TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM LỚP VB17QT002 PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÁC TỔ CHỨC GVHD: ThS.Nguyễn Văn Chương NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 10 Tp.Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 03 năm 2015 MỤC LỤC GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương Trang 2 GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương 1. BẢN CHẤT CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1.1. Khái niệm Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc. 1.2. Nhiệm vụ và mục đích Có 3 nhiệm vụ chủ yếu trong việc phân tích công việc: - Định nghĩa về công việc một cách hoàn chỉnh và chính xác; - Mô tả các nhiệm vụ, trách nhiệm và các tiêu chuẩn hoàn thành công việc; - Xác định yêu cầu của công việc. Các thông tin thu thập được khi phân tích công việc được dùng để lập ra: Bản mô tả công việc; Bản tiêu chuẩn công việc. a) Bản mô tả công việc Là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó. b) Bản tiêu chuẩn công việc Là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc. Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. 1.3. Ý nghĩa của việc phân tích công việc - Cung cấp một khối lượng thông tin nhất định về yêu cầu, đặc điểm công việc ( tài lực, vật lực, nhân lực) - Tạo cơ sở cho sự phối hợp giữa các bộ phận - Giúp đánh giá nhân viên, kích thích sự sáng tạo, tạo thuận lợi cho tuyển dụng - Phân tích công việc giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động doanh nghiệp 1.4. Tác dụng Trang 3 GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương - Bảo đảm thành công trong việc thuyên chuyển, thăng thưởng, sắp xếp nhân viên - Giảm bất bình đẳng về mức lương, tạo kích thích lao động - Qua việc tiêu chuẩn hoá công việc, giúp tiết kiệm thời gian qua việc lập thời gian biểu công việc - Giảm bớt số người cần thay thế do thiếu hiểu biết về công việc - Giúp cấp quản lý, quản trị và nhân viên hiểu nhau hơn 2. NỘI DUNG CỦA HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 2.1. Nội dung Thành phần tham gia vào phân tích công việc tối thiểu phải có nhà phân tích, công nhân và cấp quản trị trực tiếp như quản đốc hay trưởng phòng. Trong các tổ chức lớn, thường có một hay nhiều nhà phân tích nhưng đối với các cơ quan nhỏ thì cấp quản đốc chịu trách nhiệm việc phân tích này. Các công ty thiếu chuyên viên có thể nhờ các chuyên viên tư vấn bên ngoài giúp. Trước khi thực hiện phân tích công việc, nhà phân tích phải nghiên cứu kỹ công việc càng nhiều càng tốt bằng cách xem lại sơ đồ tổ chức, nói chuyện với các cá nhân quen thuộc với công việc đó. Trước khi bắt đầu, các quản đốc hay trưởng phòng nên giới thiệu chuyên viên phân tích với công nhân, và giải thích lý do của việc phân tích công việc. Mặc dù thái độ của công nhân không ảnh hưởng gì nhà phân tích, nhưng nhà phân tích phải cố gắng tạo ra một mối tin tưởng hỗ tương với công nhân. Thất bại trong việc này dễ làm trì trệ công việc. 2.2. Quy trình phân tích công việc Tiến trình phân tích công việc thường được nhà phân tích tiến hành theo sáu bước sau đây: Trang 4 Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông n phân ch công việc Bước 2: Thu thập thông n cơ bản Bước 3: Lựa chọn các công việc êu biểu Bước 4: Thu thập thông n phân ch công việc Bước 5: Kiểm tra lại thông n với các thành viên Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản êu chuẩn công việc GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc Cần phải xác định được mục đích sử dụng thông tin chúng ta mới xác định được phương pháp thu thập thông tin. Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản Bước kế tiếp nhà phân tích xem xét lại thông tin cơ bản như sơ đồ tổ chức, sơ đồ tiến trình công việc và bản mô tả công việc hiện có, nếu có. Sơ đồ tổ chức cho ta biết công việc này có liên hệ với các công việc khác như thế nào, chức vụ và tuyến quyền hạn. Sơ đồ tiến trình công việc hay còn gọi là sơ đồ luồng công việc hoặc lưu chuyển đồ giúp nhà phân tích hiểu rõ và chi tiết từ đầu vào đến đầu ra. Sau cùng bản mô tả công việc hiện có, nếu có sẽ giúp chúng ta xây dựng lại một bản mô tả công việc hoàn chỉnh hơn. Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu Trang 5 GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự như nhau. Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát. Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên Cần kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin đã thu thập được với các công nhân đảm nhận công việc đó và cấp quản trị trực tiếp của đương sự. Điều này giúp đạt được sự đồng tình của đương sự về bản phân tích công việc bởi vì họ có cơ hội duyệt xét lại chính công việc mà họ thực hiện. Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát công việc đó. Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc Sau khi hoàn thành bản phân tích công việc, nhà quản trị phải soạn thảo hai tài liệu là bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc. 2.2.1. Bản mô tả công việc Một bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó. a) Ý nghĩa của bản mô tả công việc: - Để mọi người biết họ cần phải làm gì - Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó - Công việc không bị lặp lại do một người khác làm - Tránh được các tình huống va chạm - Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì Trang 6 GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương b) Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có: Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả đều gồm các thông tin sau: - Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: Thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì, v.v. - Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó. Xác định phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic. - Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc), những kĩ năng về thể chất và điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc. - Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào. Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã loại bỏ được yếu tố không rõ ràng này. c) Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: Bước 1: Lập kế hoạch Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá? - Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ) - Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm) - Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra) Bước 2: Thu thập thông tin Trang 7 GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ. Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc Điều này nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc. Bản mô tả công việc có thể do người làm công việc đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với người đảm đương công việc. Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bản mô tả công việc. Người làm công việc đó và người giám sát hoặc người quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi người làm công việc đó gặp phải những vấn đề cần giải quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau. 2.2.2. Bản tiêu chuẩn công việc Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú. Những yêu cầu chung của bản tiêu chuẩn công việc là: - Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua - Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp - Trình độ ngoại ngữ: Cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết - Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được - Tuổi đời, sức khoẻ, ngoại hình, năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt - Hoàn cảnh gia đình, tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân - Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc 3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Trang 8 GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương 3.1. Mục đích phân tích công việc Phân tích công việc là một công cụ mang tính quyết định hiệu quả quản lý nguồn nhân lực mà mỗi nhà quản lý cần phải chú trọng thực hiện. - Đề ra tiêu chuẩn tuyển dụng - Phân công, bố trí nhân viên - Thiết kế chương trình đào tạo - Đánh giá năng lực thực hiện công việc - Cải thiện điều kiện làm việc - Định giá công việc - Trả công khen thưởng Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của một công việc nào đó, mối tương quan của công việc này với công việc khác, kiến thức kĩ năng cần thiết, các điều kiện làm việc, v.v. Từ đó, nhà quản trị sẽ biết tuyển chọn người phù hợp hoặc đào tạo những nhân viên trong chính công ty mình để thực hiện công việc. Phân tích công việc cũng cung cấp những thông tin cần thiết qua bản mô tả công việc để đánh giá tình hình thực hiện công việc được chính xác, từ đó trả thù lao cho người lao động một cách công bằng, xứng đáng. 3.2. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong doanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp. - Cấp độ cơ cấu vĩ mô: Sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân trong công ty - Cấp độ vi mô: Quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà các cá nhân trong công ty - Hệ thống bổ trợ: Bao gồm hệ thống điều hành của tổ chức, quá trình quản lý sự phát triển của công ty, văn hoá công ty và hệ thống quản lý Trang 9 GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương hoạt động Cấu trúc doanh nghiệp sẽ tác động đến: - Việc điều chỉnh cơ cấu hoạt động: Các mục tiêu chiến lược, chủng loại sản phẩm, địa bàn hoạt động, v.v. - Việc phân công chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận, các cấp quản lý, các chức danh, v.v. - Cơ cấu thể chế: các cơ chế, chính sách thông qua sự rà soát, thay đổi hợp lý hóa từ các quy trình công việc đến các quy chế, quy định - Cơ cấu nguồn lực: đầu tư tạo lập các nguồn lực và phân bổ sử dụng các nguồn lực hợp lý 3.3. Cơ sở vật chất, nguồn tài chính của doanh nghiệp Các hoạt động nghiên cứu tài chính trong doanh nghiệp hay phân tích tài chính nội bộ giúp nhà quản trị doanh nghiệp hoàn thành nhiều mục tiêu khác nhau như tạo công ăn việc làm cho người lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hoá dịch vụ, hạ chi phí sản xuất và bảo vệ môi trường. Doanh nghiệp chỉ có thể đạt được mục tiêu này khi doanh nghiệp kinh doanh có lãi và thanh toán được nợ. Người lao động có nhu cầu thông tin cơ bản về tình hình tài chính doanh nghiệp vì nó liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm, đến khách hàng hiện tại và tương lai của họ. Việc thường xuyên tiến hành phân tích tình hình tài chính sẽ giúp doanh nghiệp thấy được thực trạng hoạt động tài chính, từ đó xác định được nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng đến từng hoạt động kinh doanh. Trên cơ sở đó có những biện pháp hữu hiệu và ra các quyết định cần thiết để nâng cao chất lượng công tác quản lý kinh doanh. Thực hiện đãi ngộ tài chính tốt sẽ góp phần đạt mục tiêu thu hút và giữ chân nhân sự. 3.4. Nhân sự, đối tượng thực hiện phân tích, đối tượng được phân tích - Kiến thức - Khả năng - Kỹ năng - Khả năng giao tiếp - Kinh nghiệm Trang 10 [...]... hỏi tự luận Câu 1: Phân tích công việc là gì? Tại sao nói phân tích công việc là công cụ cơ bản nhất của Quản trị nhân lực trong một tổ chức? Trả lời: Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc Trang 19 GVHD:... Chương Phân tích công việc là công cụ cơ bản nhất của Quản trị nhân lực trong một tổ chức vì: - Phân tích công việc cung cấp thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao, các loại máy móc, dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công - việc, các mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp khi thực hiện công việc Không biết phân. .. tiếp và người thực hiện công việc và sẽ có những vai trò cụ thể như sau: - Chuyên gia nhân lực: quan sát, phân tích công việc, phác thảo bản mô - tả công việc và bản tiêu chuẩn nhân viên Giám sát trực tiếp và người thực hiện công việc: liệt kê các hoạt động, điền vào bản câu hỏi, xem xét và góp ý cho bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn nhân viên Câu hỏi 4: Tác dụng của phân tích công việc Trả lời: Phân. .. việc tại các tổ chức ? Những đối tượng nào sẽ tiến hành phân tích công việc? Trả lời: Phân tích công việc tại các tổ chức để : - Đề ra tiêu chuẩn tuyển dụng Phân công, bố trí nhân viên Thiết kế chương trình đào tạo Đánh giá năng lực thực hiện công việc Cải thiện điều kiện làm việc Định giá công việc Trả công khen thưởng Những đối tượng sẽ tiến hành phân tích công việc bao gồm: chuyên gia nhân lực, giám... Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách... một công việc b Cách thức tuyển chọn, bố trí nhân sự c Giúp mở rộng thị phần và tăng doanh số d Cả a và b đều đúng Câu 7: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin là bước thứ mấy trong trình tự thực hiện phân tích công việc? a Bước 3 b Bước 4 c Bước 5 d Bước 6 Câu 8: Kết quả của việc phân tích công việc được thể hiện qua: a Bản mô tả công việc b Bản phân công công việc c Bản tiêu chuẩn thực hiện. .. thập thông tin phân tích công việc (4) chọn lựa phần việc đặc trưng để phân tích công việc (5) kiểm tra lại mức độ chính xác của thông tin (6) xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc c (1) thu thập các thông tin cơ bản có sẵn (2) thu thập thông tin phân tích công việc (3) xác định mục đích của phân tích công việc (4) chọn lựa phần việc đặc trưng để phân tích công việc (5) kiểm tra... của phân tích công việc  (2) thu thập các thông tin cơ bản có sẵn  (3) chọn lựa phần việc đặc trưng để phân tích công việc  (4) thu thập thông tin phân tích công việc  (5) kiểm tra lại mức độ chính xác của thông tin  (6) xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc b (1) xác định mục đích của phân tích công việc  (2) thu thập các thông tin cơ bản có sẵn (3) thu thập thông tin phân. .. Tiến trình của ………… giúp cho các nhà điều hành phân tích điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn khi thực hiện công việc a Phân tích công việc b Sắp đặt công việc c Thiết kế công việc d Liệt kê chi tiết công việc Câu 3: Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc gồm bao nhiêu bước? a 4 bước b 5 bước c 6 bước d 7 bước Trang 22 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương Câu 4: Ai cần kết quả phân tích. .. nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc a Phân tích công việc b Bản mô tả công việc c Bản tiêu chuẩn công việc d Liệt kê chi tiết công việc Trang 24 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương Câu 13: Phương pháp quan sát thường được áp dụng cho nhân viên nào trong công ty a Các nhân viên hành chính b Các nhân viên kỹ thuật c Các công nhân làm việc tay chân d Một . theo yêu cầu của công việc 3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Trang 8 GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương 3.1. Mục đích phân tích công việc Phân tích công việc là một công cụ mang. KINH TẾ TP.HCM LỚP VB17QT002 PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÁC TỔ CHỨC GVHD: ThS.Nguyễn Văn Chương NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 10 Tp.Hồ Chí Minh, ngày. giới thiệu chuyên viên phân tích với công nhân, và giải thích lý do của việc phân tích công việc. Mặc dù thái độ của công nhân không ảnh hưởng gì nhà phân tích, nhưng nhà phân tích phải cố gắng tạo