Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO” ________________________________________________________________________________ _ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ____QUẢN LÝ KHO____ LỜI MỞ ĐẦU Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng trở nên phong phú, đa dạng và phức tạp. Sự bùng nổ thông tin đã thực sự trở nên một vấn đề cấp thiết cần giải quyết. Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời và phát triển nhằm sử lý những vấn đề trọng đại đó. Ngày nay khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào mà công nghệ thông tin không chen chân vào.Một trong những lĩnh vực mà tin học thâm nhập vào sâu và thu được những thành tựu to lớn là lĩnh vực quản lý.Tin học trong lĩnh vực này góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc. Và trong bài này chúng em xin giới thiệu chương trình quản lý kho bằng Microsoft access.Mặc dù cố gắng nhưng do hạn chế về mặt thời gian với những kiến thức còn non yếu về chuyên ngành quản lý nên bản báo cáo này còn nhiều thiếu sót.Rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô,các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn. Để thực hiện chương trình này chúng em thực hiện theo: Chương 1: Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin quản lý Chương 2: Khảo sát đề tài Đề tài: Quản lý kho Chương 3: Hệ thống các bảng Chương 4: Mô hình Query Chương 5: Hệ thống các form Chương 6: Hệ thống báo cáo Và Chương 7: thiết kế Macro I. Tóm tắt về dự án: 1. Mục đích dự án: - Dự án nhằm xây dựng nên một hệ thống (phần mềm) trợ giúp cho việc quản lý thông tin của các kho hàng. -Thông tin hàng hóa, kho hàng được sử lý tập trung thuận tiện cho các công ty có thể quản lý sản phẩm của mình cũng như trong vấn đề xuất, nhập, thống kê sản phẩm…một cách nhanh chóng,chính xác. 2. Phạm vi ứng dụng: -Tập trung vào việc quản lý các kho hàng, với nhiều chủng loại mặt hàng khác nhau và tùy biến theo từng trường hợp cụ thể. -Dành cho các công ty/doanh nghiệp vừa và nhỏ. -Hệ thống quản lý nhiều kho hàng đặt ở nhiều nơi phục vụ cho 1 cửa hàng. 3. Nhật ký khảo sát : 1 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO” ________________________________________________________________________________ _ -Theo khảo sát thực tế về nghiệp vụ của một hệ thống quản lý kho , chúng ta có thể nắm được quy trình công việc của hệ thống như sau: + Khi nhận được yêu cầu nhập hàng từ phòng thông tin gửi đến, người quản lý kho có trách nhiệm làm thủ tục nhập hàng theo hóa đơn, viết phiếu nhập kho .Kiểm tra và xác nhận các mặt hàng vừa nhập.Đưa số hàng vừa nhập vào kho . +Mỗi mặt hàng nhập về có thể được lưu trữ ở các kho khác nhau, một kho có thể lưu trư được nhiều mặt hàng khác nhau. +Khi phiếu yêu cầu xuất kho được gửi đến ,người quản lý kho kiểm tra lại số lượng sản phẩm cần xuất trong các kho và lập phiếu xuất kho, xuất các mặt hàng theo yêu cầu. +Nếu số lượng sản phẩm hiện có trong kho không đủ so với số lượng cần xuất.Người quản lý kho có thể ngừng chưa xuất sản phẩm và đề nghị nhập sản phẩm sau đó mới xuất đủ 1 lần theo yêu cầu.Hoặc có thể xuất số sản phẩm hiện có trong kho và tạo “Phiếu xuất thiếu”,sau đó tiếp tục xuất trả khi đủ sản phẩm. +Ngoài ra trong quá trình kiểm kê nếu sản phẩm nào đó hỏng hay tồn kho thì người quản lý kho có thể tạo “Phiếu xuất trả” để trả lại cho nhà cung cấp. +Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng cho công ty và công ty nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. +Hàng ngày người quản lý có trách nhiệm tổng kết các mặt hàng xuất nhập trong ngày. +Cuối tháng người quản lý kho tổng hợp các phiếu nhập kho-xuất kho hợp lệ để ghi lại vào sổ.Sau đó kiểm kê số lượng sản phẩm nhập xuất, số lượng hàng tồn, hàng hỏng. 4. Các hồ sơ : a.Phiếu nhập: Phiếu nhập kho ***** Mã phiếu:… Họ và tên người lập phiếu:…………………………………… Họ và tên người giao:………………………………………… Tên nhà cung cấp:……………………………………………… Lý do nhập:……………………………………………………. Hóa đơn kèm theo:…………………………………………… 2 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO” ________________________________________________________________________________ _ Nhập tại kho số:……… Địa chỉ kho:……………………………………………… Stt Tên sản phẩm Hãng sản xuất Số lượng Giá nhập Thành tiền . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tổng tiền:…………. -Tổng tiền (viết bằng chữ):……………………………………………. Nhập, Ngày….tháng…năm…… Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên) b.Phiếu xuất: Phiếu xuất kho ***** Mã phiếu:… Họ và tên người lập phiếu:…………………………………… Họ và tên người nhận:………………………………………… Lý do xuất:……………………………………………………. Hóa đơn kèm theo:…………………………………………… Xuất tại kho số:……… Địa chỉ kho:……………………………………………… Stt Tên sản phẩm Hãng sản xuất Số lượng Giá Thành tiền . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO” ________________________________________________________________________________ _ Tổng tiền:…………. -Tổng số tiền(Viết bằng chữ):………………………………………… Xuất, Ngày….tháng…năm…… Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên) II. Bảng phân tích xác định: 1. Chức năng , tác nhân và hồ sơ dữ liệu: Đông từ + Bổ ngữ Danh Từ Tác nhân ngoài và HSDL Kiểm tra hàng Kho số 1,2… Nhập hàng Kho hàng HSDL Xuất hàng Hàng HSDL Tạo phiếu nhập Ban quản lý Tác nhân ngoài Tạo phiếu xuất Thủ kho HSDL Kiểm kho Thủ quỹ HSDL Lưu trữ người nhận Phiếu nhập HSDL Lưu trữ nhà cung cấp Phiếu xuất HSDL Báo cáo nhập, xuất Báo cáo HSDL 2. Nhóm các chức năng theo mạch công việc: Các chức năng Gộp nhóm chức năng Gộp nhóm chức năng đỉnh Kiểm tra hàng 1.Nhập kho Viết phiếu nhập Ghi thông tin phiếu 4 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO” ________________________________________________________________________________ _ nhập Quản Lý Kho Nhập hàng vào kho Xác nhận hàng cần xuất 2.Xuất kho Kiểm tra hàng Lập phiếu xuất Lưu thông tin phiếu xuất Thống kê nhập kho 3.Thống kê hàng hóa Thống kê xuất kho Thống kê tồn & hỏng Lập báo cáo Tổng kết báo cáo 4.Quản lý thông tin Phương án nhập hàng Lập báo cáo 3. Sơ đồ phân cấp chức năng: 5 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO” ________________________________________________________________________________ _ Quản Lý Kho 1.Nhập Kho 1.1.Kiểm tra hàng 2.3.Lưu thông tin phiếu xuất 2.2.Lập phiếu xuất 2.1.Xác nhân hàng 1.4.Phân loại 1.3.Lưu thông tin phiếu nhập 1.5.Giám sát 1.2.Nập hàng 2.4.Dòng xuất 2.5.Kiểm soát sau 3.1.Hàng nhập kho 3.2.Hàng xuất kho 3.3.Hàng tồn kho 3.4.Lập báo cáo 2.Xuất Kho 3.Thống kê hàng hóa 1.6.Nhập kho 4.1.Tổng kết báo cáo 4.2.Loại hàng nhập mạnh 4.3.Lập báo cáo 4.Quản lý thông tin 4. Mô tả chức năng lá: a.Nhập kho -Khi có hàng nhập theo yêu cầu nhập hàng từ công ty,người quan lý kho co trách nhiệm kiểm kê , xác nhận các mặt hàng .Sau đó lưu thông tin các mặt hàng vừa nhập vào cơ sở dữ liệu. -Các nhân viên kho phân loại theo từng sản phẩm để lưu trữ tại kho chỉ định. -Các phiếu nhập được lưu lai để báo cáo thống kê b.Xuất kho -Xác nhận các mặt hàng theo phiếu yêu cầu xuất. -Kiểm tra số lượng , chất lượng của các sản phẩm. -Tạo phiếu xuất và lưu thông tin các mặt hàng vừa xuât trong cơ sơ dư liệu để báo cáo thồng kê -Xuất hàng chuyển cho bộ phận thu ngân làm hóa đơn . c.Thông kê hàng hóa -Thống kê số lượng nhập -Thống kê số lương xuất -Thống kê số hàng tồn kho. 6 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO” ________________________________________________________________________________ _ Có thể thống kê theo ngày hay theo một khoảng thời gian theo yêu cầu. d.Quản lý thông tin -Tổng kết các báo cáo nhập , xuất kho. -Đưa ra phương án nhập hàng hợp lý -Lập báo cáo. 5. Sơ đồ ngữ cảnh: Hệ thống quản lý Kho Các đơn vị Phòng thông tin Ban giám đốc Hóa đơn T.Tin phản hồi Yêu cầu báo cáo T . t i n p h ả n h ồ i T.tin sự cố T.Tin hàng hóa Thông tin mặt hàng T.Tin đơn giá Phản hồi sự cố Báo cáo 0 6. Ma trận thực thể chức năng: Các chức năng Các thự thể Phiếu nhập Dòng nhập Phiếu xuất Dòng xuất Phươn g án Duyệt cấp Thống kê Tổng hợp 7 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO” ________________________________________________________________________________ _ nhập P.X hàng 1.Nhập kho C U U 2.Xuất kho C R R 3.Thống kê hàng hóa R R C R R 4.Quản lý thông tin C R C R R U III. Xác định sơ đồ luồng dữ liệu: 1.Sơ đồ luồng dư liệu mức 0: 8 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO” ________________________________________________________________________________ _ 1.0 Nhập kho Ban giám đốc 4.0 Quản lý thông tin 2.0 Xuất kho 3.0 Thống kê hàng Phòng thông tin Các đơn vị h Tổng hợp b Nhập hàng d Giao hàng c Phiếu xuấte Phương án nhâp hàng a Phiếu nhập g Thống kê hàng f Duyệt cấp P.X Yêu cầu nhập Hóa đơn Yêu cầu báo cáo Báo cáo Xuất Hàng hóa Xuất hàng Phản hồi 0 1 432 9 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO” ________________________________________________________________________________ _ -Danh sách thực thể: a.Phiếu nhập b.Nhập kho c.Phiếu xuất d.Xuất hàng e.Phương án nhập hàng f.Duyệt cấp phiếu xuất g.Thống kê hàng hóa h.Tổng kết a.Sơ đồ Luồng dữ liệu của tiến trình “Nhập kho”: a b c d e f g h 1 C U U 2 C R R 3 R R C R R 4 C R C R R U 10 [...]... 26 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ b Giao diện “Xem phiếu nhập”: 27 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ 2 Giao diện “Phiếu xuất”: a Giao diện “Tạo phiếu xuất”: b.Giao diện “Xem phiếu xuất” 28 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ 3 Giao diện “NCC – Khách” 29 Bài tập lớn Access “QUẢN... Khách” 29 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ a.Giao diện “Tìm NCC” 30 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ c Giao diện “Thêm NCC” 31 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ 4 Giao diện “Hàng” a Giao diện “Thêm thong tin sản phẩm” 32 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO ... Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ 3.Thống kê hàng hóa 3.1.Hàng nhập kho 3.2.Hàng xuất kho 3.3.Hàng tồn kho 3.4.Lập báo cáo 3.1 3.2 Hàng nhập kho Hàng xuất kho a Phòng thông tin Phiếu nhập h Tổn hợp c g Phiếu xuất Thống kê hàng hóa f Ph án nhập 3.4 3.3 Lập báo cáo Hàng tồn kho d.Sơ đồ Luồng dữ liệu của tiến trình Quản lý thông tin”: 13 Bài tập lớn Access “QUẢN... phiếu nhập Ngày nhập Mã NCC Mã kho Kiểu dữ liệu AutoNumber Date/Time Number Number Miêu tả Mã phiếu xuất Ngày xuất Mã khách Mã kho 8 Phiếu nhập Tên trường Makho Ngaynhap MaNCC Makho 9 Phiếu xuất: Tên trường Maphieuxuat Ngaynhap Makhach Makho 24 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ VII Sơ đồ quan hệ: 25 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO ... hình E-R và xây dựng cơ sở dư liệu vật lý: a.Xác định ma trân phụ thuộc hàm: 14 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ Phiếu xuất Phụ thuộc hàm Mã phiếu Ngày xuất Người nhận Đơn vị Lý do xuất Số CMTND Kho Mặt hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 15 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ Ghi chú b.Xác định các thực thể... AutoNumber Text Text Miêu tả Mã kho Địa chỉ kho Tên kho 2 Dòng xuất: Tên trường Maphieuxuat Masp Soluongxuat 3 Hàng: Tên trường Masp TenSP Thongtin Soluong Dongia Baohanh 5 Khách: Tên trường Makhach Tenkhach Dckhach Sodienthoaikhach 6 Kho: Tên trường Makho Dckho Tenkho 7 Người cung cấp: 23 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ Tên trường Makho TenNCC DcNCC SodienthoaiNCC... phiếu nhập,ngày nhập, mã kho, mã NCC ,lý do nhập) 3.PHIẾU XUẤT(số phiếu,ngày nhập, mã kho, mã khách, lý do xuất) 4.DÒNG NHẬP(số phiếu nhập,mã hàng,số lượng nhập,giá nhập) 5.DÒNG XUẤt(số phiếu xuất,mã hàng,số lượng xuất) 6.NHÀ CUNG CẤP(mã NCC,tên NCC,địa chỉ NCC,Số điện thoại NCC,Email NCC) 7.MÃ KHÁCH(mã khách,đơn vị,số CMTND) 8 .KHO( Mã kho, tên kho) 16 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO ... nhập Kho R7 Hàng 17 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ c.Vẽ sơ đồ khái niệm: Dòng Nhập 1:N 1:N Hàng Mã hàng,tên hàng ,đơn vị,số lượng,giá,thành tiên Mã phiếu nhập ,mã hàng,số lượng nhập,giá nhập 1:N 1:N Lý do nhập 1:N Chứa hàng Phiếu nhập Lý do xuất 1:N 1:N Mã phiếu nhập, ngày nhập,mã kho, mã NCC Dòng xuất Mã phiếu xuất,mã hàng,số lượng xuất 1:N Kho Mã kho, tên kho. .. hàng ,số lượng,đơn giá mã phiếu xuất,mã hàng,số lượng xuất Kho Mã phiếu xuất, Mã kho, ngày xuất ,mã khách Mã kho, tên kho dịa chỉ kho Phiếu xuất Nhà cung cấp Khách Mã NCC,tên NCC,DcNCC Mã khách, Số CMTND,đơn vị 19 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ V Xác đinh luông hệ thống: 1.Sơ đồ cho tiến trình “Nhập kho : 1.1 1.2 1.3 Phòng thông tin Kiểm tra hàng a b Thông... lập hợp lê, thủ kho xuất hàng theo phiếu xuất 3.Sơ đồ cho tiến trình “Thống kê hàng hóa”: 21 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO _ 3.1 3.2 Hàng nhập kho Hàng xuất kho a Phòng thông tin Phiếu nhập h Tổn hợp c g Phiếu xuất Thống kê hàng hóa f Ph án nhập 3.4 3.3 Lập báo cáo Hàng tồn kho Máy thực hiện 2 tiến trình 3.1 và 3.2: -Tiến trình “Hàng nhập kho :Xác dinh loại . hàng 1.Nhập kho Viết phiếu nhập Ghi thông tin phiếu 4 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO ________________________________________________________________________________ _ nhập Quản Lý Kho Nhập. Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO ________________________________________________________________________________ _ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ____QUẢN LÝ KHO_ ___ LỜI MỞ ĐẦU . hàng hóa”: 12 Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO ________________________________________________________________________________ _ 3.1.Hàng nhập kho 3.2.Hàng xuất kho 3.3.Hàng tồn kho 3.4.Lập báo