Đang tải... (xem toàn văn)
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THÔNG TIN Ở VĂN PHÒNG NHNO & PTNT HÀ NỘI
Lời nói đầu Trong thế kỷ 21, chúng ta đang sống và làm việc trong nền khoa học công nghệ tiên tiến, hiện đại với các thành tựu thần kỳ cùng xu thế toàn cầu hoá kinh tế. Xu thế này tác động mạnh mẽ, sâu sắc tới mọi hoạt động kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của mỗi quốc gia. Cùng với sự "bủng nổ thông tin" của thế kỷ 21, dẫn đến nhu cầu gia tăng cha từng thấy về thông tin trong tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế từ Chính phủ (cấp trung ơng và cấp địa phơng) đến lĩnh vực t nhân. Thông tin luôn đóng một vài trò đặc biệt quan trọng đến sự phát triển của đất nớc. Chúng ta biết rằng, hoạt động thông tin luôn gắn liền với công tác văn phòng vì văn phòng đợc coi nh "cổng gác thông tin" của cơ quan. Nh vậy, vấn đề đặt ra để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay là các cơ quan, đơn vị vừa phải tăng cờng đầu t trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thờng xuyên bồi dỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng. Qua quá trình thực tập tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội (NHNo & PTNT Hà Nội) cũng nh vốn kiến thức đã tích luỹ đợc ở nhà tr- ờng, em đã chọn đề tài " Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông tin ở văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội". Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu đề tài này, em đa ra những giải pháp hữu ích nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội. Đề tài của em đợc chia ra ba chơng chính, bao gồm: Ch ơng I . Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt động văn phòng Ch ơng II . Thực trạng công tác thông tin tại văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội 1 Ch ơng III . Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội. CHƯƠNG I cơ sở lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt động văn phòng I. Lý luận chung về công tác thông tin trong văn phòng 1. Khái niệm, vai trò của công tác thông tin Chúng ta đang đợc chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Công nghệ thông tin cùng với công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới. Công nghệ năng lợng. Công nghệ vũ trụ và công nghệ đại dơng sẽ đợc coi là con tàu vĩ đại để chở nền văn minh công nghiệp sang thế kỷ 21, trong đó công nghệ thông tin đợc coi nh ngời điều khiển. Sự phát triển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị, tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại. Thành công hay thất bại của một đơn vị ngày nay tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh đợc lợi thế thông tin. Nh Lênin đã khẳng định: " Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất ". Trong quá trình tìm kiếm thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng . các nhà nghiên cứu đã thống nhất đi đến một khái niệm mang tính khoa học về thông tin: " thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, giúp cho đối tợng tiếp nhận thông tin có đợc những quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn. 2 2. Hệ thống thông tin. Các khái niệm về thông tin đã phản ánh đợc bản chất,đặc trng của thông tin và mục tiêu sử dụng thông tin. Sơ đồ hệ thống thông tin Hệ thống thông tin thờng xuyên liên tục trên cơ sở cân đối các thông tin đầu vào và đầu ra. " Hộp đen" để xử lý các thông tin phục vụ hoạt động điều hành của cơ quan, đơn vị, chính là văn phòng. Hệ thống thông tin trong cơ quan, đơn vị sẽ bao gồm: - Các yếu tố môi trờng tài nguyên. Nó đợc coi nh các nguồn vô hạn của một số " Tệp