Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành.pdf

Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 2

3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài 3

5 Kết cấu của khóa luận 3

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4

1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng 4

1.1.1 Khái niệm văn phòng 4

1.1.2 Vị trí của văn phòng 6

1.1.3 Vai trò của văn phòng 7

1.1.4 Chức năng của văn phòng 8

1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng 10

1.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị 11

1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan,

1.1.6 Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức 14

1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc 14

1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng 15

1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc 16

1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 16

1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 17

1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 18

1.1.6.7 Công tác hậu cần 19

1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực 20

1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng 20

1.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 21

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P

1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng 22

1.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế 23

1.1.9.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ 23

1.1.9.3 Nguyên tắc liên tục 23

1.1.9.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm 23

1.1.9.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính 24

1.2 Công tác văn phòng 24

1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng 24

1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng 25

1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng 25

Kết luận chương 1: 26

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNGTẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HOÀNG THÀNH 27

2.1 Khái quát về công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 27

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 27

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 28

2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 28

2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 29

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 33

2.1.4 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty 34

2.1.5 Năng lực nhân sự của công ty 35

2.1.6 Các sản phẩm và mặt hàng của công ty đang thực hiện 36

2.1.7 Chiến lược, định hướng phát triển kinh doanh của công ty 36

2.1.8.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty 38

2.1.8.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 39

2.1.9 Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động 40

2.1.9.1 Thuận lợi 40

2.1.9.2 Khó khăn 41

2.2 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 41

2.2.1 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự 41

2.2.2 Điều kiện làm việc của văn phòng 45

2.2.2.1 Trang thiết bị của văn phòng 45

2.2.2.2 Môi trường làm việc của văn phòng 46

2.2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 46

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P

2.2.3.1 Công tác tham mưu, tổng hợp 46

2.2.3.3 Công tác thông tin 51

2.2.3.4 Công tác văn thư, lưu trữ 55

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HOÀNG THÀNH 84

3.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp 84

3.2 Giải pháp về công tác thông tin 86

3.3 Giải pháp về công tác văn thư, lưu trữ 87

3.4 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 89

3.5 Giải pháp về việc tổ chức và bố trí nhân sự 90

3.6 Giải pháp về công tác hậu cần 90

3.7 Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ 91

3.8 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng 91

3.9 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên 94

3.10 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 1

LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài

Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế Đặc biệt từ sau khi nước ta ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị

Hoàng Thành là công ty mới thành lập (năm 2002) nhưng các thành viên của công ty có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa, phá dỡ tàu cũ và kinh doanh vận tải thủy bộ, dịch vụ bến bãi Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển đến nay công ty đã tạo lập được một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tưởng trong con mắt của đối tác Mục tiêu của công ty là đưa Hoàng Thành trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệp đóng tàu

Để thực hiện được mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu đó là nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng Trong quá trình thực tập em nhận thấy công tác văn phòng tại công ty bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫn

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 2

còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tác văn phòng là chưa cao Chính vì vậy được sự hướng dẫn tận tâm của cô giáo – TH

S.Trần Thị Ngà và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty em đã chọn đề tài: “

Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành ” với mục đích áp dụng lý thuyết vào

thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp một phần nhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng tại công ty được tốt hơn

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng

Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành để thấy được những điểm mạnh cũng như những điểm yếu còn tồn tại và từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại công ty

3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài

Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của khóa luận là cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng, thực trạng về công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành như:

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh cũng như những thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp phải

- Tìm hiểu thực trạng về công tác văn phòng tại công ty như công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn thư, lưu trữ, công tác tổ chức cuộc họp hội nghị…trên cơ sở đó phân tích đánh giá kết quả đã đạt được, những điểm còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó

- Đưa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng tại công ty

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 3

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài

Để hoàn thành khóa luận em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp phỏng vấn, đối thoại

5 Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời mở đầu và kết luận chung, kết cấu của khóa luận gồm 3 chương: - Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng

- Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

- Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 4

CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức người ta luôn nhấn mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan Nó đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên liên tục và có hiệu quả Vậy văn phòng là gì ?

Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khác nhau:

- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo Người ta có thể gọi là

"Văn phòng giám đốc", "Văn phòng Nghị sỹ"

- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà

mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ Thí dụ "Văn phòng Bộ", "Văn phòng Uỷ ban nhân dân"

- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan Nhà nước, trong các xí nghiệp Như vậy: Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư

- Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị

Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhưng thường nó chỉ phản ánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng Để đưa ra được một định nghĩa chính xác về văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:

- Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị Như vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 5

- Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn

 Để công tác văn phòng đạt được kết quả cần có những điều kiện cơ bản sau đây:

Thứ nhất: Bộ máy văn phòng phải được tổ chức thích hợp Ở các cơ quan, đơn

vị có qui mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng cần có đầy đủ các bộ phận với số lượng nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng được độc lập, đáp ứng đầy đủ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức Nhưng đối với các đơn vị có qui mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu Ở đây từng con người có thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau miễn là có thể đáp ứng được những yêu cầu hoạt động của cơ quan Từ thực tế này, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đưa ra quan điểm "không nhất thiết cơ quan, đơn vị nào cũng phải có một tổ chức văn phòng" Ở các cơ quan lớn có văn phòng, các cơ quan nhỏ có phòng hành chính, còn ở các tổ chức kinh doanh đơn lẻ thì cần một, hai người đủ năng lực trình độ đảm nhận tất cả các công việc liên quan đến văn phòng

Thứ hai: Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức là

phải có một cơ sở hạ tầng cụ thể như nhà xưởng, phương tiện, thiết bị và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi Vị trí, qui mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức, quản lý, vào qui mô hoạt động của cơ quan, đơn vị

Như vậy, nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người có trong văn phòng, cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm tòan bộ quá trình thu thập, xử lý, vận chuyển thông tin, từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 6

Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa chính xác về văn phòng cơ quan như sau:

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy

điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả

1.1.2 Vị trí của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị

Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong mọi hoạt động của cơ quan tổ chức Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản lý về công tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện kĩ thuật phục vụ công việc quản lý điều hành

Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện công việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu trong tổ chức Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, các cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới với nhân dân

Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên liên tục Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục cả ngày lẫn đêm ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày nghỉ, lễ tết, thứ 7, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan

Với các vị trí trên, văn phòng giữ một vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 7

1.1.3 Vai trò của văn phòng

Văn phòng của bất kỳ cơ quan tổ chức nào ra đời cũng là một yếu tố tất yếu khách quan, văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan Nói cách khác văn phòng vừa là bộ phận đầu não, vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan đơn vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện trên các phương diện sau:

Thứ nhất: Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ

quan tổ chức, bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòng có trách nhiệm theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan Như vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng, các bộ phận phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt Nếu văn phòng không làm việc thì mọi họat động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ

Thứ hai: Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ

đối ngoại của cơ quan Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan tổ

chức, bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ Đây là hoạt động vô cùng quan trọng nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của một tổ chức

Thứ ba: Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo Đó là vì thông

qua văn phòng các nhà lãnh đạo điều hành quản lý cấp dưới bằng hệ thống các văn bản như là: thông báo, quyết định…

Thứ tư: Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của

cơ quan tổ chức Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân, phòng ban tới thủ trưởng để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan tổ chức

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 8 Thứ năm: Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong và

ngoài tổ chức Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộ phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên quan, các thông tin phản hồi cũng được thông qua văn phòng để chuyển đến thủ trưởng

Thứ sáu: Văn phòng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt

động của các phòng ban đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng như: xây dựng mới, sữa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động

Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã quan tâm xây dựng, củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức mình theo hướng hiện đại hóa Đồng thời nhận thức được hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp nên trong xã hội đã tồn tại tất yếu ngành văn phòng Quyết định của văn phòng chính phủ đã lấy ngày 28 tháng 8 hàng năm làm ngày truyền thống của văn phòng, của hệ thống chính quyền nhà nước Việt nam

1.1.4 Chức năng của văn phòng

Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơ bản: tham

mưu, tổng hợp và hậu cần

1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mưu và tổng hợp Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh

khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác

Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 9

khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ưu Đây chính là nội dung tham mưu của công việc văn phòng

Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng

Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra

và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản

Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan

Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phòng là “tổng tham mưu”, bao biện làm thay những công việc không đúng chức năng

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 10

2 Chức năng hậu cần

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính Các điều kiện và phương tiện ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu phương tiện và nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi tổ chức văn phòng Chi phí tiết kiệm và phù hợp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý

thông qua các chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần và các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó

1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng, người ta lại phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết, những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗi không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ Theo những chức năng trên văn phòng có thể xây dựng nhiều nhiệm vụ Ví dụ với chức năng tham mưu sẽ có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay nhiệm vụ đột xuất Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, tham mưu về công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự…Đó là những nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng phải thực hiện chức năng tham mưu Tương tự như vậy các chức năng hậu cần và tổng hợp, với cách tiếp cận này, nhiệm vụ chính của văn phòng tập trung vào các công việc sau đây:

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 11

1.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động

1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị

Các phòng ban đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần…cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau như kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính…Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và thực hiện Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện

Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ được làm ra với chất lượng tốt, giá thành giảm Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 12

1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính…; những thông tin thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo Thông tin là nguồn là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này Người trợ giúp đó không ai khác chính là văn

phòng Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” vì tất cả thông tin đến hay

đi đều được chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng Tất cả những thông tin tiếp nhận được (cả bên ngoài và nội bộ) đều được văn phòng phân loại theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan tổ chức Vì vậy văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý một cách khoa học và đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được những quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác Nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị

1.1.5.4 Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu Hiện nay có rất nhiều cơ quan, tổ chức sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động Do tính năng tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị , xã hội…phải tuân thủ một cách chặt chẽ các quy định về công tác lưu trữ và ban hành văn bản

Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 13

quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự…Văn băn luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như: điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính

Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý đúng thẩm quyền, có tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin Bộ phận đó chính là văn phòng

1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có các yếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sự hoạt động của tổ chức, vừa là trung gian để gắn kết tổ chức với môi trường Đồng thời nó còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của mình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện truyền và nhận thông tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục Vì vậy văn phòng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Nếu các yếu tố đó không được cung cấp đầy đủ về chất lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao…đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này các cơ quan, tổ chức thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ

1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệ thống

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 14

Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú của công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung Trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phòng Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng yêu cầu rất cao trong công tác tổ chức quản lý và điều hành công việc

1.1.5.7 Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng

Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ quan, tổ chức Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn phòng (tham mưu, tổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan tổ chức Vì lý do đó mà ngoài bộ phận nhân sự làm việc trong giờ hành chính văn phòng còn có một bộ phận phải làm việc vào ban đêm, làm việc cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan tổ chức

Như vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc, lại vừa tổ chức theo dõi các hoạt động của mình cho phù hợp với các hoạt động trên Vì thế để duy trì hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong toàn cơ quan, tổ chức

1.1.6 Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức 1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc

 Tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức hay nói các khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc Mọi hoạt động của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 15

Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để tránh sự trùng lặp không cần thiết

 Phân công công việc

Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công công việc phải dựa vào những cơ sở sau:

- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền, hai yếu tố này do luật quy định Mỗi cơ quan tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau Vì vậy đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau Từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan đó cũng khác nhau

- Phân công theo khối lượng công việc Việc phân công này phải dựa vào kế hoạch công tác được duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu của công việc trong thực tế

- Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức đó là biên chế cơ quan

- Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người đảm nhiệm, không có tổ chức con người sẽ không được phân công nhiệm vụ

- Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều người đảm nhiệm

1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng

Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng

Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dưới quyền thực hiện tốt nhất công việc được giao, đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách chính xác và kịp thời triển khai công việc được giao

Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu cần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc để đem lại hiệu quả cao nhất

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 16

Để tránh hiện tượng trì trệ của công việc văn phòng thì công tác điều hành phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của người thực thi

- Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa, có thể hỗ trợ nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan

- Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện

1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc

Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải được cụ thể hóa bằng hệ thống văn bản Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để cụ thể hóa cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hóa quan hệ công tác, cách thức phối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại:

Thứ nhất: Quy chế mang tính quy phạm chung được áp dụng cho toàn bộ các

cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như: tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo…

Thứ hai: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị,

phòng ban mang tính chất đặc thù Quy chế làm việc tốt góp phần: - Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi công vụ

- Có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tùy tiện - Là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ - Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan, tổ chức - Là công cụ để phát huy dân chủ trong cơ quan, tổ chức - Là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp - Gián tiếp tạo năng suất lao động

- Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát

1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn phòng Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 17

Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiện cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người đang quan tâm

Qua hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ biến, truyền bá, những khó khăn thách thức được bàn bạc, tháo gỡ, các công việc được triển khai nhanh ít sai sót và mang lại hiệu quả tốt hơn

Về mặt kinh tế, nếu hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc

1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư, lưu trữ rất quan trọng Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và có hiệu quả

 Công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin quản lý bằng văn bản Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội Nội dung của công tác văn thư bao gồm:

- Xây dựng văn bản: đó là việc soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, duyệt văn bản, trình ký, in ấn và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản bao gồm: quản lý văn bản đi, đến, lưu trữ, lâp, nộp hồ sơ - Quản lý con dấu

Công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu về tính nhanh chóng, chính xác, tính bí mật và tính hiện đại

 Công tác lưu trữ

Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết Nội dung công tác lưu trữ bao gồm:

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 18

- Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức tài liệu phông lưu trữ quốc gia như: phân loại, xác định giá trị, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức phòng đọc, giới thiệu công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu

- Nghiệp vụ lưu trữ cần phải được tiến hành theo phương pháp khoa học lưu trữ Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ là xây dựng hệ thống lý luận khoa học về lưu trữ

- Xây dựng một hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ương đến cơ sở, có sự chỉ đạo và quản lý thống nhất, có những quy định chặt chẽ về lựa chọn, bổ sung, bảo quản và sử dụng tài liệu, áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức tài liệu Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác lưu trữ bao gồm:

Phân loại tài liệu lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Bổ sung tài liệu vào các phông, kho lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn

1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị

Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và trong hoạt động văn phòng nói riêng

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó

Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 19

Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau:

- Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm: Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức

Lập kế hoạch chi tiêu để đạt được những mục tiêu đó

Tổ chức và sử dụng các nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cao nhất Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan Kiểm tra việc thực hiện công việc

1.1.6.7 Công tác hậu cần

Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng

Nội dung của công tác hậu cần bao gồm:

