Lời nói đầu Chóng ta thật tự hào khi đang được sống và làm việc trong những thập niên mà nền công nghệ thông tin phát triển và hiện đại nh bây giờ. Công nghệ thông tin đã đang là người bạn đồng hành của chúng ta ở mọi nơi mọi lúc trong cuộc sống, kinh tế, xã hội Mét trong những lĩnh vực đã được tin học hoá mạnh mẽ đó là công tác quản lí. Trong lĩnh vực này thì tin học và công nghệ thông tin đã giúp các nhà quản lí giải quyết các bài toán thực tế một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Bởi vì chúng ta đã biết bản chất sâu xa của công tác quản lý là thông tin. Ưng dông tin học vào công tác quản lý ngày càng trở nên phổ biến. Nhờ những phần mềm linh hoạt và thông minh giúp con người giảm nhẹ thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lưu trữ và làm tăng tính sáng tạo của con người. Công tác quản lý bán hàng tại công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng Bưu điện hiện tại quản lý theo phương pháp thủ công trên giấy tờ…hầu hết chưa được áp dụng tin học trong công tác quản lý nên có nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm các thông tin… Trong thời gian vừa qua em đã tìm hiểu về công tác quản lý bán hàng tại công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng Bưu điện và được sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của thầy Cao Đình Thi. Dưới đây em xin trình bầy báo cáo thực tập của em với đề tài : “Quản lý bán hàng tại công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng Bưu điện” Chương I : Giới thiệu chung về công ty Chương II: Tông quan về hệ thống thông tin quản lý Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chương IV: Hướng dẫn cài đặt hệ thống thông tin quản lý bán hàng. 1 Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn chu đáo của thầy Cao Đình Thi cùng các cán bộ nhân viên trong phòng Kế hoạch kinh doanh đã giúp em nắm bắt được một số nét cơ bản về công tác quản lí bán hàng , và hoàn thành bài báo cáo thực tập của mình. Tuy nhiên trong một giới hạn thời gian cho phép và vốn kiến thức Ýt ỏi của bản thân mình, bài báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót . Em rất mong được sự quan tâm chỉ bảo của thầy cô và các bạn. Hà Nội : 06/05/2005 2 Chương I: Giới thiệu về Công ty cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu điện I. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Vật liệu xây dựng Bưu điện Công ty Vật liệu xây dựng Bưu điện được thành lập từ năm 1956, lúc đó công ty chỉ là một Ban sản xuất cột thuộc Phòng Cung tiêu (Tổng cục Bưu điện) với nhiệm vụ khôi phục thông tin liên lạc hữu tuyến cho đất nước sau khi miền Bắc hoàn toàn giải phóng, sản phẩm của công ty lúc đó là các cột điện thông tin bằng bê tông, bằng gỗ, bằng cột tre. Ngày 17-02-1968, Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện có quyết đinh đổi tên Đội sản xuất cột điện thành Xưởng bê tông Bưu điện (trực thuộc Công ty Công trình Bưu điện). Ngày 12-08-1970, với yêu cầu phát triển sản xuất phục vụ cho nhu cầu thông tin liên lạc, Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện có quyết định số 661/QĐ chuyển Xưởng bê tông thuộc Công ty Công trình Bưu điện thành Xưởng Vật liệu bê tông trực thuộc Tổng cục. Xưởng Vật liệu bê tông có nhiệm vụ sản xuất các vật liệu bê tông trang bị cho đường dây thông tin và các cơ sở sản xuất Bưu điện theo kế hoạch được Tổng cục giao; Tận dụng các phế liệu trong