Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai TĨM LƯỢC 1.Tên đề tài: “ Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N ” Tên sinh viên thực hiện: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Mã SV: 11D240124 3.Giáo viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Quỳnh Mai 4.Thời gian thực hiện: từ 01/3/2013 đến 20/4/2013 Nội dung: Phần mở đầu Chương 1: Một số lý luận cấu tổ chức phân quyền Doanh Nghiệp Chương 2: Phân tích thực trạng đánh giá cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH P N N Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH P N N LỜI CÁM ƠN Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp em nhận nhiều giúp đỡ từ phía nhà trường, thầy cơ, anh chị Cơng ty Lời em xin gửi tới nhà trường lời cám ơn chân thành cung cấp cho em kiến thức chuyên ngành QTDN, tạo điều kiện cho em có thời gian tiếp cận thực tế SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai Đặc biệt lời cảm ơn chân thành tới Th.S Ng.Thị Quỳnh Mai Trong thời gian làm khoá luận tốt nghiệp, em nhận hướng dẫn tận tình cơ, giúp đỡ em nhiều việc bổ sung hoàn thiện kiến thức lý thuyết cịn thiếu để hồn thành khố luận tốt nghiệp cách tốt Qua em xin gửi lời cám ơn tới quý Công ty TNHH P N N Các anh, chị giúp em tiếp cận với thực tế, thu thập tài liệu, gặp gỡ phịng ban, để tìm hiểu thực tế tình hình hoạt động trình phát triển Công ty Trong thời gian thực tập Công ty, em cung cấp tài liệu quý báu giúp em hồn thành khố luận tốt nghiệp Tuy nhiên, thời gian, điều kiện có hạn cách tiếp cận nhiều hạn chế kiến thức kinh nghiệm khoá luận tốt nghiệp không tránh khỏi khiếm khuyết Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy để khố luận em hồn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội,ngày 24 tháng năm 2015 Sinh viên: Nguyễn Văn Biên MỤC LỤC SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên Bảng Biểu Trang Bảng 2.1: Kết kinh doanh Công ty 2012 – 2014 Bảng 2.2 : Số lượng lao động Công ty Bảng 2.3 : Cơ cấu lao động Công ty Bảng 2.4: Tổng mức cấu vốn kinh doanh công ty DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT Tên sơ đồ Trang Hình 1.1: Mơ hình cấu tổ chức đơn giản Hình 1.2: Mơ hình cấu tổ chức theo chức Hình 1.3: Mơ hình cấu tổ chức theo khu vực địa lý Hình 1.4: Mơ hình cấu trúc sản phẩm theo định hướng khách hàng Hình 1.5: Mơ hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm Hình 1.6: Mơ hình cấu trúc tổ chức ma trận Hình 2.1 : Mơ hình cấu tổ chức công ty TNHH P N N DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT SXKD: Sản xuất kinh doanh WTO: Là tên viết tắt từ tiếng Anh Tổ chức thương mại giới: World Trade Organization TNHH: Trách nhiệm hữu hạn GĐ: Giám đốc NQT: Nhà quản trị SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Văn Biên GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày nay, với phát triển chung giới, kinh tế Việt Nam bước lên Trong điều kiện kinh tế nhiều thành phần vận hành theo kinh tế thị trường có quản lý nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, nhà nước ta chủ trương giao cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế quyền tự hạch tốn để phát huy tính tự chủ Bên cạnh đó, Việt Nam thức thành viên tổ chức thương mại quốc tế WTO Điều có nghĩa xu hội nhập tồn cầu hóa kinh tế Việt Nam nói chung doanh nghiệp Việt Nam nói riêng Một yêu cầu đặt doanh nghiệp muốn khẳng định vị trí thương trường ln phải hồn thiện cấu tổ chức cho phù hợp với điều kiện thị trường Như góp phần khơng ngừng tăng suất lao động, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Nhưng thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp, tổ chức làm ăn thua lỗ, phá sản, phát triển chậm lại cấu tổ chức phân quyền chưa khoa học, chưa phù hợp với thực tiễn Vì vấn đề đặt cho doanh nghiệp xây dựng cho cấu tổ chức phân quyền hợp lý Bởi lẽ có cấu tổ chức quản lý hợp lý, phân quyền đắn cho phép sử dụng tốt nguồn lực, giúp cho việc định xác tổ chức thực có hiệu định đó, điều hồ phối hợp hoạt động nhằm đạt mục đích chung đề Trong thời gian thực tập Công ty, em nhận thấy Công ty có phịng ban đầy đủ song phối hợp phòng ban lỏng lẻo, phân công nhiệm vụ, chế quản lý chưa rõ ràng, hệ thống kiểm sốt đánh giá cơng việc chưa hoàn thiện, phần mềm quản lý lạc hậu, việc đào tạo, nâng cao trình độ chun mơn nhân viên chưa tốt…Để đáp ứng chiến lược kinh doanh, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động thời gian tới khắc phục tồn có, việc hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH P N N tất yếu khách quan, nhu cầu cấp bách Hình thành cấu máy vừa đầy đủ lại vừa gọn nhẹ, linh hoạt, phối hợp nhịp nhàng phòng ban, phân công nhiệm vụ rõ ràng, chế quản lý khoa học tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin đào tạo, khích lệ động viên nhân viên Cơng ty Qua giúp Cơng ty nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh để phát triển mạnh kinh tế thị trường, đồng thời hoàn thiện trình sản SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động chi phí, sử dụng hiệu nguồn lực Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài Đề tài hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty nhiều sinh viên lựa chọn làm đè tài để thực Luận văn tốt nghiệp Sau em xin đưa số luận văn vậy: Sinh viên: Tạ Thị Chinh - Lớp 41A1 - Trường Đại Học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Thương Mại Cường Giang”, năm 2009 Luận văn đưa hệ thống lý luận đầy đủ Tuy nhiên, vào thực trạng cơng ty phần phân tích ảnh hưởng nhân tố tới cấu tổ chức phân quyền mang nặng lý thuyết thực tế; phầ tiêu chuẩn đánh giá cấu tổ chức phân quyền đưa vào bảng hỏi sau tổng hợp lại để làm dẫn chứng thiếu cụ thể, mức độ đưa đánh giá chưa thực phù hợp Sinh viên: Phạm Ngọc Phương - Lớp 42A2 - Trường Đại Học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH MTV In Quảng Ninh”, năm 2010 Trên sở lý luận liên quan đến cấu tổ chức phân quyền Luận văn phân tích thực trạng công ty, nêu vấn đề tồn đưa giải pháp như: Xác định rõ ràng chức nhiệm vụ phòng ban, bố trí sử dụng lao động hợp lý theo chuyên môn, tăng cường phối hợp hoạt động ban lãnh đạo phịng ban tron cơng ty… Tuy nhiên, giải pháp nêu thiên nhiều cấu tổ chức mà chưa giải vấn đề tồn việc phân quyền nêu phần thực trạng trước Sinh viên: Lê Thúy An - Lớp 43A4 - Trường Đại Học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty Cổ phần Intimex Việt Nam”, năm 2011 Trong luận văn, trình bày sở lý luận rõ ràng, đầy đủ có liên quan đến đề tài triển khai nhiều phương pháp để thu thập liệu sơ cấp thứ cấp Tuy nhiên, kết số liệu điều tra thông qua phiếu khảo sát chưa thực SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai xác số lượng mẫu điều tra nhỏ so với tổng số lực lượng lao động cơng ty nên có ảnh hưởng nhiều tới đánh giá Mặc dù có nhiều Luận văn tốt nghiệp lựa chọn nghiên cứu đề tài hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền cơng ty Tuy nhiên, viết triển khai nghiên cứu cơng ty khác chưa có triển khai nghiên cứu Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N Vì vậy, liệt kê khơng trùng với đề tài “Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N” mà em lựa chọn sử dụng làm tài liệu tham khảo để hoàn thiện triển khai nghiên cứu đề tài cách tốt Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N” nhằm đưa số giải pháp để hoàn thiện cấu tổ chức phân quyên công ty thời gian tới Để hoàn thành mục tiêu chung phải đạt mục tiêu cụ thể sau: Một là: hệ thống hoá sở lý luận cấu tổ chức phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N Hai là: nghiên cứu, phân tích thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N Ba là: đưa đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N Phạm vi nghiên cứu: Về thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N vào ba năm gần 2012, 2013, 2014 Trên sở đó, định hướng giải pháp nhằm hồn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty đến năm 2018 Về không gian: Đề tài nghiên cứu tổng thể toàn cấu tổ chức phân quyền trụ sở công ty SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai Về nội dung: Đề tài nghiên cứu tập trung vào hai vấn đề , cấu tổ chức máy phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N Nội dung nghiên cứu thứ hai thể thông qua nội dung sau: Thứ nội dung hệ thống lý luận liên quan đến cấu tổ chức phân quyền Thứ hai thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N Thứ ba đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N Phương pháp nghiên cứu: Dữ liệu sơ cấp thứ cấp có ý nghĩa vơ quan trọng đề tài nghiên cứu Với luận văn này, để nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N em sử dụng số phương pháp sau để thu thập phân tích liệu 5.1 Phương pháp thu thập liệu Phương pháp thu thập liệu sơ cấp: Phương pháp quan sát, điều tra bảng câu hỏi Phương pháp thu thập liệu thứ cấp: Từ phía cơng ty, từ cơng trình nghiên cứu trước, từ sách, báo, tạp chí, website… 5.2 Phương pháp phân tích liệu Đối với liệu sơ cấp: Trên sở phiếu điều tra, liệu sơ cấp phân loại, tổng hợp đánh giá Đối với liệu thứ cấp: Trên sở liệu thu thập sử dụng phương pháp thống kê, so sánh để phân tích Bên cạnh có sử dụng kết hợp với phần mềm ứng dụng tin học phần mềm tin học Excel Kết cấu đề tài Ngồi phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, nội dung luận văn tốt nghiệp đề tài “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N” gồm bốn nội dung sau: SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai Phần mở đầu Chương1: Một số lý luận vấn đề cấu tổ chức phân quyền Chương 2: Phân tích đánh giá thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N Chương 3: Đề xuất kiến nghị để giải cấu tổ chức phân quyền Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N Kết luận CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Một số định nghĩa, khái niệm 1.1.1 Quản trị doanh nghiệp chức tổ chức quản trị doanh nghiệp Quản trị hoạt động nhằm đạt mục tiêu cách có hiệu quả, phối hợp hoạt động người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát nguồn lực tổ chức (Management Angelo Kinicki, Williams, Mc Graw Hill Irwin- New York 2006) Tổ chức trình xác định công việc cần phải làm người làm cơng việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân mối liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc, nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung tổ chức 1.1.2 Khái niệm cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức tập hợp bao gồm phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ quyền hạn định nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung xác định.Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý nguồn lực Cho phép xác định rõ vị trí, vai trị đơn vị, cá nhân mối liên hệ đơn vị cá nhân này, hình thành nhóm thức tổ chức Phân định rõ ràng dịng thơng tin, góp phần quan trọng việc định quản trị 1.1.3 Khái niệm phân quyền SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai Phân quyền trình chuyển giao nhiệm vụ quyền hạn cho phận hay cá nhân tổ chức có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ Nhiệm vụ hiểu công việc hay phần công việc mà thành viên tổ chức phải thực để đạt mục tiêu Quyền hạn hiểu quyền sử dụng nguồn lực tổ chức để thực nhiệm vụ Trách nhiệm hiểu nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ hoàn thành với yêu cầu người giao 1.2 Nội dung nghiên cứu đề tài 1.2.1 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1.2.1.1 Đặc điểm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có đặc điểm sau: Tính tập trung: Đặc trưng phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực tổ chức hay phận Tính phức tạp: Phản ánh số lượng cấp, khâu tổ chức Nếu cấu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu với mối quan hệ phức tạp cấu tổ chức có tính phức tạp cao ngược lại, cấu tổ chức có cấp, khâu cấu tổ chức có tính phức tạp thấp Tính tiêu chuẩn hóa: Đặc điểm phản ánh mức độ ràng buộc hoạt động, hành vi phận cá nhân thơng qua sách thủ tục, quy tắc nội quy, quy chế Nếu mức độ ràng buộc cao chặt chẽ tính tiêu chuẩn hóa cao tạo sức mạnh cho tổ chức 1.2.1.2 Nguyên tắc lựa chọn cấu tổ chức Vai trò ảnh hưởng người quản lý với cấu tổ chức doanh nghiệp quan trọng, việc áp dụng mơ hình tổ chức để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh tùy thuộc vào nhà quản trị Để xây dựng, lựa chọn cấu tổ chức hợp lý đáp ứng đầy đủ yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ số nguyên tắc: Đáp ứng yêu cầu chiến lược sản xuất kinh doanh: Cơ cấu tổ chức xác định công việc phải làm làm với chiến lược hay chiến lược 10 SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai máy quản trị hoạt động kinh doanh công ty ta thấy công ty đạt số thành công sau: Thứ nhất, mô hình tổ chức: Cơng ty có cấu tổ chức máy quản lý theo kiểu chức hợp lý với quy mơ hình thức tổ chức sản xuất kinh doanh công ty Với cấu tổ chức có khung hành vững sử dụng tính ưu việt việc hướng dẫn cơng tác qua chuyên gia cán nghiệp vụ chuyên môn phận chức Thứ hai, trình độ chun mơn cán quản lý: Cơng ty có đội ngũ quản lý có lực, có kinh nghiệm, hầu hết qua thực tế nhiều lần, có tầm nhìn chiến lược, có trình độ trị vững vàng, đủ lực để đảm nhận vị trí mà cơng ty giao phó Có thống lãnh đạo từ giám đốc xuống phòng ban Có đội ngũ lao động quản lý công ty trọng tới việc học tập nâng cao kiến thức cho cán công nhân viên công ty Thứ ba, tác phong làm việc cán công nhân viên: Công ty có tập thể đồn kết, làm việc với tinh thần tự giác cao, tác phong làm việc nhanh nhẹn hiệu Đó truyền thống quý báu mà công ty xây dựng Họ chủ động sáng tạo làm cách khoa học, khẩn trương theo kế hoạch tiến độ Mỗi người tự giác chủ động hoàn thành tốt nhiệm vụ khơng chốn tránh, thối thác, đùn đẩy cơng việc cho người khác Nhược điểm Bên cạnh thành công ty đạt kể cơng tác tổ chức máy quản trị kinh doanh công ty tồn số nhược điểm sau: Thứ nhất,về cấu tổ chức máy quản lý cơng ty cịn cồng kềnh so với quy mơ cơng ty, cơng việc có chồng chéo Thứ hai, trình độ chun mơn người lao động: Nhìn chung mặt trình độ chun mơn công nhân chưa thật cao Chủ yếu công nhân công ty nhân viên bán hàng nhân viên chuyên chở Nhân viên bán hàng nhiều người chưa chuyên nghiệp Nhân viên chuyên chở khơng hồn tồn đáp ứng u cầu sức khoẻ nghiệp vụ làm việc Do đó, cần phải có sách đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ đội ngũ cơng nhân viên tồn cơng ty đặc biệt đội ngũ nhân viên bán hàng nhân viên chun chở hàng hố Trong cơng ty cịn 34 SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai số cán công nhân viên thực chưa đáp ứng yêu cầu công việc dẫn tới phối hợp phận không nhịp nhàng Vì cơng ty cần đào tạo lại, bồi dưỡng trình độ chun mơn nghiệp vụ cho người Nếu cần thiết thay để đáp ứng đòi hỏi khách quan hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn Nguyên nhân Thứ nhất, công tác chăm lo đời sống cho cán công nhân viên: Công ty thường xuyên quan tâm đến đời sống người lao động Chế độ đãi ngộ Công ty TNHH P N N tốt Nhân viên công ty nghỉ chiều thứ chủ nhật hàng tuần Ngồi cơng nhân nghỉ vào ngày lễ, tết theo quy định pháp luật, công nhân vào làm năm thi cơng ty đóng bảo hiểm cho người, trả lương gấp đôi