Đang tải... (xem toàn văn)
2.1. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VA BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA VP UBND TỈNH HƯNG YÊN 2.1.1. Các quy định của UBND tỉnh Hưng yên về soạn thảo và ban hành văn bản Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 Thông tư số 012011TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bỏ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn vè thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính. Thông tư liên tịch số 552005TTLTBNVVPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản hành chính. 2.1.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản của UBND tỉnh Hưng Yên Thẩm quyền kí ban hành văn bản tại UBND tỉnh Hưng Yên được quy định cụ thể, theo đúng Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004. Chủ tịch UBND tỉnh kí : Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Kế hoạch, chương trình công tác. Phó Chủ tịch UBND tỉnh kí: Thông báo, báo cáo, và kí thay Chủ tịch các văn bản của Chủ tịch khi Chủ tịch đi công tác Chánh văn phòng kí: quyêt định, công văn, giấy mời, thông báo, Chánh Văn phòng kí thừa lệnh của Chủ tịch, phó Chủ tịch. Phó chánh Văn phòng ký một số loại văn bản thông thường do bộ phận mình trực tếp quản lí, soạn thảo. 2.1.3. Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản của UBND tỉnh Hưng Yên. Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng đối với các cơ quan hành chinh nhà nước nói chung, UBND tỉnh Hưng yên nói riêng, vì vậy để văn bản soạn thảo đảm bảo chất lượng, mục đích yêu cầu cần phải tiến hành soạn thảo theo một quy trình nhất định, khoa học. UBND tỉnh Hưng Yên đã thực hiện tốt công tác này. Quy trình soạn thảo văn bản của UBND tỉnh Hưng Yên: a. Xác định mục đích giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản Khi dự định ban hành văn bản, trước hết Văn phòng UBND sẽ xác định rõ ràng văn bản đó được ban hành nhằm giải quyết vấn đề, qua đs xác định giới hạn của văn bản, các đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản. Xác định giới hạn của văn bản nghĩa là làm rõ nội dung văn bản dự định ban hành sẽ đề cập đến những vấn đề, mức độ, trọng tâm như thế nào để tránh dài dòng, lan man, dàn trải trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản giúp cho văn bản được giải quyết đúng đối tượng, thẩm quyền. b. Chọn tên loại văn bản Để chọn tên loại văn bản VP UBND tỉnh dựa vào các công văn hành chính hay hướng dẫn, quy định để chọn tên loại văn bản một cách đúng đắn đúng đắn, đúng hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện. Nếu chọn sai tên loại văn bản sẽ dẫn đến mất hiệu lực thi hành, ví dụ nội dung cần đực văn bản hóa bằng một chỉ thị nhưng lại ban hành dưới hình thức công văn hành chính thì sẽ làm giảm tầm quan trọng của văn bản. Vì vậy việc chọn tên loại văn bản chính xác là rất cần thiết. c. Thu thập, xử lí thông tin. Đây là một khâu quan trọng trong quá trình soạn thảo văn bản, góp phần làm cho văn bản soạn thảo đạt chất lượng tốt. Ví dụ trước khi soạn thảo một công văn hành chính các chuên viên sẽ thu thập những thông tin để làm căn cứ và trao đổi. Hoặc khi soạn thảo một báo cáo, các chuyên viên sẽ phải tập hợp đầy đủ các thông tin về sự chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ công tác, về phương hướng, nhiệm vụ, tình hình và kết quả đạt được. Bên cạnh đó, khi soạn thảo văn bản chuyên viên sẽ phải thu thập các thông tin pháp quy quy định về thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản, tổ chức quản lí văn bản… như : Thông tư 012011TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫ về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính, hay Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật… d. Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo Việc soạn thảo văn bản của VP UBND tỉnh bắt đầu bằng việc xây dựng đề cương văn bản, có nghĩa là trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung văn bản. Đề cương văn bản có thể được thể hiện bằng những gạch đầu dòng chi tiết, cụ thể. Sau khi hoàn thành việc xây dựng đề cương văn bản các chuyên viên sẽ viết bản thảo, tức là làm cho những ý tưởng trong đề cương lần lượt được thể hiện trong các câu văn, đoạn văn liên kết chặt ché, logic với nhau. Sau khi thảo xong các chuyên viên sẽ kiểm tra, xem xét lại bản thảo để phát hiện những sai sót và sửa chữa. e. Duyệt bản thảo Bản thảo sau khi thảo xong sẽ được trình lên lãnh đạo phê duyệt. Người duyệt có trách nhiệm xem xét kĩ nội dung bản thảo và có thể sửa chữa nếu xét thấy cần thiết hoặc góp ý với người soạn thảo để người soạn thảo sửa chữa. Nếu không có sai sót thì lãnh đạo ký vào bản thảo đã duyệt đồng thời ấn định số lượng văn bản cần được đánh máy, in ấn . f. Nhân bản văn bản Văn bản sau khi được lãnh đạo phê duyệt sẽ được đem nhân bản để chuẩn bị ban hành. Việc nhân bản tùy theo số lượng văn bản cần được nhân bản theo chỉ đạo của lãnh đạo, có thể thực hiện bằng cách: đánh máy, in, photocopy… g. Hoàn thiện để ban hành văn bản . Sau khi nhân bản văn bản, chuyên viên soạn thảo có trách nhiệm đọc lại, phát hiện những sai sót trong việc nhân bản để sửa chữa kịp thời. Nếu không có sai sót thì văn bản sẽ được chuyển đến bộ phận văn thư. Các chuyên viên văn thư sẽ làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản về mặt thể thức như trình ký văn bản, đóng dấu cơ quan, ghi số, kí hiệu, ngày tháng văn bản… Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND tỉnh Hưng Yên được thể hiện cụ thể qua sơ đồ sau:
LỜI CAM ĐOAN Tôi tên thực công trình nghiên cứu khoa học với tên đê tài: “ Nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn cơng tác quản lí văn đến Văn phịng UBND tỉnh Hưng n” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà nội, ngày 29 tháng năm 2015 Sinh viên thực LỜI CẢM ƠN Để thực hoàn thành đề tài này, trình khảo sat thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ nhiệt tình từ cơ, chú, anh, chị Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên Đồng thời cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới thầy cô, đặc biệt Giảng viên Tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân, cô tận tình hướng dẫn giúp đỡ tơi suốt trình thực đề tài Mặc dù có nhiều cố gắng cịn hạn chế kiến thức nguyên nhân khác nên đề tài tơi cịn nhiều thiếu sót hạn chế Vì vậy, tơi mong nhận lời nhận xét, góp ý, bảo thầy Hội đồng, thầy cô trường Những ý kiến đóng góp thầy giúp tơi nhận thiếu sót cịn tồn tiểu luận để từ tơi có thêm tư liệu, kinh nghiệm để hoàn thành tốt đề tài đường hoc vấn đường nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND Uỷ ban nhân dân VP Văn phòng CV Chuyên viên CT Chủ tịch PCT Phó Chủ tịch LĐVP Lãnh đạo văn phịng VT Văn thư MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .1 LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT 6.Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ UBND TỈNH HƯNG YÊN VÀ TỔNG QUAN VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN 1.1 TỔNG QUAN VỀ UBND TỈNH HƯNG YÊN VÀ VÀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH HƯNG YÊN .5 1.1.1 Giới thiệu chung tỉnh Hưng Yên CHƯƠNG 30 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ CƠNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH HƯNG YÊN 30 3.1 Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn cơng tác quản lí văn đến Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên 30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.2 Nhược điểm 31 3.2 Giải pháp nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn công tác quản lí văn đến VP UBND tỉnh Hưng Yên 32 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC .37 MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Trong hoạt động hành quan nhà nước nói chung, UBND nói riêng khơng thể thiếu văn Bởi văn sở pháp lí để tiến hành giải cơng việc, thực chức năng, nhiệm vụ UBND Do việc nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn quản lí văn đến vơ cần thiết Nhắc đến sọan thảo, ban hành văn quản lí văn UBND nhắc đến Văn phịng Có thể nói Văn phịng có vai trị đặc biệt quan trọng, mặt UBND Nếu văn phòng thực tốt nhiệm vụ soạn thảo, ban hành, quản lí van đến góp phần bảo đảm hoạt động UBND thông suốt Trong nhũng năm gần đây, với phát triển công nghệ thông tin, công tác soạn thảo, ban hành văn quản lí văn ngày nâng cao cịn nhiều văn hành bộc lộ sai sót, nhầm lẫn nội dung văn lệch lạc, thiếu tính khả thi, thể thức văn cịn nhiều hạn chế, ngơn ngữ, văn phong văn thiếu xác, mạch lạc, cơng tác quản lí văn cịn gặp khó khăn, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lí văn cịn hạn chế, khó khăn tìm kiếm, rà sốt, kiểm tra… Điều gây ảnh hưởng khơng nhỏ tới quan hành Là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phịng, tơi có điều kiện để nghiên cứu học tập, tạo điều kiện cho thân hiểu biết sâu chuyên ngành Đồng thời đồng ý UBND tỉnh Hưng Yên Văn phịng UBND tỉnh Hưng n, tơi có điều kiện để tiếp xúc, tìm hiểu thực tế cơng tác văn phòng VP UBND tỉnh Hưng Yên, tơi định chọn đề tài : “ Nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn quản lí văn đến Văn phịng UBND tỉnh Hưng Yên” làm đề tài nghiên cứu khoa học Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đôi tượng nghiện cứu: Nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn cơng tác quản lí văn đến Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên Phạm vi nghiên cứu: Tại VP UBND tỉnh Hưng Yên từ năm 2009- 2014 Mục đích nghiên cứu Trình bày, đánh giá thực trạng cơng tác soạn thảo, ban hành văn cơng tác quản lí văn đến Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên , qua đưa giải pháp để nâng cao hiệu Mục tiêu nghiên cứu - Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn quản lí văn đến VP UBND tỉnh Hưng Yên - Đánh giá thực trạng - Đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn phòng ứng dụng CNTT Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “ Cơng tác hành văn phịng UBND huyện Từ Liêm”, Bùi Thị Nụ, 2009, Hà Nội - Khóa luận tốt nghiệp “ Công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND xã Lai Uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương”, Võ Việt Sang, Bình Dương - Luận văn “ Công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng ủy ban nhân dân thành phố Pleiku” , Nguyễn Mĩnh Phú, 2013, Pleiku Những đề tài cho biết thêm tình hình thực tế cơng tác soạn thảo, ban hành quản lí văn đến số địa phương chưa triệt để đưa ví dụ vào lí luận thực tiễn Đề tài tơi cố gắng nghiên cứu chung sâu vào công tác soạn thảo, ban hành quản lí văn tích cực nghiên cứu giải pháp để nâng cao hiệu công tác VP UBND tỉnh Hưng Yên 6.Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu hồn thành đề tài này, chúng tơi sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau : - Phương pháp khảo sát qua số cán nhân viên văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tìm kiếm, tiếp thu chắt lọc tài liệu có sẵn thư viện trang web uy tín - Phương pháp phân tich tổng hợp: phương pháp áp dụng phổ biến tồn q trình nghiên cứu hồn thành tiểu luận Đóng góp đề tài Đề tài tơi nghiên cứu giúp cho người đọc hiểu thêm UBND tỉnh từ trình hình thành, phát triển đến cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn UBND tỉnh Khơng vậy, tơi cịn làm rõ vấn đề ưu-nhược điểm công tác soạn thảo, ban hành văn quản lí văn đến VP UBND tỉnh Hưng yên Đề tài hoàn thành tài liệu tham khảo cho sinh viên ngành sinh viên có đề tài nghiên cứu Cấu trúc đề tài Đề tài gồm chương : Chương Tổng quan UBND tỉnh Hưng Yên tổng quan soạn thảo văn quản lí văn đến Chương 2: Thực tế công tác soạn thảo, ban hành văn quản lí văn đến VP UBND tỉnh Hưng Yên Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn quản lí văn đến VP UBND tỉnh Hưng Yên CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ UBND TỈNH HƯNG YÊN VÀ TỔNG QUAN VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN 1.1 TỔNG QUAN VỀ UBND TỈNH HƯNG YÊN VÀ VÀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH HƯNG YÊN 1.1.1 Giới thiệu chung tỉnh Hưng Yên 1.1.1.1 Đặc điểm tình hình chung * Vị trí địa ly: Hưng Yên tỉnh thuộc vùng đồng bằng Bắc Bộ, thuộc tam giác kinh tế trọng điểm Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh Hưng Yên nằm toạ độ 20036' 210 vĩ độ Bắc, 105053' 106015' kinh độ Đơng - Phía bắc giáp tỉnh Bắc Ninh; - Phía đơng giáp tỉnh Hải Dương; - Phía tây tây bắc giáp thủ đô Hà Nội ; - Phía nam giáp tỉnh Thái Bình - Phía tây nam giáp tỉnh Hà Nam * Địa hình, khí hậu : tương đối bằng phẳng, khơng có núi, đồi Hưng n thuộc vùng nhiệt đới gió mùa, có mùa đơng lạnh * Về địa giới hành : Hiện Tỉnh Hưng Yên phân chia thành 10 đơn vị hành bao gồm thành phố Hưng Yên huyện: Ân Thi, Khoái Châu, Kim Động, Mĩ Hào , Phủ Cừ, Tiên Lữ, Văn Giang, Văn Lâm, Yên Mĩ Hưng Yên có 161 xã, phường thị trấn: 145 xã: phường: thị trấn với diện tích: đất tự nhiên 923,09 km², với dân số toàn tỉnh 1.128.702 người , mật độ dân số 1.223 người/km² Hưng Yên tỉnh có nguồn lao động dồi dào, có điều kiện địa lý thuận lợi có quốc lộ số chạy qua, nối Hà Nội - Hải Phòng, nằm khu vực trọng điểm tam giác kinh tế Bắc nên Hưng Yên có nhiều ưu để phát triển kinh tế nông nghiệp- công nghiệp - dịch vụ 1.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND tỉnh Hưng Yên 1.1.1.2.1 Chức , nhiệm vụ, quyền hạn a Chức Căn vào Luât Tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Quốc hội, UBND tỉnh Hưng Yên có chức sau: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân tỉnh Hưng Yên bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân tỉnh quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân tỉnh nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm báo cáo tồn hoạt động với HĐND tỉnh, thực chức quản lý nhà nước tất lĩnh vực địa bàn thành phố, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở b Nhiệm vụ, quyền hạn - Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, phát triển ngành, phát triển đô thị nông thôn phạm vi quản lý; - Tham gia với bộ, ngành trung ương việc phân vùng kinh tế; xây dựng chương trình, dự án bộ, ngành trung ương địa bàn tỉnh; tổ chức kiểm tra việc thực nhiệm vụ thuộc chương trình, dự án giao; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; lập dự toán thu, chi ngân sách địa phương; lập phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp trình Hội đồng nhân dân tỉnh định; - Chỉ đạo, kiểm tra quan thuế quan Nhà nước giao nhiệm vụ thu ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế địa bàn tỉnh; - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp tỉnh; tổ chức quản lý nhà nước doanh nghiệp công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn tỉnh theo thẩm quyền; - Chỉ đạo, kiểm tra việc xây dựng thực quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lưới giao thông tỉnh phù hợp với tổng sơ đồ phát triển quy hoạch chương trình giao thơng vận tải trung ương; - Lập quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch; - Quản lý nhà nước loại hình trường, lớp giao địa bàn tỉnh; - Quản lý nhà nước hoạt động văn hố, thơng tin, quảng cáo, báo chí, xuất bản, thể dục thể thao địa bàn tỉnh - Quản lý hoạt động đơn vị y tế thuộc tỉnh cấp giấy phép hành nghề y, dược tư nhân; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực nhiệm vụ, kế hoạch cụ thể phát triển khoa học, công nghệ bảo vệ môi trường; - Bảo đảm an ninh trị, trật tự, an tồn xã hội, xây dựng lực lượng Công an nhân dân; - Tổ chức, đạo, kiểm tra việc thực pháp luật sách dân tộc - Tổ chức, đạo kiểm tra việc thi hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân tỉnh; tổ chức thực công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật tỉnh; 1.1.1.2.2 Sơ đồ cấu tổ chức ( PHỤ LỤC I) Các văn có dấu “ Hỏa tốc” “ Thượng khẩn” “ Khẩn” văn thư phải ưu tiên làm thủ tục tiếp nhận, đăng kí chuyển cho Chánh Văn phịng xử lý Các thành phần thể thức khác: + Địa UBND tỉnh, địa E-mail, website, số điện thoại + Kí hiệu người đánh máy số lượng văn phát hành + Phụ lục văn + Số trang 2.2 THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG UBND TỈNH HƯNG YÊN Văn đến cơng văn, giấy tờ mà VP UBND tỉnh nhận từ nơi gửi đến Hàng ngày VP UBND tỉnh nhận nhiều văn đến cơng tác quản lí giải văn đến trọng, đảm bảo để cơng việc đươc hồn thành nhanh chóng, kịp thời * Sơ đồ quy trình tổ chức quản lí giải văn đến UBND tỉnh Hưng Yên: Trách nhiệm thực Trình tự thực Văn thư Tiếp nhận văn đến Trưởng phòng HC- TC Phân chuyển sơ Văn Chánh Văn phòng UBND Phân chuyển văn đến 25 Lãnh đạo UBND Chỉ đạo giải Văn phòng Lưu y kiến lãnh đạo Trưởng đơn vị Phân cơng xử lí văn Chun viên phân cơng Xử lí văn Chun viên phân công Mở hồ sơ công việc cập nhật Quy trình giải văn đến UBND tỉnh tuân theo trình tự quy định Điều 12, nghị định 110/2004/NĐ-CP Trình tự cụ thể sau: 2.2.1 Tiếp nhận, đăng ki văn đến Tiếp nhận văn đến: Mỗi ngày UBND tỉnh tiếp nhân nhiều văn đến, bao gồm nhiều văn quan khác nhu: Cơ quan cấp trên( văn đạo Chính phủ….) , quan ngang cấp( UBND tỉnh Hải Dương, UBND tỉnh Bắc Ninh, UBND tỉnh Thái Bình, UBND tỉnh Hà Nam) , quan cấp dưới( UBND huyện Kim Động, UBND huyện Khoái Châu, UBND huyện Mĩ Hào…) Văn chuyển đến bằng nhiều đường khác : Bưu điện, văn thư quan khác đưa tới với nhiều loại : Quyết định, Công văn, Chỉ thị, Báo cáo, Nghị quyết… Việc tiếp nhận văn đúng, xác từ đầu giúp cho cơng tác quản lí văn đến UBND tỉnh đạt hiệu cao Bóc bì, phân loại văn bản: cơng việc quan trọng, địi hỏi xác, tỉ mỉ cao Sau tiếp nhận văn bản, cần tiến hành bóc bì, phân loại 26 văn Văn bóc bì văn ghi tên quan, gửi chung cho tồn quan Văn khơng bóc bì văn ngồi bì ghi tên Chủ tịch, phó Chủ tịch, Chánh văn phịng, Phó chánh văn phịng, tên phòng ban, cá nhân UBND Văn khơng phải đăng kí : thư từ riêng, sách báo, tạp chí, tin Sau bóc bì, phân loại, nhân viên văn thư đóng dấu văn bản, ghi số đến, ngày đến, kí hiệu văn Số đến văn đánh liên tục từ 01 ngày năm, số cuôi văn đến ngày cuôi văn đến năm, đánh bằng số Ả rập Văn đến ngày ghi ngày Mẫu dấu VP UBND tỉnh Hưng Yên: ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HUNG YÊN ĐẾN Số:…………………… Ngày: ……………… Đăng kí văn đến: Văn đến đăng kí theo 03 loại sổ sau: - Sổ đăng kí cơng văn đến quan Trung ương Tỉnh khác gửi đến - Sổ đăng kí cơng văn đến Tỉnh( gồm huyện, xã địa bàn tỉnh) - Sổ đăng kí đơn thư khiếu nại, tố cáo Mẫu bìa sổ đăng kí “cơng văn đến” UBND tỉnh