ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ LÊ THỊ HẰNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ LÊ THỊ HẰNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 62320301 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Dương Văn Khảm Hà Nội - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các tư liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực. Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2014 Tác giả luận văn Lê Thị Hằng \ LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Đại học Quốc gia Hà Nội cùng các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo Phòng Lưu trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư cùng các đồng nghiệp trong phòng cũng như các cán bộ, công chức của cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của PGS.TS Dương Văn Khảm đã giúp tôi hoàn thành luận văn này. Đề tài này tôi hoàn thành trên cơ sở nỗ lực nghiên cứu của bản thân còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước. Nhưng do tính chất phức tạp của đề tài, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của các thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2014 Học viên Lê Thị Hằng 1 MỤC LỤC Mục NỘI DUNG Trang LỜI MỞ ĐẦU 4 CHƯƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ 15 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài. 15 1.1.1. Chức năng 15 1.1.2. Nhiệm vụ 15 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 17 1.2. Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư. 18 1.2.1. Thành phần tài liệu 18 1.2.2. Nội dung tài liệu 20 1.2.3. Khối lượng tài liệu 22 1.3. Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư. 23 1.3.1. Đặc điểm tài liệu 23 1.3.2 Ý nghĩa tài liệu 25 Tiểu kết chương 1 28 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ 29 2.1. Tổ chức khoa học tài liệu và tổ chức bảo quản tài liệu của Cục 29 2 Đầu tư nước ngoài phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu. 2.1.1. Tổ chức khoa học tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài 29 2.1.2. Tổ chức bảo quản tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài 40 2.2. Nhu cầu khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ 54 2.3. Thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ 41 2.3.1. Văn bản hướng dẫn công tác khai thác, sử dụng tài liệu của Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư và của Cục Đầu tư nước ngoài. 41 2.3.2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng khối tài liệu 45 2.3.3. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu 46 2.3.4 Đối tượng khai thác, sử dụng khối tài liệu. 49 2.3.5 Số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng khối tài liệu 51 2.3.6. Số lượng hồ sơ giấy phép được mang ra khai thác, sử dụng. 52 2.3.7. Đánh giá hiệu quả khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ. 53 Tiểu kết chương 2 57 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ. 58 3.1. Nhận xét chung về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ 58 3.1.1. Những ưu điểm đạt được 58 3.1.2. Những điểm còn tồn tại, hạn chế 59 3.1.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế. 62 3 3.2. Giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ 64 3.2.1. Về phía cơ quan Bộ, Văn phòng Bộ. 64 3.2.2. Về phía Về phía Cục Đầu tư nước ngoài. 68 3.2.3. Về phía Lưu trữ Bộ. 72 Tiểu kết chương 3 78 KẾT LUẬN 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 PHỤ LỤC 85 4 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Đối tượng của công tác lưu trữ là tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ chỉ phát huy giá trị khi tài liệu đó được mang ra sử dụng, phục vụ cho các mục đích chính đáng của cá nhân, tổ chức, cơ quan. Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là một nghiệp vụ đặc biệt quan trọng và là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Vì vậy công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là một nhiệm vụ quan trọng, cấp thiết được đặt ra tại các lưu trữ cơ quan hay các trung tâm lưu trữ hiện nay. Lưu trữ cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư cũng không nằm ngoài phạm vi đó. Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan trực thuộc Chính phủ, giúp Thủ tướng Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực kế hoạch, đầu tư phát triển và thống kê. Chức năng quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam và đầu tư trực tiếp của Việt Nam ra nước ngoài là một trong những chức năng chính, đặc thù của cơ quan Bộ. Chức năng này được giao cho Cục Đầu tư nước ngoài - đơn vị trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Để thực hiện chức năng này, Cục phải giải quyết tốt các nhiệm vụ được Bộ giao phó. Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ đó, Cục đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu chuyên môn, có ý nghĩa quốc gia và có giá trị trên nhiều mặt đó là các hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài. Đây là khối hồ sơ tài liệu chiếm đa số trong tổng số khối lượng tài liệu của Cục. Mặt khác, do Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị có vị trí, vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức của Bộ nên hồ sơ, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Cục có giá trị về nhiều mặt như trong quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài; trong phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa, ngoại giao. Tuy Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị có tư cách pháp nhân, được thành lập kho lưu trữ riêng nhưng do các điều kiện khách quan tác động vào nên Cục 5 chưa xây dựng được kho lưu trữ mà hầu hết tất cả hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Cục đều được lưu trữ tại Kho lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Đây cũng chính là một thực trạng tồn tại cần giải quyết của Cục, nhưng vấn đề lưu trữ tài liệu của Cục không phải được giải quyết trong ngày một ngày hai mà vẫn tồn tại một thực tế là tài liệu hồ sư dự án của Cục vẫn được thường xuyên nộp lưu và bảo quản tại Lưu trữ Bộ. Trực tiếp quản lý khối tài liệu này chính là Phòng Lưu trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư hay còn gọi là Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Để tài liệu lưu trữ của Cục là các hồ sơ, dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài được mang ra khai thác, sử dụng cho việc quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam hay Việt Nam ra nước ngoài, hay xử lý các công việc chuyên môn hoặc phục vụ các hoạt động khác thì vấn đề bức thiết được đặt ra là Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư phải thực hiện tốt công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu này. Đây chính là một nhiệm vụ chính của Lưu trữ Bộ cần thực hiện. Xuất phát từ thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Bộ nói chung cũng như công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu hồ sơ dự án đầu tư nói riêng và đứng trên góc độ một cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ tại Bộ, một người nghiên cứu về khoa học lưu trữ, chúng tôi nhận thấy công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài của Cục Đầu tư nước ngoài được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư vẫn còn nhiều vấn đề phải suy ngẫm, việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu vẫn còn nhiều điểm hạn chế, dẫn đến hiệu quả của công tác này đạt được chưa cao. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu hồ sơ dự án đầu tư của Cục Đầu tư nước ngoài tại Lưu trữ Bộ, chúng tôi đã chọn đề tài “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư” làm đề tài luận văn thạc sĩ khoa học của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu: 6 Mục tiêu chủ yếu mà luận văn tập trung nghiên cứu là: - Nghiên cứu, giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm và ý nghĩa khối tài liệu hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ. Từ đó khẳng định giá trị tài liệu trong hoạt động quản lý nhà nước, giải quyết công việc chuyên môn, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu sử dụng khác. - Thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài tại Lưu trữ Bộ. - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác và sử dụng khối tài liệu hồ sơ dự án này tại Lưu trữ Bộ. 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: - Thành phần, nội dung khối tài liệu lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư. - Tình hình công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Phạm vi nghiên cứu: Tài liệu nghiên cứu: Chúng tôi tập trung nghiên cứu khối tài liệu dự án hồ sơ đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Các hồ sơ, tài liệu khác thuộc Lưu trữ Bộ không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài. Không gian nghiên cứu: Tuy Cục là đơn vị được tổ chức lưu trữ riêng nhưng vì điều kiện khách quan tác động vào, Cục chưa xây dựng được kho lưu trữ riêng nên tài liệu của Cục là các hồ sơ dự án vẫn thường xuyên được nộp lưu và hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ, vì thế không gian nghiên cứu chúng tôi khảo sát ở đây là công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ở Lưu trữ Bộ nhưng trong phạm vi tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài. [...]... TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ 2.1 Tổ chức khoa học tài liệu và tổ chức bảo quản tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu 2.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài: 2.1.1.1 Phân loại tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài Phân loại tài liệu là một nghiệp... bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư 14 CHƯƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài 1.1.1 Chức năng: Cục Đầu tư nước ngoài thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào... công tác tổ chức khai thác và sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư Tại chương này, chúng tôi đi vào khảo sát tình hình công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này tại Lưu trữ Bộ trên các mặt như khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu và tổ chức bảo quản tài liệu để phục vụ cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; ... hoạt động của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư phản ánh rõ nét quá trình thành lập, cấp phép đầu tư thành lập, hoạt động cho các công ty có vốn đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam và các công ty có vốn đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài Tài liệu lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư là một khối tài liệu chuyên... được bảo vệ thành công sẽ góp phần: - Bổ sung thêm lý luận chung về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Kết quả của luận văn là đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài của Cục Đầu tư nước ngoài tại Lưu trữ Bộ Từ đó giúp cho Lưu trữ Bộ chú trọng hơn tới công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này và. .. phép đầu tư đang hoạt động hoặc vì một số lý do đặc biệt nào đó thì tài liệu vẫn được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư để tránh việc hồ sơ, tài liệu bị xé lẻ Vì vậy thời gian tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ có đôi chút đặc biệt như vậy Thứ hai là đặc điểm về tình trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại. .. phần, nội dung và ý nghĩa khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư Đây là chương đầu tiên của luận văn, trong chương này chúng tôi sẽ giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài Từ đó giới thiệu về thành phần, nội dung, đặc điểm, ý nghĩa khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư Chương 2:... nhiều bất cập, vì thế nên hiệu quả khai thác, sử dụng khối tài liệu này còn chưa cao Cũng xuất phát từ thực tế này nên luận văn của chúng tôi đi sâu vào việc tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư Từ tình hình thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài, trên các mặt ưu nhược điểm,... ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư Đây chính là điểm khác biệt quan trọng trong đề tài của chúng tôi với các đề tài khác Vì vậy, tôi có thể khẳng định đề tài luận văn Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư của chúng tôi không trùng với bất cứ đề tài nào đã được nghiên cứu trước đây 7 Các nguồn tư liệu, ... liệu: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, giải quyết công việc chuyên môn của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư có một số đặc điểm như sau: Thứ nhất là đặc điểm về thời gian của tài liệu: Tuy Bộ Kế hoạch và Đầu tư được thành lập từ năm 1995 nhưng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài mà trước đây là Vụ Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu . SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ 29 2.1. Tổ chức khoa học tài liệu và tổ chức bảo quản tài liệu của Cục 29 2 Đầu tư nước ngoài. tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu hồ sơ dự án đầu tư của Cục Đầu tư nước ngoài tại Lưu trữ Bộ, chúng tôi đã chọn đề tài Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện. về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài mà cụ thể là hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư.