Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN 1 Lời mở đầu Tổ chức với nghĩa rộng nhất là một nhan tố quan trọng hàng đầu trong quá trình triển khai bất kỳ hoạt động nào từ phạm vi vàI ba ng-ời cho đến toàn cộng đồng xã hội, toàn cầu. Đó là một trong những công cụ rất quan trọng trong lĩnh vực quản lý đẻ biến mục tiêu cụ thể thành hiện thực, cao nhất là việc tổ chức cuộc sống, tạo ra chất l-ợng cuyộc sống ngày càng tốt đẹp hơn. Trong quá trình quản lý công việc tổ chức đ-ợc hiểu và triển khai theo hai nghĩa: tổ chức một quá trình hoạt động nào đó (ví dụ hoạt động kinh doanh) và tổ chức một hệ thống bộ máy điều khỉên (lãnh đạo và quản lý). Sự phân chia một tổ chức quản lý các cấp và các khâu thể hiện sự phân công chuyên môn hó theo chiều dọc và chiều ngang, các bộ phận đó bao giờ cũng nằm trong một mối quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ, hàI hoà trong tổ chức. Việc xác lập và sử lý đúng đắn các mối quan hệ về tổ chức là yếu tố trọng yếu để vận hành bộ máy ăn khớp nhịp nhàng, tạo ra hiệu lực tổ chức . Khi đề cậpn kháI niêm tổ chức ở trạng thái động, ta cũng đã nhấn mạnh vai trò cực ký quan Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN 2 trọng của các mối quan hệ về tổ chức, nếu sử lý đúng sẽ tạo ra động lực và kỷ c-ơng cho tổ chức, ng-ợc lại sẽ gây v-ớng mắc, sung đột trong nội bộ tổ chức, có thể làm rối loạn, vô hiệu hoá tổ chức. Khi xác lập các mối quan hệ về tổ chức, cần xác định rõ các yếu tố: nh- quan hệ dọc hay quan hệ ngang; quan hệ lâu dàI, th-ờng xuyên hay quan hệ đột xuất; quan hệ chính thức hay không chính thức. KháI quát lạI có hai loạI quan hệ cơ bản: quan hệ đIều khiển phục tùng và quan hệ phối hợp hợp tác. Nh-ng bàI viết này em muốn đề cập tới loại quan hệ thứ nhất, đó là quan hệ đIều khiển phục tùng. Quá trình ra quyết định quản lý Trên thực tế, tr-ớc khi bắt đầu bất cứ công việc gì , ng-ời ta đều phảI tiến hành quyết sách tr-ớc tiên. Bất ký công việc quản lý nào do các nhà quản lý tiến hàng đều có vấn đề quyết sách. Quyết sách là hóạch định kế hoạch, là lựa chọn một tròng hai ph-ơng án hành động dã đ-ợc chuần bị, là thiết lập cơ cấu tố chức, phân định quyền hạn và nghĩa vụ: so với tình hình thực tế với kế hoạch, lựa chọn ph-ơng án kiểm tra. ĐIều đó có nghĩa là quyết sách phảI quán xuyết các mặt kế hoạch, tổ chức, đIều khiển. Hơn nữa các cán bộ quản lý các cấp của tổ chức đều phải tiến hành quyết sách. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN 4 Sơ L-ợc Về Cơ Cấu Tổ Chức Quản Lý 1/Khái Niệm: Tổ chức hiện diện trong các sự vật tự nhiên và xã hội,từ đơn giản đến phức tạp,từ vi mô đến vĩ mô.Nói chung nó mang một ý nghĩa rất rộng nh-ng ở đây chúng ta chú ý đến một định nghĩa sát hơn với khái niệm Tổ Chức Quản Lý:Tổ chức là một cơ cấu(bộ máy hoặc hệ thống bộ máy)đ-ợc xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng(đ-ợc hợp thức hoá),trong đó các thành viên của nó thực hiện từng phần việc đựơc phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung Tổ chức quản lý gồm 3 yếu tố tạo thành: -Chức năng là lý do hình thành và tồn tại của một tổ chức đ-ợc khái quát từ các nhiệm vụ chính phải làm th-ờng xuyên để thực hiện mục tiêu của tổ chức -Cơ cấu là ph-ơng tiện để thực hiện chức năng,bao gồm các bộ phận hợp thành tổ chức -Cơ chế vận hành là ph-ơng thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức năng. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN 5 Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức quản lý phụ thuộc cả 3 yếu tố nói trên.Chức năng không rõ sẽ không phục vụ đúng mục tiêu,cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng,cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu 2/Cơ Cấu Tổ Chức Mỗi hệ thống tổ chức dù đ-ợc xây dựng theo loại hình nào cũng bao gồm cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức,bởi lẽ chỉ riêng cơ cấu chính thức không thể thực hiện đ-ợc đầy đủ các chức năng và các mối quan hệ đa dạng trong quản lý.Trong đó cơ cấu chính thức là bộ khung của tổ chức làm nền móng cho hoạt động quản lý 2.1. Cơ cấu chính thức: -Cơ cấu chính thức của tổ chức là cơ cấu đ-ợc ghi nhận chính thức trong các văn bản pháp lý,điều lệ tổ chức của doanh nghiệp;cũng có tr-ờng hợp không đ-ợc ghi thành văn bản song đ-ợc hợp thức hoá theo truyền thống,đ-ợc mọi ng-ời ghi nhận nh- là một thể chế -Cơ cấu chính thức xác định rõ vai trò,vị trí của mỗi bộ phận và mỗi ng-ời trong tổ chức;với các mối quan hệ quyền lực trong nội bộ tổ Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN 6 chức(bao gồm quyền hạn,trách nhiệm,chế độ làm việc)để thực hiện sự phân công,phân cấp và liên kết trong tổ chức,bảo đảm kỷ c-ơng và hiệu lực tổ chức,phục vụ mục tiêu của doanh nghiệp -Trong cơ cấu chính thức,thực hiện chế độ thủ tr-ởng và chế độ bổ nhiệm cán bộ bằng quyền lực hành chính.Giữa ng-ời phụ trách và ng-òi thừa hành có quan hệ điều khiển-phục tùng theo chức vụ,bằng ph-ơng pháp c-ỡng chế chấp hành.Mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận cùng cấp đ-ợc quy định rõ ràng,không tuỳ tiện theo cảm tính và cũng phải chịu trách nhiệm khi thiếu phối hợp dẫn đến hậu quả xấu 2.2. Cơ cấu không chính thức: -Cơ cấu không chính thức là những hình thức tổ chức"phi hình thể"nhằm thực hiện những mối liên hệ"mềm"trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân và giữa các nhóm ng-ời có đặc điểm,lợi ích riêng cần đ-ợc điều hoà để phục vụ mục tiêu chung.Nó bổ sung cho cơ cấu chính thức để thực hiện đầy đủ và có hiệu quả cao chức năng của tổ chức mà không sử dụng quyền lực hành chính -Cơ cấu không chính thức cũng có ng-ời chủ trì hoạt động do các thành viên cử ra trên cơ sở uy tín,không có quyền hạn hành chính mà chỉ dựa vào trình độ hiểu biết và khả năng điều chỉnh các mối quan hệ Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN 7 không chính thức,tạo đ-ợc sự đồng thuận về ý chí,tình cảm.Hoạt động của cơ cấu không chính thức giúp ích nhiều cho việc giải quyết các vấn đề phức tạp,tế nhị trong quản lý -Cơ cấu không chính thức không đ-ợc thể hiện trên sơ đồ tổ chức;cũng có tr-ờng hợp đ-ợc ghi nhận nh- một phân hệ bổ sung.Th-ờng đó là các Hội đồng t- vấn về từng lĩnh vực,các tiểu ban,các nhóm chuyên gia Các tổ chức đó không cần biên chế chuyên trách,mà sử dụng những ng-ời trong bộ máy làm kiêm nhiệm;hoạt động th-ờng xuyên theo định kỳ hoặc tồn tại có thời gian.Kết quả hoạt động của cơ cấu không chính thức đ-ợc ng-ời điều hành tổ chức quản lý tham khảo,tiếp nhận để bổ sung,hoàn thiện các quyết định quản lý Sự đan chéo vào nhau các quan hệ chính thức và các quan hệ không chính thức tạo thành một cơ cấu tổ chức quản lý gồm 2 hệ,giúp cho các nhiệm vụ quản lý đ-ợc thực hiện một cách toàn diện và có kết quả cao.Trong quản lý,điều cực kỳ quan trọng là phải xác định đ-ợc mức độ tối -u để kết hợp hoạt động của cơ cấu tổ chức không chính thức và của cơ cấu tổ chức chính thức.Đó cũng chính là việc kết hợp sự hài hoà giữa việc thể chế hoá và việc xã hội hoá hoạt động quản lý. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN 8 Quan Hệ Điều Khiển-Phục Tùng I. Định nghĩa và vai trò của quan hệ điều khiển-phục tùng: *Quan hệ điều khiển-phục tùng là loại quan hệ chủ yếu trong một tổ chức với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp d-ới (trên xuống và d-ới lên),giữa ng-ời phụ trách và ng-ời thừa hành. *Hành vi điều khiển là hành vi đơn giản nhất của quản lý để giải quyết các nhiệm vụ đơn nhất sau khi đã có những quyết định chung.