PHẦN I CỞ SỞ PHÁP LÝ VÀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN: “TÀI LIỆU”, “VĂN BẢN” “TÀI LIỆU LƯU TRỮ”, “HỒ SƠ” VÀ “LẬP HỒ SƠ” Khái niệm “Tài liệu” “Văn bản” Hiện có nhiều định nghĩa cách giải thích khái niệm “tài liệu” Theo Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Qc Hội Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam “Lưu trữ”, khái niệm tài liệu đinh nghĩa giải thích sau: Tài liệu: vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân.Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học; nghệ thuật, sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Tuy nhiên, theo cách hiểu phổ biến số nước tiến tiến, đặc biệt theo Tiêu chuẩn quốc tế (ISO 5489-1 “Thông tin hệ thống tài liệu”), khái niệm“ Tài liệu” (document) định nghĩa sau : Tài liệu “là thông tin ghi lại đối tượng xử lý đơn vị-một thể thống nhất” Định nghĩa sử dụng để quản lý hồ sơ, tài liệu Canada Ví dụ, Báo cáo “Chính sách q trình thu thập, tiêu chuẩn bảng giải thuật ngữ quan Lưu trữ thành phố Toronto-Canada” thuật ngữ “tài liệu -document” định nghĩa sau : “ Là đơn vị thông tin ghi lại không phụ thuộc vào hình thức vật mang” (A unit of recorded information regardless of form and media) Với cách định nghĩa đây, khái niệm tài liệu hiểu rộng Trong giảng này, tác giả dùng theo định nghĩa Luật lưu trữ Việt Nam Để làm sáng tỏ định nghĩa “Tài liệu”, cần làm rõ thêm khái niệm “Văn bản” (Record) Khái niệm “Văn bản” (theo ISO 5489-1 “Thông tin hệ thống tài liệu”), hiểu là: Một tài liệu lập nhận q trình tiến hành cơng việc hợp pháp người tổ chức bảo quản, trì người tổ chức với mục đích làm chứng để tham khảo tương lai” Khái niệm “tài liệu lưu trữ”: Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp Khái niệm “hồ sơ”: Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Phân tích nội dung định nghĩa hồ sơ cho thấy: + Hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc Ý khẳng định hồ sơ sản phẩm tồn q trình giải cơng việc khơng phải sau công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với bó, gói chờ có đợt chỉnh lý đưa để lập thành hồ sơ + Công việc lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân Cả hai ý : Hồ sơ sản phẩm trình giải cơng việc Có nghĩa hồ sơ bắt đầu hình thành từ thời điểm cơng việc bắt đầu Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu (có thể hiểu đã) hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ mà q trình tập hợp, xếp cơng văn giấy tờ thành hồ sơ (tài liệu hình thành đến đâu phải lập đến đó) Thống quan điểm khơng có ý nghĩa học thuật mà quan trọng để đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tiến hành công tác kiểm tra, tra công tác lập hồ sơ nước ta Bởi nêu trên, thực tiễn chưa nhận thức thống chất khái niệm hồ sơ nên có quan niệm cho rằng: “lập hồ sơ công việc cuối công tác văn thư quan, thực sau vấn đề, việc đề cập văn có liên quan giải xong, thường vào dịp cuối năm, kết thúc năm công tác quan, chuẩn bị bước sang năm với chương trình kế hoạch cơng tác mới” Hồ sơ “khái niệm phân loại; phân loại văn hình thành hoạt động quan, cá nhân theo vấn đề, việc đặc điểm khác văn bản”, có hồ sơ hành, có hồ sơ lập lưu trữ quan lưu trữ lịch sử, điều dẫn đến chấp nhận thực trạng phần lớn cán bộ, công chức phần hành nước ta không thực nhiệm vụ lập hồ sơ công việc thuộc chức trách giao Chỉ quan cá nhân có thẩm quyền (có chức nhiện vụ thực thi công việc) phép lập hồ sơ tương ứng, không phép làm sai lệch hồ sơ trình lập hồ sơ Kết phân tích cho thấy khái niệm hồ sơ hành khái niệm không phản ánh chất cơng tác văn thư, lưu trữ Vì vậy, dùng khái niệm hồ sơ lập hành Khái niệm hồ sơ khơng phải khái niệm phân loại Về chất, khái niệm dùng trình quản lý sử dụng văn Hồ sơ tạo nên từ văn có giá trị pháp lý Do đó, hồ sơ pháp lý để lãnh đạo, đạo, điều hành thực cơng việc theo qui định Cịn thực tiễn chỉnh lý tài liệu nước ta tạo nên tập tài liệu tương đương hồ sơ đơn vị bảo quản kết việc phục hồi tạo tập tài liệu tương đương hồ sơ, đơn vị bảo quản Chúng ta không coi việc lập hồ sơ lưu trữ Bởi dùng khái niệm lập hồ sơ lưu trữ không với chất công tác lập hồ sơ Các loại hồ sơ bản: Theo khái niệm chung hồ sơ trên, quan, tổ chức có loại hồ sơ sau: - Hồ sơ công việc: tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, có đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị - Hồ sơ nguyên tắc: tập văn văn quy phạm pháp luật mặt công tác nghiệp vụ định, dùng để tra cứu, làm pháp lý giải công việc hàng ngày - Hồ sơ nhân sự: tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) - Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành hồ sơ vụ án ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân Khái niệm “Lập hồ sơ”: Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định II VỊ TRÍ, VAI TRỊ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU NÓI CHUNG VÀ LẬP HỒ SƠ NĨI RIÊNG Vị trí, vai trị quản lý hồ sơ, tài liệu quan a) Vị trí quản lý hồ sơ, tài liệu quan Trong quan, tổ chức, doanh nghiệp có lĩnh vực cơng tác vơ quan trọng Đó cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu Cơng tác bao gồm tồn cơng việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn phát huy giá trị hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trình hoạt động quan, tổ chức doanh nghiệp bị tiêu hủy lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn lưu trữ lịch sử Xét chất, quản lý hồ sơ, tài liệu quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hành thông tin tài liệu khứ Trong thời đại bùng nổ thông tin, quan, tổ chức, đặc biệt doanh nghiệp muốn tồn phát triển bền vững phải có lực nhanh nhạy xử lý thơng tin nói chung thơng tin tài liệu nói riêng Chính vậy, quản lý hồ sơ, tài liệu có vị trí đặc biệt quan trọng Nó ví huyết quản thân thể người bảo đảm cho dịng máu tốt chảy đều, đúng, xác, đầy đủ kịp thời liên tục thể lên não, không để xảy ùn tắc, rò rỉ Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu hệ thống cơng việc địi hỏi tất cần sử dụng tài liệu phải tham gia thực theo nguyên tắc nghiệp vụ phù hợp Hệ thống cơng việc có khởi đầu thời điểm hình thành tài liệu (xem khái niệm tài liệu văn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ- bắt đầu khâu văn thư (quản lý văn văn đến lập hồ sơ thuộc giai đoạn văn thư) liên tiếp qua khâu lưu trữ quan kết thúc việc thực nghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử b) Vai trò quản lý hồ sơ, tài liệu quan Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trị, tác dụng lớn Bởi giúp quan, tổ chức doanh nghiệp (nói chung quan) thu thập, xử lý cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý quan; Là công cụ để kiểm sốt việc thi hành quyền lực quan; Góp phần nâng cao hiệu chất lượng công việc công tác nhà quản lý; Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thơng tin văn bản; Giữ gìn chứng pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, tra giám sát; Đảm bảo an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ c) Vị trí, vai trị cơng tác lập hồ sơ quan + Vị trí: - Lập hồ sơ khâu quan trọng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư (công tác văn thư) Sau giải xong cơng việc chưa xắp xếp hồn chỉnh hồ sơ coi chưa hồn thành cơng việc; - Lập hồ sơ mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác lưu trữ + Vai trị cđa viƯc lập hồ sơ tốt có tác dụng: - Tra cứu nhanh chóng, làm xác để giải công việc kịp thời, mang lại hiệu quả; - Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước, quan, đơn vị; - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt lâu dài sau; - Đối với cán bộ, cơng chức q trình giải cơng việc cần lập đầy đủ hồ sơ để có khoa học đề xuất ý kiến giải công việc, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác, tạo tác phong làm việc khoa học ; - Đối với quan, đơn vị làm tốt việc lập hồ sơ quản lý công việc quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật ; - Lập hồ sơ tốt xây dựng nề nếp khoa học cơng tác văn thư; tránh tình trạng nộp lưu tài liệu cịn bó, gói đưa vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho người lưu trữ tiến hành nội dung nghiệp vụ lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu lưu trữ quan lưu trữ lịch sử III NỘI DUNG NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu gồm công việc liên tiếp ba giai đoạn: - Quản lý tài liệu (văn bản), lập nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan; - Quản lý tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan; - Giai đoạn Lưu trữ lịch sử Nghiệp vụ lập hồ sơ quan a) Yêu cầu lập hồ sơ + Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan, tổ chức Văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại quan, đơn vị sản sinh ra; loại cấp gửi xuống, cấp gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích loại văn bản, tài liệu khác nhau: loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo để biết, để tham khảo Vì vậy, cần phải lựa chọn loại tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác trước mắt công tác nghiên cứu lâu dài sau Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết không cần lập hồ sơ Trước đây, Điều 22 Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ quy định: "Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động quan có giá trị tra cứu, tham khảo phải lập thành hồ sơ" Mục điều 23 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định: "Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc đó" Và đây, theo quy định Điều Luật Lưu trữ trách nhiệm lập hồ sơ qui định sau: “Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao” + Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu vấn đề, việc, người cụ thể Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải xếp theo trình tự định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh trình phát sinh, phát triển kết thúc vấn đề, việc người Ví dụ: - Lập hồ sơ hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo hội nghị, tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên hội nghị, băng ghi âm, ghi hình - Lập hồ sơ cán bao gồm: sơ yếu lý lịch bổ sung lý lịch qua năm; văn bằng, chứng đào tạo, bồi dưỡng, định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu + Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá trị tạm thời; loại có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải xong công việc hết giá trị Vì vậy, lập hồ sơ phải lựa chọn loại văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu hết giá trị cần loại để xét hủy Đối với văn bản, tài liệu có nhiều trùng phải chọn để đưa vào lưu giữ, khơng có lưu (phải chọn giấy tốt; chữ rõ ràng thể thức phải