Đang tải... (xem toàn văn)
Quản trị hành chính văn phòng
CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG I. HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Hành chính văn phòng là một nghề có tính cách chun nghiệp nhưng đồng thời cũng là một loại hoạt động mà bất cứ cấp quản trị nào cũng phải thực hiện ở một mức độ nào đó. Nhà quản trị muốn thành cơng phải biết quản trị hành chính văn phòng của bộ phận chun mơn của mình. Người thư ký chun nghiệp muốn thành cơng phải biêt quản trị HCVP, mà nhà quản trị muốn thành cơng phải có những thư ký biết cách làm việc một cách có khoa học. Đi sâu vào ngành nghề này chúng ta có các cấp quản trị chun về cơng việc HCVP. Chúng ta cáưn cọ một cái nhìn tổng qt về HCVP từ cấp thấp đến cấp cao và nói lên tầm quan trọng của các thư ký, nhất là thư ký giám đốc. Muốn hiểu rõ quản trị HCVP là gì chúng ta phải hiểu quản trị là gì. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài ngun thơng qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả. Và quản trị HCVP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hố, và giám sát các hoạt động xử lý thơng tin. Bất cứ cấp quản trị nào cũng cần phải biết quản trị HCVP. Tuy nhiên các tổ chức hành chính muốn thành cơng cần phải có nhà quản trị HCVP. Ơng ta là người hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hố và giám sát tất cả các hoạt động xử lý thơng tin trong tồn cơng ty sao cho thống nhất và có hiệu quả. Muốn vậy ơng hay bà ta phải hội đủ các tiêu chuẩn của một thư ký chun nghiệp cộng với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Ngồi ra họ phải hội đủ 12 tiêu chuẩn đã đề ra. Tại các cơng ty lớn có nhiều cấp quản trị quản lý cơng việc HCVP. Đó là nhà quản trị hành chính (nghĩa là trưởng phòng hoặc giám đốc hành chính), trợ lý hành chánh, trưởng phòng xử lý văn bản, trưởng phòng hồ sơ hay trưởng phòng thơng tin. Ngồi ra các cơ quan tổ chức đều cần có các nhân viên và thư ký làm các cơng việc HCVP chun nghiệp nhất đó là thư ký. Thư ký là một trợ lý của cấp quản trị, là người nắm vửng các nghiệp vụ HCVP, có khả năng nhận trách nhiệm mà khơng cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến, và đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình. Để đạt được điều trên họ phải đạt được một số kiến thức và kỹ năng cơ bản, hội đủ 12 tiêu chuẩn đã đề ra. Và sau cùng giúp việc đắc lực nhất cho giám đốc là các thư kí giám đốc. Sự thành cơng của các giám đốc phần lớn nhờ sự giúp việc của các thư ký giám đốc. Họ giúp cho giám đốc khỏi phải vướng bận vào các cơng việc HCVP vụn vặt để có thời gian dành cho cơng việc quản trị của mình. Để đạt được chức danh thư ký giám đốc, họ phải làm tròn 12 loại trách nhiệm, và hội đủ các tiêu chuẩn đã đề ra. II.QUẢN TRỊ HÀNH CH ÍNH V ĂN PHỊNG: Hành chính văn phòng là nơi đạt để các cơ chế kiểm sốt kinh doanh, nghĩa là nơi sạon thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, cơng văn giấy tờ nhằm mực đích kiểm tra thơng tin sao cho các hoạt động có hiệu quả. Như vậy cơng việc HCVP hiện diện khắp mọi nơi. Từ các nhân viên hành chánh sự nghiệp đến tất cả các cấp quản trị , mọi gnười đều ít nhiều làm cơng việc hành chính văn phòng. Có 4 loại cơng việc hành chánh: soạn thảo, duy trì-ghi nhớ, tính tốn và truyền thơng. Cơng việc hành chánh càng ngày càng nhiều khi cơng ty phát triển. Nhưng phần lớn các phòng ban đều có khuynh hướng tuyển thêm người khơng phải vì nhu cầu, mà vì yếu tố tâm lý, muốn tăng thêm uy thế của phòng ban mình. Chúng ta cần phải phân biệt cơng việc hành chánh và cơng việc quản trị. Nhà quản trị thực hiện cơng việc quản trị, nghĩa là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Họ làm việc bằng tư tưởng và với con người. Còn nhân viên HCVP thì làm cơng việc HCVP. Họ làm việc bằng tay chân với các dụng cụ HCVP. Nhà quản trị hành chánh phải có trách nhiệm tạo ra một cơ cấu tổ chức hành chánh tốt, hoạch định cơng việc hành chánh, và kiểm sốt cơng việc hành chánh. Ngồi ra, vị trí của nhà quản trị HC tuỳ thuộc vào từng quy mơ của cơ quan. Họ có thể là trưởng phòng, giám đốc, hoặc phó tổng giám đốc. Dù ở bất cứ cương vị nào, nhà quản trị HCVP phải biêt quản trị HCVP một cách có khoa học. III. CHỈÏC NÀNG QUN TRË HNH CHÊNH VÀN PHNG 1. Chỉïc nàng hoảch âënh Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hàon thành các mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch - nghĩa là một tài liệu được viết ra xác định rõ các chuỗi hoạt động mà cơng ty hay tổ chức sẽ thực hiện. Có hai loại hoạch định: hoạch định chiến lược và hoạch định tác vụ. Hoạch định chiến lược là đề ra chiến lược tổng thể cho tồn cơng ty. Còn hoạch định tác vụ là đề ra các kế hoạch cụ thể của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh- dịch vụ trong đó có hoạch định HCVP. Bất cứ cấp quản trị nào cũng phải hoạch định. Hoạch định bao gồm việc xác định ra các mục tiêu và đề ra các biện pháp để hồn thành các mục tiêu đó bằng cách nêu ra 6 chữ W sau đây: What = phải làm những gì? How = làm như thế nào? Where = làm ở đâu? When = làm khi nào? Who = ai làm? và Why = tại sao phải làm cơng việc đó, tại sao chọn nơi đó, tại sao chọn người đó?tại sao chọn thời điểm đó? và tại sao phải làm như thế? Trong hoạch định HCVP thì cần cẩm nang về tổ chức, chính sách và thủ tục, các bảng hưóng dẫn cụ thể, các bảng ghi nhớ, lịch cơng tác…đều là các cơng cụ để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Hoch nh rt cn thit v quan trng. Khụng cú nú cụng ty s lóng phớ nhõn lc v vt lc, cụng vic s b dm chõn lờn nhau, cỏi ỏng thc hin li khụng thc hin, v tt c nhng gỡ t hi nht. Mun t c mc tiờu, cụng ty phi cú mt c cu t chc thớch hp, nng ng v uyn chuyn. B phn dch v HCVP rt quan trng cho mt doanh nghip. Chớnh vỡ th m qun tr HCVP phi t chc b mỏy HCVP nhm giỳp cho cỏc b phn phũng ban hon thnh nhim v ca mỡnh. Th nhng t chc HCVP nờn tp trung hay phõn tỏn? thụng tin l c mt h thng cc k quan trng, do ú khụng th phõn tỏn c. Vy HCVP cn phi tp trung. Cú hai loi tp trung: tp trung vo mt a bn v tp trung theo chc nng. Mi loi cú u im v nhc im ca nú. Doanh nghip nh nờn tp trung theo a bn, v doanh nghip ln nờn tp trung theo chc nng. C cu ca b phn dch v HCVP tu thuc vo quy mụ ca cụng ty xớ nghip. cú mt c cu t chc HCVP cú hiu qu, nh HCVP nờn theo tin trỡnh nm bc v nm vng 33 nguyờn tc t chc HCVP. Ngoi ra nh QTHC cn phi nm vng v phỏt huy bn mi quan h sau õy: mi quan h ni b, mi quan h liờn b phn, mi quan h vi khỏch hng, v mi quan h ngh nghip. 2.Chổùc nng kióứm tra Kim tra l mt tin trỡnh quy nh cỏc hot ng ca t chc sao cho kt qu hon thnh trong thc t phự hp vi cỏc tiờu chun v mc tiờu k vng (mong i) ca t chc. Bi vỡ hu ht cỏc hot ng u tu thuc vo hnh vi ng x ca con ngi, kim tra s khuyn khớch cỏc hnh vi phự hp, ngn cn cỏc hnh vi khụng thớch hp. Kim tra úng vai trũ rt quan trng bi vỡ nú gn lin vi 3 chc nng ca qun tr bao gm hoch nh, t chc v lónh o. Nú xõy dng ch yu da trờn chc nng hoch nh bng cỏch cung cp cỏc phng tin giỏm sỏt v ra cỏc iu chnh un nn nhm t c ch tiờu k hoch. Kim tra cng h tr cỏc chc nng t chc v lónh o bng cỏch giỳp bo m rng cỏc ti nguyờn ca c quan u c t chc hng ti cỏc mc tiờu ca c quan t chc. Kim tra giỳp cho cỏc cp qun tr i phú vi nm thỏch sau õy: i phú vi bt trc, khỏm phỏ ra nhng cỏc bt thũng, xỏc nh cỏc c hi, x lý nhng tỡnh hung phc tp, v giỳp cho vic phõn quyn cú hiu qu hn. Chỳng ta cú ba mc kim tra: Kim tra chin lc, kim tra chin thut, v kim tra tỏc v. Cp cao chu trỏch nhim kim tra chin lc trong ton c quan v cú tớnh cỏch di hn. Cp trung kim tra chin thut trong phm vi b phn chuyờn mụn ca mỡnh v cú tớnh cỏch trung hn. Cp thp kim tra tỏc v trong phm vi n v nh v cú tớnh cỏch ngn hn. Cú hai loi kim tra: Kim tra hnh chỏnh v kim tra hot ng tỏc v. Kim tra hnh chỏnh l kim tra qua h s cụng vn giy t. Kim tra tỏc v l kim tra cỏc hot ng chuyờn mụn. õy chỳng ta ch cp n kim tra hnh chớnh. Chỳng ta cú th lit kờ 11 phng phỏp kim tra cú hiu qu sau õy: thanh tra, kim tra ngõn sỏch, kim tra tập trung, kiểm tra mẫu biểu, kiểm tra bằng máy móc, kiểm tra chính sách, kiểm tra thủ tục, kiểm tra qua hồ sơ văn bản, kiểm tra qua các bảng tường trình, kiểm tra bằng tiêu chuẩn, và sau cùng là kiểm tra bằng lịch công tác. Muốn đạt được kết quả tốt đẹp các cấp quản trị cần phải theo một tiến trình kiểm tra khoa học. Tiến trình kiểm tra tổng quát bao gồm sáu bước sau: 1 Xác định khu vực/ phạm vi kiểm tra. 2. thiết lập các tiêu chuẩn. 3. đo lường kết quả hoàn thành công tác trong thực tế. 4 So sánh kết quả hoàn thành với tiêu chuẩn. 5a. Công nhận kết quả hoàn thành nếu đạt hoặc vượt tiêu chuẩn. 5b. Tiến hành hoạt động sửa sai nếu không đạt được tiêu chuẩn; và sau cùng 6. Điều chỉnh các tiêu chuẩn và các đơn vị đo lường khi cần thiết. Trong lãnh vực kiểm tra hành chánh, chúng ta có thể áp dụng tiến trình kiểm tra tám bươc sau đây theo thứ tự: 1. lập kế hoạch, 2. lên lịch công tác, 3. chuẩn bị vật tư, công cụ và nhân sự. 4. phân công công tác. 5. điều hành. 6. đánh giá kết quả; 7. so sánh đối chiếu kết quả, so với chỉ tiêu kế hoạch; 8a. sửa sai nếu không đạt chỉ tiêu; 8b. công nhận thành tích công tác nếu đạt hay vượt chỉ tiêu. Đo lường công việc hành chánh rất cần thiết để xác định được hiệu quả của nhân viên HCVP. Muốn đo lường công việc HC cần phải có một số tiêu chuẩn đánh giá. Có 4 loại tiêu chuẩn sau đây: 1. kích thước hay đặc tính (dinmen-sion/indentity) 2. Chất lượng (quality) 3. Số lượng (quantity); và 4. Thời gian. Để đo lường đánh giá hiệu quả công tác, các nhà quản trị thường dùng các công cụ sau đây - Bảng chia thời biểu hay lịch công tác - Thẻ hồ sơ dễ truy tìm - Bảng treo tường Ngoài ra các cấp quản trị thường sử dụng các phương tiện kiểm soát phổ biến, đó là các bảng tường trình báo cáo và các cẩm nang. Đó là tất cả các vấn đề được trình bày trong chương này. CHƯƠNG 2: QUN TRË HNH CHÊNH VÀN PHNG MÄÜT CẠCH KHOA HC I. Âån gin hoạ th tủc hnh chênh Để tránh trùng lắp phí phạm thời gian, sức lực, vật liệu và tiền bạc và đồng thời để cho hoạt động hành chánh đạt được hiệu quả cao cần phải quản trị bằng các hệ thống thủ tục. Hệ thống là một tổng thể các thủ tục được đặt ra nhằm hồn thành một giai đoạn nào đó của tồn bộ hoạt động của một doanh nghiệp. Và thủ tục là một sự tổng hợp các tiến trình cơ bản thống nhất nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó. Nói một cách cụ thể hơn, mỗi doanh nghiệp có nhiều hệ thống như hệ thống tài chính, marketing…Trong các hệ thống này có các tiểu hệ thống và trong các tiểu hệ thống đều có các thủ tục. Muốn cho doanh nghiệp đạt hiệu quả, nhà quản trị cần phải quản lý bằng các hệ thống và thủ tục sao cho hoạt động được thơng suốt, khơng bị tắt nghẽn, tiết kiệm được thời gian, đạt được năng suất cao. Nhà quản trị sử dung 2 cơng cụ sau đây để quản trị bằng hệ thống và thủ tục: sơ đồ phân phối cơng việc và lưu chuyển đồ. Sơ đồ phân phối cơng việc là một sơ đồ trình bày một cách tổng thể các cơng việc và hoạt động của một đơn vị hay bộ phận phòng ban phân theo từng cá nhân. Lưu chuyển đồ là một biểu đồ miêu tả tiến trình lưu chuyển cơng việc, hay nhân lực, hoặc biểu mẫu một cách có hệ thống nhằm mục đích đơn giản các thủ tục hành chính tới mức hiệu quả nhất. Muốn đơn giản hố cơng việc hành chính, nhà quản trị cần phải huấn luyện nhân viên mình áp dụng một số ngun tắc cơ bản sau: 1- Quy tắc cố gắng tối thiểu 2- Quy tắc cử động đối xứng và nhịp nhàng 3- Quy tắc sử dụng khỗng trống và dụng cụ Ngồi ra các biểu mẫu hồ sơ cũng cần phải đơn giản hố bằng cách loại bỏ một số chi tiết dư thừa đồng thời thiết kết thêm một số chi tiết cần thiết cho việc kiểm sốt. Để tiết kiệm thời gian, hố đơn chứng từ nên được phân bản bằng cách để dấu than. Sắp xếp tổ chức nơi làm việc, sắp xếp bàn ghế dụng cụ sao cho hợp lý để có một tiện nghi tối đa cho nhân viên; và sắp xếp sao cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn để dễ dàng kiểm sốt và tiết kiệm thời gian. Nhà quản trị cần phải vẻ sơ đồ trước khi sắp xếp bàn ghế và phòng làm việc. Khi bố trí chỗ làm việc nhà quản trị cần phải lưu ý đến các yếu tố sau đây: 1- Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban 2- Bố trí phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng cơng việc 3- Hạn chế sử dụng phòng riêng 4- Sử dụng vách ngăn 5- Bố trí phòng của cấp lãnh đạo 6- Bố trí phòng họp chung Khung cảnh văn phòng rất quan trọng trong việc tạo sự hứng thú và thoải mái cho nhân viên làm việc. Sự thoải mái hứng thú này giúp cho nhân viên khơng bị mệt mỏi. năng suất lao động cao hơn. Các cấp quản trị cần phải chú trọng đến các yếu tố mơi trường sau đây: 1- Tạo một bầu khơng khí mát mẻ, khơng lanh, khơng nóng 2- Tạo một khung cảnh làm việc n tĩnh 3- Tạo một khung cảnh có màu sắc hài hồ, hấp dẫn và lơi cuốn, tạo sự hứng thú khi làm việc. 4- Tạo một khung cảnh có đầy dủ ánh sáng cho từng loại cơng việc II. Qun trë thåìi gian Viãût Nam chụng ta cọ cáu “Thåìi giåì l vng bảc” v Táy phỉång cọ cáu “Thåìi gian l tiãưn bảc” (Time is money). Mi ngỉåìi trong chụng ta âãưu cọ mäüt khong thåìi gian giäúng nhau, nhỉng khäng phi ai cng biãút sỉí dủng nọ cọ hiãûu qu. Thåìi gian l nhan täú khäng suy suùn v khäng co gin nháút trong cüc säúng chụng ta. Âụng nhỉ Peter Drucker, mäüt hc gi, mäüt giạo sỉ v nh cäú váún vãư qun trë näøi tiãúng trãn thãú giåïi â nọi: “Thåìi gian l thỉï hiãúm nháút trong cạc loải ti sn v nãúu khäng kiãøm soạt âỉåüc nọ thç chụng ta s khäng kiãøm soạt âỉåüc gi c”. Chênh thåìi gian chỉï khäng phi l tiãưn bảc måïi l cại qu nháút ca mäüt doanh nghiãûp. Nhỉng hçnh nhỉ thåìi gian l thỉï ti sn âỉåüc hiãøu biãút êt nháút v âỉåüc kiãøm soạt täưi nháút. Háưu nhỉ chụng ta khäng hoảch âënh v cng khäng kiãøm tra loải ti sn vä giạ ny, cỉï âãø nọ träi dảt theo dng âåìi may ri ca cüc âåìi. Nọi mäüt cạch chênh xạc, chụng ta khäng thãø âiãưu khiãøn âỉåüc thåìi gian vç cáy kim âäưng häư d sao cng nàòm ngoi táưm kiãøm soạt ca chụng ta v thåìi gian váùn cỉï träi theo mäüt täúc âäü mn thí. Âiãưu m chụng ta cáưn phi lm khäng phi l kiãøm soạt cại âäưng häư m l tỉû kiãøm soạt chênh mçnh trong mäúi tỉång quan våïi thåìi gian. Váûy qun trë thåìi gian l gç, v lm cạch no âãø kiãøm soạt viãûc sỉí dủng qu thåìi gian väú giạ ca mçnh mäüt cạch cọ hiãûu qu. Mún qun trë thåìi gian phi biãút cạc ngun nhán lm cho bản phê phmả thåìi gian. Âọ l cạc ngun nhán sau âáy (1) cạc cüc gi âiãûn thoải, (2) cạc cüc thàm viãúng x giao, (3) cạc cáu hi ca nhán viãn, (4) cạc sỉû cäú nh, tr låìi thỉ tên, (5) cạc cüc hp kẹo di, (6) bn giáúy ngäøn ngang, (7) âc ti liãûu quạ cháûm, (8) khung cnh lm viãûc gáy ra sỉû chia trê lo ra. Hiãøu âỉåüc cạc ngun nhán, chụng ta cáưn phi ạp dủng cạc phỉång phạp qun trë âỉåüc thåìi gian mäüt cạch cọ hiãûu qu. Trỉåïc hãút bản cáưn phi biãút sỉí dủng cạc cäng củ hoảch âënh thåìi biãøu sau âáy: (1) Lëch thåìi biãøu cäng tạc hng ngy, (2) ghi vo säø tay, nháût k v lëch âãø trãn bn cạc cüc hẻn, cạc viãûc cáưn phi lm; âäúi våïi nhỉỵng viãûc quan trng, cáưn bäú trê lục no thỉûc hiãûn chụng cọ hiãûu qu nháút; (3) sỉí dủng cạc bça häư så v th häư så nháût k theo thỉï tỉû tỉìng ngy trong thạng. Thỉï âãún, bản cáưn tiãút kiãûm thåìi gian trong viãûc xỉí l thỉ tỉì giao dëch. L nh qun trë, bản khäng nãn tỉû mçnh xỉí l táút c cạc loải thỉ tỉì. Bản cọ thãø táûn dủng thåìi gian chãút khi ngäưi trãn xe hồûc mạy bay âãø gii quút thỉ tỉì. Ngoi ra, âãø tiãút kiãûm thåìi gian, bản nãn sỉí dủng mạy âc, mạy ghi ám âãø ghi lải nhỉỵng viãûc m thỉ k cáưn phi thỉûc hiãûn. Sỉí dủng phỉång tiãûn ny bản tiãút kiãûm âỉûåc thåìi gian ca chênh mçnh v ca thỉ k. Âc ti liãûu nhanh l phỉång phạp thỉï tỉ âãø tiãút kiãûm thåìi gian. Lm nhỉ váûy bản s tiãút kiãûm âỉåüc bäún hay nàm láưn thåìi gian bản âc cháûm. Phỉång phạp thỉ nàm âãø tiãút kiãûm thåìi gian l biãút cạch tiãúp khạch. Bản hy lm c viãûc tiãúp khạch bàòng cạch âãún chäù lm viãûc ca cáúp dỉåïi; âäi khi cáưn tiãúp khạch åí ngoi phng lm viãûc hồûc âỉïng âãø tiãúp khạch; quy âënh thåìi gian tiãúp khạch v sau cng l tiãúp xục cáúp dỉåïi tải phng àn cng l cạch tiãúp khạch tiãút kiãûm thåìi gian nháút. Phỉång phạp thỉï sạu âãø tiãút kiãûm thåìi gian l biãút cạch bäú trê thåìi gian thûn tiãûn âãø gi v tr låìi âiãûn thoải. Bản phi cọ thỉ l khẹo lẹo v tãú nhë giụp bản khäng phi tr låìi âiãûn thoải lục bản âang táûp trung lm viãûc, hồûc âäúi våïi cäng viãûc m ngỉåìi khạc tr låìi thêch håüp hån. Thỉ k s giụp bản gi âiãûn thoải ra ngoi lục bản khäng phi táûp trung cao. Bản phi hc cạch kãút thục âiãûn thoải mäüt cạch khẹo lẹo v tãú nhë. Häüi hp l mäüt trong nhỉỵng ngun nhán lm máút thåìi gian ca bản nháút. Bản phi trạnh cạc cüc hp vä êch, v chè täø chỉïc cạc cüc hp ngàõn gn âi vo näüi dung chênh. V sau cng, bản phi biãút täø chỉïc sàõp xãúp chäù lm viãûc khoa hc. Mäüt bn giao hỉåíng cại mu sàõc s giụp bản lm viãûc thoi mại, âãø táûp trung nàng sút cao. Bản phi trạnh cại “häüi chỉïng ca cại bn ngáûp giáúy”. Hãù bn giáúy ngäøn ngang thç âáưu ọc bản cng ngäøn ngang. Chụng ta s kãút lûn chỉång ny bàòng mäüt säú cáu danh ngän sau âáy: “Mäüt tiãúng âäưng häư ngy häm nay âạng giạ hån hai tiãúng âäưng häư ngy mai” T. Fuller Thåìi gian cng träi qua cng lm tàng giạ thnh sn pháøm Herbert N. Casson Thåìi gian lm kãú hoảch l thåìi gian tiãút kiãûm Alec Mackenzie Hãù bn giáúy ngäøn ngang tç âáưu ọc cng ngäøn ngang. Khuút danh Phê phảm thåìi gian cn täưi tãû hån l phê phảm tiãưn bảc Kim Woo Choong Thåìi gian l thỉ hiãúm cọ nháút trong cạc loải ti sn v nãúu khäng kiãøm soạt âỉåüc nọ thç chụng ta s khäng kiãøm soạt âỉåüc gç c. Peter Drucker III. Qun trë hãû thäúng thäng tin Thäng tin l c mäüt hãû thäúng bao gäưm c thäng tin âáưu vo, thäng tin näüi bäü v thäng tin âáưu ra. Mäùi hãû thäúng thäng tin ny cáưn phi âỉåüc qun trë thnh hãû thäúng nhàòm cung cáúp cå såí dỉỵ liãûu (data base) âãø cạc cáúp qun trë âỉa ra cạc quút âënh nh hỉåíng âãún cạc hoảt âäüng ca doanh nghiãûp. Qun trë hãû thäúng thäng tin l viãûc hoảch âënh, täø chỉïc - phäúi håüp, âiãưu hnh v kiãøm soạt cọ hiãûu qu cạc hãû thäúng thäng tin sao cho nọ cọ hiãûu qu. Nghë âënh säú 142-CP ngy 28-9-1963 ca Th tỉåïng Chênh ph â quy âënh r näi dung nhiãûm vủca cäng tạc vàn thỉ, xỉí l cäng vàn âi âãún, giỉỵ gçn bê máût ca ti liãûu v viãûc qun l häư så. Nghë âënh säú 62-CP ngy 22-9-1993 ca Ph th tỉåïng Chênh ph quy âënh vãư viãûc qun l v sỉí dủng con dáúu. R rng l cäng tạc vàn thỉ ráút quan trng trong cạc cå quan Nh nỉåïc. Âäúi våïi cäng vàn âãún bàòng thỉ tỉì qua bỉu âiãûn cạc bản phi biãút xỉí l mäüt cạch khoa hc. Âáy l c mäüt tiãún trçnh theo trçnh tỉû sau âáy: 1. Phán loải vàn thỉ, 2. Måí bao thỉ, 3. Láúy pháưn vàn thỉ ra, 4. Âọng dáúu ngy giåì, 5. Âc v ghi chụ bao gäưm viãû ghi vo säø cäng vàn âãún, 6. Âỉa cho cáúp trãn duût, 7. Soản phiãúu ln chuøn ti liãûu, v sau cng 8. phán phäúi vàn thỉ. Khi th trỉåíng ca bản vàõng màût trong cạc chuún âi cäng tạc xa láu ngy hồûc nghè h, bản phi sàõp xãúp våïi cạc vë âọ cạch gii quút vàn thỉ âãún, bản phi ghi lải bn lỉu nãúu bản phi tr låìi thỉ tên. Trong trỉåìng håüp kháøn phi gii quút váún âãư gç âọ ngay, bản phi ghi vo vàn thỉ gäúc hồûc bn sao l bản â lm gç. Nãúu th trỉåíng ca bản u cáưu bản phi chuøn thỉ tên, thç bản phi cáưn xạc âënh r loải gç cáưn phi chuøn. Âäúi våïi cäng vàn âi gỉíi qua bỉu âiãûn hồûc ngỉåìi phủ trạch chuøn vàn thỉ tay âi, bản phi lm cạc cäng viãûc sau âáy: 1. Bản phi kiãøm tra xem vàn thỉ â âãư ngy thạng nàm chỉa, âëa chè cọ chênh xạc khäng, âëa chè bãn trong cọ ph håüp våïi bãn ngoi khäng, vàn thỉ â k tãn chỉa, v pháưn âênh km â b vo bao thỉ chỉa, 2. Gáúp v b vo bao tỉ. Bản phi biãút cạch gáúp v xãúp thỉ tỉì theo tiãu chøn qúc tãú; 3. Cán v dạn tem cho ph håüp våïi quy âënh ca bỉu âiãûn, 4. V sau cng bản vo säø cäng vàn âi. Trãn âáy l cạch qun trë/ xỉí l vàn thỉ bàòng giáúy tåì hồûc vàn thỉ tay hồûc qua âỉåìng bỉu âiãûn. Tuy nhiãn, ngy nay háưu hãút cạc cäng ty thãú giåïi âãưu cọ cạc loải vàn thỉ âiãûn tỉí (electronic mail). Vàn thỉ âiãûn tỉí l phỉång tiãûn truưn thäng bàòng âiãûn tỉí cạc loải vàn bn, sỉû kiãûn hçnh nh v c bàòng tiãúng nọi. Viãûc truưn thäng ny âỉåüc truưn tỉì mạy ny sang mạy kia. Nọ âỉåüc truưn v nháûn qua mạy âiãûn bạo (teleprinter), mạy Fax (facsimile), trảm truưn âảt vàn bn (Communicating word processcor) mạy vi tênh (mainframe computer) v kãø c trãn mn hçnh âãø phủc vủ trong cạc häüi nghë tỉì xa (teleconference). Cạc thiãút bë nãu trãn cọ thãø truưn qua âỉåìng giáy âiãûn thoải, qua vãû tinh qua hãû thäúng viba (hãû thäúng ln sọng ngàõn) hồûc qua såüi giáy quang hc. Nhåì cạc loải thiãút bë ny m con ngỉåìi åí khàõp nåi trãn thãú giåïi truưn thäng âỉåüc våïi nhau chè trong chäúc lạt, tháûm chê cn häüi hp våïi nhau âỉåüc d åí cạch xa nhau hng chủc ngn cáy säú. Mäüt loải thỉ âiãûn tỉí m ngy nay ngỉåìi ta thỉåìng goi l E.mail l loải thỉ âỉûåc truưn tỉì computer ny âãún computer khạc. Loải thỉ âiãûn tỉí ny giụp cho cạc cå quan trao âäøi thỉ tỉì våïi nhau chè trong giáy lạt, ngy cng nhỉ âãm. Thỉ âỉåüc truưn qua häüp thỉ âiãûn tỉí (Email box) lỉu trỉỵ trong computer. Ngỉåìi nháûn chè cáưn måí häüp thỉ ny giäúng nhỉ nhỉ bản måí häüp thỉ åí nh ra váûy. Kãø tỉì nàm 1996, cạc cå quan tải Viãût Nam bàõt âáưu ỉïng dủng loải Email ny tháûm chê cn sỉí dủng Tin âiãûn tỉí (E.News) âỉåüc truưn qua computer. Viãûc truưn v nháûn loải thỉ âiãûn tỉí ny giụp cho cå quan tiãút kiãûm âỉåüc hng táún giáúy, chi phê lải tháúp hån, v nhanh hån gáúp bäüi láưn. Trỉåïc lỉu lỉåüng thäng tin âiãûn tỉí phong phụ v âa dảng nhỉ váûy, bản phi nhanh chọng xỉí l thäng tin våïi cạc hoảt âäüng kinh doanh âang ngy cng cảnh tranh khäúc liãût. CHỈÅNG 3 NGHIÃÛP VỦ HNH CHÊNH VÀN PHNG I. Qun trë häư så Häư så l mäüt táûp cäng vàn giáúy tåì cọ liãn quan våïi nhau vãư mäüt sỉû viãûc, mäüt váún âãư, hồûc mäüt ngỉåìi hçnh thnh trong quạ trçnh gii quút cäng viãûc. V qun trë häư så l viãûc hoảch âënh (lãn kãú hoảch), täø chỉïc, sàõp xãúp, lỉu trỉỵ thäng tin âụng lục âụng nåi v âäưng thåìi kiãøm tra sao cho hãû thäúng thäng tin âảt âỉåüc hiãûu qu täút nháút. Tiãún trçnh qun trë häư så bàõt âáưu tỉì phán loải häư så, lãn lëch lỉu trỉỵ, lỉu chuøn häư så, hy b häư så, v chủp phim häư så. Trỉåïc hãút nọi vãư phán loải häư så. Trỉåïc khi quút âënh cáưn lỉu giỉỵ loải häư så no, cạc bản cáưn phi phán loải häư så ra lm 4 loải: Häư så täúi cáưn thiãút, häư så quan trng, häư så cáưn sỉí dủng (thỉåìng sỉí dủng), häư så khäng cáưn thiãút cáưn hy b. Sau khi phán loải häư så, bản phi lãn lëch lỉu trỉỵ häư så, nghéa l häư så no âỉåüc lỉu trỉỵ trong bäü häư så âang sỉí dủng hay âang hoảt âäüng (active flies) v âỉåüc lỉu trỉỵ trong bao láu; häư så no âỉåüc lỉu trỉỵ trong bäü häư så khäng cn hoảt âäüng (inactive flies). Häư så âang sỉí dủng hay âang hoảt âäüng l cạc häư så hiãûn âang tiãún hnh m nhán viãn cáưn tham kho thỉåìng xun. Häư så khäng cn hoảt âäüng l cạc häư så vàn bn â hçnh thnh tỉì sạu tháng âãún mäüt nàm räưi m nhán viãn thènh thong måïi cáưn tham kho. Bỉåïc thỉï ba cáưn phi lm l lỉu chuøn häư så. Båíi vç khong träúng dnh cho vàn phng lm viãûc ráút täún kẹm, cho nãn cạc häư så khäng thỉåìng xun sỉí dủng nãn âỉåüc lỉu chuøn vo t häư så khäng cn hoảt âäüng. Bản nãn kiãøm tra thỉåìng xun xem häư så no nãn thiãu hy v häư så no cn chuøn vo kho häư så khäng cn hoảt âäüng. Cọ hai phỉång phạp lỉu chuøn häư så: phỉång phạp lỉu chuøn vénh viãùn, v phỉång phạp lỉu chuøn theo âënh k. Phỉång phạp lỉu chuøn häư så vénh viãùn l phỉång phạp lỉu chuøn cạc ti liãûu hay häư så â hon táút vo kho häư så khäng cn hoat âäüng. Phỉång phạp lỉu chuøn âënh k l phỉång phạp lỉu chuøn ti liãûu vo häư så khäng cn sỉí dủng theo khong cạch thåìi gian nháút âënh theo ba kãú hoảch sau âáy: kãú hoảch mäüt giai âoản, kãú hoảch hai giai âoản, kãú hoảch giai âoản täúi âa-täúi thiãøu. Âäúi våïi cạc vàn bn häư så khäng cáưn thiãút, bản phi thiãu hu bàòng mạy hồûc bàòng tay hồûc vỉït b vo st rạc. Tuy nhiãn cọ nhiãưu ti liãûu quan trng, nhỉng lải choạn quạ nhiãưu chäù, nhiãưu cäng ty lỉu trỉỵ bàòng cạch chủp thnh vi phim (microfilm). Cạc häư så vi phim ny giụp cho cäng ty tiãút kiãûm âỉåüc 98% khong träúng. Thäng thỉåìng, vi phim âỉåüc lỉu trỉỵ thnh phiãúu vi phim, giäúng nhỉ táúm bỉu nh. Våïi táúm vi phim ny bản cọ thãø lỉu trỉỵ gáưn hai tràm trang ti liãûu. Khi cáưn âc bản chè cáưn âãø vomạy âc vi phim v chỉỵ hồûc hçnh nh s hiãûn [...]... cáưn lỉu III Soản tho vàn bn Có hai cách phân loại văn bản, đó là phân loại theo mục tiêu và phân loại theo bản chất Theo mục tiêu, chúng ta có ba loại văn bản: văn bản hành chánh, văn bản kỹ thuật, và văn bản chun mơn Văn bản hành chánh là những văn bản hình thành trong q trình hoạt động hành chánh của cơ quan Văn bản kỹ thuật là những văn bản hình thành trong q trình sản xuất hoặc nghiên cứu khoa học,... độ quản lý hành chánh của nhà nước Các văn bản của thủ tướng chính phủ bao gồm quyết định và chỉ thị Quyết định là văn bản của thủ tướng để ban hành các chủ trương, biện pháp lãnh đạo và điều hành hoạt động của chính phủ và hệ thống hành chánh từ trung ương đến cơ sở; bổ nhiệm, miễn nhiệm, và điều động nhân sự trực thuộc trung ương phê chuẩn việc bầu cử các thành viên uỷ ban nhân dân thuộc tỉnh thành;... vẽ, thiết kế, xây dựng cơ bản v.v Văn bản chun mơn là các văn bản của các ngành chun mơn, phục vụ riêng cho cơng tác chun mơn như văn bản về kế tốn, thống kê, lao động tiền lương Theo bản chất chúng ta chia ra làm hai loại: văn bản pháp quy, văn bản hành chánh Văn bản pháp quy là những văn bản do nhà nước ban hành để phổ biến một số quy định cho mọi người noi theo Văn bản pháp quy gồm có hiến pháp,... và các đạo luật hoặc những vấn đề do một đạo luật giao Các văn bản pháp quy do chính phủ ban hành bao gồm nghị quyết và nghị định Nghị quyết là văn bản của chính phủ để ban hành các chủ trương lớn, các chính sách cụ thể; thơng qua dự án và ngân sách; phê duyệt điều ước và đánh giá kết quả các hoạt động của nhà nước Nghị định là văn bản của chính phủ quy định về quyền lợi và nghĩa vụ của cơng dân; quy... định, thơng tư, chỉ thị, điều lệ, quyết định, quy định Văn bản hành chánh là những văn bản do các cơ quan nhà nước hay đơn vị kinh tế sử dụng trong hoạt động thường ngày của mình Văn bản hành chánh gồm có thơng cáo, thơng báo, biên bản, cơng văn hành chánh, điện báo, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gởi Bây giờ chúng ta tóm lượt ý chính của các văn bản pháp quy Hiến pháp là đạo luật của một nước,... truyền đạt và chỉ đạot hực hiện các chủ trương, chính sách cảu trung ương, các nghị quyết của hội đồng nhân dân và các quyết định của uỷ ban nhân dân; giao trách nhiệm cho cơ quan hành chánh cấp dưới thực hiện chủ trương cơng tác Ngồi các văn bản trên, tất cả các cấp nói trên đều có các văn bản khác như thơng cáo, thơng báo, cơng văn hành chánh và các văn bản hành chánh khác như điện báo, giấy giới thiệu,... định là văn bản của bộ trưởng để ban hành các biện pháp, thể lệ cụ thể nhằm thực hiện luật lệ, chủ trương, chính sách của chính phủ về quản lý ngành trong cả nước, ấn định các tiêu chuẩn và quy phạm, thành lập giải thể và quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của các cơ quan trực thuộc; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động cho nghĩ hưu, khen thưởng, kỹ luật cán bộ thuộc thẩm quyền Thơng tư là văn bản... Chỉ thị là văn bản của bộ trưởng cơ quan ngang bộ để đề ra chủ trương, biện pháp và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc quyền giao nhiệm vụ cho các đơn vị trực thuộc và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền Đối với các uỷ ban nhân dân tỉnh, thành trực thuộc trung ương chúng ta cũng có các quyết định và chỉ thị nhưng chỉ áp dụng trong phạm vi của tỉnh, thành đó Quyết định là văn bản để ban hành các chủ... viên uỷ ban nhân dân thuộc tỉnh thành; đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ những quyết định, chỉ thị và thơng tư của cấp bộ, ngang bộ và uỷ ban nhân dân tỉnh thành Chỉ thị là văn bản của thủ tướng để chỉ đạo đơn đốc, kiểm tra đơn đốc, hướng dẫn, phối hợp hoạt động của các bộ hoặc ngang bộ, và uỷ ban nhân dân các tỉnh thành nhằm thực hiện các chủ trương chính sách và luật pháp của nhà nước Đối với bộ trưởng... giấy nghĩ phép, phiếu gởi Khi soạn thảo các văn bản có tính cách pháp lý, chúng ta cần phải sử dụng hình thức cho phù hợp Hình thức được đảm bảo thì giá trị pháp lý của nội dung cũng được đảm bảo Ngồi ra, chúng ta cần lưu ý đến tính chất của văn bản như mức độ khẩn, mật, bản thảo, bản chính, bản sao, và phụ bản Và dĩ nhiên cần phải chú trọng vào nội dung của văn bản IV Thỉ thỉång mải Thư thương mại là . CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG I. HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Hành chính văn phòng là một nghề có tính cách chun nghiệp. nhiều cấp quản trị quản lý cơng việc HCVP. Đó là nhà quản trị hành chính (nghĩa là trưởng phòng hoặc giám đốc hành chính) , trợ lý hành chánh, trưởng phòng