Đang tải... (xem toàn văn)
Thông tin chính là tri th ức, là tin tức
1 LỜI NĨI ĐẦU Thơng tin chính là tri thức, là tin tức. Thơng tin đã trở thành nguồn lực phát triển của xã hội lồi người cũng như bao nhiêu nguồn lực tự nhiên và xã hội khác. Khác với các nguồn lực tự nhiên như khống sản, đất đai…. Nếu càng bị khai thác thì càng cạn kiệt, thơng tin càng khai thác sẽ càng được mở rộng và phát triển đến một bậc cao hơn dựa trên sự kế thừa có tính khoa học. Thơng tin có vai trò vơ cùng quan trọng trong đời sống xã hội. Là một sinh viên khoa Lưu trữ học và QTVP, chúng tơi đặc biệt thấy rõ tác dụng, vị trí vai trò to lớn của thơng tin trong cơng tác văn thữ, cơng tác lưu trữ và cơng tác văn phòng. Nhằm đưa ra và làm rõ một số vai trò của thơng tin trong văn phòng, tơi đã chọn đề tài Vai trò của thơng tin trong cơng tác văn phòng làm tiểu luận về mơn thơng tin học. Vấn đề vai trò của thơng tin trong cơng tác văn phòng đã được nhiều tác giả, nhà nghiên cứu phê bình đặt ra và có những nhận xét đánh giá sâu sắc như bài viết của tác giả Phan Huy Quế về bản chất của thơng tin của qúa trình xây dựng quyết định quản lý hành chính (Tạp chí thơng tin tư liệu số 3 năm 1999). Hoặc khía cạnh lịch sử và tổ chức thơng tin của PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng (Tạp chí Thơng tin tư liệu số 4 năm 1998) và cùng rất nhiều bài viết khác. Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm nghiên cứu còn nhiều hạn chế, tiểu luận chỉ xin đi vào vai trò của thơng tin trong việc thực hiện chức năng của văn phòng hiện đại. Với các phương pháp như phân tích, tổng hợp, thống kê chúng tơi hy vọng bài viết sẽ làm rõ hơn một số vấn đề liên quan của thơng tin học và vai trò của thơng tin trong đời sống xã hội, đặc biệt là trong việc thực hiện chức năng chính của văn phòng hiện đại. Bài tiểu luận chia làm 2 chương: Chương 1: Một số vấn đề về thơng tin và văn phòng hiện đại. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 2 Chương 2: Vai trò của thơng tin trong việc thực hiện chức năng của văn phòng hiện đại. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 3 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ THƠNG TIN VÀ VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI 1.1. Thơng tin và chức năng của thơng tin 1.1.1. Khái qt chung về thơng tin Thơng tin “Information” có nguồn gốc từ tiếng La tinh “Informatio” có nghĩa là sự truyền đạt một ý tưởng, một khái niệm hay một biểu tượng. Theo cách hiểu thơng thường “Thơng tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đốn làm tăng thêm sự hiểu biết của con người” hay “Thơng tin chính là tri thức, là tin tức, là yếu tố quyết định sự phát triển của xã hội”. Còn lý thuyết thơng tin thì quan niệm thơng tin là sự loại trừ tính bất định của hiện tượng ngẫu nhiên hoặc nói cách khác thơng tin là việc nhận được một thơng báo từ một tập hợp các thơng báo có thể nhận được. Thơng tin được thể hiện qua nhiều hình thức đa dạng và phong phú như con số, chữ viết, âm thanh, hành động, cử chỉ. Các khoa học khác nhau như thơng tin dưới các góc độ khác nhau, từ đó có những quan điểm khác nhau về thơng tin. Sở dĩ như vậy vì thơng tin khơng thể sờ mó được, người ta bắt gặp thơng tin chỉ trong qúa trình hoạt động, thơng qua