Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế MỤC LỤC Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp Khoa tin kinh tế DANH MỤC SƠ ĐỒ Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp 3 Khoa tin kinh tế 1 Tổng quan về công ty TNHH thương mại Hồng Nhung 1.1 Giới thiệu về công ty Tên công ty: Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung Địa chỉ: Phố Hoàng Sơn – Thị trấn Thanh Sơn - Phú Thọ Điện thoại: 0210.3873758 Fax: 0210.3873758 Giám đốc Công ty: Bà Nguyễn Thị Cưu Email: hongnhung_sales@vnn.vn Website: www.hongnhung.com.vn Logo công ty: Tên cán bộ hướng dẫn: Phạm Thị Tân Điện thoại liên hệ: 01688541298 Tên phòng ban thực tập: Phòng kế toán (bộ phận kho) 1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung tiền thân xuất phát từ một cửa hàng chuyên buôn bán đồ điện tử, điện lạnh Do cơ chế thay đổi và nhu cầu mở rộng kinh doanh năm 2008 Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung ra đời Bà Nguyễn Thị Cưu giữ chức vụ Tổng giám đốc, với các mảng hoạt động kinh doanh vẫn được giữ nguyên là điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng Tuy là một công ty mới thành lập nhưng với sự nỗ lực hết mình của cán bộ nhân viên trong công ty, công ty đã nhanh chóng đem lại những thành quả đáng khích lệ, mở rộng thị trường tiêu thụ Công ty trực tiếp mua hàng hóa, sản phẩm từ những nhà sản xuất có uy tín và bán lại cho các doanh nghiệp, người tiêu dùng Sản phẩm của công ty đa dạng về chủng loại, phong phú về kiểu dáng mẫu mã, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu về sản phẩm của đông đảo quý khách hàng Với giá cả hợp lý, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, công ty luôn mong muốn làm vừa lòng quý khách hàng và người tiêu dùng Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp 4 Khoa tin kinh tế Trên con đường phát triển cùng hòa nhập vào nền kinh tế khu vực, Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung đã dần lớn mạnh về kinh doanh, nhân lực, trình độ nhân viên và các lĩnh vực khác Cho tới nay, Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung đã có một hệ thống làm việc chuyên nghiệp với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, có năng lực làm việc cao, 1.3 Mục tiêu phát triển Mục tiêu chính của công ty: Tiếp tục phát triển để giữ vững vị thế số một kinh doanh điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng trong khu vực và mở rộng thị trường tiêu thụ Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung luôn mong nhận được sự hợp tác và ủng hộ từ quý khách hàng Với phương châm “Sắm tiện nghi, sống hiện đại”, Công ty đã và đang xây dựng hình ảnh của mình trở thành thương hiệu có uy tín trên thị trường với sự tin yêu và mến mộ của khách hàng Công ty lấy chữ tín làm trọng và luôn mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất và sản phẩm chất lượng cao, luôn mong ý kiến phản hồi từ khách hàng để công ty ngày càng vững bước trên con đường phát triển Đến với Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung khách hàng có cơ hội lựa chọn các dòng sản phẩm khác nhau đa dạng phong phú về chất lượng, mẫu mã, giá cả,… Công ty luông mong muốn mang đến cho khách hàng những sản phẩm điện máy chất lượng cao, giá cả thống nhất và những dịch vụ tốt nhất, là cầu nối trực tiếp giữa các nhà sản xuất và người tiêu dùng Mục tiêu của Công ty không chỉ dừng lại ở đó mà xu hướng sẽ phát triển lớn mạnh hơn trong lĩnh vực kinh doanh điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng, phong