ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYẾN THỊ LAN ANH NGHIÊN CỨU, XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU TÀI LIỆU PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lưu trữ (Lưu trữ học Tư liệu học) Mã số: 60 32 20 Người hướng dẫn khoa học: PGS VƯƠNG ĐÌNH QUYỀN Hà Nội, 2006 MỤC LỤC MỞ ĐẦU………………………………………………………………… Tr Lý chọn đề tài…………………………………………………… Mục tiêu đề tài…………………………………………………… Phạm vi đối tƣợng nghiên cứu…………………………………… Nhiệm vụ nghiên cứu………………………………………………… Lịch sử nghiên cứu vấn đề…………………………………………… Các nguồn tài liệu tham khảo………………………………………… 14 Phƣơng pháp nghiên cứu……………………………………………… 14 Đóng góp đề tài…………………………………………………… 16 Bố cục đề tài……………………………………………………… 16 NỘI DUNG……………………………………………………………… 18 Chƣơng Bảng thời hạn bảo quản công cụ chủ yếu để xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức 18 1.1 Khái niệm, mục đích, cơng dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu…………………………………………………………………… 18 1.2 Các loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu…………………………… 21 1.3 Tình hình xây dựng, ban hành áp dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu công tác văn thƣ, lƣu trữ nƣớc ta………………… 25 1.3.1 Một số bảng thời hạn bảo quản đƣợc xây dựng, ban hành áp dụng……………………………………………………………… 25 1.3.2 Ƣu, nhƣợc điểm loại bảng thời hạn bảo quản đƣợc xây dựng, ban hành áp dụng………………………………………… 26 Chƣơng Cơ sở lý luận thực tiễn để xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh………………… 45 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan hệ công tác Uỷ ban nhân dân tỉnh…………………………………………… 45 2.2 Thành phần, nội dung ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động Uỷ ban nhân dân tỉnh…………………………………… 52 2.3 Cơ sở lý luận thực tiễn cần vận dụng để xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh………………… 59 2.3.1 Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu……………… 60 2.3.2 Các yêu cầu thực tiễn việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản 64 Chƣơng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh…………………………………………………………… 78 3.1 Khái quát phƣơng pháp xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh…………………………………… 80 3.2 Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh… 80 3.2.1 Hƣớng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh…………………………………………………… 83 3.2.2 Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh 89 KẾT LUẬN……………………………………………………………………… 138 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………… 141 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công tác lƣu trữ, xác định giá trị lĩnh vực nghiệp vụ quan trọng Nhiệm vụ chủ yếu lĩnh vực nghiệp vụ nghiên cứu xác định, lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản loại tài liệu khơng có giá trị để tiêu huỷ Trong số tài liệu giữ lại để bảo quản, có hai loại giá trị: tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn tài liệu có giá trị bảo quản có thời hạn Đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, thân giá trị tài liệu cho thấy loại tài liệu phải bảo quản vô thời hạn Đối với tài liệu có giá trị bảo quản có thời hạn, trƣớc đây, ngành lƣu trữ nƣớc ta thƣờng chia làm mức độ: Tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài tài liệu có giá trị bảo quản tạm thời Trong đó, tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài tạm thời chƣa đƣợc xác định số năm bảo quản cụ thể cho loại tài liệu Do vậy, nhiều tài liệu đƣợc bảo quản không theo giá trị thực chúng, ảnh hƣởng đến chất lƣợng phơng lƣu trữ nói riêng phơng lƣu trữ quốc gia nói chung, lãng phí việc đầu tƣ kho tàng, nhân lực, kinh phí bảo quản tài liệu khơng thật có giá trị Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia quy định: “Cục trƣởng Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu; ngƣời đứng đầu quan, tổ chức quản lý ngành, lĩnh vực trung ƣơng ban hành bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành” [11,22] Tuy