên bán và số VT này được bảo quản riêng. Khi nhận giữ hộ KT ghi đơn: Nợ TK 002 ( VT, HH nhận giữ hộ, nhận gia công) Khi xuất trả KT ghi đơn: Có TK 002 + Nếu DN nhập kho & chấp nhận thanh toán luôn phần giá trị VT thừa so với HĐ thì: KT ghi: Nợ TK 152,153 (133) Có TK 331 (giá trị VT thừa). Sau đó, yêu cầu bên bán phát hành hóa đơn cho giá trị vật tư thừa. - Nếu thuộc về trách nhiệm của bên mua (DN): + Nếu xác định được nguyên nhân là hàng này thuộc về sở hữu của bên bán thì sẽ xử lý như trên. + Nếu chưa biết được nguyên nhân, KT ghi: Nợ TK 152,153/ Có 3381. Khi có QĐ xử lý: Nợ TK 3381/ Có 632 (711)... TH VT thiếu so với HĐ: - Nếu thuộc về trách nhiệm của bên bán: + DN có thể từ chối không nhập lô hàng này hoặc chỉ chấp nhận nhập kho theo số thực nhận: KT ghi: Nợ TK 152,153 (133) Có TK 331: Giá trị VT thực nhận + DN có thể chấp nhận thanh toán luôn phần VT thiếu so với HĐ và yêu cầu bên bán giao bổ sung. KT ghi: Nợ TK 152,153 (133): Phần VT thực nhập Nợ TK 1388: Giá trị VT thiếu Có TK 331 : Giá trị VT theo HĐ Khi bên bán giao bổ sung, KT ghi: Nợ TK 152,153/ Có TK 1388 - Nếu thuộc về trách nhiệm của bên mua (DN): + Nếu chưa biết được nguyên nhân thiếu, KT ghi: Nợ TK 152,153 (133): Phần VT thực nhập Nợ TK 1381: Giá trị VT thiếu Có TK 331 : Giá trị VT theo HĐ Khi có QĐ xử lý: Bắt bồi thường : Nợ TK 111,334/ Có TK 1381 Phần không được bồi thường ghi: Nợ TK 632 (811)/ Có 1381 + Ngoài ra, có thể phát sinh thiếu VL so với số lượng trên HĐ do đặc điểm về tính chất lý hóa của loại VL đó. Nên các DN thường thiết lập một định mức tiêu hao trong quá trình vận chuyển hoặc bảo quản. Nếu thiếu trong định mức: thì phần thiếu sẽ được ghi tăng GVHB (TK 632) Nếu thiếu trên định mức: thì phần thiếu trong định mức sẽ được ghi tăng GVHB (TK 632), phần trên định mức sẽ phải tìm hiểu nguyên nhân và xử lý. b. Theo phương pháp kiểm kê không thường xuyên: [...]... Trường hợp có phát sinh CKTM, GGHM, hoặc trả lại hàng:  Kế toán NVL và CC, DC thuê ngoài gia công:  Kế toán NVL và CC, DC tự chế biến:  Kế toán vật tư thừa, thiếu so với hóa đơn: - Đối với khâu mua: Vật tư thừa, thiếu trong khâu mua được xử lý tùy thuộc vào phương thức mua bán (nhận hàng, chuyển hàng hay thời điểm chuyển giao quyền sở hữu đối với vật tư): • TH VT thừa so... bên đã thỏa thuận Trong trường hợp này DN sẽ chỉ nhập kho theo số lượng ghi trên hóa đơn Phần VT thừa trả lại ngay hoặc vì lý do khách quan DN có thể giữ hộ cho bên bán và số VT này được bảo quản riêng Khi nhận giữ hộ KT ghi đơn: Nợ TK 002 ( VT, HH nhận giữ hộ, nhận gia công) Khi xuất trả KT ghi đơn: Có TK 002 + Nếu DN nhập kho & chấp nhận thanh toán luôn phần giá trị VT thừa so với HĐ thì: KT ghi:... bên mua (DN): + Nếu xác định được nguyên nhân là hàng này thuộc về sở hữu của bên bán thì sẽ xử lý như trên + Nếu chưa biết được nguyên nhân, KT ghi: Nợ TK 152,153/ Có 3381 Khi có QĐ xử lý: Nợ TK 3381/ Có 632 (711) TH VT thiếu so với HĐ: - Nếu thuộc về trách nhiệm của bên bán: + DN có thể từ chối không nhập lô hàng này hoặc chỉ chấp nhận nhập kho theo số thực nhận: KT ghi: Nợ TK 152,153 (133)... nhiệm của bên bán: + DN có thể từ chối không nhập lô hàng này hoặc chỉ chấp nhận nhập kho theo số thực nhận: KT ghi: Nợ TK 152,153 (133) Có TK 331: Giá trị VT thực nhận + DN có thể chấp nhận thanh toán luôn phần VT thiếu so với HĐ và yêu cầu bên bán giao bổ sung KT ghi: Nợ TK 152,153 (133): Phần VT thực nhập Nợ TK 1388: Giá trị VT thiếu Có TK 331 : Giá trị VT theo HĐ Khi bên bán giao bổ sung, ... nhập hàng tồn kho, cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho  tính toán giá trị hàng tồn kho xuất kỳ (nói tóm lại nghiệp vụ theo dõi thường xuyên nghiệp vụ nhập mà thôi) Chương III: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO ... giá hàng hóa III Kế toán loại hàng tồn kho: Kế toán NVL công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kế thường xuyên: Chứng từ hạch toán: - Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Phiếu kê mua hàng Chương III: ... hàng Chương III: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội Tài kho n sử dụng: TK 151 TK 152 TK 153 Trình tự nhập kho: Hóa đơn mua hàng, hóa đơn giá