Báo Cáo Thực Tập LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, công tác Quản trị hành chính văn phòng đang dần khẳng định vị thế và tầm quan trọng của mình trong các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng tại các cơ quan còn thiếu rất nhiều. Công việc chính của công tác hành chính văn phòng là tham gia tổ chức lưu trữ các hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bảo, vào sổ công văn đi công văn đến, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, duy trì, ghi nhớ các hồ sử, sắp xêp phân loại thiêu hủy hồ sơ, trả các thủ tục hành chính và in ấn đánh máy vi tính… Hoạt động của công tác Quản trị hành chính văn phòng đóng góp một phần không nhỏ vào sự phát triển của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Vì vậy, công tác hành chính văn phòng cần được tổ chức quản lý một cách khoa học và hoạt động có hiệu quả cao. Từ đó sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc. Là sinh viên đang theo học chuyên ngành Lưu trữ - Quản trị văn phòng khóa học 2012 – 2015 của trường Đại học Đồng Nai, với phương châm gắn liền lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của trường. Với mục đích củng cố kiến thức và giúp cho sinh viên có điều kiện cọ xát thực tế với công việc thuộc chuyên ngành học tập của mình. Trường Đại học Đồng Nai nói chung và khoa Tổng hợp nói riêng đã tổ chức đợt thực tập giữa khóa cho sinh viên về nghiệp vụ Quản trị hành chính văn phòng. Khi được nhà trường đạo điều kiện để tiếp xúc với môi trường làm việc thưc tế em đã xác định mục tiêu phải cố gắng nhiều trong đợt thực tập này. Trong đợt thực tập giữa khóa tại UBND xã Cây Gáo, huyện Trảng Bom với tiêu chí vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở và đúc kết những kinh nghiệm quý báu trong công việc. Và sau một tháng được phân công thực tập mảng văn phòng. Với sự giới thiệu của nhà trường và sự đồng ý của ban lãnh đạo HĐND-UBND xã Cây Gáo. Tuy còn nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế song dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn tận tình của các anh chị cán bộ trong cơ quan giúp em có thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm quý báu. Từ đó em có thể hoàn thành bài báo cáo của mình một cách đầy đủ và hoàn chỉnh nhất. Em xin chân thành cảm ơn đến Ban Giám Hiệu, Quý thầy cô nhà trường đã giúp em trong suốt quá trình thực tập. Bên cạnh đó, em cũng xin chân thành cảm ơn đến lãnh đạo xã Cây Gáo đã tiếp nhận em vào thực tập tại cơ quan, tất cả các cô chú anh chị cán bộ cơ quan đã tận tình giúp đõ, nhắc nhở, động viên, hướng dẫn hết sức chu đáo, góp ý kiến, tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập và hoàn chỉnh bài báo cáo. Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo của em còn nhiều sai sót, vậy mong được sự góp ý của quý thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thành tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn! 1 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng. Ngày sinh: 20/3/1993 MSSV: 2112190650 Lớp: Cao đẳng Quản trị văn phòng - K37 Trường: Đại học Đồng Nai Thực tập tại : UBND xã Cây Gáo, huyện Trảng Bom. Tỉnh Đồng Nai. Từ ngày: 16/03/2015 đến ngày 09/05/2015 Nội dung thực tập: Khảo sát thực tế về công tác lưu trữ tại cơ quan. Thực hành các nghiệp vụ về công tác lưu trữ. Nhận xét của cơ quan thực tập: Biên Hòa, ngày 09 tháng 5 năm 2015 CƠ QUAN THỰC TẬP 2 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do –Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Ngày sinh: 20/3/1993 MSSV: 2112190650 Lớp: Cao đẳng Quản trị văn phòng – K37 Trường: Đại học Đồng Nai Thực tập tại : UBND xã Cây Gáo, huyện Trảng Bom. Tỉnh Đồng Nai. Từ ngày: 30/6/2014 đến ngày 26/7/2014 Nội dung thực tập: Công tác Lưu trữ và Quản trị hành chính văn phòng. Nhận xét của giảng viên hướng dẫn: Biên Hòa, ngày 26 tháng 07 năm 2014 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 3 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 3 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 4 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 5 MỤC LỤC 6 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 8 NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP 9 PHẦN 1: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ 9 1. Khái quất về cơ quan- nơi sinh viên thực tập 9 1.1. Tên cơ quan, lịch sử hình thành và phát triển 9 1.1.1. Tên cơ quan 9 