nhiên, nay, Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc chƣa ban hành đƣợc bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu theo quy định Nhà nƣớc, nên quan cịn gặp khó khăn việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho ngành, cho địa phƣơng Vì vậy, việc xây dựng loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu - công cụ quan trọng công tác xác định giá trị tài liệu - nhiệm vụ cấp thiết ngành lƣu trữ nƣớc ta nói chung lƣu trữ địa phƣơng nói riêng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng (sau gọi chung UBND cấp tỉnh) quan hành nhà nƣớc địa phƣơng, có vị trí quan trọng hệ thống quyền nhà nƣớc Trong trình thực chức năng, nhiệm vụ quản lý hành nhà nƣớc lĩnh vực trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học, an ninh, quốc phòng theo quy định Hiến pháp văn pháp luật, UBND cấp tỉnh hình thành nên hệ thống văn quản lý nhà nƣớc có khối lƣợng lớn nội dung phong phú, đa dạng Những hồ sơ, tài liệu phản ánh trình lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành UBND cấp tỉnh mặt đời sống trị, kinh tế, xã hội… địa phƣơng Vì vậy, chúng có giá trị nhiều mặt: nghiên cứu khoa học, lịch sử phục vụ thực tiễn công tác đạo, quản lý UBND cấp tỉnh Theo báo cáo hàng năm Trung tâm Lƣu trữ tỉnh gửi Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc, số phông tài liệu bảo quản kho Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, phông tài liệu UBND chiếm khối lƣợng lớn nhất, nội dung tài liệu đa dạng, tổng hợp có số lƣợng ngƣời khai thác, sử dụng nhiều Điều cho thấy khối tài liệu quan UBND thành phần tài liệu Trung tâm Lƣu trữ tỉnh có vai trò ý nghĩa quan trọng Tuy nhiên, thành phần, nội dung tài liệu đa dạng, phong phú nên khối tài liệu quan UBND cấp tỉnh có mức độ giá trị khác nhau, cần đƣợc định thời hạn bảo quản phù hợp với loại Đây vấn đề nghiệp vụ mà quan lƣu trữ cấp tỉnh quan tâm từ nhiều năm nay, song gặp nhiều khó khăn, lúng túng việc quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu Từ góc độ ngƣời làm công tác nghiên cứu khoa học văn thƣ, lƣu trữ, nhận thấy cần phải có đạo thống từ phía quan quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ vấn đề Mặc dù vậy, vấn đề quan trọng phức tạp, cần tiến hành nghiên cứu khoa học xác định đƣợc xác thời hạn bảo quản tài liệu loại phông tài liệu UBND cấp tỉnh Và sở đó, quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành đƣợc văn đạo, hƣớng dẫn Xuất phát từ lý trên, chọn vấn đề Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương làm đề tài luận văn cao học Mục tiêu đề tài Nghiên cứu đề tài này, đặt mục tiêu cần phải giải sau đây: Một là, trình bày sở lý luận thực tiễn cần vận dụng để xác định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND cấp tỉnh; Hai là, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh (có dẫn số năm bảo quản cụ thể cho nhóm tài liệu) Phạm vi đối tƣợng nghiên cứu Về phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thời hạn bảo quản tài liệu phông UBND tỉnh Tài liệu Hội đồng nhân dân, đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh không đối tƣợng nghiên cứu đề tài theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân năm 2003, Hội đồng nhân dân quan quyền lực nhà nƣớc địa phƣơng, đƣợc tổ chức đơn vị hành cấp tỉnh, cấp huyện cấp xã Nhƣ vậy, Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quan độc lập, có đủ điều kiện thành lập phơng lƣu trữ, tài liệu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh không thuộc thành phần tài liệu UBND cấp tỉnh Đồng thời, mục đích mục tiêu đề tài, chúng tơi nghiên cứu tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh năm gần đây, không nghiên cứu tài liệu thuộc phông UBND tỉnh có thời gian hình thành từ giai đoạn lịch sử trƣớc Về đối tƣợng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thời hạn bảo quản loại hình tài liệu hành Các loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật, phim ảnh, ghi âm không thuộc đối tƣợng nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài này, tác giả thực nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu mục đích, ý nghĩa, cấu tạo cách xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan UBND cấp tỉnh - Khảo sát, đánh giá thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động UBND cấp tỉnh - Vận dụng vấn đề lý luận thực tiễn việc xác định giá trị tài liệu nói chung việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu nói riêng - Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành hoạt động UBND cấp tỉnh Lịch sử nghiên cứu vấn đề Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu lƣu trữ vấn đề đƣợc quan tâm lịch sử ngành lƣu trữ nƣớc Một nƣớc có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực lƣu trữ mà chúng tơi có điều kiện tìm hiểu Liên bang Nga nghiên cứu vấn đề bảng thời hạn bảo quản xây dựng loại bảng thời hạn bảo quản cho loại tài liệu lƣu trữ từ nhiều năm Trong “Lý luận thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu bổ sung cho Viện lƣu trữ nhà nƣớc Liên Xô” Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô xuất năm 1974, lý luận xây dựng bảng thời hạn bảo quản dựa lý luận chung xác định giá trị tài liệu Tổng cục Lƣu trữ Liên Xơ sau Lƣu trữ Liên bang Nga xây dựng ban hành số loại bảng thời hạn bảo quản loại tài liệu quản lý nhà nƣớc tiêu biểu, tài liệu chuyên môn, tài liệu số quan, tổ chức, nông trƣờng, xí nghiệp…Trong bảng thời hạn bảo quản đó, nhóm loại hồ sơ, tài liệu đƣợc quy định thời hạn bảo quản số năm cụ thể Ở nƣớc ta, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu vấn đề đƣợc nghiên cứu tƣơng đối nhiều mức độ hình thức nghiên cứu khác Có thể kể đến giáo trình giảng dạy, luận văn, đề tài nghiên cứu, hội nghị, hội thảo khoa học, viết tạp chí - Giáo trình đại học Lý luận thực tiễn công tác lƣu trữ Nhà xuất Đại học Giáo dục chuyên nghiệp xuất năm 1990 sách chuyên khảo Công tác lƣu trữ Việt Nam Vũ Dƣơng Hoan chủ biên, Nhà xuất Khoa học xã hội xuất năm 1987 sách trình bày, hƣớng dẫn cách hệ thống vấn đề lý luận thực tiễn, nghiệp vụ công tác lƣu trữ, nên vấn đề bảng thời hạn bảo quản đƣợc đề cập chƣơng xác định giá trị tài liệu dƣới dạng lý luận chung chƣa trình bày nội dung liên quan đến phƣơng pháp nghiên cứu, xây dựng ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan nói chung lƣu trữ địa phƣơng nói riêng Cuốn sách Phƣơng pháp lựa chọn loại huỷ tài liệu quan tác giả Dƣơng Văn Khảm Nhà xuất Chính trị Quốc gia xuất năm 1998 (đƣợc tái năm 2002 với tên gọi Xác định giá trị để lựa chọn loại huỷ tài liệu quan) có đề cập đến nguyên tắc, tiêu chuẩn công cụ xác định giá trị tài liệu, song chủ yếu tập trung mơ tả quy trình xử lý nhằm lựa chọn loại huỷ tài liệu quan theo phƣơng pháp đơn giản không giải vấn đề nghiên cứu thời hạn bảo quản tài liệu, mức độ thời hạn bảo quản tài liệu phơng UBND tỉnh - Đối với hình thức hội thảo khoa học, Hội nghị khoa học Xác định giá trị tài liệu Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức năm 1994 đề cập đến vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, có vấn đề nhƣ “Về thời hạn nơi bảo quản hồ sơ nhân quan Nhà nƣớc” (PGS Nguyễn Văn Hàm), “Một vài suy nghĩ xác định thời hạn bảo quản phạm vi giao 10 nộp hồ sơ vụ án hình sự” (Hồ Văn Quýnh), “Cơ sở xác định thời hạn bảo quản tài liệu thiết kế xây dựng bản” (PTS Nguyễn Cảnh Đƣơng) Ngoài ra, Hội nghị khoa học hàng năm sinh viên Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học KHXH &NV tổ chức có số báo cáo khoa học vấn đề xác định giá trị xây dựng bảng thời hạn bảo quản, chẳng hạn nhƣ: “Xây dựng công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu - vấn đề cấp thiết ngành lƣu trữ nƣớc ta” Nguyễn Mạnh Cƣờng, năm 2000; “Xác định giá trị tài liệu phông lƣu trữ Bộ Công nghiệp” Đặng Thị Thu Trang, năm 2004 Các báo cáo phần lý luận chung xác định giá trị tài liệu công cụ xác định giá trị tài liệu, chủ yếu trình bày vấn đề liên quan đến việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho loại tài liệu chuyên ngành quan cụ thể Các vấn đề đƣợc trao đổi chƣa đề cập đến chủ đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu lƣu trữ địa phƣơng Chọn vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu làm đề tài khoá luận tốt nghiệp đại học luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học quản trị văn phòng, kể đến khố luận “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu lƣu trữ phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Nghệ An (từ năm 1991 đến nay)” Trần Thị Hoài Thanh, năm 2002, khố luận “Tìm hiểu bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan lƣu trữ cấp quan trung ƣơng” Nguyễn Thị Dịu, năm 2002, khố luận “Xây dựng bảng kê tài liệu hình thành hoạt động Bộ Công nghiệp (kèm theo thời hạn bảo quản)” Trần Ngọc Lan, năm 2003, luận văn thạc sĩ “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành hoạt động Tỉnh uỷ Ban tham mƣu, giúp việc Tỉnh uỷ” Nguyễn Thị Hồng Phƣợng, năm 2003 Các đề tài có đóng góp việc nghiên cứu sở lý luận thực tiễn xây dựng bảng thời hạn bảo quản Kết nghiên cứu đề tài bảng thời hạn bảo quản quan cụ thể Những bảng thời hạn bảo quản có tác dụng làm sở để quan tham khảo, xem xét 11 vận dụng hồn thiện, bổ sung để ban hành thức Tuy nhiên, số đề tài nghiên cứu nói trên, chƣa có đề tài nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho loại hình tài liệu phổ biến quan có chức nhƣ UBND cấp tỉnh - Vấn đề bảng thời hạn bảo quản tài liệu đƣợc đề cập viết trao đổi nghiệp vụ đƣợc đăng Tạp chí ngành: Đã có số viết bảng thời hạn bảo quản nhƣ “Hiện nƣớc ta nên làm bảng thời hạn bảo quản gì” tác giả Lê Văn In, (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số 4/1974), “Giới thiệu số loại bảng kê đƣợc dùng cho cơng tác đánh giá tài liệu Cộng hồ dân chủ Đức” tác giả Hà Huề, (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số 1/1988), “Vai trò thời hạn bảo quản hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu” tác giả Trần Đạo Thái Hà, (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 1/1992), “Ý nghĩa quan trọng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành” tác giả Hà Huề, (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 4/1993) Các viết nhằm làm sáng tỏ khái niệm, vai trò nhƣ cần thiết bảng thời hạn bảo quản hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu lƣu trữ quan, đồng thời đƣa đề xuất mặt phƣơng hƣớng tiến hành nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản thực tế công tác lƣu trữ nƣớc ta - Đối với hình thức văn nghiệp vụ, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng ban hành từ năm 1975 văn mang tính chất đạo nghiệp vụ, làm cho ngành, địa phƣơng xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu Tuy nhiên, đến nay, văn có nhiều điểm khơng cịn phù hợp với thực tế Ngồi ra, trƣớc đó, năm 1965, chuyên gia lƣu trữ Liên Xô Kunticôv giúp Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng xây dựng dự thảo bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện tiêu biểu quan nhà nƣớc theo mơ hình bảng thời hạn bảo quản Liên Xơ Do có điểm chƣa thật thích hợp với tình hình tài liệu Việt Nam nên dự thảo không đƣợc ban hành thức 12 ... sau: Bảng thời 21 hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu hình thành hoạt động quan, tổ chức, bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành, bảng thời hạn bảo quản mẫu, bảng thời hạn bảo quản quan 1.2.1 Bảng. .. Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh… 80 3.2.1 Hƣớng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh…………………………………………………… 83 3.2.2 Bảng thời hạn. .. việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu Chƣơng đề tài mục tiêu mà đề tài hƣớng tới ? ?Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh”, loại bảng mẫu để UBND tỉnh dựa vào để xây dựng bảng