cho làm thêm, gấp 1.5 cho công nhân làm ca tối trợ cấp bữa ăn khuya Thường xuyên tổ chức buổi văn nghệ, sinh hoạt tập thể nhằm nâng cao đời sống tinh thần công nhân viên công ty Tuy nhiên quy mô công ty cịn nhỏ tiềm lực tài cịn hạn chế nên nhìn chung mức lương người lao động khơng cao Thứ hai, tình hình kinh tế thị trường thay đổi nhanh chóng, máy quản lý cơng ty chưa kịp thay đổi, đáp ứng thích nghi nên máy hoạt động nhiều hạn chế 2.4.2 Đánh giá tình hình phân quyền Cơng ty Ưu điểm Thứ nhất, công tác quản lý phân cấp rõ ràng: Mỗi phận, phòng ban chức đảm nhiệm phần công việc định, vận dụng khả năng, trình độ chuyên sâu cán quản lý, giảm gánh nặng cho ban giám đốc Thứ hai, công tác phân quyền đảm bảo tính hiệu đảm bảo hoạt động cơng ty tiến hành thuận lợi, vào ổn định, tạo điều kiện cho việc xây dựng quy chế trách nhiệm nghiêm ngặt, thành viên xác định vị trí tổ chức, từ đề cao trách nhiệm cá nhân 35 SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai Nhược điểm Thứ nhất, bố trí phân cơng lao động cịn tình trạng người lao động không làm chuyên ngành đào tạo nên ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc Do cần phải có biện pháp phân bổ lao động hợp lý để tránh tình trạng lãng phí lao động giảm bớt chi phí cơng tác đào tạo đào tạo lại người làm không theo chun mơn Thứ hai,về phân cơng lao động chưa hợp lý, cịn xảy tình trạng vừa thừa, vừa thiếu, thiếu thiếu số lượng chất lượng lao động có trình độ cao Nguyên nhân Thứ nhất, đội ngũ nhân hạn chế khối phòng ban tham mưu quản lý công ty khối lượng công việc tương đối lớn nên cường độ làm việc lao động phòng ban lớn nên cường độ làm việc lao động phịng ban q lớn nhiều khơng thể hồn thành hết cơng việc giao Vì cần phải có bổ sung thêm nguồn nhân lực phòng ban để giảm áp lực khối lượng công việc người Thứ hai, điều kiện kinh tế xã hội ngày phát triển, trình độ khoa học kỹ thuật ngày cao, đa số đội ngũ cán cơng nhân viên lao động chưa đào tạo, chưa có trình độ chun mơn kỹ thuật Đội ngũ lao động vào thường có trình có trình độ văn hóa cao hơn, tuyển chọn kỹ lực lượng chiếm số lượng nhỏ Vì vậy, nhìn chung mặt trình độ đội ngũ cơng nhân viên tồn cơng ty chưa cao CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY 3.1 Phương hướng hoạt động Công ty thời gian tới 3.1.1 Phương hướng kinh doanh Công ty thời gian tới Công ty thực phương hướng thời gian tới vừa trì phát triển ổn định, đồng thời xử lý tồn nhằm tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, an toàn, nâng cao hiệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Công ty tập trung phát triển theo định hướng chính: kinh doanh thương mại XNK, kinh doanh thương mại nội địa, hoạt động đầu tư sản xuất hoạt động kinh doanh dịch vụ Tập trung ưu tiên đầu tư dự án lợi địa lý nhằm nâng cao 36 SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai hiệu kinh doanh bù đắp vào khoản vốn Nhà nước giao giá trị lợi đất đai công ty quản lý Kinh doanh XNK: Đảm bảo phát triển ổn định lĩnh vực kinh doanh vốn mạnh truyền thống Cơng ty, nâng cao toàn diện chất lượng hoạt động xuất Chú trọng nâng cao hiệu hoạt động kinhd doanh XNK cách đổi phương thức kinh doanh, chế điều hành kinh doanh cho phù hợp với tình hình phát triển thị trường Đa dạng hóa thị trường mặt hàng xuất khẩu, tăng cường xuất mặt hàng có hàm lượng giá trị gia tăng đồng thời tập trung xây dựng thêm mặt hàng chủ lực Tiến hành tổ chức lại hoạt động kinh doanh nhập theo hướng chuyên sâu với ngành hàng, mặt hàng phù hợp mạnh phát triển Gắn liền tăng trưởng nhập với phát triển kinh doanh nội địa Kinh doanh nội địa: Phát triển hệ thống trung tâm phân phối hàng hóa định hướng kinh doanh nội địa chủ yếu Công ty nhằm đưa thương hiệu đến gần với người tiêu dùng nước Hoạt động đầu tư sản xuất: Phương châm đặt