Đang tải... (xem toàn văn)
Ứng dụng thương mại điện tử trong doanh nghiệp
Trang 1I MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá nhằm phát triển kinh tế- xã hội, đưa Việt Nam cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2020, từng bước bắt nhịp với xu thế phát triển mới Đại hội Đảng lần thứ VIII đã nêu định hướng phát triển “Khoa học và công nghệ là động lực của công nghiệp hoá, hiện đại hoá và đi lên số hoá Kết hợp công nghệ truyền thống với công nghệ hiện đại; tranh thủ đi nhanh vào hiện đại ở những khâu quyết định” Đại hội Đảng lần thứ IX nhấn mạnh “Đi nhanh vào một số ngành, lĩnh vực sử dụng công nghệ hiện đại, công nghệ cao…Tạo thị trường cho khoa học và công nghệ, đổi mới cơ chế tài chính nhằm khuyến khích sáng tạo và gắn ứng dụng khoa học và công nghệ với sản xuất, kinh doanh, quản lý, dịch vụ Có chính sách khuyến khích và buộc các doanh nghiệp đầu tư vào nghiên cứu đổi mới công nghệ”
Bám sát sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, công nghệ thông tin đã có những phát triển vượt bậc, góp phần quan trọng vào việc phát triển toàn diện nền kinh tế- xã hội nước ta, trong đó nổi bật là việc nghiên cứu, ứng dụng và phát triển thương mại điện tử trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng thành công một số phần mềm tiên tiến (ERP, CRM, ASM…) giúp cho hoạt động quản trị được tiến hành hiệu quả hơn, sản xuất mau lẹ bắt kịp với thế giới Kết hợp công nghệ truyền thống với công nghệ hiện đại; tranh thủ đi nhanh vào hiện đại ở những khâu quyết định”.
Trang 2II NỘI DUNG1 Thực trạng thương mại điện tủ ở Việt Nam
Kết quả điều tra với 1600 doanh nghiệp trên cả nước của Bộ Công Thương trong năm 2008 cho thấy, hầu hết các doanh nghiệp đã triển khai ứng dụng thương mại điện tử ở những mức độ khác nhau Đầu tư cho thương mại điện tử đã được chú trọng và mang lại hiệu quả rõ ràng cho doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp đã quan tâm tới việc trang bị máy tính, đến nay hầu như 100% doanh nghiệp đều có máy tính Tỷ lệ doanh nghiệp có từ 11–20 máy tính tăng dần qua các năm và đến năm 2008 đạt trên 20% Tỷ lệ doanh nghiệp đã xây dựng mạng nội bộ năm 2008 đạt trên 88% so với 84% của năm 2007 Đến nay, có tới 99% số doanh nghiệp đã kết nối Internet, trong đó kết nối băng thông rộng chiếm 98% Tỷ lệ doanh nghiệp có website năm 2008 đạt 45%, tăng 7% so với năm 2007 Tỷ lệ website được cập nhật thường xuyên và có chức năng đặt hàng trực tuyến đều tăng nhanh.
Một trong những điểm sáng nhất về ứng dụng thương mại điện tử của doanh
nghiệp là tỷ lệ đầu tư cho phần mềm(như ERP, CRM, ASM) tăng trưởng nhanh chiếm
46% trong tổng đầu tư cho công nghệ thông tin của doanh nghiệp năm 2008, tăng gấp 2 lần so với năm 2007 Trong khi đó, đầu tư cho phần cứng giảm từ 55,5% năm 2007 xuống còn 39% vào năm 2008 Sự dịch chuyển cơ cấu đầu tư này cho thấy doanh nghiệp đã bắt đầu chú trọng đầu tư cho các phần mềm ứng dụng để triển khai thương mại điện tử sau khi ổn định hạ tầng công nghệ thông tin Doanh thu từ thương mại điện tử đã rõ ràng và có xu hướng tăng đều qua các năm 75% doanh nghiệp có tỷ trọng doanh thu từ thương mại điện tử chiếm trên 5% tổng doanh thu trong năm 2008 Nhiều doanh nghiệp đã quan tâm bố trí cán bộ chuyên trách về thương mại điện tử.Các con số thống kê này cho thấy, đến thời điểm cuối năm 2008 nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức rõ về tầm quan trọng của thương mại điện tử đối với hoạt động sản xuất kinh doanh và sẵn sàng ứng dụng thương mại điện tử ở mức cao hơn trong thời gian tới
Trang 31.1 ERP ( Enterprise Resource Planning )
ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói
Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã
thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này.
R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung
bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu nào thuộc hệ thống mà bạn có thể truy cập và sử dụng được Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lực này thành tài nguyên Cụ thể là bạn phải:
- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty.
- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng.
- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
- Luôn cập nhật thông tin chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.
Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồng thời phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa công ty và nhà tư vấn Giai đoạn “chuẩn hóa dữ liệu” này sẽ
Trang 4quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP và nó cũng chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.
P: Planning (Hoạch định) Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị
kinh doanh.
Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo.
* Các chức năng cơ bản của ERP
Trang 5Sơ đồ hệ thống ERP
Trang 61.1.1 3S ERP
3S ERP là bộ giải pháp ERP được phát triển bài bản, công phu trong nhiều năm trên cơ sở kế thừa những thành tựu của các giải pháp ERP lớn trên thế giới như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, và kinh nghiệm của đội ngũ nghiên cứu phát triển dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai các giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP có nhiều chức năng có khả năng đáp ứng được nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp thuộc nhiều loại hình và ngành nghề khác nhau, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại phân phối, bán lẻ Năm 2010 phần mềm đạt giải Sao Khuê 2010 và “phần mềm ưu việt
Có thể tóm tắt lợi thế của 3S ERP như sau:
Là hệ thống thông tin hoàn toàn tích hợp
Có đầy đủ các phân hệ quản lý với tính năng phong phú, đáp ứng nhiều hình thức sản xuất, kinh doanh và ngành nghề cũng như qui mô khác nhau.
Làm việc theo quy trình quản lý chuẩn và hiện đại của các doanh nghiệp hàng đầu thế giới.
* Chức năng của 3S ERP
3S ERP có các chức năng quản lý tổng thể và phong phú, đáp ứng toàn diện nhu cầu quản lý của doanh nghiệp ở tất cả các phòng ban, được thiết kế thành các module có mối quan hệ hữu cơ với nhau tạo thành các quy trình tác nghiệp khép kín, tự động hóa toàn bộ các khâu trung gian.
- Quản lý tài chính kế toán: bao gồm các module Kế hoạch tài chính, Kế toán
tổng hợp (GL – General ledger), Quản lý dòng tiền (CM – Cash management), Kế toán công nợ phải thu (AR – Accounts Receivable); Kế toán công nợ phải trả (AP - Accounts Payable), Quản lý tài sản cố định (FA), Kế toán chi phí giá thành, Kế toán xây dựng cơ bản và các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị tài chính, các báo cáo theo quy định của Bộ
Trang 7tài chính như Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh, thuế VAT và báo cáo dòng tiền.
Các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ quản lí khác như Quản lí kho, quản lí mua hàng hoá - vật tư, quản lí bán hàng và quản lí sản xuất Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tương
ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lí kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán giá thành (từ phân hệ sản xuất) được tạo ra tự động và ghi vào các sổ phụ kế toán Hệ thống tích cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu và luôn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phát sinh.
Cuối kì, cán bộ có trách nhiệm phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổng hợp để hoàn tất việc quyết toán cho kì đó Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quy định của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp.
- Quản lý mua hàng và cung ứng vật tư (PO – Purchasing Order): 3S ERP cung
cấp quy trình quản lí thông tin Từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức năng như:
Quản lí yêu cầu mua hàng, Quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
Quy trình này cho phép doanh nghiệp quản lí nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận
được hàng và thanh toán Quy trình này được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng,
Trang 8Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ cái tổng hợp Quy trình này cho phép quản lí các thông tin như:
+ Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp của hệ thống nên các yêu cầu mua
hàng có thể được tạo tự động từ phân hệ quản lí sản xuất (khi hệ thống tính toán thiếu vật tư, hàng hóa để phục vụ sản xuất và bán ra thị trường) Người sử dụng cũng có thể tạo các yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyên vật liệu.
+ Quản lí các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng: chức năng này cho phép
doanh nghiệp lưu các thông tin liên quan đến các đơn mua hàng hay hợp đồng mua hàng hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp, ngày mua, ngày nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán…
+ Quản lí việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức
năng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng Ngoài ra, chức năng này cho phép thực hiện quản lí trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu cầu…)
+ Quản lí hóa đơn: hệ thống cho phép tạo hóa đơn mua hàng tự động dựa trên
thông tin trên đơn mua hàng hoặc nhân viên kế toán nhập bằng tay vào hệ thống Tính năng này được thao tác trên phân hệ Kế toán phải thu.
+ Thanh toán: chức năng này thuộc phân hệ Kế toán phải thu và thực hiện chức
năng lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng.
+ Hạch toán kế toán: việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng
được thực hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh toán Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi có lệnh của kế toán tổng hợp.
- Quản lý bán hàng & phân phối (OM – Order Management): quản lý các thông
tin liên quan đến các hợp đồng bán hàng hay đơn bán hàng, thông tin khách hàng, giao hàng cho khách hàng, đối chiếu với hoá đơn bán hàng và công nợ phải thu Phân hệ bán hàng cho phép nhập, xử lý đơn đặt hàng, Thuế doanh thu/ thuế GTGT, Kế hoạch giao hàng, Vận chuyển, Mua giao thẳng (không qua kho), Treo đơn đặt hàng, Kiểm tra tín dụng, Chính sách giá và chiết khấu, Hàng trả lại
Trang 9+ Quy trình: theo dõi thông tin xuyên suốt từ khi nhận đơn hàng cho đến khi giao
Thông tin đơn hàng bao gồm các thông tin như: mặt hàng bán, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng, điều khoản thanh toán, khách hàng và địa chỉ giao hàng… Ngoài ra, chức năng quản lí đơn hàng cho phép Công ty khai báo các chính sách bán hàng như chiết khấu, giảm giá, quản lí vận chuyển…
+ Hỗ trợ quản lí nhiều loại hợp đồng, đơn hàng: hệ thống 3S ERP hỗ trợ quản
lí nhiều loại hợp đồng bán hàng như hợp đồng chuẩn, hợp đồng khung, hợp đồng kế hoạch và bán hàng không qua kho.
+ Theo dõi hạn mức công nợ của khách hàng: cho phép khai báo hạn mức công
nợ của khách hàng theo từng khách hàng cụ thể hoặc từng nhóm khách hàng (Customer Class) Chức năng này cho nhân viên bán hàng biết được khách hàng nào đã nợ quá hạn hoặc đến hạn mức cho phép, từ đó sẽ giúp cho nhân viên bán hàng quyết định có nên bán hàng cho khách hàng này nữa hay không.
+ Giữ hàng: chức năng này cho phép Công ty quản lí tốt hơn thông tin hàng tồn
kho, đặc biệt trong trường hợp hàng hóa được giữ cho đơn đặt hàng nào đó mà chưa giao cho khách hàng, Công ty dễ dàng biết được trong kho hiện còn bao nhiêu hàng, bao nhiêu hàng đã được đặt hàng, bao nhiêu hàng còn lại có thể bán được Chức năng này còn cho phép bộ phận Kinh doanh và Sản xuất có thông tin để lên kế hoạch sản xuất sát với yêu cầu quản lí và điều độ sản xuất của Công ty.
+ Giao hàng: chức năng giao hàng cho phép theo dõi thông tin liên quan đến việc
giao hàng cho khách hàng Thông tin kết quả của quá trình này là hàng đã được xuất khỏi kho và khách hàng đã nhận được hàng.
Trang 10+ Tạo hóa đơn bán hàng và thanh toán: hệ thống cho phép tạo hóa đơn bán
hàng tự động hoặc thủ công để theo dõi công nợ của khách hàng theo các thông tin trên hợp đồng/đơn bán hàng Đồng thời, hệ thống cũng thực hiện việc thanh toán (thu tiền) khi khách hàng trả tiền mua hàng hóa Các giao dịch này được thực hiện trên phân hệ Kế toán phải thu.
+ Hạch toán kế toán: tất cả các giao dịch hạch toán kế toán phát sinh trong quá
trình bán hàng như xuất kho, hóa đơn và thanh toán đều được hạch toán tự động và lưu vào sổ phụ kế toán Các giao dịch này sẽ cập nhật vào sổ cái khi có lệnh của kế toán.
- Quản trị quan hệ khách hàng: Phân hệ 3S CRM cho phép quản lý khách hàng
xuyên suốt toàn bộ quá trình từ khách hàng tiềm năng, các cơ hội bán hàng, các giao dịch bán hàng, đến dịch vụ bảo hành, chăm sóc khách hàng sau bán hàng 3S CRM gồm các phân hệ nhỏ: Quản lý hồ sơ khách hàng, Quản lý cơ hội bán hàng, Quản lý lịch hẹn và quá trình giao dịch, Quản lý dịch vụ khách hàng.
- Quản lý kho, vật tư và hàng tồn kho (INV – Inventory): Giải pháp quản trị
doanh nghiệp 3S ERP cung cấp phân hệ quản lí kho có khả năng đáp ứng nhu cầu quản lí kho phức tạp với nhiều kho vật lí và nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư khác nhau.
+ Tổ chức kho: tính năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện việc khai báo hệ
thống kho cho doanh nghiệp 3S ERP cho phép khai báo tổ chức kho cho nhiều phân xưởng, kho NVL, kho thành phẩm… Tính năng này cho phép chia sẻ thông tin liên quan đến hàng tồn kho trong các kho khác nhau cho người có quyền sử dụng.
+ Định nghĩa vật tư hàng hóa: Phần này cho phép doanh nghiệp khai báo danh
mục vật tư hàng hóa, các trạng thái và thuộc tính của vật tư, hàng hóa, các phân loại đa dạng phục vụ cho công tác quản trị.
+ Kế hoạch và kiểm soát:
Định nghĩa các quy tắc kiểm soát : cho phép doanh nghiệp khai bao các quy tắc
kiểm soát như số lượng tối thiểu - tối đa hàng tồn kho (tránh việc tồn kho ngoài ý muốn) để tạo các yêu cầu mua vật tư khi vật tư thiếu hoặc cảnh báo khi vật tư hàng hóa quá nhiều so với yêu cầu quản lí Chức năng này được tích hợp với quy trình mua hàng khi vật tư thiếu để tạo ra các yêu cầu mua hàng.
Trang 11Thực hiện chức năng kiểm kê: khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng hóa, chức
năng kiểm kê sẽ quản lí các thông tin kiểm kê và thực hiện các giao dịch điều chỉnh cần thiết.
+ Giao dịch: phân hệ quản lí kho trong 3S ERP tích hợp chặt chẽ với phân hệ
Mua hàng và bán hàng để thực hiện các giao dịch kho như: nhận hàng, kiểm tra chất lượng - trả hàng (nếu không đạt chất lượng), nhập vào kho, chuyển kho (khi có giao dịch chuyển kho), xuất hàng cho việc bán hàng hoặc xuất vật tư đưa vào sản xuất.
+ Hạch toán: các giao dịch xuất, nhập, điều chuyển, nhận và xuất hàng trả lại đều
phát sinh bút toán hạch toán kế toán tư động và được cập nhật vào sổ cái khi có lệnh.
Mô hình tổng quan trong quản lí kho trong 3S ERP như sau:
- Quản lý sản xuất và tính giá thành sản phẩm (MFG - Manufacturing): Lập kế
hoạch sản xuất (PP – Production Plan), tập hợp Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất (MRP – Material Resource Planning), lập Định mức nguyên vật liệu (Bills of material), tính giá thành sản phẩm (Costing), quản lý các công đoạn sản xuất và giá trị, số lượng sản phẩm dở dang (WIP – Work in Process).
Trang 12Quy trình quản lí từ nhu cầu sản xuất đến bán hàng được minh họa trong sơ đồ sau:
Phân hệ Quản lý sản xuất (QLSX) của giải pháp quản trị doanh nghiệp 3S ERP có các tính năng chính đáp ứng tốt nhu cầu QLSX của doanh nghiệp như sau:
Chức năng tập hợp nhu cầu sản xuất (MDS: Master Demand Schedule
Chức năng lập kế hoạch sản xuất (MPS : Master Production Schedule):
Chức năng hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP – Material ResourcePlanning
Định mức NVL và Công đoạn sản xuất (BOM - Bills of material, Routing):
Quản lí thông tin các công đoạn sản xuất (WIP- Work in Process):
Trang 13 Tính giá thành sản xuất
Tích hợp với các phân hệ khác
Tự động hạch toán.
- Quản lý nhân sự tiền lương: Quản lý thông tin về cán bộ công nhân viên như lý
lịch, thông tin chung, tình hình làm việc Tính toán lương cho cán bộ công nhân viên theo các phương thức khác nhau như theo thời gian, theo sản phẩm, … tự động chuyển chi phí lương sang các phân hệ khác
Các phân hệ này được tích hợp với nhau theo sơ đồ sau:
Sơ đồ tích hợp các phân hệ của 3S ERP
BẢNG TỔNG HỢP CÁC PHÂN HỆ, CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA 3S ERP
Kế toán vốn bằng tiền (Tiền mặt, TGNH, tiền vay) Kế toán công nợ phải thu
Kế toán công nợ phải trả
Trang 14Kế toán chi phí giá thành
Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản
Theo dõi giao hàng/hóa đơn/thanh toán Quản lý hạn mức tín dụng/chiết khấu Quản lý khách hàng
IVQuản trị quan hệkhách hàng
Quản lý hồ sơ khách hàng (Accounts) Quản lý cơ hội bán hàng (Opportunities)
Quản lý lịch hẹn và giao dịch (Calendar & Activities) Quản lý dịch vụ khách hàng (Customer service)
VQuản lý kho vật tư và hàng hóa
Kế hoạch kho
Quản lý hàng hóa, vật tư, phụ tùng Quản lý nhập/xuất/điều chuyển kho