Hưng n: Tên quan chủ quản:…………… Tên đơn vị : …………… SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN Năm : …… Từ ngày ……đến ngày …… 27 Từ số ……đến số …… Quyển số : …… Phần đăng kí văn đến bên gồm 09 cột : Ngày đến ; Số đến ; Nơi gửi văn đến ; Ngày tháng văn ; Số kí hiệu văn ; Tên loại trích yếu nội dung văn ; Đơn vị, người nhận văn ; Kí nhận ; Ghi Cụ thể mẫu đăng kí văn bên trình bày sau : Tên loại Ngày tháng đến (1) Số đến (2) Nơi gửi Ngày Số kí trích văn tháng hiệu yếu nội đến (3) văn văn (4) dung văn (6) (5) Đơn vị, người Kí Ghi nhận văn nhận (8) (9) (7) 2.2.2 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng kí cần trình lên lãnh đạo để xem xét, đạo giải Sau văn chuyển giao đến quan, cá nhân để giải theo ý kiến lãnh đạo Việc chuyển giao văn đến cần đảm bảo nhanh chóng, kip thời, xác, đối tượng Mẫu sổ chuyển giao văn đến UBND tỉnh Hưng Yên : Ngày tháng (1) Số văn Nội dung văn (2) (3) Kí nhận Ghi (4) (5) 2.2.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn Lãnh đạo UBND có trách nhiệm đạo giải nhanh chóng, kịp thời văn đến Các phó Chủ tịch giao đạo giải văn đến theo ủy nhiệm Chủ tịch UBND văn đến thuộc thẩm quyền, lĩnh vực phân công phụ trách 28 Chủ tịch UBND giao cho Chánh văn phịng thực cơng việc như: xem xét tồn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; phân văn đến cho đơn vị, cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc giải văn đến Nhìn chung, UBND tỉnh Hưng Yên có phối hợp chặt chẽ việc đạo, giải quyết, nhiên tiến độ giải văn đến tiến hành chậm * TIỂU KẾT: Như VP UBND tỉnh Hưng Yên thực tốt công tác soạn thảo Việc ban hành văn quản lí văn đến dựa theo quy định văn pháp lí cụ thể Về công tác soạn thảo ban hành văn , hằng năm UBND tỉnh ban hành khối lượng lớn văn bản, có có phân công thẩm quyền phối hợp chặt chẽ ban lãnh đạo việc kí ban hành văn Văn soạn thảo đầy đủ thành phần thể thức trình bày theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định thể thức, kĩ thuật trình bày văn Quy trình soạn thảo văn VP quy định rõ ràng Về công tác quản lí văn đến, văn đến xử lí theo trình tự cụ thể: Tiếp nhận, đăng kí văn đến; trình, chuyển giao văn giải văn đến 29 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ CƠNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH HƯNG YÊN 3.1 Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn cơng tác quản lí văn đến Văn phịng UBND tỉnh Hưng n 3.1.1 Ưu điểm Cơng tác soạn thảo, ban hành văn Nhìn chung, năm gần đây, công tác soạn thảo ban hành văn VP UBND tỉnh Hưng Yên trọng không ngừng nâng cao Hằng năm UBND ban hành số lượng lớn văn bản, Văn phòng UBND xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật, soạn thảo ban hành văn theo thẩm quyền Văn phòng đạo phòng thực soạn thảo văn trình tự quy định thông tư số 01/2011/TT-BNV thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn Bên cạnh đó, việc ban hành văn thực trình tự thẩm quyền quy định Luật Ban hành văn HĐND UBND năm 2004 Các văn trước ký lãnh đạo văn phòng thẩm định kiểm tra kĩ Thêm vào đó, thẩm quyền ký văn bản, ký thay, ký thừa lệnh… ban lãnh đạo thực đúng, nghiêm túc theo quy định Về đánh máy, nhân VP UBND thực cơng việc 100% bằng máy tính, máy in, máy photocopy, nhờ tiết kiệm thời gian nâng cao hiệu chất lượng công việc Tóm lại cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND thực tốt, theo quy trình chặt chẽ, có nhiều tiến nội dung, hình thức trình tự ban hành Cơng tác quản lí văn đến: 30 Nhìn chung việc quản lí văn đến VP UBND tỉnh thống nhất, tuân thủ theo quy định đạt kết định Đặc biệt VP UBND tỉnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác quản lí văn đến, thay cho sổ sách rườm rà, nhờ việc quản lí tìm kiếm trở lên nhanh chóng, dễ dàng Các văn mật UBND tỉnh quản li nghiêm túc, chặt chẽ 3.1.2 Nhược điểm Công tác soạn thảo, ban hành văn bản: - Về nội dung : Nội dung số văn tính khả thi cịn hạn chế - Về thể thức văn : Mặc dù VP UBND tỉnh trọng tới việc nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn bản, VP số chuyên viên tư tưởng ngại học tập trau dồi kiến thức, khơng tự giác tìm hiểu để nâng cao công tác soạn thảo văn bản, không hiểu rõ hết quy định thể thức trình bày văn hành nên việc soạn thảo văn gặp lỗi sai thể thức sau : TL CHỦ TỊCH TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG CHÁNH VĂN PHÒNG ( sai) (đúng) UBND TỈNH HƯNG YÊN UBND TỈNH HƯNG YÊN VĂN PHÒNG VĂN PHÒNG (Sai) ( đúng) Bên cạnh cịn có lỗi sai khoảng cách dòng đoạn đoạn chưa - Về việc ban hành văn bản: việc ban hành văn VP UBND tỉnh vài bất cập, việc ban hành tiến hành chậm Tuy nhiên số văn bản, yêu cầu cơng việc cần phải giải nhanh chóng nên chất lượng văn cịn nhiều hạn chế Cơng tác quản lí văn đến: 31 - Việc chuyển giao giải văn đến VP UBND tỉnh cịn tiến hành chậm - Theo ngun tắc việc bóc bì văn đến phải dùng kéo cắt để đảm bảo cho văn không bị nhàu, rách, nhiên nhân viên văn thư dùng tay bóc - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lí văn đến bước đầu, chưa đem lại hiệu cao 3.2 Giải pháp nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn cơng tác quản lí văn đến VP UBND tỉnh Hưng Yên Dựa thực tiễn công tác soạn thảo, ban hành văn công tác quản lí văn đến VP UBND tỉnh, tơi xin đưa số giải pháp sau: 3.2.1 Về mặt nhận thức - Chú trọng đào tạo đội ngũ cán văn phòng : VP UBND tỉnh cần trọng việc nâng cao nhận thức, xây dựng đội ngũ văn phịng giỏi chun mơn nghiệp vụ Lãnh đạo VP UBND cần xây dựng chương trình đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng cán chuyên mơn nghiệp vụ Có chế độ khuyến khích cán thực tốt nhiệm vụ - Cá cán bộ, đơn vị phân công soạn thảo, ban hành, quản lí văn phải thực hướng dẫn văn quy định pháp luật Nhà nước - Các cán làm công tác soạn thảo, ban hành văn quản lí văn cần sẵn sàng học hỏi, tự tìm hiểu, tự nâng cao trình độ chun mơn mình, cần chủ động việc cập nhật quy định cơng tác soạn thảo, ban hành quản lí văn 3.2.2 Đảm bảo thể thức, kĩ thuật trình bày văn , trình tự thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND tỉnh cần tiến hành tiêu chuẩn hóa văn mình, thống thể thức để đảm bảo tính thống văn hành Đồng thời cần có quy định cụ thể trình tự thủ tục xây dựng ban hành văn Cơ quan soạn thảo cần ý soạn thảo, ban hành theo quy định, tránh trường hợp vội vàng nên bỏ qua số trình tự 32 3.2.3 Đảm bảo nội dung văn Nội dung thành phần quan trọng văn bản, ngồi việc trọng đến hình thức, tính mục đích, tính khoa học tính đại chúng tính khả thi văn cần đảm bảo Một văn xây dựng, ban hành khơng có tính khả thi hay tính khả thi hạn chế không công nhân thực Tuy nhiên khơng thể coi thường mặt hình thức có nghĩa cần kết hợp hài hòa hai mặt nội dung hình thức văn Văn phong, ngơn ngữ cần xác,rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn, nhuần nhuyễn, phong cách ngơn ngữ hành 3.2.4 Nâng cao cơng tác kiểm tra xử lí văn làm sai quy định Công tác kiểm tra xử lí văn sai quy định cần thiết Lãnh đạo VP cần thường xuyên kiểm tra cơng tác phân cơng soạn thảo, quản lí văn cho ý kiến đạo Nhờ việc kiểm tra lãnh đạo phát giải kịp thời văn sai quy định, trái pháp luật Đối với văn vi phạm, cần nghiêm khắc xử lí, bãi bỏ văn bản… 3.2.5 Tăng cường đại hóa trang thiết bị, phương tiện văn phịng, ứng dụng công nghệ thông tin công tác soạn thảo, ban hành văn công tác quản lí văn Hiện đại hóa trang thiết bị, đẩy mạnh tin học hóa vơ cần thiết, hữu hiệu, giúp nâng cao hiệu công việc, việc soạn thảo văn đẹp hình thức, việc quản lí văn trở lên dễ dàng, thuận lợi VP UBND cần trang bị thay số phương tiện phục vụ cho công tác soạn thảo, ban hành, quản lí văn Đồng thời cần liên tục cập nhật phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu công việc * TIỂU KẾT: Như công tác soạn thảo, ban hành quản lí văn đến VP UBND tỉnh Hưng yên có nhiều ưu điểm, bên cạnh có khơng nhược điểm Văn phịng UBND tỉnh cần có nâng cao, trọng hơn, có biện pháp phát huy ưu điểm giải pháp khắc phục 33 nhược điểm để phát huy tốt vai trò Văn phòng UBND tỉnh Hưng yên 34 KẾT LUẬN Trong trình hoạt động UBND nói chung, UBND tỉnh Hưng Yên nói riêng Văn phịng ln giữ vai trị quan trọng , coi mặt UBND Căn vào nhiệm vụ, chức Văn phịng khẳng định việc nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn quản lí văn đến vơ cần thiết giúp Văn phịng thực tốt nhiệm vụ mình, phục vụ đắc lực cho UBND tỉnh Trong năm gần VP UBND tỉnh Hưng Yên thực tốt công tác soạn thảo Văn đa số đảm bảo nội dung hình thức văn Việc quản lí văn thực theo trình tự rõ ràng Tuy nhiên bên cạnh kết thu việc soạn thảo, quản li văn đến VP UBND tỉnh khơng thể phủ định hạn chế vãn tồn Do nhiệm vụ đặt cho VP UBND cần có nâng cao, trọng hơn, có biện pháp phát huy ưu điểm giải pháp khắc phục nhược điểm để phát huy tốt vai trò Văn phòng UBND tỉnh Hưng yên Sau thời gian tìm tịi nghiên cứu qua sách sở kiểm nghiệm thực tế công tác soạn thảo, ban hành văn quản lí văn VP UBND tỉnh Hưng Yên, đề tài thực trạng, ưu điểm, hạn chế, đồng thời đưa vài đề xuất để nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn quản lí văn VP Do giải pháp mà tơi đề xuất hi vọng đóng góp phần việc nâng cao hiệu soạn thảo, ban hành quản lí văn đến VP UBND tỉnh Hưng Yên Do khuôn khổ viết nên chắn khơng khỏi thiếu thiếu sót, mong nhận góp ý thầy 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Website tỉnh Hưng Yên : http://hungyen.gov.vn/Pages/default.aspx Lịch sử Đảng tỉnh Hưng Yên( Nhà xuất Chính trị Quốc gia) Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng n Lí luận phương pháp cơng tác văn thư, Vương Đình Quyền, Nhà xuất Đại học Quốc Gia, Hà Nội, 2006 Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Cơng tác hành văn phịng UBND huyện Từ Liêm”, Bùi Thị Nụ, 2009, Hà Nội Khóa luận tốt nghiệp “ Cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND xã Lai Uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương”, Võ Việt Sang, Bình Dương Luận văn “ Cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng ủy ban nhân dân thành phố Pleiku” , Nguyễn Minh Phú, 2013, Pleiku 36 PHỤ LỤC Phụ lục I: Cơ cấu tổ chức UBND tỉnh Hưng Yên Phụ lục II: Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên Phụ lục III: Quy trình soạn thảo ban hành văn VP UBND tỉnh Hưng Yên Phụ lục IV: Quy trình quản lí văn đến VP UBND tỉnh Hưng Yên Phụ lục V: Một số văn UBND tỉnh Hưng Yên 37 ... SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN TẠI VĂN PHỊNG UBND TỈNH HƯNG YÊN 3.1 Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn công tác quản lí văn đến Văn phịng UBND tỉnh. .. cho UBND tỉnh 12 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG UBND TỈNH HƯNG YÊN 2.1 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VA BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA VP UBND. .. VP UBND tỉnh Hưng Yên CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ UBND TỈNH HƯNG YÊN VÀ TỔNG QUAN VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN 1.1 TỔNG QUAN VỀ UBND TỈNH HƯNG YÊN VÀ VÀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH HƯNG YÊN 1.1.1