phú về hàng hóa, hoàn hảo về dịch vụ để theo kịp sự phát triển và nhu cầu của thị trường 1.4 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung là một công ty thương mại, lưu chuyển hàng hóa là hoạt động kinh doanh chính, chi phối tất cả các chỉ tiêu kinh tế tài chính khác của doanh nghiệp Trong lĩnh vực kinh doanh công ty chuyên sâu vào các lĩnh vực sau: * Mua và bán các sản phẩm điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng: Điện tử: Tivi: Tivi LG , Tivi Samsung, Sony… Máy nghe nhạc: MP3, MP4,… Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp 5 Khoa tin kinh tế Đầu đĩa: Samsung DVD, Sony BDP, đầu đĩa 3D Bluray, đầu đĩa 3D Bluray, đầu Karaoke Vitek, đầu DVD Philips DVP, đầu đĩa Denon, đầu đĩa LG,… Các thiết bị khuyếch đại âm thanh, dàn loa nghe nhạc, micro, bộ thu phát tín hiệu,… Điện lạnh: Tủ lạnh Electrolux, tủ lạnh Sanyo, thủ lạnh Toshiba,…Máy lạnh: Điều hòa Panasonic,…Tủ đông… Đồ gia dụng: Nồi cơm điện tử Philips, Cuckoo, Máy xay sinh tố Philihps, bàn là Philips, cân sức khỏe Camry, bình sữa Gali, massage chân Buheung, máy cạo râu Philips, máy làm sạch rau quả Kangaroo, máy bắt muỗi Vitrap, máy đo huyết áp tự động Omron hem, quạt gió,… Điện thoại: Nokia, Samsung, FPT, Iphone,… * Nhận sửa chữa, lắp đặt tại nhà theo yêu cầu của khách hàng: Với đội ngũ cán bộ nhân viên kỹ thuật được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ, thái độ và tác phong làm việc đúng mực sẽ đem tới những dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo tuyệt đối 1.5 Sơ đồ tổ chức và chức năng chính của các phòng ban trong công ty 1.5.1 Sơ đồ tổ chức Giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh và maketting Phòng kỹ thuật – bảo hành Bộ phận bán hàng Sơ đồ 1.1 Tổ chức công ty TNHH thương mại Hồng Nhung 1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ chính của các phòng ban * Giám đốc: Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền về vấn đề tài chính, các khoản thanh toán với nhà nước và là người đại diện cho tập thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp 6 Khoa tin kinh tế Giám đốc có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp * Phòng tổ chức hành chính: Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc về công tác quản lý nhân sự, sắp xếp, phân công tổ chức lao động, công tác định mức lao động tiền lương và thực hiện các chế độ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tuyển dụng, các vấn đề liên quan đến con dấu và các chế độ chính sách khác Thực hiện công tác quản lý cán bộ công nhân viên trong công ty, trực tiếp đề nghị việc đề bạt cán bộ, tăng lương, tiếp nhận, điều động, khen thưởng và kỷ luật cán bộ nhân viên Giúp giám đốc xây dựng quy chế quản lý kinh doanh, quy chế thực hiện dân chủ trong đơn vị, nghiên cứu áp dụng các phương thức trả lương, thưởng và các chế độ khác Thực hiện việc quản lý tiếp nhận in ấn, phân phát công văn tài liệu, lưu trữ hồ sơ của cán bộ nhân viên Quản lý sử dụng con dấu, giấy giới thiệu theo đúng quy chế của Công ty Quản lý sử dụng trang thiết bị, nhà cửa, điện thoại, điện sáng, công cụ dụng cụ, mua sắm cấp phát văn phòng phẩm phục vụ công tác hàng ngày của đơn vị Thường trực cơ quan đón tiếp khách, chuẩn bị phòng họp, phòng khách, phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty theo yêu cầu Tổ chức hướng dẫn thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ vật tư hàng hoá, tài sản của Công ty Phòng chống cháy nổ, phòng chống tội phạm Giúp Ban giám đốc quản