ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -  - HOÀNG TÙNG PHONG XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ XÁC ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HÀ NỘI - 2011 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Mục đích đề tài Mục tiêu đề tài 3 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Lịch sử nghiên cứu 6 Nguồn tƣ liệu tham khảo Phƣơng pháp nghiên cứu 11 Đóng góp đề tài 12 Bố cục đề tài 13 CHƢƠNG 15 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ 1.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Sở Nội vụ 15 1.1.1 Chức Sở Nội vụ 15 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Sở Nội vụ 15 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ 23 1.1.4 Tổ chức máy số Sở Nội vụ 25 1.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành phổ biến Sở Nội 28 vụ Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong 1.2.1 Thành phần nội dung tài liệu 28 1.2.2 Khối lượng hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội 33 vụ 1.2.3 Giá trị hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ 34 Tiểu kết chƣơng I 37 CHƢƠNG 38 XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ XÁC ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG Ở SỞ NỘI VỤ 2.1 Cơ sở khoa học việc xây dựng danh mục hồ sơ bảng 38 thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu 2.1.1 Cơ sở khoa học việc xây dựng danh mục hồ sơ 38 2.1.2 Cơ sở khoa học việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, 38 tài liệu 2.2 Xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng chung Sở Nội vụ 44 2.2.1 Cơ sở thực tiễn việc xây dựng Danh mục hồ sơ 44 2.2.2 Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt 45 động Sở Nội vụ 2.3 Xác định thời hạn bảo quản hồ sở, tài liệu hình thành 59 phổ biến hoạt động Sở Nội vụ 2.3.1 Cơ sở thực tiễn việc Xác định thời hạn bảo quản 59 2.3.2 Danh mục thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành 61 phổ biến hoạt động Sở Nội vụ Tiểu kết Chƣơng 77 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong CHƢƠNG 77 HƢỚNG DẪN XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀO THỰC TIỄN 3.1 Hƣớng dẫn sử dụng Danh mục hồ sơ hình thành hoạt 77 động Sở Nội vụ 3.1.1 Các loại hình tài liệu cách quy định thời hạn bảo quản 78 3.1.2 Kết cấu Danh mục hồ sơ mẫu 79 3.2 Hƣớng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành hoạt 82 động Sở Nội vụ 3.3 Đề xuất số giải pháp nâng cao chất lƣợng Danh mục hồ 107 sơ hiệu áp dụng Danh mục hồ sơ vào thực tiễn 3.3.1 Giải pháp thứ nhất: Nâng cao nhận thức công tác văn thư 107 nói chung việc lập hồ sơ hành nói riêng lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Sở Nội vụ 3.3.2 Giải pháp thứ hai: Xây dựng ban hành văn quy định, 110 hướng dẫn công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ 3.3.3 Giải pháp thứ ba: Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp 112 vụ kiểm tra việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ thực hình thức thi đua, khen thưởng toàn thể cán bộ, chuyên viên sở Tiểu kết chƣơng 116 KẾT LUẬN 118 PHỤ LỤC 121 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong Quyết định số 58/2008/QD-UBND ngày 26/9/2008 Ủy 122 ban nhân dân tỉnh Nghệ An ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ Nghệ An Quyết định số 30/2008/QD-UBND ngày 09/9/2008 Ủy 131 ban nhân dân tỉnh hà Tĩnh ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ Hà Tĩnh Quyết định số 14/2008/QD-UBND ngày 04/11/2008 Ủy 139 ban nhân dân tỉnh Quảng Bình ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ Quảng Bình Quyết định số 242/QĐ-SNV ngày 20/3/2009 Sở Nội vụ 149 Quảng Bình Quy định chức năng, nhiệm vụ tổ chức thuộc khối văn phòng Sở Nội vụ Quyết định số 31/QĐ-SNV ngày 08/10/2008 Sở Nội vụ 150 Hà Tĩnh ban hành Quy chế làm việc Sở Nội vụ Hà Tĩnh TÀI LIỆU THAM KHẢO 152 Luận văn thạc sĩ Hồng Tùng Phong MỞ ĐẦU Mục đích đề tài Sở Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước nội vụ, gồm tổ chức máy; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán công chức, viên chức nhà nước; cán công chức xã phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi phủ; văn thư- lưu trữ nhà nước; tơn giáo; thi đua khen thưởng Vì vậy, tài liệu sản sinh q trình hoạt động có nội dung đa dạng phong phú với khối lượng lớn, phản ánh tồn q trình hoạt động nội vụ tỉnh Việc lập quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan nội dung có ý nghĩa quan trọng công việc chủ yếu công tác văn thư Việc lập hồ sơ hành Sở Nội vụ quy định hướng dẫn số văn Nhà nước Sở Việc xây dựng danh mục hồ sơ xác định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành hoạt động Sở Nội vụ khơng thực quy định nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ mà cịn ví dụ điển hình để sở, ban, ngành, huyện, thành phố, thị xã tỉnh học tập - Sở Nội vụ quan đầu ngành thực quản lý, hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh số tỉnh khác (thực kiểm tra chéo tỉnh) Trên thực tế, công tác lập, quản lý hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Sở Nội vụ nhiều hạn chế Theo quy định, q trình giải cơng việc, văn thư quan đơn vị trực thuộc cán bộ, chuyên viên phải lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ Thực tế cho thấy nhiều bất cập cần phải điều chỉnh Thông thường, đến cuối năm đơn vị cán bộ, chuyên viên lập hồ sơ hành nhiều lý khách quan chủ quan như: thời gian không đảm bảo, khối lượng tài liệu Luận văn thạc sĩ Hồng Tùng Phong lớn, chun mơn nghiệp vụ công tác văn thư không đáp ứng yêu cầu… từ dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu, hồ sơ tài liệu bó gói, chất đống… q trình giải cơng việc cần tra tìm gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công việc, quản lý văn không chặt chẽ, gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ Bên cạnh đó, việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu để nộp vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử cịn nhiều bất cập Trong q trình lập hồ sơ hành, cán bộ, chuyên viên lúng túng đến việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu để nộp lưu lại lúng túng Khơng có hướng dẫn cụ thể chuẩn mực để thực Mặt khác, chưa có bảng qui định thời hạn bảo quản loại hồ sơ nên việc lựa chọn hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ quan gặp nhiều khó khăn Khi quan ban hành danh mục hồ sơ có bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phịng ban chun mơn, chuyên viên dễ dàng thực việc lập hồ sơ công việc theo danh mục hồ sơ xác định thời hạn bảo quản hồ sơ Từ đó, việc lựa chọn hồ sơ có giá trị để giao nộp vào lưu trữ quan lập danh mục hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử xác, khoa học thuận lợi Mặt khác, sau Sở Nội vụ thực việc xây dựng danh mục xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Sở phịng Nội vụ huyện, thành phố, thị xã phòng Tổ chức, phòng Hành chính, Văn phịng… sở, ban, ngành dựa vào để hướng dẫn xây dựng danh mục quan Vì vậy, tơi chọn đề tài “Xây dựng danh mục xác định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến Sở Nội” làm luận văn thạc sĩ Mục đích Luận văn nghiên cứu khối hồ sơ, tài liệu hình thành Sở Nội vụ (trước mắt tỉnh thuộc khu vực Bắc Trung bộ) để xây dựng danh mục hồ sơ xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong phổ biến Sở Nội vụ hướng dẫn áp dụng giúp cho lãnh đạo phịng ban tồn thể cán bộ, chuyên viên giải công việc thuận lợi, nhanh chóng, chất lượng hiệu quả, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ việc thu thập, bổ sung chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trước mắt, kết Luận văn áp dụng Sở Nội vụ Hà Tĩnh, sau nhân rộng phạm vi áp dụng đến sở, ban, ngành địa phương khác Mục tiêu đề tài Đề tài thực với hai mục tiêu sau: - Xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành phổ biến Sở Nội vụ; - Hướng dẫn áp dụng Danh mục Xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành Sở Nội vụ Hà Tĩnh; Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: - Thành phần, nội dung tài liệu sản sinh trình hoạt động số Sở Nội vụ Do điều kiện thời gian công việc tác giả luận văn, việc nghiên cứu, khảo sát trước hết tiến hành tỉnh thuộc khu vực Bắc Trung Hà Tĩnh, Nghệ An Quảng Bình - Tình hình lập hồ sơ hành chất lượng hồ sơ lập Sở Nội vụ địa phương khảo sát; - Tình hình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử địa phương đó; - Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức máy Sở Nội vụ; - Các văn quy định, hướng dẫn lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản Sở Nội vụ; Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong - Nhận thức, ý kiến đề xuất thực tế kết thực cán bộ, chuyên viên quản lý công tác văn thư lưu trữ thuộc phòng Quản lý văn thư lưu trữ; chuyên viên thực xử lý cơng việc phịng ban cán trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ Sở Nội vụ địa phương khảo sát * Phạm vi nghiên cứu : Phạm vi nghiên cứu đề tài xác định sau: + Về phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu khối tài liệu hình thành hoạt động Sở Nội vụ từ Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thưc hiện; + Về phạm vi không gian: Đề tài thực khảo sát khối tài liệu hình thành hoạt động Sở Nội vụ số tỉnh thuộc vùng Bắc Trung bộ, gồm Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình + Phạm vi nghiên cứu tài liệu: - Tồn hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động phòng, ban, đơn vị thuộc Sở Nội vụ - Các văn hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Sở Nội vụ Như vậy, việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu đề tài nói giúp cho tác giả bảo đảm điều kiện thời gian, tiến độ nghiên cứu thực đề tài, phương tiện lại, tài liệu tham khảo Việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu đề tài đồng thời tạo điều kiện cho tác giả nắm bắt tồn tại, hạn chế bản, làm đề xuất giải pháp cần phải thực Nhiệm vụ nghiên cứu Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài xác định sau: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ qua văn quy định nhà nước; - Nghiên cứu, thống kê thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động Sở Nội vụ; - Khảo sát thực tế tài liệu hình thành Sở Nội vụ tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình để so sánh, đánh giá, nhận xét, đối chiếu lọc tài liệu, hồ sơ mang tính phổ biến; - Phỏng vấn tình hình lập hồ sơ hành tính chủ động việc lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ chuyên viên Sở Nội vụ; - Phân tích, đánh giá mức độ chủ động lập hồ sơ xử lý công việc chuyên viên; - Nhận xét thực trạng, ưu điểm hạn chế cơng tác lập quản lí hồ sơ hành Sở Nội vụ; - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập quản lí hồ sơ hành Sở Nội vụ; - Trên sở nghiên cứu lí thuyết kết khảo sát tài liệu hình thành hoạt động Sở Nội vụ số tỉnh tiến hành xây dựng Danh mục hồ sơ quan; - Xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Sở Nội vụ hướng dẫn thực Lịch sử nghiên cứu Ở Việt Nam, việc lập hồ sơ quy định từ năm 1963 Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ ban hành Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ Đây Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong khoa học nghiên cứu, phát Trong trình nghiên cứu, nhà khoa học vận dụng kết nhà nghiên cứu trước, nghiên cứu để so sánh, đối chiếu vận dụng vào cơng trình Những nhà khoa học sau thừa hưởng kết nhà khoa học trước Và điều bắt buộc họ phải tìm ra, phát xây dựng nên học thuyết mới, sản phẩm cơng trình nghiên cứu khoa học Họ khơng tn thủ theo kết quả, sản phẩm, cơng trình nghiên cứu Đơi họ cịn phản biện lại, tìm khiếm khuyết, phản bác sản phẩm, công trình trước Cịn cán bộ, chun viên làm việc quan hành nghiệp nhà nước, trình làm việc cán bộ, chuyên viên lại khác hoàn toàn Đối với nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Luật pháp Việt Nam người cơng chức nhà nước phải thực nhiệm vụ giao theo pháp luật nhà nước Có nghĩa xử lý cơng việc nào, họ phải có Những văn quy phạm pháp luật, Luật, Pháp lệnh, nghị định, thông tư, định, hay văn luật khác Khi nhìn vào báo cáo khoa học, không thấy dòng “Căn Luật ”, “Căn Nghị định ” “thực Công văn số ” mà dòng xuất văn quản lý nhà nước Những văn công chức nhà nước soạn thảo họ thực hay xử lý cơng việc Một công chức, viên chức nhà nước thực họ nhận công văn hay định hay văn khác giao nhiệm vụ cho họ Do đó, để cơng chức, viên chức hay nói cách khác cán chuyên viên thực việc lập hồ sơ cơng việc q trình xử lý cơng việc cần thiết phải giao việc lập hồ sơ cho cán bộ, chuyên viên văn 111 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong Trước hết, cán bộ, công chức đảm nhận công việc văn thư, lưu trữ quan, cần nghiên cứu cụ thể văn quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ; văn hướng dẫn lập hồ sơ hành, chức năng, nhiệm vụ quan Tiếp tiến hành dự thảo, tham mưu cho Lãnh đạo Sở ban hành văn mang tính pháp lý cao định, quy định, quy chế để Lãnh đạo Sở thấu hiểu tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ ký ban hành văn Đối với Lãnh đạo Sở cần quan tâm thường xuyên tới công tác để buổi giao ban có nhắc nhở, động viên cán bộ, công chức quan thực tốt công tác lập hồ sơ thực quy định công tác văn thư, lưu trữ Có phát huy danh mục hồ sơ vào thực tế; đưa Danh mục hồ sơ trở thành gậy, bờ tường chắn để cán bộ, chuyên viên bám vào lập hồ sơ công việc Và điều mà - người làm công tác văn thư, lưu trữ nhận hồ sơ, tài liệu cán bộ, chuyên viên lập trình xử lý cơng việc họ Và có vậy, giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ đánh giá, phát huy cao 3.3.3 Giải pháp thứ ba: Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm tra việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ thực hình thức thi đua, khen thưởng toàn thể cán bộ, chuyên viên sở Ở giải pháp thứ nhất, tìm biện pháp để nâng cao nhận thức công tác văn thư nói chung việc lập hồ sơ hành nói riêng lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Sở Nội vụ phải có biện pháp để tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức Như biết, lập hồ sơ công việc nội dung hoạt động quản lý Nhà nước Hồ sơ lập khoa học mặt góp phần 112 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong nâng cao hiệu chất lượng công tác quan, đơn vị thân cán bộ, công chức lập hồ sơ, mặt khác tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, qua trình kiểm tra thực tế cho thấy việc thực quy định Nhà nước lập hồ sơ công việc phần lớn quan, đơn vị chưa tốt, chưa đạt yêu cầu Nguyên nhân hạn chế sau: - Một là: Công tác văn thư lưu trữ nói chung lập hồ sơ cơng việc nói riêng bị xem nhẹ từ nhiều phía Phần lớn Thủ trưởng quan, đơn vị chưa thực quan tâm đến công tác lãnh đạo, đạo thực tốt công tác này; cán bộ, công chức chuyên mơn nghiệp vụ có nhận thức chưa đúng, chưa đầy đủ trách nhiệm lập hồ sơ công việc cá nhân; - Hai là: Theo quy định Nhà nước việc lập hồ sơ cơng việc bắt buộc Từ Thủ trưởng quan đến cán bộ, công chức chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành phải lập hồ sơ cơng việc làm Tuy nhiên, phận không nhỏ cán bộ, công chức lập hồ sơ theo kinh nghiệm thực tiễn công tác, tức photo lưu tất số giấy tờ, văn hình thành trình xử lý hồ sơ để phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm cá nhân cần thiết, văn gốc chuyển cho phận văn thư lưu trữ Bởi xuất phát từ nhận thức nhiệm vụ cán làm công tác văn thư, lưu trữ; - Ba là: Đối với quan, đơn vị có quan tâm đến cơng tác gặp nhiều khó khăn việc xác định danh mục hồ sơ, danh mục thành phần hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ nên lập hồ sơ cơng việc cịn lúng túng, chưa khoa học, chặt chẽ; - Bốn là: Các lớp tập huấn công tác lập hồ sơ công việc với số lượng có hạn nên đa số quan, đơn vị cử cán làm công tác văn thư - lưu trữ dự, nhiệm vụ liên quan đến hầu hết cán bộ, 113 Luận văn thạc sĩ Hồng Tùng Phong cơng chức chun mơn, nghiệp vụ khác Vì vậy, triển khai đến đối tượng thường gặp nhiều khó khăn, trở ngại Từ nguyên nhân trên, cần tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm tra việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Một số biện pháp thực sau: - Thứ nhất: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức tinh thần trách nhiệm cán bộ, công chức công tác lập hồ sơ công việc Cơng tác tun truyền thực nhiều cách, nói chuyện với giao nhận văn hàng ngày; Kể câu chuyện tìm kiếm hồ sơ tài liệu nhanh chóng, thuận tiện quan thực tốt công tác lập hồ sơ, Viết tin, đăng tạp chí “khoe” với cán bộ, chun viên; soạn