tập trung đẩy mạnh tiến độ dự án trình xây dựng để sớm đưa vào vận hành khai thác có hiệu đồng thời triển khai xây dựng dự án Hoạt động kinh doanh dịch vụ kinh doanh khác: Viễn thông, kho bãi, du lịch, cho th văn phịng… Cơng ty khai thác lợi thương mại có sẵn lợi vị trí địa lý điểm đắc địa Công ty quản lý Tiến hành đầu tư loạt dự án du lịch sinh thái tỉnh Còn Hà Nội tập trung vào việc xây dựng trung thâm thương mại cao cấp, văn phòng cho thuê…là lĩnh vực đầu tư xem “nóng” với nguồn lợi nhuận hấp dẫn nay, … 3.1.2 Mục tiêu phát triển Công ty thời gian tới Công ty thực mục tiêu thời gian tới vừa trì phát triển ổn định, đồng thời xứ lý tồn nhằm tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, an toàn, nâng cao hiệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty Ngồi ra, xuất phát từ việc đánh giá phân tích mơ hình cấu tổ chức công ty TNHH P N N ta thấy ưu điểm cần tiếp tục phát huy cần phải sửa chữa hạn chế kịp thời Bởi máy quản trị nhân tố định thành bại SXKD Ta cần loại bỏ hạn chế để tạo dựng mơi trường thuận lợi thành viên hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 37 SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai từ giành mục tiêu chung cho toàn doanh nghiệp, thu lợi nhuận từ nguồn lực sẵn có Xác định tầm quan trọng tổ chức máy công ty TNHH P N N đặt mục tiêu hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền sau: Xây dựng cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt tình xảy ra, định thực gọn nhẹ, nhanh chóng, khắc phục tình trạng trùng lặp chia cắt chức phận Đảm bảo mối quan hệ đạo ban giám đốc với phận, phòng ban xưởng sản xuất tạo nên khối quản lý thống có phối hợp hoạt động nhịp nhàng Đảm bảo chất lượng nhân sự: Chức danh, nhiệm vụ quyền hạn phận phải xác định rõ ràng, người, nghề, việc Có sách đào tạo nâng cao trình độ kỹ làm việc cho nhân viên, đồng thời có sách đãi ngộ để trọng dụng nhân tài khuyến khích gắn bó với doanh nghiệp 3.2 Quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Trên sở phương hướng mục tiêu đề ra, cấu tổ chức phân quyền Công ty năm thay đổi theo hướng sau: Mơ hình cấu tổ chức tổng quát Công ty lựa chọn áp dụng thời gian tới, tức sử dụng mơ hình Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu thực tiễn quản lý mà có tổ chức lại tiểu ban, cấu lại lao động phận để hình thành nên cấu tổ chức gọn nhẹ, thích hợp, đảm bảo tính linh hoạt để thích nghi với biến động mơi trường kinh doanh ngồi nước Phối hợp với Công ty Tư vấn để xây dựng sớm đưa vào triển khai đề án tái cấu tổ chức doanh nghiệp kèm quy chế trả lượng để khuyến khích động viên người lao động không ngừng tăng suất, chất lượng hiệu sản xuất, kinh doanh; thực phân phối theo chất lượng công việc hiệu lao động, chống phân phối bình qn Xây dựng hồn chỉnh hệ thống quy chế Công ty, đặc biệt quy chế trả lương, quy chế tuyển dụng bổ nhiệm cán để sớm đưa vào thực toàn hệ thống nhằm giúp cho Giám đốc điều hành toàn hoạt động chung Công ty 38 SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai thông suốt, kịp thời, hiệu quả; làm sở cho đơn vị, phòng ban Công ty thực Đầu tư tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin, thay số phần mềm lạc hậu công nghệ không đảm bảo yêu cầu quản lý mới, bổ sung thêm phần mềm ứng dụng để mở rộng nâng cao chất lượng hoạt động trao đổi thông tin, nâng cao chất lượng công tác nghiệp vụ, hiệu quản lý điều hành 3.3 Các đề xuất, kiến nghị việc hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Cơng ty 3.3.1 Hồn thiện cấu tổ chức Công ty Hiện việc phân công phịng ban Cơng ty cịn nhiều điểm chưa hợp lý, chưa có hiệu số khâu quản trị, tình trạng chồng chéo cơng việc tồn số phòng ban Để kết luận nhân phận Cơng ty hay nhiều phải vào thực tế nhiệm vụ, khối lượng cơng việc mà đảm nhiệm Và thực tế Công