Lời Cám Ơn Lời chúng em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc thầy Vũ Nhật Tân, người thầy dạy dỗ, hướng dẫn chúng em tận tình, truyền đạt học quý báu cho chúng em suốt tuần học vừa qua Thầy giúp chúng em biết nhiều môn “Quản trị hành văn phịng”, hiểu cách khái qt quản trị hành văn phịng: quản trị cơng việc hành chính: giao tiếp, lễ tân; quản trị cơng việc văn phịng:cơng tác lưu trữ văn thư, soạn thảo văn bản,… Hơn nữa, thầy cho chúng em làm việc nhau, tạo môi trường học tập thuận lợi giúp chúng em nâng cao kỹ làm việc nhóm, hiểu rõ Xin thầy nhận chúng em lòng biết ơn chân thành sâu sắc Qua chúng em xin cảm ơn đến gia đình tạo điều kiện cho chúng em học tập môi trường này, môi trường động Chúng em xin cảm ơn bạn học lớp giải đáp thắc mắc, thảo luận vấn đề thắc mắc suốt trình học, giúp cho chúng em hiểu rõ mơn học “ Quản trị hành văn phịng” Chúng em xin chân thành cám ơn NHẬN XÉT CỦA THẦY VỀ ĐỀ TÀI MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần 1: Mơ hình quản lý lễ tân khách sạn Bamboo village Beach Reort & Spa I Cơ cấu tổ chức phận lễ tân Bamboo Village Beach Resort & Spa Sơ đồ cấu phận lễ tân Chức nhiệm vụ phận lễ tân a Trưởng lễ tân b Bộ phận đặt buồng c Bộ phận đón tiếp 10 d Bộ phận thu ngân kiểm toán đêm 11 II Đánh giá quy trình phục vụ khách phận lễ tân khách sạn 12 Quy trình phục vụ khách trước khách đến 12 Quy trình phục vụ khách tới làm thủ tục nhập khách 12 Quy trình phục vụ khách thời gian lưu trú khách sạn 14 a Giao nhận chìa khóa buồng khách 15 b Cung cấp thông tin cho khách 15 c Dịch vụ điện thoại 16 d Báo thức khách 17 f Chuyển buồng 17 g.Tặng quà sinh nhật khách 18 h Nhận chuyển yêu cầu khách cho phận liên quan 18 i Các dịch vụ bổ trợ khác 19 j Giải phàn nàn khách 20 Quy trình khách rời khách sạn(thanh tốn tiễn khách)check out 20 a Công việc chuẩn bị toán tiễn khách 20 a.1 Khẳng định lại việc khách trả buồng 20 a.2 Thông báo trả buồng với phận khác khách sạn 21 a.3 Chuẩn bị hồ sơ toán trước cho khách 21 a.4 Kiểm tra số tiền đặt cọc khách 22 b Trình tự toán cho khách 22 c Sau khách trả buồng rời khách sạn 23 Phần 2: Mô hình cơng tác hành văn phịng lưu trữ văn thư công ty xây dựng 118 24 I Quản trị cơng việc hành 24 Tổ chức tiếp đãi khách 24 a Tổ chức tiếp khách công ty 24 b Tổ chức buổi hẹn 24 Tổ chức hội nghị 25 a Lập kế hoạch hội nghị 25 b Chuẩn bị hội nghị 26 c Tiến hành hội nghị 27 Tổ chức chuyến công tác 27 a Tổ chức chuyến công tác cho giám đốc 27 b Lập kế hoạch chuyến công tác 28 c Chuẩn bị cụ thể chuyến công tác 28 II.Công tác lưu trữ 29 Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ công ty 29 Xác định giá trị tài liệu 29 Bảo quản tài liệu lưu trữ 30 IV.Công tác văn thư 30 Qúa trình hình thành văn 30 Tình hình ban hành văn 31 a Trình tự soạn thảo văn 31 b Thủ tục trình ký 32 Tổ chức quản lý giải văn 33 Tổ chức quản lý giải văn đến 36 Lập hồ sơ hành 40 Tình hình quản lý sử dụng dấu công ty 41 LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, máy giúp nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan,tổ chức Quản trị hành văn phịng công tác quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến tồn hoạt động quan Công tác thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại, thực không hiệu tác động tiêu cực đến trình phát triển Quản trị văn phịng ngành rộng đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức hoạt động quan, đơn vị Để việc quản lý điều hành có hiệu quả, vận dụng kiến thức trình quản lý Quản trị văn phòng phương tiện sử dụng trình tổ chức hoạt động quan, đơn vị Với việc nghiên cứu đề tài quản trị văn phịng, chúng em tìm hiểu hai mơ hình quản trị hành văn phịng có hiệu Có thể khái quát nội dung hai mơ hình sau: Phần 1: Mơ hình quản lý lễ tân khách sạn Bamboo village Beach Reort & Spa Phần 2: Mơ hình quản lí hành văn phịng cơng ty xây dụng 118 Trong suốt q trình làm việc chung có nhiều tranh luận, nhiều ý kiến thành viên nhóm nên có hạn chế khách quan, thiếu xót mà nhóm mắc phải Mong thầy bạn nghiên cứu góp ý để tiểu luận thêm phần hồn thiện góp chút kiến thức cho hành trang tri thức bạn vững bước đường tương lai sau Phần 1: Mô hình quản lý lễ tân khách sạn Bamboo village Beach Reort & Spa I Cơ cấu tổ chức phận lễ tân Bamboo Village Beach Resort & Spa Sơ đồ cấu phận lễ tân Mặc dù “Bamboo Village Resort and Spa” công nhận khu resort cấp sao, quy mô khu resort tương đối nhỏ so với khu resort cấp theo tiêu chuẩn nước Chính cấu phận lễ tân khu resort có quy mơ nhỏ gọn nhẹ so với khu resort loại Phan Thiết, nhiên phận lễ tân hoạt động có hiệu chuyên nghiệp Về phận lễ tân Bamboo chia làm phận là: phận đặt buồng (Reservation), phận đón tiếp (Reception) phận thu ngân, kiểm tốn đêm Nhìn chung cấu phận lễ tân Bamboo phác hoạ chung theo sơ đồ sau Tổng giám đốc khu resort (General Manager) Trưởng phận lễ tân (Head Receptionist) Bộ phận đặt buồng (Reservation) Bộ phận đón tiếp (Reception) Bộ phận thu ngân, kiểm toán đêm (Head Receptionist) Chức nhiệm vụ phận lễ tân a Trưởng lễ tân Tại Bamboo, trưởng phận lễ tân người chịu trách nhiệm cao trước giám đốc khu resort hoạt động phận lễ tân Trưởng phận lễ tân phải thực nhiệm vụ như: Hoạch định kế hoạch hoạt động cho phận lễ tân, điều phối tất hoạt động Đồng thời trưởng lễ tân cịn phải đơn đốc, kiểm tra, giám sát đánh giá kết hoạt động nhân viên phận Tham gia tuyển chọn nhân sự, đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ lễ tân cho nhân viên Tham gia hoạt động marketing khu resort Chịu trách nhiệm việc thực quy định khu resort văn pháp luật hành liên quan đến công việc phận lễ tân Ngoài ra, trưởng phận lễ tân phải chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ sau: Tính tốn, điều tiết nhằm đạt cơng suất sử dụng buồng cao Giải phàn nàn khách Chào đón khách, đặc biệt đồn khách quan trọng b Bộ phận đặt buồng Vì phận đặt buồng Bamboo có nhân viên, lượng cơng việc nhiệm vụ mà nhân viên phải đảm nhiệm nhiều Tiếp nhận thông tin đặt buồng thông tin kịp thời buồng khách sạn kịp thời cho đại lý du lịch, trung tâm đặt buồng hãng lữ hành Lập, xếp thứ tự bảo quản hồ sơ đặt buồng Cập nhật thông tin đặt buồng để quản lý nắm vững tình hình đặt buồng Thực nhiệm vụ như: chuẩn bị gửi thư đảm bảo đặt buồng, thực việc huỷ đặt buồng, sửa đổi đặt buồng, yêu cầu khách đặt cọc cho việc đặt buồng kịp thời chuyển thơng tin tình trạng đặt buồng cho nhân viên đón tiếp Theo dõi số buồng trống sở số lượng đơn đặt buồng nhận, làm báo cáo tình hình đặt buồng đặc biệt khách quan trọng Chuẩn bị danh sách khách chuẩn bị đến hàng ngày Hỗ trợ công việc chuẩn bị trước hồ sơ đăng kí khách Kết hợp với phận marketing để bán buồng, tối đa hố cơng suất sử dụng buồng gía buồng c Bộ phận đón tiếp Vì số lượng nhân viên ít, nên nhân viên phận đón tiếp Bamboo cịn phải làm nhiệm vụ nhân viên tổng đài điện thoại nhân viên quan hệ khách hàng, nhiệm vụ nhân viên đón tiếp là: Chào đón khách chuẩn bị hồ sơ đăng kí khách Xác định tình trạng đặt buồng thời gian lưu trú khách Biết rõ vị trí, đặc điểm loại buồng giá buồng khách sạn Thuyết phục khách th phịng quảng cáo dịch vụ khác có khách sạn, cung cấp thông tin theo yêu cầu khách 10 b Lập kế hoạch chuyến công tác Các chuyến công tác thường kỳ cần đưa vào kế hoạch năm, phải phù hợp với kế hoạch chung năm công ty Khi lập kế hoạch chuyến công tác kể chuyến công tác đột xuất phải lập kế hoạch địi hỏi thư ký phải lập kế hoạch khẩn trương Những vấn đề chủ yếu việc lập kế hoạch chuyến công tác - Nội dung chuyến - Mục tiêu chuyến - Thời gian công tác - Cán với lãnh đạo - Phương tiện giao thông - Giấy tờ cần thiết - Tài liệu tham khảo, nghiên cứu - Kinh phí cho chuyến c Chuẩn bị cụ thể chuyến công tác - Liên hệ nơi đến công tác: Cần phải thông báo cụ thể cho công ty tiếp nhận ngày đến danh sách người đến công văn, điện thoại Fax - Chuẩn bị nội dung công tác: Đây phần chuyến công tác, tuỳ thuộc vào mục đích chuyến mà nội dung có độ phức tạp khác - Chuẩn bị tư liệu nghiên cứu, tài liệu tham khảo: Công việc cần tiến hành từ khái quát đến cụ thể - Chuẩn bị phương tiện giao thông: Dựa vào địa điểm thời gian công tác cụ thể để lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp tiết kiệm 28 -Chuẩn bị giấy tờ: Thư ký chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác giấy giới thiệu, giấy đường, chứng minh nhân dân giấy tờ khác có liên quan - Chuẩn bị kinh phí phương tiện khác: Thư ký cần thơng báo phối hợp với văn phịng hành chuẩn bị chu đáo cho chuyến cơng tác giám đốc theo chức nhiệm vụ cá nhân tập thể II.Công tác lưu trữ - Tài liệu lưu trữ bảo quản thống tuyệt đối an toàn phận lưu trữ cơng ty - Tài liệu lưu trữ có nhiều loại: Tài liệu giấy tài liệu phim, ảnh, băng ghi âm - Tài liệu giao nộp vào lưu trữ bao gồm: Bản có giá trị văn kiện quản lý nhà nước, tài liệu ghi âm, ghi hình, đĩa băng Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ công ty - Đối với lưu trữ công ty, nguồn bổ xung chủ yếu tài liệu hình thành trình hoạt động công ty đơn vị trực thuộc - Những tài liệu giao nộp vào lưu trữ cần phải chỉnh lý lập thành hồ sơ đầy đủ nộp theo thời gian quy định, khơng giao nộp bó tài liệu lộn xộn - Việc giao nhận cần phải kèm theo mục lục hệ thống danh sách hồ sơ tài liệu đem nộp Xác định giá trị tài liệu - Đây thực chất trình nghiên cứu sử dụng nguyên tắc, tiêu chuẩn khoa học lưu trữ để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản kho loại tài liệu không giá trị để tiêu huỷ theo quy định pháp luật hành - Việc xác định giá trị tài liệu cần tiến hành từ phận văn thư lưu trữ công ty - Tại hồ sơ, tài liệu đánh giá cách toàn diện 29 tài liệu trùng thừa, hết giá trị, tài liệu đựơc xác định khơng xác giai đoạn truớc tiến hành tiêu huỷ Bảo quản tài liệu lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp cần thiết để kéo dài tuổi thọ đảm bảo an tồn cho tài liệu,nhằm phục vụ cơng tác nghiên cứu trước mắt lâu dài - Nếu khơng có biện pháp bảo quản tốt tài liệu bị mát hư hỏng - Cuối chế độ sử dụng tài liệu: Không mang tài liệu khỏi kho lưu trữ, nghiên cứu tài liệu chỗ, trường hợp cần chụp công chứng cần phải có ý kiến người có thẩm quyền IV.Công tác văn thư Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan tổ chức Hiệu hoạt động quan lý co quan tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay khơng tốt Cũng điều mầ cơng tác văn thư quan, tổ chức ngày quan tâm nhiều Đặc biệt cơng cải cách hành nhà nước, công tác văn thư trọng tâm tập trung đổi Qúa trình hình thành văn Văn quan ban hành gồm: - Văn áp dụng quy phạm pháp luật - Văn hành thơng thường Văn ban hành công ty phải theo chuyên môn thẩm quyền nhà nước quy định - Về mặt thể thức: Là hình thức bắt buộc để văn đảm bảo hiệu lực pháp lý phù hợp với thẩm quyền ban hành văn - Về nội dung: Khi định ban hành văn cần xác định rõ nội dung văn nhằm đạt tới mục đích gì, có thiết thực với u cầu cơng việc quản lý xã hội 30 không? - Về văn phong: Văn phong văn phải phù hợp với nội dung văn trình bầy ngắn gọn, tính xác cao, lập luận chặt chẽ dễ hiểu, câu nghĩa, sử dụng từ ngữ tiếng việt phổ thơng Tình hình ban hành văn Ban hành văn công ty Chánh văn phòng người Chánh văn phịng đích danh để soạn thảo cơng văn cho cơng ty a Trình tự soạn thảo văn - Chuẩn bị viết thảo: Trước soạn thảo văn người có trách nhiệm phải xác định rõ mục đích yêu cầu việc soạn thảo văn bản, phạm vi đối tượng điều chỉnh văn bản, khả thực văn thực tế Người soạn thảo phải vào phạm vi tính chất mối quan hệ xã hội nội dung văn để điều chỉnh tác động; vào thẩm quyền ban hành xác định hình thức văn ban hành Để soạn thảo văn phù hợp với thẩm quyền ban hành đơn vị, soạn thảo văn < đặc biệt văn quy phạm pháp luật > người soạn thảo phải xây dựng đề cương xét duyệt qua lãnh đạo công ty - Sửa chữa duyệt văn bản: Khi hoàn chỉnh dự thảo văn bản, người soạn thảo phải báo cáo với lãnh đạo để xin ý kiến Các văn có liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực đối tượng phạm vi điều chỉnh rộng phải gửi thảo cho đơn vị liên quan để trao đổi ý kiến sửa chữa đơn vị thống báo cáo lãnh đạo quan ký duyệt để lànm thủ tục ban hành - Người soạn thảo lãnh đạo quan soạn thảo văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung văn đơn vị soạn thảo Phải ký tắt vào cuối trình ký nhằm xác định vai trị trách nhiệm người soạn thảo đơn vị soạn thảo văn Lãnh đạo đơn vị trực thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty việc giúp công ty quản lý nhà nước lĩnh vực đựoc phân cấp, có trách nhiệm tham mưu xây dựng văn có 31 liên quan chịu trách nhiệm nội dung, hình thức, chất lượng hồ sơ văn tham mưu trình ký b Thủ tục trình ký  Những quy định chung chữ ký - phải chữ ký người có thẩm quyền - văn phải chữ ký đăng ký giới thiệu - Không ký bút mực đỏ, bút chì mực phai màu - Người ký phải ghi rõ họ tên, chức vụ - Những văn có chữ ký dấu khơng có giá trị giao dịch  Thủ tục trình ký văn Văn trình ký phải đầy đủ hồ sơ, giấy tờ làm sở cho người ký xem xét định Lãnh đạo quan tham mưu xây dựng văn phải ký tắt vào văn trình ký Mọi văn thuộc thẩm quyền Giám đốc, phó giám đốc ban hành, đơn vị phải chuyển qua phịng hành để kiểm tra, xem xét thể thức nội dung văn  Thủ tục ký văn Người ký văn người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật văn ký Đánh giá trình soạn thảo văn bản: Nhược điểm: Hầu hết văn Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 ban hành theo trình tự quy định có số văn cơng ty sai thể thức thể thức ký Ưu điểm: Những cán phịng hành nhanh chóng khắc phục thiếu sót để khơng gây ảnh hưởng đến chất lượng tiến độ ban hành văn công ty 32 Sơ đồ trình viết sửa tài liệu Nội dung Yêu cầu viết sửa tài liệu Chỉnh định người viết sửa tài liệu Viết sửa tài liệu Lấy ý kiến góp ý Hồn thiện tài liệu Kiểm tra Duyệt Lưu trữ phân phối Tổ chức quản lý giải văn Tất loại văn quan làm để quản lý, đỉều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơng ty gửi đến đối tượng có liên quan gọi văn Văn trước nhân để gửi đơn vị có liên quan phải đăng ký vào 33 sổ văn thư “sổ đăng ký văn ” lấy số để quản lý văn quan, gốc văn lưu trữ phận văn thư quan lưu trữ phận lưu trữ đơn vị tham mưu Số lượng văn ban hành Công ty Cổ phần xây dựng CTGT 118 không nhân trước ký mà thường ký để phơ tơ, sau đóng dấu lên phơ tơ Trước ban hành văn bản, cán văn thư quan có nhiệm vụ rà sốt lại văn lần cuối hình thức nội dung, có phát nghi vấn trao đổi với người soạn thảo văn Chánh văn phịng, chưa trí cán văn thư báo cáo cho người ký văn xem xét, định Các văn để nhân thực sau có đồng ý người ký văn bản.Đối với văn cần chuyển giao ngay, người soạn thảo văn có trách nhiệm hiệu chỉnh lại cho quy định trước ban hành văn Văn sau nhân hoàn tất thủ tục lại chuyển giao theo thời gian quy định, đảm bảo xác bí mật, địa chỉ, số lượng Đối với văn quan trọng có phiếu gửi kèm để theo dõi việc nhận văn Những văn có mức độ “khẩn, mật” phải đóng dấu mức độ lên bì văn để đảm bảo trình thực thi Các văn gốc xắp xếp theo cặp lưu lại phận văn thư để phục vụ nghiên cứu sử dụng Cán văn thư có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ tài liệu lưu trữ công ty theo năm Văn công ty thực chất công cụ điều hành quản lý trình thực chức nhiện vụ, quyền hạn giao Vì vậy, việc tổ chức quản lý giải văn phải đảm bảo xác kịp thời tiết kiệm theo quy trình mà nhà nước quy định Mẫu sổ đăng ký văn cơng ty 34 Số kí Nơi hiệu Ngày công 01 văn 02 03 tháng công dung công văn 30/01/04 QĐ nhận thức văn 03/02/04 ơng chỉnh hệ số lương Điều 04/02/04 Ngô Duy Đăng Quy định chức Tên loại trích yếu nội Nơi nhận VP Chữ người kí Ghi nhận lưu VP VP , 04 20/02/04 05 07/03/04 nhiệm vụ quyền hạn Quyết định chấm dứt VP phịng kế tốn Quản lý hợp đầu tư QĐ tiếp ông Chu VP đồng với nhận thử việc Mạnh ông Anh Hoa Độithi Ghi chú: công Cột 1: Số ký hiệu công văn số Cột 2: Ngày tháng công văn Cột 3: Phân loại trích yếu nội dung cơng văn Cột 4: Nơi nhận Cột 5: Người ký Cột 6: Nơi người nhận lưu Cột 7: Ghi Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 qúa trình hoạt động Văn thư phải nhập số văn đến,văn quan trọng vào máy như: Công văn - Số TT: Ký hiệu: 01/VP 01 Ngày 03/02/04 Ngày phát hành - Phân loại : - Nhóm chính: QĐ nhận thức 35 08/02/04 - Nhóm chi tiết: QĐ nhận thức - Người ký : Ơng Phạm Văn Bình Số phát hành: 07 - Tóm tắt nội dung : < giống trích yếu nội dung> - QĐ nhận thức: Ơng Phạm Cơng Thắng Kỹ sư đường - Nơi nhận : Đội thi công số - Lưu trữ : Văn phòng - Thời hạn lưu: Vĩnh viễn Lâu dài: < 10năm > Tạm thời - Trình lãnh đạo : - Ngày trình giám đốc - Ngày nhận lại - Đơn vị soạn thảo phát hành: Văn phịng - Tồn văn nội dung Trong văn công ty, ngồi chuyển cơng văn thơng thường cơng ty cịn có chuyển phát nhanh để phục vụ thơng tin nhanh hơn, nhằm nâng cao hiệu công việc Quy trình chuyển giống chuyển cơng văn phong bì khác so với công văn Đánh giá Tổ chức quản lý giải văn Ưu điểm: Việc tổ chức văn có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu hoạt động quản lý điều hành cơng ty,góp phần vào việc rèn luyện tính nghiên cứu, khoa học cán bộ, cơng chức việc giao.Đồng thời có tác dụng thiết thực công tác quản lý công ty Nhược điểm: Một số tượng sai sót văn nêu phần xây dựng văn gây nên số trở ngại cho cán văn thư cơng ty tiến hành cơng việc đóng dấu Tổ chức quản lý giải văn đến Tổ chức giải công văn đến Tất văn từ quan khác gửi đến đường trực tiếp bưu 36 điện, tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị gọi văn đến Vì mà nội dung, thể loại tác giả văn đến đa dạng, phức tạp Cán văn thư sau nhận văn kiểm tra, phân loại sơ bộ, sau đóng dấu đến ghi số ngày đến, làm thủ tục đăng ký vào sổ quản lý văn đến, ghi phiếu chuyển phân loại xử lý văn theo số trường hợp sau: - Loại văn cần xử lý gấp - Loại văn xử lý bình thường Các văn gửi đến công ty mà thức hành như: Cơng văn khơng có ngày, tháng, năm thiếu trích yếu nội dung văn bản, khơng có chữ ký khơng thẩm quyền, phơ tô mờ, văn gửi sai địa chỉ, nhầu nát cơng ty gửi trả lại nơi ban hành để thực theo quy định nhà nước hành Văn chuyển đến công ty ngày chuyển cho phận liên quan để kịp thời giải Vì số lượng phịng ban quan khơng nhiều tất văn chuyển đến phòng ban theo chức cụ thể Văn chuyển đến cơng ty có nhiều lọai ngồi văn hành thơng thường cơng văn, giấy tờ có đóng dấu “ hoả tốc”, “ thượng khẩn” cần đựoc gửi phân phối lúc nhận Những cơng văn đóng dấu “ mật ”, “ tối mật ” cán văn thư phép bóc bì ngồi vào sổ theo ký hiệu nội dung bên ngồi bì Sau cán văn thư chuyển văn đến cho người nhận theo địa ghi ngồi bì, khơng bóc xem chuyển cho người khác người nhận Các văn chuyển phải đảm bảo nguyên tắc kịp thời tính xác thống Khi văn đến công ty xử lý, giải tránh trường hợp bị lẫn, văn không bị chuyển chuyển lại lòng vòng, gây nên 37 chậm trễ, tốn thời gian công sức Theo dõi việc giải văn đến công việc quan trọng công ty việc thực chức điều hành quản lý Như biết, việc ban hành văn xác có ý nghĩa quan trọng cơng ty, vấn đề xử lý giải văn thực tế yếu tố định Vì mà văn đến ngồi việc đăng ký, chuyển giao kịp thời xác đến đối tượng liên quan việc theo dõi trình xử lý, giải chặt chẽ mang lại hiệu qủa thực công tác quản lý công ty Một số loại sổ sách mà cán văn thư lập để quản lý công văn đến công ty - 01 Sổ đăng ký văn đến quan đơn vị khác - 01 Sổ đăn gký giấy mời - 01 Sổ chuyển giao văn đến - 01 Sổ đăng ký nghỉ phép Các mẫu sổ công ty theo mẫu học trường đáp ứng nhu cầu thực tế cơng việc Qua ta thấy thực tế cơng việc khơng có khác biệt lắm, sinh viên muốn nắm vững thực tế cơng việc cần có áp dụng linh hoạt kiến thức đào tạo trường Lập sổ theo dõi văn đến để cán văn thư thực trách nhiệm theo dõi số lượng văn đến công ty để báo cáo cho lãnh đạo công ty cần thiết Mẫu sổ đăng ký văn đến cơng ty 38 Ngày Số Nơi gửi Số kí hiệu Ngày tháng đến đến công văn 06/01/04 01 Ban 15/01/04 02 09/02/04 03 công văn tháng 101/EUN- 31/12/03 công QLDA AT văn Bộ GTVT3 0258/04/ 02/01/04 thuỷ điện BGTVT Nơi Tên loại trích Kí người yếu nội dung nhận V/v: Ngày khởi công văn nhận Công ty 12/TCKT 01/02/04 khí tơ 1/5 cơng thi cơng V/v: Tăng gói thầu số cường 4501-N2 cơng tác V/v: Thơng báo tra kiểm tra tốn ngành GTVT Ghi chú: Cột 1: Ngày tháng đến Cột 2: Số đến Cột 3: Nơi gửi công văn Cột 4: Số ký hiệu công văn Cột 5: Ngày tháng công văn Cột 6: Nơi người nhận Cột 7: Tên loại trích yếu nội dung cơng văn Cột 8: Ký nhận Cột 9: Ghi Mẫu dấu đến quan có khác biệt so với mẫu dấu đến học trường Về kích cỡ không thay đổi 30mm x 50mm nội dung mẫu dấu đếnhọc trường khác với nội dung mẫu dấu đến công ty Đánh giá Tổ chức quản lý giải văn đến Ưu điểm: Việc tổ chức có nhiều thuận lợi, văn chuyển đến phịng ban, khơng có tượng thất lạc văn bản, số lượng người vào phịng hành khơng nhiều nên khơng gây ảnh hưởng tới khơng khí làm việc phịng Nhược điểm: Bên cạnh đó, cịn số tồn việc cán văn thư 39 Ghi phải chuyển văn đến phòng ban cụ thể nên tốn nhiều thời gian Dấu học trường: Tên quan Tên quan Số ĐẾN Ngày / / Chuyển Lưu hồ sơ: Số Dấu thực tế công ty: Công văn đến Số… Ngày…/…/2004 Lập hồ sơ hành Việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty khâu nghiệp vụ quan trọng cuối cơng tác văn thư mắt xích nối liền cơng tác văn thư cơng tác lưu trữ công ty Cán văn thư làm tốt công việc sẽtiết kiệm nhiều thời gian cho cán làm công tác lưu trữ, tránh tình trạng nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác nghiên cứu lâu dài Cần ý đến trách nhiệm người thư ký 40 việc tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào công ty Thư ký phải giúp lãnh đạo đôn đốc, kiểm tra lập nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty Người thư ký phải lưu ý đến đơn vị quan trọng người giữ nhiệm vụ chủ chốt phòng ban Nếu công ty kết hợp ba công tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ cách khoa học tất văn cơng ty giải nhanh chóng, xác mang lại hiệu cơng việc cao Tình hình quản lý sử dụng dấu công ty Việc quản lý dấu quan phải theo quy định Nghị định số 62/CP ngày 29/9/1993 Chính phủ Thông tư số 32/TT – LB Bộ nội vụ Ban Tổ chức cán Chính phủ ban hành ngày 30/12/1993 hướng dẫn thi hành Nghị định 62/CP Con dấu đóng lên văn giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền, đóng theo thể thức quy định Nghiêm cấm việc đóng dấu khống, khơng phép tuỳ tiện mang dấu theo người Trước đóng dấu cán văn thư phải kiểm tra lại lần cuối chữ ký người ký văn Cần phân biệt dấu cơng ty dấu văn phịng, tất dấu Công ty Cổ phần XD - CTGT 118 giao cho Văn phịng hành giữ, cán nhân viên phòng phải bảo quản chịu trách nhiệm việc giữ đóng dấu Cán văn thư công ty thực tốt quy định việc bảo quản sử dụng dấu : Dấu đóng lên văn theo thẩm quyền, chức danh, thường xuyên vệ sinh dấu, có giá để dấu đặt tủ có khố chắn đảm bảo độ an tồn cao VD: Dấu giám đốc: Phan Chí Vĩnh 41 42 ... thức trình quản lý Quản trị văn phòng phương tiện sử dụng trình tổ chức hoạt động quan, đơn vị Với việc nghiên cứu đề tài quản trị văn phịng, chúng em tìm hiểu hai mơ hình quản trị hành văn phịng... trữ công ty - Tài liệu lưu trữ có nhiều loại: Tài liệu giấy tài liệu phim, ảnh, băng ghi âm - Tài liệu giao nộp vào lưu trữ bao gồm: Bản có giá trị văn kiện quản lý nhà nước, tài liệu ghi âm,... để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản kho loại tài liệu khơng cịn giá trị để tiêu huỷ theo quy định pháp luật hành - Việc xác định giá trị tài liệu cần tiến hành từ phận văn thư lưu