thành cẩm nang nhỏ phát cho cán bộ, chuyên viên Bên cạnh đó, hội nghị giao ban, Hội nghị tổng kết mạnh dạn phát biểu chủ đề hội nghị không quên chèn thêm số ý kiến công tác văn thư, lưu trữ lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ theo Danh mục hồ sơ - Thứ hai: Lãnh đạo quan cần quan tâm lãnh đạo, đạo liệt cán bộ, công chức thực tốt công tác lập hồ sơ công việc; Ở giải pháp trên, Lãnh đạo quan ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ quy định việc lập hồ sơ công việc theo Danh mục hồ sơ, đây, lãnh đạo quan cần quan tâm lãnh đạo, đạo liệt cán bộ, công chức thực tốt công tác lập hồ sơ thể qua việc giao nhiệm vụ thường xuyên buổi giao ban tuần, tháng Bên cạnh đó, Trong báo cáo thường xuyên (báo cáo tuần, tháng) cần phải có mục, nội dung số lượng hồ sơ xử lý tuần, tháng 114 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong Có xun suốt từ thủ trưởng quan đến thủ trưởng phòng, ban đơn vị đến cán bộ, chuyên viên quan - Thứ ba: Thường xuyên mở lớp tập huấn, tạo điều kiện để tất cán bộ, cơng chức có hội tham gia học tập, bồi dưỡng kiến thức, kỹ việc lập hồ sơ công việc Đây điểm cần lưu ý đối Sở Nội vụ mà tất quan hành nhà nước Hầu hết quan đề có chung suy nghĩ tập huấn cơng tác văn thư lưu trữ cử cán văn thư, lưu trữ không cử cán bộ, chuyên viên khác Tuy nhiên, thường lớp tập huấn quan khác tổ chức bị hạn chế số lượng người tham dự rõ đối tượng tập huấn Do thân quan, đơn vị cần thường xuyên mở lớp tập huấn công tác văn thư lưu trữ quan, đơn vị (tại tỉnh Hà Tĩnh, số quan thực mở lớp tập huấn quan Sở Ngoại vụ, Sở Xây dựng, Hội Người mù ) Chúng ta không cần phải tốn kinh phí để cử cán bộ, chun viên học tập hay nghiên cứu công tác sở đào tạo quan cấp trên, mà cần tổ chức quan mình, cán văn thư, lưu trữ quan hướng dẫn mời chun gia Có cách hay mà khơng tốn kinh phí giao cho văn phịng, phịng hành tổ chức buổi nói chuyện chun đề Số lượng khơng cần nhiều, tháng tổ chức lần vào buổi tối Tại trao đổi trực tiếp với cán văn thư, lưu trữ người có chun mơn để tăng cường phát huy Danh mục hồ sơ việc lập hồ sơ theo Danh mục - Thứ tư: Bên cạnh việc giao nhiệm vụ thường xuyên cho thủ trưởng phịng, ban, đơn vị lãnh đạo quan cần giao thêm phần kiểm tra thực công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ cho phận, cá nhân có trách nhiệm Có thể giao việc kiểm tra cho Văn phòng Sở Văn phòng sở lên kế 115 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong hoạch, phân công nhiệm vụ cho cán bộ, chuyên viên văn phòng thực việc kiểm tra việc lập hồ sơ phòng, ban, đơn vị khác Việc kiểm tra nhằm mục đích đơn đốc phịng, ban, đơn vị, cán chuyên viên tăng cường lập hồ sơ theo Danh mục kịp thời hướng dẫn phòng, ban, đơn vị, cán chuyên viên việc sử dụng Danh mục hồ sơ - Thứ năm: Đưa nội dung vào tiêu chí đánh giá xếp hạng cải cách hành quan, đơn vị đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ xếp loại thi đua cán bộ, công chức hàng năm Thực biện pháp nhằm bắt buộc thúc đẩy cán bộ, chuyên viên quan thực lập hồ sơ nhiệm vụ trị Kết việc thực quy định quan công tác văn thư lưu trữ thể kết cán bộ, chuyên viên có thực việc lập hồ sơ hay không Như đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ cán bộ, chuyên viên Từ có hình thức khen thưởng, hay phê bình, khiển trách Tiểu kết chƣơng Một sản phẩm đời phải đến tay người sử dụng, sách, xuất phải đến tay người đọc Sản phẩm đó, hay sách phải có lời tựa hay mục lục hay hướng dẫn sử dụng để người sử dụng biết cách khai thác sản phẩm, biết cách nghiên cứu tác phẩm Chương Đây phần tương đối quan trọng giúp cho sản phẩm sử dụng cách hiệu Thật vậy, nhà nghiên cứu hay cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cầm tay sản phẩm này, họ cần phải biết sản phẩm sử dụng nào, giống uống viên thuốc, phải đọc kỹ hoạt hướng dẫn sử dụng uống 116 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong lần viên, lần ngày Chương phần giúp cho nhà nghiên cứu hay cán bộ, công chức, viên chức sử dụng bảng Danh mục hồ sơ tài liệu mẫu xây dựng Danh mục hồ sơ cho quan, đơn vị, địa phương Bên cạnh hướng dẫn sử dụng phần hướng dẫn xây dựng danh mục