sản xuất để phát triển các mặt hàng dân dụng. Xưởng Vật liệu bê tông là đơn vị hạch toán độc lập, được cấp vốn riêng, được mở tài khoản và vay vốn Ngân hàng theo kế hoạch sản xuất được duyệt, có tư cách pháp nhân, được ký kết mọi hợp đồng kinh tế có liên quan đến mọi hoạt động sản xuất của Xưởng. Ngày 04-09-1973 quyền Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện ra quyết định đổi tên Xưởng Vật liệu bê tông thành Xí nghiệp Vật liệu bê tông trực thuộc Tổng cục. Xí nghiệp Vật liệu bê tông được thành lập các công trường để khai thác nguyên vật liệu và sản xuất vật liệu tại chỗ cho việc thi công 3 đường dây, trạm máy thông tin liên lạc. Xí nghiệp bao gồm 3 công trường : Công trường I đặt tại Lộc Hà – Mai Lâm – Đông Anh, Hà Nôi, Công trường II tại Từ Liêm – Hà Nội, Công trường III tại Tam Điệp – Ninh Bình. Ngày 15-03-1993, Xí nghiệp được Tổng cục Bưu điện quyết định đổi tên Xí nghiệp lần thứ tư thành Xí nghiệp Bưu điện và Xây lắp Bưu điện đặt trụ sở tại xó Phỳ Diễn, huyện Từ Liêm, Hà Nội. Các xưởng sản xuất vẫn đặt tại địa điểm cũ, lấy tờn cỏc xưởng theo tên Xí nghiệp. Sang năm 1994, Xí nghiệp chủ yếu sản xuất Panen hộp các loại, tấm nương các loại…Tại ba xưởng trực thuộc vẫn luôn luôn sản xuất cột bê tông truyền thông. Với yêu cầu của phát triển kinh tế và với phương châm chiến lược của ngành là đi thẳng vào công nghệ hiện đại, theo hướng số hóa, tự động hóa, đa dạng hóa dịch vụ, công ty quyết định đầu tư mua dây truyền công nghệ sản xuất ống nhựa P.V.C theo công nghệ DSF. Sau một thời gian xây dựng nhà xưởng và đào tạo công nhân toàn bộ Xí nghiệp II chuyển sang sản xuất ống nhựa P.V.C Ngày 26-12-1995, Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện ký quyết định chuyển Xí nghiệp Bê tông và Xây lắp Bưu điện trực thuộc Tổng cục Bưu điện thành Công ty Vật liệu Xây dựng Bưu điện, trực thuộc Tổng công ty Bưu chính – Viễn thông Việt Nam, đơn vị hạch toán độc lập. Đến ngày 09-09- 1996 thỡ có quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước “Cụng ty Vật liệu xây dựng Bưu điện”. Các xưởng đổi thành Xí nghiệp, bao gồm Xí nghiệp Vật liệu Bưu điện I (ở Phú Diễn – Từ Liêm), Xí nghiệp Bê tông Bưu điện II đặt tại Mai Lâm – Đông Anh, Xí nghiệp Bê tông Bưu điện III đặt tại Tam Điệp – Ninh Bình. II. Chức năng nhiệm vụ của các đơn vị thuộc công ty vật liệu xây dựng bưu điện -Công ty vật liệu xây dựng bưu điện là thành viên của tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam, có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập. 4 -Sản xuất và kinh doanh các loại ống cáp thông tin, ống luồn cáp điện, ống cấp thoát nước, các loại vật liệu phụ kiện nhựa, các loại cột thông tin, cột điện lực, nắp bể cáp, xây lắp các công trình thông tin, công nghiệp và dân dụng. Với những lĩnh vực sản xuất kinh doanh này, các đơn vị trong công ty có những chức năng khác nhau trong quá trình hoạt động. • Sơ đồ tổ chức hoạt động công ty vật liệu xây dựng bưu điện : 5 Giám đốc PGĐ Kinh doanh PGĐ Kỹ thuật P.KH KD P.Tổng Hợp P.Tổ Chức HC P.Ktoán TC P.Kỹ Thuật P.Vật Tư XN Nhựa BĐ XN Thiết Kế XN Xây Lắp XN VLXD XN BTông BĐII XN BTông BĐIII Chi nhánh PNam * Phòng tổ chức hành chính A. Tổ chức nhân sự 1.Tổ chức cán bộ, tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sách, khen thưởng, kỷ luật. 2. Quản lý nhân sự, hồ sơ cán bộ công nhân viên, quản lý lao động. B. Lao động tiền lương 1. Tổ chức lao động, định mức lao động 2. Chế độ chính sách tiền lương của công ty, chế độ phân phối tiền lương, phân phối thu nhập cho cán bộ công nhân viên. 3. Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. 4. Bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ C. Hành chính quản trị 1. Y tế, chăm sóc sức khỏe cán bộ công nhân viên 2. Công tác văn thư lưu chữ 3. Quản trị hành chính, quản lý nhà cửa, trang bị đồ dùng văn phòng. 4. Quản lý hộ khẩu, nhân khẩu khu vực tập thể. 5. Quản lý hồ sơ sử dụng đất của công ty. 6. Công tác với địa phương về chế độ sử dụng đất, quản lý hộ khẩu, nhân khẩu. 7. Quản lý và thực hiện chế độ chính sách của Đảng, Nhà nước, địa phương. 8. Quản lý và sử dụng xe ụtụ con. 9. Lao công tạp vụ. * Phòng tổng hợp 1. Trợ lý giúp giám đốc quản lý, sắp xếp, bố trí các công việc trong công ty. 6 2. Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch, công tác tháng, quý, năm báo cáo giám đốc. 3. Sắp xếp lịch công tác tuần, tháng, quý, năm, của lao động trong công ty. 4. Quản lý công tác thi đua, tuyên truyền. 5. Theo dõi thực hiện công tác thanh tra. 6. Quản lý công tác quân sự, tự vệ, bảo vệ an ninh, bảo vệ chính trị nội bộ. 7. Lập kế hoạch và chuẩn bị nội dung, chương trình các cuộc hội nghị, hội thảo của công ty. 8. Thường trực công tác Đảng, công tác Đoàn. * Phòng kế toán tài chính 1.Kế toán a. Kế toán vật tư : nguyên vật liệu, dụng cụ, phụ tùng thay thế, kho thành phẩm. b.Kế toán tài sản cố định c.Kế toán thu chi. d.Kế toán ngân hàng. e.Kế toán công nợ. f.Kế toán xây dựng cơ bản và các công trình xây lắp. g.Kế toán giá thành. h.Kế toán tổng hợp. 2.Tài chính a.Quản lý chính sách hoạt động tài chính của công ty. b.Tổng hợp cân đối kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. c.Phõn tích số liệu và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. d.Lập kế hoạch tài chính hàng quý, năm của công ty. 7 e.Quản lý quỹ tiền mặt của công ty. 3.Thống kê a.Tập hợp số liệu về sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc. b.Bỏo cáo thống kê về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty với lãnh đạo công ty và các cơ quan chức năng theo định kỳ và khi có yêu cầu. 4.Quản lý chế độ kế toán tài chính : Quản lý, hướng dẫn kiểm tra các nghiệp vụ kế toán thống kê, chế độ ghi chép ban đầu cho các xí nghiệp, chi nhánh, bộ phận trực thuộc công ty. * Phòng kế hoạch kinh doanh 1. Kế hoạch - Lập kế hoạch kinh doanh dài, ngắn hạn, kế hoạch đầu tư của công ty. - Giao kế hoạch sản xuất cho các xí nghiệp trực thuộc công ty. - Theo dõi điều tiết tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty 2. Thị trường – tiếp thị - Nghiên cứu thị trường, thiết lập mạng lưới kinh doanh, tiêu thụ hàng hóa của công ty. - Nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch sản xuất, chế tạo thử sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. - Tổ chức tham dự đấu thầu, chào hàng với các đơn vị, tổ chức trong và ngoài ngành. - Ký kết hợp đồng mua bán, trao đổi sản phẩm. 3. Kinh doanh - Tổ chức việc thực hiện bán hàng của công ty. - Giao hàng theo yêu cầu của khách hàng và hợp đồng kinh tế đã ký kết. - Theo dõi và thực hiện các hợp đồng bán hàng của công ty đã ký kờt. 8 - Đối chiếu và thanh lý hợp đồng bán hàng của công ty với khách hàng theo quy định và các điều khoản đã cam kết. - Tổ chức hoạt động vận chuyển hàng theo yêu cầu của khách hàng. - Lập kế hoạch và phát lệnh sản xuất cho các