Xây dựng chương trình quản lý thẻ sinh viên của thư viện

I. Đặt vấn đề: 1. Mô tả hiện trạng bài toán: Bất cứ một sinh viên nào khi bước qua cánh cổng của nhà trường đều phải có thẻ sinh viên. Thẻ sinh viên có vai trò rất quan trọng đối với cả sinh viên và nhà trường . Nó như “chứng minh thư” của mỗi “công dân” trong nhà trường Tại thư viện khi quản lý hồ sơ sinh viên vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lý sinh viên là rất lớn Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một sinh viên nào đó là rất khó khăn, mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất và mới nhất về sinh viên đó Số giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ của mỗi sinh viên cũng rất lớn Các báo cáo tổng hợp tình hình sinh viên rất chậm so với thời gian quy định. Thêm nữa là các báo cáo này là không chính xác (thông tin này không phải là thông tin mới nhất) không đầy đủ và đã ảnh hưởng nhiều đến chất lượng báo cáo Việc làm báo cáo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra thì càng gặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thoả mãn được yêu cầu đặt ra bởi thông tin thiếu chất lượng thời sự Hầu như không thể theo dõi tình hình sinh viên của các lớp, các ngành, các khoa A) Thẻ sinh viên • Đối với sinh viên, nó thay thế cho thế cho giấy chứng nhận sinh viên, thẻ thư viện … • Đối với người quản lí (nhà trường)  Bảo vệ nhà trường: là cơ sở để nhận diện sinh viên của nhà trường  Quản sinh: là cơ sở để nhận biết sinh viên của mỗi khoa  Thư viện: là căn cứ để cho mượn tài liệu  Phòng chính trị và công tác sinh viên: quản lí, cập nhật ,thống kê  Giám thị : có thể biết được những gian lận trong thi cử … B)Đặc điểm của thẻ sinh viên: Bao gồm : • Họ tên sv • Ngày sinh • Mã số sinh viên • Lớp • Khoa • Trường • Hộ khẩu thương trú • Thời hạn có giá trị C)Phụ trách quản lí thẻ sinh viên: • Phòng quản lý học sinh sinh viên D)Các nhiệm vụ của Ban quản lí về thẻ sinh viên • Phòng quản lý học sinh sinh viên:  Đưa ra các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viên • Trung tâm thông tin tư liệu:  Thi hành các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viên Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống xây dựng chương trình quản lý thẻ sinh viên của thư viện. Quản lý thẻ sinh viên của thư viện ta phải nắm được các vấn đề cơ bản sau: +Ta phải nắm rõ số sinh viên trong trường. +Ta phải biết được số sinh viên trong mỗi khoa, mỗi lớp +Quá trình làm thẻ cho sinh viên +Quá trình cấp thẻ lại cho những sinh viên bị mất thẻ, làm lại thẻ 2 Xác định mục tiêu và phương án giải quyết: ­ Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin việc ứng dụng những thành tựu của ngành CNTT vào tất cả các ngành khác đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý trở thành một xu hướng tất yếu. ­ Trong công tác quản lý nếu chúng ta làm mọi việc bằng tay thì sẽ rất khó khăn và rất có thể mắc những sai sót. Nhưng nếu ứng dụng CNTT thì mọi việc sẽ rất tiện lợi, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả tri phí. ­ Bài tập này xây dựng một ứng dụng của ngành CNTT vào công tác quản lý sinh viên của thư viện. A)Mục đích của bài toán: • Giúp cán bộ phòng chính trị và công tác sinh viên có thể quản lí dễ dàng, đơn giản, nhanh chóng về các vấn đề quản lí • Giúp nhân viên thư viện khi làm thẻ, nhập xuất dữ liệu về sinh viên được dễ dàng, hiệu quả • Giúp sinh viên khi đăng ký làm lại thẻ được nhanh chóng hơn • ….. B)Ưu điểm của hệ thống mói *Cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác • Khi sinh viên nhập trường, nhân viên thư viện sẽ nhận được thông tin của các sinh viên mới từ phòng quản lí thông qua hệ thống, và làm thẻ cho sinh viên • Khi sinh viên bị hỏng hoặc mất và đăng ký lại thì chỉ cần cung cấp thông tin về tên sinh viên và mã sinh viên (và cung cấp thông tin sai lệch ở thẻ sinh viên nếu thẻ bị sai) *Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn theo yêu cầu quản lý • Nhân viên thư viện sẽ truy cập vào hệ thống để lấy dữ liệu và làm lại thẻ mới trên cơ sở các thông tin đã có và thông tin sinh viên cung cấp * Sửa chữa hay bổ sung thông tin cũng hết sức mềm dẻo, thuận tiện đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt ra • Để sửa lại thông tin về thẻ sinh viên, nhân viên thư viện chỉ cần nhập vào mã sinh viên và sửa trên hệ thống II. Xác lập dự án: 1. Dự trù trang thiết bị: Thiết bị dự tính gồm một máy đơn có cài hệ điều hành Windows XP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình và các phần mềm hỗ trợ đi kèm. 2. Lên kế hoạch: a)Khảo sát: -Lên kế hoạch -Xác định nội dung cần khảo sát -Thực hiện khảo sát b)Phân tích thiết kế hệ thống: -Tổng hợp thông tin khảo sát -Phân tích,tổng hợp đưa ra các sơ đồ cần thiết như: sơ đồ chức năng,sơ đồ luồng dữ liệu… -Thiết kế chương trình, tạo khung hình chi tiết về chương trình cần xây dựng c)Xây dựng,hoàn thiện và thử nghiệm chương trình : -Xây dựng chương trình, xây dựng các modul , các thư viện đi kèm nếu cần. -Cài đặt chạy thử dể kiểm tra lỗi và thử nghiệm các chức năng để xem cét tính khả thi và tìm ra các chức năng cần bổ sung. -Thực hiện sửa lỗi sau khi đã kiểm tra và hoàn thiện các chức năng còn thiếu. Công việc này được lặp lại đến khi đáp ứng yêu cầu. -Sau khi hoàn thiện sẽ chính thức đưa chương trình vào hoạt động. -Theo dõi qúa trình hoạt động để kịp thời khắc phục những lỗi xảy ra. III. Nội dung khảo sát: 1. Môi trường: Địa điểm khảo sát: Sinh viên,Thư viện và Phòng quản lý học sinh sinh viên Trường :Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng TP.HCM ) Tìm hiểu các yêu cầu về cơ sở dữ liệu đầu vào là những thông tin trong hồ sơ sinh viên. Các thông tin đầu ra là những báo cáo, thống kê theo tháng, năm theo biểu mẫu quy định của nhà trường 2.Nghiệp vụ: Sau khi nhận được bài tập, chúng em đã đi tìm hiểu và khảo sát thực tế tại thư viện , phòng quản lý học sinh sinh viên Trường :Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng TP.HCM Quản lý hồ sơ sinh viên của Trường Cao Đẳng Kỷ Thuật Lý Tự Trọng TP.HCM: - Quản lý thông tin về sinh viên dưới dạng “Hồ sơ sinh viên” - Mọi sự thay đổi liên quan đến sinh viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ sinh viên (theo các phiếu tương ứng theo mẫu quy định sẵn) để dễ theo dõi quản lý - Trên cơ sở các thông tin sinh viên được lưu trữ, phòng quản lý học sinh sinh viên và thư viện thực hiện xây dựng báo cáo tổng hợp theo định kỳ, báo cáo phân tích đánh giá và một số báo cáo khác theo mẫu chuẩn quy định từ trước. Những báo cáo này rất quan trọng trong công tác quản lý sinh viên - Quản lý sự thay đổi của sinh viên trong trường là một vấn đề cực kì quan trọng đối với công tác quản lý sinh viên. Số lượng sinh viên mới vào trường và ra trường, thường xuyên thay đổi rất khó quản lý do rất nhiều nguyên nhân 2. Quá trình làm thẻ • Khi sinh viên nhập trường phòng chính trị và công tác sinh viên sẽ ghi lại các thông tin trên hồ sơ sinh viên:  Giấy triệu tập trúng tuyển  Thẻ dự thi  Hồ sơ trúng tuyển  Giấy khai sinh (bản sao)  Bằng tốt nghiệp (bản sao) hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tam thời (bản gốc)  Học bạ THPT (bản sao)  Sổ Đoàn hoặc Đảng  Chứng minh thư nhân dân (bản sao)  Các loại giấy tờ ưu tiên nếu có Khi đã vào học trở thành sinh viên của trường nhà trường sẽ làm thẻ cho sinh viên mới vào trường • Khi sinh viên bị mất thẻ hay thẻ bị sai muốn làm lại thẻ sinh viên cần làm đơn gửi cho quản sinh của khoa mình xác nhận, sau đó đem lên thư viện để làm lại thẻ sinh viên. Đơn xin cấp thẻ và đổi thẻ theo biểu mẫu sau: Céng hoµ x• héi chñ nghÜa ViÖt nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc TP.HCM, ngµy....... th¸ng....... n¨m 200..... §¬n xin cÊp thÎ- ®æi thÎ sinh viªn KÝnh göi: - Phßng §µo t¹o vµ C«ng t¸c sinh viªn. Tªn Em lµ: ..............................................Sinh ngµy:.........................Giíi tÝnh:................... Sinh viªn Líp........................Thuéc Khoa:........................................M• SV:..................... Lý do cÊp thÎ, ®æi thÎ:......................................................................................................... ............................................................................................................................................. KÌm theo giÊy tê gåm: 1- B¶n sao CMTND + ................................................................... §Ò nghÞ Quý Phßng t¹o ®iÒu kiÖn gi¶i quyÕt. Em xin tr©n träng c¶m ¬n./. HP, ngµy.........th¸ng.......n¨m 200....... 1-Ng­êi viÕt ®¬n ( Ký, ghi râ hä tªn) 2- Phßng §T&CTSV ChuyÓn Bé phËn lµm thÎ (Trung t©m TTTL) §Ò nghÞ cÊp giÊy hÑn; tr¶ thÎ trong vßng 07 ngµy. 1) Khi sinh viên nhập trường phòng chính trị và công tác sinh viên sẽ thông qua hệ thống quản lí sinh viên nhập vào các thông tin trên hồ sơ sinh viên để tiến hành làm thẻ cho mỗi sinh viên 2) Khi sinh viên làm lại thẻ do sai sót thì sinh viên lên phòng quản lý học sinh sinh viên để làm lại thẻ : ­ Sinh viên nộp lại thẻ bị hỏng ­ Đưa ra thông tin sai lẫn t