dữ liệu" mà đơn vị cần bảo quản. Nguồn dữ liệu đó sẽ mô tả đầy đủ về các yếu tố môi trờng, tài nguyên, để trên cơ sở đó mà cơ quan, đơn vị nghiên cứu lựa chọn những dữ liệu nào? sự phong phú, đa dạng của môi trờng không phải là lộn xộn, thiếu trật tự trong nguồn dữ liệu mà nó đợc xếp đặt tuân theo những quy luật nhất định. -Hệ thống thu thập thông tin: Mỗi đơn vị sẽ có những bộ phận chuyên thu thập thông tin theo các dữ liệu khác nhau bao gồm thông tin của môi trờng và thông tin phản hồi. - Hệ thống xử lý thông tin: Thông tin đợc cung cấp không phải đã đáp ứng yêu cầu sử dụng ngay mà còn phải phân tích, đánh giá, phối hợp để có những 3 Quá trình chuyển đổi Thông tin vào Thông tin ra Thông tin phản hồi Thông tin vào Thông tin ra thông tin hữu ích. Những hoạt động đó đợc tập hợp thành hệ thống đồng bộ gọi là hệ thống xử lý thông tin. - Hệ thống lu trữ: Thông tin thu thập đợc có thể sử dụng không hết ngay hoặc chỉ sử dụng một lần, vì thế ngời ta cần cất dữ để sử dụng lâu dài hoặc cho yêu cầu khác. Đồng thời kết quả chế biến thông tin cần đợc lu trữ để kiểm chứng khả năng xử lý thông tin và những quyết định của lãnh đạo đề ra để duy trì các hoạt động của cơ quan. - Hệ thống truyền tin: Những thông tin thu thập hay chuyển đi đều cần đến các phơng tiện truyền dẫn. Hệ thống truyền tin của đơn vị có thể hiện đại hay thủ công, hữu hình hoặc vô hình là tuỳ thuộc vào mục đích, yêu cầu cung cấp thông tin và trình độ phát triển trang thiết bị kỹ thuật của đơn vị ở từng thời kỳ. Nh vậy, các cơ quan đơn vị phải tổ chức hợp lý, khoa học các bộ phận trên của hệ thống mới có thể phục vụ tốt hoạt động thông tin trong đơn vị mình. 3. Phân loại thông tin Do tính chất đa dạng, phong phú của thông tin nên nếu không có sự phân loại thông tin sẽ làm cho công tác thu thập, xử lý, bảo quản và sử dụng thông tin gặp nhiều trở ngại. Trong thực tế, một thông tin đợc sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, tuỳ theo yêu cầu của chủ thể tiếp nhận thông tin. Nếu không tiếp nhận sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn trong thu và chuyển phát thông tin, gây lúng túng cho các nhà chuyên môn khi tìm kiếm các phơng pháp xử lý, phân tích và lu trữ thông tin. 3.1. Phân loại thông tin theo kênh tiếp nhận Theo cách phân loại này thông tin đợc tiếp nhận từ hai nguồn: - Nguồn thông tin có hệ thống: là những nguồn thông tin đa đến cho ngời nhận theo những thời gian định trớc và với những thang số quy ớc chung, mang tính phổ cập. Những thông tin này thờng là báo cáo định kỳ của các bộ phận trong cơ quan, của cấp dớicho cấp trên Loại thông tin này có đặc trng là ổn định về khoảng thời gian chuyển tải về nội dung thông tin . Đây là một loại thông tin khá 4 phổ biến trong các cơ quan đơn vị dùng để đánh giá kết quả hoạt động sau mỗi kỳ và để phục vụ công tác kiểm tra giám sát của cấp trên. - Nguồn thông tin không theo định kỳ: là thông tin đa đến cho ngời nhận không theo định kỳ, nhằm thông báo về những sự kiện diễn ra không theo quy luật hay nằm ngoài dự kiến của ngời nhận tin. Đặc trng của loại thông tin này là tính bất thờng, nội dung không ổn định, gây lúng túng cho ngời nhận tin. Trong hoạt động thờng ngày những thông tin này thờng do cấp trên chuyển xuống nhằm bổ sung, hoàn thiện kế hoạch đã có hay cách ứng phó mang tính tình thế trong một hoàn cảnh nhất định. Cũng có thể là những thông tin từ bên dới về những sự cố bất thờng nằm ngoài dự kiến, cần có sự chỉ đạo kịp thời của cấp trên. 3.2. Phân loại thông tin theo tính chất, đặc điểm sử dụng Thông tin đợc chia thành hai loại: - Thông tin tra cứu: là những thông tin đa đến cho ngời tiếp