- Quản lý chi tiêu, kinh phí (lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, giao dịch, khánh tiết…)

- Quản lý biên chế quỹ lương, tài sản cố định, vật tư - Đảm bảo các diều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức - Các loại công vụ khác như:

Phục vụ phương tiện đi lại, phục vụ các chuyến công tác cho lãnh đạo cơ quan Phục vụ nước uống hằng ngày cho cán bộ nhân viên trong cơ quan

Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan, tổ chức

Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, lễ tân, khánh tiết của cơ quan

Dịch vụ sửa chữa vừa và nhỏ cho cơ quan, tổ chức Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan, tổ chức

Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 20

1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực

Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của các thành viên trong tổ chức nói riêng Công tác quản lý nguồn nhân lực bao gồm các nội dung sau:

- Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị

- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quyết định ban hành trong cơ quan, đơn vị

- Quản lý về số lượng, chất lượng lao động

- Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ công nhân viên - Công tác đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực - Chế độ chính sách cho người lao động

- Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng

1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng

Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trường văn phòng phù hợp với yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế văn phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn nhân lực và thực hiện các hoạt động văn phòng

Tổ chức khoa học văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan tổ chức, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao

Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị Vì vậy văn phòng có được tổ chức khoa học mới đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan diễn ra trôi chảy, thuận lợi, không chồng chéo và giảm bớt gánh nặng cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị

Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan, tổ chức phải được tiến hành thường xuyên, kịp thời nhằm đem lại hiệu quả cao nhất

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 21

Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau:

- Trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp xếp đúng người, đúng việc Đây là cơ sở cho công tác quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao

- Căn cứ vào các hoạt động tâm lý xã hội tác động đến cơ quan và văn phòng - Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng

1.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng

Văn phòng của cơ quan, đơn vị khi đi vào hoạt động sẽ chịu ảnh hưởng bởi nhiều các yếu tố đó là:

Thứ nhất là việc sắp xếp nhân sự Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt

động văn phòng của cơ quan Nếu việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì sẽ không đem lại hiệu quả trong công việc Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức dựa trên cơ sở cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực

Thứ hai là tổ chức lao động Tổ chức lao động là việc áp dụng những biện

pháp tổng hợp, kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào thực hiện công việc văn phòng nhằm khai thác một cách có hiệu quả nhất các nguồn vật chất và lao động, đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp đều nhằm làm cho người lao động làm việc có hiệu quả cao, làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển

Thứ ba là công tác công nghệ thông tin Do sự phát triển không ngừng của khoa

học kỹ thuật, nên ngày càng nhiều các cơ quan đơn vị áp dụng thông tin vào hoạt động văn phòng của mình Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả của công tác văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác Chính vì vậy yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 22 Thứ tư là công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ nằm trong

nghiệp vụ hành chính Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức Thực hiện tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao

Thứ năm là môi trường làm việc Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực

tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cơ bản của văn phòng Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên Nó tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng, giúp tạo dựng động cơ, thúc đẩy nhiệt tình trong công việc Các điều kiện này cũng góp phần làm giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể chất Điều này sẽ làm cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện Các yếu tố của môi trường làm việc bao gồm: - Âm thanh, tiếng ồn - Yếu tố văn hóa tổ chức

Nhìn chung bộ phận văn phòng trong bất cứ doanh ngiệp nào cũng tồn tại, phát triển dưới sự ảnh hưởng trực tiếp của các yếu tố trên Nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản trị cùng với các nhân viên văn phòng của mình là tìm ra giải pháp duy trì sự tác động tích cực của các yếu tố đó nhằm củng cố bộ máy văn phòng phát triển nói riêng và uy tín của doanh nghiệp nói chung

1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng

Thuật ngữ nguyên tắc được hiểu là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức và cá nhân phải tuân theo Các nguyên tắc được xây dựng trên cơ sở thực tiễn do vậy nó không phải là bất biến Khi điều kiện khách quan thay đổi các nguyên tắc cũng thay đổi theo

Việc tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan phải đảm bảo theo đúng nguyên tắc được ban hành, sau đây là một số nguyên tắc chính

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 23

1.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế

Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban hành buộc mọi cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác

Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng và ban hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận và tuân theo các quy chế, quy định đó Đồng thời nhà quản trị phải giáo dục, tuyên truyền cho các thành viên trong văn phòng nghiêm chỉnh thực hiện Trong quá trình thực hiện nếu ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tùy thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan, tổ chức

1.1.9.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ

Nguyên tắc này nhằm đảm bảo thu hút cán bộ công nhân viên cùng tham gia vào công tác quản lý của cơ quan, tổ chức Đối với hoạt động văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy tối đa năng lực, tinh thần trách nhiệm của cá nhân trong tổ chức Đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực, hiệu quả của hoạt động văn phòng

1.1.9.3 Nguyên tắc liên tục

Văn phòng của cơ quan, tổ chức là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo thực hiện các dịch vụ hành chính đáp ứng các nhu cầu của tổ chức Do vậy dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt Nguyên tắc này thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính, thực hiện chế độ thường trực, giải quyết công việc hằng ngày, chế độ phân công ủy quyền trách nhiệm, các chế độ về báo cáo, thống kê, văn thư…không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị với nhau

1.1.9.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm

Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là tập hợp những người có mối quan hệ với nhau thông qua hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức Có nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng với thẩm quyền được giao

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 24

Nguyên tắc này là con đường dẫn tới thành công của tổ chức do đó cần phải được coi trọng thực hiện

1.1.9.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính

Vì nhà quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức, tạo động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao Trình độ của người quản lý tỷ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý Điều đó có nghĩa là người quản lý có trình độ chuyên môn nghiệp vụ càng cao thì phạm vi và cấp bậc quản lý cho phép sẽ càng lớn

Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh, vai trò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng Người lãnh đạo phải kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng

1.2 Công tác văn phòng

1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng

Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:

- Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị Như vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng

- Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn

Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử

dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 25

1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng

Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong cơ quan, tổ chức

Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, tổ chức Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả

Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức và cho xã hội Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn Hoạt động thông tin lại gắn với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào

Tuy nhiên để để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học, thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh Một văn phòng trì trệ, yếu kém là biểu hiện sự thiếu quan tâm của lãnh đạo Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng, Phó phòng Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng Hàng ngày Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng

1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng

Cơ quan, tổ chức muốn đi vào hoạt động cần phải có nguồn nhân lực, vật lực, tài lực và hệ thống thông tin Song hiệu quả hoạt động phải tùy thuộc vào phương thức quản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của văn phòng mỗi cơ quan, tổ chức Phương châm hoạt động chung của công tác văn phòng đó là: “chi phí tiết kiệm và phù hợp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 26 C: là những chi phí mà văn phòng đã chi ra

Văn phòng tuy không phải là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất, không trực tiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho tổ chức nhưng những chi phí mà văn phòng bỏ ra để phục vụ cho hoạt động của mình và hoạt động của các phòng ban khác không phải là nhỏ Đó là những chi phí về điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm, tiền xăng xe ô tô, chi phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các khoản chi phí phục vụ cho việc sữa chữa lớn nhỏ khu văn phòng…Nếu các khoản chi phí này được sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm sẽ giảm thiểu một khoản chi phí khá lớn trong tổng chi phí của toàn cơ quan, tổ chức

Để đạt được hiệu quả cao nhất thì đòi hỏi văn phòng phải có những kế hoạch, chương trình hành động phù hợp mà không làm lãng phí nguồn kinh phí của cơ quan, tổ chức

Ngoài ra hiệu quả của công tác văn phòng còn thể hiện ở khía cạnh định tính tức là thực hiện đúng quan diểm, chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước

Kết luận chương 1:

Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng nêu trên, ta thấy văn phòng giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức Văn phòng là mắt xích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau, là tiền đề cho cơ quan, tổ chức phát triển Bởi vậy trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng, cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn với các yêu cầu của công việc là hết sức cần thiết

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 27

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HOÀNG THÀNH 2.1 Khái quát về công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành được thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty TNHH có 2 thành viên trở lên số 0202000855 ngày 30/07/2002, cấp lần hai thay giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh ngày 11/06/2003 đăng kí thay đổi lần 4 ngày 24/11/2005, đăng kí thay đổi lần thứ 5 ngày 18/12/2006 và đăng kí thay đổi lần thứ 6 ngày 31/03/2008, đăng kí thay đổi lần thứ 7 ngày 13/05/2009 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hải Phòng cấp

Công ty là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh theo luật doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhà nước và điều lệ của công ty

Là một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí của ngành đóng tàu phải kể đến: khóa giáo, giàn giáo, cao bản, lõi nhựa, cuộn dây hàn…cho các công ty có danh tiếng trong lĩnh vực đóng tàu như công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu, công ty cổ phần công nghiệp Việt Hoàng, công ty cổ phần Vật liệu hàn Đồng thời công ty còn kinh doanh xuất nhập khẩu các máy móc, thiết bị công nghiệp như: xe cẩu, xe nâng, đầu kéo, ô tô…

Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HOÀNG THÀNH

Địa chỉ trụ sở chính: Số 31 tập thể Phân Đạm, phường Trại Chuối, quận Hồng

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 28

Sinh ngày: 27/06/1963 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam Chứng minh nhân dân số: 030873324

Ngày cấp: 27/09/2000 Nơi cấp: Công an Hải Phòng

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất cũng như quy mô sản xuất, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý một cấp Giám đốc đứng đầu lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng xưởng, giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc và các phòng ban chức năng Thông qua sự trợ giúp của các Phó giám đốc, Giám đốc có thể nắm bắt được tình hình sản xuất của các xưởng, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 29

2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Đứng đầu là Giám đốc giữ vai trò chủ chốt, thay mặt công ty chịu trách nhiệm pháp lý đối với nhà nước, và hoạt động sản xuất kinh doanh

* Phó Giám đốc kỹ thuật

- Chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, kiểm tra bản thiết kế

các sản phẩm, hướng dẫn thực hiện sản xuất sản phẩm đúng theo thiết kế đảm bảo chất lượng và tiến độ sản xuất, an toàn lao động, xử lý thay đổi thiết kế trong điều kiện cho phép, lập biện pháp kiểm tra kỹ thuật an toàn cho máy móc thiết bị Quản lý Phòng kỹ thuật

- Là phòng chuyên môn chuyên kiểm tra kĩ thuật của sản phẩm, máy móc, theo dõi giám sát quá trình sản xuất sản phẩm, thẩm định theo dõi chất lượng của sản phẩm

- Quản lý, hoạch định chiến lược trước mắt và lâu dài về công tác kỹ thuật, xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống chất lượng của công ty

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 30

- Báo cáo định kỳ và đột xuất việc thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực do phòng quản lý theo quy định

- Quản lý công chức, tài sản do Giám đốc công ty giao cho phòng - Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc công ty

* Phó Giám đốc tài chính

- Theo dõi, kiểm tra về các hoạt động kinh tế - tài chính của tất cả các bộ phận trong công ty Ghi chép và thu thập số liệu, trên cơ sở đó cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời, chính xác, cùng Giám đốc phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, hiệu quả sản xuất kinh doanh Thanh toán và kiểm tra tình hình thanh toán với ngân hàng, Nhà nước, khách hàng, cán bộ công nhân viên Quản lý phòng tài chính

- Tham mưu phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính của Giám đốc công ty và tổ chức, thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng quy chế, chế độ theo quy định hiện hành

- Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu phát sinh ở đơn vị Đề xuất phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính hàng năm

- Phát hành và luân chuyển các chứng từ kế toán theo quy định

- Lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán theo quy định của nhà nước

- Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định hiện hành

của nhà nước, phục vụ cho việc quản lý điều hành của Giám đốc công ty * Phó Giám đốc kinh doanh

- Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lập dự toán tiêu thụ sản phẩm, quản lý công tác thu mua hàng hóa, thực hiện đối chiếu quyết toán hàng hóa, sản phẩm theo kế hoạch, dự toán tiêu thụ Quản lý phòng Marketing

- Xây dựng các chiến lược, kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện

- Thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối của công ty

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 31

- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho công ty

- Nghiên cứu thị trường phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty

- Quảng bá, tiếp thị hỉnh ảnh và thương hiệu của công ty cũng như dự án đến với khách hàng

- Thu hút đầu tư và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tư

- Phối hợp với các bộ phận liên quan như phòng kế toán, kỹ thuật, phân phối…nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng

* Phòng Tổ chức Hành chính - Nhân sự

- Tham mưu cho Giám đốc việc bố trí, sắp xếp cán bộ quản lý ở các phòng ban, các xưởng Phòng đứng ra lập hợp đồng giao khoán nhân công cho từng xưởng sản xuất theo từng loại sản phẩm

- Giải quyết các thủ tục hành chính, tổ chức các cuộc họp hội nghị, công tác tiếp khách, bảo vệ…

- Quản lý có hiệu quả các thiết bị văn phòng phẩm - Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định

- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công việc của công ty Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu có liên quan trong công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn bản tài liệu lưu hồ sơ công ty

- Theo dõi công tác quản lý lao động tiền lương, các chế độ chính sách với người lao động, Bảo hiểm xã hội Thi đua, tính toán và xây dựng kế hoạch tiền lương theo kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức lao động

- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty

- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện việc quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 32

- Tổ chức việc quản lý nhân sự của toàn công ty, xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động

- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Giám đốc công ty

- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa công ty với người lao động trong công ty

- Tổ chức công tác bảo vệ, y tế, hậu cần…

* Phòng xuất, nhập khẩu

- Tham mưu cho Giám đốc việc nhập khẩu những máy móc thiết bị, làm thủ tục

liên quan đến vấn đề nhập khẩu như: hợp đồng nhập khẩu, vay ngân hàng để mở LC nhập khẩu, thủ tục hải quan…và làm thủ tục giao nhận hàng từ cảng về đến kho, thực hiện đối chiếu quyết toán hàng hóa sau mỗi lần nhập khẩu

* Các xưởng sản xuất và sửa chữa máy móc thiết bị

- Đây là nơi trực tiếp tiến hành sản xuất sản phẩm và sửa chữa máy móc thiết bị nhập khẩu (vì hàng nhập khẩu của công ty đa phần là những hàng hóa đã qua sử dụng chất lượng còn 80%) Các xưởng chịu sự quản lý và tổ chức của các phòng ban (như sơ đồ đã nêu)

- Căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất, tổ chức quản lý, bộ máy kế toán của công ty được xây dựng theo mô hình kiểu tập trung Toàn bộ công việc kế toán được thực hiện ngay tại phòng Tài chính – kế toán của công ty Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tổ chức hạch toán và quản lý tài chính của công ty

