PHẦN MỞ ĐẦU Đất nước ta ngày càng phát triển theo hướng Hiện đại hóa. Sự phát triển đó kéo theo mọi vật xung quanh cũng phát triển. Do đó, các thiết bị Văn phòng lần lượt ra đời như: máy in, máy photocopy, máy scan, máy chiếu, máy fax. Những thiết bị này ngày càng được trang bị theo hướng hiện đại hóa trong các văn phòng hiện đại. Thiết bị văn phòng là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực công việc văn phòng. Ngày nay, do khoa học kỹ thuật không ngừng được cải tiến, những thiết bị văn phòng cũng không ngừng đổi mới luôn xuất hiện những thiết bị văn phòng mới và có nhiều tiện ích hơn, giúp cho việc thực hiện công việc được nhanh chóng hơn, rút ngắn được thời gian thực hiện công việc. Để có thể sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng này thì bản thân người Thư ký phải có một kỹ năng và trình độ hiểu biết, cũng như cách sử dụng chúng. Đến với môn học “Chuyên để: Sử dụng thiết bị Văn phòng ”, do thầy Nguyễn Thanh Đệ hướng dẫn chỉ với thời gian học rất ngắn ngủi. Nhưng đây là môn học hỗ trợ em có thể học tốt các môn học có liên quan. Trong quá trình học tập trên lớp em cũng có học qua nhiều môn có liên quan đến việc sử dụng trang thiết bị văn phòng như môn: Xử lý thư và công văn do thầy – Tài Lê Khanh hướng dẫn. Thầy hướng dẫn em và các bạn trong lớp khá rõ ràng và chi tiết về cấu tạo, chức năng cũng như cách sử dụng như thế nào sau cho đúng cách và cách sửa chữa khi xảy ra sự cố. Do em học ngành Quản trị Văn phòng nên việc sử dụng các thiết bị văn phòng là việc thường xuyên và cần phải làm trong công việc. Qua đó, có thể đáp ứng và hoàn thành tốt nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó. Qua môn học này em đã học hỏi được rất nhiều điều từ bạn bè và thầy cô trong Bộ môn. Qua buổi thực hành đó, em đã có thể sử dụng các thiết bị văn phòng một cách thành thạo và chuyên nghiệp. Riêng bản thân em còn là Sinh viên ngồi trên Giảng đường Đại học. Em tin chắc rằng với những ưu điểm vừa nêu trên, nó có thể giúp em hoàn thành tốt công việc mà lãnh đạo giao phó. 1 Bên cạnh đó, em cần phải ra sức trau dồi và học hỏi nhiều hơn nữa từ các anh chị ở các khóa học trước, để bổ sung lượng kiến thức thật vững vàng và làm hành trang cho công việc tương lai sau này. 2 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ MÔN HỌC 1. Tên môn học: Chuyên đề: Sử dụng thiết bị văn phòng 2. Thời lượng môn học: 30 tiết 3. Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thanh Đệ 4. Nội dung môn học Trong quá trình giảng dạy thầy đã hướng dẫn em về 5 loại máy thường sử dụng trong các Văn phòng. Năm loại máy này gồm những nội dung sau: - Cách sử dụng máy photocopy: + Chức năng + Đặt giấy + Cách photo một mặt, hai mặt + Cách khắc phục sự cố - Cách sử dụng máy in + Cài đặt máy in + In một mặt, in hai mặt + Các sự cố thường gặp ở máy in và cách khắc phục + Kết nối máy in với máy chủ - Cách sử dụng máy Scan + Máy scan dạng words + Máy scan dạng hình ảnh - Cách sử dụng máy chiếu + Kết nối máy chiếu với máy vi tính + Cách trình chiếu một tài liệu cụ thể + Cách điều chỉnh độ xa, độ gần của máy + Cách tắt máy 3 + Cách bật máy + Cách gắn các sợi dây nguồn trong máy chiếu với máy tính để trình chiếu. - Máy fax ( do máy này ở Bộ môn bị hỏng nên thầy không có hướng dẫn cụ thể như những máy kia ). 