đúng) Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng lớn (200 tờ) cần chia thành nhiều tập (mỗi tập gọi đơn vị bảo quản) Lưu ý, phân chia thành tập dựa vào giá trị văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản có giá trị tương đối đồng Ví dụ: hồ sơ hội nghị có nhiều văn bản, tài liệu chia thành tập sau: - Tập văn bản, tài liệu hội nghị; - Tập tài liệu tham luận đại biểu; - Tập ảnh, băng ghi âm, ghi hình - Tài liệu phục vụ hội nghị Trách nhiệm lập nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Luật lưu trữ qui định sau : - Người giao giải quyết, theo dõi cơng việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ quan b) Phương pháp lập hồ sơ Phương pháp lập danh mục hồ sơ + Khái niệm: danh mục hồ sơ thống kê (dự kiến) hồ sơ mà quan, đơn vị cần phải lập thời gian định (thông thường năm) có ghi rõ ký hiệu hồ sơ (mã hố sơ); thời hạn bảo quản đơn vị số người phải lập hồ sơ + Tác dụnglập danh mục hồ sơ: - Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, xếp tài liệu lập hồ sơ quan, đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học thuận tiện - Giúp cho cán quan lập hồ sơ đầy đủ, xác; giúp cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công chức, viên chức chuyên môn Giúp cho lãnh đạo quan, đơn vị nắm tồn cơng việc quan cơng việc công chức, viên chức thừa hành nhiệm vụ - Nêu cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan, đơn vị việc lập hồ sơ sở cho cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan + Cách làm: - Cách thứ nhất: cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan dự kiến danh mục hồ sơ đơn vị, tổ chức (tổ, phịng, ban) quan Sau đưa cho cán phụ trách cán nhân viên đơn vị tham gia ý kiến, tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại danh mục hồ sơ quan, trình thủ trưởng quan xem xét ký duyệt Cách làm nhanh khó làm địi hỏi cán văn thư, lưu trữ phải nắm chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị nhiệm vụ cán bộ, nhân viên yêu cầu nghiên cứu cán lập danh mục hồ sơ xác, phù hợp - Cách thứ hai: cán bộ, nhân viên đơn vị, tổ chức (tổ, phòng, ban) quan, vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác năm liên quan đến nhiệm vụ cụ thể để dự kiến hồ sơ cần lập, đưa cho cán phụ trách đơn vị tham gia ý kiến Cán phụ trách đơn vị tập hợp dự kiến cá nhân đơn vị, bỏ hồ sơ trùng không cần lập, bổ sung hồ sơ thiếu thành danh mục hồ sơ đơn vị Cán văn thư, lưu trữ tổng hợp danh mục hồ sơ đơn vị thành danh mục hồ sơ quan, trình thủ trưởng xem xét, ký duyệt Cách dự kiến danh mục hồ sơ xác thời gian thường bị kéo dài Để làm tốt việc này, đòi hỏi cán văn thư, lưu trữ cần phải kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ hướng dẫn cách lập danh mục hồ sơ + Một số điểm cần ý lập danh mục hồ sơ + Khi lập danh mục hồ sơ, việc áp dụng cách làm tùy thuộc vào tình hình thực tế quan, đơn vị Nhưng điều làm cho cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ thấy tác dụng việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến tham gia xây dựng thực tiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ + Danh mục hồ sơ năm làm lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau Đối với quan có tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ cơng tác ổn định thay đổi tập trung xây dựng lần đầu năm sau cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch tiếp tục sử dụng + Muốn lập Danh mục hồ sơ xác, phù hợp cần nghiên cứu để nắm vững điểm sau: - Nắm chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị công việc cán bộ, nhân viên quan; - Nắm vững chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ quan, đơn vị với quan, đơn vị khác; chương trình kế hoạch công tác quan, đơn vị ; - Nắm loại văn bản, tài liệu quan làm văn bản, tài liệu quan khác gửi đến, loại hồ sơ lập năm trước ; - Nắm nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu năm trước ; - Việc xây dựng Danh mục hồ sơ cần làm bước, sau năm cần rút kinh nghiệm để Danh mục hồ sơ ngày hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ quan, đơn vị Mẫu danh mục hồ sơ: Tên quan chủ quản CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên quan (đơn vị) Độc lập - Tự - Hạnh phúc Ví dụ : Danh mục hồ sơ : Phịng tổng hợp; Năm: 2011 Số Số ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ TT sơ Thời hạn bảo quản Bản Danh mục hồ sơ có hồ sơ bao gồm: hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài; hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời; hồ sơ dự phòng Duyệt 10 Người lập Ghi quy định bảo vệ bí mật Nhà nước thực quy định Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước ngành Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định số 12/2004/QĐTANDTC ngày 12/8/2004 Tòa án nhân dân tối cao - Đối tượng khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu bao gồm: + Đối tượng nghiên cứu hồ sơ, tài liệu chỗ: đơn vị thuộc quan Tòa án; quan công Công an; quan Thi hành án; Viện kiểm sát nhân dân ; tổ chức cá nhân có liên quan theo quy định pháp luật; + Đối tượng mượn hồ sơ để giải công việc theo quy định Luật tố tụng; + Đối tượng mượn rút gốc (bản chính) hồ sơ: cá nhân có tài liệu thuộc nhân thân mà Quyết định án tuyên trả để đảm bảo thi hành án, quan có liêm quan cần tài liệu để đối chứng, giám định (cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân ) Lưu ý: cho mượn hay cho rút gốc (bản chính) tài liệu có hồ sơ, cán làm công tác lưu trữ phải lập Biên giao nhận tài liệu, ký rõ họ tên, thời gian trả lại tài liệu trường hợp xin mượn tài liệu lưu Biên vào hồ sơ; (phải phôtô lại tài liệu cho rút hoạc mượn lưu vào hồ sơ) Nhất thiết trường hợp rút, mượn tài liệu phải có văn người có thẩm quyền ký, đóng dấu, hoạc đơn xin mượn, rút tài liệu tài liệu thuộc nhân thân - Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ: quan nhà nước đến khai thác hồ sơ, tài liệu phải xuất trình giấy giới thiệu cơng tác; phiếu mượn, phiếu u cầu xin hồ sơ; cá nhân, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan phải xuất trình giấy tờ tùy thân, đơn xin hồ sơ có xác nhận quyền địa phương nơi cư trú (kèm Chứng minh nhân dân) - Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu: Căn vào Quyết định án, Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân địa phương duyệt trường hợp xin rút lại gốc, tài liệu thuộc nhân thân, tài liệu liên quan đến tang vật vụ án; tài liệu liên quan đến sử dụng động sản, bất động sản; tài liệu liên quan đến việc thực nghĩa vụ; tài liệu dùng để giám định 51 Trưởng phòng, Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp tỉnh cho phép sử dụng khai thác loại hồ sơ, tài liệu thông thường khác Đối với yêu cầu khai thác nghiên cứu hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật ngành Tịa án phải đồng ý Lãnh đạo quan không vi phạm Quy chế bảo vệ bí mật ngành Tịa án - Lưu trữ quan có trách nhiệm lập loại sổ sách để quản lý theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước theo quy định riêng ngành; - Trách nhiệm người đến khai thác hồ sơ, tài liệu: quan, đơn vị, cá nhân đến khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tài liệu; khơng viết, tẩy xóa, làm rách nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự bút lục hồ sơ; không tự ý chép mang hồ sơ, tài liệu khỏi phòng kho lưu trữ chưa đồng ý Lãnh đạo cán làm lưu trữ - Các hình thức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu: Rút gốc; chụp tài liệu; mượn nghiên cứu chỗ Những quy định mức độ mật tài liệu ngành Tòa án nhân dân dân: + Theo quy định Điều 1, Quyết định số 01/2004/QĐ-TTg ngày 05/01/2004 Thủ tướng Chính phủ quy định Danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật ngành Tịa án nhân dân gồm có: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc xét xử vụ án tội xâm phạm an ninh quốc gia Các báo cáo, thống kê án tử hình, vụ án xét xử kín theo định pháp luật chưa công bố; Nội dung đạo, kế hoạch xét xử vụ án quan trọng, vụ án điểm, vụ ám phức tạp theo quy định quan có thẩm quyền + Theo quy định Điều 1, Quyết định số 30/2004/QĐ-BCA(A11) Bộ trưởng Bộ Công an ngày 08/01/2004 quy định danh mục bí mật Nhà nước độ Mật ngành Tịa án gồm tin phạm vi sau đây: Kế hoạch phối hợp công tác liên ngành đấu tranh phịng chống tội phạm, kế hoạch bảo an tồn phiên tòa quan trọng; 52 Quan điểm thành viên Hội đồng xét xử cấp Tòa án nghị án; Báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề công tác xét xử, chương trình cơng tác Tịa án nhân dân tối cao chưa công bố; Kế hoạch, tài liệu chuẩn bị đàm phán với nước với tổ chức quốc tế hợp tác quốc tế ngành Tịa án nhân dân chưa cơng bố; Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước xây dựng, thi hành áp dụng pháp luật, đề án đổi phương thức hoạt động ngành Tịa án cơng tác xét xử chưa cơng bố; Nội dung kiểm tra công tác xét xử, cơng tác thi hành án Tịa án nhân dân tối cao Tòa án nhân dân Tịa án qn cấp chưa cơng bố; Hồ sơ cán chủ chốt ngành Tòa án bao gồm hồ sơ Chánh án, Phó Chánh án Tịa án nhân dân Tòa án quân cấp; hồ sơ tuyển chọn Thẩm phán tòa án nhân dân Tòa án quân cấp; Kế hoạch quy hoạch cán Lãnh đạo chủ chốt Tòa án nhân dân Tòa án quân cấp; Hồ sơ, tài liệu, tra, kiểm tra vấn đề nội ngành Tòa án nhân dân chưa cấp có thẩm quyền cơng bố; 10 Các tài liệu, thông tin liên quan đến việc đấu thầu xây dựng, sửa chữa trụ sở làm việc, mua sắm trang thiết bị làm việc cho Tòa án nhân dân mà theo quy định pháp luật chưa công bố; 11 Hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc thiết kế mạng hệ sở liệu ngành Tòa án nhân dân Đến công tác giải mật hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật Nhà nước ngành Tòa án chưa quan tâm đạo thực hiện, có nhiều tài liệu thuộc Danh mục bí mật ngành hết thời hạn mật chưa giải mật mà bảo quản tổ chức khai thác sử dụng theo quy định chế độ tài liệu mật Vì gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng loại tai liệu Công tác chỉnh lý hồ sơ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ ngành Tòa án nhân dân bất cập hạn chế chưa thể đáp ứng yêu cầu đòi hỏi 53 Lưu ý: Đề nghị trang cấp máy phôtô để phôtô tài liệu đảm bảo việc bảo vệ bí mật nhà nước (khơng mang hồ sơ, tài liệu khỏi quan để phô tô) Công tác bảo quản hồ sơ án: Bảo quản hồ sơ trình áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo quản an toàn kéo dài tuổi thọ hồ sơ án Trong cần sử dụng điều kiện tốt để đảm bảo an toàn kéo dài tuổi thọ hồ sơ, tài liệu, việc xây dựng, sửa chữa kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, lắp đặt hệ thống phòng chống cháy nổ việc áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảo tiêu chuẩn quy định khoa lưu trữ hồ sơ Tòa án nhân dân đặc biệt Hồ sơ ngành Tòa án nhân dân nguồn tài liệu quan trọng cần bảo quản an toàn kho lưu trữ Nhận thức tầm quan trọng, ý nghĩa hồ sơ án nên Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao Lãnh đạo Tòa án nhân dân địa phương quan tâm đến hệ thống kho tàng quản lý hồ sơ, tài liệu * Tại Tòa án nhân dân tối cao: Toàn hồ sơ án nhận lưu vào kho lưu trữ bảo quản kho lưu trữ chuyên dụng Hồ sơ tài liệu bảo quản kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao xác định từ năm 1955-2011 Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao đầu tư nhiều tỷ đồng để mua sắm thường xuyên cung cấp trang thiết bị cho kho lưu trữ giá, hộp, bìa hồ sơ, bình bọt, đặc biệt là lắp đặt hệ thống báo cháy tự động Hiện nay, Tịa án nhân dân tối cao có 04 kho lưu trữ Hà Nội, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh lưu trữ 12.000 hồ sơ án Kho lưu trữ lắp đặt thiết bị quạt thơng gió, máy hút bụi…, đặc biệt 02 kho lưu trữ Hà Nội hồ sơ thu lưu trữ kho khử trùng, kho thường xuyên chống mối, diệt chuột…, nên hồ sơ bảo quản an tồn, khơng bị mối trùng xâm hại Tuy nhiên, kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao Đà Nẵng thành phố Hồ Chí Minh khơng phải kho lưu trữ chun dụng nên không đủ điều kiện để đảm bảo tuổi thọ tài liệu Một số hồ sơ án cũ tài liệu bị phân hủy theo thời gian khó khăn cho việc tra cứu (như giấy pơluya, giấy bản, có nhiều loại kích thước khơng đồng nhất, đánh máy chữ, viết tay…, nên khó khăn việc bảo quản, không xử lý bảo quản theo chế độ đặc biệt, kịp thời số tài liệu có nguy bị hỏng khơng cịn sử dụng nữa) Hiện Tòa phúc thẩm tối cao thành phố Hồ Chí Minh xây dựng trụ sở làm việc có 54 phương án xây kho lưu trữ, thời gian tới kho lưu trữ đưa vào sử dụng việc lưu giữ hồ sơ đảm bảo quy định Tòa án nhân dân tối cao khẩn trương tiến hành xây kho lưu trữ chuyên dụng Hà Nội Dự kiến năm 2014 đưa vào hoạt động * Tòa án nhân dân cấp tỉnh: Qua kiểm tra thực tế 40 tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương cho thấy Tòa án nhân dân cấp tỉnh chưa có kho lưu trữ chuyên dụng mà bố trí từ 2-4 phịng làm việc dành làm kho lưu trữ Phần lớn kho lưu trữ trang bị bình bọt chống cháy, quạt thơng gió hệ thống giá, kệ để xếp hồ sơ án Hồ sơ lên Mục lục thống kê, đánh số bó đưa lên giá thuận tiện cho việc bảo quản khai thác, sử dụng Tuy nhiên số Tòa án nhân dân tỉnh Lãnh đạo chưa thực quan tâm đến cơng tác lưu trữ số kho lưu trữ bố trí tầng I khơng đảm bảo an tồn dễ bị nấm mốc, bị trùng xâm hại; hệ thống phịng chống cháy nổ chưa quan tâm; giá tủ đựng hồ sơ cịn thiếu nên có tình trạng hồ sơ bó gói, đựng bao tải để tủ để xếp đống tồn tại…việc tra cứu gặp nhiều khó khăn, khơng đảm bảo an tồn Phần lớn hồ sơ án không khử trùng nên bị côn trùng nấm mốc xâm hại; đường điện kho lưu trữ không thiết kế theo quy định công tác bảo quản hồ sơ, nên không đảm bảo an toàn dễ sảy cháy nổ 100% trụ sở xây dựng cấp tỉnh kho lưu trữ chuyên dụng Đây vấn đề bất cập chưa Lãnh đạo Tòa án nhân dân cấp quan tâm * Tòa án nhân dân cấp huyện: Các Tòa án nhân dân cấp huyện, thị xã xây dựng diện tích rộng nên bố trí từ đến phịng làm việc để làm kho lưu trữ 100% Tòa án nhân dân cấp huyện, thị xã khơng có cán làm lưu trữ chuyên trách mà phần lớn Thư ký Tịa án làm kiêm nhiệm, cán làm lưu trữ khơng có chun mơn nghiệp vụ lưu trữ, phần lớn hồ sơ lưu trữ không lên Mục lục thống kê đầy đủ; hồ sơ không phân loại, xếp khoa học nên khó tra tìm Thậm chí số Tịa án nhân dân cấp huyện coi nhẹ công tác quản lý hồ sơ án nên khơng bố trí kho lưu trữ mà hồ sơ thu bó gói cho vào bao tải xếp thành đống để góc khuất… Một số Tịa án nhân dân huyện hồ sơ cũ hồ sơ quan sáp nhập, tách…, bị mối xông thất lạc không lập biên mà không quan tâm, hồ sơ sáp nhập, chia tách huyện Do cán làm cơng tác lưu trữ khơng nắm kho lưu trữ có hồ sơ án; nhiều 55 cán lưu trữ cấp huyện nhận hồ sơ nộp lưu vào kho không đếm số bút lục nên dẫn đến tình trạng số hồ sơ thiếu nhiều bút lục không xác định bút lục đâu Cơng tác tổ chức, sử dụng hồ sơ án Công tác tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ án ngành Tòa án nhân dân thực thường xuyên đạt kết cao Do yêu cầu nghiệp vụ, hàng năm số lượng người đến khai thác sử dụng hồ sơ án ngày tăng; có hồ sơ đưa phục vụ thường xuyên, nhiều lần Đối với hồ sơ có nhiều bị cáo bị truy nã, hồ sơ khiếu kiện nhiều đất đai, thừa kế…, thường xuyên phục vụ quan cá nhân khai thác sử dụng, phục vụ cho cơng tác xét xử * Tại Tịa án nhân dân tối cao: Công tác phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ án thực quy định, hồ sơ đưa phục vụ nhanh chóng, kịp thời đáp ứng u cầu cơng tác Đội ngũ cán làm công tác lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao đào tạo chun mơn, hồ sơ án thu chỉnh lý xếp khoa học thuận lợi cho việc bảo quản, tra cứu Tòa án nhân dân tối cao ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ án Phòng Lưu trữ hồ sơ trang bị loại phương tiện phục vụ khai thác hồ sơ đầy đủ máy vi tính, máy potocopy nên cơng tác phục vụ thuận tiện, xác, khơng nhầm lẫn, thất lạc tài liệu đảm bảo tính bí mật tài liệu Hiện nay, kho lưu trữ Tịa án nhân dân tối cao chật, khơng có chỗ để bố trí phịng đọc riêng cho người đến khai thác, cán đến nghiên cứu hồ sơ ngồi chung với cán làm việc Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ hồ sơ gồm Mục lục thống kê hồ sơ sở liệu máy vi tính Số lượt người đến khai thác hồ sơ, tài liệu năm gần kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao lớn, cụ thể: - Năm 2009: phục vụ 10.350 lượt người, với tổng số 52.472 hồ sơ, tài liệu; - Năm 2010: phục vụ 11.052 lượt người, với tổng số 53.618 hồ sơ, tài liệu; - Năm 2011: phục vụ 10 817 lượt người, với tổng số 55.231 hồ sơ, tài liệu + Tòa Phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao Hà Nội phục vụ: 1.270 lượt người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Trong số cấp: 1.130.812 trang tài liệu; 56 mượn 405 hồ sơ vụ án loại; rút tài liệu hồ sơ: 172 trang tài liệu giấy tờ tùy thân gốc + Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao Đà Nẵng phục vụ: 1.001 lượt người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Trong cấp: 110.003 trang tài liệu; mượn nghiên cứu: 178 hồ sơ, vụ án loại; rút tài liệu hồ sơ: 136 trang tài liệu giấy tờ tùy thân gốc + Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao thành phố Hồ Chí Minh phục vụ 2.107 lượt người đến khai thác hồ sơ Trong cấp: 1.470.618 trang tài liệu; mượn nghiên cứu: 235 hồ sơ loại; rút tài liệu gốc có hồ sơ: 165 trang tài liệu giấy tờ tùy thân gốc Tại kho lưu trữ Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao Đà Nẵng thành phố Hồ Chí Minh bố trí đến cán làm cơng tác lưu trữ chuyên trách, nên hồ sơ chưa nhập liệu vào máy vi tính mà lên Mục lục thống kê vào sổ để theo dõi tra cứu nên việc tra cứu cịn thủ cơng, khơng nhanh chóng, kịp thời, xác; hồ sơ án chưa chỉnh lý theo quy định Hiện kho lưu trữ Tịa phúc thẩm Hồ chí Minh hết chỗ để thu hồ sơ mới, hồ sơ xếp thành đống, trụ sở Tòa sửa chữa nên việc bảo quản hồ sơ bất cập * Tại Tòa án nhân dân cấp tỉnh: Hàng năm Tòa án nhân dân cấp tỉnh phục vụ số lượng lớn cán nhân dân đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Cán lưu trữ Tòa án nhân dân cấp tỉnh phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ đạt hiệu cao, đảm bảo bí mật Nhà nước Quan kiểm tra tỉnh có máy potocopy tài liệu, máy tính phục vụ cho cơng tác bảo quản khai thác sử dụng Hồ sơ án đưa khai thác có ý kiến Lãnh đạo quan Lãnh đạo Văn phòng Các tài liệu mật xử lý quy trình tài liệu mật quy định chế độ bảo vệ bí mật nhà nước, chế độ bảo vệ bí mật ngành Tịa án nhân dân Tịa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ đạt hiệu cao khâu cấp án, báo cáo thống kê Một số Tòa án nhân dân tỉnh sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ án Tuy nhiên chưa nắm thành phần loại tài liệu mật có hồ sơ theo quy định nên chụp tài liệu mật có hồ sơ thực loại tài liệu thơng thường khác có hồ sơ 57 Ví dụ: Biên nghị án hồ sơ có quan điểm riêng thành viên hội đồng xét xử Theo quy định tài liệu mật thực tế khơng đóng dấu mật, phục vụ khai thác cán làm công tác lưu trữ không thực theo quy định chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước Nhìn chung Tòa án nhân dân cấp tỉnh bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đáp ứng tốt cho nhu cầu xã hội giải khiếu kiện công dân Tuy nhiên, số Tòa án nhân dân tỉnh cán làm công tác lưu trữ chưa đào tạo chuyên môn nên công tác thống kê, chỉnh lý hồ sơ chưa thực đúng, việc xếp hồ sơ chưa khoa học, hồ sơ chưa chỉnh lý nên việc phục vụ khai thác chậm, chí cịn nhầm lẫn, thất lạc… Một số Tịa án nhân dân tỉnh chưa bố trí đủ kho lưu trữ giá, tủ, kệ để xếp hồ sơ thu nên tượng hồ sơ chất đống, đóng bao tải, xếp lên tủ… Do đó, việc khai thác, sử dụng hồ sơ gặp nhiều khó khăn, chí số tịa án nhân dân tỉnh bố trí phịng đọc cho độc giả kho lưu trữ vừa không quy định vừa không thuận tiện cho độc giả đến nghiên cứu hồ sơ * Tòa án nhân dân cấp huyện: Các Tòa án nhân dân cấp huyện thường xuyên phục vụ khai thác hồ sơ án Các hồ sơ đưa phục vụ có ý kiến Lãnh đạo Tòa án nhân dân huyện Cán làm cơng tác lưu trữ Tịa án nhân dân cấp huyện 100% kiêm nhiệm nên thời gian đầu tư cho cơng tác lưu trữ; hồ sơ nộp lưu thường không kiểm đếm bút lục; hồ sơ thu không thống kê theo trình tự quy định mà mang nặng tính thủ cơng, hồ sơ thường bó thành bó, đưa vào tủ; giá, kệ đựng hồ sơ cịn thiếu; máy móc trang thiết bị dùng cho công tác khai thác, sử dụng hồ sơ cịn thiếu khơng trang bị máy phôtô riêng cho công tác này, nhiều huyện phô tô hồ sơ phục vụ độc giả cán lưu trữ phải mang tài liệu ngồi phơtơ, khơng đảm bảo được tính an tồn bí mật Một số Tịa án nhân dân cấp huyện hồ sơ cho vào bao tải để chồng thành đống khó khăn cho việc khai thác làm hư hỏng tài liệu, có tình trạng nhầm lẫn hồ sơ lẫn tài liệu hồ sơ án vụ với vụ án khác, có trường hợp hồ sơ bị khơng tìm thấy gây khó khăn cho việc giải khiếu kiện dân, dẫn đến tình trạng dân súc… Cũng tình trạng quản lý phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu Tòa án nhân dân cấp tỉnh cán làm công tác lưu trữ cấp huyện khơng nắm vững quy trình xử lý tài liệu mật 58 10 Công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp: Khối hồ sơ án hình thành q trình hoạt động Tịa án nhân dân tối cao có từ năm 1960 nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III theo quy định Hiện theo quy định hồ sơ vụ án có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phòng Lưu trữ hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ quốc gia III, Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước) Năm 2007: nộp lưu 34,6m giá hồ sơ, tài liệu (Phông lưu trữ Trọng tài kinh tế Nhà nước giải thể); Năm 2008: nộp lưu 414 ĐVBQ (khối hồ sơ xét xử tội xâm phạm an ninh quốc gia giai đoạn từ năm 1958-1995); 890 ĐVBQ (hồ sơ Ủy ban thẩm phán xét xử từ năm 1997-1998); Năm 2009: nộp lưu 525 ĐVBQ (hồ sơ Ủy ban thẩm phán xét xử năm 1999); 75 ĐVBQ (tài liệu QLNN từ năm 1997-1999); Năm 2011: nộp lưu 3.973 ĐVBQ (hồ sơ Ủy Ủy ban thẩm phán xét xử từ năm 2000-2006) Các loại hồ sơ hết thời hạn bảo quản phòng Lưu trữ hồ sơ làm thủ tục tiêu hủy theo quy định chung quy định riêng ngành Đối với Tòa án nhân dân cấp Tỉnh chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, nên hồ sơ án chưa nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh mà lưu giữ kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp tỉnh (trừ Tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, Tịa án nhân dân thành phố Hải Phòng, Tòa án nhân dân tỉnh Nam Định nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh) Tòa án nhân dân cấp Quận, Huyện, Thị xã (sau gọi tắt Tòa án nhân dân cấp Huyện) hồ sơ án lưu trữ đơn vị chưa thực chế độ nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ cấp huyện III ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ VỤ ÁN Những thành tựu đạt Do nhận thức đầy đủ tầm quan trọng cơng tác lưu trữ gía trị tài liệu hồ sơ án nói riêng, tài liệu lưu trữ nói chung, Lãnh đạo Tịa án nhân dân tối cao 59 thường xuyên quan tâm đến công tác lưu trữ Những năm gần Lãnh đạo ngành tòa án nhân dân nói chung giành phần kinh phí đáng kể để mua sắm trang thiết bị phục vụ cho cơng tác lưu trữ Ngành Tịa án nhân dân giành diện tích tương ứng để làm kho lưu trữ; trụ sở Tòa án xây thiết kế hệ thống phòng chống cháy nổ cho toàn trụ sở làm việc, hệ thống đường điện thiết kế theo quy định nhằm bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ Cán làm công tác lưu trữ học tập để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ Lãnh đạo Tịa án nhân dân cấp thường xuyên cử cán làm công tác lưu trữ tham gia lớp tập huấn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước mở Vì vậy, đội ngũ cán làm cơng tác lưu trữ tăng số lượng chất lượng Công tác nghiệp vụ lưu trữ trọng thường xuyên, đặc biệt đội ngũ cán lưu trữ làm cơng tác lưu trữ Tịa án nhân dân tối cao đào tạo bản, bảo đảm đủ số lượng Các sách, chế độ cán làm công tác lưu trữ Lãnh đạo ngành thực quan tâm thực đầy đủ Phòng Lưu trữ hồ sơ tòa án nhân dân tối cao thường xuyên cử cán kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ cho cán lưu trữ Tòa án nhân dân cấp tỉnh cấp huyện Chánh án Tòa án nhân dân tối cao ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho tồn ngành Cơng tác thu thập hồ sơ tiến hành thuờng xuyên; hàng năm kho lưu trữ thu khoảng 90% hồ sơ án xét xử có hiệu lực pháp luật thi hành; hồ sơ, tài liệu thu bảo quản an tồn phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu đáp ứng yêu cầu Những tồn hạn chế: Công tác quản lý hồ sơ án ngành Tòa án nhân dân đạt số thành tựu đáng khích lệ, việc nhận thức chưa đầy đủ số Lãnh đạo ngành Tòa án nhân dân tầm quan trọng công tác quản lý hồ sơ án nên công tác cịn bộc lộ số thiếu sót sau: + Công tác cán - Cán làm công tác lưu trữ ngành thiếu yếu chuyên môn; cán làm công tác lưu trữ Tịa án nhân dân địa phương phần lớn khơng đào tạo; 60 không qua thi tuyển công chức theo chuyên môn, nghiệp vụ Đặc biệt cấp Tỉnh cấp Huyện không tổ chức thi tuyển cán làm công tác lưu trữ - Cán Tòa án nhân dân cấp Huyện làm kiêm nhiệm nên không đào tạo chuyên môn; số Tòa án nhân dân huyện cán làm công tác lưu trữ không ổn định mà kiêm nhiệm thời gian ngắn nên không nắm khâu nghiệp vụ chí khơng nắm số lượng hồ sơ lưu trữ kho bao nhiêu; + Trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ kho tàng, giá, kệ, tủ đựng hồ sơ để bảo vệ, bảo quản hồ sơ chưa quan tâm mức; kinh phí giành cho cơng tác lưu trữ cịn hạn hẹp; việc ứng dụng khoa học cơng nghệ vào công tác lưu trữ chưa thực Qua kiểm tra thực tế phần lớn Tòa án nhân dân cấp Tỉnh, Tòa án nhân dân cấp Huyện trụ sở xây dựng khang trang không thiết kế kho lưu trữ theo tiêu chuẩn khơng dành kinh phí mua sắm trang thiết bị cho kho lưu trữ + Công tác phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ án chưa phát huy đầy đủ nên chưa đáp ứng yêu cầu công tác nhu cầu xã hội nay; + Công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản lưu trữ Tòa án nhân dân địa phương chưa thực hiện, ảnh hưởng không nhỏ đến công tác bảo quản phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu + Công tác kiểm tra, đạo nghiệp vụ chưa Tòa án nhân dân tối cao thực thường xuyên, việc ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ thống toàn ngành chậm, chưa thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ Để đảm bảo khắc phục tồn trên, nhằm “Bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” Ngành Tịa án nhân dân nói chung phải có giải pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu công tác lưu trữ Một số giải pháp: - Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ; thường xuyên tổ chức lớp tập huấn để nâng cao trình độ nhận thức đầy đủ vị trí vai trị cơng tác lưu trữ - Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng tồn ngành Tịa án nhân dân để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu 61 - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần ban hành văn luật để hướng dẫn công tác lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao ban hành văn đạo chế độ nộp lưu Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Tòa án nhân dân địa phương - Tòa án nhân dân tối cao phải thường xuyên mở lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm cơng tác lưu trữ tồn ngành để nâng cao trình độ chun mơn nhận thức đắn cho công tác lưu trữ cho cán làm công tác lưu trữ - Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ tòa án nhân dân địa phương trung ương phải tổ chức thi tuyển theo quy định nhà nước; phải có biên chế làm cơng tác lưu trữ chun trách tịa án nhân dân cấp - Từ trước đến cán làm cơng tác lưu trữ quan tâm, nên cán làm công tác chưa thực n tâm cơng tác Chính sách cán làm lưu trữ bất cập cán làm công tác lưu trữ không hưởng phụ cấp thâm niên, phụ cấp nghề, không đào tạo lại…, dẫn tới thiệt thịi cho cán làm cơng tác lưu trữ Vì vậy, Tịa án nhân dân phải kiến nghị nhà Nước có sách thỏa đáng cán làm công tác lưu trữ để động viên họ yên tâm công tác, đồng thời phải tăng thêm kinh phí, sở vật chất, trang thiết bị nâng cao chất lượng hiệu công tác lưu trữ - Phải kiện toàn lại tổ chức lưu trữ toàn ngành; nâng cấp hệ thống kho tàng; cải thiện điều kiện làm việc - phải có phòng đọc giành cho độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu Hiện đại hóa cơng cụ tra cứu hồ sơ để phục vụ việc tra cứu nhanh, xác, quản lý hồ sơ tốt IV KIẾN NGHỊ Đối với Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước phải thường xuyên đạo kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ ngành tòa án nhân dân Sớm ban hành văn luật để tạo hành lang pháp lý cho cán làm công tác lưu trữ hoạt động; - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cần quan tâm đến chế độ, sách cho cán làm cơng tác lưu trữ, đặc biệt chế độ độc hại hưởng sau nghỉ hưu chế độ bảo hộ lao động; 62 - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước phải thường xuyên mở lớp tập huấn cho cán làm cơng tác lưu trữ ngành Tịa án nhân dân; - Khối lượng hồ sơ án hình thành q trình xét xử tồn ngành Tịa án lớn, mang tính đặc thù riêng Để giải yêu cầu giải khiếu kiện Đề nghị Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước xem xét cho phép Tòa án nhân dân tối cao thành lập kho lưu trữ chuyên ngành Đối với Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao: - Tòa án nhân dân tối cao phải đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán làm công tác lưu trữ, đồng thời tổ chức thi tuyển cán trình độ chun mơn cơng tác lưu trữ; - Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao phải đạo Tòa án nhân dân cấp địa phương xây dựng trụ sơ phải có phương án xây dựng kho lưu trữ với tiêu chuẩn quy định Bộ Nội vụ; phải giành khoản kinh phí thỏa đáng đầu tư trang thiết bị đại hóa cơng tác lưu trữ; - Đề nghị Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao thường xuyên tổ chức đoàn tham quan, khảo sát học hỏi kinh nghiệm công tác quản lý án hồ sơ vụ án nước tiên tiến nước khu vực; - Đề nghị Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao cho xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ án; - Đề nghị Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao thành lập Trung tâm lưu trữ quản lý hồ sơ lưu trữ ngành Tòa án nhân dân; đạo nghiệp vụ lưu trữ nhằm thống công tác lưu trữ toàn ngành./ NHỮNG VĂN BẢN HIỆN HÀNH CỦA NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 63 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Thủ tướng Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 Ủy ban thường vụ Quốc hội Bảo vệ bí mật Nhà nước; Quyết định số 01/2004/QĐ-TTg ngày 05/01/2004 Thủ tướng Chính phủ quy định danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật ngành Tòa án nhân dân; Quyết định số 30/2004/QĐ-BCA(A11) ngày 08/01/2004 Bộ trưởng Bộ Cơng an Danh mục bí mật Nhà nước độ Mật ngành Tòa án; Quyết định số 12/2004/QĐ-TANDTC ngày 12/8/2004 Chánh án Tòa án nhân dân tối cao việc ban hành Quy chế bảo bí mật Nhà nước ngành Tịa án nhân dân; Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ Tướng Chính phủ việc tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; 10 Chỉ thị số 03/2008/CT-TATC ngày 09/7/2008 Chánh án Tòa án nhân dân tối cao việc tăng cường công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngành Tòa án nhân dân; 11 Quyết định số 64/2009/QĐ-TANDTC ngày 14/12/2009 Tòa án nhân dân tối cao việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao 64 65 ... chứng thực lưu trữ * Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ - Việc tài liệu lưu trữ chứng thực lưu trữ Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử thực Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho... dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan quan, tổ chức * Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ - Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử - Xuất ấn phẩm lưu trữ - Giới thiệu tài liệu lưu. .. thực lưu trữ có giá trị tài liệu lưu trữ gốc quan hệ, giao dịch * Mang tài liệu lưu trữ khỏi lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử - Cơ quan, tổ chức, cá nhân mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan, Lưu