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển 9 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 9 1.2.1. Chức năng 9 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Cây Gáo 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 10 2. Về Quản trị hành chánh văn phòng 11 2.1. Tình hình chung của văn phòng cơ quan 11 2.1.1. Chức năng của văn phòng 11 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 11 2.1.3. Cơ cấu tổ chức văn phòng 12 2.1.4. Các quy chế hoạt động của văn phòng 12 2.1.5. Đội ngũ các bộ, nhân viên văn phòng 13 2.2. Tình hình một số nội dung của công tác văn phòng cơ quan 14 2.2.1. Lập kế hoạch – chương trình công tác 14 2.2.2. Hoạt động thu thập xử lý thông tin 14 2.2.3. Tổ chức hội họp 14 2.2.4. Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan 15 2.2.5. Tổ chức sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc trong văn phòng 15 2.3. Nhận xét chung 16 3. Công tác văn thư 17 3.1. Tổ chức – cán bộ văn thư của cơ quan 17 3.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về CTVT đã được ban hành 17 4 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập 3.3. Tiến hành thực hiện các nghiệp vụ của CTVT 17 3.3.1. Soạn thảo, ban hành văn bản 17 3.3.2. Quản lý văn bản đến 18 3.3.3. Quản lý văn bản đi 18 3.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu 18 3.3.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 19 3.3.6. Tình hình ứng dụng tin học trong CTVT 19 3.4. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong CTVT 19 3.5. Nhận xét chung 20 PHẦN II: TRỰC TIẾP THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ 21 1. Về quản trị hành chính văn phòng 21 1.1. Lập kế hoạch, chương trình công tác 21 1.2. Tổ chức hội họp 23 1.3. Thu thập, xử lý thông tin 23 1.4. Xây dựng quy chế làm việc 24 1.5. Thực hành sử dụng các thiết bị trong văn phòng 24 2. Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư 25 2.1. Soạn thảo và trình bày thể thức văn bản 25 2.2. Thực hành đăng ký văn bản đến 33 2.3. Thực hành đăng ký văn bản đi 38 2.4. Thực hành lập hồ sơ hiện hành 41 2.5. Thực hành sử dụng con dấu tại bộ phận văn thư cơ quan 45 PHẦN III: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT 46 PHẦN IV: KẾT LUẬN 47 PHỤ LỤC HỒ SƠ 49 5 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân TB-XH Thương binh – xã hội VH-TT Văn hóa – thông tin VH-XH Văn hóa – xã hội KT-NT Kinh tế - Nông thôn CTVT Công tác văn thư TTr Tờ trình BB Biên bản CV Công văn QĐ Quyết định QC Quy chế VP Văn phòng VT Văn thư KH Kế hoạch NQ Nghị quyết KT Ký thay TB Trưởng ban PTB Phó trưởng ban Đ/c Đồng chí NĐ-CP Nghị định – Chính phủ BC Báo cáo MTTQ Mặt trận tổ quốc ĐU Đảng Ủy NQ/TW Nghị quyết/Trung ương KH/TU Kế hoạch/Trung ương NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ 1. Khái quát về cơ quan thực tập. 1.1. Tên cơ quan, lịch sử hình thành và phát triển. 1.1.1. Tên cơ quan. Tên đơn vị thực tập: UBND xã Cây Gáo, huyện Trảng Bom. Tỉnh Đồng Nai. Chủ tịch UBND xã: Vòng A Cẩu. 6 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập Địa chỉ: Ấp Tân Lập, xã Cây Gáo, huyện Trảng Bom. Tỉnh Đồng Nai. 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển. Xã Cây Gáo trước đây thuộc huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai, được thành lập vào năm 1994. Đến tháng 8 năm 2003 tách một số xã của huyện Thống Nhất để thành lập huyện Trảng Bom, trong đó có xã Cây Gáo. Xã Cây Gáo có diện tích 17,21 km², nằm ở phía Tây huyện Trảng Bom, cách thị Trấn Trảng Bom 10,7 km. Giáp với các xã Thanh Bình, Sông Thao, Sông Trầu. UBND xã Cây Gáo được thành lập chính thức thuộc UBND huyện Trảng Bom vào tháng 8 năm 2003. Từ những ngày đầu thành lập đến nay các cán bộ và viên chức đã không ngừng cố gắng phấn đấu đi lên để đáp ứng nhu cầu làm việc cũng như phục vụ nhân dân ở các lĩnh vực khác nhau. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức. 1.2.1. Chức năng: UBND xã Cây Gáo có chức năng tổ chức và chỉ đạo thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp. UBND cấp trên chỉ đạo hoạt động của UBND cấp dưới trực tiếp. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND ra quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó. UBND xã Cây Gáo có trụ sở tại ấp Tân Lập 1, xã Cây Gáo, huyện Trảng Bom. Tỉnh Đồng Nai. Có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng. 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Cây Gáo. Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông, lâm, nghiệp, ngư, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mai - dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường; thể dục – thể thao, báo chí phát thanh và các lĩnh vực xã hội khác; quản lý Nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá. Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp trong cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân ở địa phương. Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu phương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địa phương, quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của người nước ngoài ở địa phương. Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ công chức viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, công tác bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của Chính phủ. 7 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án dân sự ở địa phương theo quy định của pháp luật. Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật. 1.2.3. Cơ cấu tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Cây Gáo   Giới thiệu về cơ cấu tổ chức: UBND xã Cây Gáo có chủ tịch và các phó chủ tịch do HĐND các cấp bầu ra. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc UBND xã Cây Gáo do chủ tịch UBND quy định. Hiện nay UBND có 22 cán bộ trong biên chế của cơ quan, còn lại là hợp đồng. Hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học chuyên ngành và Cao đẳng chuyển ngành, nhiều cán bộ được đạo tạo với trình độ Trung cấp chuyên nghiệp. Cụ thể, theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn – nghiệp vụ của UBND xã Cây Gáo như sau: Trên Đại học: 01 người. Đại học hành chính: 03 người. Đại học ngành khác: 05 người. Cao đẳng: 07 người. Trung cấp: 06 người.  Chức năng của từng ban: Cán bộ văn phòng: là ban tham mưu và giúp đỡ cho lãnh đạo UBND trong xây dựng, là ban thông tin tổng hợp hoạt động của Ủy ban, triển khai thực hiện ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính của Ủy ban. Vừa phụ trách công tác bảo vệ quản lý cơ sở vật chất, phục vụ mọi hoạt động của Ủy ban. 8 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Chủ tịch UBND (Phụ trách chung) Phó chủ tịch UBND (Phụ trách VH-XH) Phó chủ tịch UBND (Phụ trách KT-NT) Công thương nghiệp Quân sự, công an Văn phòng ủy ban Kế toán, ngân sách Giáo dục đào tạo Tư pháp, hộ tịch Dân số, kế hoạch hóa gia đình VH- TT thể thao,g iáo dục Lao động TB- XH và trẻ em Nông thông,x ây dựng, môi trường Báo Cáo Thực Tập Ban địa chính – xây dựng: là ban có chức năng quản lý quyền sử dụng đất đai, chuyển nhượng thế chấp, tặng quyền sở hữu đất và cấp giấy phép xây dựng hoặc giải phóng mặt bằng. Ban tư pháp: có chức năng kiểm tra, xử lý các công văn của Ủy ban. Cán bộ kế toán – tài chính: tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo, Ủy ban tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê, và tài chính của Ủy ban theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và các qui định kế toán tài chính của UBND. Ban chỉ huy quân sự: có chức năng nhận công văn, báo cáo của Đảng Ủy, Huyện Ủy về công tác quân sự. Ban công an: là ban có chức năng đảm bảo trật tự an ninh trong địa bàn xã. Cán bộ thuế thương nghiệp: là ban có chức năng thực hiện luật thuế áp dụng đối với hộ kinh doanh nhỏ trong địa bàn xã. Ban văn hóa thông tin: là ban có chức năng làm công tác tuyên truyền những chủ trương, chính sách về văn hóa và góp phần xây dựng nếp sống văn hóa, văn minh cho nhân dân. 2. Về quản trị hành chính văn phòng. 2.1. Tình hình chung của văn phòng cơ quan. 2.1.1. Chức năng của văn phòng. Văn phòng có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo UBND xã Cây Gáo trong xây dựng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trị của Ủy ban. Phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư – lưu trữ của UBND xã. 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. Lập và tổ chức kế hoạch hàng năm của UBND và lập kế hoạch sáu tháng đầu năm, cuối năm…Định kỳ báo cáo công tác thực hiện kế hoạch theo quy định. Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình theo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất. Tháo gỡ những khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch. Thu thập và xử lý thông tin kịp thời và chính xác. Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên. Tổ chức các công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản ở bên ngoài cơ quan gửi đến. Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của UBND để phục vụ cho việc tra tìm nhanh chóng và thuận tiện. Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động của ủy ban. Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, theo đúng quy định, quản lý và cấp giấy giới thiệu. Làm các thủ tục như: Đăng ký, quản lý con dấu, chuyển giao văn bản đi, đên, tiếp nhận văn bản. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức văn phòng. 9 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập Sơ đồ tổ chức của văn phòng. 10 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng [...].. .Báo Cáo Thực Tập 11 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập Trưởng ban chịu trách nhiệm UBND xã về tổ chức điều hành các công việc trong phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của UBND, phân công chỉ đạo công việc chung Cán bộ: thực hiện những công việc theo sự phân công của trưởng ban Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch tuần... Dũng Báo Cáo Thực Tập 2.3 Nhận xét chung * Ưu điểm: - Nhìn chung công tác tổ chức cán bộ văn phòng UBND xã Cây Gáo tương đối ổn định, phù hợp Văn phòng làm việc của phường được bố trí theo cơ chế “một cửa” Văn phòng thoáng mát, sạch sẽ bên trong văn phòng được bố trí đầy đủ các trang thiết bị như máy tính, máy photocopy, máy in,… đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các công việc của văn phòng. .. soạn thảo văn bản tại UBND xã: *Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị: Bước 1: Xác định vấn đề Bước 2: Xác định tên loại văn bản Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin Bước 4: Viết đề cương *Giai đoạn 2: 16 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập Bước 1: Trình duyệt Bước 2: Đánh máy Bước 3: Ký văn bản Bước 4: Ban hành văn bản 3.3.2 Quản lý văn bản đi Tất cả văn bản do cơ quan phát hành được quản lý theo... hiệu và ngày tháng của văn bản - Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Đăng ký văn bản đi - Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi - Lưu văn bản đi 3.3.3 Quản lý văn bản đến Tất cả văn bản gửi đến văn phòng UBND xã đều được quản lý theo các bước sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến - Phân loại sơ bộ (thường, khẩn, mật, tuyệt mật) - Bóc bì văn bản - Đóng dấu và... Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành 17 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập 3.3.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào... ký văn bản đi của cán bộ văn thư rất tỉ mĩ, cẩn thận theo đúng thủ tục và đầy tính khoa học Vì thế giúp cho việc bảo quản và tra tìm khi cần thiết rất dễ dàng và thuận tiện - Cũng như công tác ban hành và tổ chức quản lý văn bản đi, việc quản lý công văn đến của UBND xã cũng diễn ra rất thuận tiện theo đúng quy định của nhà nước 18 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập - Do đội ngũ cán bộ văn. .. Về việc thực hành sử dụng máy fax và điện thoại thì em ít được sử dụng hơn các trang thiết bị khác Thông qua việc được thực hành sử dụng các trang thiết bị thông dụng trong văn phòng em càng hiểu rõ hơn công tác hoạt động của văn phòng UBND xã và tăng thêm các kỹ năng sử dụng các trang thiết bị để phục vụ cho bản thân sau này Hiện nay ở văn 23 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập phòng UBND... công văn đến để dễ tra tìm và theo dõi thì cũng có thể làm thêm vài, ba sổ đến (hoặc làm một nhưng chia ra nhiều phần) Đây là khâu quan trọng trong việc tổ chức quản lý văn bản đến để nắm được số văn bản đến trong ngày, nội dung, văn bản nằm ở đâu, đã giải quyết chưa 32 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập 6/ Trình, chuyển giao văn bản đến Sau khi vào sổ văn bản đến, tùy theo chế độ văn thư... sáng Tuy nhiên vị trí giữa bộ phận văn thư và lãnh đạo không được bố trí gần nhau nên việc di chuyển tài liệu giữa văn thư và chủ tịch chiếm một khoảng thời gian trong tiến trình giải quyết công việc Bàn làm việc của các nhân viên trong văn phòng được bố trí sát nhau và có thể nhìn thấy nhau, có thể quan sát toàn bộ văn phòng; tạo được sự thân thiện giữa các thành viên trong văn phòng Tuy nhiên do không... việc giải quyết văn bản đến: - Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định; - Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản 33 Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng Báo Cáo Thực Tập đến đã đến hạn