BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG Nguồn tham khảo : Đề tài nghiên cứu xây dựng “Bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ, tài liệu làm cơ sở cho việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn bổ sung vào Kho Lưu trữ thành phố, Lưu trữ UBND quận, huyện, UBND phường, xã. STT TÊN TÀI LIỆU VÀ HỒ SƠ THỜI HẠN BẢO QUẢN GHI CHÚ 01 02 03 04 05 KHỐI I TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP A Tài liệu của cấp ủy lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động của HĐND và UBND Phường Nghị quyết của cấp ủy về việc lãnh đạo quản lý của HĐND và UBND Phường trên các mặt đời sống xã hội. Nghị quyết của cấp ủy về từng mặt công tác quản lý Nhà nước của UBND Phường qua các nhiệm kỳ. Báo cáo đánh giá sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy đối với hoạt động của HĐND và UBND Phường qua các nhiệm kỳ. B Hoạt động của HĐND Phường 1 Tổ chức bầu cử các nhiệm kỳ của HĐND Tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, cấp trên về công tác bầu cử. Lâu dài Ngắn hạn Lâu dài Lâu dài (HS nguyên tắc) Ngắn hạn 06 07 08 09 10 11 Kế hoạch bầu cử. Danh sách ứng cử viên, hồ sơ ứng cử viên. Danh sách cử tri. Kết quả bầu cử. Đánh giá chung kết quả bầu cử. Hồ sơ giấy tờ khác liên quan đến cuộc bầu cử. 2 Hoạt động của Hội đồng nhân dân Hồ sơ kỳ họp thứ nhất mỗi khóa HĐND. a Chương trình kỳ họp thứ nhất của khóa HĐND mới được bầu. b Báo cáo kết quả bầu cử của Hội đồng bầu cử. c Báo cáo kiểm điểm nhiệm kỳ của HĐND khóa trước. d Bảng tổng hợp ý kiến của cử tri trước khi tiến hành bầu cử đại biểu HĐND. đ Biên bản kết quả bầu cử các chức danh, chủ tịch, Phó chủ tịch, Hội đồng nhân dân,chủ tịch, Phó chủ tịch và các thành Lâu dài Lâu dài Lâu dài Lâu dài Ngắn hạn Lâu dài (giấy tờ linh tinh) 12 13 14 viên UBND. e- Nghị quyết thông qua phương hướng phát triển kinh tế - xã hội của phường trong khóa HĐND mới Hồ sơ kỳ họp tiếp sau của khoá HĐND mới được bầu. a Báo cáo, phương hướng, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội trong năm do UBND trình bày. b Báo cáo kiểm điểm hoạt động của HĐND trong 1 năm. c Nghị quyết về các chương trình, mục tiêu cần thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện các chương trình mục tiêu trong từng kỳ họp. Hồ sơ kỳ họp cuối cùng của một khoá HĐND. a Chương trình kỳ họp. b Báo cáo tổng kết hoạt động của HĐND trong một nhiệm kỳ. Hồ sơ giấy tờ khác phản ảnh hoạt động của HĐND trong 1 khóa (giấy tờ linh tinh). C Hoạt động quản lý điều hành chung của UBND Phường Vĩnh viễn Lâu dài Lâu dài Lâu dài Ngắn hạn 15 16 17 18 19 20 1- Công tác thống kê điều tra cơ bản Tài liệu điều tra cơ bản xã hộI học (đời sống dân cư, nguồn gốc dân cư, nơi ăn ở, sinh hoạt, sức khoẻ, nguyện vọng, nghề nghiệp, tôn giáo v.v…) Tài liệu điều tra dân số và lao động phục vụ cho giải quyết lao động, công ăn, việc làm. Tài liệu điều tra cơ bản về nhà ở, đất ở. Tài liệu điều tra các hoạt động sản xuất – kinh doanh, hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn (theo mẫu, theo yêu cầu của các cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và của bản thân địa phương). 