Đang tải... (xem toàn văn)
Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch vụ ITA là một doanh nghiệp tư nhân trụ sởtại số 122 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hoạt động kinh doanh của côngty bao gồm các lĩnh vực: Kinh doanh máy tính và các thiết bị máy tính, Sửa chữa bảo hànhcài đặt máy tính, đào tạo tin học và ngoại ngữ, thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng, ...
CHƯƠNG 1 HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY TẠI CÔNG TY TMHH THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT DỊCH VỤ ITA 1.1. Giới thiệu về công ty Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch vụ ITA là một doanh nghiệp tư nhân trụ sở tại số 122 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm các lĩnh vực: Kinh doanh máy tính và các thiết bị máy tính, Sửa chữa bảo hành cài đặt máy tính, đào tạo tin học và ngoại ngữ, thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng, 1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc Quá trình nhập hàng: Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng gửi lên ban lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau ). Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không, nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng. Phiếu nhập hàng này đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi trả tiền nhà cung cấp, lập phiếu chi (việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân hàng). Tiếp theo nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã chi cho nhà cung cấp. Khi hàng đã được nhập kho mà phát hiện thấy lỗi bộ thì phận kho ghi lại danh sách hàng lỗi để trả lại hàng cho nhà cung cấp theo ngày để đổi hỏng, lỗi. Các hồ sơ liên quan trong quá trình nhập hàng Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 3 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Quá trình xuất hàng: Khi có khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh đảm nhận việc giới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của công ty cho khách. Sau quá trình xem xét, nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi phiếu yêu cầu mua hàng của khách cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng và xuất hàng. Phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền của khách thủ quỹ phải lập phiếu thu. Sau đó nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã thu và vào sổ nợ khách hàng số tiền khách còn nợ lại. Theo định kỳ kế toán phải thực hiện kiểm tra các khoản nợ của khách hàng để viết giấy thông báo nợ và yêu cầu thanh toán. Khi hàng đã được xuất khỏi kho giao cho khách, do một lý do nào đó mà khách đổi lấy hàng khác thì hàng được trả sẽ được nhập lại kho. Nhân viên kho ghi hàng nhập lại kho vào một phiếu theo từng ngày. Các hồ sơ liên quan trong quá trình xuất hàng Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 4 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hành cho khách. Hàng chỉ được bảo hành khi có phiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành. Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng kỹ thuật để được bảo hành. Nếu bảo hành hết hạn hoặc hỏng hóc do cháy chập điện mà khách có yêu cầu sửa chữa thì nhân viên bảo hành lập phiếu sửa chữa và chuyển bộ phận kế toán để lập hóa đơn thanh toán với khách. Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên bảo hành phải ghi giấy biên nhận cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị. Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 5 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động nhập xuất hàng, tình hình thu chi của công ty, thì kế toán tổng kết đưa ra các báo cáo: nhập hàng, xuất hàng, hàng tồn kho, thu chi, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp. Các công thức liên quan Tồn kho (Tồn cuối kỳ) = Tồn đầu kỳ + Σ Hàng nhập – Σ Hàng xuất Thu/chi (Tồn cuối kỳ) = Số dư đầu kỳ + Σ Số tiền thu – Σ Số tiền chi Thành tiền = Số lượng*Đơn giá + (Số lượng*Đơn giá)*Thue/100 Tổng tiền = Σ Thành tiền (ở phiếu xuất hàng, hoặc phiếu nhập hàng) Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền thu (ở phiếu thu) Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền chi (ở phiếu chi) Tổng tiền nợ = Σ Số tiền nợ (ở giấy báo nợ) 1.3. Giải pháp Trong thời đại tin học phát triển như vũ bão để đẩy nhanh tốc độ phát triển công việc đảm bảo được mục tiêu kinh doanh, đáp ứng nhu cầu nhanh chóng trong thủ tục lên kế hoạch mua hàng, bán hang, lượng hàng tồn và thanh toán, công nợ … của công ty và thủ tục tính tiền và giao hàng cho khách, làm việc trở lên khoa học, năng suất lao động cao thì công ty phải xây dựng một hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày để có thể theo dõi dễ dàng tình hình hoạt động kinh doanh giảm bớt thời gian làm việc bằng sổ sách độ chính xác không cao không linh hoạt Do vậy phải xây dựng hệ thống theo dõi việc nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày của công ty bằng trang Web động với đặc quyền của từng bộ phận, từng cá nhân thì hệ thống có thể hỗ trợ các bộ phận của công ty trong công tác bán hàng và nghiệp vụ của bộ phận đó. Việc theo dõi hoạt động mua bán hàng và thu chi của công ty rất dễ dàng ngay tức khắc nhờ vào hệ thống mạng và việc chia sẻ tài nguyên. Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 6 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. Mô hình nghiệp vụ 2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ Động từ + Bổ ngữ Lập đơn hàng Danh từ Đơn đặt hàng Nhà cung cấp Lập phiếu nhập hàng Lập phiếu chi Vào sổ quỹ Đưa báo giá công ty Yêu cầu mua hàng Nhận dạng HSDL Tác nhân HSDL HSDL HSDL HSDL Tác nhân HSDL HSDL HSDL HSDL HSDL HSDL Phiếu nhập hàng Phiếu chi Sổ quỹ Báo giá công ty Khách hàng Phiếu yêu cầu Lập phiếu xuất kho Lập phiếu thu Lập phiếu biên nhận Lập phiếu sửa chữa Lập báo cáo Phiếu xuất hàng kiêm BH Phiếu thu Phiếu biên nhận Phiếu sửa chữa Báo cáo Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 7 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày 2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh a) Biểu đồ BAN LÃNH ĐẠO Y/c báo cáo Phiếu xuất hàng Thanh toán Phiếu chi KHÁCH HÀNG Báo cáo Báo giá 0 HỆ THỐNG THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI Đơn đặt hàng Phiếu giao hàng Y/c thanh toán Thông báo nợ Phiếu chi Trả lại hàng lỗi NHÀ CUNG CẤP Y/c mua hàng Báo giá Yêu cầu BH hang Thông báo nợ hang Đổi hàng khác hang Y/c chuyển khoản, ktra TK Thông báo KQ NGÂN HÀNG b) Mô tả hoạt động NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá chọn ra nhà cung cấp thích hợp, gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi hàng và phiếu giao hàng cho công ty. Khi công ty thanh toán tiền thì gửi phiếu chi cho nhà cung cấp. KHÁCH HÀNG: Khi khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin về hàng và báo giá và các thông tin chi tiết về hàng.Tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách. Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi phiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền phải lập ra phiếu thu đưa phiếu thu cho khách. Công ty dùng phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành. NGÂN HÀNG: Khi khách hoặc nhà cung cấp có nhu cầu thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, công ty phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này. BAN LÃNH ĐẠO: Hàng ngày ban lãnh đạo công ty có yêu cầu báo cáo về tình hình nhập xuất hàng, tồn kho và thu chi thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo. Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 8 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày 2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ a. Sơ đồ phân rã chức năng THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI 1. Nhập hàng 1.1 Lập đơn hàng 1.2 Kiểm tra đơn, hàng 1.3 Lập phiếu nhập hàng 1.4 Lập phiếu chi 1.5Lập ds hàng trả lạiNCC 2. Xuất hàng 2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu 2.2 Kiểm tra hàng trong kho 2.3 Lập phiếu xuất hàng 2.4 Lập phiếu thu 2.5 Thông báo nợ khách hàng [...]