Đang tải... (xem toàn văn)
Quản lý kí túc xá sinh viên tại trường Đại học Kinh tế Quốc Dân
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Ngày nay, ngành công nghệ thông tin đang phát triển vô cùng mạnh mẽ. Nó đã chứng tỏ được sức mạnh của mình trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Nước ta ngành tin học đã và đang khẳng định vai trò, vị trí lớn của mình trong mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội. Rất nhiều cơ quan công sở, xí nghiệp, trường học, bệnh viện . đã đưa tin học vào ứng dụng. Trong đó việc quản lý thông tin là một ứng dụng cần thiết và mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp cho các công ty, xí nghiệp, trường học tiết kiệm được thời gian, tiền bạc, nhân công và có độ chính xác rất cao. Tại các trường đại học vấn đề quản lý chỗ ở của sinh viên là một trong những vấn đề cần thiết và cấp bách. Một sinh viên muốn đạt được thành quả cao trong hoc tập phải có một môi trường sống và học tập tốt. Thực tế các trường đại học việc quản lý chỗ ở hầu hết cũng chỉ quản lý trên giấy tờ,sổ sách. Vì vậy việc áp dụng tin học, đưa máy tính vào trợ giúp quản lý kí túc xá sinh viên là rất cần thiết, nó giúp cho người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin, tra cứu tìm kiếm một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức không chỉ đối với người quản lý mà còn đối với cả người thân, bạn bè hay chính bản thân sinh viên. Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, dựa trên những hoạt động thực tiễn em xin mạnh dạn xây dựng những bước đầu tiên của phần mềm "Quản lý kí túc xá sinh viên tại trường Đại học Kinh tế Quốc Dân”, với các chức năng lưu trữ, xử lý thông tin về sinh viên và tình hình trong kí túc. Em xin trân trọng cảm ơn ThS Trịnh Hoài Sơn, giảng viên khoa Tin học Kinh tế trường Đại học Kinh tế Quốc Dân người đã tận tình hướng dẫn em trong quá trình thực hiện để hoàn thành đề án này. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 2. Mục đích Đề tài được nghiên cứu với 3 mục đính chính: * Nghiên cứu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc dân và kí túc xá sinh viên * Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kí túc xá sinh viên * Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kí túc xá sinh viên 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Quy trình quản lý sinh viên ở kí túc xá mỗi kỳ - Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý số lượng sinh viên trong kí túc, tình hình an ninh, tra cứu tìm kiếm sinh viên. Từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý. - Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban quản lý kí túc, đáp ứng yêu cầu quản lý của trung tâm dịch vụ trong thời điểm hiện tại và phát triển trong tương lai. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luận điểm của đề tài có tính thuyết phục hơn Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đã được phân tích và xây dựng giải pháp Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 CẤU TRÚC CỦA ĐỀ ÁN Lời nói đầu: Nêu rõ mục đích tại sao chọn đề tài này Chương I: Tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc dân và bài toán quản lý kí túc xá sinh viên − Nhằm giới thiệu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc dân và kí túc xá sinh viên, bao gồm: Quy mô, cơ cấu tổ chức, chức năng của từng bộ phận − Mô tả hoạt động diễn ra trong kí túc xá − Đưa ra bài toán cần tin học hóa. Chương II: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý kí túc xá sinh viên − Đưa ra đặc tả yêu cầu của phần mềm − Thiết kế kiến trúc, thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện, thiết kế logic xử lý − Cơ sở lý luận để có được những thiết kế đó Kết luận và phương hướng phát triển: − Tổng kết những gì đề án đã làm được và chưa làm được − Đưa ra hướng mở của đề án Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ 1.1 Giới thiệu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc Dân và kí túc xá sinh viên Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Địa chỉ: 207 Đường Giải phóng - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội; Ngày thành lập: ngày 25 tháng 1 năm 1956; Website: http:// www.neu.edu.vn; Chức năng nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh bậc đại học và sau đại học. Tư vấn về chính sách vĩ mô cho Đảng và Nhà nước. Tư vấn và trung tâm chuyển giao công nghệ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh. Hàng năm số lượng tuyển sinh đại học và sau đại học chính quy của trường vào khoảng hơn 5000 sinh viên trong đó phần lớn là sinh viên ngoại tỉnh nên nhu cầu về nhà ở là rất lớn. Như vậy, mỗi năm các cán bộ ký túc phải quản lý hàng nghìn sinh viên. Phương pháp quản lý những sinh viên này được thực hiện theo phương pháp thủ công. Việc quản lý rất phức tạp và khó khăn nên cần được tin học hoá. Hiện tại, trường Đại học Kinh tế Quốc Dân có năm dãy nhà kí túc: Nhà 1, 2, 3, 4, 11 với 330 phòng ở. Các nhà được sử dụng cho sinh viên học hệ chính quy riêng nhà 2 từ tầng 3 dành cho sinh viên TQ. Với phòng bình thường thì 10người/1phòng và giá là 80.000VNĐ/người/tháng. Với phòng tum thì có từ 2 đến 3 người ở: 2 người thì giá là 180.000 VNĐ/người/tháng, 3 người thì giá là 150.000 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 VNĐ/người/tháng. Nhà 11: 8 người/phòng, giá là 100.000 VNĐ/người/tháng. Riêng phòng dành cho sinh viên Trung Quốc thì không tính giá phòng. Mỗi phòng đều có công tơ điện và công tơ nước riêng. Điện được miễn phí 10 số/người/tháng, nước miễn phí 40m³/tháng. Nếu dùng quá thì trả thêm. Trong mỗi toà nhà đều có chi hội trưởng sinh viên do hội sinh viên cử ra. Họ có trách nhiệm đôn đốc nhắc nhở các bạn thực hiện nội quy của ký túc. 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý kí túc xá Sơ đồ phân nhánh các phòng ban: Chức năng quản lý của từng bộ phận • Ban giám đốc: Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động quản lý kí túc xá • Nhà ăn, tổ dịch vụ, tổ xe: phục vụ các mặt đời sống sinh viên về ăn uống, vui chơi, giải trí và nơi trông coi xe của sinh viên trong kí túc • Tổ sửa chữa: bảo trì và sửa chữa các tài sản cố định trong kí túc xá như máy bơm nước và các hỏng hóc xảy ra tại các phòng trong kí túc • Tổ kế toán: Ghi chép tình hình thu chi và báo cáo tổng kết của trung tâm dịch vụ. Chức năng của bảo vệ KTX nhằm đảm bảo trật tự an ninh trong kí túc • Nhóm vệ sinh: Đảm bảo vệ sinh và mỹ quan trong kí túc • Giảng đường: Quản lý phòng học và bố trí sắp xếp lịch cho các lớp học ở phòng học trong kí túc • Quản lý các nhà 1, 2, 3, 4, 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Quản lý sinh viên ở ký túc xá, cập nhật phòng trống - Thu tiền điện nước của các phòng - Đôn đốc nhân công vệ sinh môi trường - Đôn đốc nộp tiền phòng - Theo dõi và bảo quản tài sản trong nhà quản lý - Kiểm tra duy trì khách vào ra - Quản lý, đôn đốc sinh viên thực hiện nội quy • Quản lý nhà khách - Quản lý khách ở ngắn ngày trong kí túc là các đối tượng người thân của sinh viên hay sinh viên hệ tại chức,… 1.3 Chức năng nghiệp vụ quản lý kí túc xá sinh viên • Quản lý sinh viên • Quản lý cơ sở vật chất • Quản lý nhân viên làm việc tại các nhà • Quản lý đơn xin vào ký túc • Quản lý dãy nhà • Quản lý phòng • Quản lý tiền phòng và tiền điện, nước 1.4 Bài toán tin học hoá quản lý ký túc xá sinh viên tại trường Kinh tế Quốc Dân Mô tả hoạt động - Khi sinh viên có nhu cầu vào ký túc thì phải thực hiện quy trình sau: + Sinh viên gửi đơn vào ký túc lên phòng giám đốc quản lý ký túc. + Giám đốc xét duyệt và ký đơn, xét nhà cho sinh viên. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 + Nếu sinh viên được vào trong ở trong kí túc tuỳ vào đối tượng đến nộp tiền tại phòng tài vụ hoặc phòng kế toán và nhận giấy biên lai thu tiền tại phòng đó. + Gửi biên lai thu tiền cùng đơn đã ký cho nhân viên quản lý nhà được xét. + Nhân viên quản lý nhà xếp phòng cho sinh viên - Hoạt động trong kỳ: + Nếu có sinh viên xin ra thì trả tiền còn lại cho sinh viên và xoá tên trong danh sách( trong kỳ ai đã ra không được vào lại ký túc) + Thứ hai mỗi tuần họp giao ban, báo cáo cuối tuần về số sinh viên hiện đang ở trong ký túc, số sinh viên vào, ra trong tuần, số chỗ còn trống, những sinh viên vi phạm kỷ luật. + Xét đơn xin vào KT nếu KTX còn chỗ trống. + Thu tiền điện nước hàng tháng + Quản lý an ninh vào ra trong KT:(Quản lý 24/24) bạn bè, người thân đến chơi phải xuất trình thẻ hoặc CMT, nhà 1, 2, 3, 4 sinh viên học ngoại ngữ phải xuất trình thẻ. + Kiểm tra các phòng về vệ sinh và tình hình nhân sự + Vệ sinh các nhà hằng ngày. + Nhận đơn để báo sửa chữa - Cuối kỳ + Nhận xét lưu trú cho từng sinh viên trong kỳ. Đánh giá hiện trạng a. Những khó khăn chính Sau khi khảo sát và tìm hiểu ta thấy hệ thống quản lý kí túc xá sinh viên còn rất nhiều bất cập. Trên thực tế hiện nay, kể từ khi sinh viên nhập trường và vào ở ký túc xá cho đến lúc ra trường hoặc xin ra khỏi ký túc xá, mọi quy trình, thủ tục đều được thực hiện trên giấy tờ và sổ sách thủ công. Với cách quản lý đó dẫn đến : Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 − Khối lượng giấy tờ sử dụng và lưu trữ nhiều. − Thông tin về tình trạng nhà hiện tại của kí túc hay thay đổi thường xuyên, thực hiện thủ công gây lãng phí giấy tờ − Thông tin quản lý không đa dạng, khả năng bảo mật thấp − Việc tra cứu tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian − Tốn nhiều thời gian cho việc tổng hợp các báo cáo định kỳ − Đòi hỏi tốn nhiều nhân lực mà hiệu quả quản lý không cao Tuy nhiên với cách quản lý đó yêu cầu, đòi hỏi trình độ không cao, cách quản lý đơn giản. b. Mục tiêu Để khắc phục những nhược điểm trên thì việc ứng dụng tin học vào lĩnh vực quản lý nơi ở của sinh viên tại ký túc xá của trường sẽ cần thiết nhằm mục tiêu: − Rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy và giảm bớt công việc bàn giấy − Phân phối thông tin về số lượng phòng và thông tin sinh viên nhanh chóng và chính xác − Cho phép kiểm soát quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho báo cáo quản lý, tránh được việc phòng thừa người ở phòng thì thiếu . Yêu cầu của bài toán − Cập nhật và lưu trữ được số lượng lớn sinh viên ở trong kí túc − Phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm sinh viên nhanh chóng − Lên được những báo cáo phục vụ quản lý (Báo cáo về tình hình vào ra của sinh viên trong kí túc, Bản nhận xét lưu trú, .) Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM KÍ TÚC XÁ SINH VIÊN 2.1 Xác định yêu cầu của phần mềm quản lý kí túc xá sinh viên 2.1.1 Yêu cầu của người sử dụng Ban Quản lý KTX cần một phần mềm quản lý sinh viên và một số các thông tin liên quan : − Những sinh viên hiện ở trong KTX − Những sinh viên vào, ra khỏi ký túc trong kỳ − Những sinh viên được khen thưởng, bị kỷ luật − Sinh viên đã nộp tiền nhà hay chưa. − Lưu trữ dữ liệu về sinh viên nội trú trong 10 năm. − Thông tin về nhân viên quản lý tất cả các nhà 2.1.2 Yêu cầu của hệ thống Với mục đích hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kiểm soát được số lượng sinh viên, thông tin sinh viên ở trong phòng của ký túc xá, cho nên hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu sau : − Hệ thống phải dễ sử dụng, khả năng truy nhập dữ liệu nhanh chóng và chính xác, các thao tác cần đơn giản. − Giao diện người và máy được thiết kế một cách khoa học, thân thiện người sử dụng, có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày. − Hệ thống giúp có thể cập nhật được toà nhà và số phòng đã sử dụng hết hay chưa sử dụng. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 − Hệ thống có thể đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm đa dạng. Cho biết thông tin về 1 sinh viên bất kỳ, đưa ra được các báo cáo thống kê nhanh chóng, dễ dàng và chính xác. − Cung cấp kịp thời các thông tin tổng hợp, báo cáo kết quả chính xác theo yêu cầu. − Tự động hóa các công việc như tổng hợp, báo cáo, tra cứu, tìm kiếm các thông tin. − Cho phép in báo cáo − Báo cáo 2.2 Phân tích HTTT quản lý kí túc xá 2.2.1 Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống Biểu đồ phân cấp chức năng Mô tả các chức năng: ♦ Cập nhật thông tin Cập nhật tòa nhà: cho phép nhập thông tin tòa nhà nào đó Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 [...]... CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ 4 1.1 Giới thiệu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc Dân và kí túc xá sinh viên 4 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý kí túc xá 5 1.3 Chức năng nghiệp vụ quản lý kí túc xá sinh viên 6 1.4 Bài toán tin học hoá quản lý ký túc xá sinh viên tại trường Kinh tế Quốc Dân .6 CHƯƠNG II: PHÂN... 9 KÍ TÚC XÁ SINH VIÊN .9 2.1 Xác định yêu cầu của phần mềm quản lý kí túc xá sinh viên 9 2.1.1 Yêu cầu của người sử dụng 9 2.1.2 Yêu cầu của hệ thống 9 2.2 Phân tích HTTT quản lý kí túc xá 10 2.2.1 Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống .10 2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 11 2.2.3 Phân tích hệ thống về dữ liệu 14 2.3 Thiết kế HTTT quản lý KTX sinh viên. .. Tìm kiếm nhân viên làm việc tại các dãy nhà ♦Báo cáo: Báo cáo tình hình vào ra ký túc của sinh viên In ra thông tin về một sinh viên bất kì Báo cáo về tình hình an ninh trật tự trong kỳ Đưa ra được bản nhận xét lưu trú về một sinh viên bất kỳ Quản lý đơn vào kí túc: Cho phép nhập thông tin về hồ sơ, tình trạng nộp tiền của sinh viên, sự thay đổi về tình trạng ở của sinh viên trong kí túc 2.2.2 Biểu... Bảng dữ liệu lương, Bảng các khoản phụ Xác định các thực thể Dựa vào các hoạt động cụ thể của hệ thống quản lý ký túc xá Đại học Kinh tế Quốc Dân và dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu đã phân tích ở trên ta thấy rõ các thực thể (đối tượng cần quan tâm) hệ thống quản lý ký túc xá là : - Nhà - Phòng - Sinh viên - Nhân viên - Hồ sơ - Khen thưởng kỷ luật - Khoa - Lớp Xác định thuộc tính các thực thể Trong một... công tác quản lý quản lý ký túc xá , để giải quyết yêu cầu của bài toán đặt ra một cánh hợp lý và có hiệu quả thì phải tạo một cấu trúc dữ liệu hợp lý cho bài toán Cấu trúc này phải đảm bảo chứa đầy đủ thông tin cần thiết và đảm bảo khi truy nhập, kết xuất thông tin phải nhanh chóng Các bảng trong CSDL 1 Bảng sinh viên (Sinhvien) STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tên trường MaSV Hoten Quequan Ngaysinh Gioitinh... nhân viên quản quản lý phải có trình độ cao, đồng đều để có thể sử dụng và xử lý các thông tin một cách chính xác, hiệu quả - Hệ thống đòi hỏi được cung cấp trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý - Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao - Chưa giải quyết được hết những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý - Chương trình chưa chạy được trên mạng - Chưa kiểm nghiệm thực tế với số lượng lớn sinh. .. phòng bất kỳ tại tòa nhà nào đó Cập nhật nhân viên: cho phép nhập thông tin của nhân viên quản lý tại tòa nhà nào đó Cập nhật khoa: cho phép nhập thông tin khoa bất kỳ Cập nhật lớp: cho phép nhập thông tin về lớp bất kỳ Cập nhật khen thưởng kỷ luật: Cho phép nhập mã SV, tên khen thưởng, hình thức ♦Tra cứu, tìm kiếm thông tin : Tìm kiếm hồ sơ đã đăng kí nhưng chưa được vào kí túc Tìm kiếm sinh viên theo... 0918.775.368 Báo cáo về tình hình an ninh trong kí túc Khen thưởng Kỉ luật Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 KẾT LUẬN 1 Các kết quả đạt được + Hệ thống đáp ứng, hỗ trợ đựơc phần nào công việc cuả ký túc xá: quản lý đơn của sinh viên, an ninh trong kí túc, nhân viên, , giảm bớt các hoạt động thủ công... vào - Việc tra cứu tài liệu được nhanh chóng và thuận tiện đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý, sinh viên - Các thống kê báo cáo được kết xuất nhanh chóng kịp thời giúp cho việc quản lý nắm giữ các thông tin về tình hình trong kí túc xá Về mặt cơ bản đề án đã phân tích, thiết kế hầu như đầy đủ cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý thư viện, tuy nhiên một số vấn đề vẫn chưa được đưa vào phân tích Với sự hạn chế... người sử dụng, đặc biệt đối với nhà quản trị Giữa các bảng có mối liên hệ với nhau, giúp cho nhà quản trị có thể tra cứu thông tin về sinh viên, nhân viên, các báo cáo quản trị dễ dàng hơn Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 2.3 Thiết kế HTTT quản lý KTX sinh viên 2.3.1 Thiết kế kiến trúc của chương