nhận những nội dung có tính quy ớc, những căn cứ, kinh nghiệm cho sự hoạt động điều hành. - Thông tin thông báo: là loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận sự xác nhận, hiểu biết nhất định về vấn đề nào đó, để họ chủ động đề xuất các biện pháp ứng xử hiệu quả nhất. Loại thông tin này cũng mang tính không ổn định, không thống nhất. 3.3. Phân loại thông tin theo lĩnh vực hoạt động Theo cách này thông tin đợc chia thành: - Thông tin kinh tế: là thông tin phản ánh quá trình hoạt động kinh tế trong và ngoài nớc. Cũng có thể chia nhỏ hơn thành thông tin kinh tế trong các nghành hoạt động: nông nghiệp, công nghiệp, thơng mại, du lịch . - Thông tin chính trị- xã hội: là thông tin phản ánh hoạt động về tình hình chính trị xã hội trong nớc và trên thế giới. Những thông tin này có thể là tình hình từng ngày hoặc thông tin từ tổng kết 1 quá trình, 1 sự kiện, 1 giai đoạn hoạt động. Ngoài ra còn có: - Thông tin về an ninh quốc phòng. - Thông tin về môi trờng - Thông tin về quan hệ quốc tế. 5 Mỗi loại thông tin đợc gắn liền với đặc trng của từng lĩnh vực mà mỗi lĩnh vực lại tuân theo những quy luật vận hành khác nhau, cho nên các loại thông tin trên sẽ đợc sử dụng cho từng mục tiêu hoạt động của đơn vị. Tuỳ theo yêu cầu thu thập, sử dụng thông tin của các chủ thể mà mỗi loại thông tin trên lại đợc phân chia theo ngành, theo loại sản phẩm hay loại dịch vụ. 3.4. Phân loại thông tin theo thời gian - Thông tin quá khứ: là loại thông tin phản ánh các sự kiện đã xảy ra và đợc dùng làm cơ sở để xây dựng kế hoạch cho hiện tại và tơng lai, đồng thời làm căn cứ để đánh giá tình hình phát triển của một thực thể. - Thông tin hiện tại: là loại thông tin phản ánh quá trình và kết quả hoạt động của một thực thể tại thời điểm cung cấp thông tin. Thông tin này đợc dùng để phản ánh khả năng hoạt động thực tế của một tổ chức hay số lợng, chất lợng các hoạt động hiện tại. Thông tin hiện tại sẽ trở thành quá khứ khi mà các thực thể vận động theo thời gian đã vợt giới hạn quy định. - Thông tin tơng lai: là những thông tin mô tả về các vấn đề trong tơng lai. Có thông tin này là do nó đợc dự báo trên cơ sở những thông tin quá khứ và hiện tại. Thông tin tơng lai sẽ cho phép các chủ thể xác định đợc hớng vận động, những thuận lợi hay khó khăn, những vấn đề cần giải quyết trong tơng lại để chủ động điều chỉnh cho phù hợp với những điều kiện trong tơng lai. 4. Tổ chức công tác thông tin 4.1. Yêu cầu tổ chức công tác thông tin Khối lợng thông tin trong một đơn vị rất phong phú, đa dạng và nhiều khi cũng rất phức tạp. Nếu thông tin không đợc tổ chức hợp lý, khoa học sẽ gây trở ngại lớn cho việc quản lý, sử dụng thông tin, thậm chí làm cho hệ thống thông tin ách tắc. Để quản lý, khai thác sử dụng có hiệu quả thông tin, các đơn vị cần tiến hành tổ chức công tác thông tin theo những yêu cầu chủ yếu sau: - Thông tin ban đầu phải phù hợp: thông tin từ các dữ liệu đợc chuyển đến cơ quan đơn vị gọi là thông tin ban đầu. Những thông tin mà thờng từ nhiều kênh đến, nen ngời tiếp nhận cần biết thông tin nào là sử dụng đợc, là phù hợp với yêu 6 cầu thu thập thông tin .Để nậng cao hiệu lực thông tin ban đầu , ta cần xử lý ngay lúc thu thập rồi phân loại theo các kênh thích hợp - Đảm bảo thông tin thống nhất: tài liệu thông tin phải đợc lập thành từng kênh, từng khối hay từng tệp ữ liệu tuỳ theo mục đích , yêu cầu sử dụng. Việc chia thông tin của nhân viên trợ giúp , phục vụ kịp thời cho lãnh đạo khi có nhu cầu cung cấp thông tin . Phân chia thông tin thành từng khối còn có tác dụng kiểm soát thông tin nhằm loại bỏ những thông tin sai lệch, làm ảnh hởng đến kếy qủa hoạt động của cơ quan. - Đảm bảo chất lợng thông tin * Chất lợng thông tin đợc phản ánh bằng nhiều tiêu chí khác nhau nh: + Tính chính xác của thông tin: thông tin là chất liệu để các nhà quản lý phân tích đánh giá tình hình từ đó đề ra các quyết định ứng xử trong từng lĩnh vực hoạt động của đơn vị. Nếu thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không chính xác và từ đó sẽ có kết quả vội vàng gây hậu quả xấu đến hoạt động của tổ chức +Tính đầy đủ: thông tin muốn phát huy tác dụng đối với các nhà quản lý thì phải đảm bảo đủ về lợng. Thông tin đầy đủ là phải mô tả đợc một cách trọn vẹn sự kiện , quá trình yếu tố nào đó. Nếu thiếu 1 trong các loại thông tin trên sẽ làm cho ngời sử dụng thông tin nhậ biết không đầy đủ về đối tợng nghiên cứu, dẫn đến những hành vi ứng xử sai lệch. + Tính hệ thống: không chỉ cần đủ về lợng mà thông tin còn phải đợc xắp đặt theo hệ thống logic mới phản ánh đợc đầy đủ đối tợng nghiên cứu. Cung cấp thông tin có hệ thống còn giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí tìm kiếm thông tin + Tính kịp thời: trong thời đại bùng nổ thông tin thì yêu cầu về tính kịp thời của thông tin ngày càng trở nên bức xức . Có đợc thông tin kịp thời sẽ quyết định thắng lợi của đơn vị lên đến trên 50%. + Tính đơn giản, dễ hiểu: nếu thông tin đợc cung cấp mà phức tạp sẽ dẫn đến tình trạng hiểu sai , làm sai. Từ lý do đó nên thông tin chuyển đến ngời sử dụng phải rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu, dễ xen, dễ nhớ. 7 + Tiết kiệm thông tin: thông tin đợc khai thac từ các dữ liệu khác nhau với các trữ lợng khác nhau, nên ngời khai thác phải biết khai thác đến mức nào là đủ cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và thời hạn thông tin . Việc khai thác đủ thông tin theo yêu cầu vừa tránh đợc những tốn kếm về thời gian, chi phí lại vừa đẩm bảo đợc tính kịp thời, tính khoa học. Thông tin khai thác đủ với yêu cầu sử dụng còn tránh đợc rối loạn gây nhiễu thông tin 4.2. Nhiệm vụ công tác thông tin của văn phòng: - Thờng xuyên và kịp thời nắm bắt tình hình thực hiện kế hoạch nhà nớc, tình hình chấp hành các nghị địng của Đảng, của các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nớc, tình hình hoạt động của các cơ quan có liên quan trong dịa bàn. - Tổ chức công tác thông tin và giúp lãnh đạo xử lý thông tin - Thông tin cho các đối tợng biết tình hình chung về diễn biến kinh tế văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng, đối ngoại -Đôn đốc cơ quan chuyên môn thực hiệnu chế độ thông tin báo cáo định kỳ theo quy định và từng thời gian có nhận xét, kiến nghị. 5. Quy trình hoạt động của công tác thông tin - Xây dựng và tổ chức nguồn tin: xuất phát từ nhu cầu về thông tin để xây dựng và tổ chức các nguồn tin. Đây là một vấn đề rất khó, phức tạp vì nó liên quan đến nhiều cấp, nhiều ngành và nhiều ngời trong hệ thống tổ chức. Tuy nhiên, đây là "cửa ải" ban đầu của công tác thông tin. - Thu thập thông tin: việc thu thập thông tin đợc tiến hành theo nhiều kênh khác nhau nh: + Kênh thông tin theo ngành từ trên xuống và từ dới lên + Kênh thông tin theo ngành trong từng cấp, từng cơ quan trong phạm vi quốc gia, quốc tế. + Kênh thông tin trong nội bộ một cơ quan, một đơn vị + Kênh thu thập thông tin qua hệ thống báo cáo + Kênh thông tin qua hội họp, giao ban + Kênh thông tin qua giao tiếp với dân, với cơ sở 8 + Kênh thông tin tra cứu, thông báo, văn bản pháp lý, các quy định của nhà nớc trong quá trình hoạt động quản lý. - Phân tích và xử lý thông tin : Đây là việc vận dụng sự sáng tạo của bộ óc con ngời để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lợng thông tin đã thu nhận đợc. Yêu cầu của khâu này là xử lý thông tin tổng hợp để tài liệu, số liệu phản ánh đợc tình hình, xác định đúng bản chất, hiện tợng của chúng. Muốn đạt đợc yêu cầu trên, phải tiến hành một số thao tác cụ thể nh: + Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu + Hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp phân tích số liêu, tài liệu Mục tiêu của quá trình này là xử lý thông tin, đa ra các giải pháp, phơng án cho các quy định quản lý đợc thực hiện dới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, hoặc cao hơn nữa là làm những căn cứ, định hớng để ngời lãnh đạo quản lý ban hành các văn bản quản lý hoạt động của tổ chức. Đó chính là tiền đề và nội dung của các mệnh lệnh, quyết định, chỉ thị, thông tin trong quản lý điều hành. - Cung cấp, phổ biến thông tin : Thông tin phải đợc phổ biến nhanh chóng, kịp thời đến đúng đối tợng bằng các hình thức thích hợp nh truyền đạt các hội nghị, hội ý, bàn giao, phổ biến trực tiếp với cơ sở, phổ biến qua các nguồn tin đại chúng, báo đài . - Bảo quản lu trữ thông tin : Mục đích của quy trình này là kéo dài thời gian sử dụng các nguồn tin không chỉ để phục vụ cho các nhà quản lý ra quyết định mà còn cần để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho các thông tin khác mà cũng không chỉ một lần mà nhiều lần. Do vậy, tài liệu thông tin phải đợc bảo quản, lu trữ cẩn thận theo các phơng pháp khoa học khác nhau nh: lu trữ các dữ kiện đó vào máy tính, vào phim ảnh hoặc sắp xếp ngăn nắp trật tự vào cặp, giá, tủ để khi cần là có thể tìm đợc ngay. Qua những lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt động của văn phòng, chúng ta thấy đợc sự đóng góp trực tiếp của thông tin là khó có thể đo lờng hết cả về kinh tế lẫn xã hội. Một nguyên lý có thể nhận thấy rằng hiện nay những khối lợng thông tin khổng lồ rất cần để vận hành bộ máy quản lý và nền 9 kinh tế. Vơi sự ra tăng các yêu cầu thông tin và những quyết định trong việc thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin đã làm cho văn phòng ngày càng có một vị trí quan trọng hơn trong nền kinh tế. Văn phòng luôn phải gắn liền với hoạt động thông tin vì văn phòng đợc coi nh " Cổng gác thông tin" của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đ- ợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận ( bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong những hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định, nghiêm ngặt về văn th - lu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản chuyển phát thông tin. Nếu thông tin đợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đợc xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có đợc quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hởng xấu đến mục tiêu của đơn vị. 10 [...]... tác thông tin IV Thực trạng hoạt động của công tác thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội là một " văn phòng không đầy đủ", nhng không vì vậy mà văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội không thực hiện đầy đủ và tốt các chức năng, nhiệm vụ của một "văn phòng đầy đủ" 16 thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Ngày nay, với sự gia tăng các yêu cầu thông tin và những phát.. .thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Chơng II Thực trạng công tác thông tin tại văn phòng NGÂN HàNG NÔNg NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội A Khái quát chung về NGÂN HàNG NÔNG NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội I Vài nét về quá trình hình thành của NGÂN HàNG NÔNH NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội Chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội (viết tắt: Chi nhánh NHNo & PNTN Hà Nội) là đơn vị thành... tới của văn phòng 22 thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội 1 Sơ đồ hệ thống thông tin của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Công tác thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của ngân hàng Môi trường Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra Văn phòng Lãnh đạo Các phòng ban Sơ đồ hệ thống thông tin của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Thông tin là đầu vào đợc truyền tới các"trung tâm" tiếp nhận, xử... NHNo & PTNT Hà Nội + Đăng ký công văn : đây là khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lý công văn đến + Sau khi vào sổ công văn , văn th tiến hành công tác phân phối, chuyển giao công văn đến + Đôn đóc việc giải quyết và theo dõi giải quyết công văn đến theo yêu cầu của lãnh đạo Dấu công văn đến: Chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội Số: Công văn đến Ngày: Chuyển: Lu hồ sơ: 19 thông tin trong văn. .. tại NHNo & PTNT Hà Nội luôn đòi hỏi ngời cán bộ văn phòng phải cung cấp những thông tin cập nhật về thị trờng tiền tệ, về tình hình chính trị, xã hôị, an ninh, quốc phòng ở trong nớc và quốc tế có ảnh hởng cho l;ãnh đạo trong quá trình hoạt động kinh doanh II Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội 11 thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Sơ đồ bộ máy văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội. .. số 20 thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội - Đối với công văn đi: + Soạn thảo văn bản : do văn th thực hiện để đảo bảo đợc tính đúng đắn của văn bản thì văn th cần phải thông qua văn bản + Thông qua văn bản : văn th có trách nhiệm chuyển văn bản đến ngời có thẩm quyền( thủ trởng hoặc chánh văn phòng) ddể thông qua về mặt nội dung + Đóng dấu vào văn bản đi + Kiểm tra công văn đi và cho vào phong... làm cho văn phòng ngày càng có một vị trí quan trọng hơn trong cơ quan Cùng với các hoạt động của mình, công tác văn phòng ở NHNo & PTNT Hà Nội luôn gắn kết với các công đoạn của công tác thông tin bao gồm: thu thông tin, xử lý thông tin, sử dụng thông tin, lu trữ thông tin *Thu thập thông tin : Đợc coi là báo cáo mở đầu rất quan trọng và có ý nghĩa cho hoạt động thông tin Việc thu thập thông tin luôn... điều hành của bất kỳ tổ chức nào Văn phòng truyền đạt thông tin hoặc chỉ thị do các phòng ban sẽ biểu soạn thông tin từ quan sát đợc sau đó phân tích dữ liệu và tổng hợp thông tin để chọn lựa và thông tin cần thiết để mã hoá trớc khi chuẩn bị truyền đi Thông tin sau đó 23 thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội sẽ đợc truyền đi và ngời nhận sẽ nhận bảo thông tin này để giải mã Khi đã nhận thông tin. .. việc thực hiện kết quả xử lý công văn, tài liệu và việc lập hồ sơ công việc + Chuyển công văn đi Mở sổ theo dõi công văn đi Soạn thảo công văn gửi đi khi đợc lãnh đạo giao Kiểm tra thể thức văn bản, sao chụp văn bản 14 thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội + Quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của nhà nớc và của lãnh đạo trung tâm + Thực hiện công tác lu trữ văn phòng + Tra cứu tài liệu khi... văn th lu trữ ở NHNo &PTNT có những chức năng chính nh sau: Sao chép thông tin, lu trữ thông tin Công tác sao chép thông tin chủ yếu thông qua việc sao chép bằng máy photocopy việc sử dụng máy photocopy cho phép tạo ra văn bản theo yêu cầu Hiện nay ở Ngân hàng có 2 máy photocopy đặt tại phòng Hành chính nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ công nhân viên Công tác lu trữ thông tin ở NHNo & PTNT