phần “cầm tay việc” cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ dự thảo Danh mục hồ sơ tài liệu quan Với bước đơn giản, dễ dàng xây dựng Danh mục hồ sơ quan phát huy danh mục hồ sơ mẫu vào thực tiễn Bên cạnh việc hướng dẫn sử dụng hướng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ cho quan, Chương Đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng Danh mục hồ sơ hiệu áp dụng Danh mục hồ sơ vào thực tiễn Qua giải pháp đó, chúng tơi hy vọng hạn chế việc xây dựng Danh mục hồ sơ khắc phục phát huy hiệu cao thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ 117 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong KẾT LUẬN Vẫn nhiều người mơ hồ Danh mục hồ sơ Có người cho Danh mục hồ sơ Mục lục hồ sơ Danh mục hồ sơ hình thành trình chỉnh lý tài liệu Cách hiểu hồn tồn sai khái niệm Danh mục hồ sơ Mục lục hồ sơ hoàn toàn khác Mục lục hồ sơ kết sau chỉnh lý tài liệu, bảng thống kê hồ sơ bảo quản Kho lưu trữ Còn Danh mục hồ sơ danh sách hồ sơ dự kiến hình thành q trình hoạt động phịng ban chun mơn Có hồ sơ hình thành theo Danh mục, có hồ sơ khơng hình thành năm cơng tác đó, việc hay vấn đề khơng xẩy Ví dụ: Hồ sơ bầu cử HĐND cấp Hồ sơ diễn năm lần Như năm cịn lại khơng có hồ sơ Danh mục hồ sơ lập đầu năm Trên sở danh mục này, chuyên viên, phòng ban, đơn vị thực lập hồ sơ ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ Đến cuối năm, cơng việc kết thúc hồ sơ nộp vào Lưu trữ hành quan Trên sở Danh mục hồ sơ xây dựng đầu năm, cán lưu trữ thực thu thập hồ sơ hình thành năm chun viên, phịng ban, đơn vị Bên cạnh đó, Lưu trữ hành vào thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lập Mục lục hồ sơ nộp lưu Mục lục hồ sơ nộp lưu lựa chọn hồ sơ có giá trị có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Như Danh mục hồ sơ không phục vụ việc lập hồ sơ hành mà cịn phục vụ mục đích quản lí tài liệu, xác định nguồn thành phần tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử Thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực nội vụ, tôn giáo, thi đua - khen thưởng, văn thư lưu trữ, thời gian qua có nhiều cán bộ, cơng chức nghiên cứu nhiều đề tài khác nhằm mục tiêu góp phần tăng cường 118 Luận văn thạc sĩ Hồng Tùng Phong công tác nội vụ, thi đua - khen thưởng, tôn giáo, văn thư lưu trữ với mục tiêu đưa công tác phát triển lên tầm cao mới, tiến kịp với xu phát triển thời đại Việc chọn đề tài “Xây dựng danh mục xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến Sở Nội vụ” khơng nằm ngồi mục tiêu Trong nhiều đề tài nghiên cứu trên, đề tài nghiên cứu lĩnh vực văn thư lĩnh vực lưu trữ Cụ thể Công tác lập Danh mục hồ sơ - khâu nghiệp vụ văn thư - Xác định thời hạn bảo quản khâu nghiệp vụ lưu trữ Lập hồ sơ hành khâu quan trọng công tác văn thư Để việc lập hồ sơ hành thực tốt, quy định, trước hết phải thực lập Danh mục hồ sơ quan Lập Danh mục hồ sơ phải gắn liền với công tác lập hồ sơ hành phải trước bước để định hướng cho công tác lập hồ sơ hành thực tốt trở thành công cụ quan trọng để quản lý tài liệu Xây dựng Danh mục hồ sơ xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến Sở Nội vụ cho thấy ý nghĩa thiết thực đề tài cơng tác nội vụ Bởi vì, việc lập hồ sơ hành phần việc quan trọng công tác văn thư nhiệm vụ cán bộ, cơng chức q trình theo dõi, xử lý công việc Lập hồ sơ hành tốt giúp cho việc quản lý tài liệu chặt chẽ, tra tìm thơng tin nhanh chóng, thuận tiện tiết kiệm thời gian, nhờ công việc cán bộ, công chức trở nên thông suốt, hiệu quả, phục vụ tốt cho hoạt động quản lý quan Để đạt điều cần xây dựng Danh mục hồ sơ quan Như vậy, tiến hành nghiên cứu đề tài luận văn cần thiết có ý nghĩa lý luận thực tiễn Trong q trình nghiên cứu, tơi nhận quan tâm, giúp đỡ cán bộ, công chức Sở Nội vụ tỉnh Nghệ An, Quảng Bình mà trực tiếp tiến hành khảo sát vấn đề lập hồ sơ hành, lập Danh mục hồ sơ 119 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong Bên cạnh tơi hướng dẫn nhiệt tình Giáo sư, tiến sỹ, giảng viên giàu kinh nghiệm Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội; quan tâm, tạo điều kiện Lãnh đạo Sở Nội vụ Hà Tĩnh giúp tâm thực tốt mục tiêu đề tài đặt Trên sở nghiên cứu đặc điểm tổ chức, hoạt động; chức năng, nhiệm vụ Sở Nội vụ số tỉnh, thành phố, luận văn phân tích thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động Sở Nội vụ thực trạng lập hồ sơ hành quan, đơn vị Luận văn đưa nguyên nhân ảnh hưởng tới chất lượng công tác lập hồ sơ hành từ số liệu, ví dụ minh chứng trung thực, đáng tin cậy sở thực tế tài liệu đơn vị ý kiến cán bộ, công chức việc lập hồ sơ đơn vị cá nhân Từ nội dung này, luận văn khẳng định cần thiết việc lập Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến Sở Nội vụ để góp phần giúp cơng tác lập hồ sơ hành Sở Nội vụ Hà Tĩnh - nơi quan công tác Sở Nội vụ tỉnh, thành phố khác vào nề nếp thống Luận văn nghiên cứu sở lý luận, khoa học sở pháp lý việc lập hồ sơ hành, lập danh mục hồ sơ, danh mục tài liệu hồ sơ phân tích khía cạnh xung quanh sở với mong muốn góp thêm số ý kiến để phát triển mặt lý luận thực tiễn công tác lập hồ sơ hành, lập danh mục hồ sơ, tài liệu hồ sơ Thực đề tài này, mong muốn công tác lập hồ sơ hành Sở Nội vụ Hà Tĩnh nói riêng, quan nói chung vào nề nếp, thống nhất, góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành hoạt động quan Danh mục hồ sơ, tài liệu thực có ý nghĩa cơng tác lập hồ sơ hành./ 120 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong PHẦN TÀI LIỆU THAM KHẢO Các cơng trình nghiên cứu: Luận văn thạc sỹ, Khố luận tốt nghiệp, Nguyễn Thị Lan Anh (2006), Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu Phông UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội Nguyễn Trọng Biên (2002), Cơ sở khoa học xác định loại tài liệu có giá trị trường đại học cần nộp vào lưu trữ, Luận văn thạc sỹ - LV 15, Hà Nội Nguyễn Thị Kim Chi (2006), Xác định thành phần nội dung tài liệu hình thành hoạt động Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội Nguyễn Thị Dịu (2002), Tìm hiểu bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan lưu trữ cấp Bộ CQ TW, Khoá luận tốt nghiệp, Hà Nội Trần Thị Hằng (2007), Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ xác Định thành phần tài liệu số hồ sơ hành Văn phịng Tập Đồn Bưu Viễn thơng VN, Khố luận tốt nghiệp, Hà Nội 2007 Lã Thị Hồng (2004), Xác định giá trị tài liệu hành hình thành hoạt động công ty 100% vốn Nhà nước, Luận văn thạc sỹ Hà Nội 2004 VanSy Song Kham (2005), Xác định giá trị tài liệu phơng lưu trữ phủ nước Cộng hoà Dân chủ nhân dân Lào - lý luận thực tiễn, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội Trần Ngọc Lan (2003), Xây dựng bảng kê tài liệu hình thành hoạt động Bộ Cơng nghiệp, (có kèm theo bảng thời hạn bảo quản), Khố luận tốt nghiệp, Hà Nội Trần Thị Loan (2004), Xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động Trường Trung học chuyên nghiệp, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội 10 Tạ Văn Ngữ (2003), Xác định giá trị tài liệu hình thành trình hoạt động quyền cấp xã địa bàn thủ đô Hà Nội, Luận văn thạc sỹ, Hà 121 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong Nội 11 Nguyễn Thị Trang Nhung (2008), Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ xác định Danh mục tài liệu số hồ sơ ngân hàng nhà nước Việt Nam, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội 12 Nguyễn Thị Hồng Phượng (2002), Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành hoạt động tỉnh uỷ ban tham mưu, giúp việc tỉnh uỷ, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội 13 Nguyễn Ngọc Quý (2008), Xác định nguồn thành phần tài liệu quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủy, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội 14 Dương Thị Bích Thuỷ (2009), Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ xác Định thành phần hồ sơ nhân Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Khoá luận tốt nghiệp, Hà Nội 15 Trần Thị Thu Thuỷ (2009), Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt Động quan TW Hội Nơng dân Việt Nam, Khố luận tốt nghiệp, Hà Nội 16 Lê Quang Toán (2001), Những sở khoa học quy định thời hạn bảo quản loại tài liệu chủ yếu Vụ TCCB (Bộ NN - PTNT), Khoá luận tốt nghiệp, Hà Nội 17 Đặng Thị Thu Trang (2004), Xác