Báo cáo thực tập tổng hợp PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH DẤU ẤN TRUYỀN THÔNG 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 1.1.1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH DẤU ẤN TRUYỀN THÔNG Tên giao dịch: COMMUNICATION MARK COMPANY LIMITED Tên viết tắt: MARKCOM CO.,LTD Logo: Địa chỉ trụ sở: Số 88, ngõ 95/8, phố Chùa Bộc, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Số điện thoại: 04 62761188 - Fax: 04 62761189 Số tài khoản: 020002949092 tại ngân hàng Sài Gòn Thương Tín – Chi nhánh Thanh Trì. Mã số thuế: 0102685063 1.1.2. Giai đoạn trước năm 2009 Công ty TNHH Dấu Ấn Truyền Thông được thành lập ngày 19 tháng 03 năm 2008, với 2 thành viên góp vốn là: Ông Lê Hùng Ông Đỗ Tiến Dũng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Phòng Đăng ký kinh doanh số 02 – Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Giấy phép số: 0102033977. Vốn điều lệ: 2.000.000.000 đồng (Hai tỷ đồng) Danh sách thành viên góp vốn như sau: Lương Thị Huấn KTVB2K21B 1 Báo cáo thực tập tổng hợp STT Tên thành viên Hộ khẩu TT Giá trị vốn góp (đồng) Phần vốn góp(%) CMND/Hộ chiếu 1 Đỗ Tiến Dũng Số 513-A1, ngõ 1, Khâm Thiên, Q.Đống Đa, Tp Hà Nội. 400.000.000 20 013036590 2 Lê Hùng Tổ 17, P.Yên Sở, Q.Hoàng Mai, Tp Hà Nội. 1.600.000.00 0 80 011677744 Chủ tịch Hội đồng thành viên: Ông Lê Hùng, là người đại diện theo pháp luật của công ty. 1.1.3. Giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2011 Trong quá trình hoạt động của mình, công ty đã thực hiện nhiều chương trình event truyền thông, quảng bá cho nhiều thương hiệu lớn như: Vinaphone, Viettel, Tập đoàn Dầu Khí , Dầu đậu nành Simply trên các phương tiện thông tin đại chúng, quảng cáo ngoài trời, các chương trình sự kiện, hội thảo, triển lãm, trưng bày… Được sự tín nhiệm của khách hàng, công ty đã ngày một phát triển thực hiện nhiều chương trình mang tầm cỡ lớn như chương trình: Bình chọn Vịnh Hạ Long ở nhiều tỉnh thành trong năm 2008. Quá trình hoạt động tích cực đó đã mang lại cho công ty nhiều khách hàng trung thành: Vinaphone, Viettel, Simply, Auto motor Vietnam, megaStar, Tập đoàn Dầu Khí, … 1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh 1.2.1. Nhiệm vụ, chức năng của công ty - Tư vấn chiến lược phát triển kinh doanh, tư vấn đầu tư, quản trị doanh nghiệp(không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán, thuế); Lương Thị Huấn KTVB2K21B 2 Báo cáo thực tập tổng hợp - Sản xuất, mua bán, gia công quà tặng và các mặt hàng liên quan đến quà tặng, hàng lưu niệm; - Sản xuất, mua bán, lắp đặt máy móc, thiết bị công nghiệp xây dựng, giao thông, khai khoáng, thiết bị văn phòng, đồ điện tử, điện lạnh, thiết bị máy móc nghành in, trang thiết bị viễn thông(trừ thiết bị thu phát sóng); - Sản xuất, mua bán, lắp đặt trang thiết bị nội ngoại thất; - Trang trí nội ngoại thất; - Mua bán vật tư, máy móc, thiết bị nghành in, phục vụ quảng cáo, văn phòng phẩm; - Sản xuất phim quảng cáo, quay ngoại cảnh; - Quảng cáo thương mại và các dịch vụ liên quan đến quảng cáo (trừ dịch vụ nhà nước cấm); - Thiết kế quảng cáo; - Dịch vụ truyền thông; - Xúc tiến thương mại; - In và các dịch vụ liên quan đến in; - Tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại, hội nghị, hội thảo, họp báo, biểu diễn văn hóa nghệ thuật chuyên và không chuyên, tổ chức chương trình thời trang, hoạt động ca nhạc tạp kỹ, và hoạt dộng thể thao giải trí khác; - Kinh doanh vận tải bằng ô tô, bao gồm vận chuyển hàng hóa và vận chuyển khách; 1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Quảng cáo truyền thông mang tính chất của ngành dịch vụ. Là một nghề đòi hỏi sự nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện. Lương Thị Huấn KTVB2K21B 3 Báo cáo thực tập tổng hợp Trong những năm gần đây, nhu cầu giới thiệu sản phẩm, tổ chức tham quan nhà máy của các công ty, tập đoàn ngày càng lớn. Nếu chỉ quảng cáo suông thì đơn điệu, kém hiệu quả. Yêu cầu lớn nhất đối với tổ chức sự kiện là phải nắm rõ cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt khách hàng là gì? Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức? Tuy nhiên áp lực công việc là rất lớn, lợi nhuận lớn đồng thời rủi ro cao. Đơn vị tổ chức sự kiện không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt nhà hàng, đón khách mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác và họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối. Những người làm nghề này đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả để làm cho kịp với tiến độ chương trình. 1.2.3. Đặc điểm quy trình sản xuất sản phẩm Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần quảng bá cho thương hiệu và sản phẩm của một doanh nghiệp thông qua những sự kiện, là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu trao đổi với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan đoàn thể, giúp doanh nghiệp thu thập được thông tin phản hồi và tăng cường các mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp. Người tổ chức sự kiện phải lên bản thiết kế chương trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải xúc tiến liên hệ tất cả khách hàng, khách mời… để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ khung chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, khi đó đòi hỏi nhà tổ chức phải chủ động trong công việc để tránh gián đoạn chương trình. Do vậy, các nhân viên làm nghề tổ chức sự kiện phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình, đồng thời phải lên kế hoạch thực hiện và tuân thủ nghiêm túc kế hoạch đã được thống nhất. Việc tổ chức một chương trình sự kiện được minh họa theo sơ đồ sau: Lương Thị Huấn KTVB2K21B 4 Báo cáo thực tập tổng hợp Sơ đồ 1.1: Quy trình tổ chức sự kiện Lương Thị Huấn KTVB2K21B - Yêu cầu khảo sát, thông tin đầu vào - Chuyển hồ sơ thực hiện sự án - Giám sát thực hiện Chuyển báo giá KH đã ký duyệt - Thông tin qua lại trong quá trình xây dựng hồ sơ - Chuyển hồ sơ hoàn thiện cho khách hàng - KH ký duyệt hồ sơ Thanh toán Khách hàng Ban Giám đốc Bộ phận Event Bộ phận Setup Bộ phận Kế toán Bộ phận dự án Xây dựng xương dự án Xây dựng hồ sơ Xây dựng báo giá Thảo luận nhóm Phân công trách nhiệm Thiết kế Hoàn thành Hồ sơ Dự án Thông tin khảo sát, thông tin đầu vào Điều chỉnh trong quá trình thực hiện Bộ phận Dự án Thông tin 2 chiều trong BP Dự án 5 Báo cáo thực tập tổng hợp Tổ chức sự kiện là một ngành năng động, tổng hợp cần sự kết hợp của nhiều yếu tố liên quan quyết định thành công của một sự kiện. Chỉ có sự phối hợp, hoạt động ăn ý và chia sẻ thì người làm sự kiện mới có được bức tranh ghép hình hoàn chỉnh. Thông thường khi tổ chức sự kiện cụ thể sẽ cần sự hợp tác của nhiều người, nhiều vị trí tương ứng với trách nhiệm: 1. Quản lý sự kiện: chịu trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết và quản lý toàn bộ sự kiện. 2. Giám sát viên: Quản lý theo từng hạng mục sự kiện. 3. Nhân viên: trực tiếp làm theo phân công công việc của quản lý sự kiện, chịu sự giám sát của giám sát viên. 4. Cộng tác viên: nhân viên thời vụ được thuê để hỗ trợ thực hiện, không đòi hỏi nhiều kỹ năng. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh 1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Theo kế hoạch phân công, phân nhiệm của công ty: Tổ chức bộ máy của Công ty gồm có: Bộ phận quản lý : - Giám đốc Công ty - Phó Giám đốc - giám sát Tài chính. - Phó Giám đốc kinh doanh Bộ phận nghiệp vụ: - Bộ phận Kinh doanh Dự án. - Bộ phận Hành chính tổng hợp (Kế toán-Hành chính). - Bộ phận Thiết kế - Sản xuất. - Bộ phận Event (BP Giàn dựng/Kho, xưởng) Lương Thị Huấn KTVB2K21B 6 Báo cáo thực tập tổng hợp Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý công ty DATT 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Giám đốc Công ty: 1. Quyết định phương hướng, kế hoạch, dự án sản xuất - kinh doanh và các chủ trương lớn của Công ty. 2. Quyết định việc hợp tác đầu tư, liên kết kinh doanh của công ty. 3. Quyết định các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành để đảm bảo hiệu quả cao. 4. Quyết định phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ của Công ty. 5. Phê duyệt quyết toán của Công ty. 6. Quyết định về việc chuyển nhượng, mua bán, cầm các loại tài sản chung của Công ty theo quy định của Nhà nước. 7. Quyết định về việc đề cử Phó Giám đốc, Kế toán trưởng Công ty, bổ nhiệm, bãi miễn Trưởng, Phó các bộ phận trong Công ty. 8. Quyết định về kế hoạch đào tạo cán bộ, cử cán bộ của Công ty đi đào tạo bên ngoài công ty. Lương Thị Huấn KTVB2K21B GIÁM ĐỐC LÊ HÙNG GIÁM ĐỐC LÊ HÙNG P.GĐ KINH DOANH P.GĐ KINH DOANH P.GĐ EVENT – TÀI CHÍNH P.GĐ EVENT – TÀI CHÍNH KẾ TOÁN KẾ TOÁN EVENT EVENT THIẾT KẾ THIẾT KẾ THƯ KÝ TỔNG HỢP/ Thủ quỹ THƯ KÝ TỔNG HỢP/ Thủ quỹ SETUP SETUP SẢN XUẤT-IN ẤN SẢN XUẤT-IN ẤN VẬT TƯ VẬT TƯ THỦ KHO THỦ KHO ĐỘI THỢ ĐỘI THỢ 7 Báo cáo thực tập tổng hợp 9. Quyết định các biện pháp bảo vệ an toàn lao động trong sản xuất kinh doanh. 10. Kiểm tra và xử lý các vi phạm Điều lệ Công ty. 11. Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty và thực hiện nộp ngân sách hàng năm theo các chỉ tiêu của Hội đồng thành viên. Phó Giám đốc Công ty: Phó Giám đốc Công ty là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về phần việc được phân công. Phó Giám đốc được được Giám đốc phân công chịu trách nhiệm xây dựng, phối hợp, điều hoà kế hoạch sản xuất - kinh doanh, nghiên cứu thị trường đề ra chính sách tiếp thị, tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất - kinh doanh thường kỳ cho Giám đốc. Phó Giám đốc được phân công chịu trách nhiệm về công tác tổ chức và nhân sự toàn công ty; văn thư hành chính; thực hiện chế độ chính sách, tiền lương và đời sống cho nhân viên; tổng hợp báo cáo tình hình tổ chức bộ máy và nhân sự, quản trị hành chính thường kỳ cho Giám đốc. Phó Giám đốc kinh doanh: • Được phân công chỉ đạo Bộ phận Kinh doanh Dự án, Event và Hành chính tổng hợp công ty (mảng hành chính, nhân sự). Giám sát tài chính : • Giám sát Tài chính được Giám đốc phân công chịu trách nhiệm về tình hình sử dụng vốn, sổ sách kế toán và các chứng từ kinh tế, thực hiện chế độ chính sách, tiền lương và đời sống cho nhân viên. Giám sát Tài chính được phân công chỉ đạo Bộ phận Hành chính tổng hợp (mảng Kế toán). Mọi hoạt động thu, chi tài chính của Công ty đều phải được sự phê duyệt của Giám sát Tài chính trước khi thực Lương Thị Huấn KTVB2K21B 8 Báo cáo thực tập tổng hợp hiện. Giám sát tài chính có thể báo cáo trực tiếp Chủ tịch Công ty và chịu trách nhiệm cao nhất trước Hội đồng Thành viên Công ty. • Được Giám đốc phân công chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong các mặt: thiết kế, kỹ thuật, chất lượng ấn phẩm, sản phẩm và tổng thể giàn dựng của chương trình/ công trình theo thiết kế và hợp đồng kinh tế mà Công ty đã ký kết với khách hàng; nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, đề xuất các phương pháp, quy trình công nghệ mới trong sản xuất. • Được phân công chỉ đạo Bộ phận Thiết kế, sản xuất và thực hiện quản lý chuyên môn đối với Bộ phận Giàn dựng/ Kho xưởng. Công tác hành chính: • Quản lý hồ sơ lý lịch công nhân viên toàn công ty, giải quyết thủ tục và chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn, kỷ luật, khen thưởng…. • Quản lý lao động, tiền lương cán bộ - công nhân viên theo phân công của Ban giám đốc. • Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu. Thực hiện công tác lưu trữ các tài liệu thường và tài liệu quan trọng. • Xây dựng lịch công tác, lịch họp định kỳ hoặc bất thuờng theo phân công của Ban giám đốc. • Theo dõi việc thực hiện các quy định về tổ chức, hành chính của công ty theo sự phân công của Ban giám đốc. Bộ phận kế toán: • Thực hiện các công việc hạch toán kế toán nội bộ trong Công ty, hạch toán kế toán thuế, đảm bảo tiến độ công việc theo kế hoạch, Lương Thị Huấn KTVB2K21B 9 Báo cáo thực tập tổng hợp chịu trách nhiệm công việc của của kế toán Ban Giám đốc; Chủ động giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc được giao. • Đóng góp ý kiến cho Ban Giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn. • Báo cáo: Báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc. Bộ phận thiết kế: Trưởng BP thiết kế: • Nhận nhiệm vụ từ trưởng bộ phận kinh doanh và phân công cho chuyên viên thiết kế. • Giám sát về công việc, tư vấn về kỹ thuật cho các chuyên viên thiết kế. • Trực tiếp triển khai công việc thiết kế, đảm bảo tiến độ công việc theo kế hoạch. • Đại diện Công ty tư vấn cho khách hàng những vấn đề trong phạm vi khả năng và trách nhiệm, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. • Giám sát việc sản xuất và nghiệm thu sản phẩm đảm bảo yêu cầu thẩm mỹ, kỹ thuật. • Phối hợp, hỗ trợ các thành viên trong bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ chung. • Chịu trách nhiệm về các công việc của cá nhân trước Giám đốc Công ty. • Báo cáo: Báo cáo trực tiếp với Giám đốc. Nhân viên thiết kế: • Nhận nhiệm vụ và triển khai công việc thiết kế, đảm bảo tiến độ công việc theo kế hoạch. Lương Thị Huấn KTVB2K21B 10 [...]... để lập BCTC Lương Thị Huấn KTVB2K21B Báo cáo thực tập tổng hợp 28 PHẦN 3 MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DẤU ẤN TRUYỀN THÔNG 3.1 Đánh giá về tổ chức bộ máy kế toán Qua thời gian tìm hiểu, quan sát tại công ty DATT và thực tế tại BP kế toán, em có một vài nhận xét như sau: 3.1.1 Ưu điểm Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, đơn giản, phân công công việc rõ ràng tạo điều... hệ thống báo cáo kế toán Kỳ lập BCTC thường là mỗi tháng 1 lần, vào ngày 20 hàng tháng Bên cạnh đó còn có báo cáo quý và báo cáo năm Báo cáo năm phải được hoàn thành và gửi trước 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính Các loại BCTC phải lập: Lương Thị Huấn KTVB2K21B Báo cáo thực tập tổng hợp 22 + Bảng cân đối kế toán: Mẫu B01 - DN + Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh: Mẫu B02 - DN + Báo cáo lưu... xin nghỉ việc Năm 2011, công ty có chính sách cắt giảm nhân sự tại phân xưởng, thay vào đó khi làm các chương trình công nhân sẽ được thuê ngoài Đây cũng là nguyên nhân đẩy tiền lương bình quân một lao động tăng lên xấp xỉ 3,67 triệu đồng/ tháng PHẦN 2 Lương Thị Huấn KTVB2K21B Báo cáo thực tập tổng hợp 15 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DẤU ẤN TRUYỀN THÔNG 2.1 Tổ chức bộ máy... của thông tin kế toán cho quản lý + Thực hiện các công việc hạch toán kế toán thuế + Chịu trách nhiệm về tính chính chính xác của thông tin kế toán trước công ty và luật pháp Lương Thị Huấn KTVB2K21B Báo cáo thực tập tổng hợp 16 + Đảm bảo tiến độ công việc theo kế hoạch + Chịu trách nhiệm công việc của của kế toán Ban Giám đốc + Yêu cầu các Bộ phận khác phối hợp trong công việc có liên quan + Thực. .. gồm: báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, bảng cân đối phát sinh, và thuyết minh báo cáo tài chính cho Ban Giám đốc công ty + In hệ thống sổ sách kế toán nội bộ để lưu giữ và bảo quản + Chủ động giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc được giao + Đóng góp ý kiến cho kế toán trưởng trong lĩnh vực chuyên môn + Báo cáo: Báo cáo trực tiếp cho kế toán trưởng Lương Thị Huấn KTVB2K21B Báo cáo. .. thực hiện chương trình được phân công - Thường xuyên báo cáo tình hình tại hiện trường cho PGĐ - Thực hiện đầy đủ yêu cầu về thủ tục đặt hàng, hợp đồng và thanh toán nội bộ • Đảm bảo tiến độ công việc theo kế hoạch và tiến độ được giao • Chịu trách nhiệm công việc của cá nhân trước PGĐ Lương Thị Huấn KTVB2K21B Báo cáo thực tập tổng hợp 13 1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh Bảng 1.1 Báo cáo. . .Báo cáo thực tập tổng hợp • 11 Đại diện Công ty tư vấn cho khách hàng những vấn đề trong phạm vi khả năng và trách nhiệm, đáp ứng yêu cầu của khách hàng • Giám sát việc sản xuất và nghiệm thu sản phẩm đảm bảo yêu cầu thẩm mỹ, kỹ thuật • Chịu trách nhiệm về các công việc của cá nhân trước Trưởng Bộ phận và Ban Lãnh đạo Công ty • Báo cáo: Báo cáo trực tiếp cho Phụ trách Thiết... hợp trong công việc có liên quan + Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc (nếu có) + Báo cáo: Báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc Kế toán tổng hợp: + Theo dõi, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trong công ty, cuối kỳ lên các báo cáo cho công ty + Có nhiệm vụ theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền khi có chỉ đạo của cấp trên + Thực hiện tính toán tiền lương và các khoản trích... ban hành Có những thông tin không cần thiết phải khai báo trong khi thiếu thông tin cho việc quản lý và hạch toán tại doanh nghiệp được dễ dàng hơn Lương Thị Huấn KTVB2K21B Báo cáo thực tập tổng hợp 30 Việc kiểm soát nguồn thu chi chưa thực sự tốt, chủ yếu dựa trên ý thức của người công tác Vấn đề theo dõi và đốc thúc thường xuyên các khoản thu chi đòi hỏi phải sử dụng thêm nhân sự làm công tác này, đặc... không thích hợp Lương Thị Huấn KTVB2K21B Báo cáo thực tập tổng hợp 29 Nhân viên kế toán phải chịu trách nhiệm quá nhiều công việc, do vậy sẽ gây quá tải trong công việc và sẽ gặp rủi ro trong hoạt động kiểm soát công việc phải nắm giữ Số lượng nhân sự của BP kế toán sẽ không còn phù hợp khi công ty mở rộng quy mô 3.2 Đánh giá về tổ chức hệ thống kế toán 3.2.1 Ưu điểm Công ty đang áp dụng theo hình thức