Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do nghiên cứu đề tài: Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân hệ và cá nhân. Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sẽ giúp ta xác định rõ mối quan hệ giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận phân hệ của tổ chức; và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. Vai trò cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Do vậy từ thực tế thu thập thông tin qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần tập đoàn đầu tư thương mại công nghiệp Việt Á, em lựa chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần tập đoàn đầu tư thương mại công nghiệp Việt Á” làm đề tài của chuyên đề thực tập tốt nghiệp. 2. Mục đích nghiên cứu đề tài: Trên cơ sở những lí luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp cũng như quan phân thực trạng, những nhân tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư thương mại công nghiệp Việt Á, chuyên đề tập trung vào việc xác định và chỉ rõ những vướng mắc, những cản trở, bất hợp lý của cơ cấu tổ chức bộ máy hiện đại để từ đó đề xuất những giải pháp góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hướng đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả của Công tác quản lý ở Việt Á. 3. Phương pháp nghiên cứu: Đề tài sử dụng phương pháp duy vật biện chứng và các phương pháp khác cụ thể như : Điều tra phân tích kinh tế, tiếp cận hệ thống . để phục vụ mục đích nghiên cứu. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 4. Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu là cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần tập đoàn đầu tư thương mại công nghiệp Việt Á: gồm sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty, nhiệm vụ chức năng và quyền hạn của các chức vụ chủ chốt. Ngoài ra còn có các yếu tố tác động liên quan đến bộ máy cơ cấu tổ chức. 5. Kết cấu của đề tài: Nội dung chính của đề tài chuyên đề được bố cục thành 3 chương như sau: Chương I: Cơ sở lý luận về bộ máy cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nội dung của chương này là phân tích những cơ sở lý luận về bộ máy cơ cấu tổ chức chung của doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần tập đoàn đầu tư thương mại công nghiệp Việt Á. Chương này tập trung vào việc nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, đồng thời xác định rõ những ưu điểm, những tồn tại và nguyên nhân dẫn đến tồn tại. Chương III: Hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư thương mại công nghiệp Việt Á. Nội dung của chương này là các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đã nêu Chương II và đề xuất một số kiến nghị về mô hình cơ cấu tổ chức mới hiện đại. Trong quá trình thực hiện đề tài tất nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót do khả năng của bản thân. Do đó em kính mong nhận được sự tham gia đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong khoa và cán bộ tại cơ sở thực tập để đề tại của em được hoàn thiện hơn. Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo PGS.TS Mai Văn Bưu đã tận tình hướng dẫn, các cán bộ phòng Tổ chức – Hành chính Tập đoàn Việt Á đã cung cấp tư liệu, đóng góp ý kiến và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập để em hoàn thành đề tài. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP 1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1. Cơ cấu tổ chức Người ta thường nói rằng những người tài giỏi có thể làm cho bất cứ mô hình nào cũng phải hoạt động. Một số thậm chí còn khẳng định rằng tình trạng mập mờ trong tổ chức chính là một động lực bắt ép người ta phải chung sức với nhau vì người ta biết rằng họ phải hợp tác với nhau để làm được một điều gì đó. Tuy nhiên, điều không thể phủ nhận là những người tài giỏi và những người muốn hợp tác sẽ cộng tác với nhau một cách có hiệu quả nhất nếu họ biết được phần công sức họ đóng góp trong bất kỳ hành động tập thể nào, họ cần phải được biết vai trò của họ có quan hệ như thế nào đối với người khác. Điều đó xảy ra đối với công việc kinh doanh hay công việc nhà nước, cũng như trong bóng đá hay ở một dàn nhạc giao hưởng. Việc xây dựng và duy trì những hệ thống các vai trò và nhiệm vụ như vậy về cơ bản là chức năng tổ chức trong quản lý. Công tác tổ chức như là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với những quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức cần phải được thiết kế để chỉ ra rõ ràng rằng ai sẽ làm việc gì và ai sẽ làm ai trách nhiệm về những kết quả nào để loại bỏ những trở ngại đối với việc thực hiện do sự lầm lẫn và không chắc chắn trong việc trong việc phân công công việc gây ra, và để tạo điều kiện cho các mạng lưới ra quyết định và liên lạc phản ánh và hỗ trợ cho các mục tiêu của doanh nghiệp. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoặc phi chính thức giữa những con người trong tổ chức. Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức là cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức. 1.1.1.1 Cơ cấu phi chính thức: a.Khái niệm: “ Cơ cấu phi chính thức là cơ cấu được xây dựng dựa trên các mối quan hệ cá nhân tự nguyện hoặc không tự nguyện giữa các thành viên có cùng chung lợi ích, cá tính . tạo nên các nhóm phi chính thức ” Đặc điểm: - Mối quan hệ giữa cá nhân và bộ phận không rõ ràng. - Mối quan hệ giữa người với người được xây dựng và duy trì để hướng tới các mục đích cá nhân - Tồn tại nhiều tiêu chí làm hình thành cơ cấu phi chính thức như có cùng quan điểm: những người có cùng quan điểm đi học để trau dồi kiến thức sẽ tạo thành 1 nhóm, có cùng lợi ích, hoặc đơn giản có cùng một xu hướng về tiêu dùng sẽ hình thành nên một nhóm là cơ cấu phi chính thức. - Người đứng đầu cơ cấu phi chính thức được gọi là thủ lĩnh. Họ có thể chịu trách nhiệm hoàn toàn về hành động của nhóm cũng có thể không. Chính các quan điểm đó làm cho cơ cấu chính thức khá linh hoạt và nó là một hệ thống động. Một người trong tổ chức chính thức có thể là thành viên của rất nhiều cơ cấu phi chính thức. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 1.1.1.2 Cơ cấu chính thức a. Khái niệm: “ Cơ cấu tổ chính thức là tổng hợp các bộ phận ( đơn vị và các nhân có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định” b. Đặc điểm: Cơ cấu chính thức thường có độ ổn định cao, Nó xác định mối quan hệ rõ ràng giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ và quyền hạn gắn liền với các cá nhân, bộ phận phân hệ của tổ chức và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. Cơ cấu chính thức thường được mô tả thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức, nó quy định rõ quyền hạn cũng như trách nhiệm của từng người theo từng vị trí. Người đứng đầu cơ cấu chính thức được hưởng và chịu trách nhiệm trong phạm vi quyền lực được giao và phân công công việc cho cấp dưới theo quyền hạn và tách nhiệm quy định trong quy chế của tổ chức. Do vậy khi nghiên cứu tính tổ chức trong một doanh nghiệp người ta thường ưu tiên những nghiên cứu cụ thể về cơ cấu chính thức. 1.1.2 Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức: 1.1.2.1 Chuyên môn hóa công việc: Adam Smith đã mở đầu cuốn sách: “ Của cải của các dân tộc” bằng một ví dụ nổi tiếng về chuyên môn hóa lao động trong một xí nghiệp, ông viết: “ một người kéo sắt thành sợi mảnh, một người khác làm thẳng sợi sắt, người thứ 3 cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu kim, người thứ năm mài dũa để tạo cây kim”. Nếu mười người làm trong một ngày làm được 4800 cây kim. Còn nếu