lý về hành chính đối với nhân viên nghỉ không lương, nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, … cho đơn vị quản lý và điều động xe con phục vụ công tác theo lệnh của giám đốc * Phòng tài chính kế toán: Lập kế hoạch tài chính, trực tiếp quản lý kế hoạch tài chính của Công ty trong tháng, quý, năm, quản lý an toàn và sử dụng có hiệu quả của nguồn vốn, đáp ứng đủ vốn, kịp thời cho các bộ phận kinh doanh, bảo toàn nguồn vốn Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn theo pháp lệnh thống kê, kế toán tham gia cùng với phòng kinh doanh, bộ phận bán hàng tính toán phân tích hiệu quả của từng phương án kinh doanh của các bộ phận, ban giám đốc duyệt và cùng với các bộ phận liên quan chỉ đạo triển khai, thực hiện Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp 7 Khoa tin kinh tế Thường xuyên kiểm kê tài sản hàng hoá thực tế đối chiếu với sổ sách để nắm chính xác số lượng, chất lượng và phát hiện thừa thiếu để có kế hoạch xử lý kịp thời Hoạch toán thống kê, kế toán kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, cung cấp số liệu thông tin kịp thời, chính xác cho giám đốc để ban giám đốc có kế hoạch quản lý, chỉ đạo kinh doanh phù hợp với tình hình quản lý lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán an toàn đầy đủ Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các biện pháp thực hành tiết kiệm, kiểm soát chặt chẽ chi phí, chống tham ô lãng phí, phát hiện và ngăn ngừa không để hiện tượng tham ô lãng phí xảy ra trong Công ty Trực tiếp viết phiếu nhập kho, hoá đơn xuất cho các bộ phận kinh doanh, quản lý và phát hành hoá đơn theo đúng quy định của cục thuế * Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh là bộ phận trực tiếp tham mưu cho ban giám đốc chiến lược kinh doanh trong công ty như: mở rộng thị trường, giới thiệu sản phẩm, khuyến mại, giảm giá,… Thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của công ty trong từng tháng, quý, năm để ban giám đốc có kế hoạch chỉ đạo cụ thể Tìm kiếm, đề xuất các phương án tổ chức liên doanh, liên kết hợp tác đầu tư nhằm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Giúp giám đốc trực tiếp liên hệ với các công ty khác tìm nguồn hàng mua và bán hàng Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi ban giám đốc yêu cầu * Bộ phận bán hàng: Giới thiệu sản phẩm cho khách hàng theo yêu cầu của họ, cung cấp các thông tin về mẫu mã, chủng loại, đơn giá, cách sử dụng, bảo quản,…Cuối ngày kết hợp với kế toán bán hàng xác định số lượng hàng bán, doanh thu,…để lập báo cáo khi giám đốc yêu cầu * Phòng kỹ thuật - bảo hành: Phòng có nhiệm vụ chính là lắp đặt, sửa chữa và gửi thông tin bảo hành về nhà sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp 8 Khoa tin kinh tế 1.6 Phòng ban thực tập – Phòng kế toán (bộ phận kho) Kế toán trưởng Kế toán kho Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán mua hàng và công nợ phải trả Kế toán vốn bằng tiền Sơ đồ 1.2 Tổ chức phòng kế toán công ty TNHH thương mại Hồng Nhung * Kế toán trưởng: Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan cấp trên mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của công ty có liên quan đến tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của công ty Tổ chức công tác kế toán thống kê trong công ty phù hợp với chế độ tài chính của Nhà nước Thực hiện các chính sách chế độ công tác tài chính, kế toán Kiểm tra tính pháp lý các loại hợp đồng * Kế toán kho: Kế toán và bộ phận kho có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi số lượng hàng đã xuất trong ngày, số lượng hàng nhập vào kho, kiểm kê số lượng hàng tồn, phát hiện và khịp thời xử lý hàng hóa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa sử dụng hàng hóa phi pháp Kế toán kho sẽ ghi phiếu nhập, xuất hàng hoá, và lên báo cáo khi có yêu cầu của giám đốc * Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa, tình hình thanh toán với người mua, thanh toán với ngân sách Nhà nước các khoản thuế tiêu thụ sản phẩm phải nộp Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan của khối lượng hàng bán Tính toán ghi chép phản ánh chính xác chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí khác, xác định kết quả kinh Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp 9 Khoa tin kinh tế doanh của công ty theo từng kỳ Định kỳ lập báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ, báo cáo kết quả kinh doanh, phân tích tình hình tiêu thụ và phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp * Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động Tính toán, phân bổ và thanh toán kịp thời đầy đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương * Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập hàng hóa, chi phí mua hàng, tình hình thanh toán với người bán Ghi chép chính xác đầy đủ số lượng, chất lượng và chi phí mua hàng, giá mua, chi phí khác, thuế không được hoàn trả Lập hóa đơn mua hàng, sổ chi tiết công nợ và lên báo cáo theo yêu cầu của giám đốc * Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ kiểm kê phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số vốn hiện có, tình hình biến động vốn bằng tiền của công ty Mở số theo dõi tình hình các khoản thu chi bằng tiền mặt phát sinh hàng ngày tại Công ty Đồng thời theo dõi tình hình chi trả thông qua tài khoản tiền gửi ngân hàng, lên báo cáo khi có yêu cầu của giám đốc 2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH và thương mại Hồng Nhung Công ty kinh doanh điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng Các mặt hàng khá phong phú cả về chất lượng, mẫu mã, chủng loại, Công ty có 1 kho hàng lớn để dự trữ hàng hóa Công ty có 10 nhà cung cấp hàng hóa thường xuyên Hiện tại số lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty là 36 người bao gồm giám đốc, kế toán, quản lý kho, nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng, không bao gồm bảo vệ, nhân viên vận chuyển hàng, tạp vụ 2.1 Phần cứng Hiện công ty đang sử dụng một hệ thống thông tin gồm 11 máy tính, trong đó một máy tính cho ban giám đốc, ba máy tính cho bộ phận thu ngân và bán hàng, hai Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp 10 Khoa tin kinh tế máy cho phòng tài chính kế toán, hai máy cho phòng kinh doanh, hai máy cho phòng tổ chức hành chính, một máy cho phòng kỹ thuật bảo hành Tỷ lệ máy tính/cán bộ công nhân viên là 11 chiếc/ 36 người = 0.305 Và cứ 3.27 cán bộ công nhân viên có một máy tính So với tỷ lệ máy tính/đầu người trong doanh nghiệp tại tỉnh Phú Thọ = 0.07 (theo báo cáo tóm tắt Vietnam ICT Index 2011) là khá cao tuy nhiên vẫn còn ở mức trung bình so với một số tỉnh thành phố khác trong cả nước (tỷ lệ máy tính/đầu người trong doanh nghiệp của Hà Nội năm 2011 là 0.82) Hiện tại công ty đã có những quan tâm và đầu tư cơ bản cơ sở hạ tầng cho công nghệ thông tin Bước đầu đã sử dụng có hiệu quả số máy này vào công tác xử lý thông tin phục vụ cho kinh doanh Hàng ngày, công văn, tài liệu, báo cáo, kế hoạch, lịch làm việc, dạng giấy được số