- Tại các xưởng sản xuất, chỉ cần có một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập, xử lý chứng từ ban đầu rồi gửi lên phòng Tài chính – kế toán của công ty, thực hiện cấp phát nguyên liệu theo yêu cầu của công ty hay của từng xưởng sản xuất

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 33

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

- Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký vào mục đích kinh doanh Bảo đảm và phát triển nguồn vốn được giao, thực hiện tốt về phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên Thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm đối với nhà nước, không vi phạm pháp luật

- Công ty Hoàng Thành có trách nhiệm khai thác và sử dụng một cách hợp lý có hiệu quả nguồn vốn, chủ động không ngừng tăng nguồn vốn tự có, mở rộng tài sản, đổi mới trang thiết bị kĩ thuật nâng cao năng suất lao động Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, làm tròn nghĩa vụ của công ty đối với nhà nước

- Có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển dài hạn theo đúng mục tiêu kế hoạch nhà nước giao Căn cứ nhu cầu thị trường thông qua đại hội công nhân viên chức

- Chuẩn bị đầy đủ các chỉ tiêu, tiêu chuẩn mà cấp trên ban hành, tổ chức hoàn thiện các tiêu chuẩn về định mức lao động thỏa thuận ghi rõ trong quy định của công ty Công ty chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ của nhân viên

- Thường xuyên chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, thực hiện đầy đủ các chính sách đảm bảo công tác phân phối lao động được công bằng như: tiền lương, tiền thưởng, bảo hộ lao động, đảm bảo an ninh trật tự xã hội…

- Xây dựng các chỉ tiêu khen thưởng để khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy được khả năng của mình Đồng thời có những biện pháp để xử lý sai phạm

- Công ty có quyền tuyển chon đội ngũ nhân viên của mình theo yêu cầu của sản xuất và chỉ tiêu đề ra của công ty.Thực hiện rộng rãi các chế độ hợp đồng lao động thay thế chế độ tuyển dụng và biên chế nhà nước, có quyền hạn chấm dứt hợp đồng khi hết thời hạn hợp đồng hoặc khi nhân viên vi phạm hợp đồng lao động Có thể tuyển nhân viên thay thế ở những vị trí mà nhân viên hiện tại không đáp ứng được yêu cầu của công việc

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 34

- Công ty có quyền tự do liên kết kinh tế với các tổ chức kinh doanh khác trên cơ sở tự nguyện giữa các bên, không giới hạn vị trí địa lý, quy mô hoạt động, tiến tới một mối quan hệ hợp tác cùng có lợi

2.1.4 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty

- Dịch vụ xuất nhập khẩu

- Kinh doanh bất động sản, ô tô, xe máy, thiết bị phụ tùng ô tô - xe máy, máy móc, thiết bị, vật liệu xây dựng, kim khí, phế liệu, thứ liệu, nông lâm sản (trừ mặt hàng nhà nước cấm)

- Sản xuất vật liệu xây dựng, phụ tùng ô tô xe máy, sản phẩm cơ khí - Sản xuất kinh doanh nhựa công nghiệp và dân dụng

- Kinh doanh thiết bị điện, thiết bị y tế, thiết bị bưu chính viễn thông, thiết bị dùng cho phòng thí nghiệm, thiết bị kiểm nghiệm đo lường

- Đại lý ký gửi hàng hóa, kinh doanh sắt thép xi măng - Phá dỡ tàu cũ

- Dịch vụ vận tải hàng hóa, hành khách thủy bộ - Xây lắp đường dây và trạm biến áp đến 110 KV - Xây dựng công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi - Kinh doanh văn phòng cho thuê

Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển đến nay công ty đã tạo lập được một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tưởng trong con mắt của các đối tác Các đối tác thường xuyên của công ty là:

- Tổng công ty CNTT Nam Triệu

- Công ty cổ phần đầu tư và XD Nam Triệu - Công ty cổ phần CN Việt Hoàng

- Công ty CN vật liệu hàn Nam Triệu - Xí nghiệp vật liệu cách điện

- Công ty CPTM và XDTH miền Bắc - Công ty cổ phần xây dựng số 15 - XNKD kim khí và dịch vụ vật tư số 2

- Xí nghiệp XNK XD – công ty xây lắp TM Hải Phòng - Công ty đầu tư và XD Nam Triệu

- Công ty sửa chữa tàu biển Nam Triệu

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 35

2.1.5 Năng lực nhân sự của công ty

Công ty với các chính sách đãi ngộ xứng đáng, khen thưởng động viên kịp thời, môi trường làm việc năng động, công ty đã thu hút được một đội ngũ kĩ sư, cử nhân, công nhân, thợ các ngành nghề đủ năng lực để thực hiện tốt các nhiệm vụ của công ty Tính đến thời điểm tháng 1 năm 2009 tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 169 người, với cơ cấu cụ thể như sau:

- Phòng kỹ thuật nghiệp vụ : 05 người

- Tổ sản xuất cơ khí : 68 người - Tổ sản xuất nhựa : 60 người

Năng lực chuyên môn của cán bộ chủ chốt trong công ty ( Nguồn: Phòng Tổ

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 36

2.1.6 Các sản phẩm và mặt hàng của công ty đang thực hiện

- Sản xuất, gia công, và lắp dựng khung nhà công nghiệp của khu công nghiệp Nomora

- Các sản phẩm phục vụ cho lĩnh vực đóng tàu như: khóa giáo, giàn giáo, cao bản, bể mạ nhúng kẽm, lõi nhựa cuộn dây hàn…Công ty đã ký kết các hợp đồng nguyên tắc hàng năm với các công ty như: công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu, công ty CP công nghiệp Việt Hoàng, công ty TNHH 1 thành viên đóng tàu Phà Rừng, công ty công nghiệp vật liệu hàn, Nhà máy đóng tàu Sông Cấm…

- Nhà tiền chế kiểu 02 Mini

- Các loại hàng hóa nhập khẩu như: Xe ô tô các loại, đầu kéo Mỹ, các loại cần cẩu, xe nâng, máy xúc…những mặt hàng mà trong nước chưa sản xuất được

- Thi công, cải tạo, thiết kế đường dây 35 KV

- Ngoài ra công ty còn tham gia kinh doanh thương mại khá đa dạng tạo nguồn vốn cho lĩnh vực sản xuất và xuất nhập khẩu có tiềm năng phát triển mạnh trên cơ sở những kết quả đã đạt được

2.1.7 Chiến lược, định hướng phát triển kinh doanh của công ty

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế Thành phố Hải Phòng, công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành đã đưa ra phương hướng và các chỉ tiêu kế hoạch cụ thể để phấn đấu nâng cao năng lực sản xuất phục vụ cho ngành đóng tàu và đạt hiệu quả Với định hướng của Thành phố Hải Phòng là phát triển mạnh các lĩnh vực phục vụ cho công nghiệp đóng tàu và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu sửa chữa tàu trong nước, mở rộng nhà máy đóng tàu, do đó nhu cầu tăng mạnh về các sản phẩm dùng cho ngành đóng tàu là tất yếu

Trong những năm tới, công ty dự định sẽ phát triển thêm một số ngành nghề như: Xây dựng trạm biến áp điện, xây dựng nhà máy đóng tàu, xây tòa nhà thương mại cho thuê…Theo kế hoạch của công ty đề ra, công ty sẽ phát huy những sản phẩm vốn có phục vụ cho ngành đóng tàu có trọng tải lớn như: lõi nhựa cuộn dây hàn, khóa giáo, giàn giáo, cao bản, cửa tàu…đồng thời công ty sẽ xây dựng nhà máy đóng tàu, mở rộng sản xuất góp phần vào mục tiêu phát triển của tỉnh nhà

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 37

Mặc dù là công ty mới thành lập (năm 2002) nhưng các thành viên của công ty có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa, phá dỡ tàu cũ và kinh doanh vận tải thủy bộ, dịch vụ bến bãi Hiện tại công ty đang tiến hành sản xuất các sản phẩm nhựa và cơ khí

Tập trung vào sản xuất, mở rộng quy mô hướng tới các công ty đóng tàu trong và ngoài nước

Công ty đang đưa vào thử nghiệm sản xuất bộ bàn bệt vệ sinh, phụ kiện vệ sinh Về thương mại: công ty đang xây dựng một trung tâm thương mại 11 tầng để vừa điều hành vừa cho thuê văn phòng

Công ty đang dự định mở một văn phòng đại diện bên Mỹ, để thuận tiện cho việc giao dịch vì phần lớn các thiết bị như đầu kéo, cẩu… đều được nhập khẩu từ Mỹ

Theo quan điểm và định hướng phát triển lâu dài, công ty phải xây dựng được một thương hiệu mạnh ngay thị trường trong nước Để đạt được mục đích, nội lực của công ty phải không ngừng nâng cao và cải thiện về mọi mặt

Về hệ thống quản lý: Công ty áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 do trung tâm QUACERT cấp

Về chính sách chất lượng: Chính sách chất lượng của công ty xây dựng nhằm khẳng định sự phát triển bền vững, ổn định lâu dài và hợp tác các bên cùng có lợi, cùng hướng đến sự phát triển chung của xã hội Chính sách hành động được thể hiện qua các nội dung:

- Đối với sản phẩm dịch vụ của công ty phải đạt:

Chất lượng – Năng xuất – Hiệu quả

- Nguyên tắc cam kết hoạt động sản xuất kinh doanh với khách hàng:

Đạt chất lượng – Đủ số lượng – Đúng thời hạn – Đáp ứng đúng nhu cầu

Đa dạng hóa hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích phát triển bền vững là chiến lược mà hội đồng thành viên công ty đã quyết định và lựa chọn