ty TNHH P N N theo kết điều tra, phân tích có phòng ban thừa nhân viên dẫn đến trạng nhân viên nhàn rỗi, khơng có việc làm lại có phịng ban q người dẫn đến áp lực công việc lớn, hiệu không cao, dẫn đến ách tắc công việc Do để khai thác phát huy tối đa lực làm việc nhân viên nhằm đạt hiệu cao công việc, cấu lao động Công ty cần đảm bảo: Đúng số lượng, chất lượng: Căn vào chức nhiệm vụ, khối lượng công việc cụ thể ban để từ bố trí nhân đáp ứng yêu cầu dặt Nếu cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay sa thải nhân viên, tránh trường hợp điều chuyển nhân viên khơng có lực phù hợp với u cầu cơng việc phịng ban Đúng người, việc: Trên sở lực, sở trường nguyện vọng cá nhân Cơng ty để bố trí xếp nhằm làm gia tăng suất lao động động lực làm việc cho nhân viên Đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo linh hoạt: Tuỳ theo nhu cầu thời điểm mà tiến hành xếp nhân cho hợp lý 39 SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai Theo tìm hiểu thực tế Cơng ty, em nhận thấy số lượng nhân viên phòng kinh doanh phòng kỹ thuật chưa hợp lý Công ty chuyên kinh doanh bn bán kinh doanh vật liệu xây dựng,…thì nhân viên phòng kinh doanh nên nhiều Thực tế cho thấy, phòng kỹ thuật bị thừa nhân sự, nhân viên rảnh rỗi q nhiều Trong phịng kinh doanh thiếu nhân nhiều Ban giám đốc cần có cân nhắc, điều chỉnh nhân viên cho hợp lý hai phịng ban 3.3.2 Hồn thiện công tác phân quyền Công ty Hiện Công ty TNHH P N N, phân quyền dừng lại việc dựa tín nhiệm có mức độ mà chưa thực tin tưởng để giao quyền cho cấp thấp Quyền lực tập trung lớn vào nhà quản trị cấp cao, điều dẫn đến tình trạng áp lực cơng việc cao cho cấp trên, cấp lại không phát huy tính sáng tạo, nâng cao tinh thần trách nhiệm, giảm tính chủ động cơng việc Từ làm ách tắc, làm giảm hiệu công việc Do vậy, ban lãnh đạo Công ty nên: Rộng rãi với cấp dưới, không nên khắt khe mà sẵn sàng cho họ hội để tự khẳng định Tuy nhiên rộng rãi không đồng nghĩa với việc dễ dãi, nhà quản trị phải giữ uy nghiêm Cấp tơn trọng đạo cấp đồng thời nhà quản trị phải biết lắng nghe, tôn trọng ý kiến người quyền Phân phối quyền định tổ chức sở tin tưởng vào cấp Giám đốc Công ty giao bớt quyền hành để trưởng phòng ban có quyền đưa nhiều định phạm vi quyền hạn rõ ràng, nhằm tăng chủ động tinh thần trách nhiệm họ Và định tránh trường hợp giao quyền thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc thực thi, tự chủ cấp trao quyền Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực nhiệm vụ cấp để tránh xu hướng lạm dụng quyền lực tránh né quyền lực, dẫn đến hậu xấu 3.3.3 Nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên Đối với ban lãnh đạo Thực chun mơn hóa quyền lực: Giao cho trưởng phịng trực tiếp phụ trách cơng việc định 40 SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai Biết ủy quyền cho cấp dưới: Việc ủy quyền quan trọng Khi có ủy quyền lãnh đạo định vấn đề quan trọng theo nhu cầu thực tế hoạt động SXKD đề xuất cần giải phòng chức lại định tác nghiệp trưởng phòng, ban phận đứng tổ chức phòng ban mình, bố trí xếp nhân để thực nhiệm vụ đề Các trưởng phòng trao cho cấp quyền định để giải cơng việc Ngồi việc ủy quyền tạo cho nhân viên chủ động sáng tạo, tích cực động công việc Nhân viên cảm thấy cấp tin tưởng họ cảm thấy gắn bó với tập thể làm việc với tinh thần trách nhiệm Sát gần gũi với nhân viên hơn: Khi có phân quyền lãnh đạo phải gần gũi, sát với nhân viên để có hội nắm bắt thay đổi họ, nắm bắt tâm lý, nhu cầu để xây dựng sách đãi ngộ hợp lý, tạo dựng văn hóa doanh nghiệp ngăn chặn tư tưởng tiêu cực Tăng cường quản lý từ phía lãnh đạo tới trưởng phịng: Việc quản lý khơng có nghĩa trao cho họ quyền lực hay làm thay họ mà theo sát hoạt động họ để đơn đốc, nhắc nhở, góp ý giải khó khăn cho họ, định hướng cho phát triển đắn Thống quan điểm tự tổ chức tổ chức theo chức phòng ban: Mỗi phòng ban chức phải tự tổ chức hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ mình, tự hoạch định kế hoạch hoạt động chịu trách nhiệm hiệu hoạt động Việc phát huy tính chủ động sáng tạo cho phòng ban, nâng cao khả hoạt động độc lập cho họ Đối với nhà quản trị cấp trung cấp sở Nâng cao lực tổ chức, tự lập kế hoạch hoạt động tự chịu trách nhiệm: Khi cấu trúc tổ chức có phân quyền muốn đạt hiệu phụ thuộc nhiều vào lực tổ chức, tự lập kế hoạch cấp quản lý nhân viên Vậy nên yêu cầu đặt cho trưởng, phó phòng, trưởng phận phải biết tự hoạch định tổ chức hoạt động theo yêu cầu, nhiệm vụ công việc đặt Hơn họ phải tự chịu trách nhiệm hoạt động hoạt động chủ yếu cấp trung gian đảm nhiệm Lãnh đạo không can thiệp sâu vào công việc họ nên công ty hoạt động có hiệu hay khơng phụ thuộc nhiều vào lực cấp trung gian 41 SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai Biết lắng nghe phát huy dân chủ: Tính dân chủ phát huy quản trị viên biết lắng nghe ý kiến người khác, biết phát huy tinh thần tập thể, trí tuệ tập thể, tạo sức mạnh tập thể Nâng cao kiến thức chuyên môn kỹ nghề nghiệp: Khi có phân quyền trách nhiệm quyền hạn vị trí tăng lên việc nâng cao kiến thức chuyên môn kỹ nghề nghiệp quan trọng Nó giúp quản trị viên thực tốt nhiệm vụ mình, chủ động đối phó với thay đổi Để thực điều đòi hỏi nhà quản trị viên phải tự rèn luyện, chủ động học hỏi phòng ban Đối với cán lao động Phải tiếp tục nâng cao lực sản xuất, tăng cường đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên, đặc biệt với nhân viên bán hàng Tăng cường đào tạo ngoại ngữ, tin học để nhân viên làm việc hiệu tiếp xúc với đối tác nước 3.3.4 Cải thiện điều kiện làm việc cán quản lý Tổ chức nơi làm việc với điều kiện mơi trường khơng khí làm việc tốt Phòng làm việc đầy đủ trang thiết bị cần thiết, tiện ngi Bên cạnh ban lãnh đạo cần phải tạo bầu khơng khí tâm lý vui vẻ, đoàn kết nhà quản trị làm việc nhiệt tình thoải mái Ban lãnh đạo cần có sách khuyến khích vật chất tinh thần để thúc đẩy động lực làm việc cho cán bộ: Quan tâm đến đời sống tinh thần nhân viên Có sách thưởng hợp lý vào dịp lễ, tết truyền thống Mỗi năm có tổ chức cho Cơng ty ngỉ mát để nâng cao tinh thần đoàn kết nhân viên KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập công ty TNHH P N N, em chọn đề tài “ Hoàn thiện cấu tổ chức phần quyền ” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Qua số liệu thu thập từ báo cáo SXKD công ty, phiếu điều tra vấn chuyên sâu; dựa kiến thức lý thuyết cấu tổ chức học đề tài rút thành công hạn chế cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH P N N nguyên nhân thành cơng hạn chế Từ thực tiễn cơng ty kiến thức học đề tài đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty Đề tài trình bày cách khái quát nhât tình hình 42 SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Mai hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền từ lý thuyết đến thực tế công ty TNHH P N N 43 SVTH: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 ... nghi? ?n cứu, ph? ?n tích thực trạng cấu tổ chức ph? ?n quy? ?n Công ty Trách Nhiệm Hữu H? ?n P N N Ba là: đưa đề xuất ki? ?n nghị nhằm ho? ?n thi? ?n cấu tổ chức ph? ?n quy? ?n Công ty Trách Nhiệm Hữu H? ?n P N N Đối... tổ chức ph? ?n quy? ?n Công ty Trách Nhiệm Hữu H? ?n P N N Thứ ba đề xuất, ki? ?n nghị nhằm ho? ?n thi? ?n cấu tổ chức ph? ?n quy? ?n Công ty Trách Nhiệm Hữu H? ?n P N N Phương ph? ?p nghi? ?n cứu: Dữ liệu sơ c? ?p thứ... trạng cấu tổ chức ph? ?n quy? ?n Công ty Trách Nhiệm Hữu H? ?n P N N Chương 3: Đề xuất ki? ?n nghị để giải cấu tổ chức ph? ?n quy? ?n Công ty Trách Nhiệm Hữu H? ?n P N N Kết lu? ?n CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LU? ?N CƠ