hóa bằng cách gõ hoặc quét và chuyển vào máy tính Tổng giám đốc nhận các công văn đến đã đươc số hóa, và ngược lại Ngoài ra còn một số máy móc thiết bị khác như máy in, máy fax, máy quét phòng phẩm, đĩa nhớ, thiết bị kết nối mạng, ở mỗi phòng ban đều được trang bị đáp ứng đủ yêu cầu sử dụng 2.2 Phần mềm Công ty đã và đang sử dụng phần mềm ứng dụng của Microsoft gồm: Xử lý văn bản Word, bảng tính Excel, đồ họa trình diễn PowerPoint, quản trị cơ sở dữ liệu Access, quản trị thông tin cá nhân Outlook, để soạn thảo, thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty Ngoài ra còn một số phần mềm trình duyệt Internet như Mozilla Firefox, Yahoo Messenger, và một số phần mềm khác 2.3 Hệ thống mạng Các máy trong công ty đã được nối Internet thông qua mạng Lan Công ty sử dụng Internet trong việc giao dịch, tìm kiếm thông tin về sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp và một số thông tin khác, trao đổi thư điện tử (email) một dạng thức liên lạc thuận tiện nhanh chóng, truyền nhận dữ liệu trong nội bộ công ty, khách hàng và nhà cung cấp Nhân viên trong công ty nhận các thông tin chung như kế hoạch làm việc, báo cáo, thông tin sản phẩm, bảng báo giá thông qua hệ thống thư điện tử hoặc trên website Đối với khách hàng, nhà cung cấp ngoài việc sử dụng email để thông báo, gửi các thông tin về sản phẩm, nhận ý kiến phản hồi về thông tin dịch vụ Công ty còn cài đặt chương trình email tự động nhằm gửi bưu thiếp chúc mừng sinh nhật, chúc mừng nhân các dịp lễ Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp 11 Khoa tin kinh tế Công ty có website riêng nhằm giới thiệu thông tin về công ty, giới thiệu hình ảnh, sản phẩm, cung cấp thông tin về các dịch vụ, chương trình khuyến mại giảm giá cho khách hàng vào các dịp lễ, nhận ý kiến góp ý từ quý khách hàng và nhà cung cấp về sản phẩm dịch vụ, tuy nhiên công ty không thường xuyên cập nhật website, chưa tận dụng được những lợi ích khác của Internet như hỗ trợ đặt hàng, tiếp nhận đơn hàng, tư vấn online, bán hàng và thanh toán trực tuyến 2.4 Trình độ ứng dụng tin học của nhân viên Cán bộ công nhân viên trong công ty sử dụng cơ bản tin học văn phòng Tuy nhiên, trình độ sử dụng và ứng dụng công nghệ thông tin của nhân viên còn nhiều hạn chế, chưa sử dụng được tối đa chức năng phần mềm đang được trang bị, chưa khai thác hết điểm mạnh của chúng, chỉ dừng lại ở một số chức năng đơn giản như dùng Micrsoft Word để soạn thảo văn bản, Excel để lập một vài bảng tính đơn giản Nhân viên trong công ty đã được đào tạo thói quen và nề nếp làm việc mới, có sử dụng máy tính Làm quen với các thông tin số hóa, làm quen với các công cụ ảo như các phần mềm, làm quen với một số vấn đề cơ bản trong văn hóa máy tính, chia sẻ thông tin, dùng chung công cụ và tài nguyên máy tính, giữ nghiêm các quy chế làm việc, hình thành tập quán tôn trọng riêng tư của đồng nghiệp trong môi trường mở Hiện tại, công ty chưa có cán bộ, chuyên gia công nghệ thông tin 3 Đánh giá ưu, nhược điểm việc ứng dụng công nghệ thông tin của công ty TNHH thương mại Hồng nhung 3.1 Ưu điểm Công ty đã có những đầu tư ban đầu về cơ sở hạ tầng tối thiểu cho hoạt động, đáp ứng đủ nhu cầu kinh doanh đối với công ty thương mại quy mô nhỏ Sự có mặt của các thiết bị tin học như máy tính, máy in, máy fax, máy chiếu, đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc mà các nhân viên phải làm trước kia, các hoạt động trong công ty được xử lý nhanh hơn, năng suất công việc do đó được tăng lên rõ rệt, hiệu quả