làm việc hoàn toàn độc lập, mỗi người trong một ngày sẽ chỉ làm được 20 cây Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 kim. lợi thế cơ bản của chuyên môn hóa lao động là ở chỗ thông qua việc phân chia nhiệm vụ phức tạp thành những hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người, tổng năng suất lao động của các nhóm tăng lên gấp đôi. Rõ ràng qua ví dụ trên cho ta thấy chuyên môn hóa làm tăng năng suất lao động lên một cách đáng kể. Điều này được lý giải rằng không một người nào trên phương diện tâm lý có thể thực hiện được tất cả các hoạt động của một nhiệm vụ phức tạp, ngay cả khi trong con người đó hội tụ đầy đủ các kỹ năng cần thiết. Ngược lại việc chuyên môn hóa công việc sẽ tạo nên những nhiệm vụ đơn giản dễ đào tạo để thực hiện. Điều này đã thúc đẩy chuyên môn hóa lực lượng lao động, biến mỗi người thành chuyên gia trong một số công việc nhất định.Và bởi vì chuyên môn hóa công việc tạo ra vô vàn công việc khác nhau nên mỗi người có thể tạo ra vô vàn công việc khác nhau nên mỗi người có thể chọn lựa cho mình những những công việc và trí phù hợp với tài năng và lợi ích của họ. Mặc dầu vậy, chuyên môn hóa cũng tồn tại những mặt hạn chế . Đó là việc chia các nhiệm vụ thành những khâu nhỏ, tách rời nhau và mỗi người chỉ chịu trách nhiệm về một khâu, họ nhanh chóng cảm thấy nhàm chán với công việc. Bên cạnh đó tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động có thể sẽ gia tăng. Để khắc phục hạn chế của chuyên môn hóa người ta thường sử dụng các kỹ thuật đa dạng hóa và phong phú hóa công việc. 1.1.2.2 . Phân chia tổ chức thành các bộ phận: Một phần công việc tổ chức là việc thiết lập ra các bộ phận. Thuật ngữ bộ phận thể hiện một lĩnh vực riêng biêt, một chi nhánh, một nghành trong doanh nghiệp, ở một người quản lý thực hiện hoạt động chuyên môn nhất định. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Ở một doanh nghiệp cần phân chia nhỏ các nhóm từ trên xuống dưới, các định nghĩa chính xác gần như bắt buộc phải có, vì các tên gọi nhất định chứa đựng trong đó những quyền hạn, uy thế về lương bổng. Nếu phó giám đốc sản xuất phụ trách một chi nhánh, thì phó giám đốc phụ trách bán hàng sẽ khó có thể bằng lòng với việc chỉ phụ tách một phòng ban. Một và tổ chức cỡ lớn sử dụng những tên gọi thích hợp; họ đưa ra những thuật ngữ như “nhóm”, “phạm vi hoạt động” hay “bộ phận cấu thành” 1.1.2.3 Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức. a. Khái niệm: “ Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí ( hay chức vụ ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức.” Khi người quản lý không được giao quyền hạn đúng đắn – quyền tự chủ trong việc ra các quyết định – thì các bộ phận khác nhau sẽ không trở thành những đơn vị lao động phối hợp nhịp nhàng trôi chảy với nhau để cùng hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Mối quan hệ quyền hạn, bất kể ngang hay dọc là những yếu tố làm cho việc tổ chức có thể tiến hành được, làm cho các hoạt động của các bộ phận được tận dụng, và thực sự phối hợp nhịp nhàng trong một doanh nghiệp. c. Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức:  Quyền hạn trực tuyến: “Là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới” Quyền hạn trực tuyến có ở trong mọi tổ chức như một thnag bậc không thể chia cắt hay một loạt các thứ bậc khác nhau. Do đó cách sắp xếp này được gọi là nguyên lý thứ bậc trong tổ chức: “Tuyến quyền hạn từ một vị trí quản lý cuối cùng trong một doanh nghiệp đến bất kỳ một vị trí thuộc cấp nào càng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 rõ bao nhiêu, thì việc ra quyết định tương ứng và việc thông tin trong tổ chức sẽ càng có hiệu quả bấy nhiêu” Ở nhiều doanh nghiệp lớn các thang, bậc thường dài và phức tạp, nhưng ngay ở những doanh nghiệp nhỏ nhất, thì chính việc tổ chức cũng phải theo nguyên lý thứ bậc. Vì thế quyền hạn trực tuyến trở nên rõ ràng trong nguyên lý thứ bậc như là mối quan hệ quyền lực ở đây là trực tuyến trực tiếp hay theo thứ bậc  Quyền hạn tham mưu: Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn. Chức năng của các tham mưu là điều tra, khảo sát nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho những người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm của những người làm công việc tham mưu là những lời khuyên chứ không phải là các quyết định cuối cùng. Với sự phức tạp của các loại hình kinh doanh như hiện nay thì vai trò của các tham mưu ngày càng quan trọng trong hệ thống. Dù là trong doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay các tổ chức khác, những nhà qunar lý khi ra quyết định luôn cần đến kiến thức chuyên gia trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lý, công nghệ . Bên cạnh đó các tham mưu có kiến thức chuyên sâu sẽ tiến hành thu thập số liệu, phân tích và đưa ra các phương án quyết định trong trường hợp người quản lý trực tuyến do quá bận với công việc quản lý không thể làm được. Bên cạnh những ưu điểm nhìn thấy thì việc sử dụng tham mưu cũng tồn tại những hạn chế: Thứ nhất là việc các tham mưu quên mất nhiệm vụ của họ là đóng góp ý kiến chứ không phải ra lệnh thì sẽ xảy ra thực tế là quyền hạn của những nhà quản lý trực tuyến bị tước dần . Khi đó, các đề xuất của tham mưu được chấp Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 thuận một cách miễn cưỡng và bực tức. Việc kéo dài tình trạng này có thể làm bùng nổ xung đột trong tổ chức. Thứ hai là bộ phận tham mưu chỉ đưa ra các kế hoạch. Những bộ phận khác phải xem có chấp nhận kế hoạch và đưa vào áp dụng hay không. Điều này đã tạo ra môi trường lý tưởng làm nảy sinh tình trạng đổ lỗi cho nhau. Thứ ba là tính phi thực tiễn của các đề xuất của tham mưu thường dẫn đến va chạm, sự nhụt chí, thậm chí cả sự ngầm phá hoại. Một khi xét đến toàn bộ cơ cấu tổ chức , đặc tính chung của mối quan hệ trực tuyến tham mưu sẽ xuất hiện trong toàn bộ tổ chức. Một số bộ phận chủ yếu mang tính tham mưu trong mối quan hệ với toàn bộ tổ chức. Các bộ phận khác nhau lại có tính trực tuyến. Như vậy các chức năng trực tuyến là những có trách nhiệm trực tiếp hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp, còn các chức năng tham mưu sẽ giúp cho những người quản lý trực tuyến làm việc có hiệu quả nhất trong việc hoàn thànhbmục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. Theo đó hầu như đều thống nhất xếp loại sản xuất và bán hàng ( đôi khi cả tài chính ) vào các hoạt động trực tuyến, còn mua sắm, kế toán, nhân sự, bảo dưỡng, sữa chữa và kiểm tra chất lượng vào các hoạt động tham mưu. Ở đây có thể nảy sinh lẫn lộn chẳng hạn người ta lập luận rằng việc mua sắm chỉ có tác dụng giúp cho việc đạt đến mục tiêu cuối cùng của công việc kinh doanh vì khác với các bộ phận sản xuất, như là phân xưởng sơn hay lắp ráp, nó không quan trọng một cách trực tiếp. nhưng có phải việc mua sắm thật sự ít khi cần đến đối với việc hoàn thành các mục tiêu của công ty hay không? Liệu công ty có thể coi nhẹ các bộ phận sơn hay lắp ráp và hoạt động khi không có các bộ phận này, cũng như không có bộ phận mua sắm hay không? Và cũng vậy, liệu công ty có thể hoạt động được khi không có các bộ phận khác được gọi là các bộ phận tham mưu và phục vụ, ví dụ như kế toán, Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 tổ chức và bảo dưỡng sữa chữa hay không? Và chẳng có cái gì làm ngừng được việc sản xuất và bán ra những sản phẩm chủ lực một các hoàn toàn nếu không phải là do thiếu việc kiểm tra chất lượng sản phẩm. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368