định giá trị tài liệu Phơng Lưu trữ Bộ Cơng nghiệp, Khố luận tốt nghiệp, Hà Nội 18 Nguyễn Nghĩa Văn (2001), Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn quản lý nhà nước cấp huyện, Luận văn thạc sỹ - LV 06, Hà Nội 19 Nguyễn Văn Xuyên (1998), Xác định giá trị thu thập tài liệu lưu trữ phim điện ảnh để nhà nước bảo quản, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội Các sách, báo, viết 122 Luận văn thạc sĩ 20 Hoàng Tùng Phong Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2008), Tập giảng công tác văn thư - lưu trữ (dùng cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán quan Đảng), Hà Nội 21 Cục Lưu trữ (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội 22 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 23 Vũ Dương Hoan (2000), Bác Hồ với công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4-2000 24 Kiều Thị Ngọc Mai (2000), Vài ý kiến công tác quản lý tài liệu lập hồ sơ quan quản lý hành Nhà nước, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6-2000 25 Tô Duy Nghĩa (2002), Một vài suy nghĩ việc lập hồ sơ vấn đề Uỷ ban Kiểm tra Trung ương , Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2-2002 26 PGS.TS Vũ Thị Phụng (2006), Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ Dùng trường trung học chuyên nghiệp, Nxb Hà Nội, Hà Nội 27 Nguyễn Thị Thuỷ (1999), Về việc lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1999 Các văn pháp quy 28 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; 29 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư 30 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Chính phủ ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư 31 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết 123 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 32 Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; 33 Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02-3-2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 34 Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện 35 Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Nộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân cấp 36 Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 37 Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan tổ chức 38 Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình ”chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 39 Quyết định số 30/2008/QĐ-UBND ngày 09/9/2008 UBND tỉnh Hà Tĩnh ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ 40 Quyết định số 58/2008/QĐ-UBND ngày 26/9/2008 Uỷ ban nhân dân tỉnh Nghệ An ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ Nghệ An 41 Quyết định số 14/2008/QĐ-UBND ngày 04/11/2008 Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Bình V/v ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu 124 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình PHỤ LỤC Quyết định số 58/2008/QD-UBND ngày 26/9/2008 Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ Nghệ An Quyết định số 30/2008/QD-UBND ngày 09/9/2008 Ủy ban nhân dân tỉnh hà Tĩnh ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ Hà Tĩnh Quyết định số 14/2008/QD-UBND ngày 04/11/2008 Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ Quảng Bình Quyết định số 242/QĐ-SNV ngày 20/3/2009 Sở Nội vụ Quảng Bình Quy định chức năng, nhiệm vụ tổ chức thuộc khối văn phòng Sở Nội vụ Quyết định số 31/QĐ-SNV ngày 08/10/2008 Sở Nội vụ Hà Tĩnh ban hành Quy chế làm việc Sở Nội vụ Hà Tĩnh 125 ... 2.2.2 Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt 45 động Sở Nội vụ 2.3 Xác định thời hạn bảo quản hồ sở, tài liệu hình thành 59 phổ biến hoạt động Sở Nội vụ 2.3.1 Cơ sở thực tiễn việc Xác định. .. xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động Sở Nội vụ Nội dung gồm: - Cơ sở khoa học việc xây dựng danh mục hồ sơ bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu; - Xây dựng danh. .. danh mục hồ sơ áp dụng cho Sở Nội vụ; - Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động Sở Nội vụ Chương Hướng dẫn áp dụng Danh mục hồ sơ bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài