Đang tải... (xem toàn văn)
bài tìm hiểu về kĩ năng làm việc nhóm giúp các bạn có thể có một cái nhìn bao quát về môn học cũng như các chủ đề trong hội họp và nhận biết được quy trình tổ chức của một buổi họp nhóm Một trong những điều bị phàn nàn nhiều nhất ở hầu hết các tổ chức là việc họp hành. Việc họp bị xem là lãng phí quá nhiều thời gian quý giá. Thực tế, các cuộc họp là nơi duy trì văn hoá tổ chức và môi trường tập thể, là cách mà tổ chức nói với mọi người trong đó rằng: Bạn là một thành viên. Nếu chúng ta tiến hành những cuộc hội họp tồi, buồn tẻ và lãng phí thời gian, mọi người sẽ tin rằng đây là một tổ chức tồi, buồn tẻ và không quan tâm đến thời gian. Cũng giống như vậy, các cuộc họp tốt sẽ nói với thành viên rằng: ‘Đây là tổ chức tuyệt vời đề làm việc
Môn: Kĩ năng quản lí và làm việc nhóm • Chủ đề: Kĩ năng tổ chức một cuộc họp nhóm hiệu quả • Nhóm: 1 • Phòng: C101 Danh sách các thành viên • Võ Thị Khánh Anh • Vương Thị Lan Anh • Nguyễn Thị Ngọc Anh • Lò Thị Ngọc Anh • Lê Thị Ánh • Nguyễn Thị Ngọc Ánh • Bế Ngọc Ánh • Vũ Thị Bích • Nguyễn Văn Cảnh • Trần Mạnh Cường Nội dung I. Đặt vấn đề II. Một số tiếp cận III. Ưu nhược điểm của họp nhóm IV. Kĩ năng tổ chức họp nhóm V. Một số tình huống và cách giải quyết VI. Kết luận I. Đặt vấn đề • Một trong những điều bị phàn nàn nhiều nhất ở hầu hết các tổ chức là việc họp hành. Việc họp bị xem là lãng phí quá nhiều thời gian quý giá. Thực tế, các cuộc họp là nơi duy trì văn hoá tổ chức và môi trường tập thể, là cách mà tổ chức nói với mọi người trong đó rằng: "Bạn là một thành viên". • Nếu chúng ta tiến hành những cuộc hội họp tồi, buồn tẻ và lãng phí thời gian, mọi người sẽ tin rằng đây là một tổ chức tồi, buồn tẻ và không quan tâm đến thời gian. Cũng giống như vậy, các cuộc họp tốt sẽ nói với thành viên rằng: ‘Đây là tổ chức tuyệt vời đề làm việc’ I. Đặt vấn đề • Tạo sao có quá nhiều cuộc họp tồi? Đó là vì những kế hoạch tồi của người sắp xếp cuộc họp và sự thiếu quan tâm của những người tham gia. Dưới đây là một số lời hướng dẫn để tiến hành các cuộc họp hiệu quả. II. Một số tiếp cận 1) Khái niệm cuộc họp Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên nhiều vấn đề. 2) Mục đích cuộc họp • Mục đích của cuộc họp là để bàn luận thảo luận về việc giải quyết các vấn đề quan trọng đưa ra những quyết định hướng giải quyết ý kiến đã đóng góp. Mục đích hầu hết các cuộc họp thường rơi vào các loại: _ Phổ biến thông tin hay thông báo tin tức _ Hướng dẫn thực hiện _ Trình bày các phản ánh hay phân xử các vấn đề _ Quyết định hay thực hiện quyết định _ Phát huy sáng kiến _ Trình bày đề xuất được thảo luận và thường là để đạt được sự thống nhất 3) Chức năng cuộc họp • Tranh đấu • Sự hình thành nhóm • Chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá • Công việc tập thể và sự đóng góp cá nhân • Ra các quyết định quyết đoán và cam kết • Đức tính của lãnh đạo và nhóm/ công việc nhóm 4) Nguyên tắc họp nhóm • Tập trung và thống nhất trước chủ đề • Hãy tôn trọng • Tất cả mọi người đều bình đẳng với nhau • Nên dành thời gian vui chơi và thư giãn • Lên trước một danh sách những công việc sẽ làm • Duy trì số lượng thành viên nhất định • Có một địa điểm không gian yên tĩnh dành cho việc họp 5) Một số kiểu họp Hội nghị Hội đồng Thường xuyên Điều đình Ra quyết định,…… [...]... bày, bàn bạc và tranh luận cùng với nhóm về quan điểm của mình được rõ ràng Các thành viên liên kết chặt chẽ với nhau Hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả nhờ vào tinh thần làm việc nhóm, sự phân công công việc đối với từng thành viên trong nhóm được rõ ràng hơn Một cuộc họp nhóm thành công sẽ mang đến sự thoải mái cho các thành viên trong nhóm để họ có hứng thú hoàn thành công việc tốt Những... của nhóm Và để tổ chức một cuộc họp thành công không chỉ người tổ chức cuộc họp mà còn những người tham gia cuộc họp đòi hỏi phải có kĩ năng, cách sắp xếp, tổ chức, hiểu rõ được vị trí và vai trò của mình trong nhóm, công việc cần phải làm Một cuộc họp được đánh giá