LỜI NĨI ĐẦU Trong sản xuất hàng hố hay doanh nghiệp vấn đề sản xuất kinh doanh thu lợi nhuận điều mong mỏi tất doanh nghiệp Trên thị trường, doanh nghiệp sức cạnh tranh sản phẩm có chất lượng tốt, hạ giá thành để chiếm lĩnh thị trường thu lợi nhuận Ngoài việc cải tiến thiết bị máy móc đổi cơng nghệ với chiến lược Maketing chiến lược kinh doanh Việc doanh nghiệp phải có đội ngũ quản lý, nhân viên có trình độ tương ứng với kỹ thuật công nghệ đại, lực, nhạy bén với thị trường, đội ngũ công nhân có tay nghề cao, đạo đức tốt, đồng thời phải có cấu tổ chức hợp lý xếp người, việc, phù hợp với khả chun mơn nghề nghiệp Sau q trình học tập Viện đại học Mở Hà Nội thực tập công ty Thương mại dịch vụ Thanh Hải Với mong muốn tìm hiểu vai trị lao động hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, đặc biệt vai trò người lao động em mạnh dạn chọn đề tài “Cải thiện cơng tác bố trí sử dụng nhân công ty làm chuyên đề thực tập nghiệp vụ Bằng phương pháp quan sát trực tiếp thu thập thông tin qua nguồn ngồi Cơng ty từ năm 2007, 2008, 2009, nội dung nghiên cứu gồm chương : Chương : Cơ sở lý luận công tác bố trí sử dụng nhân doanh nghiệp Chương : Thực trạng cơng tác bố trí sử dụng nhân Công ty Thương mại dịch vụ Thanh Hải Chương : Một số giải pháp nâng cao chất lượng sử dụng nhân Công ty Thương mại dịch vụ Thanh Hải Do thời gian có hạn nh kiến thức việc tìm hiểu doanh nghiệp cịn hạn chế Chun đề thực tập nghiệp vụ cịn nhiều sai sót Rất mong đóng góp ý kiến thầy, cơ, bạn sinh viên để viết hồn thiện Xin chân thành cảm ơn ! Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SỰ CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SÙ 1.1.1 Khái niệm, mục tiêu bố trí sử dụng nhân 1.1.1.1 Khái niệm Bố trí sử dụng nhân qúa trình đặt nhân vào vị trí, khai thác phát huy tối đa lực làm việc nhân nhằm đạt hiệu cao cơng việc Trong doanh nghiệp, bố trí sử dụng nhân thực thông qua hoạt động bao gồm : phân tích đánh giá nhu cầu nhân sự, đánh giá dự tính khả đáp ứng đội ngũ nhân viên tại, đưa trù tính quy hoạch đội ngũ cán nguồn, tiến hành bổ nhiệm nhân vào vị trí theo lực sở trường người, xác lập nhóm làm việc hiệu … Các khâu có quan hệ mật thiết với nhau, cần khâu không làm tốt làm cho khâu lại bị ảnh hưởng xa hơn, hiệu tổng thể khơng đạt Bố trí sử dụng nhân vừa mang tính ổn định vừa mang tính linh hoạt q trình liên quan trực tiếp đến cấu tổ chức doanh nghiệp cá nhân người lao động Trách nhiệm bố trí sử dụng nhân doanh nghiệp trước hết thuộc người đứng đầu doanh nghiệp, sau nhà quản trị khác theo phạm vi quyền hạn phân cơng 1.1.1.2 Mục tiêu bố trí sử dụng nhân Thực tế nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng vừa thừa vừa thiếu nhân Thừa thiếu thể chỗ có nhiều nhân viên lại có Ýt người đáp ứng yêu cầu công việc với sức Ðp ngày gia tăng Và vậy, mục tiêu chung bố trí sử dụng nhân tập hợp sức mạnh thống cho tổ chức nhóm làm việc, phát huy sở trường người, từ thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc, qua đó, hồn thành mục tiêu chung doanh nghiệp Để thực mục tiêu chung này, cần đảm bảo ba mục tiêu cụ thể sau : Thứ : bố trí sử dụng nhân đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Xuất phát từ thực tế cạnh tranh doanh nghiệp thu hút nhân ngày gia tăng, toán đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân trở thành tốn khó khăn địi hỏi doanh nghiệp phải làm tốt công tác hoạch định nhân Thứ hai : bố trí sử dụng nhân đảm bảo người việc Mục tiêu cần đạt đảm bảo sử dụng nhân lực, sở trường nguyện vọng cá nhân gia tăng suất lao động động lực nhân viên làm việc Hơn nữa, xã hội đại, nguyện vọng người lao động cần ý nhằm tạo động lực cho họ trình lao động Thứ ba : bố trí sử dụng lao động đảm bảo thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo linh hoạt sử dụng lao động Việc sử dụng lao động phải đảm bảo tránh đột biến nhân trình kinh doanh tác động đến từ hưu trí, bỏ việc, thuyên chuyển công tác … Hoặc nhiều trường hợp cần đa dạng hố loại hình hợp đồng lao động nhằm tiết kiệm chi phí nhân cơng doanh nghiệp mà hoạt động mang tính thời vụ 1.1.2 Các nguyên tắc bố trí sử dụng nhân 1.1.2.1 Bố trí sử dụng nhân phải theo quy hoạch Trong bố trí sử dụng nhân sự, doanh nghiệp cần phải có quy hoạch cụ thể để đảm bảo bố trí người, việc Vì vậy, cần xác định trước người có khả đảm nhiệm trọng trách thay đổi nhân diễn doanh nghiệp Đa phần quy hoạch tiến hành ngầm không công khai Xuất phát từ ngun tắc này, q trình bố trí, sử dụng nhân phải đảm bảo có mục đích Theo đó, doanh nghiệp cần thiết lập cho nhân viên mục đích cần đạt đến thời kỳ Ý tưởng dùng người quan trọng có tính động viên nhân cao Sử dụng nhân mục đích ảnh hưởng đến trưởng thành nhân viên liên quan đến Ých lợi nhân viên đóng góp họ doanh nghiệp Cũng cần lưu ý phải biết mạnh dạn bố trí sử dụng nhân Nhân giỏi kết trình bồi dưỡng mà nên, cần mạnh tay sử dụng nhân viên để họ xông pha thực cơng việc nhiều thách thức Do tính toán, cân nhắc cần phải sáng tạo nhiều lúc phải vượt qua “lề lối thông thương “ Cuối dự trù nhân sự, lực chuyên mơn, bố trí sử dụng nhân phải coi trọng phẩm chất đạo đức Phẩm chất cá nhân điều cần lưu tâm bố trí sử dụng nhân Ngồi tiêu chuẩn chun mơn, doanh nghiệp cần sử dụng tiêu chuẩn liên quan đến bốn đức tính quan trọng người : cần, kiệm, liêm, chính, cụ thể hố qua số hành vi : tinh thần tiết kiệm, ý thức tập thể, tính liêm khiết trung thực, mức độ tuân thủ cam kết với doanh nghiệp… Sử dụng người có phẩm chất đạo đức tốt giúp doanh nghiệp giữ ổn định lâu dài thu hút thêm nhiều người tài 1.1.2.2 Bố trí sử dụng nhân theo lơgic hiệu Việc bố trí sử dụng nhân phải hướng vào nâng cao hiệu suất công việc : “ Phải dùng người chỗ, việc “ vậy, cần phải quy tắc : làm việc trước làm việc Hiệu suất làm việc cá nhân phải làm tăng hiệu suất tập thể, phải người, việc, phải tạo lập ê kíp làm việc phụ thuộc hỗ trợ lẫn Để đảm bảo hiệu suất việc bố trí sử dụng nhân phải đảm bảo yêu cầu sau : - Đảm bảo chuyên mơn hố, thống quy trình nghiệp vụ tồn hệ thống doanh nghiệp - Đảm bảo tính hợp tác cá nhân nhóm Theo yêu cầu đó, mục tiêu, quyền hạn nghĩa vụ cá nhân, vị trí, phận doanh nghiệp phải xác định rõ ràng - Đảm bảo có tầm hạn quản trị phù hợp Thực theo yêu cầu này, việc bố trí, sử dụng nhân phải đảm bảo phù hợp với lực nhà quản trị, lực nhân viên, điều kiện sở vật chất hỗ trợ q trình làm việc, hệ thống thơng tin… Bố trí sử dụng nhân phải xuất phát từ thực doanh nghiệp lực cá nhân Sự thành công người có quan hệ chặt chẽ đến mơi trường nó, tình bình thường, hồn cảnh thực trở thành điều kiện trở thành vật cản cho thành công nhân viên Do dẫn dắt nhân viên xây dựng đường trưởng thành cống hiến phải vào hồn cảnh thực tế điều có ý nghĩa Tiếp theo, nhà lãnh đạo cần biết tính tốn phân loại nhân theo cấp độ nhu cầu nhân doanh nghiệp lực nhân viên Hơn nữa, việc bố trí sử dụng nhân theo nguyên tắc hiệu suất yêu cầu doanh nghiệp sử dụng nhân viên theo trình độ họ ( dùng người theo học thức ) Điều cần lưu ý học thức người ln thay đổi theo q trình học tập tu dưỡng họ Nh vậy, với nhân viên muốn người khác sử dụng phải không ngừng bồi dưỡng tri thức Nhà quản trị, phải biết vạch lộ trình phấn đấu tu dưỡng cho cá nhân để sử dụng họ vào cơng việc thích hợp thời điểm khác Ngoài ra, doanh nghiệp cần quán triệt bố trí sử dụng nhân phải gắn với chức vụ Cách dùng người phải vào lực để định rõ chức danh : “ danh chính, ngơn thuận “ Một nhà quản trị nhân giỏi phải biết vào tài cao thấp nhân viên để cân nhắc họ vào chức vụ thích hợp, vào đạo đức phẩm chất họ để xác định vị trí họ : “ người tài mà dùng khơng tài họ, không việc “ Nh vậy, cá nhân doanh nghiệp cần phải bố trí sử dụng sở định rõ danh phận Cuối cùng, bố trí sử dụng nhân phải cân nhắc lợi Ých cá nhân lợi Ých tập thể Khi bố trí sử dụng nhân cần phải lấy lợi Ých tập thể, doanh nghiệp làm tảng Đây quy tắc mà không tuân thủ gây đảo lộn mặt tư tưởng người lao động, từ gây hậu khó lường 1.1.2.3 Bố trí sử dụng nhân theo lơgic tâm lý xã hội Con người chủ thể phức tạp, tổng hoà mối quan hệ xã hội dựa tảng sinh học Do cần ý đến mối quan hệ tình cảm họ bố trí sử dụng Khi doanh nghiệp trọng đến yếu tố tâm lý xã hội trình xây dựng nhóm đảm bảo nâng cao suất lao động chung nhóm Con người làm việc tích cực có động thúc đẩy, động mãnh liệt tích cực gia tăng Để bố trí sử dụng nhân đạt hiệu cao cần phải ý đến vấn đề sau : Giao cho người lao động công việc không phức tạp phải đủ thách thức Khích lệ nhu cầu thành đạt Luân chuyển công việc Tạo niềm vui công việc Do vậy, quan hệ người công việc điều cần lưu ý bố trí sử dụng nhân Bố trí sử dụng nhân cần phải nghệ thuật Theo đó, nhà quản trị cần dùng phương pháp khôn khéo Muốn tạo dựng ê kíp làm việc hiệu suất, cần lưu ý khơng phải nhân có lực kết hợp làm việc tăng suất cơng tác nhóm Chẳng hạn, “ cua, tôm cá “ tạo sức mạnh tổng hợp cách thức chuyển động vừa khác vừa cản trở 1.1.2.4 Bố trí sử dụng nhân phải lấy sở trường làm Khi bố trí sử dụng nhân sự, mặt, doanh nghiệp cần có chọn lựa kỹ lưỡng phải quán triệt nguyên tắc dùng người không cầu tồn Quản trị nhân lực phương Đơng cho kẻ hiền sỹ thánh nhân dùng người khơng thể cầu tồn Cịn quản trị nhân lực phương Tây lại ví von người ta xe hai bánh, bánh tài bánh tật Người nhiều tài tật, nh cố gắng loại bỏ bánh tật xe trở thành khơng sử dụng Nhà quản trị nhân lực giỏi cần phải phát huy tài người tìm cách chế ngự điểm hạn chế nhân viên Tiếp theo bố trí sử dụng nhân theo chun mơn cá nhân nhằm đảm bảo nhân viên thấy hứng thú thực công việc chuyên mơn Một nhân viên thường có lực nhiều lĩnh vực khác tham gia vào nhiều công việc khác Tuy nhiên nhà quản trị cần phải sử dụng phương pháp phân tích đánh giá lực để xem xét lĩnh vực chuyên môn nhân viên trội có Ých cho tổ chức Sử dụng bố trí nhân phải đảm bảo cho nhân phát huy họ không mai tài họ Bố trí sử dụng cần chun sâu khơng ham nhiều Bố trí sử dụng nhân cần phải lấy chữ tín lịng tin làm gốc Nhà quản trị quán triệt không lo thiếu người có lực mà sợ thiếu niềm tin để sử dụng họ Từ đó, bố trí sử dụng nhân cần phải đôi với thành ý nhà quản trị Điều quan trọng nhà quản trị phải ln nhìn vào điểm sáng người cấp 1.1.2.5 Dân chủ tập trung bố trí sử dụng nhân Bố trí sử dụng nhân phải thực theo nguyên tắc dân chủ tập trung : Thống từ cấp cao phải phân quyền rộng rãi cho cấp hệ thống doanh nghiệp Mọi bố trí sử dụng phải nhằm vào phục vụ mục tiêu chung doanh nghiệp động sáng tạo cá nhân phận phải khai thác phát huy có hiệu Bố trí nhân nên thực thông qua gặp gỡ trao đổi cấp người bố trí để thơng suốt họ Khi bố trí sử dụng nhân bao hàm việc trọng ý kiến tập thể người lao động, lắng nghe ý kiến họ Tuy nhiên, cần phát huy tinh thần trách nhiệm nhà quản trị, tránh tình trạng “ theo đuổi quần chúng “, trốn tránh trách nhiệm 1.2 NỘI DUNG BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Dự báo nhu cầu nhân sù Các chiến lược kế hoạch kinh doanh sở cho việc xác định nhu cầu nhân doanh nghiệp Để tiến hành bố trí sử dụng nhân sự, doanh nghiệp cần biết : cần người thuộc ngành nghề để thực thành công kế hoạch tổ chức thời gian tới ? Nh có hai vấn đề cần xem xét : Một : Doanh nghiệp có nhu cầu loại nhân cụ thể thời điểm xác định để thực vai trò chức khác Hai : Yêu cầu trình độ kỹ năng, tiêu chuẩn lao động tốt sử dụng cho xu hướng phát triển tương lai ? Dự báo nhu cầu nhân doanh nghiệp tương lai Đánh giá thực trạng, khả đáp ứng đội ngũ nhân DN có So sánh nhu cầu nhân tới khả đáp ứng Tiến hành hoạt động bố trí sử dụng nhân Kiểm soát nhân Sơ đồ 1.1: Quy trình bố trí sử dụng nhân Tiến hành dự báo nhu cầu nhân thường vào nội dung sau : - Khối lượng cơng việc cần thiết phải làm - Trình độ trang thiết bị kỹ thuật khả thay đổi công nghiệp - Sù thay đổi tổ chức hành có ảnh hưởng đến suất lao động - Cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu công việc - Khả nâng cao chất lượng nhân viên - Tỷ lệ nghỉ việc có doanh nghiệp - Yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp Khả tài doanh nghiệp để thu hót lao động lành nghề thị trường lao động Dự báo nhu cầu bố trí sử dụng nhân thường mang tính dài hạn nằm trù tính “ Kín “ nhà quản trị doanh nghiệp Nó liên quan đến thay đổi cấu tổ chức theo yêu cầu thị trường Nhu cầu nhân doanh nghiệp liên quan chặt chẽ đến trình định biên nhân * Để xác định nhu cầu nhân doanh nghiệp cần tìm câu trả lời cho câu hỏi sau : - Các công việc chức danh doanh nghiệp ? - Đối tượng mà cơng việc cần đáp ứng ? - Cơng việc thực liên quan đến ai, phận mô tả mét ma trận thông tin quyền hạn – trách nhiệm nh ? - Công việc cần đạt mức độ ? - Tiêu chuẩn thực tốt công việc doanh nghiệp 1.2.2 Đánh giá thực trạng nhân doanh nghiệp * Đánh giá tổng quan thực trạng nhân doanh nghiệp : phân tích mức cung nội doanh nghiệp người Đánh giá tổng quan giúp doanh nghiệp xác lập định hướng tổng thể cho cơng tác bố trí sử dụng nhân Hoạt động này, trước hết, tiến hành dựa sở trả lời câu hỏi đơn giản sau : - Tại doanh nghiệp có người công việc ? - Trong thời gian tới, cơng việc ước tính người lại chỗ cũ, người chuyển sang việc khác, người rời khỏi cơng việc tổ chức ? Cộng tất trường hợp chuyển dịch dự kiến người công việc sau tất chuyển dịch chấm dứt Sau đó, nhà quản trị cần thiết lập hệ thống thông tin nhân ( thống kê số lượng chất lượng nhân có ) Từ tiến hành hoạt động kiểm toán nhân ( trả lời cho câu hỏi điều diễn với nguồn nhân doanh nghiệp ) * Đánh giá lực nhân trước bố trí sử dụng : Trong đánh giá lực nhân tiêu chuẩn thường sử dụng bao gồm : - Đánh giá tư chất cá nhân tính liêm khiết, sức chịu đựng căng thẳng, khả đổi - Đánh giá kỹ chun mơn nh tư kinh doanh, trình độ chuyên môn nghề nghiệp, khả tiếp thu kiÕn thức mới, khả ngoại ngữ - Đánh giá kỹ lãnh đạo tổ chức định hướng mục tiêu, khả quản trị nguồn nhân sự, vững vàng định - Đánh giá kỹ giao tiếp nh khả biết lắng nghe, tinh thần cởi mở, tinh thần đồng đội Việc đánh giá cấp tiến hành với tham khảo khách hàng, đồng nghiệp, tự đánh giá cá nhân Cấp trên, thường cấp trực tiếp phải thâu tóm dự kiến từ phía khách quan đánh giá Cấp có nhiệm vụ làm rõ mặt mạnh, tồn cán nhân viên quản lý nhằm tạo điều kiện giúp đỡ cấp phát triển tốt Trong trường hợp cá nhân tự đánh giá, cá nhân có hội nhìn nhận lại thân Trong đánh giá lực nhân viên nhằm bố trí sử dụng nhân sự, phương pháp đánh giá thường áp dụng : - Phương pháp thang điểm : nhằm đánh giá lực nhân viên thơng qua bảng điểm mẫu có tiêu chuẩn đánh giá lực cụ thể 10 đạo quản lý, giám sát toàn hoạt động kinh doanh Công ty cách chặt chẽ Cách quản lý có tác dụng phát huy tối đa tính sáng tạo cán công nhân viên Công ty Tuy nhiên cấu tổ chức Cơng ty chưa hồn chỉnh, chưa có hợp kinh doanh phòng Một số phòng hoạt động kinh doanh hình thức khốn phịng Xuất nhập khẩu, Phịng Kinh doanh Chính điều gây khó khăn việc điều hành quản lý nhân viên Công ty Hơn nữa, Công ty thường xuyên thuyên chuyển nhân viên sang phận khác tháng lần điều động cán vào công tác Chi nhánh TP Hồ Chí Minh làm sáo trộn đội ngũ nhân Cơng ty Vì vấn đề đặt Công ty phải bổ sung thêm nhân để ổn định Theo em cấu tổ chức Công ty nên tổ chức theo sơ đồ sau : Giám đốc Phó giám đốc Phòng TCH g Tài C Phòng Phòn vụ Phòn Phòn g Dự g Kỹ g Kho doanh nhập Phòn Kinh Xuất Phòng án thuật vận Cửa Cửa Cửa Cửa Cửa hàng hàng hàng hàng hàng số1 số số3 sè4 sè 37 Chi nhánh TP HCM Sơ đồ 3.1 : Cơ cấu tổ chức Công ty Thương mại Dịch vụ Thanh Hải Tổ chức theo cấu có ưu điểm sau : - Giám đốc Cơng ty nắm tồn quyền định chịu trách nhiệm với toàn hoạt động kinh doanh Công ty, đảm bảo nguyên tắc thủ trưởng - Tập trung quản lý bán hàng cửa hàng vào mối, không phân tán, dễ dàng tạo bầu khơng khí thi đua dạt doanh thu cao Tuy nhiên cấu đòi hỏi giám đốc phải thường xuyên theo dõi, giám sát hoạt động phận giải mối quan hệ chặt chẽ phòng ban chức phận trực tuyến với Nếu có nhiều phịng ban chức gây tượng họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng gây lãng phí thời gian Do Công ty cần cân nhắc kỹ việc sử dụng cửa hàng nh phòng, ban chức mà nên tập trung lại nh sơ đồ Bên cạnh việc Cơng ty có cấu tổ chức chưa hồn thiện, Cơng ty cịn có hình thức tổ chức lao động chưa hợp lý, nhiều bất cập : Đối với phòng Kho vận khối lượng công việc không lớn mà số lượng nhân viên lại nhiều ( người ) Vì tượng ngồi chơi phòng Kho vận thường xuyên sảy Như phân tích thực tÕ phịng cần nhân viên đủ Quả thật với mức lương trung bình Cơng ty trả cho cán cơng nhân viên 1,8 triệu đồng người việc lãng phí nguồn nhân gây tổn hại lín đến Công ty Đối với nhân viên bán hàng làm việc cửa hàng người đảm nhiệm việc thiÕu người ví dụ cửa hàng có người, người vừa làm cửa hàng trưởng vừa làm nhân viên bán hàng tức người đảm nhiệm việc Cửa hàng từ khâu lấy hàng từ kho đến khâu bán hàng thu tiền cho Công ty Chính xếp nhân chưa hợp lý làm ảnh hưởng lớn đến doanh thu bán hàng Đối với phận chứng từ Cơng ty trung bình phịng Xuất nhập phải có Ýt 4-5 người phịng có người người 38 phải làm việc gấp rưỡi cơng việc họ làm cho nhân viên làm việc sức nhiều dẫn đến nhầm lẫn cơng việc gây tổn thất lớn cho Công ty Hơn tính chất cơng việc ln phải làm thủ tục nhận hàng cho Cơng ty Do nhân phịng ln có người Vì Cơng ty phải tiếp tục tuyển chọn, đào tạo thêm đội ngũ nhân để bù đắp phần thiếu hụt vấn đề nhân thời gian tới Đối với Phịng Kinh doanh Cơng ty, bình thường với lượng hàng vừa phải nhân viên tự làm thủ tục hải quan xin dấu để xuất hàng khách hàng họ xuất nhập nhiều họ khơng thể tự làm cơng việc cần phải có nhân viên phịng làm cơng việc Cơng ty chưa xếp nhân viên chuyên môn làm Vì Cơng ty cần phải có kế hoạch cụ thể để cho hoạt động Cơng ty thuận lợi Phịng Tổ chức – hành chính, phận lái xe trước có người, người quản lý mét xe người hưu nên người phải quản lý hai xe, làm việc gấp đơi so với trước Tình trạng kéo dài gây mệt mỏi cho người lao động gây an toàn lái xe Sắp xếp lại đội ngũ nhân cách hợp lý, khắc phục tình trạng vừa thừa vừa thiếu lao động phận khác Việc xếp thực theo : yêu cầu, đặc điểm, nội dung công việc, lực sở trường cán công nhân viên Công ty cho công việc có người làm thực tốt tránh trường hợp chồng chéo thực công việc Để thực điều đó, Cơng ty cần phải tổ chức lao động dựa nguyên tắc người, việc Cơ sở để thực điều phải vào : - Định mức lao động - Căn vào lực sở trường người - Căn vào cấp 39 Ngồi Cơng ty cần phải phối hợp nhịp nhàng phận để máy hoạt động hiệu Để xếp lao động cách nhanh chong, hợp lý phải phối kết hợp phận thực theo trình tự sau : - Liệt kê chức nhiệm vụ chủ yếu cần đạt toàn Công ty phận - Liệt kê chức nhiệm vụ chủ yếu thực phòng, ban - Tổng hợp đối chiếu chức để bổ sung nhiệm vụ sót điều chỉnh phân cơng lại cơng việc chồng chéo - Xác định hao phí thời gian thực tế cần thiết để thực cơng việc thông qua công việc nhật ký hàng ngày - Xác định tổng hợp thời gian hợp lý cần để thực cơng việc phịng, ban sở tổng hợp hao phí lao động có tính thêm thời gian thực công việc vặt Chia tổng thời gian hợp lý cần thiết để thực công việc phòng, ban cho số nhân viên phận để xác định thời gian hao phí hợp lý trung bình cần thiết cho nhân viên Cơng việc phức tạp nhiều thời gian, nhà quản trị cần phải có kế hoạch cụ thể khoa học để thực Để hồn thiện cấu tổ chức máy Công ty cần phải xây dựng cấu tổ chức thoả mãn yêu cầu sau : - Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu chiến lược kinh doanh doanh nghiệp : Một doanh nghiệp muốn phát triển cần phải có chiến lược cụ thể mục tiêu rõ ràng sở xây dựng biện pháp để thực chiến lược mục tiêu Công ty Việc xây dựng cấu tổ chức Công ty biện pháp hiệu để thực điều biện pháp muốn hữu hiệu phải xuất phát từ mục tiêu chiến lược kinh doanh Công ty - Phải đảm bảo phân quyền rõ ràng, cụ thể xác : song song với việc hình thành nên cấu tổ chức máy phải xác định rõ chức năng, 40 nhiệm vụ phận tránh chồng chéo làm giảm hiệu phận - Đảm bảo trì phối hợp chặt chẽ phận, cá nhân cấu tổ chức Công ty Nh tạo nhịp nhàng nhân viên đem lại hiệu cao cho Công ty suất lao động nhân viên nâng nên cách nhanh chóng - Phải đảm bảo tính cân đối hiệu : Công ty phải lựa chọn cấu tổ chức doanh nghiệp vừa gọn nhẹ, có hiệu chi phí thấp có thê Nếu cấu cồng kềnh, phức tạp … dẫn đến tình trạng trì trệ, hoạt động hiệu ảnh hưởng lớn đến hiệu kinh doanh doanh nghiệp 3.2.2 Nâng cao chất lượng công tác dự báo nhu cầu đánh giá nguồn nhân Công tác dự báo nhu cầu nhân Công ty tiến hành thông qua việc xem xét nhân viên thời gian tới nghỉ hưu hay sinh con.để từ Cơng ty tiến hành thuyên chuyển công tác hay tuyển dụng thêm nguồn nhân Tuy nhiên việc dự báo nhân Công ty dừng lại việc dự báo nguồn nhân biết trước họ nghỉ cịn phần lớn Cơng ty tuyển dụng hay thuyển chuyển công tác phận cần người chức chưa có kế hoạch cụ thể trước Bên cạnh cơng tác đánh giá lực nhân viên nhiều hạn chế định, Công ty chưa đánh giá hết lực nhân viên Do để nâng cao chất lượng cơng tác bố trí sử dụng nhân Cơng ty thơng qua cơng tác dự báo sử dụng số biện pháp sau : - Đánh giá khối lượng công việc năm kiến khối lượng công việc phải làm năm tới Để làm tốt điều đó, Cơng ty nên xây dựng mô tả công việc tiêu chuẩn công việc cách chi tiết, cụ thể từ Cơng ty làm tiến hành dự báo nhân thu hút nhân tài cho Công ty - Đánh giá lại lực phận cá nhân Công ty việc thu thập thông tin khối lượng công việc nhân viên khả 41 họ, từ xây dựng tiêu chuẩn định mức cho nhân viên cụ thể Ví dụ nh phịng Xuất nhập ngồi việc đảm bảo cho hàng hoá nhân viên kinh doanh xuất nhập cách nhanh chóng hiệu họ phải am hiểu chào giá cho khách hàng khách hàng có nhu cầu - Khi dự báo nhu cầu nhân Công ty cần dựa vào chiến lược mục tiêu phát triển doanh nghiệp thời gian tới để chủ động nguồn nhân cho công việc kinh doanh Công ty - Khi dự báo nhu cầu nhân phải dựa vào tình hình thực tế Cơng ty tránh tình trạng tuyển chọn bố trí nhân dựa vào tình cảm hay quen biết, nể nang - Tích cực trao đổi cán chủ chốt khác để học hỏi kinh nghiệm nh có nhìn tồn diện đội ngũ nhân Cơng ty 3.2.3 Hoàn thiện nội quy, quy chế làm việc thực nghiêm chỉnh chặt chẽ quy chế xây dựng Trong Công ty muốn tạo nhiệt tình cho nhân viên cơng ty cần phải có chế độ khen thưởng hợp lý dựa vào mức độ hồn thành cơng việc thành viên Công ty Tuy nhiên động viên khuyến khích thơi chưa đủ họ lợi Ých mà làm công việc sai trái ảnh hưởng tới lợi Ých Cơng ty Đó lý đời nội quy, quy chế làm việc Công ty Trong thời gian vừa qua công ty xây dựng nội quy quy chế công ty nhiên cịn nhiều bất cập việc thực kỷ luật, nội quy cơng ty cịn chưa nghiêm túc.Vì tùy vào mức độ vi phạm nhân viên, tùy tình cụ thể hậu quả, mức độ thiệt hại công ty tiến hành hình thức kỷ luật sau: - Khiển trách trừ tiền thưởng - Kỷ luật, cảnh cáo văn trừ tiền thưởng - Kỷ luật, chuyển vị trí làm việc cắt tiền thưởng - Buộc việc 42 - Buộc việc bồi thường thiệt hại vật chất Để thực tốt quy định cơng ty trước tiên ban lãnh đạo cơng ty trưởng, phó phịng phải người tn thủ chặt chẽ quy định, nội quy công ty Đồng thời phải giám sát, theo dõi hoạt động nhân viên, phát kịp thời biểu vi phạm nội quy họ để ngăn chặn sử lý nhằm nâng cao ý thức tôn trọng kỷ luật nhân viên từ giúp cơng ty có điều kiện phát triển vững mạnh 43 3.2.4 Tăng cường công tác kiểm tra giám sát việc thực phân công lao động Mọi lĩnh vực hoạt động cần phải có cơng tác giám sát việc thực hiện, khơng có hoạt động cơng ty không hướng không đạt kết nh mong đợi Hiện Công ty Thương mại Dịch vụ Thanh Hải tiến hành biện pháp hiệu giám đốc công ty thường xuyên tới phòng kiểm tra đơn vị làm việc, theo dõi hoạt động nhân viên đặc biệt nhân viên kinh doanh Tuy nhiên cơng việc chủ yếu giám đốc công ty đốc thúc thời gian ơng cơng ty nên lập mét ban kiểm sốt gồm 2-3 người theo dõi tình hình thực phận cá nhân công ty Để hoạt động có hiệu cần đào tạo thường xuyên bồi dưỡng cho ban kiểm soát Khi hoạt động tiến hành thường xuyên có tác dụng buộc phận nhân viên thực cơng việc Ban giám sát phải nắm danh sách cán công nhân viên công ty chức công việc người để từ theo dõi nhận xét Kết ban giám sát giúp ban giám đốc đánh giá lực nhân viên tốt định nhân sát với thực tế 3.2.5 Tăng cường giao tiếp nhân viên với lãnh đạo Để tìm kiếm đối tác bạn cần giao tiếp, để đàm phán thành công bạn cần đến giao tiếp để hiểu người bạn cần đến giao tiếp Có thể nói giao tiếp kỹ quan trọng nhà quản lý đặc biệt hoạt động quản lý nhân Do để giải vấn đề nhà quản lý tăng cường giao tiếp nhân viên lãnh đạo thông qua hoạt động sau : - Tổ chức buổi nói chuyện, lắng nghe ý kiến nhân viên, buổi nói chuyện người phải bình đẳng khơng nên phân biệt có tạo bầu khơng khí vui vẻ thoải mái nói chuyện 44 - Tiến hành xuống nơi nhân viên làm việc, hỏi han công việc hay sống hàng ngày nhân viên - Tiến hành buổi giã ngoại cho cán công nhân viên công ty để tạo gần gũi nhân viên, đồng thời công ty nên tiến hành hoạt động động viên, thăm hỏi nhân viên 3.3 GIẢI PHÁP KHÁC * Hồn thiện quy trình tuyển dụng Đối với cơng tác bố trí sử dụng lao động tuyển dụng khâu định lớn đến trình Nếu tuyển dụng theo qúa trình hợp lý cung cấp cho công ty đội ngũ nhân có chất lượng cao, lực phẩm chất tốt, giúp cho q trình bố trí sử dụng dễ dàng “ người, việc “ Tại Cơng ty quy trình tuyển dụng nhân tốt bao gồm khâu : - Thông báo tuyển người - Nhận hồ sơ - Xem xét hồ sơ - Thử việc Tuy nhiên nhiều trường hợp công ty quên biết họ tuyển dụng vào làm Công ty mà khơng có đủ trình độ chun mơn sau thời gian làm việc, họ không đáp ứng khối lượng công việc công ty họ buộc phải việc Những tượng gây thiệt hại lớn cho cơng ty cơng ty cần phải có kế hoạch tuyển dụng thật khắt khe, quy trình, tránh tượng nể nang, quen biết, đồng thời công ty cần phải thu hút thê nhân tài để tuyển dụng nhiều cách khác : tới tận sở đào tạo hay có chế độ lương ưu đãi với nhân viên giỏi từ công ty khác chuyển sang * Coi trọng công tác đào tạo lao động Công tác đào tạo lao động phải thực song song với cơng tác bố trí sử dụng nhân Việc đào tạo nhân không thực với 45 nhân viên mà phải tiến hành nhân viên làm việc công ty Tại công ty Thương mại Dịch vụ Thanh Hải công tác đào tạo nhân chưa thực quan tâm Công ty nên đề giải pháp cụ thể để nâng cao công tác đào tạo cơng ty nh : - Có chương trình đào tạo cụ thể năm - Các nhân viên vào phải nhân viên cũ kèm cặp bảo nhiệt tình - Phải cho nhân viên chủ động tiếp cận với công việc họ nâng cao tay nghề cách nhanh chóng - Đối với nhân viên cũ phải tuyên truyền cho họ hiểu đào tạo giúp cho họ nâng cao chun mơn sau chương trình đào tạo phải có bố trí công việc cho họ hợp lý thăng chức, tăng lương có nhân viên cơng ty hứng thú với chương trình đào tạo cơng ty - Cơng ty phải có cải tiến cho chương trình đào tạo mình, ngồi giảng viên cơng ty ra, cơng ty liên kết với số trường đại học chuyên ngành mời chuyên gia tới giảng dạy cho nhân viên cơng ty * Cần phải có chế độ đãi ngộ hợp lý Sự hấp dẫn khiến nhân viên làm việc cho cơng ty chế độ đãi ngộ Đãi ngộ công ty có hai cách thức : đãi ngộ vật chất đãi ngộ phi vật chất Một nhân viên làm việc cơng ty ngồi việc họ mong muốn nhận khoản tiền lương đáng kể họ mong muốn công ty tạo điều kiện làm việc thuận lợi hội thăng tiến cho họ Vì muốn sử dụng lao động hiệu cơng ty cần có biện pháp để đãi ngộ nhân viên công ty hợp lý hiệu Công ty Thương mại Dịch vụ Thanh Hải đãi ngộ nhân sau : 46 Về vật chất khoản thu nhập người lao động bao gồm : - Tiền lương - Tiền khoán kết kinh doanh - Tiền ca trưa - Tiền công tác phí + xăng xe - Tiền trợ cấp lưu động - Các khoản tiền thưởng khác Về mặt tinh thần - Công ty tạo hội thăng tiến cho người - Cơng ty cịn bố trí trang thiết bị đại cho nhân viên công ty : máy tính, điện thoại bàn, bàn làm việc, phịng có máy photocopy, máy in, máy scan, bàn tiếp khách, máy điều hoà, tủ lạnh… Ngoài đãi ngộ mà công ty làm tốt trên, công ty cần phải có đãi ngộ khác phù hợp nh : - Tạo thời gian nghỉ trưa hợp lý hơn, công ty không tổ chức ăn trưa cơng ty phần lớn nhân viên cơng ty phải ngồi ăn, tốn nhiều thời gian không nghỉ trưa nhiều Để giải vấn đề này, công ty nên thành lập bếp ăn cho cán nhân viên công ty - Công ty vần phải ý đặc biệt tới người lao động đặc biệt lao động nữ công ty Đây số biện pháp cá nhân em đánh giá đưa ra, mong q cơng ty xem xét nghiên cứu kỹ lưỡng giải pháp để từ cơng ty áp dụng chúng vào thực tế quản lý giúp cho việc bố trí sử dụng nhân Công ty ngày hiệu 3.4 KIẾN NGHỊ - Cần xây dựng định hướng chiến lược phát triển kinh doanh Công ty cụ thể, khoa học với thời gian dài - Tăng cường kiện toàn máy tổ chức, xếp lại tổ chức, chun mơn hố tập trung nhằm phát huy mạnh nhân viên Tạo điều kiện thu hút nhân viên quản lý có trình độ, lực chuyên môn 47 - Công ty nên theo sát thành tích cơng tác, học tập đào tạo cán công nhân viên để phát triển cán có lực trọng đầu tư vào cán này, vào cán trẻ để chuẩn bị đội ngũ cán kế thừa - Thường xuyên đào tạo bổ sung cập nhật kiến thức cho cán quản lý, kỹ sư nh lực lượng lao động trực tiếp - Bổ sung đội ngũ cán quản lý, ưu tiên cho đối tượng trẻ có Ýt nhiều kinh nghiệm, tạo điều kiện tốt cho họ phát huy tính động trẻ trung KẾT LUẬN Nền kinh tế nước ta chuyển từ chế bao cấp sang chế thị trường doanh nghiệp phải cạnh tranh gay gắt để tồn Người lao động doanh nghiệp yếu tố đầu vào đem lại hiệu kinh tế lớn sản xuất kinh doanh Các doanh nghiệp nhận thấy cần thiết bố trí sử dụng nguồn nhân lực để đem lại hiệu kinh doanh cao cho doanh nghiệp Vì vậy, việc xây dựng cơng tác bố trí sử dụng sát với thực tế kinh doanh doanh nghiệp mang lại lợi Ých cho khơng cơng ty mà cịn mang lại lợi Ých cho người lao động cho xã hội Trong phạm vi chuyên đề này, em mạn phép đưa số ý kiến đóng góp để nâng cao chất lượng cơng tác bố trí sử dụng nguồn nhân lực công ty Thương mại Dịch vụ Thanh Hải Vì hạn chế thời gian tìm hiểu kiến thức chuyên môn nên viết em khơng tránh khỏi sai sót Em mong thầy cô giáo, công ty Thương mại Dịch vụ Thanh Hải bạn bè bảo đưa nhận xét, góp ý Một lần em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ chu đấo thầy, cô lãnh đạo công ty thực tập tạo điều kiện giúp đỡ em suốt thời gian thực tập thời gian hoàn thành chuyên đề Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên 48 Nguyễn Thuỳ Dương TÀI LIỆU THAM KHẢO “ Quản trị nguồn nhân lực “- Nxb Thống kê - Hà Nội – Năm 2003 Nguyễn Thanh Hội – “Quản trị nhân “–Nxb Thống Kê - Hà Nội – Năm 2002 “ Quản tị doanh nghiệp Thương mại “ – Nxb Thống kê – Hà Nội – Năm 2004 Tài liệu nội Công ty Thương mại Dịch vụ Thanh Hải 5.Giáo trình Kinh tế lao động, NXB Giáo Dục 6.Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB thống kê 7.Giáo trình Tổ chức nhân hành chính, Học viện hành quốc gia, NXB Giáo Dục 8.Nguồn nhân lực nghiệp đổi Việt Nam, NXB Thống Kê 49 MỤC LỤC ... với 45 nhân viên mà phải tiến hành nhân viên làm việc công ty Tại công ty Thương mại Dịch vụ Thanh Hải công tác đào tạo nhân chưa thực quan tâm Công ty nên đề giải pháp cụ thể để nâng cao công. .. Cơng ty 34 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN CƠNG TÁC BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THANH HẢI 3.1 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN... HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THANH HẢI 2.1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty Thương mại Dịch vụ Thanh Hải doanh nghiệp tư nhân thành lập ngày 21.12.2000 Công ty đời điều