5. Phương pháp nghiên cứu Giáo viên hướng dẫn những kiến thức cơ bản về mặt lý thuyết, sau đó giáo viên hướng dẫn Sinh viên cách thực hành các loại thiết bị văn phòng ra sao. Trong quá trình thực hành có chỗ nào không rõ, thì sinh viên có thể trực tiếp hỏi giáo viên hướng dẫn để giáo viên giải đáp những thắc mắc hay câu hỏi của sinh viên ngay tại buổi học. Sau đó, sinh viên sẽ được chia nhóm để cùng nhau thực hành kết hợp vận dụng lý thuyết đã học, tìm tòi, học hỏi, chia sẽ ý kiến. Bên cạnh đó, giáo viên còn hướng dẫn cách tìm một số tài liệu tham khảo liên quan đến môn học để mỗi bạn tự tìm hiểu phục vụ cho việc học tập. 6. Phương pháp đánh giá Giáo viên hướng dẫn sẽ thông qua điểm quá trình, điểm kết thúc môn, điểm trung bình. Điểm quá trình được tính bằng điểm thực hành tại lớp. Điểm kết thúc môn là làm bài báo cáo. Sau đó tính ra điểm trung bình. Đó là cách để đánh giá mức độ tiếp thu kiến thức đối với mỗi Sinh viên. 7. Yêu cầu chung đối với mỗi thiết bị văn phòng - Trong mỗi thiết bị ở trên, thì Giáo viên hướng dẫn yêu cầu cần phải trình bày những nội dung như sau: + Cấu tạo + Chức năng + Cách sử dụng + Các sự cố thường gặp + Cách khắc phục các sự cố 4 CHƯƠNG 2. TÌM HIỂU MÁY PHOTOCOPY I. Khái niệm máy photocopy Máy photocopy là một loại máy để phục vụ cho việc sao chép các loại giấy tờ, văn bản, tài liệu. II. Cấu tạo và chức năng của máy photocopy 1. Cấu tạo 5 * Gồm các bộ phận sau: 1. Dụng cụ lau mặt kính 2. Nắp đậy bản gốc 3. Kính đặt bản gốc 4. Tay cầm 5. Công tắc máy 6. Bàn phím điều khiển 7. Khay giấy ra 8. Nắp máy phía trước 9. Khay giấy tự động 250 tờ 10. Nắp máy bên phải 11. Tay cầm mở nắp bên phải 12. Chốt chỉnh cỡ giấy khay tay 13. Khay nạp giấy bằng tay 14. Khay mở rộng khay tay 15. Núm lau dây cao áp 16. Cổng USB 2.0 17. Nắp nạp hoặc đảo bản gốc tự động 18. Chốt chỉnh cỡ bản gốc 19. Nắp mở lấy giấy kẹt phía trên 20. Nắp mở lấy giấy kẹt bên phải 21. Khay ra giấy bản gốc 22. Chốt khóa hộp mực 23. Hộp mực 24. Trục rullo lấy giấy kẹt trong máy 25. Chốt lấy giấy kẹt ở bộ phận sấy 6 26. Bộ phận Drum ( trống ) 27. Bộ phận chỉnh hướng giấy lô sấy 2. Chức năng * Phía trên - Control Panel: Dùng để thiết lập các thông số khác nhau và thực hiện vận hành máy chẳng hạn như bắt đầu copy. - Phím [Power] / (auxiliary power): Nhấn để tắt hoặc bật máy khi copy, in hoặc Scan. Sau khi tắt phím này, máy sẽ ở chế độ tiết kiệm năng lượng. - Lấy mở bộ tự động đảo mặt bản sao: Dùng để mở bộ đảo bản sao. - Cửa bộ đảo bản sao tự động: Dùng khi gỡ giấy kẹt tại bộ đảo bản sao. - Lẫy mở của hông phải: Dùng để mở cửa hông phải. - Khay hông (Bypass): Dùng khi in, copy những cỡ giấy không được nạp trong khay tự động hoặc hoặc giấy đặc biệt như giấy dày, giấy trong , giấy OHP, bì thư, nhãn… 7 - Có thể nạp 150 trang giấy thường; 50 tờ giấy trong OHP hoặc 10 bì thư. - Khay mở rộng: Dùng để kéo ra khi nạp giấy khổ lớn. - Guide chỉnh cỡ bản gốc: Chỉnh vừa với độ rộng bản gốc. - Tấm chặn giấy: Chặn không để giấy rới ra ngoài; Dùng khi có thêm tuỳ chọn Job Separator. - Khay giấy copy ra: Tập hợp các tờ copy, in ra với mặt in sấp xuống. - Cửa trước: Dùng để mở khi thay hộp mực. - Khay giấy 1: có thể chứa đến 500 tờ. Khổ giấy có thể thay đổi dễ dàng - Khay giấy 2: có thể chứa đến 500 tờ. Khổ giấy có thể thay đổi dễ dàng. - Đèn báo hết giấy. Khi số lượng giấy trong khay giảm xuống thì vùng đèn đỏ sẽ tăng lên * Bên trong và sau - Nắp đậy bản gốc. Dùng che bản gốc trên mặt kiếng. - Mặt kiếng. Quét bản gốc được đặt trên đó. - Bộ phận đảo hướng giấy. Được lắp đặt sẵn trong bộ phận in để đảo giấy khi in hai mặt. - Bộ phận in hai mặt tự động. Đảo mặt giấy khi in hai mặt. - Cửa hông bên phải. Dùng để lấy giấy kẹt ở bên hông phải hoặc ở cụm sấy. - Khay chứa bình mực. Dùng để gắn mực hoặc thay mực. - Thước canh bản gốc. Dùng để sắp xếp bản gốc đúng vị trí. - Dây nguồn. Cấp nguồn cho máy photo. - Công tắc chính. Dùng để Tắt/Mở máy. - Đầu nối ADF. Dùng nối vào cáp nối của bộ phận ADF. - Cổng kết nối với một máy điện thoại. - Cổng kết nối với đường dây điện thoại. - Cổng kết nối với sợi dây từ máy điện thoại. 8 - Cổng kết nối với đường dây điện thoại. - Cổng song song IEEE1284. Kết nối với máy tính bằng sợi cáp song song. - Cổng kết nối mạng. Kết nối với cáp mạng khi muốn in mạng hoặc scan qua mạng. - Cổng kết nối USB 2.0. Nối với máy vi tính bằng sợi cáp USB. III. Chức năng của từng bộ phận trên máy photocopy * Gồm những nội dung sau: - Control Panel và chức năng các phím. - Chức năng các phím trên màn hình cảm ứng. - Cơ bản vận hành sao chụp. - Các thông báo của máy và các bước thực hiện. 1. Ýnghĩa các phím trên Panel 1.1. Màn hình cảm ứng: dùng để thực hiện các cài đặt cho người dùng, lập chương trình copy và các tiện ích sao chụp khác nhau 1.2. Phím Access: nếu máy bị khóa mã, nhấn phím này sau khi nhập tên và mật mã để sử dụng máy. 1.3. Phím Box: dùng để vào chế độ Box. Khi máy đang ở chế độ Box, phím này sẽ sáng màu xanh lá. 1.4. Phím Extra Scan: dùng để vào chế độ Extra Scan. Khi máy đang ở chế độ Extra Scan thì phím này sẽ sáng màu xanh lá. 1.5. Phím Fax/Scan: dùng để vào chế độ Fax/Scan. Khi máy đang ở chế độ Fax/Scan phím này sẽ sáng màu xanh lá. 1.6. Phím Copy: dùng để vào chế độ Copy ( mặc định của máy là chế độ Copy ). Khi máy đang ở chế độ Copy phím này sẽ sáng màu xanh lá. 1.7. Phím RESET: nhấn để đưa máy trở về chế độ mặc định. 1.8. Phím Interrupt: tạm dừng chu trình copy hiện hành để copy một công việc khác, muốn trở lại công việc copy ban đầu nhấn Interrupt một lần nữa. 1.9. Công tắc nguồn phụ: dùng để tắt nguồn máy. Tuy nhiên khi có Fax đến hoặc dữ liệu từ máy in chuyển đến máy vẫn nhận, khi bật công tắc này sẽ in ra. 9 10. Phím STOP: để chấm dứt chu kỳ copy đang thực hiện. 11. Phím START : để bắt đầu chu kỳ copy. (hoặc chu kỳ Scan/ in ấn). 12. Đèn báo Main Power: đèn này sẽ sáng xanh khi ta bật công tắc nguồn chính. 13. Phím Proof Copy: nhấn phím này để in kiểm tra trước một bản trước khi in với số lượng lớn. 14. Khung phím số: để nhập số bản cần copy và nhập các chức năng số. 15. Phím CLEAR (C): để xoá số bản copy đang hiện hành về 1 (hoặc xoá các cài đặt số khác khi thiết lập chương trình). 16. Phím MODE CHECK: để kiểm tra các cài đặt của người dùng. Từ màn hình ta có thể nhập các chương trình copy hoặc thay đổi các chương trình có sẵn. 17. Phím Utility/Counter: dùng để hiển thị màn hình Utility/Counter. 18. Phím Mode Memory : dùng để lưu lại các thiết lập copy và gọi ra khi cần. 19. Phím Contrast: để hiệu chỉnh độ tương phản trên màn hình cảm ứng. 20. Phím Enlarg Display: để phóng to màn hình cảm ứng. 21. Phím Accessibility: dùng để vào màn hình cho việc thiết lập các chức năng cho người sử dụng. 2. Các phím trên màn hình cảm ứng 2.1. Màn hình Basic: Bao gồm các chức năng cơ bản, gồm 3 khung sau: Finishing – Zoom – Paper. 2.1.1.Màn hình Finishing (để chọn kiểu bản sao hoàn thành), gồm có: - Non – Sort (Không sắp xếp – Ngầm định). Sort (Sắp xếp: khi chọn chức năng này, máy sẽ tự động sắp xếp bản sao theo từng bộ. Hoặc Crisscross sorting (tức là chia các bản sao theo bộ ngang / dọc khi 2 khay giấy có cùng cỡ nhưng để khác chiều) hoặc Electric Sorting (tức là chia bộ bản sao nhưng không xếp ngang dọc khi chỉ có một khay giấy cùng cỡ với bản gốc). - Group: Chia bản sao theo từng nhóm trang, khi có hai khay giấy cùng cỡ nhưng khác chiều sẽ phân nhóm kiểu ngang/ dọc, nếu chỉ có 1 khay giấy cùng cỡ hay 2 khay cùng chiều sẽ phân nhóm theo trang. 10 [...]... Thường do mất mát trục in (trục cảm quang) 2 Hình bị bẩn: Thường do bộ phận gột mực trục in và trục nhiệt ép nóng bị hỏng 3 Kẹt giấy: Có thể do giấy xấu, mỏng, hoặc do bộ phận cảm biến báo kẹt giấy bị hỏng 4 Xước hình: Bình thường do mực xấu hay trục quay quá cũ, cũng có thể do tĩnh điện đã yếu - Máy sử dụng hiệu ứng tĩnh điện lại có nhiều trục cán, nên cần sử dụng loại giấy khô ráo, nhẵn tốt để bản sao... độ thấp đến nơi có nhiệt độ cao hơn, cần để máy nghỉ ít nhất 2 giờ trước khi sử dụng, vì có thể có sự tích hơi nước làm ảnh hưởng đến hoạt động của máy - Đảm bảo điện áp sử dụng đúng yêu cầu, ổn định Nên dùng ổ cắm độc lập, không chung với các thiết bị khác - Giữ hộp mực ở nơi khô ráo, không tháo tem niêm phong trước khi sử dụng Không nên : - Bật máy liên tục, sau khi tắt máy chờ 10 – 15 giây trước... ấn từ các thiết bị di động, máy ảnnh số vốn rất phổ biến hiện nay 2.4 Máy in đa năng Ngày nay với xu hướng tích hợp nhiều công nghệ trong một (All-in-one) chức năng in ấn cùng các tính năng khác có thể tích hợp thành một thiết bị văn phòng hoàn chỉnh Ví dụ kết hợp chức năng in ấn, chức năng photocopy, chức năng scan, chức năng gửi và nhận fax, điện thoại có thể cùng có mặt trên một thiết bị mà người... đó cần đặt máy nơi thoáng mát và tránh hít phải khí này IX Lưu ý khi sử dụng máy photocopy 23 Nên : - Máy phải tắt nguồn trước khi tháo lắp bất kỳ bộ phận nào - Đặt máy trên mặt bằng vững chắc, ở gần ổ cắm điện để tiện sử dụng - Giữ khoảng cách giữa máy và vách tường tối thiểu 30 cm để đảm bảo sử tỏa nhiệt của máy - Khi máy không sử dụng nhiều ngày, nên rút dây nguồn khỏi ổ điện - Khi di chuyển máy từ... Khái niệm máy in Máy in là một thiết bị ngoại vi giúp tạo ra các văn bản tài liệu từ tài liệu được lưu trữ trong các thiết điện tử II Cấu tạo của máy in * Gồm các bộ phận sau: - Khay nạp giấy - Khay để giấy - Dây nguồn - Catolog 25 * Quan sát phía ngoài III Phân loại máy in 26 1 Giới thiệu chung về máy in - Máy in bao gồm nhiều thể loại và công nghệ khác nhau: + Máy in sử dụng công nghệ laser là các máy... nhàng đóng khay giấy 4.3 Khi máy báo hết mực - Khi máy hết mực, trên màn hình hiện thông báo “Please exchange toner.”, lúc này cần nạp thêm mực cho máy bằng cách thay 01 chai mực mới 4.4 Khi máy bị kẹt giấy - Khi bị kẹt giấy tại bộ nạp và đảo bản gốc tự động hoặc kẹt giấy trong thân máy, máy photocopy sẽ phát ra tiếng kêu báo sự cố Đồng thời trên màn hình hiện thông báo: “Misfeed detected” và hình ảnh... mực) bộ nhớ hạn định số lần sao chụp, bộ phận điều khiển phóng to hay thu nhỏ, phần phát hiện và báo nơi hư hỏng các phần này chủ yếu được thực hiện bằng vi mạch điện tử, nên khi sử dụng phải ít nhiều hiểu biết về nguyên tắc của nó: Do độ nhậy khá cao của các phần cảm biến báo sự cố nên nhiều khi máy báo ”sự cố giả”, trong trường hợp này, chỉ cần tắt nguồn cung cấp, sau đó đóng lại thì máy sẽ hoạt... in kim đựoc thiết kế phục vụ cho các nhu cầu in ấn không đòi hỏi chất lượng cao, chỉ yêu cầu tính bền bỉ liên tục và đặc biệt là khả năng in nhiều liên với chiều dài "gần như vô tận" và mức chi phí tiết kiệm nhất nên nó chỉ phù hợp với các yêu cầu in hóa đơn biểu mẫu, không phù hợp sử dụng tại gia đình - Khi mua hàng cần chú ý số liên in so với nhu cầu thực tế hiện nay và sau này * Sử dụng và bảo quản... cần bản gốc, nhấn phím Job Recall - Nhập số bản copy cần tạo - Nhấn START 4 Các thông báo của máy và các bước thực hiện 4.1 Khi máy hết giấy 14 - Phía trước bên phải của mỗi khay giấy đếu có đèn báo giấy Khi khay giấy được nạp đủ giấy thì đèn báo tắt `- Khi máy hết giấy đèn báo sáng Đồng thời trên màn hình hiện thông báo - Khi khay sắp hết giấy thì đèn sáng nhấp nháy 4.2 Nạp thêm giấy vào khay - Kéo... 2.3 Máy in kim - Máy in kim sử dụng các kim để chấm qua một băng mực làm hiện mực lên trang giấy cần in - Máy in kim đã trở thành lạc hậu do các nhược điểm: In rất chậm, độ phân giải của bản in rất thấp (chỉ in được thể loại chữ, không thể in được tranh ảnh) và khi làm việc chúng rất ồn * Các khái niệm cơ bản về máy in kim: - Khổ giấy: thông thường các máy in kim cũng sử dụng khổ giấy với chuẩn kích . thạo các thiết bị văn phòng này thì bản thân người Thư ký phải có một kỹ năng và trình độ hiểu biết, cũng như cách sử dụng chúng. Đến với môn học Chuyên để: Sử dụng thiết bị Văn phòng ”, do thầy. chức năng cũng như cách sử dụng như thế nào sau cho đúng cách và cách sửa chữa khi xảy ra sự cố. Do em học ngành Quản trị Văn phòng nên việc sử dụng các thiết bị văn phòng là việc thường xuyên. phòng hiện đại. Thiết bị văn phòng là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực công việc văn phòng. Ngày nay, do khoa học kỹ thuật không ngừng được cải tiến, những thiết bị văn phòng cũng không