xí nghiệp theo kế hoạch và các hợp đồng bán hàng đã ký kết. - Phát lệnh sản xuất với những sản phẩm khách hàng yêu cầu và các hợp đồng kinh tế đã ký khi có yêu cầu đột xuất. * Phòng vật tư - Lập kế hoạch mua sắm vật tư, dụng cụ, phụ tùng của công ty hàng tháng, quý, năm. - Ký kết, thực hiện các hợp đồng mua nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ, phụ tùng. - Quản lý sắp xếp kho bãi nguyên vật liệu, phụ tùng, thành phẩm, hàng hóa. - Nhập, xuất kho nguyên vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa. - Cân đối vật tư, quản lý vật tư tại công ty và tại các xí nghiệp trực thuộc. - Lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư, thiết bị định kỳ và theo yêu cầu của giám đốc. * Phòng kỹ thuật - Nghiên cứu, thiết lập mô hình sản xuất, quy trình công nghệ cho các loại sản phẩm của công ty. - Xây dựng và quản lý hệ thống sản phẩm đã được hợp chuẩn. - Xây dựng và quản lý định mức vật tư, kỹ thuật cho các sản phẩm. - Quản lý hệ thống chất lượng sản phẩm về các thông số kỹ thuật, chỉ tiêu cơ, lý, hóa cho mỗi sản phẩm. - Nghiên cứu, chế thử, sản xuất các loại sản phẩm mới, quy trình công nghệ mới. 9 - Nghiên cứu, sản xuất lắp ráp thiết bị khuân mẫu mới, dụng cụ, phụ tùng thay thế. - Lập kế hoạch mua sắm thay thế các thiết bị, phụ tùng theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. - Quản lý chất lượng thiết bị, máy móc, nhà xưởng. - Kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm thường xuyên, định kỳ. - Quản lý chất lượng và kỹ thuật các công trình, dự án đầu tư trong công ty. * Các xí nghiệp chi nhánh - Sản xuất các loại sản phẩm theo kế hoạch được công ty giao. - Tham gia tiêu thụ hàng hóa của các đơn vị và của các công ty sản xuất theo kế hoạch được giao và khi tìm được khách hàng. - Quản lý vốn, vật tư, thiết bị, máy móc, nhà xưởng được giao. - Quản lý sổ sách chứng từ, ghi chép báo cáo các hoạt động kinh tế của xí nghiệp theo sự hướng dẫn kiểm tra của cac phòng chức năng. - Nghiên cứu phát triển, đổi mới sản xuất và sản phẩm trong phạm vi, khả năng của đơn vị và được sự nhất trí của công ty. - Thiết lập hệ thống tiêu thụ và mở cửa các đại lý bán hàng. - Lập kế hoạch và tiến hành việc đầu tư thiết bị, xây dựng trong phạm vi đơn vi. III. Lựa chọn đề tài Trong quá trình tìm hiểu về Công ty vật liệu xây dựng Bưu điện em thấy hiện tại trong ứng dụng tin học công ty chỉ sử dụng phần mềm kế toán, cũn cỏc hoạt động khác của công ty đều quản lý thủ công như : quản lý nhân sự, quản lý bán hàng. Do yêu cầu của công ty em lựa chọn đề tài Quản lý bán hàng cho Công ty cổ phần vật liệu xây dựng Bưu điện. Hiện tại hoạt động kinh doanh của công ty là kinh doanh các mặt hàng ống nhựa các loại, các cột 10 [...]... thng thụng tin qun lý biu din trong hỡnh v sau: Phần mềm software Software hệ thống Hệ điều hành Chương trình dịch Software ứng dụng Phần mềm ứng dụng đa năng Hệ soạn thảo Ngôn ngữ hệ thống Pm chuyên dụng Ngân hàng Bảng tính Kế toán DOS, WIN, UNIX Quản trị CSDL FOXPRO, ACCESS Quản trị DN b) Ti nguyờn v nhõn lc Ti nguyờn v nhõn lc l ch th ca H iu hnh v s dng h thng thụng tin qun lý Ti nguyờn v nhõn... thng thụng tin qun lý 2 H thng thụng tin qun lý H thng thụng tin l mt tp hp nhng cong ngi, cỏc thit b phn cng, phn mm, d liu thc hin hot ng thu thp, lu tr, x lý v phõn phi thụng tin trong mt tp cỏc rng buc c gi l mụi trng Chỳng ta xem xột lý do mt h thng thụng tin cú ng lc phỏt trin: * Nguyờn nhõn dn n vic phỏt trin h thng thụng tin: Nhng vn v qun lý Nhng yờu cu mi ca nh qun lý 13 Sự thay i cụng... a ra t phỏc tho u tiờn ca h thng qun lý, thc hin cỏc phõn tớch ton din mi mt ca 16 nú n vic xõy dng mụ hỡnh thc th mụ hỡnh vt lý, thit k k thut cho h thng qun lý c) Ti nguyờn v phn cng Cỏc h thng thụng tin qun lý u da trờn mt c s k thut v cụng ngh hin i - ú l mỏy tớnh in t Ti nguyờn v phn cng ca mt h thng x lý thụng tin kinh t l ton b cỏc cụng c k thut thu thp, x lý, truyn t thụng tin Cỏc thnh phn quan... tin qun lý l mỏy tớnh in t, mng mỏy Hỡnh 1.3 S ti nguyờn phn cng c din t trong hỡnh sau: Tài nguyên về phần cứng Mạng máy tính Mạng máy tính điện tử Mạng LAN MTDT vạn năng Mạng WAN MTDT chuyên dụng Internet d) Ti nguyờn v d liu Ti nguyờn v d liu gm cỏc c s d liu qun lý, cỏc mụ hỡnh thụng qua cỏc quyt nh qun lý C s d liu (Database) l mt thnh phn rt quan trng trong cỏc h thng thụng tin qun lý 17 C s... Information Flow Diagram) S lung thụng tin c dựng mụ t h thng thụng tin theo cỏch thc ng IFD mụ t s di chuyn ca d liu, vic x lý, vic lu tr trong th gii vt lý bng cỏc s Cỏc ký phỏp c dựng trong s lung thụng tin: ký phỏp v x lý Th cụng Giao tỏc ngi v mỏy Tin hc hoỏ ký phỏp v kho lu tr d liu Th cụng Tin hc hoỏ 20 Ký phỏp v dũng thụng tin v iu khin Tài liệu Dũng thụng tin iu khin S dũng d liu (DFD... thụng tin qun lý Tài nguyên về dữ liệu CSDL nhân lực CSDL tài chính CSDL kế toán CSDL công nghệ CSDL kinh doanh Hệ quản trị CSDL FOXPRO, ACCESS, SQL C s d liu nhõn lc C s d liu ti chớnh C s d liu k toỏn C s d liu cụng ngh C s d liu kinh doanh Cỏc h qun tr c s d liu thụng dng nht hin nay gm FOXPRO, ACCESS, SQL, ORACLE 18 Qua õy chỳng ta ó bc u tip cn vi khỏi nim h thng thụng tin qun lý II Cỏc bc...thụng tin,ct in lc, np b cỏp phc v cho xõy lp cỏc trm thụng tin thu phỏt súng Sn phm ca cụng ty ch yu phc v trong ngnh, v mt s bỏn ra ngoi thụng qua cỏc i lý Cụng ty kinh doanh theo hỡnh thc nhn t hng thụng qua in thoi hoc t hng trc tip ti cụng ty, sn phm c giao theo yờu cu ca khỏch hng, cú th l ti kho ca cụng ty hoc giao ti chõn cụng trỡnh cú tớnh thờm chi phớ vn chuyn Hỡnh thc thanh toỏn ch yu l bng... Diagram) S dũng d liu DFD l mt cụng c dựng tr giỳp cho bn hot ng chớnh sau õy ca cỏc phõn tớch viờn h thng trong quỏ trỡnh phõn tớch thụng tin: - Phõn tớch: DFD c dựng xỏc nh yờu cu ca ngi s dng - Thit k: DFD dựng vch k hoch v minh ho cỏc phng ỏn cho phõn tớch viờn h thng v ngi dựng khi thit k h thng mi - Biu t: DFD l cụng c n gin, d hiu i vi phõn tớch viờn h thng v ngi dựng - Ti liu: DFD cho phộp biu... tin qun lý bỏn hng ti Cụng ty c phn Vt liu Xõy dng Bu in I.Phõn tớch h thng 1.S chc nng kinh doanh ca h thng thụng tin qun lý bỏn hng Mc ớch ca phõn tớch chc nng l xỏc nh mt cỏch chớnh xỏc v c th cỏc chc nng chớnh ca h thng thụng tin Trong giai on phõn tớch chc nng cn xỏc nh mt cỏch rừ rng cỏc chc nng m cha quan tõm ti phng phỏp v cụng c thc hin chc nng ú H thng thụng tin qun lý bỏn hng ti Cụng ty c... x lý v tng hp t cỏc d liu u vo Do ú nhng thụng tin u ra thng l nhng thụng tin cụ ng, chớnh xỏc ỏp ng mc tiờu qun lý Thụng tin u ra l nhng thụng tin kt qu Cỏc thụng tin ny mang tớnh cht tc thi nh : Bỏo cỏo tng hp theo húa n, tng hp theo hng bỏn, theo khỏch hng 3.S lung d liu ca h thng thụng tin qun lý bỏn hng 3.1 S ng cnh ca h thng thụng tin qun lý bỏn hng Khỏch hng v phũng k hoch KD B phn qun lý