... thu, giữ lại bản gốc 4.1 Báo cáo nhập hàng: Một ngày có thể có rất nhiều phiếu nhập hàng. Việc thống kê hàng nhập này theo ngày theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để đánh giá được lượng hàng nhập và mặt hàng nhập 4.2 Báo cáo xuất hàng: Tương tự như báo cáo hàng nhập Một ngày cũng có rất nhiều phiếu xuất hàng. Việc thống kê hàng xuất theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để đánh giá được lượng hàng xuất và mặt hàng. ..2.6 Nhập hàng trở lại kho 3 Bảo hành 3.1 Tiếp nhận phiếu bảohành 3.2 Lập phiếu biên nhận 3.3 Bảo hành 3.4 Lập phiếu sửa chữa 3.5 Lập phiếu thu 4 Báo cáo 4.1 Hàng nhập 4.2 Hàng xuất 4.3 Hàng tồn kho 4.4 Thu chi 4.5 Nợ khách hàng 4.6 Nợ nhà cung cấp Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 9 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày b Mô tả chi tiết... Danh sách hàng nhập lại kho Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 13 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày 2.1.5.Ma trận thực thể chức năng Các thực thể D1 Báo giá NCC D2 Đơn đặt hàng D3 Phiếu giao hàng D4 Phiếu nhập hàng D5 Sổ kho D6 Phiếu chi D7 Sổ quỹ D8 Phiếu yêu cầu D9 Báo giá công ty D10 Phiếu xuất hàng D11 Giấy Tbáo nợ D12 Phiếu thu D13... để nắm được doanh thu, lợi nhuận của công ty 4.5 Báo cáo công nợ khách hàng: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ của khách hàng cho ban lãnh đạo công ty Để có phương hướng giải quyết Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 12 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày 4.6 Báo cáo công nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ mà công ty còn nợ lại nhà... phiếu thu, giữ lại bản gốc 2.5 Thông báo nợ khách hàng: Theo định kỳ bộ phận kế toán kiểm tra các khoản nợ của khách hàng ( khách hàng quen hoặc lâu năm) để lập thông báo nợ cho khách hàng và yêu cầu thanh toán Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 11 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày 2.6 Nhập hàng trở lại kho: Sau khi hoạt động mua bán hàng. .. giao hàng 1.0 Nhập hàng D16 D4 Phiếu nhập hàng D7 Sổ quỹ D6 Phiếu chi D8 Phiếu yêu cầu Đổi hàng Phiếu yêu cầu 2.0 Xuất hàng D5 Sổ kho Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản Thông báo KQ DS hàng trả lại NCC NHÀ CUNG CẤP Phiếu chi Trả lại hàng lỗi D2 Đơn đặt hàng NGÂN HÀNG D11 Thông báo nợ KHÁCH HÀNG Báo giá công ty Phiếu thu Thông báo nợ Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản NGÂN Thông báo KQ HÀNG D9 Báo giá công ty. .. Phiếu chi Thông báo nợ NHÀ CUNG CẤP Trả lại hàng lỗi 1.5 Lập ds hàng trả lại NCC Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 16 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày b) Phân rã tiến trình 2.0 2.1 D8 Phiếu yêu cầu Tiếp nhận phiếu yêu cầu KHÁCH HÀNG Phiếu yêu cầu Hết hàng Còn hàng D10 Phiếu thu 2.4 Lập phiếu thu Thông tin phiếu xuất Phiếu xuất hàng 2.3... Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 18 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày d) Phân rã tiến trình 4.0 D4 Phiếu nhập hàng Báo cáo Y/c báo cáo BAN LÃNH ĐẠO Báo cáo D10 D15 Y/c báo cáo 4.4 D6 Phiếu chi Báo cáo thu chi D12 Phiếu thu 4.3 Báo cáo hàng tồn kho D5 Sổ kho Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO Phiếu xuất hàng Báo cáo Yêu cầu báo cáo 4.1 Báo cáo nhập hàng 4.2... còn hàng không Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách 2.3 Lập phiếu xuất hàng: Sau khi đã kiểm tra hàng khách yêu cầu trong kho vẫn còn và khách đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho xuất hàng Bộ phận thủ kho lập phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành và xuất hàng 2.4 Lập phiếu thu : Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu (dựa vào phiếu xuất hàng) ,... DShàng nhập lại kho D12 Phiếu thu D10 Phiếu xuất hàng D13 Giấy biên nhận Y/c bảo hành Phiếu biên nhận Phiếu thu 3.0 D9 Báo giá công ty Bảo hành D14 Phiếu sửa chữa D7 Sổ quỹ 4.0 Y/c báo cáo Báo cáo D15 KHÁCH HÀNG D12 D5 Sổ kho Báo cáo D6 Phiếu chi BAN LÃNH ĐẠO Báo cáo Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 15 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày . CHƯƠNG 1 HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY TẠI CÔNG TY TMHH THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT DỊCH VỤ ITA 1.1. Giới thiệu về công ty Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch vụ ITA là một doanh. thống có thể hỗ trợ các bộ phận của công ty trong công tác bán hàng và nghiệp vụ của bộ phận đó. Việc theo dõi hoạt động mua bán hàng và thu chi của công ty rất dễ dàng ngay tức khắc nhờ vào. tả hoạt động NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá chọn ra nhà cung cấp thích hợp, gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi hàng và phiếu giao hàng cho công ty. Khi công ty thanh