tác động trừu tượng của nó. Và do xã hội ngày nay là xã hội thơng tin, thời đại là thời đại thơng tin, mối quan tâm lớn của tất cả mọi ngành, mọi lĩnh vực của cả lý luận và ứng dụng. 1.1.2. Vai trò của thơng tin Thơng tin ln giữ vai trò quan trọng trong qúa trình tổ chức và phát triển xã hội. Khi nắm được thơng tin thì tức là có thêm một thứ quyền lực cũng như sức mạnh vật chất. Ở đây chỉ xin khẳng định lại vai trò của thơng tin: THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 4 Một là, thơng tin là nguồn lực của sự phát triển. Bởi thơng tin được xem là nguồn tài ngun, và hơn các nguồn tài ngun khác là nó có thể phát triển mở rộng, chỉ bị hạn chế bởi khơng gian và khả năng nhận thức của con người. Và hiện nay xu hướng của tất cả các nước là thơng tin được coi như một loại hàng hố với sự hình thành và phát triển của khu vực dịch vụ thơng tin. Hai là, thơng tin góp phần thúc đẩy sự phát triển của kinh tế và sản xuất. Thơng tin là bộ phận quan trọng tạo thành chu trình khoa học kỹ thuật sản xuất và góp phần vào việc rút ngắn quan trọng từ nghiên cứu đến sản xuất và nâng cao hiệu quả của các lĩnh vực hoạt động này. Ba là, Thơng tin là yếu tố quan trọng nhất trong sự phát triển của khoa học. Bản chất của khoa học là tính kế thừa tức là khai thác nó phát triển dựa trên những nguồn thơng tin đã có từ trước, khơng có một chương trình nghiên cứu nào là của một người, thậm chí của một thời đại. Bốn là, thơng tin là cơ sở của hoạt động quản lý. Thể hiện rõ nhất là dựa vào sự đầy đủ của chất lượng của thơng tin mà các nhà quản lý ra được các quyết định bởi thực chất của qúa trình quản lý là qúa trình sử lý thơng tin của người lãnh đạo. Năm là, thơng tin có vai trò qúa trình trong sự phát triển của giáo dục và đời sống. Giáo dục là hoạt động xã hội nhằm thực hiện chức năng chuyển giao thơng tin giữa các thế hệ. Vai trò của thơng tin còn được thể hiện trong tất cả lĩnh vực của đời sống xã hội nói chung và của cơng tác văn phòng nói riêng. 1.2. Văn phòng và chức năng của văn phòng hiện đại 1.2.1. Văn phòng hiện đại Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng. Theo từ điển tiếng Việt của Văn Tân và Hồng Thư thì văn phòng là bộ phận phụ trách cơng việc văn thư hành chính của một cơ quan. Định nghĩa này THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 5 chưa đề cập đầy đủ đến nội dung của cơng tác văn phòng mà chỉ đề cập đến phần văn thư giấy tờ. Trong cuốn Kĩ năng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả Vương Hồng tuấn đã đưa ra khái niệm văn phòng theo cả nghĩa rộng và nghĩa hẹp: - Hẹp là nơi làm việc của một cơ quan tổ chức. - Rộng là bộ máy giúp việc của cơ quan. Trên thực tế hiện nay thì văn phòng bao gồm cả nghĩa rộng và nghĩa hẹp. Văn phòng đã được đổi mới để trở thành văn phòng hiện đại, thích nghi và phù hợp với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học cơng nghệ thơng tin. Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thơng tin bằng những thiết bị hiện đại được tổ chức một cách khoa học gồm những người có tri thức hiện đại tạo nên năng suất lao động cao hơn. Với định nghĩa như vậy chức năng của văn phòng hiện đại có hiều đổi mới. 1.2.2. Chức năng của văn phòng hiện đại Văn phòng hiện đại có rất nhiều chức năng nhưng tựu trung lại có thể chia thành hai chức năng cơ bản: Một là, Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp, tức là những hoạt động tham vấn cơng tác văn phòng và tổng hợp, thống kê xử lý thơng tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Hai là, Văn phòng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất và cơng tác phục vụ cho hoạt động của cơ quan chức năng là mang tính đặc thù của văn phòng. Vì vậy chúng tơi sẽ khơng đi sâu và phân tích chức năng này mà chủ yếu đề cập đến chức năng tham mưu tổng hợp. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 6 CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA THƠNG TIN TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG Trong văn phòng thường có ba bộ phận chính: thu thập xử lý thơng tin, văn thư lưu trữ và quản trị. Mỗi bộ phận có chức năng nhiệm vụ quyền hạn khác nhau, song cùng hướng tới mục tiêu cuối cùng là hồn thành tốt các nhiệm vụ chương trình kế hạch đã đề ra. Sợi dây liên lạc giữa các bộ phận này trong văn phòng chính là thơng tin tức là mối quan hệ của các dòng thơng tin. Vì phạm vi nghiên cứu của đề tài còn nhỏ hẹp, nên chỉ xin đi vào khía cạnh nhỏ là thơng tin với bộ phận thu thập và xử lý thơng tin. Bộ phận này thường gồm các cán bộ hoặc chun viên nghiên cứu tổng hợp. Đối với các doanh nghiệp thì đây chính là nơi làm việc của đội ngũ thư ký (gọi chung là các cán bộ tổng hợp). Mối quan hệ trong văn phòng là mối quan hệ người - người, giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý. Chủ thể quản lý (các nhà quản trị), tác động lên đối tượng quản lý (nhân viên) và chờ đợi sự phản hồi trở lại từ các đối tượng này. Phương tiện thực hiện mối quan hệ này nhờ các dòng thơng tin. Vai trò của thơng tin trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp là rất quan trọng và nó được thể hiện ở các khâu sau: 2.1. Thu thập thơng tin Đây là cơng việc đầu tiên của những người làm chức năng tham mưu tổng hợp (gọi chung là cán bộ tổng hợp). Thơng tin là chất liệu cơ bản tỏng hoạt động của cơ quan. Thơng tin tạo thành dữ liệu thơng qua phân tích xử lý thơng tinh thành thơng tin có giá trị gia tăng. Trong văn phòng thơng tin có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thơng tin đầu ra của cơ quan này là thơng tin đầu vào của cơ quan khác hoặc ở các bộ phận trong văn phòng. PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng đã chỉ ra rằng hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới các loại nguồn tin và có 6 loại nguồn tin chính đối với một văn phòng (Tạp chí Thơng tin tư liệu số 4 năm 2002). THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 7 - Thơng tin từ tài liệu đi và đến của cơ quan: là các loại cơng văn, giấy tờ trả lời các câu hỏi hoặc thư tín bên ngồi. - Thơng tin nội bộ: đây là các dạng tư liệu, hồ sơ tin tức phản ánh hoạt động của cơ quan. - Thơng tin kỹ thuật. Các tư liệu phản ánh qúa trình hoạt động nghề nghiệp của cơ quan được thực hiện thường xun trợ giúp các qúa trình quyết định quản lý. - Thơng tin về nhân sự: là các tin tức hồ sơ cá nhân, cán bộ liên quan tới tổ chức như quyết định đề bạt, lên lương… - Các hệ thống liên lạc bao gồm các hệ thống điện thoại, fax, tiếp thị, viễn thơng, thư tín dùng để chuyển thư, tin tức trong cơ quan ra ngồi cơ quan. - Các hệ thống sao in: bao gồm các tin tức từ các thiết bị sao in, từ các xuất bản phẩm… Vậy ta thấy thơng tin rất đa dạng và phong phú nên ngồi việc tiếp nhận đến thơng tin trong hệ thống thì cán bộ tổng hợp phải thu thập săn tìm thơng tin phải thường xun đi cơ sở nắm bắt thực tế để có thêm thơng tin mang tính thời sự. Có như thế mới có thể tham mưu cho lãnh đạo văn phòng giúp họ ra các quyết định quản lý đúng đắn. Trong ba cơng đoạn bảo đảm thơng tin mà tác giả Phan Huy Quế trên tạp chí thơng tin tư liệu (số 3 năm 1999) đã đưa ra thì cán bộ tổng hợp phải bảo đảm thơng tin cho việc xây dựng quyết định quản lý hành chính. Tóm lại ở khâu nghiệp vụ thu thập thơng tin thì thơng tin là cơ sở, là ngun liệu cũng là mục tiêu cuối cùng mà hoạt động văn phòng hướng tới. 2.2. Xử lý thơng tin Sau khi thu thập thơng tin, điều quan trọng là cán bộ tổng hợp phải xử lý thơng tin. Thơng tin chỉ có giá trị khi được xử lý. Xử lý thơng tin (Pata prcessing) là các tác động lên dữ liệu để đạt được thơng tin theo những mục tiêu u cầu nhất định được thực hiện bằng các quy trình có THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 8 sự tác động chủ quan của chủ thể quản lý. Quy trình xử lý thơng tin là một quy trình nghiệp vụ nhằm đưa ra kết quả chứng minh một quy luật làm cho thơng tin có giá trị hơn. Theo tiêu chuẩn thì một thơng tin có giá trị phải đảm bảo được các u cầu sau: - Chính xác: Tức là độ trung thực cao. - Đầy đủ: Nghĩa là phải phản ánh được tất cả các khía cạnh cần thiết khơng để xẩy ra tình trạng, chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiến diện, méo mó, lệch lạc về đối tượng được phản ánh. - Rõ ràng, cụ thể: là khơng chung chung, mơ hồ, khơng đa nghĩa khó hiểu. Phải nêu những chi tiết, số liệu, diễn biến, kết quả cụ thể rõ ràng. - Kịp thời: Tức là phải được cung cấp đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đối tượng để có đủ thời gian phân tích, phán đốn xử lý ngay. - Đúng đối tượng: Thơng tin chỉ có giá trị khi đến được với những người cần nói. Trong kỹ năng xử lý thơng tin người cán bộ tổng hợp phải nắm được những tiêu chuẩn đó để sắp xếp phân loại thơng tin thành các thơng tin q khứ, hiện hành, dự đốn hoặc chia thơng tin theo các mặt hoạt động. Xử lý thơng tin đòi hỏi người cán bộ tổng hợp khơng những có kiến thức sâu về chun mơn mà phải am hiểu thơng tin về các lĩnh vực khác nhằm xử lý nhanh chóng kịp thời và có hiệu quả để từ đó tham mưu cố vấn cho lãnh đạo của mình. Các phương pháp cần dùng trong xử lý thơng tin là các phương pháp tổng hợp, phân tích, đánh giá so sánh, phải xác định thơng tin nào là chính, thơng tin nào là hỗ trợ, biết nghi ngờ thơng tin thiếu căn cứ cơ sở khoa học. Trong khâu nghiệp vụ xử lý thơng tin, thơng tin là đối tượng tác động của người cán bộ tổng hợp. Mục tiêu là những thơng tin có giá trị, có chất lượng. Nhìn chung văn phòng được xem như một địa bàn mà ở đó thơng tin được sản sinh ra và qúa trình thơng tin được thực hiện. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 9 2.3. Truyền đạt. (cung cấp) thơng tin Tiếp theo khâu xử lý thơng tin sẽ là việc truyền đạt thơng tin. Người cán bộ tổng hợp cần phải xác định thơng tin (đầu ra) mà mình muốn truyền đạt. Đây chính là hình thức thực hiện chức năng tham mưu cố vấn của mình. Việc ra các quyết định của người lãnh đạo có đúng đắn hay khơng là phụ thuộc vào thơng tin mà cán bộ tổng hợp cung cấp. Vì thế khi truyền đạt thơng tin cần quan tâm đến nội dung thơng tin, liều lượng thơng tin, thời điểm đưa ra thơng tin và hình thức thơng tin. Liên quan đến vấn đề cung cấp thơng tin một u cầu phải đảm bảo là bí mật thơng tin khơng được tiết lộ. Từ đây đòi hỏi người cán bộ tổng hợp phải nắm được các kĩ năng soạn thảo văn bản, kĩ năng tổ chức các cuộc họp, chuẩn bị nội dung cuộc họp cho lãnh đạo. Tức là người cán bộ tổng hợp phải đáp ứng được một số u cầu như biết sử dụng quỹ thời gian thích hợp, có khả năng tổ chức sắp xếp cơng việc, chủ động linh hoạt trong mọi tình huống… Vì vậy thơng tin trong khâu cung cấp thơng tin đóng vai trò là sản phẩm của qúa trình lao động khơng ngừng của người làm cơng tác tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 10 KẾT LUẬN Tóm lại, vai trò của thơng tin trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng là hết sức to lớn, nó vừa là đầu ra, đầu vào và là thước đo hiệu xuất lao động của các cán bộ, nhân viên làm cơng tác thu thập xử lý và cung cấp thơng tin. Qua việc nghiên cứu vai trò của thơng tin trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng giúp chúng ta hiểu rõ hơn về vai trò của thơng tin trong đời sống xã hội. Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học cơng nghệ trong thời đại hiện nay, thơng tin, hệ thống thơng tin, các thiết bị thơng tin sẽ ngày càng hồn chỉnh, mở đường cho sự phát triển của khoa học và tạo thuận lợi cho các hoạt động của xã hội. Cơng tác văn phòng nhờ đó mà có nhiều tiến bộ mạnh mẽ hơn. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN [...]... thơng tin tư liệu số 3/1999 11 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ THƠNG TIN VÀ VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI 3 1.1 T HƠNG TIN VÀ CHứC NĂNG CủA THƠNG TIN 3 1.1.1 Khái qt chung về thơng tin 3 1.1.2 Vai trò của thơng tin 3 1.2 V ĂN PHỊNG VÀ CHứC NĂNG CủA VĂN PHỊNG HIệN ĐạI 4 1.2.1 Văn phòng hiện đại. .. CHứC NĂNG CủA VĂN PHỊNG HIệN ĐạI 4 1.2.1 Văn phòng hiện đại 4 1.2.2 Chức năng của văn phòng hiện đại 5 CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA THƠNG TIN TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG 6 2.1 T HU THậP THƠNG TIN 6 2.2 X ử LÝ THƠNG TIN 7 2.3 T RUYềN ĐạT ( CUNG CấP ) THƠNG TIN 9 KẾT LUẬN 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO 11 12 ... LIỆU THAM KHẢO 1 Đồn Văn Tân - Thơng tin học 2 Vương Hồng Tuấn - Kĩ năng và nghiệp vụ văn phòng - Nxb 3 Nguyễn Hữu Hùng - Khía cạnh lịch sử và tổ chức của quản Trẻ trị thơng tin - Tạp chí Thơng tin tư liệu số 4/2002 4 Nguyễn Hữu Hùng - Phát triển hoạt động thơng tin trong thời kì cơng nghiệp hố - hiện đại hố - Tạp chí Thơng tin tư liệu số 4/1998 5 Phan Huy Quế - Bản chất thơng tin của q trình xây dựng . quan của thơng tin học và vai trò của thơng tin trong đời sống xã hội, đặc biệt là trong việc thực hiện chức năng chính của văn phòng hiện đại. . thơng tin và văn phòng hiện đại. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 2 Chương 2: Vai trò của thơng tin trong việc thực hiện chức năng của văn