TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN =====O0O===== TĂNG THỊ NHUNG TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Thƣ viện thông tin HÀ NỘI - 2014 TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN =====O0O===== TĂNG THỊ NHUNG TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Thƣ viện thông tin Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: ThS. Hoàng Thị Bích Liên HÀ NỘI - 2014 LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài, tôi đã nhận đuợc rất nhiều sự giúp đỡ, động viên từ gia đình, thầy cô và bạn bè. Tôi xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong khoa Công nghệ Thông tin - Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2, cùng tập thể các cán bộ làm việc tại thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh, đã tạo điều kiện giúp tôi trong quá trình thực hiện đề tài. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Cô thạc sĩ Hoàng Thị Bích Liên ngƣời đã trực tiếp hƣớng dẫn và tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện khóa luận. Cuối cùng, cho phép tôi đƣợc cảm ơn những ngƣời thân trong gia đình và bạn bè - những ngƣời đã khuyến khích và là nguồn động viên rất lớn đối với tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu. Mặc dù đã rất cố gắng, song do thời gian và trình độ có hạn nên khóa luận không tránh khỏi những khiếm khuyết. Vì vậy, tôi rất mong nhận đƣợc sự góp ý của thầy cô giáo, các chuyên gia trong ngành và bạn bè để khóa luận đƣợc hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 5 năm 2014 Sinh viên Tăng Thị Nhung LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Tổ chức và bảo quản tài liệu tại thư viện tỉnh Hà Tĩnh” là đề tài nghiên cứu của riêng tôi dƣới sự hƣớng dẫn của Thạc sĩ Hoàng Thị Bích Liên. Đề tài này đƣợc tác giả độc lập nghiên cứu trên cơ sở tham khảo tài liệu, khảo sát thực tế và sự phân tích, đánh giá tổng hợp của bản thân. Khóa luận hoàn toàn không có sự sao chép nguyên văn của bất cứ công trình nghiên cứu khoa học nào. Hà Nội, tháng 5 năm 2014 Sinh viên Tăng Thị Nhung DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu TV-TT Thƣ viện -thông tin CNH-HĐH Công nghiệp hoá, Hiện đại hoá VH-TT& DL Văn hoá, Thể thao và Du lịch MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu: 3 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 4 6. Ý nghĩa của khóa luận 4 8. Bố cục của khóa luận 5 Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH 6 1.1. Khái quát về thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh 6 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện tỉnh Hà Tĩnh 6 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của thư viện tỉnh Hà Tĩnh 8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của thư viện tỉnh Hà Tĩnh 10 1.1.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Thư viện 12 1.1.5. Nguồn lực thông tin 13 1.1.6. Cơ sở vật chất, kỹ thuật 16 1.2. Khái quát lý luận về công tác tổ chức và bảo quản 17 1.2.1. Các khái niệm về tổ chức và bảo bảo quản vốn tài liệu 17 1.2.2. Yếu tố ảnh hướng đến công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 18 1.3. Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu trong hoạt động của thƣ viện 21 1.3.1. Vốn tài liệu là một thành tố quan trọng cấu thành thư viện 21 1.3.2. Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là nhiệm vụ của mỗi thư viện 22 1.3.3. Góp phần tàng trữ lâu dài di sản văn hóa hành văn của dân tộc 23 1.3.4. Góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin 24 1.4. Đặc điểm vốn tài liệu 24 1.4.1. Về số lượng 24 1.4.2. Đặc điểm về hình thức 27 1.4.3. Đặc điểm về nội dung tài liệu 28 1.4.4. Tình trạng vốn tài liệu tại thư viện 29 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU Ở THƢ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH 32 2.1. Tổ chức vốn tài liệu 32 2.1.1. Các nguyên tắc tổ chức kho 32 2.1.2. Phương thức tổ chức kho 35 2.2. Bảo quản tài liệu 40 2.2.1. Môi trường lưu trữ tài liệu 40 2.2.2. Kiểm tra, sửa chữa, phục chế tài liệu 42 2.2.3. Nhân sự, kinh phí dành cho công tác bảo quản tài liệu 44 2.2.4. Chuyển tài liệu sang các vật mang tin khác. 47 2.2.5. Số hóa tài liệu 48 2.2.6. Ứng dụng kỹ thuật hiện đại và công nghệ thông tin vào việc bảo quản vốn tài liệu 49 2.2.7. Giáo dục ý thức bảo quản tài liệu cho bạn đọc 50 2.3. Nhận xét về công tác tổ chức và bảo quản tài liệu 52 2.3.1. Ưu điểm 52 2.3.2 Hạn chế 53 Chƣơng 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 55 3.1. Giải pháp nâng cao công tác tổ chức vốn tài liệu 55 3.1.1. Nâng cao trình độ cán bộ thư viện về công tác tổ chức vốn tài liệu 55 3.1.2. Tuân thủ các nguyên tắc tổ chức vốn tài liệu 55 3.2. Các giải pháp nâng cao công tác bảo quản vốn tài liệu 56 3.2.1. Giải quyết vấn đề môi trường 56 3.2.3. Đảm bảo điều kiện vệ sinh 58 3.2.3. Lập kế hoạch bảo quản tài liệu 60 3.2.4. Thiết kế, xây dựng kho tài liệu đúng tiêu chuẩn 61 3.2.5. Giáo dục tinh thần trách nhiệm cho cán bộ thư viện và người dùng tin 64 3.2.6. Đảm bảo kinh phí và trang thiết bị cho công tác bảo quản 66 3.2.7. Thường xuyên kiểm tra và nâng cấp hệ thống kho lưu trữ tài liệu 67 3.2.8. Chuyển dạng tài liệu để bảo quản 68 3.2.9. Đấy mạnh công tác phục chế tài liệu hư hỏng 69 3.2.10. Đào tạo cán bộ chuyên trách về công tác bảo quản tài liệu 70 KẾT LUẬN 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 1 LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Thƣ viện đƣợc coi là kho tàng tri thức của nhân loại, nơi lƣu giữ sách, báo, các vật mang tin đƣợc lƣu truyền qua các thế hệ. Sách, báo là hình thức cơ bản nhất trong mọi thời đại để ghi lại, giữ gìn lại tri thức, giá trị văn hoá và kinh nghiệm xã hội của loài ngƣời. Không có thƣ viện các giá trị văn hoá, đặc biệt là các giá trị văn hoá tinh thần và tri thức của nhân loại không thể đƣợc lƣu giữ và truyền lại cho thế hệ sau. Vốn tài liệu là nền móng của thƣ viện, là một trong bốn yếu tố quan trọng cấu thành nên thƣ viện. Thƣ viện đƣợc thành lập và hoạt động hiệu quả hay không phụ thuộc vào vốn tài liệu. Một thƣ viện hoạt động tốt khi bổ sung nguồn tài liệu đầy đủ, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc và ngƣợc lại khi không đáp ứng tốt nhu cầu bạn đọc thì sẽ không thể hoạt động và tồn tại đƣợc. Hiệu quả phục vụ bạn đọc là tiêu chí đánh giá chất lƣợng và hiệu quả phục vụ của thƣ viện. Chính vì vậy, thƣ viện cần tổ chức và bảo quản vốn tài liệu sao cho hợp lý để phục vụ bạn đọc ngày càng tốt hơn, nâng cao hiệu quả hoạt động của thƣ viện, góp phần quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan Thƣ viện Thông tin (TV-TT). Trong giai đoạn đối mới giáo dục và đào tạo đại học hiện nay thì vai trò của thƣ viện ngày càng quan trọng. Để đáp ứng đƣợc những yêu cầu trƣớc sự đối mới của đất nƣớc, thƣ viện cần phải đối mới toàn diện về mọi mặt để có thể phục vụ bạn đọc tốt hơn góp phần vào công tác nâng cao trình độ, đào tạo nguồn nhân lực cho xã hội. Trƣớc sự đối mới về mọi mặt của thƣ viện thì công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu cũng phải có giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả phục vụ bạn đọc. Đó là một yêu cầu cần thiết đối với các thƣ viện làm sao để hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, giúp thƣ viện trở thành trở thành trung tâm thông tin và có thể phục vụ đắc lực cho công tác giáo dục và đào tạo của nhà trƣờng trong giai đoạn đối mới hiện nay. 2 Từ khi thành lập đến nay, Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh ngày càng đƣợc củng cố và phát triển, thu hút bạn đọc đến Thƣ viện ngày càng đông, Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh đã và đang đẩy mạnh mọi mặt hoạt động nhằm đáp ứng thỏa mãn nhu cầu, nghiên cứu học tập và nâng cao dân trí cho mọi đối tƣợng bạn đọc góp phần đào tạo nhân lực, bồi dƣỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa (CNH-HĐH) quê hƣơng đất nƣớc.Thƣ viện Hà Tĩnh là một đơn vị sự nghiệp, là cơ quan văn hóa giáo dục ngoài nhà trƣờng, có chức năng tàng trữ kho tàng tri thức những giá trị tinh thần của nhân loại, phổ biến thông tin, nâng cao dân trí. Một vấn đề đặt ra cho cán bộ thƣ viện là phải tổ chức và bảo quản vốn tài liệu nhƣ thể nào cho tốt và hợp lý. Mặc dù thƣ viện đã có những biện pháp và trang thiết bị để bảo quản thƣ viện nhƣng cùng với thời gian, các điều kiện về môi trƣờng, khí hậu và các nhân tổ khác ngày càng tác động mạnh mẽ đến quá trình hủy hoại và tự hủy hoại tài liệu. Chính vì tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu nên em đã chọn đề tài: “Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh” làm khóa luận của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu Hiện nay các đề tài nghiên cứu về chuyên ngành TV - TT nói chung khá phong phú. Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một hoạt động quan trọng và có ý nghĩa to lớn đối với các thƣ viện chính vì vậy đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề này, chủ yếu là những khóa luận tốt nghiệp của sinh viên các trƣờng Đại Học, Cao Đẳng chuyên ngành TV - TT nhƣ: - Nguyễn Ngọc Anh (2001), Nghiên cứu công tác bảo quản tài liệu của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam: khoá luận tốt nghiệp đại học H.: Đại học Văn hoá. - Nguyễn Thị Thảo (2007), Tìm hiểu việc tổ chức và bảo quản tài liệu tại thƣ viện trƣờng Đại học Luật Hà Nội: khoá luận tốt nghiệp đại học H.: Đại học Luật. [...]... về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh Chƣơng 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh Chƣơng 3: Các giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 5 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH 1.1 Khái quát về thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh 1.1.1 lịch sử hình thành và phát... tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu - Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện - Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện 3 4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thƣ viện tại Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: tại. .. thƣ viện sẽ chuyển công tác về trụ sở mới 1.2 Khái quát lý luận về công tác tổ chức và bảo quản 1.2.1 Các khái niệm về tổ chức và bảo bảo quản vốn tài liệu Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đƣợc coi là một khoa học, một nghệ thuật trong tổ chức và bảo quản lâu dài kho tri thức của nhân loại Các khái niệm về tổ chức vốn tài liệu Tổ chức vốn tài liệu là hình thức sắp xếp tài liêu sao cho khoa học và hiệu... [4,tr.12] Tổ chức vốn tài liệu là làm sao tổ chức kho tài liệu cho khoa học, dễ cất, cất đƣợc nhiều, dễ lấy và dễ bảo quản [4,tr.12] Nói đến tổ chức vốn tài liệu là nói đến việc đăng ký, xứ lý, sắp xếp, kiểm kê và bảo quản vốn tài liệu[ 4, tr.12] 17 Khái niệm bảo quản vốn tài liệu Về thuật ngữ, bảo quản là tất cả những hoạt động đóng góp vào việc giữ gìn tài liệu [4, tr.72] Bảo quản là những chính sách và. .. đánh giá thực trạng việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện từ đó đề xuất một số giải pháp hữu ích nhằm tăng cƣờng và hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thƣ viện Khóa luận cũng giúp Thƣ viện hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, giúp thƣ viện trở thành trung tâm thông tin và có thể phục 4 vụ đắc lực cho công tác giáo dục và đào tạo của nhà trƣờng trong giai... tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cƣờng và hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện 3.2 Nhiệm vụ Để thực hiện mục đích trên, khóa luận tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thƣ viện - Nghiên cứu nội dung, thành phần các loại hình kho tài liệu. .. bạn đọc riêng và phƣơng thức phục vụ khác nhau Tại thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh, đến nay vẫn chƣa có đề tài nào nghiên cứu về vấn đề này Vì vậy, đề tài " Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh" mà tôi lựa chọn đi theo hƣớng nghiên cứu chuyên sâu khác nhau và đề xuất các giải pháp để nâng cao công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu dựa trên những đặc thù riêng của thƣ viện Hà Tĩnh 3 Mục... nhất hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh thành tỉnh Nghệ Tĩnh Kể từ đó, thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh sáp nhập trở thành thƣ viện tỉnh Nghệ Tĩnh Đến tháng 12/1991 tỉnh Hà Tĩnh đƣợc tái lập Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh cũng đƣợc tách ra từ Thƣ viện tỉnh Nghệ Tĩnh với tên gọi là "Thƣ viện khoa học tổng hợp Hà Tĩnh" Thời kì này, Thƣ viện gặp rất nhiều khó khăn song với sự phấn đấu nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và toàn... Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh đã nhanh chóng ổn định tổ chức, cơ sở vật chất, vốn tài liệu tiếp tục đƣợc tăng cƣờng để phục vụ bạn đọc Tới nay, Thƣ viện đã đổi tên chính thức là "Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh" Cơ quan đóng tại số 01- Đƣờng Nguyễn Hữu Thái - TP Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh Ngày đầu thành lập với vốn tài liệu chỉ gần 1 vạn cuốn, đến nay Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh đã bổ sung thêm nhiều tài liệu phong phú với tổng... phục vụ người dùng tin Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu trong thƣ viện nhằm mục đích thuận tiện cho việc phục vụ, dễ bảo quản, sử dụng đƣợc lâu dài, ít mất mát hƣ hỏng nhất, lƣu trữ đƣợc kho tàng tri thức của nhân loại Thƣ viện hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc vào vốn tài liệu và công tác tổ chức, bảo quản tài liệu của thƣ viện Thƣ viện tổ chức đƣợc kho sách khoa học và hợp lý sẽ phục vụ bạn . Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh. Chƣơng 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh Chƣơng 3: Các giải. nội dung tài liệu 28 1.4.4. Tình trạng vốn tài liệu tại thư viện 29 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU Ở THƢ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH 32 2.1. Tổ chức vốn tài liệu 32 2.1.1 TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH 6 1.1. Khái quát về thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh 6 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện tỉnh Hà Tĩnh 6 1.1.2. Chức