là thành công khi cuộc họp đó đưa ra được kế hoạch, chiến lược tốt làm hài lòng và thỏa mãn những thành viên khó tính nhất • Cảm ơn cô và. .. có năng lực và khả năng có thể giúp đỡ và hướng dẫn những thành viên yếu kém 2) Nhược điểm • Cuộc họp không thành công sẽ làm mất thời gian của mọi người • Có thể gây ra những mâu thuẫn và tranh cãi gay gắt • Không phải thành viên nào cũng có thời gian để tham dự cuộc họp nhóm • Nếu cuộc họp nhóm không thành công sẽ gây đến chán nản, ức chế cho các thành viên trong nhóm Không thể hoàn thành công việc. .. sức nặng cho nhóm trưởng (người tổ chức) IV Kĩ năng tổ chức một cuộc họp 1) Chuẩn bị 1.1) Xác định vấn đề và chuẩn bị Mục tiêu và những kết quả mong đợi Biết những điều gì đang cố gắng để giành được bằng việc tổ chức họp Chủ đề và cách thức tốt nhất để thảo luận cho mỗi chủ đề, muốn thực hiện được gì thông qua cuộc họp Tạo ra một chương trình được mô tả cẩn thận về: thời gian bắt đầu và kết thúc, danh... tin và tài liệu từ cuộc họp Chắc rằng mọi người đều được lắng nghe • Để mọi người mang đến nội dung, chúng ta hướng dẫn cho tiến trình • Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng • Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động • Làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình • Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình • Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và. .. và khách mời, danh sách về vai trò của người tham gia và mong đợi gì từ họ Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề 1.1) Xác định một số vấn đề và chuẩn bị • Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và định hướng cuộc họp • Chuyển trước chương trình đó cho những người tham gia có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp • Sử dụng các công cụ và hoạt động để làm. .. tiện nghi, đủ lớn và phục vụ cho mục đích Tạo ra bầu không khí ấm áp và thu hút Mang lại sự mới mẻ phù hợp Có những phương tiện hỗ trợ Luôn luôn tạo ra một số điều khác biệt và mới mẻ dù nhỏ Làm cho họ vui khi họ đến 1.4) Phân công người ghi biên bản • Những người tham dự • Các vấn đề được thảo luận • Các quyết định chính • Các nhiệm vụ: + Ai cần để thực hiện nhiệm vụ - liệt kê các nhóm và các thành viên... thuận và đi đến kết luận 3) Điều khiển cuộc họp (bế mạc) • Giúp các nhóm xác định các bước tiếp theo • Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công Chắc rằng mỗi người đều biết bổn phận của họ Chắc rằng mọi người sẽ đi từ "họp" đến "làm" • Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm • Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ 4) Sau cuộc họp • Đánh giá cuộc họp Điều gì hiệu... • • • • • • Dành thời gian để nói và lắng nghe các câu chuyện Làm rõ và vạch ra những ý kiến chủ chốt Hỏi những quan điểm khác, bảo vệ những ý kiến mới Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đóng góp Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói Phân công cụ thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp Tập trung vào các chủ đề chương trình Đừng lan... các thành viên bên ngoài + Thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ + Những điều nào mà họ cần thực hiện 1.5) Sắp xếp chỗ ngồi 2) Bắt đầu cuộc họp • Truyền đạt về mục đích và kết quả mong đợi với tất cả những người tham gia • Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi • Thiết lập các quy định: + Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc + Các thành viên sẽ được lắng nghe . Môn: Kĩ năng quản lí và làm việc nhóm • Chủ đề: Kĩ năng tổ chức một cuộc họp nhóm hiệu quả • Nhóm: 1 • Phòng: C1 01 Danh sách các thành viên • Võ Thị Khánh. công việc một cách tốt nhất được. • Tổ chức một cuộc họp gây sức nặng cho nhóm trưởng (người tổ chức) IV. Kĩ năng tổ chức một cuộc họp 1) Chuẩn bị 1. 1) Xác định vấn đề và chuẩn bị Mục tiêu và. nhờ vào tinh thần làm việc nhóm, sự phân công công việc đối với từng thành viên trong nhóm được rõ ràng hơn. Một cuộc họp nhóm thành công sẽ mang đến sự thoải mái cho các thành viên trong nhóm