cao, giảm chi phí đem lại rất nhiều lợi ích cho công ty Dữ liệu được lưu trữ điện tử không chỉ cho phép giảm kích thước kho lưu trữ so với lưu trữ trên giấy, mà còn làm cho việc lưu trữ dữ liệu có trật tự, tìm kiếm nhanh chóng hơn Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT mới chỉ dừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật sự là chuyên nghiệp Chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp 12 Khoa tin kinh tế Cán bộ, nhân viên trong công ty đã và đang sử dụng phần mềm ứng dụng của Microsoft Office để soạn thảo, thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty Giúp cán bộ công nhân viên tổ chức và quản lý văn bản ưu việt hơn hẳn so với cách đánh máy thủ công trước kia Công việc kế toán trong công ty được sử dụng bằng phần mềm Microsoft Excel giúp nhân viên làm việc chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian so với công việc thủ công trước kia Phần mềm Microsoft Excel lưu trữ dữ liệu ở dạng File Workbook, một File dữ liệu có thể chứa một hoặc nhiều trang bảng tính, dễ dàng trợ giúp người sử dụng định dạng dữ liệu theo dạng mẫu biểu được ban hành Phần mềm còn hỗ trợ việc tính toán số liệu dựa trên công thức hoặc các hàm sẵn có Các máy tính được nối mạng đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận, công ty có một trang web riêng nhằm tiết kiệm chi phí cho quảng cáo sản phẩm, chi phí liên lạc,… công việc được thực hiện nhanh hơn nhờ sự linh động trong luân chuyển dữ liệu do được chia sẻ dùng chung, có thể thực hiện nhiều công việc cùng một lúc trên các máy tính khác nhau, dữ liệu được lưu chung trên máy chủ thuận tiện cho việc quản lý cơ sở dữ liệu, đem lại tầm chiến lược cho doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trong môi trường toàn cầu hóa hiện nay, giảm chi phí đi lại, thu hút khách hàng Nhờ internet việc trao đổi thông tin trong nội bộ công ty, với khách hàng và nhà cung cấp thuận lợi nhanh chóng hơn 3.2 Nhược điểm Hiện nay công nghệ thông tin là một lĩnh vực phát triển mạnh mẽ và nó ngày càng đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin nên công ty TNHH thương mại Hồng Nhung đã và đang từng bước triển khai việc áp dụng công nghệ thông tin vào sản xuất và kinh doanh Hiện tại, công ty có một số máy tính cũ, cấu hình thấp, cần mua mới để thay thế Công ty chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp như phầm mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý quan hệ khách hàng, công việc kế toán được làm trên phần mềm Microsoft Excel không đảm bảo được sự nhất quán trong việc xử lý dữ liệu, vẫn mang tính thủ công khá tốn công sức đòi hỏi phải áp dụng các phần mềm tiện dụng hơn Hàng ngày, số lượng khách hàng đến mua hàng khá lớn và phong phú về chủng loại, mẫu mã sản phẩm, việc thực hiện chủ yếu trên phần mềm Microsoft Excel Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp 13 Khoa tin kinh tế gây tốn rất nhiều công sức trong thực hiện, cập nhật dữ liệu, dữ liệu dễ bị trùng lặp do chưa được chuẩn hóa, mất mát, thiếu thông tin, khó khăn trong công tác quản lý đem lại doanh thu không cao, vất vả trong khâu bán hàng… Do đó công ty cần phải chọn một giải pháp xây dựng một phần mềm chuyên dụng hơn Ở bộ phận kho, hàng ngày nhân viên và kế toán kho phải kiểm kê số lượng hàng nhập, xuất, hàng tồn khá lớn, nhiều khi gặp khó khăn trong công tác kiểm kê hàng, không nắm chính xác số lượng hàng tồn kho Việc sử dụng phần mềm Microsoft Excel không đem lại hiệu quả cao Công ty chưa có những ưu đãi cụ thể đối với khách hàng tiềm năng, khách hàng lớn, khách hàng quen và thu hút được đông đảo khách mới Công ty đã kết nối internet, tuy nhiên việc sử dụng dịch vụ này chưa thực sự hiệu quả, cán bộ công nhân viên chỉ sử dụng Internet cho việc gửi mail, lướt website đọc tin tức, chat online là chủ yếu Công ty đã có trang web riêng nhưng mới chỉ sử dụng website để giới thiệu hình ảnh, quảng bá sản phẩm chưa có dịch vụ bán hàng điện tử, đặt hàng qua mạng, thanh toán trực tuyến nhằm thu hút thêm khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ Công ty không thường xuyên cập nhật website Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, thương mại điện tử đang trở thành phương thức kinh doanh mang lại nhiều lợi ích cho nhân loại Thương mại điện tử đã trở thành phương thức kinh doanh đại diện cho nền kinh tế tri thức, Công ty chưa có cơ chế hợp lý để khuyến khích phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 4 Tổng quan về đề tài 4.1 Thực trạng vấn đề quản lý kho hàng đang được áp dụng tại công ty Khi Công ty nhập hàng về, kế toán và bộ phận kho trực tiếp kiểm kê, đối chiếu hàng nhập về, lập phiếu nhập kho cho từng loại và lưu vào sổ chứng từ nhập với đầy đủ các thông tin về loại hàng nhập như tên nhà cung cấp, địa chỉ, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá,… Bộ phận thủ kho tại Công ty có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi số lượng hàng hoá xuất, nhập vào kho Sau đó với mỗi công việc khác nhau, bộ phận thủ kho sẽ lập phiếu nhập, phiếu xuất kho hàng hoá, ghi hoá đơn, chứng từ nhập, xuất hàng hoá đối với từng loại theo yêu cầu khi nhập hàng hay xuất hàng cho khách mua Định kỳ, kế toán và thủ kho kiểm kê, đối chiếu số lượng hàng tồn trong kho so với sổ sách kế toán xem có trùng khớp không Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp 14 Khoa tin kinh tế Công việc nhập, xuất kho sẽ rất khó khăn nếu như trong cùng một thời điểm có nhiều nhà cung cấp, nhiều khách hàng hoặc cùng một thời điểm có một nhà cung cấp và một khách hàng lấy hàng với số lượng lớn, đa chủng loại Khi đó công việc sẽ rất khó khăn, phức tạp, dễ nhầm lẫn và phải huy động lực lượng nhân viên kế toán cũng như nhân viên kho với số lượng lớn Phần mềm công ty đang sử dụng cho bộ phận kho là phần mềm Microsoft Excel, dữ liệu chưa được chuẩn hóa, cập nhật, xử lý dữ liệu dễ bị trùng lặp, mất mát, thiếu thông tin, việc tính toán số lượng hàng tồn còn gặp nhiều khó khăn, phức tạp Chính vì những thực trạng nêu trên, việc thay đổi, nâng cấp hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty là vấn đề rất cần thiết đối với Công ty để tiếp tục duy trì, phát triển và cạnh tranh trên thị trường 4.2 Định hướng chọn đề tài Qua quá trình thực tập tại bộ phận kho và tìm hiểu thực trạng của công ty, em nhận thấy có những thời điểm kho công ty không có chỗ xếp hàng, ngược lại có những thời điểm khách hàng phàn nàn hoặc thậm chí giao hàng không đúng hạn vì kho công ty đã bán hết loại hàng mà khách hàng đặt Hàng ngày số lượng hàng nhập, xuất kho khá lớn phong phú về mẫu mã, chủng loại, đơn giá, nhà sản xuất,… Nhiều khi, nhân viên và kế toán kho gặp khó khăn trong việc quản lý hàng nhập, xuất, và kiểm kê hàng tồn Việc quản lý kho hàng mới chỉ sử dụng trên phần mềm Microsoft Excel, dữ liệu chưa được chuẩn hóa, cập nhật, xử lý dữ liệu dễ bị trùng lặp, mất mát, thiếu thông tin Nhiều khi kế toán không cập nhật kịp thời số lượng hàng tồn trong kho để có những kế hoạch kinh doanh phù hợp Hàng hóa, thành