Đó là hình thức tác động tích cực nhất và cũng linh hoạt nhất,nhằm thực hiện các nhiệm vụ và kiểm tra để ngăn chặn,khắc phục các sai lệch của các bộ phận thừa hành. *Dù mang tính linh hoạt để ứng phó với mọi tình huống cụ thể nảy sinh hằng ngày,sự điều khiển vẫn phải dựa trên các ph-ơng thức tác động có tổ chức và dựa vào chức năng,quyền hạn,trách nhiệm của mỗi cấp trong thứ bậc của hệ thống tổ chức quản lý.Nếu không nh- vậy,sự điều khiển sẽ rơi vào tình trạng chủ quan tuỳ tiện,xử lý đối phó vụn vặt;có thể gây lộn xộn,mất đồng bộ trong hoạt động quản lý.Sự điều khiển có thể mang tính hành chính(c-ỡng chế thi hành),hoặc mang tính h-ớng dẫn.Tính hành chính ở đây thể hiện qua các ph-ơng pháp hành chính: Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN 9 Các ph-ơng pháp hành chính là các ph-ơng pháp tác động dựa vào các mối quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý và kỷ luật của doanh nghiệp Bất kỳ hệ thống quản lý nào cũng hình thành mối quan hệ tổ chức trong hệ thống .Về ph-ơng diện quản trị ,nó biểu hiện thành mối quan hệ giữa quyền uy và phục tùng .Ng-ời x-a th-ờng nói :quản trị con ng-ời có 2 cách ,dùng ân và dùng uy.Dùng ân thì vững bền nh-ng khó khăn và dễ trở thành phù phiếm ,dùng uy thì nhanh chóng và dễ mất tính ng-ời .Cho nên ,Quản trị tr-ớc tiên phải dùng uy sau đó mới tính đến việc ân Các ph-ơng pháp hành chính trong quản trị kinh doanh chính là các cách tác động trực tiếp của chủ doanh nghiệp lên tập thể những ng-ời lao động d-ới quyền bằng các quyết định dứt khoát ,mang tính bắt buộc ,đòi hỏi ng-ời lao động phải chấp hành nghiêm ngặt ,nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời,thích đáng Vai trò của các ph-ơng pháp hành chính trong quản trị kinh doanh rất to lớn.Nó xác lập trật tự kỷ c-ơng làm việc trong doanh nghiệp .Là khâu nối các ph-ơng pháp quản trị khác lại ;Ph-ơng pháp hành chính giải quyết các vấn đề đặt ra trong doanh nghiệp rất nhanh chóng ;Tác động hành chính có hiệu lực ngay từ khi ban hành quyết Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN 10 định .Vì vậy các ph-ơng pháp hành chính hết sức cần thiết trong những tr-ờng hợp hệ thống bị rơi vào những tình huống khó khăn, phức tạp Các ph-ơng pháp hành chính tác động vào đối t-ợng quản trị theo 2 h-ớng :tác động về mặt tổ chức và tác động diều chỉnh hành vi của đối t-ợng quản trị -Theo h-ớng tác động về mặt tổ chức :chủ doanh nghiệp ban hành các văn bản quy định về quy mô,cơ cấu ,diều lệ ,hoạt động tiêu chuẩn nhằm thiết lập tổ chức và xác định những mối quan hệ hoạt động trong nội bộ -Theo h-ớng tác động diều chỉnh hành vi của đối t-ợng quản trị :chủ doanh nghiệp đ-a ra những chỉ thị ,mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp d-ới thực hiện những nhiệm vụ nhất định ,hoặc hoạt động theo những ph-ơng h-ớng nhất định nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp và đúng h-ớng ,uốn nắn những lệch lạc Sử dụng các ph-ơng pháp hành chính đòi hỏi các cấp quản trị phải nắm vững những yêu cầu chặt chẽ sau đây: [...]... 5 I Định nghĩa và vai trò của quan hệ điều khiển phục tùng 5 II Ra quyết định quản lý 8 III Các hình thức điều khiển và sự vận dụng trong quan lý doanh nghiệp 11 Kết luận .13 Tài liệu tham khảo Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN 23 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Quan hệ điều. .. chức xã hội hình thành và vận động theo ý chí của con ng-ời với hình thức đa dạng,cứnghaymềmv có mối quan hệ tương tác th-ờng đ-ợc gọi là liên hệ hữu cơ .Điều đó cho ta thấy mối quan hệ giữa điều khiển-phục tùng là một yếu tố quan trọng nh- thế nào đối với việc sống còn của một doanh nghiệp;Cũng nh- thể hiện bộ mặt của một doanh nghiệp có văn hoá hay không vì khi cấp trên ra quyết định thì cấp d-ới ở đó... cho cấp d-ới về những vấn đề cần l-u ý Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN 19 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Điều khiển bao hàm sự kiểm tra tình hình chấp hành các quyết định và sau đó có thể có quyết định điều chỉnh,bổ sung Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý... đ-ợc chấp hành tốt) - Vạch ch-ơng trình, kế hoạch tổ chức thực hiện, định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định và trình tự thực hiện, định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định và trình tự tiến hành, phân công rõ ai làm? làm gì? thời gian bắt đầu, kết thúc, thực hiện bằng ph-ơng tiện gì Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN 16 Website: http://www.docs.vn... phép sử dụng và phải chịu trách nhiệm Tóm lại,các ph-ơng pháp hành chính là hoàn toàn cần thiết ,không có ph-ơng pháp hành chính thì không thể quản trị kinh doanh có hiệu quả Điều đó t-ơng tự nh- việc quản lý một đất n-ớc mà không có luật pháp thì không làm sao có thể quản lý nổi II Ra quyết định quản lý: đó là khâu quan trọng nhất trong quan hệ điều khiển phục tùng Quan hệ điều khiển - phục tùng, các... quyết định mục đích và ph-ơng châm chung của tổ chức Cán bộ quản lý cấp cơ sở là ng-ời bố trí, sắp xếp công việc hàng ngày để thực hiện mục tiêu và kế hoạch của bộ phận; thậm chí mỗi công nhân trong quá trình làm việc cũng cần lựa chọn đối t-ợng lao động, công cụ lao động, ph-ơng pháp lao động Tóm lại, quyết sách quán triệt mọi mặt, mọi cấp của tổ chức và toàn bộ quá trình hoạt động của Quan hệ điều. .. hạn của mình phải có trách nhiệm về việc sử dụng các quyền hạn đó Đối với quyết định hành chính thì cấp d-ới bắt buộc phải thực hiện không đ-ợc lựa chọn Chỉ ng-ời có thẩm quyền ra quyết định mới có quyền thay đổi quyết định -Ba là các ph-ơng pháp hành chính đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải có quyết định dứt khoát ,rõ ràng,dễ hiểu ,có địa chỉ ng-ời thực Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều. .. huống phát sinh, việc xác định mục tiêu và tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả - Dự kiến ph-ơng án và lựa chọn ph-ơng án tối -u: để giải quyết một vấn đề, có thể có những giải pháp khác nhau, mỗi giải pháp có mặt -u điểm và mặt hạn chế cần đ-a ra ít nhất hai ph-ơng án để xem xét và so sánh mà chọn một ph-ơng án tối -u Nên sử dụng kinh Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong... định và triển khai thực hiện quyết định đ-ợc tóm tắt qua sơ đồ sau: Sơ bộ đề ra nhiệm vụ Ra quyết định Tổ chức thực hiện quyết định Truyền đạt quyết định Thu nhập thông tin Kế hoạch thực hiện Chính thức đề ra nhiệm vụ Chọn tiêu chuẩn đánh giá Kiểm tra tình hình thực hiện Dự kiến các ph-ơng án Lựa chọn ph-ơng án tối -u Điều chỉnh quyết định Tổng kết tình hình thực hiện III Các hình thức điều khiển và. .. hoạch định kế hoạch, là lựa chọn một trong hai ph-ơng án hành động đã đ-ợc chuẩn bị, là thiết lập cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn và nghĩa vụ; so sánh tình hình thực tế với kế hoạch lựa chọn ph-ơng án kiểm tra Điều đó có nghĩa là quyết sách phải quán xuyến các mặt kế hoạch, tổ chức điều khiển Hơn nữa, cán bộ quản lý các cấp của tổ chức đều phải tiến hành quyết sách Cán bộ quản lý ở bậc cao nhất của . vận dụng trong quản lý DN 8 Quan Hệ Điều Khiển-Phục Tùng I. Định nghĩa và vai trò của quan hệ điều khiển-phục tùng: *Quan hệ điều khiển-phục tùng là loại quan hệ chủ yếu trong một tổ chức. có hai loạI quan hệ cơ bản: quan hệ đIều khiển phục tùng và quan hệ phối hợp hợp tác. Nh-ng bàI viết này em muốn đề cập tới loại quan hệ thứ nhất, đó là quan hệ đIều khiển phục tùng. Quá. chức. Khi xác lập các mối quan hệ về tổ chức, cần xác định rõ các yếu tố: nh- quan hệ dọc hay quan hệ ngang; quan hệ lâu dàI, th-ờng xuyên hay quan hệ đột xuất; quan hệ chính thức hay không chính