2 Công tác qui hoạch phát triển kinh tế - xã hội và trật tự - an ninh quốc phòng Bản đồ qui hoạch phát triển kinh tế - xã hội (dân cư, kết cấu hạ tầng, ngành nghề, đô thị…) Kế hoạch bảo vệ an ninh quốc phòng (báo cáo đặc điểm dân cư trên địa bàn, biện pháp bảo đảm an ninh quốc phòng, phòng chống bạo loạn) 3 Hoạt động điều hành (vận hành UBND Phường) Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Lâu dài Vĩnh viễn Vĩnh viễn 21 22 23 24 25 26 Chương trình kế hoạch công tác năm, 6 tháng của UBND Phường (trên cơ sở Nghị quyết của HĐND thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trong mỗi kỳ họp đầu năm HĐND) Các văn bản liên quan đến việc triển khai thực hiện kế hoạch, chương trình công tác năm, 6 tháng của phường (văn bản chỉ đạo của Quận, văn bản phường chỉ đạo tổ dân phố, các ban, ngành liên quan) Văn bản chỉ đạo xử lý các tình huống của cấp trên, của bản thân UBND Phường về việc tổ chức thực hiện các chương trình, mục tiêu, các dự án, các văn bản luật, văn bản pháp qui tại địa phương. Báo cáo sơ kết, tổng kết công tác 6 tháng, năm của UBND Phường (trình HĐND) Báo cáo sơ kết, tổng kết việc thực hiện các chương trình, mục tiêu, các dự án, các văn bản pháp luật, văn bản pháp qui cấp trên tại địa phương. Tập lưu công văn đến và đi (trong đó có lưu các quyết định của UBND phường về các công việc theo chức năng, nhiệm vụ của UBND phường) KHỐI II NỘI CHÍNH Lâu dài Lâu dài Lâu dài Lâu dài Lâu dài Lâu dài 27 28 29 30 31 32 33 34 A Tổ chức bộ máy, biên chế, nhân sự Qui chế tổ chức hoạt động của UBND Phường. Quyết định về việc thành lập và nhân sự của các Tổ dân phố. Quyết định về việc thành lập và nhân sự trong việc tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu. Hồ sơ nhân sự. a Sơ yếu lý lịch. b QĐ nâng lương, chức vụ (do trên QĐ). c Quyết định kỷ luật, khen thưởng. B Công tác tư pháp 1 Hộ tịch Sổ bộ đăng ký sinh. Sổ bộ đăng ký kết hôn. Sổ bộ đăng ký tử. Hồ sơ liên quan đến việc đăng ký sinh, kết hôn, khai tử a- Hồ sơ khai sinh (giấy chứng sinh, mẫu tờ khai đăng ký) Lâu dài Ngắn hạn Ngắn hạn Ngắn hạn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Lâu dài Ngắn hạn 35 36 37 38 39 40 b- Hồ sơ đăng ký kết hôn (mẫu tờ khai đăng ký kết hôn của hai vợ chồng, giấy chứng nhận sức khoẻ, bản án toà án, giấy chứng tử (nếu có). c- Hồ sơ đăng ký khai tử (tờ khai giấy báo tử các nơi gởi về). 2 Công tác hòa giải Hồ sơ liên quan đến hòa giải. Sổ ghi biên bản hòa giải thành. Sổ ghi biên bản hoà giải không thành chuyển các ngành chức năng (có tính chất theo dõi). Hồ sơ giấy tờ khác có liên quan đến hoạt động chuyên môn (tác nghiệp) tư pháp. C Công tác công an Kế hoạch bảo đảm an toàn trật tự xã hội trên địa bàn Phường. Các loại sổ. a Sổ KV1- Báo cáo tình hình hàng ngày. Ngắn hạn Ngắn hạn Ngắn hạn Lâu dài Ngắn hạn Ngắn hạn Vĩnh viễn Lâu dài 41 42 43 44 45 b Sổ KV2- Nhân hộ khẩu. c Sổ các đối tượng cần quản lý HS, KT, CT, VH (kèm theo hồ sơ có liên quan đến các đối tượng). Biên bản vi phạm trật tự an toàn xã hội và các quyết định xử lý (loại phạm pháp về hình sự chuyển lên cấp trên xử lý) Báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, năm hoạt động quản lý trật tự trị an Kế hoạch và báo cáo về việc bảo vệ an toàn theo các chuyên đề (Lễ, tết, bầu cử, viếng thăm của các đoàn cấp cao, nước ngoài …). D Quân sự 1 Sổ cái các loại Sổ theo dõi quản lý hạ sĩ quan, binh sĩ thuộc quân dự bị Sổ theo dõi quản lý sĩ quan dự bị Vĩnh viễn Vĩnh viễn Ngắn hạn Lâu dài Lâu dài Vĩnh viễn Vĩnh viễn 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 Sổ theo dõi quản lý dân quân tự vệ Sổ theo dõi quản lý các thanh niên trong độ tuổi NVQS (18 - 27) Sổ đăng ký thanh niên độ tuổi 17 Sổ theo dõi thanh niên đào bỏ ngũ, chống lệnh tuyển quân (3 chống : chống khám sức khoẻ, chống đăng ký, chống nhập ngũ) 2 Kế hoạch Tuyển quân. Huấn luyện. Diễn tập. Công tác phối hợp tác chiến. 3 Báo cáo Báo cáo công tác tuyển quân hàng năm. Báo cáo sơ kết, tổng kết về công tác bảo vệ an ninh quốc phòng. Vĩnh viễn Lâu dài Lâu dài Lâu dài Lâu dài Lâu dài Lâu dài Lâu dài Lâu dài Vĩnh biễn 56 57 58 59 60 61 62 63 Quyết định của UBND Phường công nhận lực lượng dân quân tự vệ bổ sung cho những người quá tuổi. E Thanh tra Sổ đăng ký các thư tố cáo, khiếu nại của dân liên quan đến cán bộ nhân viên Nhà nước, liên quan đến văn bản do Nhà nước ban hành làm thiệt hại đến quyền lợi của dân. Văn bản kháng nghị của Viện kiểm sát quận về những văn bản ban hành sai trái của UBND Phường, công an, phường đội và các văn bản liên quan đến việc sửa chữa các văn bản sai trái. Hồ sơ giấy tờ khác có liên quan đến thanh tra. G Công tác địa giới hành chính Bản đồ địa giới hành chính Phường (bản đồ tổng quát). Bản đồ giáp ranh - Bản đồ cắt góc phóng to vùng giáp ranh. Biên bản xác định cột mốc đường ranh giới. Hồ sơ giấy tờ khác có liên quan đến địa giới hành Ngắn hạn Lâu dài Lâu dài Ngắn hạn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Lâu dài [...]... duyệt, Sổ bộ (quí, 6 tháng, năm – luôn thay đổi) Lâu dài C .- Tiểu thủ công nghiệp, thương nghiệp Danh sách các hộ kinh doanh 69 Mẫu biểu báo cáo thống kê 70 Lâu dài Ngắn hạn KHỐI IV .- QUẢN LÝ ĐÔ THỊ, NHÀ Ở, ĐẤT Ở Qui hoạch QLĐT (thuộc hồ sơ khối HC - tổng hợp) Hồ sơ giấy tờ khác có liên quan đến quản lý đô thị 71 72 B .- Quản lý nhà ở, đất ở Hồ sơ chứng nhận chủ sở hữu, quyền sử dụng đất, giấy phép xây... B .- Lao động – thương binh xã hội 78 79 80 81 1 .- Lao động – thương binh Danh sách lao động trên cơ sở danh sách nhân hộ khẩu của công an Phường Các loại sổ về thương binh xã hội (5 loại sổ) a .- Sổ hưu trí b .- Sổ liệt sĩ c .- Sổ thương, bệnh binh d .- Sổ gia đình có công CM đ .- Sổ tuất, tai nạn công nhân viên chức Lâu dài Ngắn hạn Vĩnh viễn Hồ sơ xin được hưởng, tăng, khiếu nại về các khoản trợ cấp. ..chính ( hồ sơ tranh chấp địa giới hành chính nếu có) KHỐI III .- KINH TẾ A .- Tài chính, ngân sách 64 65 66 Dự toán ngân sách hàng năm Báo cáo quyết toán ngân sách Số sách, chứng từ thu, chi B .- Thuế (do ngành dọc quản lý) Lâu dài Lâu dài (theo thời hạn qui định của Bộ Tài chính) 67 Quyết định của UBND thành lập các đoàn hỗ trợ thu thuế Ngắn hạn 68 Hồ sơ duyệt, Sổ bộ (quí, 6 tháng,... viễn bản kê biên của Tòa án 74 Hồ sơ mua bán sang nhượng - Phường chứng theo Lâu dài yêu cầu của công chứng Thành phố C .- Môi sinh, môi trường 75 76 Đơn từ của dân kiện cáo về môi sinh, môi trường do các đơn vị sản xuất kinh doanh gây ra hoặc do dân cư trú trên địa bàn gây ra KHỐI V .- VĂN HÓA - XÃ HỘI Ngắn hạn Ngắn hạn A .- Văn hoá – thông tin Sổ theo dõi hoạt động dịch vụ - văn hoá trên địa bàn (Vidéo,... viễn 2 .- Cứu tế - xã hội cứu tế, trợ giúp của Phường 82 Kế hoạch xóa đói giảm nghèo Lâu dài Danh sách các hộ được cấp cho vay vốn (sổ theo dõi cho vay vốn) 83 84 Báo cáo sơ kết, tổng kết hàng năm về việc xóa đói Lâu dài giảm nghèo, cho vay vốn 3.-Phòng chống tệ nạn xã hội Lập kế hoạch, phương hướng Lâu dài 85 86 87 88 Danh sách phân loại các tệ nạn xã hội a .- Phạm pháp b .- Hư hỏng c .- Mại dâm d .- Ma... hỏng c .- Mại dâm d .- Ma túy - Mê tín dị đoan Ngắn hạn Lâu dài Báo cáo sơ kết, tổng kết về việc phòng chống các tệ Lâu dài nạn xã hội Vĩnh viễn C .- Giáo dục Sổ điều tra cơ bản về giáo dục theo các hạng tuổi a- 0 đến 6 tuổi b- 6 đến 11 tuổi c- 11 đến 35 tuổi 89 Danh sách trẻ em thất học, bỏ học Lâu dài Danh sách xóa nạn mù chữ từ 18 đến 35 tuổi 90 Bảng theo dõi trường lớp của Phường (để theo dõi sự phát... lớp qua các thời gian khác Vĩnh viễn nhau) Báo cáo tổng kết năm học của hoạt động giáo dục D .- Công tác y tế Sổ theo dõi dân thường trú trong Phường để làm kế 91 hoạch chăm sóc sức khỏe ban đầu 92 Danh sách theo dõi các đối tượng được trợ cấp tiền Ngắn hạn viện phí 93 94 Danh sách nữ trong diện sinh đẻ (để vận động thực hiện kế hoạch hóa gia đình) Đ .- Chữ thập đỏ Lâu dài Lâu dài Lâu dài Bảng thống kê... chữ thập đỏ 95 96 Kế hoạch hoạt động về các mặt mở lớp dạy nghề của Lâu dài hội từ thiện, môi trường môi sinh, phòng chống bệnh xã hội, phòng bệnh dịch … Báo cáo kết quả hoạt động hàng năm Ngắn hạn 97 Ngắn hạn 98 Lâu dài 99 Lâu dài 100 Lâu dài  . BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG Nguồn tham khảo : Đề tài nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ, tài liệu làm cơ. UBND phường, xã. STT TÊN TÀI LIỆU VÀ HỒ SƠ THỜI HẠN BẢO QUẢN GHI CHÚ 01 02 03 04 05 KHỐI I TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP A Tài liệu của cấp ủy lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động của HĐND và UBND Phường Nghị. hôn. Sổ bộ đăng ký tử. Hồ sơ liên quan đến việc đăng ký sinh, kết hôn, khai tử a- Hồ sơ khai sinh (giấy chứng sinh, mẫu tờ khai đăng ký) Lâu dài Ngắn hạn Ngắn hạn Ngắn hạn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh