LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, nền kinh tế nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ vững chắc cần phải có sự quản lý, điều hành tốt Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước Nh chóng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính văn thư giữ một chức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ Hoạt động phòng hành chính văn thư đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành bại của doanh nghiệp Vì vậy, văn phòng hành chính văn thư phải được tổ chức quản lý một cách khoa học và hiệu quả Một văn phòng hành chính văn thư khoa học và hoạt động có hiệu quả cao sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi Ých kinh tế xã hội còng nh chất lượng công việc và ngược lại Phòng hành chính văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính và in Ên đánh máy vi tính… phòng hành chính văn thư đã tạo cho việc soạn các văn bản hành chính và một số công việc khác Thấy được vai trò quan trọng đó của hành chính văn thư thì việc nâng cao trình độ hành chính văn thư là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi người Là một sinh viên thực tập, sau hai năm được học tập và giảng dạy tại trường Đào tạo Bồi dưỡng cán bộ công chức ngành giao thông vận tải, tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình hành chính - văn thư Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế tôi đã xác định mục tiêu phải cố gắng nhiều trong đợt thực tập này là: - Vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế - Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở Và sau một tháng rưỡi thực tập tại uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá, tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các cô, chú, các anh, chị và sự cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành công việc thực tập của mình một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ Ých Sau đây, tôi xin trình bày nội dung báo cáo thực tập của tôi - Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận và phụ lục Báo cáo gồm có 3 chương Chương I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá văn phòng của uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá Chương II: Quá trình khảo sát, thực hiện công tác, văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng tại uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá Chương III: Thu hoạch của bản thân Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo có nhiều thiếu sót, vậy mong được sự góp ý của thầy, cô và các bạn để báo cáo của tôi được hoàn thành tốt hơn CHƯƠNG I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN Xà TÀM XÁ VÀ VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH CỦA UỶ BAN Xà TÀM XÁ I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN Xà TÀM XÁ 1 Chức năng Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá là tổ chức sự nghiệp quản lý Nhà nước có chức năng quản lý Nhà nước do Hội đồng nhân dân giao cho vừa do Uỷ ban nhân dân cấp trên giao và chịu sự lãnh đạo thống nhất của chính phủ Là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động thường xuyên của địa phương thuộc hệ thống hành chính thống nhất và thông suốt cả nước Nhưng thực hiện việc chỉ đạo, điều hành hằng ngày công việc hành chính Nhà nước ở địa phương là cơ quan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm thi hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo cáo công việc trước Hội đồng nhân dân cung cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên Là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương song uỷ ban nhân dân không chỉ chịu trách nhiệm chấp hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân mà còn cả những nghị quyết của cơ quan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của Nhà nước Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá có trụ sở tại Huyện Đông Anh - Hà Nội, có tư cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng 2 Nhiệm vụ và quyền hạn * Uỷ ban nhân dân, thực hiện quản lý Nhà nước địa phương trong các lĩnh vực sau: * Tuyên truyền giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cung cấp trong cơ quan Nhà nước như tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công đoàn ở địa phương * Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương và việc cư trú đi lại của người nước ngoài ở địa phương * Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước và của công dân, chống tham nhòng buôn lâu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác * Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã hội * Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở địa phương * Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phương (thuế) phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương * Uỷ ban nhân dân xã, Tàm Xá còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành chính ở địa phương 3 Cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dâ xã Tàm Xá * Giới thiệu về cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá có chủ tịch và các phó chủ tịch do Hội đồng nhân dân cung cấp bầu ra Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá do chủ tịch uỷ ban nhân dân quy định Hiện nay uỷ ban có 25 cán bộ trong biên chế của cơ quan, còn lại là hợp đồng, hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học chuyên ngành, nhiều cán bộ được đào tạo với trình độ cao Đẳng, trung học chuyên nghiệp Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá như sau: * Trên đại học : 01 người : 01 ngêi * Đại học hành chính : 05 người : 05 ngêi * Đại học ngành khác : 10 người : 10 ngêi * Cao đẳng : 01 người : 01 ngêi * Trung cấp: 05 người : 05 ngêi Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chăt chẽ giữa ban chủ tịch, Uỷ ban với các ban trực thuộc Uỷ ban nhân dân, các ban này có chức năng tham mưu, giúp việc co ban chủ tịch Uỷ ban nhân dân về mọi mặt C Chức năng của từng ban * Cán bé văn phòng: là ban tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo uỷ ban nhân dân xã trong xây dựng, là ban thông tin tổng hợp hoạt động của uỷ ban , triển khai thực hiện ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính của Uỷ ban Vừa phụ trách công tác tổ chức cán bộ, văn thư lưu trữ, công tác bảo vệ quản lý cơ sở vật chất, phục vụ mọi hoạt động của Uỷ ban * Ban địa chính - xây dựng: là ban có chức năng quản lý quyền sử dụng đất đai, chuyển nhượng thế chấp, tặng quyền sở hữu đất… và cấp giấy phép xây dựng hoặc giải phóng mặt bằng * Ban tư pháp: là ban có chức năng kiểm tra, xử lý các công văn của uỷ ban * Cán bé kế toán - tài chính: là ban tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo, Uỷ ban tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê và tài chính của Uỷ ban theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và các quy định về kế toán tài chính của Uỷ ban nhân dân * Ban chỉ huy quân sự: là ban có chức năng nhận công văn, báo cáo của Đảng uỷ, Huyện uỷ về công tác quân sự * Ban công an: là ban có chức năng đảm bảo trật tự an ninh trong thôn xóm, phường, thị xã * Cán bé thuế thương nghiệp: là ban có chức năng ban hành luật thuế áp dụng đối với hộ kinh doanh nhỏ trên địa bàn xã * Ban văn hoá thông tin: là ban có chức năng làm công tác tuyên truyền những chủ trương, chính sách về văn hoá Và góp phần xây dựng nếp sống văn minh - văn hoá cho người dân Trong thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá, tôi đã được nhận về thực tập tại phòng hành chính - văn thư Sau đây là một vài nét giới thiệu về văn phòng hành chính - văn thư II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH 1 Chức năng Văn phòng hành chính là ban có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá trong xây dựng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chinh quản trị của Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư- lưu trữ của Uỷ ban nhân dân xã 2 Nhiệm vụ và quyền hạn * Lập và tổ chức kế hoạch hàng năm của Uỷ ban nhân dân và lập kế hoạch sáu tháng đầu năm… Định kỳ báo cáo công tác thực hiện kế hoạch theo quy định * Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình theo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ những khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch * Thu thập và xử lý thông tin kịp thời và chính xác * Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên * Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản ở bên ngoài cơ quan gửi đến * Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của Uỷ ban nhân dân để phục vụ cho việc tra tìm nhanh chóng và thuận tiện * Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trong thiết bị, công cụ lao động của uỷ ban * Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, theo đúng quy định, quản lý và cấp giấy giới thiệu * Làm các thủ tục nh: Đăng ký, quản lý con dấu chuyển giao văn bản đi, đến, tiếp nhận văn bản… 3 Cơ cấu tổ chức văn phòng hành chính * Trưởng ban chịu trách nhiệm Uỷ ban nhân dân xã về tổ chức điều hành các công việc trong phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Uỷ ban nhân dân, phân công chỉ đạo công việc chung * Cán bộ: Thực hiện những công việc theo sự phân công của trưởng ban Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công của trưởng ban, quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả Thực hiện công tác văn thư, bảo mật, đănưg ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ công văn, tài liệu đến và đi Sơ đồ tổ chức của văn phòng hành chính Tr­ëng ban NguyÔn ThÞ NhËm C¸n bé §ç H¬ng Chµ C¸n bé Phan V¨n Long C¸n bé NguyÔn ThÞ H¶o 4 Thái độ và tinh thần làm việc của cán bộ trong cơ quan Qua đợt thực tập này, điều để lại cho tôi Ên tượng sâu sắc nhất là tình cảm , tinh thần làm việc hăng say, hết mình của tất cả các cán bộ, nhân viên trong Uỷ ban Tuy là cơ quan hành chính Nhà nước nhưng không giống những cơ quan hành chính Nhà nước khác bởi ở đây các cán bộ trong uỷ ban đều có tác phong làm việc rất hiện đại và khoa học Trong công việc, các cán bộ và nhân viên luôn ý thức được nghĩa vụ, trách nhiệm của mình, chấp hành nghiêm chỉnh nội quy của cơ quan, tác phong nhanh nhẹn và năng nổ sáng tạo trong công việc Tuy là làm việc hành chính, nhưng giê giấc ở Uỷ ban luôn được chấp hành nghiêm chỉnh Thái độ làm việc của cán bộ trong cơ quan rất tốt, công việc trong một ngày họ không bao giê để đến ngày mai, mà đều cố gắng hoàn tất, dù phải về muộn hơn bình thường Nhiều khi đã hết giê làm từ lâu nhưng họ vẫn ở lại để hoàn thành nốt công việc đề ra trong ngày Điều đó đã cho ta thấy được thái độ cũng như tinh thần hết mình vì công việc của cán bộ Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá Trong Uỷ ban có nhiều phòng ban với những chức năng và nhiệm vụ riêng và được bố trí khá xa hơn Nhưng không vì thế mà thái độ cán bộ trong các phòng ban cũng như giữa các phòng ban với nhau có sự khác biệt hay một khoảng cách nào Mà trái lại Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá như một ngôi nhà lớn mà ở đó có sự yêu thương đùm bọc che chở, giúp đỡ lẫn nhau giữa các cán bộ trong cơ quan Tóm lại, để đạt được những điều trên là một phần nhờ vào sự quan tâm hợp lý của Ban chử tịch đối với đội ngò cán bộ trong cơ quan Sự đầu tư thích đáng vào nguồn nhân lực của cơ quan để ngày càng nâng cao chất lượng đội ngò cán bộ nhân viên, sự cố gắng mở rộng quan hệ hợp tác, đổi mới phương thức, lề lối, cũng như tác phong làm việc nhằm đáp ứng và theo kịp với sự phát triển của xã hội CHƯƠNG II QUÁ TÌNH KHẢO SÁT, THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN Xà TÀM XÁ I CÔNG TÁC VĂN THƯ 1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá Hiện nay, văn bản quản lý, chỉ đạo ở xã chưa có quyết định ban hành Nh chóng ta đã biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ quan phải ban hành, để thuận tiện cho công tác văn bàn thư - lưu trữ Nh vậy,văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với các cơ quan Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cần phải có văn bản và ban hành kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơn trong công tác văn thư - lưu trữ Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thì cán bộ trong cơ quan sẽ nắm rõ được nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúng theo nguyên tắc đã đề ra Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa học và kỹ thuật cao Những cán bộ làm công tác văn thư nói chung và những cán bộ chuyên trách công tác văn thư tuỳ theo yêu cầu cụ thể, phải được bồi dưỡng, huấn luyện cán bộ ở những mức độ khác nhau Để đáp ứng yêu cầu thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách và những cán bộ khác làm công việc có liên quan đến công tác văn thư, hàng năm có nhiều líp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn do Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Anh tổ chức theo sự chỉ đạo chung của Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Anh, phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các đối tượng làm các nghiệp vụ văn thư khác nhau Ngoài các líp ngắn hạn nói trên, cán bộ ở xã cũng bố trí chương trình văn thư trong nội dung làm việc của mình Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc làm rất cần thiết Về cơ sở hạ tầng từ khi mới thành lập Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá đã gặp nhiều thiếu thốn về nhà để tài liệu, chỗ làm việc cho cán bộ công nhân viên còn thiếu thốn, với sự quan tâm của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗ lực phân đấu của công tác văn thư, đến nay Uỷ ban đã được trang bị các thiết bị làm việc tương đối đầy đủ Trong mỗi phòng ban đều có lắp đặt máy vi tính Pentium IV được nối mạng, một quạt thông gió, một máy điện thoại được nối mạng rộng ra ngoài Văn phòng hành chính văn thư được trang bị cho mỗi phòng từ 1 đến 2 máy vi tính và một máy in Trang bị, hai máy photocopy cho văn thư, các phòng đều có điện thoại … các máy tính đều được nối mang với nhau và được kết nối mạng Internet và có tốc độ xử lý cao để đảm bảo công việc được xử lý nhanh chóng thuận tiện Những trang thiết bị khác nh nhà cửa trụ sở được bố trí rộng rãi đảm bảo điều kiện làm việc cho các cán bộ, nhân viên tương đối tốt, dụng cụ văn phòng phẩm được cung cấp kịp thời đủ nhu cầu Công tác kiểm tra đối với công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá như sau: Uỷ ban xã đã tổ chức kiểm tra theo định kỳ, (Sáu tháng một lần) Mỗi lần kiểm tra để làm sáng tỏ kết quả đã đạt được trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ của cơ quan Qua sự kiểm tra này để đánh giá các đường lối đưa ra về công tác văn thư có đúng hay không để kịp thời sửa đổi sát với thực tế Khi kiểm tra có thể xây dựng được các bản hướng dẫn, chỉ đạo một cách sát thực với hoạt động của cơ quan Mỗi lần kiểm tra thì cấp trên sẽ kiểm tra về chất lượng xử lý thông tin của cơ quan nh thế nào? Kiểm tra toàn bộ tổng hợp thông tin có đúng hay không Kiểm tra văn bản có đúng thể thức hay không và kiểm tra độ chính xác của thông tin CHƯƠNG III THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN I NHỮNG THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN QUA ĐỢT THỰC TẬP Qua một tháng rưỡi thực tập tại uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá là một thời gian thật bổ Ých đối với tôi Có thể nói đây là một bước khởi đầu quan trọng giúp tôi trưởng thành hơn, tự tin hơn trong công việc sau này Được thực tập tại đây là niềm vui lớn và là dịp tốt để tôi được làm việc cùng các cô, các anh, chị là những người có chuyên môn và trình độ, có nhiều kinh nghiệm cùng với tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Tôi đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý giá từ chị Nguyễn Thị Nhậm người trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo tôi Đó là cách soạn thảo nhanh và trình bày một văn bản sao cho đẹp và đúng thể thức, là cách tạo lập và bố trí một bảng dữ liệu hay căn chỉnh dữ liệu, thật cân đối trước khi in là cách đóng dấu sao cho cân, và hợp lý nhanh Bằng sự cố gắng, nỗ lưc của bản thân, tôi đã tận dụng một cách triệt để những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, đồng thời củng cố kiến thức sẵn có và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc cũng như những kiến thức mới Hơn thế nữa tôi còn tạo lập kỹ năng nghiệp vụ trong công việc còng nh trong giao tiếp của mình để vững chắc bước vào công việc sau này Nói tóm lại, quá trình thực tập vừa qua của tôi tại Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá đã thành công tốt đẹp và tôi cảm thấy mình thật may mắn khi được nhận vào đây II NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ 1 Nhận xét a Ưu điểm Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá đã nhanh chóng nắm bắt được xu hướng phát triển của nền kinh tế thị trường để đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong công tác văn bản - Mét số công việc thủ công đã được loại bá - Công tác soạn thảo văn bản có sự cải tiến rõ rệt về nội dung và hình thức, Do đó tiết kiệm được thời gian và sức lao động - Việc tính toán trở nên chính xác, đơn giản và nhanh chóng, hiệu quả - Công tác xử lý, thu thập, quản lý, lưu trữ các văn bản được thực hiện một cách chặt chẽ an toàn và tuyệt đối - Việc quản lý và điều hành công tác văn phòng đã thuận lợi hơn và có hiệu quả hơn b Hạn chế Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá vẫn còn một số những hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ: - Trình độ nhân viên chưa đồng đều gây ảnh hưởng đến tính thống nhất trong việc giải quyết công việc - Xử lý thông tin và xử dụng tin chưa thật khoa học hợp lý - Chưa ứng dụng được các phần mềm tối ưu trong công tác quản lý - Trang thiết bị văn phòng chưa thật đồng bộ - Văn bản chỉ đạo về công tác văn bản văn thư chưa ban hành - Văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ chưa có - Công tác chỉnh lý tài liệu khoa học chưa có, tồn tại những hạn chế đó là do nguồn kinh phí, bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa quan sát sao trong quản lý, chưa ưu tiên giải quyết những vấn đề nảy sinh trong công tác văn thư, lưu trữ hay còn gọi là văn phòng 2 Kiến nghị Dùa trên những nhận xét trên, sau đây tôi xin đưa ra những giải pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ: a Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin Để giúp cho công tác văn thư, lưu trữ trong uỷ ban từng bước hiện đại hoá, một trong những biện pháp quan trọng là đưa công nghệ tin học và ứng dụng một cách đồng bộ Tăng mức độ tự động hoá công tác, văn thư, lưu trữ sẽ tạo ra mức thay đổi không chỉ ở mức độ kỹ thuật mà còn thay đổi thãi quen tác phong làm việc, mối quan hệ giữa các thành viên với nhau trong công tác văn thư, lưu trữ Với khả năng nguồn lực kinh tế nh hiện nay uỷ ban nên trang bị cho văn phòng hệ thống máy văn phòng một cách đồng bé nh: trang bị thêm máy vi tính, máy điều hoà, bình nước điện … để hỗ trợ thêm cho công việc Thay thế một số máy in tốc độ chậm, mua thêm 1 máy photocopy hiện đại cao tốc độ cao b Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý và nâng cao nghiệp vụ của cán bộ văn thư - lữu trữ Văn thư lữu trữ với vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp - mét khâu then chốt tạo ra sự năng động của mỗi đơn vị Do đó, văn phòng nhất thiết phải được đổi mới Đổi mới phải khoa học, có hệ thống Đổi mới cơ cấu bộ máy quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc: + Tính tôi ưu: giữa khâu, các cấp quản lý phải được tổ chức mối quan hệ hợp lý để đảm bảo các cấp quản lý mang tính năng động và đi sâu vào phục vụ cho hoạt động công tác + Tính linh hoạt, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thích ứng linh hoạt với mọi tình huống trong và ngoài hệ thống: + Tính kinh tế: gọn nhẹ sử dụng kinh phí Ýt nhất và mang lại hiệu quả cao nhất Muốn xây dựng một bộ máy quản lý của uỷ ban gọn nhẹ, có hiệu quả thì trong thời gian trước mắt cần phải từng bước cơ giới hoá các tác nghiệp sau: + Tác nghiệp văn thư: sử dụng máy móc phong bì thay thay tay dán tự động, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ… + Tác nghiệp sao in: sử dụng máy đánh chữ, máy đánh chữ tự động, máy sao chụp điện Mặt khác trình độ cán bộ phải được tiếp tục nâng cao Đào tạo đội ngò cán bộ, một cách đồng đều cập nhật những kiến thức mới, có thể cắt giảm cán bộ có năng lực trình độ kém không đáp ứng được yêu cầu c Tạo các động lực, cá nhân chủ động hoàn thiện nhiệm vụ Trong những biện pháp chủ yếu đó là kích thích tinh thần làm việc, không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ Tinh thần làm việc của cán bộ có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc, vì thế cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi và lợi Ých của họ Nhân tố môi trường cũng ảnh hưởng tới hiệu quả công việc, cán bộ làm việc trong văn phòng chiếm thời gian là 8 tiếng liên tục Do đó phải đảm bảo trật tự theo nguyên tác tôn trọng lẫn nhau, công việc văn phòng rất phức tạp, nên công tác quản lý phải hợp lý có phương pháp sử dụng lao động tốt Tạo môi trường để cán bộ có đủ sự khoan khoái, hứng thó trong công việc tăng năng suất lao động Uỷ ban cần bố trí các phòng một cách hợp lý khoa học gọn gàng thoáng mát, sắp xếp văn phòng sao cho việc trao đổi giữa các cán bộ với nhau thuận tiện d Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Con người làm việc để mong đảm bảo được cuộc sống hằng ngày Vì vậy để cán bộ phát huy hết năng lực của mình thì đơn vị phải tạo cho họ tâm lý là những công việc họ làm được trả công thích đáng Do vậy uỷ ban phải đặc biệt chú ý đến công tác này, đảm bảo sự công bằng, những cán bộ đảm nhiệm công việc nhiều hàm lượng chất xám cao thì được hưởng tiền lương, tiền thưởng cao … và ngược lại Hàng tháng phải tổ chức bình xét thi đua của các cán bộ, những cán bộ hoàn thành nhiệm vụ ở mức khác nhau có như vậy mới khuyến khích được các cán bộ tích cực trong công việc Đối với những cán bộ có những sáng kiến đem lại hiệu quả cao sẽ nên được thưởng kịp thời để động viên và mức thưởng có thể là 200.000đ KẾT LUẬN Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá là một tổ chức sự nghiệp của Nhà nước, được thực tập tại đây là một niềm vui lớn của tôi vì tôi cảm thấy rằng công việc ở đây hoàn toàn phù hợp với mình Hơn thế nữa tôi còn được tạo điều kiện rất nhiều trong công việc để có thể bộc lé khả năng của mình cũng như học hỏi nhiều hơn những điều chưa biết Những điều đã làm cộng với kinh nghiệm học tập từ phía Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá có thể là chưa đủ nhưng nó đã giúp tôi tìm hiểu và nắm bắt được nhiều điều quan trọng Song đôi khi có những thiếu sót, khuyết điểm là không tránh khỏi Nhưng mặc dù vậy tôi vẫn thấy rằng những mục tiêu mà mình đặt ra đã hoàn thành tốt Tóm lại, bản báo cáo này của tôi là cả quá trình đúc kết trong một tháng rưỡi thực tập vừa qua Đó là những điều tôi viết ra dùa trên lý thuyết học tập ở trường và công việc thực tập tại Uỷ ban Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích xây dựng báo cáo có nhiều thiếu sót, vậy mong được sự góp ý của thầy, cô và các bạn Qua đây tôi nhận thấy rằng đợt thực tập tốt nghiệp lần này thực sự là bổ Ých giúp cho sinh viên thâm nhập và khảo sát được công việc còng nh học hỏi thêm được tinh thần, trách nhiệm trong công việc Hơn thế nữa đây cũng là dịp để cho sinh viên trau rồi kiến thức Vững vàng hơn khi bước vào công việc sau này Một lần nữa tôi xin được chân thành cảm ơn Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá đã tạo điều kiện cho tôi được về thực tập tại Uỷ ban Đặc biệt tôi xin cảm ơn chị Nguyễn Thị Nhậm - Trưởng ban văn phòng đã giúp tôi hoàn thành tốt đợt thực tập vừa qua Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường Đào tạo, Bồi dưỡng cán bộ, công chức - giao thông vận tải đã giúp chúng tôi có điều kiện được tiếp xúc với công việc thực tế và tôi cũng đặc biệt cảm ơn thầy giáo PGS.TS Phạm Kiên Cường đã giúp tôi hoàn thành tốt bản báo cáo thực tập này Sinh viên Nguyễn Văn Khánh 2 Sơ đồ tổ chức văn phòng Tr­ëng ban NguyÔn ThÞ NhËm C¸n bé §ç H­¬ng Chµ C¸n bé Phan V¨n Long C¸n bé NguyÔn ThÞ H¶o 4 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đến a Mẫu sổ và cách đăng ký văn bản đi Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc (Tªn c¬ quan) Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i N¨m:…………… Tõ ngµy………… ®Õn ngµy……………… Tõ sè: …………….®Õn sè ……………… QuyÓn sæ Phần đăng ký văn bản gồm 8 cột Sổ ký Ngày Tên loại và Người Nơi Đơn vị hoặc Số lượng hiệu tháng thích yếu nội ký nhận người nhận 2 dung 3 5 bản lưu 6 1 4 7 Ghi chó 8 b Mẫu sổ và cách đăng ký văn bản đến Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc (Tªn c¬ quan) Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn N¨m:…………… Tõ ngµy…………….®Õn ngµy……………… Tõ sè: ………………®Õn sè ……………… QuyÓn sæ Phần đăng ký văn bản gồm 10 cột Sổ đến Nơi gửi Sổ ký Ngày Tên loại Lưu hồ Nơi nhận đến 1 Ngày văn hiệu tháng và trích sơ và người 2 bản 3 4 văn bản 5 yếu ND 6 7 nhận 8 Ký Ghi chó 9 10 5 Mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ TB Uỷ ban nhân dân huyện Đông Anh Cặp hồ sơ Hồ sơ số 01 Năm 1995 Huyện Đông Anh về quy định thực hành 1996 tiết kiệm chống lãng phí năm 1995-1996 Tóm tắt dự án xây dựng tiềm lực Trường 1995 Khu vực trung học phổ thông và dự án thiết bị cho 02 Tiêu đề Hồ sơ Công văn quyết định của uỷ ban nhân dân Ghi chó 1996 2 Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá năm 03 1995-1996 Hồ sơ V/V thực hiện đề án thiết bị thí 1996 nghiệm thực hành Trường phổ thông trung 04 học Đông Anh 1 năm 1996 Tập quết định, tờ trình công văn của uỷ 1996-1997 ban nhân dân huyện Đông Anh V/V phế chuẩn thiết kế KTTC và dữ đoán kết quả đàm phán Dự án đầu tư thiết bị giai đoạn 05 năm 1996-1997 Hồ sơ V/V mở thầu phê duyệt kết quả đấu 1996 06 thầu dự án mở rộng nhà máy bia Dự thảo quy mô trung tâm thực nghiệp và 1997 1997 phát triển công nghệ - dịch vụ của uỷ ban 07 nhân dân xã Tàm Xá năm 1997 Công văn trao đổi V/V phê duyệt hợp 1997 đồng dự án đầu tư trang thiết bị thế nghiệm, thực hành uỷ ban nhân dân xã Cổ 08 Dương năm 1997 Tập công văn của các uỷ ban xã về kết quả 1997 09 đấu thầu mua sắm thiết bị năm 1997-1998 Dự án đầu tư xây dựng phát triển phần 1998 2001 mềm cho các uỷ ban năm 2001 6 BẢN DANH MỤC HỒ SƠ UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Nam HUYỆN ĐÔNG ANH Độc lập - Tù do - Hạnh phóc UỶ BAN NHÂN DÂN Xà TÀM XÁ DANH MỤC HỒ SƠ Năm: 2005 Sè ký hiệu Tiêu đề Hồ Thời hạn bảo Cơ quan đơn Ghi chó Hồ sơ 1 sơ 2 quản 3 vị lập Hồ sơ 4 5 7 Văn bản do sinh viên thực tập soạn thảo UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Nam Xà TÀM XÁ Độc lập - Tù do - Hạnh phóc GIẤY MỜI UỶ BAN NHÂN DÂN Xà TÀM XÁ - ĐÔNG ANH - HÀ NỘI Trân trọng kính mời ông: Nguyễn Tuấn Du Chức vụ: Trưởng ban chỉ huy quân sù : Trëng ban chØ huy qu©n sù Đúng: 8 giê 30 phót ngày 12 tháng 5 năm 2005 : 8 giê 30 phót ngµy 12 th¸ng 5 n¨m 2005 Đến dự: Triển khai kế hoạch hộ nghèo giai đoạn 2005-2006 TriÓn khai kÕ ho¹ch hé nghÌo giai ®o¹n 2005-2006 Địa điểm: Tại Hội trường uỷ ban nhân dân xã : T¹i Héi trêng uû ban nh©n d©n x· Tàm Xá Kính mong đại biểu đến đúng giê TM UBND Xã Tàm Xá Chủ tịch Nguyễn Hữu Khiêm : UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Nam Xà TÀM XÁ Độc lập - Tù do - Hạnh phóc sè ……/CV-VP Tàm Xá, ngày… tháng…….năm 2006 V/V Báo cáo tình hình Đại hội của HTX Tàm Xá Kính gửi: - UBND Huyện Đông Anh - Phòng kế hoạch - kinh tế và PTNT Huyện Đông Anh Thực hiện hướng dẫn số 193/HĐ ngày 14/12/2004 của phòng kế hoạch kinh tế và phát triển nông thôn Huyện Đông Anh về việc khoá sổ kế toán và tổ chức Đại hội thường kỳ các hợp tác xã Ngay sau khi có hướng dẫn của phòng kế hoạch kinh tế, Hợp tác xã Tàm Xá báo cáo Đảng uỷ, Hội đồng nhân dân - uỷ ban nhân dân xã về công tác kiểm tra tài sản, vốn quý và triển khai công tác Đại hội thường kỳ Hợp tác xã năm 200.4 Tại các hội nghị đội sản xuất BQT-HTX đã thông qua dự thảo báo cáo tổng kết bổ sung phương án sản xuất kinh doanh của Hợp tác xã ngày 29/3/2005 Hợp tác xã Tàm Xá đã tổ chức Đại hội thường kỳ Hợp tác xã năm 2004 Tại đại hội các đại biểu xã viên đã biểu quyết thông qua các báo cáo của BQT - BKS hợp tác xã và bổ sung phương án sản xuất kinh doanh của hợp tác xã Sau khi Hợp tác xã tổ chức đại hội xong Đảng uỷ - Uỷ ban nhân dân xã nhận thấy trong công tác chuẩn bị Đại hội hợp tác xã Tàm Xá chưa bám sát và thực hiện theo quy định 177/CP về tỷ lệ triệu tập đại biểu, xã viên về dự đại hội mà chỉ dùa theo hướng dẫn của phòng kế hoạch kinh tế và phát triển nông thôn Huyện Với tình hình thực tế của các hợp tác xã trên địa bàn xã Tàm Xá hiện nay đang lúng túng và gặp khó khăn trong việc phát triển nghành nghề kinh doanh, trong lúc diện tích đất nông nghiệp của xã ngày bị thu hẹp Để đảm bảo việc duy trì hoạt động và phát triển kinh doanh - dịch vụ của Hợp tác xã, Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá kính đề nghị Uỷ ban nhân dân Huyện, phòng kế hoạch - kinh tế và phát triển nông thôn của Huyện quan tâm tạo điều kiện phê chuẩn sửa đổi điều lệ và bổ sung đăng ký kinh doanh của Hợp tác xã Tàm Xá, vậy kính mong Uỷ ban nhân dân Huyện xem xét giúp đỡ Chúng tôi xin chân thành cảm ơn! Nơi nhận TM UBND Xà TÀM XÁ - UBND Huyện CHỦ TỊCH - Phòng KH-HT (dấu) - Đảng uỷ, HĐND - Lưu văn phòng Nguyễn Hữu Khiêm UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Nam Xà TÀM XÁ Độc lập - Tù do - Hạnh phóc sè ……/VP-UB Tàm Xá, ngày… tháng…….năm 2006 V/V: Mua công trái xây dựng tổ quốc công trái giáo dục năm 2006 Kính gửi: - Công ty xây dựng số I - Tổng công ty ĐT PTH Thực hiện kế hoạch số 300/KH - UB của UBND Huyện Đông Anh về việc tổ chức triển khai vận động mua công trái xây dựng tổ quốc - công trái giáo dục năm 2005 trên địa bàn Huyện Đông Anh - Căn cứ quyết định số 884/QĐ- UB về việc giao chỉ tiêu vận động của Huyện Đông Anh cho xã Tàm Xá là 300.000.000 đồng (ba trăm triệu đồng) Xét tình hình vận động trên địa bàn xã Tàm Xá, UBND xã Tàm Xá, đề nghị các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, dự án, trên địa bàn xã tham gia mua công trái giáo dục nhằm đảm bảo đạt chỉ tiêu của Huyện giao cho xã Tàm Xá * Địa điểm : Hội trường UBND xã Tàm Xá * Thời gian (01 ngày) : 8h đến 16h ngày 25 tháng 05 năm 2006 Nhận được công văn này đề nghị các đồng chí lãnh đạo cơ quan, đơn vị xem xét tình hình thực tế, ủng hộ mua công trái với số lượng cao nhất nhằm giúp cho sự nghiệp giáo dục nước ta ngày càng phát triển Nơi nhận TM UBND Xà TÀM XÁ - Nh trên CHỦ TỊCH - Lưu văn phòng Nguyễn Hữu Khiêm MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1 CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN Xà TÀM XÁ VÀ VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN Xà TÀM XÁ 3 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá 3 3 1 Chức năng 3 3 2 Nhiệm vụ và quyền hạn 3 3 3 Cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá 4 .4 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng hành chính 7 7 1 Chức năng 7 7 2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7 7 3 Cơ cấu tổ chức văn phòng hành chính 8 .8 4 Thái độ và tinh thần làm việc của cán bộ trong cơ quan8 8 CHƯƠNG II: QUÁ TRÌNH KHẢO SÁT, THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN Xà TÀM XÁ 10 I Công tác văn thư 10 10 1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá 10 10 2 Công tác soạn thảo văn bản 12 12 3 Quản lý văn bản 18 18 4 Quản lý con dấu 21 21 5 Lập Hồ sơ hiện hành 21 .21 6 Trực điện thoại 25 .25 II Quản trị văn phòng 25 25 1 Mô hình văn phòng 25 .25 2 Tổ chức lao động khoa học văn phòng 26 26 III Công tác lưu trữ 29 .29 1 Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ 29 29 2 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu 29 29 CHƯƠNG III: THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN 30 30 I Những thu hoạch của bản thân qua đợt thực tập 30 30 II Nhận xét, kiến nghị 30 30 1 Nhận xét 30 .30 2 Kiến nghị 31 31 KẾT LUẬN 34 34 ... CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN Xà TÀM XÁ VÀ VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH CỦA UỶ BAN Xà TÀM XÁ I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN Xà TÀM XÁ Chức Uỷ ban nhân dân xã. .. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN Xà TÀM XÁ VÀ VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN Xà TÀM XÁ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức uỷ ban. .. địa phương * Uỷ ban nhân dân xã, Tàm Xá cịn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành địa phương Cơ cấu tổ chức uỷ ban nhân dâ xã Tàm Xá * Giới thiệu cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá có chủ