phẩm là lĩnh vực khá phức tạp trong công tác kế toán Nó đòi hỏi sự chính xác cao, xử lý công việc nhanh chóng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh Ở doanh nghiệp thương mại hàng hóa là tài sản chủ yếu, vốn hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn Trong công tác quản lý, doanh nghiệp phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa cả về số lượng và chất lượng, phải tăng nhanh vòng quay của vốn hàng hóa Qua phân tích thực trạng nêu trên của công ty TNHH thương mại Hồng Nhung và qua quá trình thực tập tại bộ phận kho của công ty, em nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin của công ty mới chỉ dừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật sự chuyên nghiệp, chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp Tuy nhiên, do thời gian và kiến thức có hạn em xin chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý kho tại Công ty TNHH Thương mại Hồng Nhung” Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B Báo cáo tổng hợp 15 Khoa tin kinh tế Khi phần mềm quản lý kho hoàn thành và đưa vào sử dụng sẽ có một số lợi ích sau: * Đảm bảo việc lưu trữ và cập nhật số liệu nhanh chóng, chính xác với số lượng không hạn chế * Tiết kiệm tối đa sức lao động, thời gian và tiền bạc tăng hiệu quả kinh tế * Tránh sự chồng chéo quá nhiều trong quá trình quản lý, thông tin đầy đủ, tránh dư thừa, thiếu sót * Khả năng lưu trữ lớn, tìm kiếm nhanh chóng khi cần thiết * Nâng cao hiệu quả của công tác quản lý kho hàng của Công ty, giúp nhân viên kho làm việc tốt hơn, chuyên nghiệp hơn 5 Ưu điểm của việc người dùng tự thiết kế phần mềm Hiện nay có rất nhiều chương trình kế toán đang được áp dụng trong các doanh nghiệp Tuy nhiên điểm đặc thù trong công tác quản lý kế toán là dù có tuân thủ những quy định kế toán do nhà nước ban hành, nhưng hầu như tổ chức hoạt động và nhu cầu quản lý kế toán ở mỗi doanh nghiệp đều khác nhau Người lập trình làm việc ngay tại bộ phận cần nâng cấp sẽ nắm rõ quy trình nghiệp vụ của đơn vị mình, sẽ nắm bắt nhanh chóng sự thay đổi của các chính sách kế toán để nâng cấp phần mềm, phù hợp với chức năng của công ty Là người trực tiếp sử dụng sau này, kiểm chứng phần mềm trong hoạt động hàng ngày và có đánh giá thực tế về chất lượng cũng như hiệu quả của các phần mềm ấy Người dùng tự thiết kế phần mềm do vậy sẽ không phụ thuộc vào nhà cung cấp khi có nhu cầu nâng cấp, sửa chữa Người dùng có thể kiểm soát được quá trình phát triển, các chức năng của hệ thống Người sử dụng tham gia thiết kế tăng khả năng thỏa mãn của họ Hoàn thiện được việc xác định yêu cầu phần mềm, giảm việc dồn các ứng dụng chưa được phát triển lại Các thông tin chiến lược, bí mật thương mại, bí quyết công nghệ không bị thương tổn Tiết kiệm thời gian do không phải đàm phán, ký kết hợp đồng Sinh viên: Phạm Thị Hữu Tình Lớp: LT11B ... Nhận thức tầm quan trọng công nghệ thông tin nên công ty TNHH thương mại Hồng Nhung bước triển khai việc áp dụng công nghệ thông tin vào sản xuất kinh doanh Hiện tại, cơng ty có số máy tính cũ,... vốn hàng hóa Qua phân tích thực trạng nêu cơng ty TNHH thương mại Hồng Nhung qua trình thực tập phận kho công ty, em nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin công ty dừng lại mức sơ khai chưa... hàng, lên báo cáo có yêu cầu giám đốc Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công ty TNHH thương mại Hồng Nhung Công ty kinh doanh điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng Các mặt hàng phong phú chất